rzeczowy wykaz akt dla powiatowego centrum
advertisement
Załącznik nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej PCPR wprowadzonej Zarządzeniem Nr 23/2011 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Stargardzie Szczecińskim z dnia 20 grudnia 2011 r. RZECZOWY WYKAZ AKT DLA POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE W STARGARDZIE SZCZECIŃSKIM Symbole klasyfikacyjne I stopnia podziału II stopnia podziału III stopnia podziału Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna Uwagi IV stopnia podziału 0 00 000 0000 0001 0002 0003 0004 0005 01 010 0100 0101 0102 0103 0104 0105 0106 0107 ZARZĄDZANIE Organy jednoosobowe i kolegialne Narady, konferencje, uchwały Plany i programy, narad i konferencji własnych Organizacja narad i konferencji własnych Narady pracowników Uchwały Rady Powiatu Uchwały Zarządu Powiatu Zarządzenia Starosty Organizacja Organizacja Statut Centrum Regulamin organizacyjny Regulamin wewnętrzny Pozostałe regulaminy Upoważnienia osób i podmiotów do wykonywania zadań w imieniu dyrektora Podziały czynności Upoważnienia dla pracowników Zarządzenia Dyrektora PCPR B25 B5 B25 B10 B10 B10 B25 B25 B25 B25 B25 B10 B5 B25 Obsługa administracyjno finansowa Protokoły, informacje 0108 02 020 0200 0201 021 0210 0211 0212 0213 0214 022 0220 0221 0222 023 0230 0231 0232 0233 0234 0235 03 030 0300 0301 0302 0303 0304 0305 Rejestr zarządzeń Obsługa prawna Prowadzenie spraw sądowych Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi Opiniowanie aktów prawnych Projekty uchwał Rady Powiatu Projekty zarządzeń Dyrektora PCPR Opinie i stanowiska do projektów aktów prawnych organów administracji rządowej Opinie i stanowiska do innych projektów aktów prawnych Opinie prawne dla Zespołów Interpretacje prawne i spory kompetencyjne Interpretacje prawne własne Interpretacje prawne obce Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami samorządu terytorialnego Skargi i wnioski Rejestr skarg i wniosków Rozpatrywanie skarg i wniosków Skargi i wnioski przesłane do rozpatrzenia według właściwości Analizy i oceny skarg i wniosków Nadzór i kontrola prawidłowości rozpatrywania skarg i wniosków Interwencje mieszkańców Informatyka Projektowanie i koordynacja systemów i programów Użytkowanie i utrzymanie systemów i programów Ewidencja stosowanych systemów i programów Ogólne schematy systemów Projektowanie, homologacje i wrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych Licencja oprogramowania Ustalenie uprawnień dostępu do danych B10 B10 B10 B5 B5 B5 B5 B25 B25 B5 B5 B25 B25 B5 B25 B5 B5 B5 B25 B25 B10 B10 B10 031 0310 0311 0312 032 0320 0321 0322 0323 0324 04 040 041 042 05 050 0500 0501 0502 0503 0504 051 06 060 061 062 Tworzenie i eksploatacja baz danych Zakup, wdrażanie i aktualizacja zewnętrznych baz danych Bazy danych, własne projekty i instrukcje ich prowadzenia Ewidencje baz danych Elektroniczne archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych Zasady archiwizowania i sporządzania wydruków Archiwizowanie oprogramowania Archiwizowanie danych z pamięci komputerów lokalnych – w cyklu kilkudniowym Archiwizowanie danych z pamięci komputerów lokalnych – w cyklu tygodniowym Archiwizowanie danych z pamięci komputerów lokalnych – w cyklu miesięcznym Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym z Unii Europejskiej Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych Wydawnictwa i publikacje, popularyzacja Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady Prenumerata dzienników, czasopism Ogłoszenia i obwieszczenia własne Współpraca z mediami Wywiady i informacje dla pracy, radia i telewizji Wycinki prasowe dotyczące działalności własnego urzędu Kroniki i monografie Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i statystyka Strategie Programy Plany i sprawozdania roczne B5 B25 B25 B25 B25 B3 B3 B3 B5 B5 B5 B2 B25 B5 B25 B25 B25 B5 B5 Korespondencja, w tym audyt i kontrola 0620 0621 0622 0623 0624 0625 0626 Projekty własne planu Wersje ostateczne planów własnych (jednostkowe i zbiorcze) Zmiany ustaleń planowych Sprawozdania własne cząstkowe Sprawozdania własne roczne Sprawozdania zbiorcze cząstkowe Sprawozdania zbiorcze roczne B5 B25 B25 B5 B25 B5 B25 0627 B25 B25 B2 B25 Własne i zbiorcze 0810 0811 Informacje o charakterze sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych Plany, sprawozdania komórek organizacyjnych i statystyka Sprawozdania z działalności Statystyczne opracowania cząstkowe Statystyczne opracowania roczne Współdziałanie, kontakty Współdziałanie z organami władzy państwowej Współdziałanie z jednostkami samorządu terytorialnego i innymi instytucjami Współdziałanie z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej Współpraca z instytucjami zagranicznymi Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism Biblioteka Ewidencja zbiorów bibliotecznych Gromadzenie zbiorów bibliotecznych Sprawozdania ostateczne i etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych. Opracowania robocze – kat. B5 np. do wojewody 0812 Wydawnictwa informacyjne i reklamowe B3 0813 Udostępnianie zbiorów bibliotecznych B5 063 0630 0631 0632 07 070 071 072 073 08 080 081 B25 B5 B5 B5 B5 B25 B5 m.in. zakup, prenumeraty, dary, wymiany Katalogi, prospekty, foldery, plakaty, ulotki 0814 082 0820 Brakowanie zbiorów, weryfikacja przydatności Formularze i druki Wzory formularzy i druków B5 B25 B5 B10 0850 Druki powszechnego użytku Druki ścisłego zarachowania Pieczęcie, tablice urzędowe Pieczęcie własne – wzory i ewidencja Tablice urzędowe – wzory treści i formy Opłaty pocztowe, telefoniczne Tabela opłat pocztowych Opłaty pocztowe Wydruki z taryfikacją rozmów wychodzących Składnica akt Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum 0851 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych B25 0852 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej B25 0853 0854 Ewidencja udostępniania dokumentacji w składnicy akt Skontrum dokumentacji w składnicy akt B5 B25 0900 0901 Kontrole Zasady i tryb postępowania w sprawach nadzoru, kontroli i badań własne Książka kontroli Kontrole zewnętrzne własnej jednostki B5 B25 0902 Kontrole wewnętrzne B25 0821 0822 083 0830 0831 084 0840 0841 0842 085 09 090 Obowiązujące i stosowane w PCPR Wzory B25 B5 B5 B5 B5 B25 w tym: spisy zdawczoodbiorcze w tym: spisy zdawczoodbiorcze w tym: spisy zdawczoodbiorcze Okres przechowywania – do czasu przeprowadzenia następnego skontrum Protokoły, wnioski, zalecenia, wystąpienia Protokoły, wnioski, zalecenia, wystąpienia 1100 ŚRODKI RZECZOWE Administracja nieruchomościami Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami Administrowanie nieruchomościami Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń użytkowanych przez PCPR Podatki i opłaty publiczne Konserwacja i eksploatacja nieruchomości, lokali i pomieszczeń Ubezpieczenia majątkowe Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom Ochrona obiektów i mienia Ochrona przeciwpożarowa Ochrona mienia własnej jednostki Gospodarka materiałowa Zaopatrzenie Źródła zaopatrzenia 1101 1102 Zaopatrzenie materiałowe Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych B5 B10 1103 1104 1105 1106 1107 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych Dokumentacja techniczno - eksploatacyjna środków trwałych Konserwacja i remonty środków trwałych Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna Zakup środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i B10 B10 B5 B5 B5 1 10 100 101 1010 1011 1012 1013 1014 1015 102 1020 1021 11 110 111 1110 B25 B10 B10 B5 B10 B5 B5 B10 B10 B5 B5 Zamówienia własne do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa Dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe 1111 1112 1113 1114 1115 112 1120 1121 12 120 1200 1201 1202 1203 1204 1205 13 130 131 132 2 20 200 2000 2001 2002 kurierskich Ewidencja środków transportu Ewidencja własnych środków transportu Użytkowanie obcych środków transportu Eksploatacja środków łączności Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej Inwentaryzacja Wycena, przecena Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych Inwestycje i remonty budowlane Remonty Dokumentacja techniczno - prawna Wykonawstwo remontów kapitalnych – umowy zlecenia Wykonawstwo remontów bieżących Zaopatrzenie materiałowe Protokoły odbioru, rozliczenia Nadzór inwestorski Zamówienia publiczne Korespondencja dotyczącą zamówień publicznych Dokumentacja zamówień publicznych Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych KADRY Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych Wykazy etatów Opisy stanowisk pracy i określenie zakresu kompetencji i zadań Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych B10 B5 B5 B10 B10 B10 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B10 B25 B25 B10 210 211 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy Konkursy na stanowiska 212 Obsługa zatrudnienia 21 2120 2121 2122 213 214 2140 2141 215 2150 2151 216 2160 2161 22 220 221 222 223 224 23 Umowy o pracę Dodatkowe informacje Świadectwa pracy Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych Staże, wolontariat, praktyki Staże zawodowe Praktyki Prace zlecone (umowy cywilno-prawne) Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne Nagradzanie, odznaczanie i karanie Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne Karanie Ewidencja osobowa Akta osobowe osób zatrudnionych Pomoce ewidencyjne do akt osobowych Pomocnicza dokumentacja osobowa Legitymacje służbowe Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy B5 B5 Akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika B5 B5 B5 B5 B5 B5 B50 B10 B10 B5 B50 B50 B5 B5 B5 okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów w tym: programy i systemy ewidencyjne 234 2350 2351 Czas pracy Dowody obecności w pracy Absencje w pracy Rozliczenia czasu pracy Delegacje służbowe Ustalanie i zmiany czasu pracy Urlopy osób zatrudnionych Urlopy wypoczynkowe Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp. 2352 Urlopy bezpłatne 2340 2341 2342 2343 2344 235 24 2403 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno – bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych Służba przygotowawcza Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach Dokształcanie pracowników 2410 Ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna Zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego 240 2401 2402 241 B3 B3 B5 B3 B3 B5 B5 B5 B10 B10 B5 B10 w tym: ich ewidencja Przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika Przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika w tym: przy pomocy jednostek zewnętrznych Studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych: kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych 2411 Obsługa ubezpieczenia społecznego B10 2412 2413 2414 2415 Legitymacje ubezpieczeniowe Dowody uprawnień do zasiłków Emerytury i renty Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy BUDŻET, PODATKI, RACHUNKOWOŚĆ Planowanie i zmiany budżetu Planowanie budżetu Zmiany budżetu Realizacja budżetu i sprawozdanie z wykonania budżetu Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji - PCPR Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji – placówki opiekuńczo - wychowawcze Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji – rodziny zastępcze Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji – warsztaty terapii zajęciowej Sprawozdania z wykonania budżetu Sprawozdania cząstkowe z wykonania budżetu B5 B5 B10 B10 Sprawozdania roczne z wykonania budżetu Realizacja budżetów komórek organizacyjnych Dochody, podatki i opłaty B25 B10 3 30 301 302 31 310 3100 3101 3102 3103 311 3110 3111 312 32 B5 B10 w tym: deklaracje rozliczeniowe do ZUS Jak w klasie 06 B5 B5 B5 B5 B5 Jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne, co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kat. B5 320 3200 3201 33 330 331 332 3320 3321 3322 3323 333 3330 3331 3332 3333 4 40 400 4000 4001 4002 401 4010 4011 4012 4013 402 4020 Egzekucja i windykacja Egzekucja należności pieniężnych Egzekucja administracyjna Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa Polityka rachunkowości i plany kont Obrót bezgotówkowy Księgowość Dowody księgowe Dokumentacja księgowa Ewidencja syntetyczna i analityczna Uzgodnienia sald Rozliczenia płac i wynagrodzeń Dokumentacja płac i potrąceń z płac Listy płac Kartoteki wynagrodzeń Rozliczanie składek na ubezpieczenie społeczne ZDROWIE, POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE Pomoc społeczna Programy i analizy w zakresie pomocy społecznej Programy w zakresie pomocy społecznej Udział w programach i projektach zewnętrznych Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy społecznej Realizacja zadań w zakresie pomocy społecznej Współdziałanie z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej Otwarte konkursy ofert na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej Oferty z własnej inicjatywy podmiotów zewnętrznych na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej Realizacja przez podmioty zewnętrzne zadań z zakresu pomocy społecznej Umowy i porozumienia z jednostkami realizującymi zadania z pomocy społecznej Umowy i porozumienia z jednostkami realizującymi zadania z pomocy B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B50 B50 B50 B25 B10 B25 B10 B5 B5 B5 B10 Opracowania własne Opracowania własne 4021 403 4030 4031 4032 404 4040 4041 4042 4043 4044 4045 405 4050 4051 4052 406 4060 4061 4062 4063 407 4070 4071 4072 społecznej – placówki opiekuńczo - wychowawcze Umowy i porozumienia z jednostkami realizującymi zadania z pomocy społecznej – rodziny zastępcze Domy Pomocy Społecznej Decyzje umieszczające w Domu Pomocy Społecznej Decyzje zmieniające Decyzje uchylające pobyt w Domu Pomocy Społecznej Praca socjalna Poradnictwo specjalistyczne Interwencja kryzysowa Pomoc kombatantom Pomoc cudzoziemcom, uchodźcom i repatriantom Zapobieganie patologiom społecznym Szkolenia i poradnictwo rodzinne Kierowanie dziecka do placówki opiekuńczo – wychowawczej oraz monitorowanie jego pobytu Dokumentacja dziecka kierowanego do placówki opiekuńczo wychowawczej Skierowania do placówki opiekuńczo - wychowawczej Decyzje o odpłatności za pobyt dziecka w placówce opiekuńczo wychowawczej Udzielanie pomocy wychowankom i podopiecznym placówek opiekuńczo-wychowawczych oraz wychowankom rodzin zastępczych Przyznawanie świadczeń pieniężnych Kompletowanie dokumentacji wychowanków Zaświadczenia o osiągniętych dochodach Korespondencja z wychowankami Rodziny zastępcze Dobór rodzin zastępczych Opiniowanie rodzin zastępczych Monitorowanie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej B10 B10 B10 B10 B10 B10 B5 B5 B5 B5 B10 B10 B10 B10 B10 B2 B5 B10 B10 B10 Decyzje Rejestr zaświadczeń np. przekazywanie wywiadów środowiskowych do Sądu 4073 4074 4075 41 410 411 4110 4111 4112 412 4120 4121 4122 413 4130 4131 4132 4133 4134 4135 4136 42 420 Rozliczenia finansowe w zakresie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej Zaświadczenia o osiągniętych dochodach Korespondencja dot. rodzin zastępczych Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej Zagadnienia ogólne w zakresie rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych Programy i działania na rzecz osób niepełnosprawnych Realizacja i monitorowanie programów na rzecz osób niepełnosprawnych Zadania finansowane ze środków PFRON Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla instytucji Dofinansowanie kosztów tworzenia i działania warsztatów terapii zajęciowej Dofinansowanie sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla osób fizycznych Dofinansowanie uczestnictwa dorosłych osób niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych Dofinansowanie uczestnictwa dzieci niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego Dofinansowanie przedmiotów ortopedycznych i środków pomocniczych Dofinansowanie likwidacji barier architektonicznych Dofinansowanie likwidacji barier w komunikowaniu się Dofinansowanie likwidacji barier technicznych Zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności Powoływanie i odwoływanie członków zespołu do spraw orzekania niepełnosprawności B10 B2 B5 Rejonowego – Wydział Rodzinny i Nieletnich Decyzje Rejestr zaświadczeń B10 B5 B5 B5 B10 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B10 Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia zadania 421 4210 4211 Orzekanie o stopniu niepełnosprawności Powoływanie składów Orzeczenia o stopniu niepełnosprawności – dorośli B5 B10 4212 Orzeczenia o stopniu niepełnosprawności – dzieci B10 4213 Legitymacje dla osób niepełnosprawnych – dorośli B5 4214 Legitymacje dla osób niepełnosprawnych – dzieci B5 4215 Karty parkingowe B5 Wnioski oraz niezbędna dokumentacja do wydania orzeczenia o stopniu niepełnosprawności Wnioski oraz niezbędna dokumentacja do wydania orzeczenia o stopniu niepełnosprawności Wnioski o wydanie legitymacji Wnioski o wydanie legitymacji
