lpl - mojregion.eu

Program Rozwoju Obszarów Wiejskich
na lata 2007-2013
ROZLICZANIE OPERACJI
DLA
DZIAŁANIA 321
PODSTAWOWE USŁUGI DLA GOSPODARKI
I LUDNOŚCI WIEJSKIEJ
ORAZ
DZIAŁANIA 313,322,323
ODNOWA I ROZWÓJ WSI
WNIOSEK O PŁATNOŚĆ należy złożyć w wersji papierowej w terminie
określonym w umowie przyznania pomocy.
WNIOSEK O PŁATNOŚĆ należy złożyć na formularzu najaktualniejszej
zatwierdzonej wersji, zamieszczonej wraz z instrukcją wypełniania
wniosku o płatność na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego
Województwa Kujawsko-Pomorskiego: www.mojregion.eu
Faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej
(w tym umowy o dzieło, zlecenia i inne umowy
cywilnoprawne):
Zaleca się aby faktury lub dokumenty o równoważnej wartości
dowodowej
na
odwrocie
zawierały
dodatkowo
opis
z następującymi informacjami:
•
Numer umowy o przyznanie pomocy;
•
Numer pozycji z Zestawienia rzeczowo - finansowym operacji;
•
Kwotę wydatków kwalifikowalnych w ramach dokumentu [zł];
•
Numer odrębnego konta (syntetycznego lub analitycznego lub
pozabilansowego) albo kodu rachunkowego albo numer pozycji
z „Wykazu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości
dowodowej, dokumentujących poniesione koszty”;
•
Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej
przez złożenie podpisu osoby sprawdzającej wraz z datą.
Stosownie do wymogu określonego w art. 75 ust.1 lit. c) pkt. i)
rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września
2005 r. (Dz. Urz. L 2005.277.1 ) w sprawie wsparcia rozwoju
obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz
Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW), Beneficjenci realizujący
operacje w ramach PROW 2007 -2013 są zobowiązani
do
prowadzenia
oddzielnego
systemu
rachunkowości
albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego
dla wszystkich transakcji związanych z realizacją operacji.
!
W przypadku stwierdzenia niezastosowania wymogu prowadzenia
oddzielnego
systemu
rachunkowości
albo
korzystania
z odpowiedniego kodu koszty podlegające refundacji zostaną
pomniejszone o 10%.
Weryfikacja spełnienia powyższego wymogu będzie prowadzona
w ramach wizytacji w miejscu/ kontroli na miejscu realizacji operacji.
Dowody zapłaty
Z wnioskiem o płatność należy przedstawić do UM oryginały dowodów
zapłaty, które po skopiowaniu i poświadczeniu ich kopii za zgodność
z oryginałem zostaną zwrócone Beneficjentowi.
Dowodem zapłaty bezgotówkowej może być:

wyciąg bankowy, lub inny dokument potwierdzający dokonanie
płatności;

zestawienie przelewów dokonanych przez bank Beneficjenta;
zawierające wartości i daty dokonania poszczególnych przelewów, tytuł,
odbiorcę oraz stempel banku;

polecenie przelewu potwierdzone przez bank;

wydruk z systemu e-bankowości.
Beneficjent może ponieść wydatki w wysokości mniejszej niż wynikające
z faktury lub równoważnego dokumentu księgowego, pod warunkiem
udokumentowania
rozliczenia
należności
wynikającej
z nieprzestrzegania umów przez wykonawców/ usługodawców/
dostawców (potrącenie kary umownej z należnego wynagrodzenia).
W przypadku, gdy beneficjent otrzymał od wykonawcy środki z tytułu kary
umownej nie jest obowiązany do ich zwrotu.
W sytuacji, gdy kara umowna została przez beneficjenta potrącona z faktury
wystawionej przez wykonawcę, kwota niezapłacona przez beneficjenta
w ramach faktury nie może zostać uznana za wydatek kwalifikowalny.
Umowy z wykonawcami zawierające specyfikację będącą podstawą
wystawienia każdej z przedstawionych faktur lub innych dokumentów
o równoważnej wartości dowodowej.
!
Aneksy do umów z wykonawcami należy zawierać zgodnie z zapisami
w umowie między Beneficjentem a wykonawcą oraz zgodne z Prawem
Budowlanym i Prawem Zamówień Publicznych. Ponadto należy
niezwłocznie zawiadomić UM o zamiarze wprowadzenia zmian do umowy
z wykonawcą, gdyż zmiany w realizacji inwestycji mogą powodować
konieczność zmiany umowy o przyznanie pomocy.
Decyzja ostateczna o pozwoleniu na użytkowanie obiektu
budowlanego, jeżeli właściwy organ nałożył taki obowiązek
w wydanym pozwoleniu na budowę lub nałożył taki obowiązek
innymi decyzjami
Uzyskanie pozwolenia na użytkowanie jest wymagane także, jeżeli
przystąpienie do użytkowania obiektu budowlanego lub jego części
ma nastąpić przed wykonaniem wszystkich robót budowlanych.
!
Pozwolenie na użytkowanie obiektu budowlanego często jest
pozbawione klauzuli potwierdzającej ostateczność decyzji.
Zapis, iż decyzja podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy
ustawy nie jest tożsamy z decyzją ostateczną.
ZAŚWIADCZENIE WŁAŚCIWEGO ORGANU O ZAKOŃCZENIU BUDOWY
złożone co najmniej 21 dni przed zamierzonym terminem
przystąpienia do użytkowania, jeżeli obowiązek taki wynika
z przepisów prawa budowlanego lub właściwy organ nałożył taki
obowiązek
wraz z :
Oświadczeniem Beneficjenta, że w terminie 21 dni od dnia zgłoszenia
zakończenia robót, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu,
lub
Potwierdzeniem właściwego organu, że nie wniósł sprzeciwu,
w przypadku gdy zawiadomienie o zakończeniu robót budowlanych
będzie przedkładane przed upływem 21 dni.
Protokoły odbioru robót lub protokoły montażu lub rozruchu maszyn
i urządzeń albo oświadczenie Beneficjenta o poprawnym wykonaniu
robót budowlanych lub montażu lub rozruchu z udziałem środków
własnych
 Wymagane dla robót budowlanych, a także, gdy przedmiotem umowy był
zakup maszyn i urządzeń wymagających montażu albo rozruchu.
 Protokoły te powinny zostać sporządzone odrębnie do każdej faktury lub
dokumentu o równoważnej wartości dowodowej.
 Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac powinny być sporządzone
w taki sposób, aby była możliwa identyfikacja wykonanych robót
w odniesieniu do poszczególnych pozycji zestawienia rzeczowo finansowego operacji, stanowiącego załącznik do umowy.
!
Z uwagi na to, iż w protokołach odbioru podpisy członków są nieczytelne
prosimy o zwrócenie uwagi na czytelność podpisów lub opatrzenie ich
pieczątkami imiennymi.
Kosztorys różnicowy
Kosztorys różnicowy należy dostarczyć w przypadku zmian stanu faktycznego
w stosunku do zaplanowanego zakresu prac wykazanego w kosztorysie
inwestorskim/ kosztorysie ofertowym/ projekcie budowlanym/umowie
z Samorządem Województwa,
Wszelkie zmiany stanu faktycznego nie wykazane w kosztorysie różnicowym,
a stwierdzone podczas kontroli na miejscu realizacji operacji, będą podstawą
do dokonania korekty kosztów kwalifikowalnych, co może skutkować obniżeniem
kwoty pomocy.
Uwaga:
Niezrealizowane elementy korygowane będą wg cen z kosztorysu ofertowego,
a w przypadku umowy ryczałtowej według cen z kosztorysu inwestorskiego.
Elementy wykonane, a nieplanowane na etapie kosztorysu inwestorskiego lub
ofertowego i nie wykazane w kosztorysie różnicowym, korygowane będą wg
bazy cenowej z daty sporządzenia kosztorysu inwestorskiego.
!
Należy pamiętać, iż w ramach dokumentacji załączanej do wniosku
o płatność, zniesiono wymóg dostarczania kosztorysów powykonawczych.
Projekt budowlany
Projekt budowlany dołączany jest do wniosku, w przypadku gdy beneficjent nie
dostarczył go wraz z dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego.
Dokument nie jest dołączany, jeśli dla realizowanej operacji z odrębnych
przepisów prawa nie ma obowiązku jego sporządzania.
Projekt budowlany należy dostarczyć w formie kopii potwierdzonej
przez projektanta lub kopii gotowej do potwierdzenia za zgodność
z oryginałem przez pracownika urzędu marszałkowskiego.
Rozliczanie kosztów budowlanych dla podmiotów
zobowiązanych do stosowania przepisów o zamówieniach
publicznych
Należy pamiętać, że przy umowach ryczałtowych dokumentem wiodącym
w kwestii określenia zakresu inwestycji jest projekt budowlany,
natomiast dla umów kosztorysowych dokumentem wiodącym jest
kosztorys ofertowy.
W przypadku realizacji przez Beneficjenta operacji na podstawie umowy
ryczałtowej z wykonawcą, SW sprawdza realizację zakresu rzeczowego
na podstawie:
 Zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji operacji;
 Protokołów odbioru robót - sporządzonych w układzie pozycji
zestawienia rzeczowo-finansowego operacji;
 Kosztorysów różnicowych – w przypadku zmian w realizacji inwestycji;
 Projektu budowlanego/ kosztorysu ofertowego.
Pożyczki/ dotacje / dofinansowania
W przypadku operacji dotyczącej działania 321
Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej
Dokumentami potwierdzającymi przyznanie dotacji/dofinansowania
są środki z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej lub wojewódzkiego funduszu ochrony środowiska
i gospodarki wodnej lub jednostki samorządu terytorialnego zgodnie
z przepisami o finansach publicznych.
Ponadto należy dostarczyć
Opis sposobu rozliczenia środków przekazanych przez Narodowy
Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
lub wojewódzki fundusz ochrony środowiska i gospodarki wodnej
lub jednostkę samorządu terytorialnego zgodnie z przepisami
o finansach publicznych.
W przypadku operacji dotyczącej działania 313, 322, 323
Odnowa i rozwój wsi
Dokumentami potwierdzającymi przyznanie dotacji/dofinansowania
są środki z Funduszu Kościelnego lub Programu Promesa Ministra Kultury
i Dziedzictwa Narodowego lub środki będące w dyspozycji ministra
właściwego do spraw kultury fizycznej i sportu i ministra właściwego do
spraw turystyki lub jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z przepisami
o finansach publicznych.
Ponadto należy dostarczyć
Opis sposobu rozliczenia środków przekazanych przez Funduszu
Kościelnego lub Programu Promesa Ministra Kultury i Dziedzictwa
Narodowego lub ze środków będących w dyspozycji ministra właściwego
do spraw kultury fizycznej i sportu i ministra właściwego do spraw turystyki
lub jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z przepisami o finansach
publicznych.
Dokumenty
potwierdzające
przyznanie
dotacji/dofinansowania
powinny określać: formę, kwotę i cel dofinansowania oraz sposób ich
rozliczania.
Dofinansowanie mające formę dotacji, nie może kwotowo przekraczać
wysokości wkładu finansowego wykazanego przez Beneficjenta jako
własny.
Po całkowitej spłacie należy dostarczyć dokumenty potwierdzające dokonanie
zwrotu pożyczki.
W opisie sposobu rozliczenia środków należy uwzględnić wszystkie kwoty
i źródła dofinansowania w celu wyeliminowania podejrzenia wystąpienia
podwójnego finansowania operacji.
Dokument potwierdzający numer rachunku prowadzonego przez bank
lub przez spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową
beneficjenta lub jego pełnomocnika lub cesjonariusza, na który
mają być przekazane środki finansowe
Dokumentem potwierdzającym numer rachunku bankowego beneficjenta lub
jego pełnomocnika lub cesjonariusza może być:
 Zaświadczenie z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej, wskazujące rachunek bankowy Beneficjenta lub jego
pełnomocnika lub cesjonariusza albo rachunek prowadzony w spółdzielczej
kasie oszczędnościowo – kredytowej na rzecz Beneficjenta lub jego
pełnomocnika lub cesjonariusza, na który mają być przekazane środki
finansowe – oryginał, lub
 Umowa z bankiem lub spółdzielczą kasą oszczędnościowo - kredytową na
prowadzenie rachunku bankowego lub jej część, pod warunkiem, że będzie
ona zawierać dane właściciela, numer rachunku bankowego oraz
potwierdzenie, że jest to rachunek, na który mają być przekazane środki
finansowe – kopia, lub
 Inny dokument z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, świadczący o aktualnym numerze rachunku bankowego,
zawierający dane takie, jak numer rachunku bankowego, nazwę właściciela
(np.: aktualny wyciąg z rachunku z usuniętymi danymi finansowymi) oryginał lub kopia.
!
Beneficjent, który zawarł z Bankiem Gospodarstwa Krajowego umowę
pożyczki na operację, powinien dołączyć do wniosku: potwierdzenie
otwarcia rachunku pożyczki do obsługi pożyczki z budżetu państwa na
wyprzedzające finansowanie w ramach PROW 2007-2013 oraz kopię
umowy pożyczki.
ZMIANY W REALIZACJI OPERACJI
Należy pamiętać, że zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych
zmiany w realizacji inwestycji są możliwe tylko w sytuacjach, gdy
zamawiający przewidział możliwość ich wystąpienia (w ogłoszeniu
o przetargu i SIWZ) oraz określił w umowie z wykonawcą warunki, na
jakich zostaną wprowadzone.
Beneficjent powinien załączyć także protokoły konieczności i inne
dokumenty potwierdzające konieczność wykonania tych robót.
Zmiany w zakresie rzeczowym operacji nie mogą powodować
zwiększenia przyznanej kwoty pomocy.
Niemożliwe jest wprowadzenie do Zestawienia rzeczowo-finansowego
operacji nowego zadania rozszerzającego zakres operacji, jeżeli
dotychczasowy zakres zadań gwarantował osiągnięcie celu operacji.
Dopuszczalne są zmiany zakresu rzeczowego operacji mające na
celu:
• usunięcie błędów w kosztorysie inwestorskim;
• uzasadnione zmiany ilościowe lub jakościowe wewnątrz poszczególnych
pozycji Zestawienia rzeczowo – finansowego operacji;
• zmiany w stosunku do projektu budowlanego.
!
Beneficjent
zobowiązany
jest
do
niezwłocznego
informowania
Samorządu Województwa o planowanych albo zaistniałych zdarzeniach
związanych ze zmianą stanu faktycznego lub prawnego, mogących mieć
wpływ na realizację operacji.
WYCOFANIE WNIOSKU
Beneficjent w dowolnym momencie po złożeniu wniosku o płatność może
zwrócić się z pisemną prośbą o wycofanie wniosku w całości lub
w części.
Wycofanie wniosku w całości nie wywołuje żadnych skutków prawnych,
powstaje więc sytuacja jakby beneficjent tego wniosku nie złożył.
Jeżeli
beneficjent
został
poinformowany
o
nieprawidłowościach
w dokumentach lub o zamiarze przeprowadzenia kontroli na miejscu,
w wyniku której następnie wykryto nieprawidłowości, wycofanie nie
jest dozwolone w odniesieniu do części, których te nieprawidłowości
dotyczą.
PRZEDŁUŻENIE TERMINU
Beneficjent może wystąpić do urzędu marszałkowskiego z pisemną prośbą
o przedłużenie terminu wykonania określonych czynności w trakcie
weryfikacji wniosku.
Urząd Marszałkowski podejmuje decyzję o przedłużeniu terminu
wykonania określonych czynności na okres nie dłuższy niż
3 miesiące.
O podjętej decyzji beneficjent jest informowany pisemnie.
!
W przypadku braku możliwości uzyskania ostatecznej decyzji
o pozwoleniu na użytkowanie, dobrą praktyką jest złożenie
prośby o wydłużenie terminu do czasu uzyskania decyzji
z klauzulą ostateczności (jednak nie dłużej niż 3 miesiące).
WIZYTACJA W MIEJSCU/
KONTROLA NA MIEJSCU
Wskazuje stan faktyczny na dzień jej przeprowadzenia.
Oświadczenie beneficjenta o usunięciu stwierdzonych w wyniku wizytacji/
kontroli braków/ nieprawidłowości nie jest podstawą do uznania
zakwestionowanych kosztów za kwalifikowalne.
Na podstawie przekazanego protokołu z kontroli podejmowana jest decyzja
o ewentualnej konieczności złożenia przez beneficjenta wyjaśnień. Na tym
etapie nie ma możliwości poprawiania złożonych dokumentów.
Możliwość uznania wyjaśnień beneficjenta po wizytacji / kontroli uzależniona
jest od ustaleń zawartych w raporcie z czynności kontrolnych (opisie stanu
faktycznego, potwierdzonego przez obie strony)
!
Niezrealizowane elementy jak również elementy wykonane,
a nie planowane na etapie kosztorysu inwestorskiego lub ofertowego
i nie wskazane w kosztorysie różnicowym, korygowane będą wg cen
z kosztorysu ofertowego, a w przypadku umowy ryczałtowej według cen
z kosztorysu inwestorskiego.
KONTAKT
Dziękuję za uwagę
Telefon 56 6462012
Pani Agnieszka Tuczyńska – p.o. kierownika biura * 5914
Pani Katarzyna Tołwińska – koordynator - wewnętrzny * 5382
Pani Magdalena Leśnicka - wewnętrzny * 5321
Pani Joanna Gobinet - wewnętrzny *5372
Pani Justyna Kurtyka - wewnętrzny *5313
Pan Leszek Adamowicz - wewnętrzny *5313
Pan Szymon Rojek- wewnętrzny *5382
Pani Renata Masłowska - wewnętrzny *5321
Bieżące informacje:
www.mojregion.eu - zakładka PROW