prz-stanowiska-pracy-opis-ort

STANOWISKA PRACY ORT
Biorąc pod uwagę stopień centralizacji zarządzania, możemy wyróżnić struktury
scentralizowane i zdecentralizowane. Decentralizacja jest wskazana jednak tylko przy spełnieniu
następujących warunków:
1) kwalifikacje kierowników i pracowników wykonawczych kształtują się na poziomie
umożliwiającym zwiększenie ich samodzielności,
2) istnieje spójny system planowania i kontroli zarówno dla całej organizacji, jak i jej
poszczególnych części,
3) sytuacja finansowa jednostki organizacyjnej (określająca między innymi jej możliwości
rozwojowe i płacowe) jest uzależniona od osiąganych wyników ekonomicznych, kierownicy
niższych szczebli są przygotowani motywacyjnie, oczekują zwiększenia ich uprawnień
decyzyjnych.
Podział na organizatora, pośrednika lub agenta nie ma wpływu na organizację samego biura;
znajduje jednak odzwierciedlenie przy staraniu się o zezwolenie na prowadzenie działalności.
Natomiast zakres prowadzonych usług ma wpływ na organizację pracy biura i stan zatrudnienia i jego
strukturę.
Wcześniej już przedstawiona analiza zarejestrowanych biur podróży pod względem prawnej
formy prowadzenia działalności wskazuje, że 73,15% biur podróży to małe jednostki organizacyjne,
zatrudniające kilku pracowników, między którymi następuje pełna wymienność obowiązków
(struktury płaskie). Najprostszy podział pozwala wyróżnić pracowników zajmujących się organizacją
imprez i pracowników prowadzących sprzedaż przy wykorzystaniu systemów sprzedaży imprez oraz
biletów autokarowych i lotniczych tanich linii. W zależności od wielkości sprzedaży i formy
rozliczenia z Urzędem Skarbowym tworzy się stanowisko pracy do spraw księgowych. Często usługę
tę zleca się wyspecjalizowanym biurom rachunkowym. Najczęściej pracownik w takim biurze jest
swoistym omnibusem. Musi się znać na organizacji i programowaniu imprez oraz ich kalkulacji, musi
umieć obsługiwać systemy sprzedaży agencyjnej imprez innych organizatorów. Bardzo często musi
znać systemy sprzedaży biletów międzynarodowej komunikacji autobusowej oraz tanich linii
lotniczych.
Duże biura podróży mają już bardziej rozbudowane struktury. Występują w nich
wyspecjalizowane komórki organizacyjne zajmujące się tworzeniem produktu, marketingiem,
współpracą z agentami. Jeżeli biuro posiada własny transport, istnieje wyspecjalizowana komórka
zajmująca się tą dziedziną. W większości przypadków biura te posiadają działy księgowości,
stanowiska pracy zajmujące się sprawami pracowniczymi, bhp, kontrolą itp.
Na kolejnych stronach zamieszczono schematy organizacyjne biura podróży JORDAN z
Krakowa o zróżnicowanym zakresie działania.
Rys. 5. Schemat organizacyjny zarządu biura JORDAN (wycinek)
Przykładowe karty przyjęcia do wiadomości zakresu obowiązków na zajmowanym stanowisku
Kasjer lotniczy
Nazwisko i imię:
Stanowisko:
…………………………………………………………
KASJER LOTNICZY
I. Zakres czynności
1) Sprzedaż biletów lotniczych, promowych i autokarowych dostępnych linii, rezerwacja hoteli
zagranicznych, wynajem samochodów.
2) Bieżące rozliczanie wpływów za sprzedane bilety lotnicze, przewoźników promowych,
autokarowych za pomocą każdorazowo sporządzonej specyfikacji.
3) Bieżące wyjaśnianie rachunków różnicowych i regulowanie ich do kontrahentów.
4) Terminowe sporządzanie sprawozdawczości do poszczególnych kontrahentów i sprawozdania
ogólnego do księgowości, z uwzględnieniem wypisywania not i faktur dla kontrahentów.
5) Windykacja należności zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami.
6) Zabezpieczenie po zakończonym dyżurze wszelkich materiałów: biletów, druków ścisłej
rejestracji, pieczątek, kluczy itp.
7) Dokonywanie na bieżąco poprawek wg wprowadzanych zmian w cennikach, przepisach
przewoźników.
8) Przestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych.
9) Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego.
II. Uprawnienia
1) Przyjmowanie, wystawianie i podpisywanie not i faktur.
2) Podejmowanie działań zmierzających do pozyskania nowych klientów.
3) Dokładanie starań w celu realizacji zadań planowych biura.
III. Odpowiedzialność
1) Prawidłowe prowadzenie dokumentacji, terminowe sporządzanie sprawozdań i zgodnych z
przepisami rozliczeń finansowych.
2) Odpowiedzialność materialna za: powierzone druki biletów komunikacyjnych, wpływy
gotówkowe i niegotówkowe, straty finansowe powstałe w wyniku nieprawidłowych i
nieterminowych rozliczeń dokumentacji księgowej, a także za straty finansowe powstałe w
wyniku nieprawidłowego wykonywania obowiązków służbowych.
3) Przestrzeganie obowiązujących zarządzeń i instrukcji.
…………………………………
podpis dyrektora
Oświadczenie
Powyższy zakres czynności, obowiązków i odpowiedzialności na zajmowanym stanowisku
przyjąłem do wiadomości i stosowania, co potwierdzam własnoręcznym podpisem.
…………………………………
data i podpis pracownika
Specjalista ds. turystyki wyjazdowej
Nazwisko i imię:
Stanowisko:
…………………………………………………………
SPECJALISTA DS. TURYSTYKI WYJAZDOWEJ
I. Zakres czynności
1) Planowanie, organizowanie imprez wyjazdowych.
2) Współpraca z zagranicznymi kontrahentami w zakresie zamawiania, realizacji i rozliczania
świadczeń.
3) Sporządzanie kalkulacji imprez wyjazdowych.
4) Opracowywanie programów, sporządzanie komunikatów oraz wprowadzanie gotowego
produktu do sprzedaży w całej sieci współpracujących z nami sprzedawców. Informowanie o
ewentualnych zmianach.
5) Odprawa i rozliczanie pilotów.
6) Organizacja i sprzedaż wczasów krajowych i wycieczek krajowych.
7) Sporządzanie stosownej dokumentacji i sprawozdań z prowadzonych zagadnień zagranicznej
turystyki wyjazdowej i krajowej.
8) Sporządzanie terminowych rozliczeń finansowych.
9) Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego.
10) Przestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych.
II. Uprawnienia
1) Wystawianie i podpisywanie not i faktur.
2) Przyjmowanie not i faktur.
3) Podejmowanie działań zmierzających do pozyskania nowych klientów.
4) Podejmowanie inicjatyw zwiększających sprzedaż.
III. Odpowiedzialność
1) Prawidłowe prowadzenie dokumentacji.
2) Dokonywanie terminowych i zgodnych z przepisami rozliczeń.
3) Terminowe sporządzanie sprawozdań.
4) Dokładanie starań w celu realizacji zadań planowych biura.
5) Przestrzeganie obowiązujących zarządzeń i instrukcji.
…………………………………
podpis dyrektora
Oświadczenie
Powyższy zakres czynności, obowiązków i odpowiedzialności na zajmowanym stanowisku
przyjąłem do wiadomości i stosowania, co potwierdzam własnoręcznym podpisem.
…………………………………
data i podpis pracownika
Specjalista ds. klientów korporacyjnych
Nazwisko i imię:
Stanowisko:
…………………………………………………………………
SPECJALISTA DS. KLIENTOW KORPORACYJNYCH
I. Zakres czynności
1) Planowanie i organizowanie działalności akwizycyjnej i promocyjnej w zakresie
pozyskiwania nowych klientów.
2) Terminowe sporządzanie formularza klienta dokumentującego wykonaną pracę akwizycyjną.
3) Regularne utrzymywanie kontaktów z klientami już obsługiwanymi oraz bieżące
informowanie kierownictwa o odbytych spotkaniach.
4) Analizowanie aktualnej sytuacji handlowej w regionie przez pryzmat uzyskiwanych
wyników.
5) Badanie potrzeb klientów i typowanie ich do podpisywania umów, do udziału w imprezach,
inicjatywa przy organizowaniu wyjazdów — nagród dla klientów.
6) Dbałość o jakość materiałów dotyczących działalności, które wychodzą na zewnątrz (np.
oferty, ulotki).
7) Wdrażanie opracowanych standardów jakościowych.
8) Sporządzanie terminowych rozliczeń finansowych, analiz i sprawozdań z prowadzonej
działalności.
9) Windykowanie należności zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami.
10) Prowadzenie stosownej korespondencji z zakresu prowadzonej działalności.
11) Przestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych.
12) Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego.
II. Uprawnienia
1) Przyjmowanie, wystawianie i podpisywanie not i faktur.
2) Podejmowanie działań zmierzających do pozyskania nowych klientów.
3) Dokładanie starań w celu realizacji zadań planowych biura.
III. Odpowiedzialność
1) Prawidłowe prowadzenie dokumentacji, terminowe sporządzanie sprawozdań i zgodnych z
przepisami rozliczeń finansowych.
2) Odpowiedzialność materialna za: wpływy gotówkowe i niegotówkowe, straty finansowe
powstałe w wyniku nieprawidłowych i nieterminowych rozliczeń dokumentacji księgowej, a
także za straty finansowe powstałe w wyniku nieprawidłowego wykonywania obowiązków
służbowych.
3) Przestrzeganie obowiązujących zarządzeń i instrukcji.
…………………………………
podpis dyrektora
Oświadczenie
Powyższy zakres czynności, obowiązków i odpowiedzialności na zajmowanym stanowisku
przyjąłem do wiadomości i stosowania, co potwierdzam własnoręcznym podpisem.
…………………………………
data i podpis pracownika
Specjalista ds. technicznych i bhp
Nazwisko i imię:
Stanowisko:
…………………………………………………………
SPECJALISTA DS. TECHNICZNYCH I BHP
I. Zakres czynności
A) zagadnienia techniczne
1) Opracowywanie planów inwestycyjnych dotyczących remontów i modernizacji lokali.
2) Przygotowanie założeń techniczno-ekonomicznych remontów, modernizacji oraz wszelkiej
niezbędnej dokumentacji formalno-prawnej w tym zakresie.
3) Organizacja i nadzór nad realizacją remontów i modernizacją lokalu oraz współuczestnictwo
w odbiorze zakończonych remontów inwestycyjnych.
4) Koordynacja prac w przypadku wystąpienia awarii technicznej w lokalach oddziału.
B) zagadnienia bhp i ppoż.
1) Prowadzenie wszystkich działań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy zgodnie z
aktualnymi przepisami Kodeksu Pracy.
2) Prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem przeciwpożarowym w lokalach oddziału
zgodnie z wymogami obowiązującymi w tym zakresie.
3) Prowadzenie spraw związanych z obroną cywilną (MIOC).
4) Przestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych.
C) sprawy administracyjne
1) Prowadzenie spraw związanych z umowami o najem lokali, z umowami dotyczącymi
korzystania ze środków telekomunikacji, energii elektrycznej, zabezpieczeń alarmowych itp.
D) zagadnienia kontroli wewnętrznej
1) Badanie stopnia realizacji zadań oraz efektywności podejmowanych działań w tym zakresie,
ujawnianie faktów niegospodarności i zaniedbywania przez pracowników podstawowych
obowiązków służbowych.
2) Badanie przyczyn i skutków występujących nieprawidłowości oraz wskazanie pracowników
odpowiedzialnych za zaniedbania.
II. Odpowiedzialność
1) Odpowiedzialność za rzetelne oraz zgodne zobowiązującymi przepisami wykonywanie ww.
obowiązków.
2) Prawidłowe prowadzenie dokumentacji oraz terminowe sporządzanie sprawozdań.
3) Odpowiedzialność za znajomość aktualnych przepisów w zakresie bhp i ppoż.
…………………………………
podpis dyrektora
Oświadczenie
Powyższy zakres czynności, obowiązków i odpowiedzialności na zajmowanym stanowisku
przyjąłem do wiadomości i stosowania, co potwierdzam własnoręcznym podpisem.
…………………………………
data i podpis pracownika