Praktyka na rynku biurowym Okiem eksperta

CBRE
Praktyka na rynku biurowym
Okiem eksperta
www.cbre.eu/research
Kwiecień 2013
GAMBIT RENEGOCJACJI – STAY OR GO?
Daniel Bienias – Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców
Joanna Mroczek - Dyrektor Działu Doradztwa i Badań Rynku
Renegocjować czy szukać nowego biura? Jakie korzyści można uzyskać w przypadku renegocjacji? Kiedy rozpocząć
proces? Jak się przygotować? Jakich strategii użyć, aby osiągnąć jak najlepszą pozycję i uzyskać najwięcej
oszczędności? Czy obecny rynek nieruchomości sprzyja renegocjacjom? O czym należy pamiętać? – eksperci rynku
odkrywają niektóre tajniki strategii negocjacyjnych w procesie renegocjacji warunków najmu powierzchni biurowych.
W dobie niestabilnej koniunktury i nieustannego
poszukiwania oszczędności, firmy coraz częściej stają
przed dylematem efektywnego zarządzania swoimi
umowami najmu. Niepewność co do przyszłej sytuacji na
rynku nieruchomości komercyjnych, coraz częściej
przekłada się na trudność w podejmowaniu decyzji
dotyczących podpisywania nowych umów.
W ciągu ostatnich trzech lat, renegocjacje miały istotny
udział w całkowitej ilości wynajętej powierzchni biurowej
w Warszawie. W 2012 roku w stolicy wynajęto
610.000 mkw. powierzchni biurowej, z czego
renegocjacje stanowiły 28%, czyli prawie 170.000 mkw.
Łącznie zarejestrowaliśmy 132 takie transakcje.
W tym roku wygaśnie znaczna ilość umów podpisanych w
2008r., który był rekordowy pod względem nowych
umów. Firmy muszą podjąć decyzję czy szukać innego
biura, czy pozostać w dotychczasowym. W obliczu
wzrostu popytu na tańsze parki biurowe i lokalizacje na
obrzeżach centrum Warszawy, najemcy decydujący się
na renegocjowanie umów na powierzchnie biurowe
położone w centralnych lokalizacjach stolicy mają
relatywnie dobrą pozycję przetargową oraz szansę na
uzyskanie korzystniejszych warunków.
Renegocjacje w Warszawie (mkw.)
Najlepszym sposobem przedstawienia dylematów przed
jakimi stoją firmy, będzie studium przypadku. Najemca z
sektora IT miał średniej wielkości biuro w budynku na
obrzeżach centrum Warszawy, które całkowicie
odpowiadało zarządowi firmy. Budynek był całkiem nowy
- firma przeprowadziła się półtora roku wcześniej, po kilku
latach wynajmowania lokali w kamienicach i
postkomunistycznych
biurowcach.
Biuro
było
przygotowane dla 80 pracowników, decyzje o
podpisaniu umowy najmu zapadały w okresie szybkiego
wzrostu gospodarczego (niekoniecznie objawiającego się
większymi przychodami), potencjalną sprzedażą firmy
przez udziałowców. Niestety szybko okazało się, że
nowoczesne biuro i zobowiązania stały się dużym
obciążeniem dla spółki. Zatrudnienie zredukowano o
połowę, bieżące przychody nie wystarczały na wypłaty
pensji, udziałowcy nie bardzo wiedzieli, gdzie szukać
oszczędności i jak ratować firmę.
Czy taka sytuacja coś Państwu przypomina? Szybsze
cykle koniunkturalne, rosnące zróżnicowanie branżowe,
nieustanne zmiany, a czasem wręcz niemożność
planowania oraz coraz bardziej wymagana przez
klientów elastyczność stawia przed firmami nieustające
wyzwania. Jednym z nich jest rozważna polityka
nieruchomościowa firmy.
Jakie są opcje działania w wyżej opisanym przypadku?
Umowa najmu jest formą zabezpieczenia interesów obu
stron, nie przewiduje możliwości zmiany zawartych w
nich zapisów, a przede wszystkim jest zawarta na czas
oznaczony. Czynsz musi być zapłacony, nawet gdy firma
znalazła się w trudnej sytuacji finansowej. Oczywiście
wyżej opisana sytuacja była dość ekstremalna, natomiast
w większości przypadków renegocjacje warunków
umowy nie są związane tylko z obniżeniem czynszu.
Praktyka rynkowa zmienia się wraz z cyklami koniunktury
na rynku, wymagania najemców kształtują decyzje
wynajmujących. To co 5 lat temu, w momencie
podpisywania umowy było normą, obecnie może
wyglądać zupełnie inaczej.
Strona 1
© 2013, CBRE
Praktyka na rynku biurowym Okiem eksperta
Znajdź doradcę! Najprostszym rozwiązaniem jest
zatrudnienie doradcy do spraw nieruchomości. Jest to
jedyny dobry sposób, aby profesjonalne przeprowadzić
renegocjacje. Wynajmujący robią wszystko, aby wynająć
szybko, jak najwięcej powierzchni i uzyskać wysoką cenę
najmu, a najemcy mają ograniczone budżety i pragną
uzyskać jak najwięcej korzyści i udogodnień od właściciela
budynku. Dobry, doświadczony negocjator uzyska dla
najemcy najkorzystniejsze warunki, i sprawi, że obie strony
po renegocjacjach będą zadowolone.
Doradcy, pracując aktywnie na rynku nieruchomości, mają
wpływ na jego zmiany. Kształtowanie rynku, polega na
umiejętnym wpływaniu na właścicieli nieruchomości, aby
byli w stanie (czyli mogli przekonać swoich udziałowców,
banki, zarządy) zaakceptować coś co na pierwszy rzut oka
nie jest możliwe do zaakceptowania. Trzeba podkreślić
również znaczenie słowa nieustannie – doradcy
przeprowadzają transakcje codziennie, dobrze znają
rynek, mają doświadczenie i potrafią przeanalizować
sytuacje w sposób trafny, poparty konkretnymi przykładami.
Doradcy potrafią w umiejętny sposób pozycjonować
sytuację Najemcy, tak aby podczas rozmów uzyskać jak
najwięcej korzyści.
Szukaj oszczędności! Wynajmujący, planując swój
biznes długoterminowo, starają się unikać ryzyka.
Stabilność przychodów jest o wiele ważniejsza niż częste
wymiany najemców, które związane są ze znacznymi
wydatkami
na marketing,
prowizje agentów czy
utrzymywanie wolnej powierzchni nie przynoszącej
przychodu.
Jeżeli właściciel budynku będzie przekonany, że kłopoty
firmy są przejściowe, firma ma solidne podstawy i w
zamian za krótkoterminowe obniżki może wydłużyć
umowę najmu, można uzyskać potrzebne oszczędności.
Analizuj sytuację! Renegocjacje muszą zostać poparte
gruntowną analizą sytuacji najemcy i celów jakie chcemy
osiągnąć: obniżka czynszu, zredukowanie ukrytych
zobowiązań (nakłady na przywrócenie powierzchni do
stanu wyjściowego), czasowe obniżenie zobowiązań,
redukcja powierzchni, wynegocjowanie elastycznych
zapisów odnośnie dobierania powierzchni, podnajmu etc.
Istotna jest również sytuacja Wynajmującego: jaka jest
jego pozycja na rynku, jaka strategia, czy wynajmujący ma
w planach sprzedaż budynku (strategia krótkoterminowa),
czy
buduje portfel
nieruchomości (strategia
długoterminowa). Trzeba wziąć pod uwagę wszystkie
możliwe scenariusze, jak wygląda sytuacja innych
najemców w budynku - czy potrzebują dodatkowej
powierzchni, czy może znaleźli się w podobnej, trudnej
sytuacji, czy jakaś firma jest zainteresowana przejęciem tej
powierzchni i umowy najmu.
Wszelkie informacje zebrane na etapie analizy sytuacji
pozwalają na określenie strategii renegocjacji i mają istotny
wpływ na ich przebieg.
Największe renegocjacje w 2012 w Warszawie
Kwiecień 2013
Najemca
Budynek
Powierzchnia (mkw.)
Axel Springer Trinity Park I
9.100
Generali
Marynarska Point
7.700
AXA
Warsaw Trade Tower
7.000
Gaz System
Cristal Park
6.500
Accenture
Europlex
5.800
Strona 2
© 2013, CBRE
Co więcej, przy przedłużeniu umowy najmu można
uzyskać dodatkowe udogodnienia w postaci zwolnienia z
czynszu, jak również budżet na odświeżenie powierzchni,
który można spożytkować na wydzielenie powierzchni dla
podnajemcy. Warto też porozmawiać o indeksacji i
kosztach eksploatacyjnych.
Ważne jest, aby dokładnie przeanalizować zapisy
umowy najmu, a przede wszystkim zapisy dotyczące
przywrócenia powierzchni do stanu wyjściowego. Jeżeli
były przeprowadzone zmiany, przebudowy w trakcie
najmu, w budżecie firmy są specjalne rezerwy na ten cel.
Warto zadbać, aby wykreślić zapisy o przywróceniu
powierzchni do stanu wyjściowego i wykorzystać
zgromadzone środki na działalność podstawową.
A jak poradził sobie wspomniany najemca z branży IT?
Firma prosperuje dobrze, jest liderem na rynku w swoim
sektorze, a jej prezes pamięta, że redukcja zobowiązań
za najem biura, jako jeden z elementów strategii
naprawczej, pozwoliła uratować spółkę i miejsca pracy.
Podsumowując: każdą umowę w każdym czasie warto
renegocjować!.
Praktyka na rynku biurowym Okiem eksperta
GAMBIT RENEGOCJACJI
W procesie renegocjacji zarówno deweloper jak i
najemca musi wziąć pod uwagę szereg czynników, które
Struktura umów najmu w Warszawie
będą decydowały o jego przewadze negocjacyjnej.
1. Pułapka przeszacowania. Najemca łatwo może
wpaść
w
pułapkę
przeszacowania
potencjalnych
kosztów szukania nowego biura (nowa aranżacja biura,
przeprowadzka,
obsługa
procesu,
przywrócenie
powierzchni do stanu pierwotnego).
2. Dodatkowe
fundusze.
Właściciel
dodatkowo
oferuje fundusze na odświeżenie biura i przekonuje
najemcę do nowej umowy najmu za określony czynsz,
który wydaje się słusznym poziomem rynkowym.
3. Dodatkowe koszty. W rzeczywistości najemca nie
uwzględnia znacznie wyższych kosztów, jakie właściciel
poniósłby
w
przypadku
opuszczenia
przez
niego
budynku (koszty całkowitego remontu, obsługa transakcji,
koszty marketingu, wyższe zachęty dla nowego najemcy,
czy koszt utrzymania pustej powierzchni).
4. Pułapka „win win”. Uniknięcie pułapki „win - win”
możliwe jest dzięki zatrudnieniu doradcy, który orientując
się w warunkach rynkowych i faktycznych kosztach
ponoszonych przez wszystkie strony, może wesprzeć
najemcę w procesie negocjacji i uzyskać znacznie
większe oszczędności niż w wyniku samodzielnych
działań.
5. Koszt doradcy. Ponosząc koszt doradcy, firma nie
tylko może uzyskać znacznie wyższe oszczędności, ale
również zapewnić sobie warunki najmu zabezpieczające
firmę w przyszłości przed nagłymi zmianami koniunktury.
Kwiecień 2013
Całkowity poziom najmu w Warszawie (mkw.)
Strona 3
© 2013, CBRE
PODSUMOWANIE
Odnowienie lub ulepszenie umowy najmu:
• Niezależnie od terminu zakończenia umowy
• Każdy czas jest dobry na renegocjacje
• Duże oszczędności dla firm
• Nowe udogodnienia
Ważne: zatrudnienie agenta
• Silniejsza pozycja firmy w negocjacjach
• Doświadczenie
agenta
w
podobnych
transakcjach
• Doświadczenia agenta w przygotowaniu
procesu
Czas:
• 18 miesięcy przed zakończeniem umowy; dla
dużych firm i projektów nawet 24 miesiące
Praktyka na rynku biurowym Okiem eksperta
KONTAKTY
Więcej informacji odnośnie rynków nieruchomości komercyjnych:
CBRE Reprezentacja Najemcy
CBRE Doradztwo i Badania Rynku:
Daniel Bienias
Dyrektor
Rondo ONZ 1
00-124 Warszawa
t: +48 22 544 8038
e:: [email protected]
Joanna Mroczek
Dyrektor
Rondo ONZ 1
00-124 Warszawa
t: +48 22 544 8061
e: [email protected]
+ FOLLOW US
GOOGLE+
FACEBOOK
WWW.CBRE.PL
Research and Consulting
Niniejszy raport został przygotowany przez Dział Doradztwa i Badań Rynku CBRE w Polsce, będący częścią CBRE Global Research and Consulting – sieci doświadczonych
konsultantów oraz ekspertów zajmujących się badaniem rynku nieruchomości komercyjnych, dostarczających raporty rynkowe, prognozy ekonometryczne oraz rozwiązania
doradcze dla inwestorów oraz najemców z całego świata.
Kwiecień 2013
Disclaimer
CBRE oświadcza, iż informacje zawarte w raportach pochodzą ze źródeł, które uważa za wiarygodne, jakkolwiek prawdziwość informacji nie została przez CBRE
zweryfikowana i związku z tym CBRE nie gwarantuje ani nie zapewnia, że informacje te są prawdziwe. Jakiekolwiek przewidywania, opinie, założenia, oszacowania
zawarte w raportach zostały podane jedynie dla przykładu i nie odzwierciedlają aktualnej ani przyszłej sytuacji na rynku. Ani CBRE ani jakikolwiek jej reprezentant, lub
pracownik CBRE nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez Klienta powstałe na skutek wykorzystania w jakikolwiek sposób raportów w całości lub w części.
Stona 4
© 2013, CBRE