516,5kB Zmiany w projektach Interreg V-A RCz

INTERREG V-A
Republika czeska - polska
Szkolenie
dla beneficjentów i potencjalnych
beneficjentów
Interreg V-A Republika Czeska – Polska
25 kwietnia 2017 r., Bielsko-Biała
Zmiany w projekcie
 W trakcie realizacji projektu należy postępować zgodnie z zatwierdzonym
wnioskiem
projektowym
oraz
innymi
warunkami
określonymi
w Decyzji/Umowie, nie mniej
jednak może zaistnieć konieczność
wprowadzenia zmian. W takim przypadku należy zgodnie z procedurami
określonymi w Podręczniku Beneficjenta bezzwłocznie zgłosić zaistniałą
sytuację oraz złożyć wniosek o zmianę w projekcie;
 Zmiany w budżecie - każdy Partner ma prawo do naniesienia maksymalnie
dwóch zmian w trakcie całego okresu realizacji projektu (przesunięcia
między budżetami partnerów
liczona zmiana jest dla każdego z
Partnerów);
Zmiany w projekcie - terminy
 Wniosek o zmianę projektu należy złożyć, zanim wejdzie ona w życie
z wystarczającym wyprzedzeniem, niezbędnym do jej administracji;
 W przypadku zmian, które wymagają zmiany Umowy/Decyzji, Wspólny
Sekretariat ma prawo odrzucenia zmiany, jeżeli nie zostanie ona
zgłoszona co najmniej 30 dni przed końcem realizacji projektu;
 Jeżeli zmiana wymaga zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący, musi
ona zostać zgłoszona co najmniej 4 tygodnie przed terminem posiedzenia
Komitetu Monitorującego;
Rodzaje zmian
 W zależności od stopnia wpływu danej zmiany na realizację celów projektu
i na informacje zawarte w Decyzji/Umowie rozróżnia się 2 podstawowe
grupy zmian:
 zmiany nieistotne
 zmiany istotne
Zmiany nieistotne - Kontroler
Zmiany składane do kontrolera:
 zmiana rachunku bankowego do przyjmowania środków,
 zmiana przedstawicieli statutowych,
 zmiana nazwy Partnera, formy prawnej, struktury jego własności,
 zmiana głównych planowanych osiągnięć projektu, tzw. kamieni milowych
(przesunięcie w czasie w stosunku do planu podanego we wniosku
projektowym),
 brak realizacji lub zmiany w realizacji działań towarzyszących projektu
(działania towarzyszące to takie, które nie mają bezpośredniego związku
z realizacją celów projektu lub realizacją odpowiedniego poziomu
współpracy transgranicznej),
Zmiany nieistotne - Kontroler
c.d.
 zmiany w planowanym przydzielaniu zamówień publicznych (zmiany:
terminów, zakresu, typu przetargu, łącznej liczby przetargów w projekcie),
 zmiany w pozycjach budżetu w ramach jednej linii budżetowej, jeżeli nie są
one wywołane przez zmiany w działaniach projektu,
 drobne zmiany w technologii, które nie mają wpływu na cele projektu.
Zmiany nieistotne - kontroler
Procedura zgłaszania i administrowania zmian:
 zmianę składa właściwy Partner projektu do swojego Kontrolera, w formie
wypełnionej zakładki „Wniosek o zmianę” w systemie MS2014+,
 Kontroler zatwierdza zmianę, ale w przypadku wątpliwości może zażądać
dodatkowych dokumentów czy informacji
 Jeżeli zmiana dotyczy :
 zmiany rachunku bankowego, przedstawicieli statutowych i nazwy Partnera
wprowadza zgłoszoną zmianę do MS2014+
Informuje o wprowadzonej zmianie WS i IZ za pomocą wewnętrznej depeszy
Zmiany nieistotne - kontroler
Procedura zgłaszania i administrowania zmian
 zmiany w pozycjach budżetu w ramach jednej linii budżetowej
Kontroler ocenia zmianę w kontekście realizowanych działań i celów projektu
i jeżeli uzna, że są one konieczne dla realizacji projektu – zatwierdza wykaz
wydatków ( wraz z ewentualnie przekroczoną podlinią budżetu).
Zmiany nieistotne - WS
Zmiany składane do Wspólnego Sekretariatu:
 przesunięcie środków między liniami budżetowymi poniżej 500 EUR,
 przesunięcie środków między liniami budżetowymi powyżej 500 EUR,
maksymalnie do wysokości 15% pierwotnej wartości (na poziomie całego
projektu), gdy nie wpływa to na główne ukierunkowanie projektu, całkowitą
wartość budżetu projektu ani na role Partnerów w projekcie,
 przesunięcie środków pomiędzy budżetami poszczególnych Partnerów do
wysokości 5% całkowitych wydatków kwalifikowalnych każdego spośród
Partnerów projektu, maksymalnie jednak do wysokości 20 000 EUR, jeżeli
przesunięcie to nie ma wpływu na spełnienie warunków, na jakich projekt
zatwierdzono (w szczególności kryterium wspólnego finansowania)
i jednocześnie w jego wyniku nie nastąpi zmiana roli Partnera w projekcie,
 zmiana okresów monitorowania z wyjątkiem okresu końcowego,
 roboty dodatkowe,
Zmiany nieistotne - WS
Procedura zgłaszania i administrowania zmian
 zmianę składa Główny Beneficjent/Partner Wiodący do Wspólnego
Sekretariatu za pomocą systemu MS2014+ bez względu na to, którego
partnera ta zmiana dotyczy,
 WS składa przez MS2014+ do odpowiedniego Kontrolera wniosek
o zaopiniowanie zmiany.
Zmiany nieistotne - WS
Procedura zgłaszania i administrowania zmian
WS rozpatruje złożony wniosek
zatwierdza
odrzuca
Przekazuje informacje Głównemu Beneficjentowi
- WS prowadza do systemu
Kontrolerów
zaktualizowane dane
- informuje IZ oraz Kontrolerów
zajmujących się projektem
-
informuje
o odrzuceniu wniosku
o zmianę
Zmiany istotne - IZ
W przypadku tej kategorii zmian należy dokonać zmiany Decyzji/Umowy
(z wyjątkiem zmiany porozumienia o współpracy)
Zmiany zatwierdzane przez Instytucje Zarządzającą:
 wydłużenie okresu realizacji projektu,
 przesunięcie środków między liniami budżetowymi powyżej 15 % pierwotnej
wartości (na poziomie całego projektu) tj. ponad 500 EUR. Zmiana ta nie
może wpływać na główne ukierunkowanie projektu, całkowitą wartość
budżetu projektu ani na role Partnerów w projekcie,
 przesunięcie środków między budżetami poszczególnych Partnerów o
ponad 5% całkowitych wydatków kwalifikowalnych każdego spośród
Partnerów projektu, jednak maksymalnie do wysokości 20 000 EUR.
Przesunięcie to nie może mieć wpływu na spełnienie warunków, na jakich
projekt zatwierdzono
(w szczególności kryterium wspólnego
finansowania) i jednocześnie w jego wyniku nie nastąpi zmiana roli
Partnera w projekcie
Zmiany istotne - IZ
Zmiany zatwierdzane przez Instytucje Zarządzającą:
 zmiany działań projektu, jeżeli nie ma to wpływu na cele
projektu/przeznaczenie
dofinansowania
(z
wyjątkiem
przypadków
wymienionych w rozdz. 4.1.1 PB – zmiany nieistotne),
 zmiana porozumienia o współpracy, zawartego między Partnerami projektu
(zmiana ta w odróżnieniu od powyższych zmian nie wymaga zmiany
Decyzji/Umowy),
 zmiana we wskaźnikach projektu.
Zmiany istotne - IZ
Procedura zgłaszania i administrowania ww. zmian:
 zmianę składa Główny Beneficjent/Partner Wiodący do Wspólnego
Sekretariatu za pomocą systemu bez względu na to, którego partnera ta
zmiana dotyczy
 WS sprawdza złożony wniosek o zmianę zarówno pod kątem kompletności
dokumentów, jak i pod względem merytorycznym
 w przypadku zmian działań projektu WS sprawdza również wniosek pod
względem pomocy publicznej
 jeżeli dokumenty nie są kompletne, WS ma prawo zwrócić się do Głównego
Beneficjenta z wnioskiem o ich uzupełnienie
Zmiany istotne - IZ
Procedura zgłaszania i administrowania ww. zmian:
 WS składa przez system MS2014+ do odpowiedniego Kontrolera wniosek
o merytoryczne zaopiniowanie zmiany
 WS przekazuje zmianę wraz ze swoim stanowiskiem do IZ
 WS opiniuje również czy zmiana w projekcie będzie miała wpływ na
współpracę i wpływ transgraniczny
 IZ podejmuje ostateczną decyzję
Zmiany istotne - IZ
Decyzja Instytucji Zarządzającej
pozytywna decyzja
- WS przygotowuje dokumenty
- wprowadza zmiany do systemu
- informuje wszystkich Kontrolerów
Beneficjenta
zajmujących się projektem
negatywna decyzja
- jest ostateczna i nie ma możliwości
odwołania się od decyzji IZ
WS
informuje
Głównego
- informuje wszystkich Kontrolerów
zajmujących się projektem
WS może również stwierdzić, że zmiana projektu podlega zatwierdzeniu przez
KM. W takim przypadku IZ podejmuje decyzję w sprawie dalszej procedury.
Zmiany istotne - KM
Zmiany zatwierdzane przez Komitet Monitorujący:
 zwiększenie wartości dofinansowania z EFRR (na poziomie projektu),
zwiększenie wartości dofinansowania wynosić może maks. 30% pierwotnie
przyznanej kwoty podanej w Decyzji/Umowie,
 zmiany działań projektu, które wpłyną na cele projektu/przeznaczenie
dofinansowania projektu,
 przesunięcie środków między budżetami poszczególnych Partnerów o
ponad 20 000 EUR,
 zmiana lokalizacji projektu,
 zmiana roli Partnera zagranicznego w projekcie,
 inne poważne zmiany wpływające na cele projektu,
Zmiany istotne - KM
Procedura zgłaszania i administrowania zmian:
 zmianę składa Główny Beneficjent/Partner Wiodący do Wspólnego
Sekretariatu za pomocą systemu MS2014+, bez względu na to którego
partnera ta zmiana dotyczy
 WS przygotowuje opinię nt. zmiany, w tym również informację czy zmiana,
w projekcie będzie miała wpływ na współpracę i wpływ transgraniczny.
W razie potrzeby może zwrócić się do Kontrolera o opinię wnioskowanej
zmiany
 WS może zwrócić się o opinie do ekspertów mianowanych do oceny
projektów, w celu zweryfikowania czy wnioskowana zmiana nie ma
zasadniczego wpływu na pierwotna ocenę
 Członkowie KM zostają poinformowani o opinii ekspertów
Zmiany istotne - KM
Decyzja Członków Komitetu Monitorującego
pozytywna decyzja
- WS przygotowuje dokumenty
- wprowadza zmiany do systemu
- informuje wszystkich Kontrolerów
Beneficjenta
zajmujących się projektem
negatywna decyzja
- jest ostateczna i nie ma możliwości
odwołania się od decyzji KM
WS
informuje
Głównego
- informuje wszystkich Kontrolerów
zajmujących się projektem
Dziękuję za uwagę
Podmiot Regionalny/Regionalny Punkt Kontaktowy
w Bielsku-Białej
[email protected]
tel. 33 48 53 283