Korespondencja w sprawach osobowych

Korespondencja w sprawach osobowych ma
miejsce w trakcie trwania stosunku pracy,
w trakcie jej poszukiwania oraz
rozwiązania stosunku pracy
Korespondencję można więc podzielić na 3
fazy:
Faza I – pisma związane z poszukiwaniem
pracy i nawiązywaniem stosunku pracy
Faza II – pisma w fazie zatrudnienia
Faza III – pisma w fazie rozwiązania
stosunku pracy
Pisma związane z poszukiwaniem pracy
i nawiązaniem stosunku pracy
Pracodawca może wymagać od kandydata do
pracy złożenia:
 Kwestionariusza osobowego z fotografiami
 Podania o pracę lub listu motywacyjnego
 Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy
 Orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak
przeciwwskazań do wykonywania pracy
 Świadectw i dyplomów potwierdzających
kwalifikacje zawodowe
 Życiorysu lub curriculum vitae
Przed napisaniem pism pierwszego
kontaktu należy:
 Wypisać na kartce wszystkie dane o sobie
i pracy
 Ustalić imiona, nazwiska, tytuły i stanowisko
szefa firmy
 Sprawdzić jakie są wymagania danej firmy
w kwestii sposobu sporządzenia listu
motywacyjnego i curriculum vitae
 Odpowiednio nastawić się psychicznie
Kwestionariusz osobowy - to podstawowy
dokument, którego wymaga pracodawca.
Zawiera pytania dotyczące kandydata do
pracy.
W sytuacji braku formularza można
sporządzić go samodzielnie w oparciu o wzór,
który jest załącznikiem do rozporządzenia
Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki
Społecznej z 17 grudnia 2003 roku. /DzU nr
230, poz. 2293/
Podanie o pracę i list motywacyjny
podanie o pracę można przesłać z własnej inicjatywy, list
motywacyjny tylko jako odpowiedź na ofertę pracy
podanie można zaadresować do firmy, list powinien być
zaadresowany do konkretnej osoby, która będzie go oceniała
w podaniu umieszcza się określenie sprawy
w liście zwrot grzecznościowy /Szanowny Panie Prezesie –
najlepiej odręcznie!!!/
treść listu motywacyjnego jest bardziej rozbudowana od treści
podania o pracę
list koniecznie kończymy prośbą o przesłanie aktualnej oferty
w podaniu o załącznikach informujemy zwrotem „Do podania
załączam”, w liście „W załączeniu przesyłam”
Curriculum vitae – jest nową formą życiorysu
 Klasyczny życiorys zawiera informacje
o kandydacie do pracy i członkach rodziny,
CV tylko informacje o kandydacie
 Klasyczny życiorys sporządza się w formie
opisowej, CV w formie wypunktowanej
 Wszystkie
zdarzenia powinny być podane
w odwrotnej chronologii
Curriculum vitae składa się z:
 Danych osobowych
 Wykształcenia /przy wymaganym wykształceniu
wyższym ograniczamy się do studiów i szkół
średnich/
 Doświadczenia zawodowe lub praktyczne
/przebieg pracy, stanowiska, prace, publikacje,
pełnione funkcje, obowiązki, udział w
olimpiadach, stypendiach/
 Dodatkowych umiejętności
 Zainteresowań
 Referencji /fakultatywnie/
 Wyrażenia zgody na przetwarzanie danych
osobowych
Umowa o pracę – jest zgodnym
oświadczeniem woli pracownika
i pracodawcy, na mocy którego
pracownik zobowiązuje się do
świadczenia określonego rodzaju pracy
na rzecz i pod kierownictwem
pracodawcy a pracodawca do
wynagradzania tej pracy.
Wyróżnia się:
 Umowy
na czas określony
 Umowy na czas nieokreślony
 Umowy na okres próbny /max 3 miesiące/
 Umowy o pracę w zastępstwie /terminowa,
bez określonego terminu jej rozwiązania, nie
jest automatycznie przedłużana do dnia
porodu/
Od 2004 roku Kodeks Pracy nakłada
obowiązek zawierania umów o pracę
w formie pisemnej
Kodeks określa liczbę informacji, jaką
minimalnie musi zawierać umowa o pracę:
 Rodzaj umowy
 Datę jej zawarcia
 Warunki pracy i płacy /rodzaj pracy, miejsce
jej wykonywania, składniki wynagrodzenia
i jej wysokość, wymiar czasu pracy, termin
jej rozpoczęcia/
Pisma w fazie zatrudnienia
Zakres czynności i obowiązków – to pismo
w którym podaje się czynności, których
wykonywanie należy do pracownika,
obowiązki, jakie na nim spoczywają, czasem
kompetencje pracownika na danym
stanowisku
Przeszeregowanie – to pismo dotyczące
podwyższenia wynagrodzenia lub
awansowania na wyższe stanowisko
Pisma w fazie zatrudnienia
Zmiana warunków umowy o pracę może być
dokonana na zasadzie:
 Porozumienia stron
 Wypowiedzenia warunków umowy o pracę
/wypowiedzenie zmieniające/, wypowiedzenie to
powinno zawierać warunki umowy, które ulegają
wypowiedzeniu, nowe warunki pracy, długość okresu
wypowiedzenia, pouczenie o konsekwencji odmowy
przyjęcia nowych warunków, pouczenie o możliwości i
terminie odwołania się do sadu pracy, pouczenie o
możliwości złożenia wniosku o wszczęcie postępowania
pojednawczego przed komisją pojednawczą
W razie odmowy przyjęcia przez
pracownika zaproponowanych
warunków pracy lub płacy,
umowa o pracę ulega
rozwiązaniu z upływem okresu
wypowiedzenia
Wnioski o urlop
Wniosek o urlop powinien zawierać:
 Określenie wymiaru urlopu
 Określenie rodzaju urlopu
 Podanie terminu urlopu
 W wypadku gdy jest to wniosek o urlop
bezpłatny, okolicznościowy lub szkoleniowy
uzasadnienie – przyczynę
Pracodawca nie ma obowiązku udzielenia
pracownikom urlopu we wskazanym terminie
więc pismo powinno kończyć się prośbą
o pozytywne rozpatrzenie wniosku
Kodeks pracy wprowadził tryb udzielania części urlopu
wypoczynkowego jako tzw. Urlopu na żądanie, krótką
niedyspozycję /art. 1672 kodeksu pracy/. Pracodawca jest
zobowiązany udzielić do 4 dni takiego urlopu. Pracownik
może wziąć urlop w dowolnym czasie i formie, wniosek
może złożyć po powrocie



Wniosek o ten urlop powinien zawierać dodatkowo:
Powołanie na podstawę prawną /art. 1672 kodeksu pracy/
Określenie wymiaru urlopu, rodzaju, okresu
Oświadczenie dotyczące liczby dni urlopu, które pracownik
wykorzystał w danym roku w tym trybie
Karta urlopowa – jest odpowiedzią
pracodawcy na wniosek o urlop. Informuje,
w jakim okresie i wymiarze oraz jakiego
urlopu udzielono pracownikowi.
Urlop udzielany jest niezależnie od jego
rodzaju na wniosek pracownia dlatego karta
rozpoczyna się zwykle od słów:
Stosownie do wniosku udzielam Pani….
Pisma z zakresu dyscypliny pracy mają na celu wdrożenie
pracowników do przestrzegania dyscypliny pracy, ładu i
porządku
Sporządza się je w przypadku naruszenia przez pracownika
przepisów dyscyplinarnych lub z zakresu bhp czy ochrony
przeciwpożarowej
Są to głównie kary wynikające z kodeksu pracy:
kary upomnienia, nagany, kary pieniężne
Kary porządkowe zawsze musza być poprzedzone
wysłuchaniem pracownika, nie mogą być stosowane po
upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu
obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od
dopuszczenia się tego naruszenia
Pisma w fazie rozwiązania stosunku pracy
Rozwiązanie stosunku pracy może nastąpić:
Na mocy porozumienia stron
 Przez oświadczenie jednej ze stron
z zachowaniem okresu wypowiedzenia
 Przez oświadczenia jednej ze stron bez
zachowania okresu wypowiedzenia
 Z upływem czasu, na który została zawarta
 Z dniem zakończenia pracy, dla której została
zawarta
/W ostatnich dwóch przypadkach nie ma
potrzeby prowadzenia korespondencji/

Rozwiązanie umowy o pracę na mocy
porozumienia stron
Pismo to może być zainicjowane zarówno przez
pracodawcę jak i pracownika
Zawsze w piśmie takim musi znaleźć się:
Wskazanie daty, z którą umowa ma być rozwiązana
Wskazanie umowy, która ma ulec rozwiązaniu
Wskazanie, że rozwiązanie stosunku pracy ma nastąpić za
porozumieniem stron
Należy pamiętać, że raz złożone oświadczenie
może być wycofane jedynie po uzyskaniu na to
zgody drugiej strony
Rozwiązanie umowy o pracę z winy pracownika bez
zachowania okresu wypowiedzenia
Rozwiązanie takie następuje w przypadkach przewidzianych




w art. 52 kodeksu pracy
Takie rozwiązanie musi być poprzedzone konsultacją ze
związkami zawodowymi /termin odpowiedzi 3 dni/
Pod rygorem nieważności pismo to musi zawierać:
Datę rozwiązania umowy oraz datę umowy, która ulega
rozwiązaniu
Przyczynę i podstawę prawną rozwiązania umowy
Informację o możliwości i terminie odwołania się do sądu pracy
Informację o możliwości złożenia wniosku o wszczęcie
postępowania pojednawczego przed komisją pojednawczą
Rozwiązanie umowy o pracę
z zachowaniem okresu wypowiedzenia
Rozwiązanie takie może dotyczyć:
umów na czas określony /2 tyg. – gdy czas określony jest
dłuższy od 6 miesięcy/
umów na okres próbny /3 dni-gdy okres próbny nie przekracza
2 tygodni, 1 tydzień – gdy jest dłuższy od 2 tygodni/
umów na zastępstwo /niezależnie od czasu 3 dni/
umów na czas nieokreślony /2 tygodnie – przy zatrudnieniu do
6 miesięcy, 1 miesiąc – przy zatrudnieniu co najmniej 6
miesięcy, 3 miesiące – przy zatrudnieniu co najmniej 3 lata/
Okres wypowiedzenia obejmujący tydzień lub miesiąc kończy
się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca
Świadectwo pracy
Treść świadectwa pracy jest ustalona w art. 97 kodeksu
pracy i w rozporządzeniu MPiPS z 1996 roku.
Wystawienie świadectwa pracy jest obowiązkiem
pracodawcy
Świadectwo powinno być wystawione i doręczone
pracownikowi niezwłocznie po rozwiązaniu stosunku pracy,
automatycznie i bez wniosku pracownika
Niedopuszczalne jest uzależnienie wystawienia świadectwa
pracy od rozliczenia się pracownika z np. odzieży lub
narzędzi
Wzór świadectwa jest załącznikiem do rozporządzenia
Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z 16
grudnia 2003 roku.
Referencje
Referencje są pismem polecającym kandydata na
pracownika, sporządzone przez osobę
powszechnie znaną oraz cieszącą się szacunkiem
i zaufaniem społecznym
Referencje może wystawić zarówno aktualny jak
i były pracodawca oraz inna osoba dobrze
znająca kandydata, np. członek rodziny, sąsiad…
Referencje powinny zawierać okres znajomości
kandydata, okoliczności poznania, opis cech
kandydata, opis kwalifikacji oraz umiejętności
kandydata i jego osiągnięcia