Zatrudnienie - kwestie prawno-formalne w Polsce

Rekrutacja pracowników – zagadnienia prawne
Zatrudnianie pracowników
Planując zatrudnienie, należy dokładnie przeanalizować rodzaj i formę świadczenia pracy oraz
miejsce jej wykonywania przez przyszłych pracowników, a następnie wdrożyć regulacje prawne, tj.
rodzaj umowy o pracę, system czasu pracy, dostosowane do potrzeb i możliwości pracodawcy, celem
optymalizacji zasobów oraz zmniejszenia kosztów.
Nie ma idealnego okresu na zatrudnianie pracowników, a możliwość czy chęć podjęcia zatrudnienia
należy traktować jako kwestię indywidualną. Natomiast w przypadku, kiedy pracodawca planuje
zatrudnienie absolwentów, zwłaszcza przy projektach masowych, należy wziąć pod uwagę obowiązki
związane z ukończeniem uczelni oraz okres wakacji. Największa liczba „świeżo upieczonych”
absolwentów, jest gotowa podjąć zatrudnienie w listopadzie. W przypadku, kiedy planujemy
zatrudnienie specjalistów, zwłaszcza z wieloletnim doświadczeniem na danym stanowisku pracy,
należy wziąć pod uwagę okres czasu, w którym pracownik wciąż jest związany z poprzednim
pracodawcą, po podjęciu decyzji o zmianie pracy i wręczeniu wypowiedzenia.
W zależności od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy okres wypowiedzenia wynosi:
− 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
− 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
− 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
Nawiązanie stosunku pracy
Zgodnie z fundamentalnymi zasadami polskiego prawa pracy, powstanie oraz ustalenie warunków
stosunku pracy, bez względu na jego podstawę prawną, wymaga zgodnych oświadczeń woli
pracownika oraz pracodawcy (art. 11 k.p.6). Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje
się do wykonywania określonego rodzaju pracy na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w
miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania pracownika za
wynagrodzeniem (art. 22 § 1 k.p.). Należy przy tym zaznaczyć, że wynagrodzenie za pracę nie może
być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, które ustalane jest corocznie i
podlega ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”, w drodze
obwieszczenia Prezesa Rady Ministrów, w terminie do dnia 15 września. W 2011 r. minimalne
wynagrodzenie za pracę w Polsce wynosiło 1386 zł brutto.
Kodeks pracy w art. 29 § 2 stanowi, że umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie, a w
przypadku niezachowania
formy pisemnej pracodawca zobowiązany jest najpóźniej w dniu
rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju
umowy oraz jej warunków.
Prawidłowo sformułowana umowa o pracę powinna określać:
− strony umowy,
− rodzaj umowy,
− datę zawarcia umowy,
− rodzaj pracy,
− miejsce wykonywania pracy,
− wynagrodzenie za pracę, odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem jego składników,
− wymiar czasu pracy,
− termin rozpoczęcia pracy.
Przez określenie rodzaju umowy rozumie się oznaczenie zamierzonego czasu trwania stosunku pracy.
W zależności od potrzeb oraz uznania stron, umowa o pracę może być zawarta: na czas nieokreślony,
na czas określony, w tym na czas zastępstwa nieobecnego pracownika – „umowa o pracę na
zastępstwo”, na czas wykonywania określonej pracy lub na okres próbny. W przypadku umowy na
czas nieokreślony strony nie określają z góry terminu, do którego stosunek pracy ma trwać, wyrażając
tym samym zamiar trwałego związania się ze sobą.
Umowa o pracę na czas określony z góry określa termin zakończenia stosunku pracy. W zasadzie ten
rodzaj umowy nie podlega wypowiedzeniu, chyba, że strony, zawierając ją na czas dłuższy niż 6
miesięcy, przewidziały dopuszczalność wcześniejszego jej rozwiązania za dwutygodniowym
wypowiedzeniem. Aby ukrócić praktykę zawierania przez pracodawców kilku następujących po sobie
umów na czas określony, ustawodawca polski wprowadził przepis (art. 251), zgodnie z którym
zawarcie kolejnej umowy terminowej, jeżeli poprzednio strony dwukrotnie zawarły taką umowę, jest
równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, o ile przerwa
pomiędzy rozwiązaniem poprzedniej, a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie przekroczyła
jednego miesiąca.
Umowa o pracę na zastępstwo jest szczególną postacią umowy na czas określony i można ją
zawrzeć, jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika, w razie jego usprawiedliwionej
nieobecności w pracy. Umowę o pracę na czas wykonywania określonej pracy nawiązuje się poprzez
wskazanie pracy (zadań), do której realizacji zatrudnia się pracownika i której ukończenie powoduje
rozwiązanie stosunku pracy. W zasadzie ten rodzaj umowy nie podlega wypowiedzeniu, z wyjątkiem
przypadków przewidzianych w ustawie.
Umowa na okres próbny ma na celu przede wszystkim sprawdzenie przydatności pracownika przed
zatrudnieniem go na stałe (na czas nieokreślony) lub na dłuższy czas oznaczony. Jako że jest to
okres wzajemnego poznawania i sprawdzania się stron, korzystają one z możliwości rozwiązania
stosunku pracy. Maksymalny czas trwania okresu próbnego to 3 miesiące, natomiast strony mogą
ustalić w umowie krótszy okres.
Umowy cywilnoprawne, takie jak np.: umowa o dzieło, zlecenie czy umowa agencyjna nie rodzą
stosunku pracy, mimo że ich przedmiot jest pozornie bardzo zbliżony do umowy o pracę. Odróżnienie
umowy o pracę od umów cywilnoprawnych ma zasadnicze znaczenie z punktu widzenia uprawnień
osoby świadczącej pracę. Uprawnienia pracownicze takie jak: szczególna ochrona wynagrodzenia,
płatny urlop wypoczynkowy czy płatne okolicznościowe zwolnienia od pracy, przysługują bowiem tylko
osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że nawet gdy
z treści umowy wynika, że jest to jedna z umów cywilnoprawnych, a w rzeczywistości wykonawca
traktowany jest jako pracownik, może on dochodzić przed sądem pracy ustalenia, że między nim a
podmiotem zatrudniającym istnieje stosunek pracy.
Rozkład oraz systemy czasu pracy
Polski Kodeks pracy przewiduje jeden zasadniczy system czasu pracy – system podstawowy (art. 129
k.p.), który zakłada następujące normy:
− maksymalna 8-godzinna dobowa norma czasu pracy,
− przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy,
− przeciętnie 40-godzinny tydzień pracy.
Okres rozliczeniowy w przedmiotowym systemie, czyli okres, na który jest planowana i po upływie
którego jest rozliczana praca każdego pracownika, nie może być dłuższy niż 4 miesiące. Wyjątkowo,
ze względu na charakter pracy, tj. rolnictwo i hodowla oraz pilnowanie mienia lub ochrona, dopuszcza
się wprowadzenie 6-miesięcznego okresu rozliczeniowego, który można wydłużyć nawet do 12
miesięcy w przypadku zaistnienia nietypowych warunków organizacyjnych lub technicznych mających
wpływ na przebieg procesu pracy. System podstawowy, jak sama nazwa wskazuje, jest traktowany
jako system, który powinien być stosowany w większości zakładów pracy, również w centrach usług,
chyba że rodzaj lub organizacja pracy uniemożliwiają dostosowanie się do standardów.
W takim wypadku Kodeks pracy przewiduje kilka systemów szczególnych, których wprowadzenie
dopuszczalne jest w wyjątkowych okolicznościach oraz przy zachowaniu ściśle określonych reguł.
System równoważnego czasu pracy, charakteryzuje się możliwością przedłużenia dobowej normy
czasu pracy do 12 godzin, w przypadku, kiedy w odpowiednim terminie zostanie zrównoważony
skróconą dobową normą pracy. Istotne jest, aby w przyjętym okresie rozliczeniowym nie
zostały przekroczone przeciętne normy – 40-godzinnego oraz 5-dniowego tygodnia pracy.
Wprowadzenie przedmiotowego systemu szczególnego dopuszczalne jest, jeżeli uzasadnia to rodzaj
pracy lub jej organizacja. Jako często występujący przykład można podać konieczność
całodobowego dozoru urządzeń w centrach usług IT. Standardowo okres rozliczeniowy w tym
systemie wynosi 1 miesiąc, natomiast w szczególnie uzasadnionych przypadkach może być
wydłużony do 3, a nawet do 4 miesięcy. Pracodawca może wprowadzić system zadaniowego czasu
pracy w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jego organizacją albo miejscem
wykonywania pracy. System polega na tym, że pracownik nie ma obowiązku pozostawania w
dyspozycji pracodawcy przez określony czas, lecz jest obowiązany wykonywać ustalone z
pracodawcą zadania w ustalonych jednostkach czasu (dzień, tydzień, miesiąc). Powierzone zadania
powinny umożliwić wykonanie pracy w czasie nie dłuższym niż określonym normami, zakładając
przeciętną sprawność i staranność pracownika. Zadaniowy czas pracy, co do zasady, dopuszcza
się, kiedy niemożliwa lub bardzo utrudniona jest kontrola pracownika, np. w przypadku pracy z
klientem lub pracy projektowej poza zakładem pracy.
Kodeks pracy przewiduje również inne systemy czasu pracy, zaliczane do szczególnych:
− system czasu pracy w ruchu ciągłym ma zapewnić obsługę pracowniczą procesu produkcyjnego lub
usługowego, przez 7 dni w tygodniu, przez 24 godziny na dobę, przy pracach, które ze względu na
rodzaj nie mogą zostać wstrzymane. System dopuszcza przedłużenie tygodniowego wymiaru czasu
pracy do 43 godzin przeciętnie w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 tygodni,
a jednego dnia w niektórych tygodniach w przewidzianym okresie, dobowy wymiar czasu pracy może
być przedłużony do 12 godzin.
− system przerywanego czasu pracy dopuszcza w ciągu doby jedną przerwę w pracy, trwającą nie
dłużej niż 5 godzin, której nie wlicza się do czasu pracy. Istnieje możliwość wprowadzenia systemu
tylko jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jego organizacją, szczególnie gdy natężenie
pracy jest zmienne i ściśle uzależnione od pory dnia.
− system skróconego tygodnia pracy wprowadzany na pisemny wniosek pracownika, dopuszcza
wykonywanie pracy przez przeciętnie mniej niż 5 dni w tygodniu przy równoczesnym przedłużeniu
dobowego wymiaru czasu pracy nie więcej niż do 12 godzin i zachowaniu 40- godzinnej przeciętnej
tygodniowej normy czasu pracy, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym miesiąca.
− system pracy weekendowej wprowadzany na pisemny wniosek pracownika, polega na świadczeniu
pracy wyłącznie w piątki, soboty, niedziele oraz święta. W przedmiotowym systemie dopuszcza się
przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym
nieprzekraczającym miesiąca.
− skrócony czas pracy, umożliwia skrócenie czasu pracy poniżej norm, np. poprzez wprowadzenie
przerw w pracy wliczanych do czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy, tj. praca w
warunkach szczególnie szkodliwych, praca monotonna.
Rozkład czasu pracy
W rozkładzie czasu pracy pracodawca obowiązany jest określić dni, godziny, układ zmian pracy oraz
przerw dla wszystkich pracowników, dla określonej grupy, bądź dla poszczególnych stanowisk.
Rozkład czasu pracy ustala się w układach zbiorowych pracy, regulaminach albo obwieszczeniu
pracodawcy. Na pisemny wniosek pracownika można również ustalić indywidualny rozkład czasu
pracy, który wchodzi w treść umowy o pracę. Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji
czasu pracy dla każdego pracownika, celem prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych
świadczeń. Natomiast nie ewidencjonuje się godzin pracy pracowników objętych systemem
zadaniowym, pracowników zarządzających zakładem pracy oraz tych otrzymujących ryczałt za
godziny nadliczbowe. Projekty rekrutacji masowej (ramy czasowe)
Potencjał rozwoju branży BPO/SSC w Poznaniu
Polska postrzegana jest jako jeden z najbardziej atrakcyjnych rynków w Europie ŚrodkowoWschodniej do lokowania centrów usług tzw. BPO/SSC, szczególnie tych, które obsługują procesy
wymagające wysokich kwalifikacji, opartych na wiedzy, tzw. KPO (Knowledge Process
Outsourcing). W przypadku tego typu projektów wymagane jest szybkie uruchomienie oraz rozwój
operacji, często związane z przeniesieniem procesów i usług z innych rynków, a tym samym
zatrudnienie rzeszy specjalistów w bardzo wąskich ramach czasowych. HAYS Poland miał
przyjemność uczestniczyć w procesie inwestycyjnym, jak również spółka została wybrana głównym
dostawcą usług rekrutacyjnych dla jednego z takich inwestorów – centrum usług znanej światowej
korporacji.
Zagrożenia projektu:
− inwestor poszukiwał ponad 100 doświadczonych specjalistów, ze znajomością większości języków
europejskich, w tym również niszowych tj. języki skandynawskie czy język holenderski,
− inwestor nie posiadał osobowości prawnej na rynku polskim, nie był rozpoznawalny wśród
poszukiwanego grona specjalistów jako potencjalny pracodawca,
− w owym czasie w regionie nie istniały centra usług, zatrudniające specjalistów o podobnych
wymaganiach.
W związku z brakiem osobowości prawnej, a tym samym brakiem możliwości zatrudniania
pracowników, inwestor skorzystał z usług tzw. outsourcingu pracowniczego.
W przeciągu miesiąca zostały pozyskane dwie osoby ze ścisłej kadry kierowniczej, które następnie
aktywnie rozwijały organizację oraz uczestniczyły w procesie selekcji kadry. Równocześnie
przeprowadzono aktywną kampanię mającą na celu promocję marki i pracodawcy przy wykorzystaniu
zaawansowanych narzędzi, tzw. Online Employer Branding. Sam proces rekrutacji został podzielony
na 5 faz (związanych m.in. z przeniesieniem procesów z innych rynków, tzw. Transitions), w każdej
fazie istniała konieczność zatrudnienia ok. 20 specjalistów. Problematyka projektu polegała nie tylko
na dotarciu do osób z odpowiednimi kwalifikacjami, ale również na przekonaniu wielu kandydatów
(70%) do relokacji do innego miasta (jak wspomniano, w opisywanym regionie w owym czasie nie
istniało wiele zakładów pracy zatrudniających osoby o wymaganych profilach).
Pomimo tak skomplikowanej operacji, każda z faz przebiegła pomyślnie, średnio 20 specjalistów
zatrudniano w okresie 2–3 miesięcy. Po roku od dnia rozpoczęcia projektu, centrum liczyło ponad 100
pracowników i z powodzeniem obsługiwało 15 krajów. Obecnie centrum aktywnie się rozwija,
przejmując nowe procesy. W przedmiotowym projekcie pozyskano ok. 100 specjalistów w okresie 1
roku, co wskazuje na średnie tempo zatrudnienia 8 pracowników w okresie miesiąca. Należy
jednak podkreślić problematykę i złożoność prezentowanego przykładu. W przypadku rekrutacji osób
o niższych kwalifikacjach, np. absolwentów ze znajomością popularnych języków obcych, średnie
tempo rekrutacji często przewyższa 20 osób w okresie 1 miesiąca.
Wizerunek pracodawców z sektora nowoczesnych usług biznesowych w ostatnich latach bardzo się
zmienia, prezentowany przykład dowodzi, że praca dla centrów usług jest postrzegana jako
atrakcyjna, nawet wśród doświadczonych specjalistów, co umożliwia szybki rozwój organizacji
w stosukowo wąskich ramach czasowych.