Kosztowne błędy najemców biur Wybór nowoczesnej powierzchni

Kosztowne błędy najemców biur
Wybór nowoczesnej powierzchni biurowej powinien być poparty dokładną, wielokryterialną
analizą. Dlaczego? Niektórzy deweloperzy, chcąc być bardziej konkurencyjni, manewrują kosztami i
danymi, co utrudnia obiektywne porównanie ofert.
- Nowoczesne powierzchnie biurowe to wieloskładnikowe czynsze, skomplikowane umowy,
długoletnie i mało elastyczne zobowiązania oraz trudne, specjalistyczne tematy związane z
technicznym wyposażeniem budynku. Wysokość bazowej stawki czynszu niewiele tak naprawdę mówi
o całkowitych, realnych kosztach najmu – mówi Mariusz Wiśniewski, Szef biura CBRE w Gdańsku. Może się okazać, że korzystna różnica w cenie czynszu za m kw. wynosząca nawet 2-3 EURO, w
ogólnym rozrachunku wcale nie przyniesie najemcy oszczędności – dodaje.
Czkawka cenowego pragmatyzmu
Czynsz stanowi największy składnik kosztów najmu powierzchni biurowej, jednak jego bazowa stawka
w żaden sposób nie odzwierciedla realnie ponoszonych kosztów. - Najemcy często widzą tylko liczby,
np. 11 EURO za m kw. w jednym budynku i 13 EURO w drugim, ale rzadko zastanawiają się, co się tak
naprawdę z tym wiąże. Wynajmując pozornie tańsze biuro, słono płacą później za jego eksploatację –
mówi Maciej Brożek z firmy Torus, będącej deweloperem gdańskiej Alchemii. Dlaczego tak się dzieje?
Biurowce mające pozornie taki sam standard, mogą się znacznie różnić jakościowo, a tego nie da się
zauważyć ani z zewnątrz, ani pobieżnie przyglądając się wnętrzom. Korzystna różnica w wysokości
czynszu może natomiast zostać całkowicie zniwelowana przez późniejsze opłaty eksploatacyjne i
szereg dodatkowych, nierzadko ukrytych kosztów, którymi niektórzy deweloperzy manewrują, chcąc
być bardziej atrakcyjnymi cenowo. - Deweloperzy czasami wprowadzają swoich klientów w błąd
głównie w kwestii zakresu opłat eksploatacyjnych, zachęt finansowych, a także standardu budynków.
Dzieje się tak głównie na etapie wyboru lokalizacji, gdzie trudno osobie bez doświadczenia porównać
poszczególne opcje oferowane przez podobnej klasy budynki – mówi Mariusz Wiśniewski z CBRE.
Samo porównanie wysokości opłat stałych, czyli czynszu i tzw. service charge, bez dokładnej analizy
tego, co się tak naprawdę w nich kryje, nie daje więc żadnej pewności optymalnego wyboru. - Należy
bezwzględnie porównywać te same produkty w budynkach, a nie stawki. Przeanalizować najpierw
wyjściowy standard deweloperski i kwotę budżetu dodatkowego, jaki będzie potrzebny, potem metraż
i efektywność powierzchni – komentuje Robert Karniewski, dyr. regionalny w Colliers International.
W szczegółach umowy diabeł tkwi
Zasadą w nowoczesnych biurowcach jest pokrywanie przez najemców kosztów związanych z
utrzymaniem obiektu (czyli podatki, ubezpieczenia, opłaty techniczne, czystość itp.). Część
deweloperów przemyca jednak poza opłaty eksploatacyjne pewien zakres prac, który zgodnie z dobrą
praktyką, inni uwzględniają (np. serwis maszyn i urządzeń na powierzchni najemców, przeglądy
instalacji itp.). Takie działania tylko pozornie różnicują koszty, które i tak dosięgną najemcę na
osobnych fakturach. Warto też dokładnie przyjrzeć się partycypacji we wszystkich kosztach części
wspólnych, gdyż deweloperzy przedstawiają to w różny sposób, co dodatkowo utrudnia porównanie
budynków. Bardzo ważną kwestią są opłaty za ogrzewanie i chłodzenie. - Najczęściej właściciele
budynków nie wliczają do opłat tych kosztów, co może niemiło zaskoczyć nieświadomego klienta
rachunkiem w wysokości większej nawet o. 3-4 PLN/m kw. miesięcznie – dodaje Mariusz Wiśniewski.
W niektórych budynkach dzieli się je proporcjonalnie wśród najemców, ale ci potrafią być przecież
bardzo zróżnicowani pod względem zużycia. Warto więc zwrócić tutaj uwagę na opomiarowanie
wynajmowanych powierzchni indywidualnymi licznikami. Pozwoli to płacić za rzeczywiste zużycie, a
nie dokładać np. do rachunków za ciepło marnotrawione przez sąsiada. Nie zaszkodzi też porównać,
jaką stawkę za energię elektryczną oferują deweloperzy. Będzie się ona różniła w zależności od tego,
co indywidualnie wynegocjowali z dostawcą, co przełoży się na koszty najemcy. A różnice są
niebagatelne, mogą sięgać nawet 30%.
Pokaż kotku, co masz w środku
Standard podobnych na pierwszy rzut oka budynków i powierzchni może się znacząco różnić.
Wskazana jest zatem dokładna analiza tego, co otrzymujemy i za co płacimy. Bardzo istotne jest
wykończenie powierzchni. - Kontrybucja finansowa, czyli udział dewelopera w kosztach tzw.
dodatkowych ulepszeń powierzchni, również w żadnym przypadku nie powinna być rozpatrywana
przez pryzmat wysokości przeznaczonych na to kwot, gdyż wielu deweloperów w standardzie
przekazuje powierzchnie np. bez podłóg technicznych i podwieszanych sufitów – mówi Mariusz
Wiśniewski. 200 EUR na m kw. w jednym budynku może brzmieć atrakcyjniej wobec 50 EUR na m kw.
w drugim. Po szczegółowej analizie standardów technicznych może się jednak okazać, że opcja
pozornie dająca mniej, de facto pozwoli się cieszyć powierzchnią wykończoną pod klucz, podczas, gdy
"hojny" konkurent będzie kazał dopłacić do kosztów aranżacji. - Najemcy często finalnie akceptują
oferty zawierające największe kontrybucje finansowe, a zwykle jest to sukcesem na krótką metę potwierdza Robert Karniewski z Colliers International. Do tego dochodzi temat rzeka, czyli szereg
aspektów technicznych m.in. kategoria okablowania, energooszczędność oświetlenia (dla przykładu,
w większości budynków oświetlenie bazuje na mocy 4x18W, w Alchemii będzie to 4x10W, co oznacza
oszczędność 32W na jednej tylko oprawie oświetleniowej!), wydajność systemów wentylacyjnych
(ilość dostarczanego na powierzchnię świeżego powietrza; dla przykładu w Alchemii jest to 50 m3 na
osobę/godzinę) czy bezpieczeństwo energetyczne (podwójne przyłącze budynku i własne generatory
prądu na wypadek awarii). Tematy te będzie jednak w stanie zrozumieć wyłącznie osoba stale
współpracująca z deweloperami przy różnych tego typu procesach.
Określ potrzeby i pytaj eksperta
Klient wyrwany z tematów swojej bieżącej działalności, odległej od nieruchomości, porusza się na
tym rynku z oczywistymi ograniczeniami. Dużo lepiej radzą sobie międzynarodowe korporacje w
większości mające swoje działy nieruchomości, co dla deweloperów oznacza ścisłe, trudne, ale też
wdzięczne negocjacje, bowiem taki partner wie, czego chce. Zdarza się jednak, że firmy wybierając
biura naiwnie polegają na własnej „intuicji”, która nie zastąpi niestety wiedzy i doświadczenia.
Zamiast eksperymentować lepiej skorzystać z pomocy firm doradczych, które dobrze znają sytuację
deweloperów, są w stanie ocenić wady i zalety budynków, mają też własne, sprawdzone strategie
negocjacji. Dostarczają też profesjonalne dokumenty potrzebne do podjęcia decyzji biznesowych,
takie jak kalkulacje efektywnej stawki czynszu czy techniczne porównanie budynków. Pozwala to
zaoszczędzić ogromne pieniądze. Według danych CBRE oszczędności wygenerowane u najemców
poszukujących ok. 1000 m2, dzięki zaangażowaniu doradcy, mogą sięgać nawet 0,25 mln EUR
rocznie. Tego rodzaju analizy dostarczają też niektórzy deweloperzy. - Analiza kosztowa
przygotowana we współpracy z klientem wykazała, że wynajęcie powierzchni w jednym z naszych
budynków, mimo niemal dwukrotnie wyższej stawki czynszu, przyniesie finalnie zbliżony poziom
kosztów, w stosunku do ponoszonych obecnie w starym obiekcie o niskim standardzie. Zadecydowała
o tym znacznie mniejsza, ale bardziej efektywna powierzchnia i zdecydowanie niższe koszty
eksploatacji – dodaje Maciej Brożek z firmy Torus. Mniej istotne, jednak warte przeanalizowania jest
też to, co może się dziać po zawarciu umowy, czyli codzienna współpraca najemcy i zarządcy. Biorąc
pod uwagę standardy i charakter pracy warto sprawdzić, czy mamy do dyspozycji 24-godzinny serwis,
który w razie potrzeby szybko usunie drobne usterki, a w przypadku poważniejszej awarii
skoordynuje prace profesjonalnych ekip serwisowych minimalizując jej skutki.