HP001-04, Kodeks postępowania pracowników zewnętrznych
advertisement
Kodeks postępowania pracowników zewnętrznych Organizacja: Biuro radcy generalnego Numer Polityki: HP001-04 Sponsor: Rebecca Nichols Wersja: 23 lutego 2012 r. Data wejścia w życie: 23 lutego 2012 r. Wiceprezes i radca prawny ds. etyki Kontakt: Rebecca Nichols Telefon: +61 408 005 399 E-mail: [email protected] Wstęp W prowadzonej działalności HP dba o najwyższe standardy etyki i zgodność z przepisami. Zdobywamy zaufanie, traktując innych uczciwie, z szacunkiem i sprawiedliwie. Wartości tych przestrzegamy każdego dnia i w każdej realizowanej czynności. Zakres Ta polityka ma zastosowanie do wszystkich osób niezwiązanych z HP umową o pracę, a wykonujących usługi na rzecz tej firmy w jej siedzibie, ewentualnie reprezentujących HP przed jej klientami („pracownicy zewnętrzni”). Polityka Wszyscy pracownicy zewnętrzni muszą — pod kierunkiem i nadzorem wyznaczonych osób — przestrzegać zapisów niniejszego Kodeksu postępowania pracowników zewnętrznych. Pracownicy zewnętrzni muszą również przestrzegać wszystkich przepisów, zasad i regulacji rządowych obowiązujących HP w miejscu prowadzonej działalności. Wszystkie podmioty przekazujące pracowników zewnętrznych firmie HP muszą zadbać o to, aby pracownicy zewnętrzni znali niniejszy Kodeks postępowania pracowników zewnętrznych i wszystkie obowiązujące przepisy, zasady i regulacje rządowe obowiązujące HP w miejscu prowadzonej działalności oraz byli przeszkoleni w ich zakresie i ich przestrzegali. Równouprawnienie Zabrania się niezgodnej z prawem dyskryminacji w miejscu pracy. Podczas wykonywania pracy na rzecz HP pracownik zewnętrzny nie ma prawa dyskryminować ze względu na takie cechy jak płeć, kolor skóry, rasa, pochodzenie etniczne lub narodowe, religia, wiek, stan cywilny, orientacja seksualna, tożsamość płciowa lub sposób jej wyrażania, niepełnosprawność, ciąża, status weterana, chronione informacje genetyczne, przynależność do grup politycznych ani jakiekolwiek inne cechy chronione prawem. Środowisko pracy Zabrania się molestowania w miejscu pracy. Podczas wykonywania pracy na rzecz HP pracownik zewnętrzny nie może zachowywać się w sposób niegrzeczny, nieprzyjazny, agresywny. Nie może zastraszać, grozić ani nękać innych osób. Materiał zastrzeżony HP Strona 1 z 6 Wszelkie postacie napastowania seksualnego są zabronione. Dotyczy to wszelkich niemile widzianych zalotów, żądań przysług seksualnych, prezentowania plakatów, zdjęć, rysunków lub grafik o charakterze seksualnym w postaci fizycznej lub elektronicznej oraz innych niemile widzianych zachowań werbalnych lub fizycznych o podtekście seksualnym. Pracownicy zewnętrzni muszą przestrzegać politykę i procedur bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zgłaszać wszelkie przypadki zagrożeń dla bezpieczeństwa i higieny. Nie toleruje się aktów przemocy w miejscu pracy. Przemoc w miejscu pracy to m.in. akty lub groźby przemocy fizycznej oraz wszelkie gwałtowne, napastliwe lub groźne zachowania powodujące uzasadnione obawy innych osób o bezpieczeństwo własne, ich rodzin lub ich majątku. Zasady antykorupcyjne Pracownicy zewnętrzni nie mogą stosować łapówek, oferować ani przyjmować nieoficjalnych udziałów w zarobkach, ani uczestniczyć w jakichkolwiek innych praktykach korupcyjnych. Muszą przestrzegać wszelkich norm etycznych oraz prawa obowiązującego w kraju, w którym HP prowadzi działalność. Niedopuszczalność łapówek: Pracownicy zewnętrzni nie mogą oferować ani dawać łapówek, nieoficjalnych udziałów w zarobkach ani podarunków w celu zawarcia lub przedłużenia kontraktu, ewentualnie w celu wpłynięcia na decyzję biznesową. Pracownikom zewnętrznym zabrania się oferowania lub przekazywania przedstawicielom podmiotów komercyjnych lub urzędnikom rządowym pieniędzy bądź innych wartościowych podarunków bezpośrednio lub pośrednio przez pracowników albo inne strony w celu zawarcia lub przedłużenia kontraktu albo zyskania innej przewagi biznesowej w dowolnym kraju. Amerykańska ustawa o praktykach korupcyjnych (FCPA) oraz brytyjska ustawa o łapówkarstwie (UKBA) zabraniają oferowania pieniędzy lub podarunków urzędnikom państwowym, partiom politycznym, kandydatom na stanowiska urzędowe i przedstawicielom podmiotów komercyjnych w celu zawarcia lub przedłużenia kontraktu. Ustawy FCPA i UKBA mają zastosowanie do działań firmy HP, jej podmiotów zależnych, podmiotów połączonych na zasadzie joint venture, jej agentów oraz przedstawicieli. Gratyfikacje: O ile pracownik zewnętrzny nie działa pod przymusem, nie wolno mu oferować ani wypłacać bezpośrednio bądź pośrednio gratyfikacji urzędnikom państwowym za rutynowe czynności urzędowe. Jako „przymus” rozumie się sytuację, w której pracownik zewnętrzny obawia się fizycznego uszczerbku na ciele lub pozbawienia wolności, jeśli odmówi zapłacenia, albo w której nie istnieje bezpieczna alternatywa dla spełnienia takich żądań. Wyjątek dotyczący przymusu dotyczy tylko płatności jednorazowych, zazwyczaj o niedużej wartości. Wielokrotne gratyfikacje albo gratyfikacje o wysokiej wartości nie są objęte tym wyjątkiem. W ciągu 24 godzin od powstania takiego żądania pracownik zewnętrzny musi o nim oraz o swojej reakcji powiadomić krajowego radcę prawnego HP, napisać o tym fakcie na adres [email protected], ewentualnie zgłosić sprawę Dyrektorowi Biura ds. Etyki i Postępowania. Upominki i imprezy rozrywkowe. Pracownicy zewnętrzni nie mogą dawać ani przyjmować w związku ze swoją pracą żadnych korzyści (prezentów, posiłków, rozrywek ani innych wartości), jeśli mogłoby to stwarzać wrażenie wywierania nacisku. Ograniczenie to dotyczy korzyści dawanych lub otrzymywanych od przedstawicieli firmy HP, jej obecnych lub potencjalnych klientów, partnerów kanału sprzedaży, dostawców, innych partnerów handlowych i konkurentów. Zapłaty za pośrednictwo Pracownik zewnętrzny nie może zawierać żadnych umów dotyczących prowizji lub honorariów, chyba że działa na podstawie pisemnej umowy zawartej z działającymi w dobrej wierze dystrybutorami komercyjnymi, przedstawicielami handlowymi, agentami lub konsultantami. Materiał zastrzeżony HP Strona 2 z 6 Konflikty interesów Pracownicy zewnętrzni nie mogą: wykonywać żadnych czynności, które stwarzałyby konflikt interesów z perspektywy ich pracodawcy i/lub HP; wykonywać żadnych czynności, które mogłyby zostać postrzeżone jako konflikt interesów z perspektywy ich pracodawcy i/lub HP. Wykonując pracę na rzecz HP, pracownicy zewnętrzni muszą zawsze podejmować decyzje leżące w najlepszym interesie HP. W związku z jakąkolwiek transakcją z udziałem HP pracownicy zewnętrzni nie mogą otrzymywać żadnego osobistego zysku ani korzyści wykraczających poza wynagrodzenie otrzymywane od swojego pracodawcy. Współpraca ze stronami trzecimi Konkurencja: Podczas wykonywania pracy na rzecz HP pracownicy zewnętrzni nie mogą pracować dla konkurencji HP. Partnerzy handlowi, dostawcy i inne podmioty: Podczas pracy na rzecz HP pracownicy zewnętrzni nie mogą pracować dla partnera handlowego, dostawcy, producenta OEM, partnera-sojusznika, partnera marketingowego ani żadnego innego partnera biznesowego HP. Klienci: Podczas pracy na rzecz HP pracownicy zewnętrzni nie mogą pracować dla klienta końcowego HP przy zakupie lub pomocy technicznej w zakresie dowolnego produktu lub usługi HP. Relacje handlowe z rodziną lub przyjaciółmi. Podczas pracy na rzecz HP pracownicy zewnętrzni muszą ujawniać pracodawcy i HP wszelkie sytuacje, w których mogą realizować przedsięwzięcia handlowe wspólnie z członkami rodziny, przyjaciółmi lub innymi osobami, z którymi wiążą ich bliskie relacje osobiste. Korzystanie z zasobów firmy HP Wszelkie zasoby i sprzęt firmy HP, w tym komputery i systemy informatyczne, mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością firmy HP i zgodnie z politykami i wytycznymi firmy HP. Pracownicy zewnętrzni nie mogą wykorzystywać zasobów firmy HP z naruszeniem prawa i nie mogą zezwalać innym, w tym przyjaciołom i rodzinie, korzystać z zasobów firmy HP w jakimkolwiek celu. Pracownicy zewnętrzni powinni unikać korzystania ze sprzętu, jeśli miałoby to doprowadzić do strat lub uszkodzeń, w tym unikać ryzyka wprowadzenia wirusów lub naruszenia zabezpieczeń informatycznych HP. Nie jest dozwolone korzystanie z zasobów HP w celu tworzenia, przesyłania, przechowywania, kopiowania lub wyświetlania wiadomości, obrazów bądź materiałów, które: mają na celu uzyskanie korzyści osobistych służą nagabywaniu innych można uznać za „łańcuszki szczęścia” stanowią groźby lub mają charakter pornograficzny, seksualny, napastliwy, poniżający lub ogólnie obraźliwy W zgodzie z obowiązującymi przepisami lokalnymi HP ma prawo dostępu do wszelkich zasobów i urządzeń HP użytkowanych przez pracowników zewnętrznych oraz do ich sprawdzania. Dotyczy to m.in. komputerów, serwerów i systemów, telefonów, systemów poczty głosowej i e-mail, biurek, szafek, regałów, pojazdów. Ze względów bezpieczeństwa, konieczności nadzoru i z innych przyczyn firma HP może w dowolnym czasie i bez powiadomienia sprawdzić osoby i mienie znajdujące się w siedzibie firmy HP, w zakresie dopuszczonym przez lokalne prawo. Pracownicy zewnętrzni nie mogą oczekiwać zachowania poufności jakichkolwiek wiadomości i zapisów utworzonych w systemach firmy HP, przekazywanych przez nie lub w nich przechowywanych. Wszystkie wiadomości e-mail, wiadomości poczty głosowej i jakiekolwiek inne Materiał zastrzeżony HP Strona 3 z 6 nieosobiste dane zapisane lub przekazywane za pomocą sprzętu należącego do firmy HP należą do niej. W zgodzie z obowiązującymi przepisami lokalnymi HP ma prawo dostępu do takich danych w dowolnym czasie. Poufność Od pracowników zewnętrznych oczekuje się znajomości i przestrzegania określonych zasad zachowania poufności uzgodnionych pomiędzy ich pracodawcą a firmą HP. Jeśli nie podpisano osobnej umowy o poufności, pracownicy zewnętrzni muszą założyć, że wszelkie udostępniane im podczas pracy na rzecz HP informacje są poufne. Dotyczy to także informacji, które firma HP otrzymuje od swoich dostawców, klientów lub partnerów handlowych. Informacje poufne mogą być używane lub ujawniane wyłącznie w uzasadnionych celach biznesowych. Pracownicy zewnętrzni muszą rozumieć i przestrzegać polityki HP w zakresie używania serwisów społecznościowych, w tym forów użytkowników, blogów, chatu i grup dyskusyjnych. W takich serwisach społecznościowych nigdy nie wolno im omawiać własności intelektualnej, tajemnic handlowych ani żadnych innych poufnych informacji HP. Informacje poufne stron trzecich Byli pracownicy: Od pracowników zewnętrznych oczekuje się przestrzegania wszelkich obowiązujących ograniczeń w zakresie ujawniania lub używania informacji poufnych należących do ich aktualnych lub byłych pracodawców. Informacje takie — w dowolnej postaci materialnej lub nadającej się do odczytu — nie mogą być wnoszone na teren siedziby HP bez uprzedniej pisemnej zgody takiego byłego pracodawcy. Konkurencja: Pracownikom zewnętrznym nie wolno występować o, przyjmować, używać ani udostępniać poufnych informacji na temat konkurencji HP. Inne strony trzecie: Pracownikom zewnętrznym nie wolno ujawniać poufnych informacji klientów, partnerów biznesowych lub dostawców, w tym niepublicznych informacji na temat cen. Pracownikom zewnętrznym nie wolno skłaniać kogokolwiek do naruszenia zobowiązania do zachowania poufności. Dokumentacja Wszelka dokumentacja utworzona podczas wykonywania pracy na rzecz HP winna być kompletna i zgodna ze stanem faktycznym i należy ją zachować, chronić i utylizować zgodnie z obowiązującymi w HP politykami. Wszystkie płatności dokonane w imieniu firmy HP muszą być odpowiednio udokumentowane. Pracownikom zewnętrznym nie wolno podpisywać żadnych nieoficjalnych pism ani umów, ani ustanawiać niejawnych lub nieudokumentowanych funduszy bądź aktywów. Za „dokumentację” uznaje się wiadomości e-mail i inne środki wymiany informacji, a pracownicy zewnętrzni nie mogą używać w nich stwierdzeń przesadnych lub uwłaczających ani innych wyrażeń, które mogłyby zostać źle odebrane. Nieuczciwy marketing. Pracownicy zewnętrzni muszą dokładać należytych starań, aby unikać sytuacji prowadzących do nieuczciwego marketingu produktów HP. Pracownicy zewnetrzni muszą niezwłocznie zgłaszać wszelkie przypadki nieuczciwego marketingu swojemu pracodawcy oraz do biura ds. etyki i postępowania. Wykorzystywanie informacji poufnych Może się zdarzyć, że pracownik zewnętrzny będzie miał dostęp do ważnych informacji niepublicznych dotyczących działalności HP, które przedsiębiorczy inwestor mógłby uznać za istotne w podejmowaniu decyzji o tym, czy kupować, sprzedawać, czy zatrzymywać papiery wartościowe. Handlowanie akcjami lub sprzyjanie handlowaniu akcjami na podstawie istotnych informacji niepublicznych — bez względu na wartość takich transakcji i miejsce przebywania osoby handlującej — stanowi naruszenie prawa Stanów Zjednoczonych o obrocie papierami wartościowymi oraz, w zależności od okoliczności, przepisów obowiązujących w innych krajach. Osoby naruszające takie przepisy mogą ponieść surowe konsekwencje cywilne i karne. Materiał zastrzeżony HP Strona 4 z 6 Praca w innych krajach. Kiedy pracownik zewnętrzny wykonuje pracę na rzecz HP poza swoim krajem zamieszkania, musi spełniać wymogi przepisów imigracyjnych, uzyskać odpowiednie pozwolenia (w tym zezwolenia na pracę i wizy) w każdym kraju, w którym wykonuje działalność lub pracę. Kontakty z przedstawicielami prasy i mediów Pracownikom zewnętrznym nie udziela się prawa do zabierania głosu w mediach w imieniu HP. Wszelka komunikacja z inwestorami, analitykami lub mediami dotycząca działalności handlowej firmy HP musi zostać wcześniej zatwierdzona przez Dział Relacji z Inwestorami, Dział Komunikacji Korporacyjnej lub odpowiednich specjalistów ds. komunikacji w firmie HP. W przypadku kontaktu ze strony mediów lub prasy należy skierować osobę kontaktującą się bezpośrednio do działu HP Public Relations: 866-266-7272* lub e-mail [email protected]. *W przypadku dzwonienia spoza Stanów Zjednoczonych i Kanady należy na stronie AT&T Access Codes znaleźć odpowiedni numer krajowy AT&T, a po otrzymaniu zgłoszenia wprowadzić numer 866-266-7272. Prywatność Podczas wykonywania pracy na rzecz HP oraz korzystania z systemów, procesów, produktów i usług online i offline obejmujących korzystanie, przechowywanie lub przesyłanie dowolnych danych pozwalających na identyfikację konkretnych osób pochodzących od klientów, partnerów biznesowych, pracowników HP oraz innych osób, pracownicy zewnętrzni muszą przestrzegać zasad HP dotyczących prywatności oraz praktyk ochrony danych. Informacje personalne obejmują dane związane z indywidualną osobą, która na ich podstawie może zostać zidentyfikowana lub której miejsce pobytu może zostać zlokalizowane. Zakaz nagabywania Pracownik zewnętrzny nie może nagabywać pracowników HP w ich godzinach pracy w celach niezwiązanych z zatrudnieniem w HP. Pracownicy zewnętrzni nie mogą rozprowadzać pism ani innych materiałów w obiektach HP ani nagabywać bądź rozdawać materiałów o jakimkolwiek charakterze niezwiązanym z pracą w HP, w tym związanych z akcjami charytatywnymi. Współpraca z osobami prowadzącymi dochodzenia i audyty Podczas wszelkich wewnętrznych dochodzeń i audytów pracownicy zewnętrzni mają obowiązek współpracować osobami je prowadzącymi oraz mówić im całą prawdę i dostarczać wszelkie stosowne dokumenty. Pracownikom zewnętrznym nie wolno niszczyć bądź zmieniać jakichkolwiek dokumentów ani omawiać wewnętrznych dochodzeń z nikim innym — czy to w HP czy na zewnątrz firmy — chyba że zewnętrzni inspektorzy lub śledczy tak poinstruowali albo w przypadku komunikowania się z instytucjami rządowymi w sposób wymagany przez lokalne prawo. Dodatkowe zasady Kodeks postępowania pracowników zewnętrznych musi zostać przeczytany i należy go przestrzegać w związku z odpowiednim kodeksem i zasadami (o ile takie istnieją) obowiązującymi u pracodawcy pracownika zewnętrznego. Ponadto wymagania określone powyżej nie opisują wszystkich możliwych przypadków i sytuacji. Zabrania się wszelkiego postępowania, które mogłoby wzbudzić wątpliwości co do dbałości firmy HP o najwyższe standardy etyki biznesowej i zgodność z przepisami. W sprawach związanych z niniejszym kodeksem postępowania pracownicy zewnętrzni powinni kontaktować się ze swoim pracodawcą, członkiem kadry kierowniczej lub biurem HP ds. etyki i zgodności z przepisami. Zgłaszanie naruszenia zasad Pracownik zewnętrzny jest zobowiązany do natychmiastowego zgłaszania wszelkich przypadków domniemanego niewłaściwego postępowania, w tym niewłaściwego postępowania partnerów i Materiał zastrzeżony HP Strona 5 z 6 dostawców. Zgłaszając obawy i w ogóle stosując Zasady postępowania, pracownik zewnętrzny winien zawsze działać w dobrej wierze i z poszanowaniem innych osób. Zgłoszenia takie powinny być przekazane ich pracodawcom oraz przedstawicielowi kadry kierowniczej firmy HP lub pracownikowi biura ds. etyki i zgodności z przepisami. HP nie toleruje żadnych restrykcji wobec osób, które w dobrej wierze zgłaszają problemy. Z biurem ds. etyki i zgodności z przepisami można skontaktować się w następujący sposób: E-mail: [email protected] Telefonicznie: Telefon interwencyjny 1-800-424-2965 (Dzwoniąc spoza terytorium Stanów Zjednoczonych, należy najpierw wybrać numer dostępu do sieci AT&T). Poczta: HP Ethics and Compliance Office 5400 Legacy Drive Plano, TX 75024 Historia wersji Wersja Opis zmiany 23 lutego 2012 r. Wstępna publikacja w systemie polityk korporacyjnych HP Materiał zastrzeżony HP Strona 6 z 6
