Nazwa zawodu: pracownik ds. ewidencji ludności Opis zawodu

Nazwa zawodu: pracownik ds. ewidencji ludności
Opis zawodu:
Pracownik ds. ewidencji ludności odpowiada za prowadzenie ewidencji ludności oraz sprawy
związane z wydawaniem, wymianą bądź utratą dowodów osobistych w urzędach gmin/miast.
Pracownik ds. ewidencji ludności zajmuje się prowadzeniem spraw związanych z procesem
wymeldowania i zameldowania osób. Dla celów ewidencji ludności prowadzi wykaz zameldowanych
na stałe lub czasowo mieszkańców danej gminy, w systemie informatycznym bądź też w systemie
kartotecznym. Inicjuje także procedurę nadawania numeru PESEL. Ewidencja ludności wymaga
stałego przepływu informacji (wynika to między innymi ze zmiany adresu zameldowania, zawarcia
małżeństwa itp.), dlatego pracownik ds. ewidencji ludności przekazuje dane pomiędzy organami
prowadzącymi ewidencję i innymi instytucjami (np. Główny Urząd Statystyczny). Praca na tym
stanowisku wymaga stałego uaktualniania wiedzy na temat przepisów dotyczących ewidencji
ludności i wydawania dowodów osobistych. Ponadto pracownik powinien na bieżąco kontrolować
aktualność formularzy dotyczących ewidencji ludności i dowodów osobistych, a także informować
interesantów o sposobie wypełniania tych formularzy oraz o ewentualnych zmianach formularzy.
Może to realizować w czasie indywidualnych rozmów z interesantami lub wywieszać takie instrukcje
na tablicy ogłoszeniowej zlokalizowanej przy wydziale zajmującym się ewidencją ludności (np. w
formie Kart Usług).
Praca na tym stanowisku wymaga spostrzegawczości, dobrej pamięci i ścisłej samokontroli, zdolności
koncentracji uwagi podczas wykonywanych prac. Specyfika pracy w wydziale wymaga od
pracowników Referatu Dowodów Osobistych ukończenia specjalistycznego szkolenia z zakresu
Systemu Wydawania i Obsługi Dowodów Osobistych. Każdy pracownik obsługujący system musi
posiadać imienną kartę identyfikacyjną dostępu do programu (odpowiedzialność personalna). Zawód
pracownika ds. ewidencji ludności związany jest także z kontaktami z ludźmi. Dlatego też pracownik
ds. ewidencji ludności musi wykazywać się asertywnością, kulturą w postępowaniu z ludźmi, dobrą
organizacją pracy własnej, odpornością na stres (szczególnie istotna cecha w przypadku okresowego
zwiększenia ilości obsługiwanych interesantów), komunikatywnością oraz łatwością wypowiadania
się w mowie i piśmie. Uwzględniając fakt, że ma szeroki dostęp do danych osobowych, osoba
zatrudniona na tym stanowisku powinna w pełni przestrzegać norm etycznych, tajemnicy służbowej
oraz przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Praca odbywa się w pomieszczeniach
biurowych, wyposażonych w komputer, faks, telefon, kserokopiarkę. W związku z różnym
nazewnictwem stanowisk w urzędach administracji samorządowej (gminnej), wynikającym z
przepisów prawnych, rzadko występuje stanowisko pracownika ds. ewidencji ludności, częściej
spotkać się można ze stanowiskiem inspektora bądź referenta ds. ewidencji ludności. W przypadku
gmin z mniejszą liczbą mieszkańców, funkcjonuje nazwa stanowiska inspektor/referent ds. ewidencji
ludności i dowodów osobistych, natomiast w gminach o większej liczbie mieszkańców występują
osobne stanowiska inspektora lub referenta ds. ewidencji ludności oraz inspektora/referenta ds.
dowodów osobistych. Występuje też stanowisko kierownicze – kierownik referatu ewidencji ludności
(i/lub dowodów osobistych) i dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich.
Zadania zawodowe:
Z-1. Organizowanie własnego stanowiska pracy z uwzględnieniem przepisów prawa pracy, przepisów
BHP, ergonomii, przepisów przeciwpożarowych i przepisów ochrony środowiska pracy.
Z-2. Zaopatrywanie stanowiska pracy w druki formularzy oraz materiały biurowe.
Z-3. Prowadzenie postępowania administracyjnego o wymeldowanie i zameldowanie.
Z-4. Zakładanie i prowadzenie kartotek stałych mieszkańców oraz kartotek osób
przebywających czasowo.
Z-5. Występowanie o nadanie numeru PESEL.
Z-6. Prowadzenie spraw administracyjnych związanych z wydawaniem, wymianą i utratą dowodów
osobistych.
Z-7. Przekazywanie danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję i innymi
instytucjami.
Z-8. Sporządzanie i prowadzenie spisu wyborców i przedpoborowych oraz wykazu dzieci do szkół.
Z-9. Bieżąca obsługa interesanta.
Z-10. Doskonalenie zawodowe w zakresie rozwiązywania problemów na stanowisku
pracy.
Z-11. Współpraca z przełożonymi, współpracownikami podczas wykonywania obowiązków
zawodowych.
Z-12. Współpraca z wydziałami/referatami instytucji oraz innymi organami prowadzącymi ewidencję
ludności i pracownikami instytucji zewnętrznych.
Z-13. Przestrzeganie procedur jakości (systemowych) ustanowionych dla stanowiska
pracy (jeśli obowiązują w urzędzie).
Z-14. Prowadzenie kontroli jakości wykonywanych przez siebie zadań.
Z-15. Monitorowanie etapów realizacji poszczególnych zadań.
Z-16. Archiwizowanie dokumentów.
Kwalifikacje zawodowe:
K-1. Prowadzenie spraw związanych z wymeldowaniem i zameldowaniem.
K-2. Prowadzenie rejestrów mieszkańców.
K-3. Przekazywanie informacji do instytucji nadrzędnych oraz instytucji równorzędnych
w zakresie ewidencji ludności.
K-4. Prowadzenie spraw administracyjnych związanych z wydawaniem, wymianą
i utratą dowodów osobistych.
Wymagane kwalifikacje zawodowe do wykonywania określonych zadań: