Za**cznik do Zarz*dzenia - Samorząd Województwa Mazowieckiego
advertisement
Załącznik do uchwały Nr 1309/83/15 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 6 października 2015 r. Regulamin Organizacyjny Warszawskiej Opery Kameralnej Rozdział I Postanowienia ogólne § 1. 1. Warszawska Opera Kameralna, zwana dalej ,,Operą’’, działa na podstawie: 1) ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej ( Dz. U. z 2012 r. poz. 406, z 2014 r., poz. 423 oraz z 2015 r. poz. 337); 2) zarządzenia Nr 106 Ministra Kultury i Sztuki z dnia 14 czerwca 1958 r. w sprawie utworzenia przedsiębiorstwa państwowego pod nazwą ,,Opera Objazdowa w Warszawie’’, z późn. zm. 1); 3) Statutu Warszawskiej Opery Kameralnej, stanowiącego załącznik do uchwały Nr 237/12 Sejmiku Województwa Mazowieckiego z dnia 23 listopada 2012 r. w sprawie nowego brzmienia statutu samorządowej instytucji kultury pod nazwą: „Warszawska Opera Kameralna”. 2. Warszawska Opera Kameralna wpisana jest do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Samorząd Województwa Mazowieckiego pod nr RIK 6/99. § 2. Regulamin Organizacyjny Warszawskiej Opery Kameralnej, zwany dalej ,,Regulaminem’’ określa: 1) strukturę organizacyjną Opery; 2) zakres zadań poszczególnych komórek organizacyjnych; 3) zadania kierujących komórkami organizacyjnymi; 4) zakres uprawnień i odpowiedzialności kadry kierowniczej; 5) zasady zastępowania osoby kierującej Operą w trakcie jej nieobecności; 6) zasady obiegu dokumentów i podpisywania pism w Operze. §3. Ilekroć w Regulaminie mowa jest o Dyrektorze Naczelnym, należy przez to rozumieć Dyrektora Opery. Rozdział II Kierownictwo Opery § 4. 1. Dyrektor Naczelny kieruje Operą i reprezentuje ją na zewnątrz. 2. Dyrektor Naczelny organizuje pracę Opery w sposób zapewniający realizację jej zadań statutowych oraz odpowiada za całokształt jej działalności. 3. Dyrektor Naczelny zarządza Operą przy pomocy: 1) Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych – Głównego Księgowego; 2) Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych. 4. Zastępca Dyrektora ds. Finansowych sprawuje funkcje Głównego Księgowego z zastrzeżeniem art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 28 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.2)). Zarządzenie nr 106 Ministra Kultury i Sztuki z dnia 14 czerwca 1958 r. zostało zmienione zarządzeniem Nr 3 Ministra Kultury i Sztuki z dnia 30 stycznia 1974 r., zarządzeniem nr 46 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. oraz zarządzeniem Nr 94 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 18 września 1976 r. 2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877 oraz z 2015 r. poz. 238 i 532. 1) 1 § 5. 1. Do zadań Dyrektora Naczelnego należy w szczególności: 1) dokonywanie czynności prawnych w imieniu Opery; 2) kierowanie sprawami związanymi z działalnością statutową i administracyjną Opery; 3) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Opery oraz wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy; 4) ustalanie planu finansowego; 5) zatwierdzanie planów działalności artystycznej w zakresie ustalenia repertuaru i doboru realizatorów i wykonawców; 6) przedstawianie Zarządowi Województwa Mazowieckiego oraz właściwym instytucjom planów rzeczowych i finansowych, sprawozdań oraz wniosków inwestycyjnych; 7) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny finansowej; 8) wydawanie zarządzeń, regulaminów i innych aktów wewnętrznych Opery; 9) przeprowadzanie kontroli merytorycznych operacji finansowo – gospodarczych w zakresie spraw prowadzonych przez nadzorowanych pracowników; 10) sprawowanie nadzoru nad właściwym rozpatrywaniem skarg i wniosków; 11) zapewnienie właściwej organizacji pracy w podległych komórkach organizacyjnych; 12) zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej w Operze; 13) zapewnienie realizacji zadań obronnych. 2. Dyrektorowi Naczelnemu podlegają bezpośrednio: 1) Zastępca Dyrektora ds. Finansowych - Główny Księgowy; 2) Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych; 3) Kierownicy Artystyczni; 4) Zespół Artystyczny; 5) Kierownik Zespołu Wokalnego; 6) Kierownicy Muzyczni; 7) Kierownik Działu Organizacji Pracy Artystycznej; 8) Kierownik Biblioteki; 9) Kierownik Działu Organizacji; 10) Kierownik Działu Kadr; 11) Kierownik Działu Promocji i Obsługi Widowni; 12) Specjalista ds. bhp; 13) Wieloosobowe stanowisko ds. zarządzania projektami zewnętrznymi. § 6. 1. W przypadku nieobecności w pracy lub braku możliwości pełnienia przez Dyrektora Naczelnego obowiązków służbowych, w zakres jego praw i obowiązków wchodzi upoważniony przez niego Zastępca Dyrektora. 2. W przypadku braku upoważnienia udzielonego w trybie ust. 1, w zakres praw i obowiązków Dyrektora Naczelnego wchodzi Zastępca Dyrektora ds. Finansowych – Główny Księgowy, a w przypadku jego nieobecności w pracy lub braku możliwości pełnienia obowiązków służbowych, Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych. 3. W przypadku, gdy w czasie nieobecności Dyrektora Naczelnego zastępował go będzie Zastępca ds. Finansowych – Główny Księgowy, obowiązki w zakresie gospodarki finansowej zostaną powierzone osobie wskazanej odrębnym upoważnieniem. § 7. Do zadań Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych – Głównego Księgowego należy w szczególności: 1) sprawowanie nadzoru nad gospodarką finansową Opery; 2) planowanie i realizowanie budżetu Opery; 3) sporządzanie rocznych planów finansowych, analiz i sprawozdań statystycznych Opery; 4) zapewnienie właściwej organizacji pracy w podległych komórkach organizacyjnych; 5) prowadzenie rachunkowości Opery; 6) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi; 7) czuwanie na terminowym ściąganiem należności oraz terminowym regulowaniem zobowiązań; 2 8) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Opery; 9) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych; 10) sprawowanie nadzoru na prawidłowym prowadzeniem i obiegiem dokumentów księgowych Opery; 11) udzielanie kontrasygnaty do czynności prawnych o charakterze zobowiązań majątkowych; 12) wykonywanie innych obowiązków wynikających z odrębnych przepisów. § 8. Do zadań Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych należy w szczególności: 1) opracowywanie planów remontowych, modernizacyjnych i inwestycyjnych oraz sprawowanie nadzoru nad ich wykonaniem; 2) sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem gospodarki magazynowej i ewidencji środków trwałych przy współpracy z Zastępcą Dyrektora ds. Finansowych – Głównym Księgowym; 3) przeprowadzanie kontroli merytorycznych operacji finansowo – gospodarczych w zakresie spraw prowadzonych przez nadzorowanych pracowników; 4) organizowanie i sprawowanie nadzoru nad obsługą informatyczną, w tym nad administrowaniem sieciami telefonicznymi i informatycznymi; 5) organizowanie i sprawowanie nadzoru nad obsługą techniczną i oświetleniową przedstawień; 6) organizowanie i sprawowanie nadzoru nad produkcją środków inscenizacji; 7) zapewnienie właściwej organizacji pracy w podległych komórkach organizacyjnych. Rozdział III Struktura organizacyjna i organizacja pracy Opery § 9. W skład Opery wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Zespół Artystyczny (ZA); 2) Orkiestra - Zespół Instrumentów Dawnych Warszawskiej Opery Kameralnej Musicae Antiquae Collegium Varsoviense (AMCV); 3) Orkiestra - Sinfonietta Warszawskiej Opery Kameralnej (SWOK); 4) Zespół Wokalny (ZW); 5) Dział Organizacji Pracy Artystycznej (OPA); 6) Biblioteka (B); 7) Dział Organizacji (DOR); 8) Dział Kadr (DK); 9) Dział Promocji i Obsługi Widowni (PR); 10) Wieloosobowe stanowisko ds. zarządzania projektami zewnętrznymi (PZ); 11) Jednoosobowe stanowisko ds. bhp (BHP); 12) Dział Techniczny (DT); 13) Dział Oświetleniowy (DO); 14) Dział Produkcji (DP); 15) Dział Administracyjno - Gospodarczy (DAG); 16) Jednoosobowe stanowisko ds. prowadzenia Archiwum Zakładowego (AZ); 17) Dział Księgowo-Finansowy (DKF); 18) Dział Płac (DPŁ). 3 § 10. 1. Dyrektorowi Naczelnemu podlegają komórki organizacyjne tworzące: 1) Pion Artystyczny, w skład, którego wchodzą: a) Zespół Artystyczny, b) Orkiestra - Zespół Instrumentów Dawnych Warszawskiej Opery Kameralnej Musicae Antiquae Collegium Varsoviense, c) Orkiestra - Sinfonietta Warszawskiej Opery Kameralnej, d) Zespół Wokalny, e) Dział Organizacji Pracy Artystycznej, f) Biblioteka; 2) Pion Organizacyjny, Promocji i Obsługi Widzów oraz Rozwoju, w skład, którego wchodzą: a) Dział Organizacji, b) Dział Kadr, c) Dział Promocji i Obsługi Widowni, d) Wieloosobowe stanowisko ds. zarządzania projektami zewnętrznymi, e) Jednoosobowe stanowisko ds. bhp. 2. Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych podlegają komórki organizacyjne tworzące Pion TechnicznoGospodarczy: 1) Dział Techniczny; 2) Dział Oświetleniowy; 3) Dział Produkcji; 4) Dział Administracyjno-Gospodarczy; 5) Jednoosobowe stanowisko ds. prowadzenia Archiwum Zakładowego. 3. Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych – Głównemu Księgowemu podlegają komórki organizacyjne tworzące Pion Księgowo-Finansowy: 1) Dział Księgowo-Finansowy; 2) Dział Płac. § 11. Schemat struktury organizacyjnej Opery stanowi załącznik do Regulaminu. § 12. 1. Komórkami organizacyjnymi, o których mowa w § 10 ust. 1 pkt 1 lit. b -f, pkt 2 lit. a-c, ust. 2 pkt 1-4 i ust. 3 pkt 1 i 2, kierują Kierownicy. 2. W Operze tworzy się działy, wieloosobowe stanowiska i jednoosobowe stanowiska pracy, w tym Biblioteka pracuje na zasadach działu, zaś Zespół Artystyczny funkcjonuje na zasadzie wieloosobowego stanowiska. 3. W Operze obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa. 4. Zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa tylko Dyrektor Naczelny i upoważnieni przez niego pracownicy na kierowniczych stanowiskach mogą wydawać polecenia służbowe pracownikom Opery. 5. Działem kieruje kierownik, w przypadku, gdy nie zostanie on wyznaczony Dyrektor Naczelny lub właściwy Zastępca Dyrektora, któremu ten dział bezpośrednio podlega. 6. Pracownikami zatrudnionymi w wieloosobowych stanowiskach pracy, o których mowa w § 10 ust. 1 pkt .1 lit. a oraz pkt. 2 lit. d, kieruje bezpośrednio Dyrektor Naczelny. 7. Jednoosobowymi stanowiskami pracy kierują bezpośredni przełożeni. 8. Zastępcy Dyrektora Naczelnego pozostają w bezpośredniej podległości służbowej w stosunku do Dyrektora Naczelnego, są odpowiedzialni przed nimi za należytą organizację pracy w Operze oraz za prawidłowe i sprawne wykonywanie powierzonych zadań. 9. Kierownicy pozostają w bezpośredniej podległości służbowej w stosunku do Dyrektora Naczelnego, bądź Zastępcy Dyrektora, są odpowiedzialni przed nimi za należytą organizację pracy w podległych im komórkach oraz prawidłowe i sprawne wykonywanie powierzonych zadań. 10. Wszystkich pracowników komórki organizacyjnej obowiązuje zasada przestrzegania drogi służbowej: sprawy wymagającej ustalenia trybu postepowania lub uzgodnienia z członkiem Dyrekcji winny być załatwiane przez kierowników komórki. 11. W czasie okresowej nieobecności kierownika komórki organizacyjnej, jego obowiązki przechodzą na wyznaczonego pracownika w celu zachowania ciągłości działania Opery. 12. Do zadań osób kierujących komórkami organizacyjnymi należy w szczególności: 1) ustalanie i opracowywanie zakresów czynności i odpowiedzialności dla podległych pracowników; 4 2) ustalanie planu i czasu pracy oraz przydzielanie pracy podległym pracownikom; 3) udzielanie podległym pracownikom informacji i wytycznych w zakresie realizacji przydzielonych zadań oraz sprawowanie nadzoru w zakresie prawidłowości i terminowości ich realizacji; 4) czuwanie nad przestrzeganiem postanowień wewnętrznych aktów normatywnych oraz innych dokumentów regulujących zasady i tryb pracy w Operze przez podległych pracowników; 5) czuwanie nad przestrzeganiem zasad bhp i p. poż. przez podległych pracowników; 6) czuwanie nad przestrzeganiem przepisów wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych przez podległych pracowników; 7) sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy podległych pracowników; 8) sprawowanie nadzoru nad przygotowywanymi umowami i kontrola ich realizacji w zakresie zadań podległej komórki organizacyjnej; 9) opracowanie wniosków i opinii w sprawach pracowniczych dotyczących podległych pracowników; 10) współdziałanie w zakresie realizacji zadań z innymi komórkami organizacyjnymi Opery. Rozdział IV Zakresy zadań komórek organizacyjnych § 13. 1. W skład Zespołu Artystycznego wchodzą soliści – śpiewacy, dyrygenci, koordynatorzy, akompaniatorzy oraz pozostałe stanowiska artystyczne. 2.Do zadań Zespołu Artystycznego należy w szczególności: 1) realizowanie planu repertuarowego, w tym projektów i zadań artystycznych Opery; 2) indywidualna i zespołowa praca nad kształtowaniem poziomu artystycznego; 3) udział w przedstawieniach znajdujących się w repertuarze Opery; 4) udział w próbach służących przygotowaniu repertuaru; 5) udział w nagraniach radiowych, płytowych, telewizyjnych itp; 6) reprezentowanie Opery w kraju i zagranicą; 7) opracowywanie cząstkowych planów repertuarowych, programów artystycznych i obsad zgodnie z ustaleniami Zespołu Programowego; 8) koordynowanie realizacji poszczególnych premier, planowanych przedstawień, koncertów i innych wydarzeń artystycznych zgodnie z ustaleniami Zespołu Programowego; 9) współpracowanie z Dyrektorem Naczelnym w zakresie działalności artystycznej Opery. § 14. 1. W Operze funkcjonują dwie orkiestry: Zespół Instrumentów Dawnych Warszawskiej Opery Kameralnej Musicae Antiquae Collegium Varsoviense oraz Sinfonietta Warszawskiej Opery Kameralnej 2. Do zadań Orkiestr należy w szczególności: 1) realizowanie planu repertuarowego; 2) udział w próbach służących przygotowaniu repertuaru; 3) udział w przedstawieniach i innych wydarzeniach artystycznych; 4) udział w nagraniach radiowych, płytowych, telewizyjnych itp; 5) reprezentowanie Opery w kraju i zagranicą. 3. Orkiestrami kierują Kierownicy muzyczni. § 15. 1. Do zadań Zespołu Wokalnego należy w szczególności 1) realizowanie planu repertuarowego; 2) udział w próbach służących przygotowaniu repertuaru; 3) udział w przedstawieniach i innych wydarzeniach artystycznych; 4) udział w nagraniach radiowych, płytowych, telewizyjnych itp; 5) reprezentowanie Opery w kraju i zagranicą. 2. Zespołem Wokalnym kieruje Kierownik Zespołu Wokalnego 5 § 16. 1. Do zadań Działu Organizacji Pracy Artystycznej należy w szczególności: 1) planowanie pracy artystycznej w oparciu o repertuar, obsady i decyzje artystyczne realizatorów przedstawień, koncertów oraz innych wydarzeń organizowanych przez Operę; 2) opracowywanie harmonogramów pracy Zespołu Artystycznego, Orkiestr i Zespołu Wokalnego; 3) sporządzanie i wywieszanie planów i rozkładów zajęć Zespołu Artystycznego, Orkiestr i Zespołu Wokalnego; 4) sporządzanie wykazów obsad Zespołu Artystycznego w poszczególnych przedstawieniach, koncertach i innych wydarzeniach artystycznych Opery; 5) nadzorowanie od strony organizacji pracy artystycznej przebiegu prób i przedstawień; 6) czuwanie nad zabezpieczeniem zmian w obsadach na skutek nagłych zastępstw; 7) prowadzenie ewidencji zajęć Zespołu Artystycznego, Orkiestr i Zespołu Wokalnego; 8) prowadzenie spraw i przygotowywanie umów dla realizatorów i artystów krajowych; 9) prowadzenie spraw i przygotowywanie umów dla realizatorów i artystów zagranicznych występujących gościnnie w Operze w zakresie koordynacji pracy artystycznej; 10) współpraca z pracownikiem koordynującym pobyt realizatorów i artystów zagranicznych występujących gościnnie w Operze; 11) zgłaszanie pozycji repertuarowych do Stowarzyszenia ZAIKS, uaktualnianie umów tantiemowych i licencyjnych, realizowanie innych obowiązków związanych z prawami autorskimi; 12) sporządzanie wykazów wypłat dla Zespołu Artystycznego, Orkiestr i Zespołu Wokalnego zgodnie z raportami z prób, koncertów i przedstawień z tytułu przedstawień ponadnormowych, nagłych zastępstw; 13) rozliczanie finansowe umów dla realizatorów i artystów krajowych i zagranicznych występujących gościnnie w Operze; 14) prowadzenie korespondencji, dokumentacji i sprawozdawczości dotyczącej pracy Działu. 2. Kierownikowi Działu Organizacji Pracy Artystycznej podlegają bezpośrednio inspicjenci. § 17. 1. Do zadań Biblioteki należy w szczególności: 1) gromadzenie i prowadzenie zbiorów materiałów nutowych, librett operowych i ich przekładów, literatury naukowej dotyczącej muzyki i teatru operowego; 2) gospodarowanie zbiorami bibliograficznymi i rozliczanie użytkowników z pobranych materiałów; 3) zlecanie i umożliwianie kopiowania materiałów nutowych na potrzeby pracowników artystycznych obsadzonych w danej produkcji; 4) zamawianie i sprowadzanie materiałów nutowych z instytucji będących właścicielami praw autorskich lub wydawniczych; 5) prowadzenie dokumentacji i korespondencji z właścicielami praw autorskich do utworów adoptowanych na scenę; 6) współpraca z agencjami autorskimi w zakresie nabywania praw autorskich do utworów wykorzystywanych w działalności Opery; 7) zlecanie wykonania grafiki nutowej materiałów nutowych do planowanego repertuaru; 8) zlecanie wykonania przekładów librett operowych na język polski; 9) wypożyczanie materiałów dramaturgicznych (operowych), librett, materiałów nutowych do bieżącego i przygotowywanego repertuaru; 10) zapewnienie niezbędnej ilości egzemplarzy librett oraz materiałów nutowych dla realizacji spektakli; 11) inwentaryzacja wszystkich zachowanych w bibliotekach i archiwach zabytków muzycznych, a także innych dokumentów dotyczących szeroko pojętej kultury muzycznej takich jak: kroniki, rachunki, księgi grodzkie i kościelne, inwentarze; 12) gromadzenie literatury naukowej dotyczącej polskiej i obcej muzyki dawnej, opracowywanie kartotek: kompozytorskiej, kapel muzycznych, skryptorów, proweniencji, incipitów, tekstów itp. 2. Biblioteka działa na prawach działu. § 18. Do zadań Działu Organizacji należy w szczególności: 1) obsługa organizacyjna oraz kancelaryjno-biurowa sekretariatu Dyrektora Naczelnego, w tym 6 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) 17) 18) 19) 20) 21) przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, prowadzenie stosownego rejestru korespondencji wychodzącej i przychodzącej do Opery oraz prowadzenia spraw dotyczących kompetencji Dyrektora Naczelnego; prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora Naczelnego; prowadzenia korespondencji z organizatorem w zakresie spraw kadrowych dotyczących osoby Dyrektora Naczelnego; organizowanie spotkań Dyrektora Naczelnego, oraz ich obsługa oraz współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Opery przy organizowaniu spotkań oraz działań związanych z reprezentowaniem Opery przez Dyrektora Naczelnego; prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Zespołu Programowego; sprawowanie nadzoru nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentacji Opery; tłumaczenie korespondencji oraz przygotowywanie projektów pism, listów oraz udział w spotkaniach w roli tłumacza zgodnie posiadanymi kompetencjami językowymi; przygotowywanie projektów zarządzeń Dyrektora Naczelnego we współpracy z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Opery; prowadzenie ewidencji zarządzeń i poleceń służbowych Dyrektora Naczelnego; prowadzenie ewidencji delegacji służbowych; prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji związanej z działalnością statutową Opery oraz Rejestrem Instytucji Kultury; prowadzenie rejestru udzielonych pełnomocnictw i upoważnień wydanych przez Dyrektora Naczelnego; prowadzenie rejestru umów zawartych przez Operę; koordynowanie i prowadzenie spraw w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków wpływających do Dyrektora Naczelnego; koordynowanie spraw związanymi z kontrolami przeprowadzanymi w Operze, monitorowanie terminowości udzielania odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne oraz realizacji zawartych w nich zaleceń; sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem polityki bezpieczeństwa w zakresie danych osobowych; zapewnianie ochrony informacji niejawnych; zapewnianie dostępu do informacji publicznej; prowadzenie innych spraw zleconych przez Dyrektora Naczelnego; współpraca z radcą prawnym świadczącym zewnętrzną obsługę prawną Opery; koordynowanie współpracy wszystkich jednostek organizacyjnych Opery celem zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Opery oraz właściwego przepływu informacji i dokumentacji. § 19. Do zadań Działu Kadr należy w szczególności: 1) prowadzenie i przygotowywanie dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnianiem, zmianami w zatrudnieniu, wypowiadaniem umów o pracę dla pracowników oraz przyznawaniem świadczeń wynikających ze stosunku pracy; 2) prowadzenie wszelkich spraw kadrowych pracowników Opery; 3) sporządzanie list obecności, kontrola, ewidencja i rozliczanie czasu pracy; 4) sporządzanie planów urlopowych oraz kontrola wykorzystania urlopów; 5) organizacja opieki medycznej w zakresie przeprowadzania obowiązkowych badań profilaktycznych pracowników Opery, 6) opracowywanie sprawozdań i analiz statystycznych z zakresu spraw pracowniczych oraz planowanie zatrudnienia we współpracy z Zastępcą Dyrektora ds. Finansowych – Głównym Księgowym; 7) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników Opery; 8) współpraca z działającymi w Operze organizacjami związkowymi; 9) prowadzenie spraw z zakresu działalności socjalnej na rzecz pracowników Opery we współpracy z Działem Płac i Działem Księgowo - Finansowym; 10) bieżące monitorowanie przepisów prawa pracy; 11) współpraca z radcą prawnym świadczącym zewnętrzną obsługą prawną w zakresie wszelkich spraw kadrowych; 12) gromadzenie, zabezpieczanie i przechowywanie i prowadzenie dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej wytwarzanej w Operze, w zakresie dokumentacji kadrowej. 7 § 20. Do zadań Działu Promocji i Obsługi Widowni należy w szczególności: 1) prowadzenie spraw związanych z reklamą, promocją i informacją o repertuarze Opery; 2) organizowanie konferencji prasowych; 3) współpraca z redakcjami prasy, radia i telewizji w zakresie promocji i reklamy; 4) redagowanie i aktualizowanie witryny internetowej Opery oraz jej profili na portalach społecznościowych; 5) organizowanie sesji zdjęciowych oraz rejestracji dźwiękowych, filmowych dla potrzeb reklamowych i dokumentacyjnych; 6) organizowanie działalności wydawniczej Opery w tym przygotowanie materiałów do drukarni, monitorowanie jakości produkcji i odbiór jakościowy; 7) monitorowanie redakcji merytorycznej i literackiej opracowanych tekstów do wydawnictw książkowych, informacyjnych, reklamowych i innych; 8) prowadzenie spraw związanych z organizacją widowni w siedzibie i poza siedzibą Opery w tym przygotowanie i kolportaż biletów wstępu, zaproszeń, podejmowanie współpracy z podmiotami zewnętrznymi w zakresie działalności Działu; 9) prowadzenie spraw związanych z obsługą widowni w siedzibie i poza siedzibą Opery w tym przyjmowaniem widza, obsługą bileterską, przechowywaniem garderoby, rozprowadzaniem programów, zabezpieczeniem widowni po przedstawieniu, obsługą gastronomiczną; 10) ustalanie i realizacja strategii sprzedaży biletów; 11) kształtowanie polityki cenowej usług artystycznych Opery; 12) prowadzenie korespondencji, dokumentacji i sprawozdawczości dotyczącej pracy Działu; 13) sporządzanie projektów umów w zakresie prowadzonych spraw. § 21. Do zadań wieloosobowego stanowiska ds. zarządzania projektami zewnętrznymi należy w szczególności: 1) koordynowanie realizacji projektów w trybie impresaryjnym; 2) koordynowanie realizacji projektów w trybie koprodukcyjnym; 3) utrzymanie kontaktów z zagranicznymi i krajowymi kontrahentami – agencjami artystycznymi, festiwalami, innymi operami, zagranicznymi realizatorami i artystami, 4) koordynacja wszelkich działań organizacyjnych w zakresie przyjazdów realizatorów i artystów zagranicznych; 5) prowadzenie zagranicznej korespondencji związanej z działalnością artystyczną Opery; 6) prowadzenie dokumentacji i sprawozdawczości dotyczącej pracy stanowiska; 7) koordynowanie działań Opery o charakterze rozwojowym; 8) koordynacja działań w zakresie pozyskiwania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych ze środków zewnętrznych; 9) koordynacja działań w zakresie pozyskania mecenasów i sponsorów Opery; 10) sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań związanych ze sponsoringiem; 11) przygotowywanie wniosków o dotacje celowe Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz Organizatora; 12) przygotowywanie wniosków o dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej oraz innych zagranicznych źródeł bezzwrotnych; 13) podejmowanie inicjatywy w zakresie czynności związanych z przygotowywaniem projektów dokumentów wewnętrznych w tym regulaminów i zarządzeń Dyrektora Naczelnego; 14) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem ustawy o zamówieniach publicznych w tym kompleksowe przygotowanie dokumentacji w zakresie tworzenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych; 15) inicjowanie zmian, usprawnień organizacyjnych oraz finansowych działalności Opery; 16) monitorowanie realizacji działań strategicznych i operacyjnych Opery. § 22. Do zadań jednoosobowego stanowiska ds. bhp należy w szczególności: 1) przeprowadzanie kontroli warunków pracy pod kątem przestrzegania zasad bhp i p.poż; 2) prowadzenie szkoleń pracowników Opery w zakresie bhp i p.poż; 3) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji dotyczących bhp 8 i p.poż; 4) prowadzenie rejestrów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych i podejrzeń takiej choroby, a także kompletowanie i przechowywanie dokumentów z tego zakresu; 5) udział w dochodzeniach powypadkowych; 6) bieżące informowanie przełożonego o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych; 7) opracowywanie planów w zakresie wyposażenia w odpowiednie urządzenia i sprzęt przeciwpożarowy oraz ich wdrażanie; 8) dokonywanie analizy i oceny ryzyka zawodowego w Operze; 9) przygotowywanie projektów umów dotyczących spraw zabezpieczenia mienia i ochrony przeciwpożarowej oraz monitorowanie ich realizacji. § 23. Do zadań Działu Technicznego należy w szczególności: 1) obsługa techniczna prób, spektakli oraz koncertów, innych wydarzeń wystawianych w kraju i za granicą; 2) terminowa organizacja i realizacja wykonania oprawy scenograficznej; 3) konserwacja i remont elementów scenograficznych wznawianych spektakli lub spektakli bieżących; 4) konserwacja i remonty bieżące maszyn i urządzeń oraz przeprowadzanie okresowych kontroli ich stanu technicznego; 5) zapewnienie zgodnych z przepisami warunków bhp i ppoż. na terenie Opery objętym działalnością służb technicznych; 6) utrzymanie w gotowości i sprawności technicznej instrumentów muzycznych; 7) sporządzanie projektów umów w zakresie prowadzonych spraw. § 24. Do zadań Działu Oświetleniowego należy w szczególności: 1) przygotowanie instalacji i sprzętu oświetleniowego inscenizacji w uzgodnieniu ze scenografem i reżyserem; 2) obsługa prób i spektakli, zgodnie z planem pracy i repertuarem Opery; 3) obsługa oświetlenia poza budynkiem Opery zgodnie z repertuarem Opery; 4) dokonywanie aktualizacji uprawnień Stowarzyszenie Elektryków Polskich; 5) wykonywanie i obsługa elementów dekoracji i rekwizytów z instalacją elektryczną i pracujących pod napięciem, zgodnie z obowiązującymi przepisami bhp i p.poż; 6) konserwacja urządzeń i instalacji elektrycznych zgodnie z normami i przepisami bhp i p.poż; 7) bieżące monitorowanie stanu urządzeń elektrycznych, świateł bezpieczeństwa, świateł kierunkowych, sprzętu oświetleniowego na scenie i w fosie orkiestrowej. § 25. Do zadań Działu Produkcji należy w szczególności: 1) terminowa realizacja projektów scenicznych zleconych do produkcji zgodnie z przyjętym projektem oraz ustaleniami dokonanymi z realizatorem; 2) sporządzanie zapotrzebowania materiałowego oraz kosztorysów zbiorczych projektów scenograficznych; 3) prowadzenie spraw związanych z magazynem kostiumów oraz wypożyczaniem kostiumów na zewnątrz Opery; 4) monitorowanie wykonania wszystkich części oprawy scenograficznej przedstawień, przeprowadzenia prób, świateł i charakteryzacji; 5) prowadzenie wypożyczalni peruk; 6) sporządzanie projektów umów w zakresie prowadzonych spraw, w tym realizatorów scenografii i kostiumów. 9 § 26. Do zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego należy w szczególności: 1) prowadzenie spraw administracyjnych Opery; 2) prowadzenie dokumentacji prawnej nieruchomości oraz dokumentacji techniczno-budowlanej budynków; 3) sprawowanie nadzoru nad przeprowadzaniem okresowych przeglądów budowlanych; 4) administrowanie obiektami oraz pomieszczeniami wynajmowanymi; 5) sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach użytkowanych przez Operę; 6) zabezpieczenie majątku Opery przed zniszczeniem, pożarem i kradzieżą; 7) prowadzenie całokształtu spraw związanymi z bieżącymi remontami i inwestycjami; 8) prowadzenie spraw związanych z konserwacją i utrzymaniem wszystkich instalacji zapewniających prawidłowe funkcjonowanie pomieszczeń użytkowanych prze Operę; 9) prowadzenie spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem sieci telefonicznych i informatycznych Opery; 10) zapewnienie dostaw i kontrola zużycia energii elektrycznej, cieplnej i wody, a także odbioru nieczystości, utylizacji odpadów i pozostałych usług komunalnych; 11) prowadzenie spraw związanych z zakresu ubezpieczenia majątku Opery, podatku od nieruchomości, podatku od środków transportu i innych opłat publicznoprawnych i cywilno-prawnych; 12) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia; 13) prowadzenie gospodarki materiałowej w tym zaopatrywanie Opery zgodnie z zapotrzebowaniem zgłaszanym przez poszczególne komórki organizacyjne; 14) prowadzenie postępowań reklamacyjnych związanych z dostawami materiałów i środków trwałych; 15) prowadzenie rejestru pieczęci i pieczątek; 16) organizacja całej obsługi transportowej na potrzeby Opery w tym także wyjazdów poza siedzibę w kraju i zagranicą; 17) sporządzanie projektów umów w zakresie prowadzonych spraw. § 27. Do zadań jednoosobowego stanowiska ds. prowadzenia Archiwum Zakładowego należy w szczególności: 1) współpraca z komórkami organizacyjnymi Opery w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej; 2) kontrolowanie stosowania w Operze instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej; 3) gromadzenie, zabezpieczanie i przechowywanie dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej wytwarzanej w Operze (z wyłączeniem dokumentacji kadrowej) i napływającej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; 4) zabezpieczanie dorobku Opery poprzez gromadzenie i ochronę dokumentacji przedstawień: dźwiękowej, audiowizualnej, wydawnictw, dokumentów, wycinków prasowych, zdjęć itp.; 5) współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie sposobu i stosowania przepisów dotyczących archiwizowania dokumentacji, brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywania dokumentacji mającej charakter archiwalny; 6) sporządzanie projektów umów w zakresie prowadzonych spraw. § 28. Do zadań Działu Księgowo-Finansowego należy w szczególności: 1) wykonywanie zadań z zakresu prowadzenia rachunkowości zgodnie z obowiązującymi zasadami i w sposób pozwalający na prawidłowe ustalenie stanu i wyniku finansowego Opery; 2) bieżące i prawidłowe prowadzenie księgowości oraz sporządzenie kalkulacji wynikowej kosztów; 3) rejestrowanie wszystkich operacji gospodarczych na odpowiednich kontach, w księgach i programach księgowych; 4) opracowywanie planów finansowych oraz kasowych; 5) wykonywanie czynności z zakresu dysponowania środkami pieniężnymi gromadzonymi na rachunkach bankowych oraz właściwe wykorzystanie kredytów bankowych; 6) czuwanie nad terminową windykacją należności oraz nad terminowym regulowaniem zobowiązań; 7) przestrzeganie terminów płatności podatkowych; 8) prowadzenie rozliczeń i kalkulacji kosztów własnych; 9) prowadzenie racjonalnej gospodarki finansowej; 10 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) 17) 18) 19) rozliczanie i kontrola funduszu płac; sporządzanie miesięcznej sprawozdawczości finansowej oraz bilansu rocznego; rozliczanie inwentaryzacji składników majątkowych Opery; rozliczanie strat i zysków oraz środków obrotowych; przestrzeganie prawidłowego obiegu dokumentów niezbędnych do prowadzenia księgowości; należyte przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych; sprawdzanie pod względem formalnymi i rachunkowym dokumentów z zakresu działalności gospodarczej Opery; prowadzenie prawidłowej, zgodnej z obowiązującymi przepisami gospodarki kasowej; przygotowywanie wszelkich operacji związanych z gotówkowym i bezgotówkowym obrotem środkami pieniężnymi; dokonywanie wypłat gotówkowych. § 29. Do zadań Działu Płac należy w szczególności: 1) prowadzenie spraw związanych z obliczaniem wynagrodzeń pracowników, w tym związanych z wysługą lat, premiami, nagrodami, nadgodzinami, pracami zleconymi i innymi; 2) prowadzenie spraw związanych z obliczaniem wynagrodzeń z tytułu honorariów autorskich; 3) obliczanie podatków oraz sporządzanie deklaracji i zaświadczeń podatkowych; 4) obliczanie i przekazywanie składek na ubezpieczenie społeczne pracowników; 5) ustalanie i naliczanie zasiłków do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS); 6) sporządzanie listy płac w tym list płac ryczałtowych dla obcokrajowców; 7) sporządzanie sprawozdawczości do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) z zakresu wynagrodzeń pracowników; 8) sporządzanie raportów i analiz kadrowo – płacowych; 9) prowadzenie korespondencji z: urzędami skarbowymi, ZUS oraz z komornikami; 10) naliczanie należnych świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) dla pracowników; 11) naliczanie kapitału początkowego pracownikom i byłym pracownikom; 12) kontrola dokumentów stanowiących podstawę naliczeń wynagrodzeń i świadczeń ZUS. § 30. 1. 2. 3. 4. 5. W Operze funkcjonuje Zespół Programowy, którego tryb i zasady działania określa Regulamin Zespołu Programowego Warszawskiej Opery Kameralnej, nadawany w drodze zarządzenia Dyrektora Naczelnego. W skład Zespołu Programowego wchodzą Kierownicy artystyczni. Do zadań Zespołu Programowego należy w szczególności: 1) ustalanie kierunków rozwoju artystycznego Opery; 2) inicjowanie projektów artystycznych i kontaktów artystycznych, 3) zarządzanie projektami artystycznymi; 4) dokonywanie wstępnej akceptacji wniosków kadrowych i innych spraw z zakresu kadr pracowników artystycznych, biorących udział w poszczególnych projektach artystycznych; 5) opracowywanie planów repertuarowych, programów artystycznych i obsad; 6) przygotowywanie propozycji stawek w ramach wynagrodzeń ponadnormatywnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi oraz dla osób doangażowanych; 7) sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją premier, planowanych przedstawień, koncertów i innych wydarzeń artystycznych; 8) przygotowywanie propozycji w zakresie rozwiązań organizacyjnych i kadrowych zmierzających do podnoszenia poziomu artystycznego Opery; 9) reprezentowanie Opery w środowisku artystycznym w kraju i za granicą. Opracowując programy repertuarowe kierownicy artystyczni współpracują z Działem Organizacji Pracy Artystycznej, Kierownikami Muzycznymi, Kierownikiem Zespołu Wokalnego i poszczególnymi pracownikami Zespołu Artystycznego. Kierownikom artystycznym powierza się realizację poszczególnych projektów artystycznych wynikających z realizacji przyjętego planu oraz strategii działania Opery. W ramach realizacji poszczególnych projektów artystycznych kierownicy artystyczni uczestniczą bezpośrednio w procesie zarządzania projektem artystycznym poprzez dobór pracowników pionu artystycznego i pozostałych pionów z zachowaniem 11 6. zasad podległości służbowej wynikającej ze struktury Opery. Zespół Programowy podlega Dyrektorowi Naczelnemu. Rozdział V Zasady obiegu dokumentów i podpisywania pism § 31. 1. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów w Operze określa instrukcja wydawana w drodze zarządzenia Dyrektora Naczelnego. 2. Odrębna instrukcja wydawana w drodze zarządzenia Dyrektora Naczelnego określa zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych. § 32. 1. Dyrektor Naczelny podpisuje w szczególności pisma i wystąpienia: 1) do organów administracji publicznej; 2) kierowane do organów jednostek samorządu terytorialnego; 3) do kierowników organów kontroli zewnętrznej; 4) związane z pełnienie funkcji kierownika jednostki. 2. Dyrektor Naczelny może upoważnić Zastępcę Dyrektora ds. Administracyjnych, Zastępcę Dyrektora ds. Finansowych - Głównego Księgowego oraz innych pracowników Opery do prowadzenia spraw, w tym do podpisywania pism i dokumentów z zastrzeżeniem przepisów odrębnych. 3. Projekty pism i umów podpisują odpowiednio osoby kierujące komórkami organizacyjnymi i pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach. 4. Wszystkie dokumenty, które wywołują skutki prawne wymagają uzgodnienia z radcą prawnym. 5. Wszystkie dokumenty, które dotyczą rozporządzania mieniem Opery lub mogą powodować powstanie zobowiązań finansowych Opery wymagają kontrasygnaty Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych – Głównego Księgowego. Rozdział VI Postanowienie końcowe § 33. Zmiany Regulaminu są dokonywane w trybie właściwym dla jego ustanowienia. 12
