zarządzenie nr 503 /2015

ZARZĄDZENIE NR 503 /2015
PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG
z dnia 23 grudnia 2015 r.
w sprawie zasad opracowywania i postępowania z projektami regulaminów wewnętrznych
komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Elblągu.
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015r.
poz. 1515) w związku z § 40 ust. 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Elblągu, stanowiącego
załącznik do zarządzenia Nr 62/2015 Prezydenta Miasta Elbląg z dnia 9 marca 2015 r. w sprawie zatwierdzenia
Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Elblągu (z późniejszymi zmianami), zarządza się co
następuje:
§ 1. W celu ujednolicenia zapisów w podstawowych dokumentach regulujących funkcjonowanie komórek
organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Elblągu, wprowadza się „Zasady opracowywania i postępowania z
projektami regulaminów wewnętrznych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Elblągu”,
stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2. 1. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu.
2. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Urzędu do dostosowania Regulaminów
Wewnętrznych kierowanych komórek w terminie do końca III kwartału 2016 roku.
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik
do Zarządzenia Nr 503/2015
Prezydenta Miasta Elbląg
z dnia 23 grudnia 2015 r.
ZASADY
OPRACOWYWANIA I POSTĘPOWANIA Z PROJEKTAMI
REGULAMINÓW WEWNĘTRZNYCH KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH URZĘDU
MIEJSKIEGO W ELBLĄGU
Rozdział I
Regulamin Wewnętrzny komórki organizacyjnej Urzędu
§ 1. Komórka organizacyjna Urzędu funkcjonuje na podstawie Regulaminu Wewnętrznego nadanego na
zasadach określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Elblągu.
§ 2. Regulamin wewnętrzny zawiera następujące rozdziały:
1) Rozdział I – Postanowienia ogólne – który określa:
a) tytuły zagadnień tematycznych opisanych w dalszej części Regulaminu,
b) ewentualny słowniczek wyrażeń i zwrotów użytych w treści Regulaminu;
2) Rozdział II – Zakres działania i struktura organizacyjna komórki organizacyjnej Urzędu – który
określa:
a) zadania i strukturę – wskazując aktualny numer Zarządzenia Prezydenta Miasta określającego zakres
działania i strukturę organizacyjną komórki organizacyjnej Urzędu ze wskazaniem ewentualnych
zmian do w/w zarządzenia,
b) wykaz zadań komórki organizacyjnej Urzędu ze wskazaniem podstawy prawnej działania –
wskazując załącznik określający powyższy wykaz,
c) zasady zastępowania się pracowników – w treści Regulaminu należy wskazać osobę zastępującą
kierownika komórki organizacyjnej Urzędu oraz określić zasady zastępowania wskazując załącznik
określający zastępstwa w komórce,
d) określić opisy stanowisk pracy utworzonych w komórce organizacyjnej Urzędu wskazując załącznik
określający te opisy,
e) ustalić zakresy czynności pracowników zatrudnionych w komórce organizacyjnej Urzędu wskazując
załącznik określający te zakresy;
3) Rozdział III – obieg dokumentacji i znakowanie akt w komórce organizacyjnej Urzędu– który
określa:
a) system rejestracji dokumentów wpływających do komórki organizacyjnej Urzędu,
b) zasady przeglądu wniosków i podpisywania pism (dokumentów) - określając uprawnienia
pracowników do aprobaty i podpisywania pism oraz innych dokumentów (np. dokumentów
księgowych), z wyjątkiem uprawnień wynikających z odrębnych, imiennie udzielonych
pełnomocnictw i upoważnień,
c) wykaz rejestrów funkcjonujących w komórce organizacyjnej Urzędu,
d) zasady znakowania akt w komórce organizacyjnej Urzędu,
e) oznaczenia (symbole – pracowników) – wskazując załącznik określający te symbole;
4) Rozdział IV – Szczegółowe zasady wykonywania kontroli wewnętrznej w komórce organizacyjnej
Urzędu – który określa:
a) cel i zakres kontroli,
b) podmioty przeprowadzające kontrolę,
c) sposób dokumentowania przeprowadzanych kontroli – wskazując załącznik określający wzór
„Rejestru kontroli wewnętrznych”;
5) Rozdział V – Zasady prowadzenia szkoleń wewnętrznych w komórce organizacyjnej Urzędu–
który określa:
a) cel i zakres szkoleń,
b) podmioty przeprowadzające szkolenia wewnętrzne,
c) sposób dokumentowania przeprowadzanych szkoleń – wskazując załącznik określający wzór
„Dziennika szkoleń wewnętrznych”;
6) Rozdział VI – Postanowienia końcowe – który określa:
a) tryb wprowadzania zmian do regulaminu,
b) przepisy uchylające,
c) terminy wejścia w życie.
§ 3. 1. Regulamin wewnętrzny komórki organizacyjnej Urzędu zawiera w formie załączników:
1) Nr 1 - wykaz zadań realizowanych przez komórkę organizacyjną – wzór stanowi załącznik Nr 1 do
niniejszych Zasad;
2) Nr 2 – wykaz spraw załatwianych w komórce organizacyjnej zgodnie z jednolitym rzeczowym
wykazem akt - wzór stanowi załącznik Nr 2 do niniejszych Zasad;
3) Nr 3 – zasady zastępowania pracowników komórki organizacyjnej - wzór stanowi załącznik Nr 3
do niniejszych Zasad;
4) Nr 4 – opisy stanowisk pracy w komórce organizacyjnej - wzór stanowi załącznik Nr 4 do
niniejszych Zasad;
5) Nr 5 – zakresy czynności pracowników zatrudnionych w komórce organizacyjnej - wzór stanowi
załącznik Nr 5 do niniejszych Zasad;
6) Nr 6 – wzór „Dziennika szkoleń wewnętrznych” - wzór stanowi załącznik Nr 6 do niniejszych
Zasad;
7) Nr 7 wzór „Rejestru kontroli wewnętrznych w komórce organizacyjnej” - wzór stanowi załącznik
Nr 7 do niniejszych Zasad;
8) Nr 8 – wykaz symboli do znakowania akt w komórce organizacyjnej - wzór stanowi załącznik Nr 8
do niniejszych Zasad.
2. Komórki organizacyjne mogą tworzyć kolejne załączniki określające wzory dokumentów niezbędnych
do pracy danej komórki.
Rozdział II
Tryb i zasady postępowania z projektami regulaminów
§ 4. Projekt opracowuje się, w porozumieniu ze sprawującym nadzór nad działalnością komórki
organizacyjnej Urzędu, którego projekt dotyczy: Prezydentem, Wiceprezydentem, Skarbnikiem lub
Sekretarzem.
§ 5.1. Przygotowany projekt, podpisany przez kierownika komórki organizacyjnej Urzędu, należy
przedłożyć do zatwierdzenia - odpowiednio : Prezydentowi, Wiceprezydentowi, Skarbnikowi lub
Sekretarzowi – sprawującemu nadzór nad działalnością komórki organizacyjnej, którego projekt dotyczy.
2. Załączniki i zmiany załączników do Regulaminów Wewnętrznych są opracowywane i podpisane przez
kierownika komórki organizacyjnej Urzędu bez konieczności zatwierdzania odpowiednio przez :
Prezydenta, Wiceprezydenta, Skarbnika lub Sekretarza.
§ 6. Regulamin wewnętrzny komórki organizacyjnej Urzędu jest poddawany co najmniej raz w roku
przeglądowi przez Departament Organizacyjny w zakresie:
1) zgodności zapisów z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu;
2) zgodności projektu z zasadami techniki prawodawczej;
3) zgodności z zasadami redagowania i opracowywania aktów prawnych obowiązującymi w Urzędzie;
4) zgodności z niniejszymi zasadami.
§ 7. Wątpliwości dotyczące zapisów merytorycznych projektu, rozstrzyga Sekretarz Miasta w porozumieniu
z Prezydentem, Wiceprezydentem albo Skarbnikiem – sprawującymi nadzór nad działalnością komórki
organizacyjnej Urzędu, której projekt dotyczy.