Regulamin EXPO dla wystawców podczas trwania

Regulamin EXPO dla wystawców
podczas trwania zawodów triathlonowych
cyklu TRI TOUR 2017
§1 Postanowienia ogólne
1.Przepisy regulaminu dotyczą wszystkich najemców powierzchni Expo (dalej jako „wystawcy”)
podczas trwania zawodów cyklu TRI TOUR 2017r.
2. Wynajmującym tereny EXPO jest organizator/współorganizator/parter zawodów cyklu Tri Tour 2017
firma:
TRI TOUR Wojciech Kruczyński z siedzibą w Plewiskach (62 – 064), przy ul. Grunwaldzkiej 466, , NIP
9720925535, REGON: 301075953 - reprezentowaną przez:
Wojciecha Kruczyńskiego
3. Postanowienia niniejszego Regulaminu są integralną częścią Umowy Najmu Powierzchni EXPO
podczas zawodów cyklu TRI TOUR 2017.
§2 Zgłoszenia
1. Zgłoszenie dotyczące chęci wynajęcia powierzchni Expo podczas trwania zawodów cyklu Tri Tour
2017 odbywają się poprzez przesłanie formularza rejestracyjnego znajdującego się na stronie
www.endusport.pl oraz stronach internetowych poszczególnych zawodów pod adres mail
[email protected]
2.Wystawca, który zgłosi swój udział w Expo do dnia 30.04.2017 zostanie objęty ofertą promocyjną,
Organizator zastrzega wcześniejsze zakończenie przyjmowania zgłoszeń w przypadku wyczerpania
powierzchni wystawienniczej.
3. Organizator będzie wysyłał potwierdzenie przyjęcia zamówienia bądź odmowę możliwości
wynajęcia powierzchni Expo drogą elektroniczną na podany adres e-mail zamawiającego w ciągu 14
dni od daty zgłoszenia. W przypadku przyjęcia zamówienia Organizator przesyła Wystawcy do
podpisania Umowę najmu powierzchni EXPO, stanowiącą załącznik do niniejszego Regulaminu.
4. Przesłanie formularza zgłoszeniowego i podpisanie Umowy najmu powierzchni EXPO, który stanowi
załącznik do niniejszego Regulaminu jest równoznaczny z zapoznaniem się i akceptacją niniejszego
Regulaminu.
5. Rezerwacja miejsca następuje po podpisaniu i odesłaniu Organizatorowi Umowy najmu powierzchni
EXPO oraz po dokonaniu opłaty za wybraną powierzchnię na podstawie wystawionej faktury proforma.
Nieopłacenie faktury w wyznaczonym terminie skutkuje unieważnieniem zawartej umowy, a miejsce
zostaje ponownie wystawione do sprzedaży.
6. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa, wystawca jest zobowiązany do przesłania pisemnej
rezygnacji organizatorom na adres [email protected] W zależności od momentu zgłoszenia
rezygnacji Organizatorowi przysługuje kara umowna w następującej wysokości:


na 60 dni przed rozpoczęciem imprezy 30% wartości podpisanej umowy;
na mniej niż 21 dni przed rozpoczęciem imprezy 100% wartości podpisanej umowy.
7. Organizator może odmówić uczestnictwa zgłaszającemu, nie podając przyczyn. Odmowa zostanie
przesłana w ciągu 14 dni, na adres e-mail Wystawcy wskazany w formularzu rejestracyjnym.
§3 Termin i miejsce EXPO
1. EXPO odbywać się podczas zawodów cyklu Tri Tour 2017, w następujących terminach:
 Expo zawody Sieraków odbywać się będzie w dniach 26.05 – 28.05
 Expo zawody Szczecin odbywać się będzie w dniach 08.07- 09.07
 Expo zawody Charzykowy odbywać się będzie w dniach 09.06-11.06
 Expo zawody Poznań odbywać się będzie w dniach 21.06-25.06
2. Godziny otwarcia Expo:




Sieraków odbywać się będzie w dniach :
26.05 9:00- 21:00
27.05 6:00 -21:00
28.05 6:00 -20:00
Szczecin odbywać się będzie w dniach :
08.07 9:00-21:00
09.07 06:00 -17:00
Charzykowy odbywać się będzie w dniach
09.06 10:00- 21:00
10.06 06:00- 21:00
11.06 06:00- 17:00
Poznań odbywać się będzie w dniach :
21.07 14:00 – 21:00
22.07 09:00-21:00
23.07 06:00 -21:00 /22:00
24.07 06:00 -19:00
25.07 06:00 –19:00
§4 Warunki najmu powierzchni
1. Koszt wynajmu stoisk podczas trwania zawodów cyklu Tri Tour 2017 (cena za 1 m2)
Oferta promocyjna
do 30.01
do 30.04
CENA STANDARDOWA
Za metr2 od 01.05.2017
90
130
250
do 30.01
do 30.04
40
75
do 30.01
do 30.04
50
100
do 30.01
do 30.04
100
125
do 30.01
do 30.04
Pakiet 4 imprezy
280
430
CENA PROMOCYJNA
250
400
SIERAKÓW
CHARZYKOWY
SZCZECIN
POZNAŃ
125
175
275
825
2. Cennik wszystkich świadczeń dostępny jest na stronie www.endusport.pl – zakładka EXPO oraz
określony w §3 pkt. . W cenie zawarty jest koszt przyłącza elektrycznego 230V (jedno gniazdko na
Wystawcę). Do cen określonych w ust. 1 zostanie doliczony podatek VAT zgodnie z obowiązującymi
przepisami.
3. Wystawca dokonuje zamówienia poprzez wybór numeru stoiska (plan stoisk EXPO znajduje się na
stronie www.endusport.pl oraz na stronach poszczególnych zawodach cyklu:
•
•
•
•
Sieraków http://triathlonsierakow.pl/
Szczecin http://triathlonszczecin.pl/
Charzykowy http://triathloncharzykowy.pl/
Poznań http://challenge-poznan.pl/
4. Stoisko zostaje zarezerwowane po otrzymaniu podpisanej przez Wystawcę umowy najmu
powierzchni EXPO wraz z dowodem dokonania przelewu.
5. Zarezerwowane stoiska będą na bieżąco zaznaczane na planach Expo zawodów, a lista wystawców
będzie ogólnie dostępna i umieszczona na stronach internetowych zawodów.
6. Wystawcy mają obowiązek rozstawić swoje stoiska we wskazany przez Organizatora dzień i godzinie
na każdych zawodach wg zawartej umowy , a także opuścić Expo w dniu i wskazanej godzinie wg
zawartej umowy. Godziny rozstawienia będą kategorycznie przestrzegane, a Organizator ma prawo
odmówienia możliwości rozstawienia stoiska w przypadku spóźnienia się Wystawcy.
7. Wystawca ma obowiązek na swoim stoisku utrzymywać porządek w czasie trwania expo, a po jego
zakończeniu uprzątnąć stoisko oraz wynieść śmieci w miejsce wyznaczone przez Organizatora.
8. Powierzchnia Expo określona jest na planie expo. Wszelkie wartości podane są w metrach. Wystawcy
zobowiązani są do przestrzegania wymiarów swojego miejsca i niewychodzenie poza jego granice. W
przypadku niezastosowania się do powyższego Organizator ma prawo usunąć przedmioty znajdujące
się poza wyznaczonym terenem stoisk lub żądać opłaty za dodatkową przestrzeń w wysokości
300zł/netto/mkw.
9.Wystawca ma prawo do promocji swojego stoiska jedynie w jego granicach. Wszelkie reklamy
wychodzące poza wyznaczony obszar lub postawione w innym miejscu na terenie Expo lub przed
wejściem będą usuwane, a Organizator będzie miał prawo żądać opłaty za wykorzystaną dodatkowo
przestrzeń.
10.Wystawca nie ma prawa podnajmować wynajętej przestrzeni wystawienniczej innym podmiotom
bez wcześniejszej pisemnej zgody Organizatora.
11.Wystawca nie ma prawa do czynności pozostawiających trwałe zmiany w wynajętej powierzchni
(wiercenia, klejenia, przytwierdzania w sposób, który pozostawi ślady). Wystawcy zostaną obciążeni
kosztami napraw, które poniesie Organizator.
12. W przypadku gdy wystawca nie odeśle podpisanej umowy najmu powierzchni EXPO i nie uiści
opłaty za stoisko Expo w terminie 7 dni od otrzymania przesłanej na adres email Wystawcy umowy
najmu powierzchni EXPO wraz z fakturą zostanie skreślony z listy uczestników Expo, a zarezerwowane
miejsce zostanie ponownie wystawione do sprzedaży.
13. Opłaty za najem powierzchni EXPO dokonywane są jedynie przelewem na rachunek bankowy
Organizatora wskazany na fakturze.
14. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska /powierzchni zamówionej przez
Wystawcę jedynie w nagłych wypadkach.
15. Organizator dołoży wszelkich starań, aby odpowiednio wcześnie poinformować Wystawcę o
dokonanych zmianach.
16. Organizator zastrzega sobie prawo umieszczania na terenie stoiska elementów ogólnej informacji
i infrastruktury.
17. Organizator zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania ekspozycji towarów i usług
eksponowanych się na terenie EXPO oraz wykorzystywania tych materiałów do celów reklamowych i
marketingowych Organizatora.
§6 OCHRONA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Wystawca ponosi wszelkie koszty ewentualnych szkód wyrządzonych przez niego samego oraz
osoby w jakikolwiek sposób z nim związane.
2. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje stoisko oraz wszelkie przedmioty
znajdujące się na nim i w jego najbliższym otoczeniu.
3. Organizator może nakazać Wystawcy usunięcie ze stoiska lub jego otoczenia niebezpiecznych
przedmiotów.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przedmioty pozostawione na stoisku oraz szkody
w mieniu Wystawców spowodowane przez osoby trzecie.
5. Organizator zapewnia zewnętrzną ochronę terenów EXPO w godzinach zamknięcia EXPO.
6. Organizator nie zapewnia indywidualnej ochrony stoisk podczas trwania EXPO oraz w
godzinach jego zamknięcia, nie odpowiada więc za pozostawione na stoiskach przedmioty.
7. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane działaniem siły wyższej.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, częściowego zamknięcia lub czasowego
skrócenia terminu odbywania się EXPO, wynikających z przyczyn niezależnych od Organizatora.
W tym przypadku nie przysługuje zwrot lub zmniejszenie wniesionej uprzednio opłaty.
§7 Wyłączenia obowiązujące podczas EXPO TRI TOUR 2017
1. Sprzedaż produktów z oficjalnej serii CHALLENGE może być prowadzona jedynie przez
przedstawicieli Organizatora oraz firmy z zakupioną licencją CHALLENGE na Europę.
2. Na EXPO obowiązuje kategoryczny zakaz sprzedaży i promocji produktów i usług, których
użytkowanie jest prawnie zakazane. W przypadku niedostosowania się do wymogów, Organizator
zastrzega sobie prawo usunięcia Wystawcy z terenów targowych bez zwrotu poniesionych kosztów.
3. Na EXPO obowiązuje zakaz promocji imprez i sprzedaży pakietów imprez konkurencyjnych w
stosunku do imprez na licencji CHALLENGE , m.in. imprez z cyklu IRONMAN.
4. Organizator zastrzega możliwość niewyrażenia zgody na promocję lub sprzedaż produktów
Wystawcy, które okażą się produktami konkurencyjnymi w stosunku do produktów bądź usług
reklamowanych lub sprzedawanych przez sponsorów lub partnerów poszczególnych imprez
wchodzących w skład cyklu Tri Tour 2017.
5. Niezastosowanie się do zapisów z punktów pkt. 1-4 będzie skutkowało karą usunięcia swojego
stoiska z EXPO bez zwrotu poniesionych kosztów.
§ 8 Postanowienia dodatkowe
1. Wystawcy nie mają prawa do używania logotypów cyklu TRI TOUR I Challenge świadczenie to
zarezerwowane jest jedynie dla partnerów i sponsorów imprezy.
2. Formularz rejestracyjny oraz Umowa najmu powierzchni EXPO stanowi integralną część niniejszego
Regulaminu.
3. Ostateczna interpretacja regulaminu Expo w cyklu TRI TOUR należy do Organizatora.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, o których będzie
informował Wystawców drogą mailową.
Załącznik do Regulaminu EXPO Tri Tour 2017.
UMOWA NAJMU POWIERZCHNI EXPO 2017
Zawarta w dniu ………………… w …………………….
§1
1. Wynajmujący/Organizator
Endu Sport Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61 – 741), przy ul. 23 Lutego 4/6, wpisaną do
Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto
i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS
0000420142, NIP 7773225549, REGON: 302078899 - reprezentowaną przez Wojciecha
Kruczyńskiego – Członka Zarządu
2. Zamawiający/Wystawca:
Pełna nazwa firmy
Reprezentowana przez:
(imię/nazwisko)
Dane firmy: NIP/REGON/KRS
Adres siedziby
Adres do doręczeń
email
Tel. kontaktowy
Imię i nazwisko osoby do kontaktu
§2 Miejsce na wynajęcie powierzchni EXPO
Nazwa Zawodów
Termin rezerwacji stoiska EXPO
Godziny otwarcia stoiska EXPO
Ilość metrów kwadratowych stoiska
Numer stoiska (zgodnie z mapką zawodów
EXPO zawartych na stronach www zawodów)
Przyłącze elektryczne
Inne uwagi:
Dodatkowe zapotrzebowanie:
§3 Spis produktów wystawianych przez Wystawcę do promocji i sprzedaży podczas EXPO.
PRODUKT wystawiany
EXPO/ USŁUGA
na PRODUCENT
INNE UWAGI
§4 OPŁATA ZA NAJEM POWIERZCHNI EXPO
1. Na podstawie ustaleń zawartych w §2 ustaleń Wystawca jest zwolniony z opłat za wynajem
stoiska EXPO na podstawie umowy współpracy na rok 2016 podczas zawodów …………………….
§ 5 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Integralną część niniejszego formularza stanowią wszelkie postanowienia zawarte w
Regulaminie EXPO.
2. Podpisanie niniejszej umowy przez Wystawcę jest jednoznaczne z akceptacją wszelkich
postanowień Regulaminu.
3. W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie postanowienia Kodeksu cywilnego.
4. Wszelkie zmiany ustaleń zawartych pomiędzy Wystawcą a Organizatorem odbiegające od
ustaleń zawartych w Regulaminie lub formularzu wymagają formy pisemnej pod rygorem
nieważności.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.
………………………………………………
(data i podpis Organizatora)
……………………………………………..
(data i podpis Wystawcy)