Załącznik nr 5 do SIWZ - Izba Administracji Skarbowej w Warszawie

Izba Skarbowa w Warszawie
Załącznik Nr 2 do SIWZ
OPIS I ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na terenie Polski na rzecz Izb
Skarbowych i podległych im urzędów skarbowych oraz Izb Celnych, których wykaz stanowi
Załącznik Nr 1 do SIWZ, zwanych dalej Jednostkami, usług doręczania przekazów pocztowych
(w gotówce) oraz ich ewentualnych zwrotów Jednostkom w przypadku braku możliwości ich
doręczenia.
2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:
2.1. Przyjmowanie od Jednostek elektronicznych zleceń doręczenia do adresatów kwot przekazów
pocztowych,
2.2. Doręczenie (wypłatę w gotówce) adresatowi (lub osobom uprawnionym) kwot przekazów
pocztowych,
2.3. Zwrot kwot przekazów pocztowych w formie elektronicznej do Jednostek bez dodatkowych opłat
z tytułu ich zwrotu w przypadku braku możliwości ich doręczenia/wypłaty odbiorcom.
Koszt opłat z tytułu zwrotu niedoręczonych kwot wynikających z przekazów pocztowych
Wykonawca skalkuluje w kosztach opłat za doręczenie (wypłatę).
W trakcie realizacji usług przekazu pocztowego Wykonawca będzie zobowiązany stosować się do
przepisów, zasad i procedur przewidzianych w:
3.1. Ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tekst jedn. Dz. U. z 2016 poz. 1113) oraz w
aktach wykonawczych wydanych na jej podstawie,
3.2. Regulaminie usługi doręczania przekazów pocztowych obowiązującego u Wykonawcy;
3.3. Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U z 2015 r. poz. 613).
3.
4. Techniczne uwarunkowania dotyczące elektronicznej usługi nadawania przekazów pocztowych
zapewniającej prawidłowe działanie systemu e-Podatki w tym jednakowe wczytywanie plików
przygotowanych w:
- POLTAX2B - przekazy pocztowe podatkowe związane ze zwrotami z rozliczenia rocznego;
- EGAPOLTAX - przekazy związane z egzekucja administracyjną.
4.1 Usługa winna umożliwiać nadanie zlecenia wypłaty kwoty pieniężnej za pośrednictwem usługi typu
WebService. Komunikacja w usłudze nie powinna zawierać załączonych plików (załączonych
plików binarnych), powinna się odbywać w oparciu o jawnie opisane struktury xsd.
4.2 Usługa powinna pozwalać na obsługę przekazów pocztowych krajowych.
4.3 Usługa powinna pozwalać na przyjmowanie wielu przekazów w jednym komunikacie.
Zamawiający wymaga aby komunikat zawierał poniższe informacje:
a. Dotyczące odbiorcy przekazu: imię i nazwisko odbiorcy przekazu, ulica, numer domu, numer
lokalu, miejscowość, kod pocztowy. Dane adresowe powinny mieć format (typ danych, ilość
dostępnych znaków itp.), zgodny z słownikami TERYT (Krajowy Rejestr Urzędowego Podziału
Terytorialnego Kraju). System ma zagwarantować możliwość modyfikacji struktur bazodanowych
w przypadku zmiany w systemach referencyjnych (w bazie TERYT).
b. Unikalny, generowany przez Jednostkę, numer identyfikujący każdy pojedynczy przekaz.
Wykonawca zapewni dla numeru przekazu odrębne dedykowane pole.
c. Jedną kwotę, która jest sumą kwoty przekazu pocztowego dla odbiorcy oraz kwoty kosztów
doręczenia przekazu. Kwota kosztów doręczenia naliczana i potrącana jest przez Wykonawcę.
Wyliczona kwota kosztów nie może zmieniać kwoty określonej przez Jednostkę.
4.4 Wykonawca będzie weryfikował poprawność komunikatów pod kątem technicznym (walidacja
względem xsd) i w trybie natychmiastowym (synchronicznie) informował za pośrednictwem usługi
Jednostkę o wyniku weryfikacji poprawności. Jeżeli weryfikacja wykaże, że paczka zawiera błędne
przekazy, usługa powinna mieć możliwość zaakceptowania poprawnych przekazów do nadania lub
odrzucenia wszystkich przekazów w paczce. Jednostka musi mieć możliwość wyboru jaki procent
PN/10/2016
38
Izba Skarbowa w Warszawie
lub jaka liczba niepoprawnych przekazów w jednej paczce powoduje odrzucenie całej paczki.
Dopuszczalna jest parametryzacja liczby błędów w paczce poprzez konfigurację w danych usługi.
Komunikat zwrotny (synchroniczny response) musi zawierać unikalny nr paczki (obowiązkowo)
oraz informacje o błędnych przekazach. Jednostka w ramach jednego wywołania /jednej paczki/
musi mieć możliwość nadania minimum 10 000 przekazów w czasie komunikacji min. 10 sek.
w trybie natychmiastowym (synchronicznie).
Informacje w odpowiedzi wymagane przez Jednostki:
a. Unikalny numer paczki generowany przez Wykonawcę.
b. Status z informacją, czy paczka jest przyjęta do realizacji, czy odrzucona.
c. Opisy błędów i dane przekazów, których dotyczą błędy.
d. Unikalny numer pojedynczego przekazu przesłany przez Jednostkę w paczce z przekazami.
e. Suma kwot prawidłowych przekazów w paczce.
4.5 Suma wszystkich poprawnych przekazów w paczce opłacana będzie przez Jednostkę przez przelew
bankowy. Tytuł przelewu bankowego zawiera unikalny numer paczki utworzony przez Wykonawcę.
Wykonawca umożliwi pobranie (jako zapytania i odpowiedzi WebService) przez Jednostkę
informacji o potwierdzeniu opłacenia przekazów.
Komunikat potwierdzający opłacenie przez Jednostkę przekazów w paczce musi zawierać:
a. Informacje o wszystkich poprawnych przekazach pocztowych.
b. Kwotę przesłaną w paczce przekazów rozbitą na kwotę przekazu pocztowego, który ma zostać
dostarczony do odbiorcy oraz kwotę opłaty za dostarczenie przekazu.
c. Unikalny numer pojedynczego przekazu przesłany przez Jednostkę w paczce z przekazami.
4.6 Wykonawca zobowiązany będzie umożliwić Jednostkom pobranie informacji o niepodjętych
przekazach (jako zapytania i odpowiedzi WebService). Komunikat musi zawierać informacje
o niepodjętych zwrotach od chwili ostatniego zapytania.
Informacje w odpowiedzi wymagane przez Jednostki:
a. Unikalny numer paczki generowany przez Wykonawcę, w którym przekaz został nadany.
b. Opis przyczyn niedostarczenia przekazu.
c. Unikalny numer pojedynczego przekazu wygenerowany przez Wykonawcę, w którym przekaz
został nadany, jeżeli został nadany.
d. Unikalny numer pojedynczego przekazu przesłany przez Jednostkę w paczce z przekazami,
w którym przekaz został nadany.
e. Kwotę zwrotu każdego niedostarczonego przekazu.
f. Imiona i nazwiska adresatów niedostarczonych przekazów.
4.7 Wykonawca pozwoli, w zależności od woli Jednostek, zwracać kwoty niepodjętych przekazów
jednym zbiorczym przelewem bankowym, z podziałem przelewu na paczki lub każdy
niedostarczony przekaz osobnym przelewem. W zależności, czy przelew zawiera sumę niepodjętych
przekazów, czy pojedynczy zwrot, tytuł przekazu będzie zawierał datę przelewu, numer
pojedynczego przekazu oraz adres i NIP pierwotnego adresata przekazu (podatnika).
4.8 Wykonawca dostarczy na żądanie Jednostki raport (jako zapytania i odpowiedzi WebService)
dotyczący aktualnego statusu przekazów w wybranej paczce.
Informacje wymagane przez Jednostki:
a. Numer identyfikacyjny paczki, której raport dotyczy.
b. Status paczki oznaczający, czy wszystkie przekazy zostały zamknięte, czyli dostarczone do
odbiorców lub zwrócone.
c. Status każdego przekazu.
d. Kwota każdego przekazu.
PN/10/2016
39
Izba Skarbowa w Warszawie
5.
Wykonawca przystąpi do realizacji doręczenia odbiorcom/adresatom przekazów pocztowych,
nie później niż drugiego dnia roboczego po potwierdzeniu wpływu środków finansowych na daną
paczkę.
6. Doręczenie przekazu pocztowego w gotówce adresatowi będzie odbywało się na standardowych
drukach obowiązujących u Wykonawcy. Zamawiający dopuszcza sporządzanie czytelnego
blankietu przekazu pocztowego komputerowo.
7. Wykonawca zobowiązany jest do doręczenia przekazów pocztowych w gotówce adresatom/
odbiorcom z uszkodzeniem narządu ruchu powodującym konieczność korzystania z wózka
inwalidzkiego, niewidomym lub ociemniałym w miejscu stałego zamieszkania, bez pobierania
dodatkowych opłat.
8. W przypadku niemożności doręczenia przekazu pocztowego adresatowi/odbiorcy przekazu
w terminie 14 dni od pozostawienia pisemnego zawiadomienia adresatowi o przekazie pocztowym
Wykonawca w ciągu 7 dni dokona zwrotu kwoty przekazu na rachunek bankowy Jednostki/urzędu
skarbowego, z którego dokonano opłacenia przekazów.
9. Wykonawca może przyjąć od adresata pisemne oświadczenie o udzieleniu innej osobie
pełnomocnictwa do odbioru przekazu pocztowego. Pełnomocnictwo musi zawierać co najmniej:
a. imię i nazwisko oraz rodzaj, serię i numer dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego tożsamość
osoby udzielającej pełnomocnictwa;
b. zakres pełnomocnictwa;
c. imię i nazwisko oraz rodzaj, serię i numer dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego tożsamość
pełnomocnika.
Adresat może udzielić pełnomocnictwa w placówce Wykonawcy w obecności jego pracownika lub
w przypadku, gdy adresat nie jest w stanie poruszać się samodzielnie, w miejscu jego pobytu,
okazując dokument potwierdzający tożsamość. Pełnomocnictwo może być odwołane w każdym
czasie.
10. Jednostki i adresat będą uprawnieni do zgłaszania reklamacji w każdym punkcie odbioru
przekazów pocztowych niedoręczonych pod wskazany adres (awizowanych). Reklamacja będzie
mogła być wniesiona nie później niż w terminie 12 miesięcy od dnia nadania przekazu
pocztowego zgodnie z art. 92 Ustawy z dnia 23 listopada 2012 – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z
2016 poz. 1113).
11. Dla celów realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest dysponować
co najmniej jednym punktem odbioru przekazów pocztowych niedoręczonych pod wskazany adres
(awizowanych) znajdującym się na terenie każdej gminy w kraju. W miejscowościach, w których
jest więcej niż jedna siedziba Jednostek, Wykonawca jest zobowiązany dysponować tyloma
punktami odbioru przekazów pocztowych niedoręczonych pod wskazany adres (awizowanych), ile
jest siedzib Jednostek w danej miejscowości.
Każdy punkt odbioru przekazów pocztowych niedoręczonych pod wskazany adres (awizowanych),
musi spełniać niżej wymienione warunki:
a. być czynny minimum trzy dni robocze w tygodniu przez minimum 5 godzin dziennie oraz
oznakowany w sposób widoczny „szyldem” z nazwą bądź logo Wykonawcy,
b. gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi
posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług płatniczych i dodatkowo
oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy.
12. Szacowana łączna ilość przekazów pocztowych i wielkość środków podlegających przekazaniu
w okresie obowiązywania umowy (od 01.01.2017 r. do 31.12.2018 r.) z uwzględnieniem zamówień
uzupełniających do wysokości 10 % zamówienia podstawowego:
a. Ilość przekazów pocztowych: ~ 8 250 000 szt.
b. Ilość przekazów podlegających zwrotowi z tytułu braku możliwości doręczenia: ~183 050 szt.
c. Wysokość kwoty będącej podstawą do naliczenia kosztów przekazów pocztowych (porto):
~ 6 268 467 000,00 zł.
PN/10/2016
40
Izba Skarbowa w Warszawie
d. Szacowane ilości przekazów w podziale na poszczególne części zamówienia:
Z uwzględnieniem zamówień uzupełniających w wysokości 10 %
Część
1.
Szacowana ilość przekazów Szacowana kwota, od której
w okresie 24 miesięcy.
będą naliczane koszty
przekazów (porto).
zł.
2.
3.
Szacowana ilość przekazów
mogących podlegać zwrotowi
z tytułu niedoręczenia
do adresatów w okresie
24 miesięcy.
4.
I
1 289 774
~ 962 294 000
~ 39 400
II
614 764
~ 467 135 000
~ 21 900
III
767 378
~ 717 874 000
~ 12 200
IV
1 044 545
~ 744 339 000
~ 26 500
V
908 673
~ 640 614 000
~ 19 200
VI
1 154 930
~ 846 845 000
~ 12 900
VII
1 696 422
~ 1 354 507 000
~ 29 150
VIII
772 974
~ 534 859 000
~ 21 800
Podane ilości i wartości są wielkościami szacowanymi na podstawie rzeczywistej realizacji przez
Jednostki w 2015 r. i przewidywanej realizacji w 2016 r. i stanowią jedynie podstawę do obliczenia
ceny ofertowej i porównania ofert Wykonawców.
Faktyczna liczba przekazów pocztowych i wielkość kwot podlegających doręczeniu adresatom
przekazem pocztowym będzie wynikała z bieżących potrzeb Jednostek.
Każda Izba Skarbowa, urząd skarbowy i Izba Celna będą posiadały odrębne rachunki do
zwrotu niedoręczonych przekazów pocztowych, przekazywanych adresatom z różnych tytułów.
Z tytułu ewentualnych różnic pomiędzy szacowaną ilością i wartością przekazów pocztowych
a faktycznymi potrzebami Jednostek w okresie obowiązywania umowy Wykonawcy nie będzie
przysługiwało prawo do roszczeń.
13. Zamawiający przyjmuje za okres rozliczeniowy 1 miesiąc kalendarzowy. Z tytułu realizacji umowy
za usługi doręczania przekazów pocztowych Wykonawca w terminie 7 dni roboczych po
zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego wystawi następujące dokumenty:
a. Na potwierdzenie wykonania usług przekazu pocztowego fakturę/fakturę proforma/notę/dowód
opłaty z tytułu zwrotów należności podatkowych pobierane z kwot zwracanych podatnikom,
b. fakturę za opłaty z tytułu zwrotu środków pieniężnych z:
- sum depozytowych,
- zwrot z konta dochodów budżetowych,
- zwrot z konta wydatków budżetowych,
- zwrotów nienależnie otrzymanych wpłat,
- zwroty z tytułu postępowań sądowych(wyroki, koszty sądowe, wynagrodzenia biegłych
i pełnomocników),
- konta ZFŚS (kwoty świadczeń dla emerytów, zapomogi),
- zwrot z kwot podlegających egzekucji,
- z innych tytułów jeżeli wystąpią
obciążające rachunek wydatków budżetowych Izb Skarbowych i Celnych tytułu zwrotu środków
pieniężnych dokonanych przez Jednostki.
Wykonawca wystawi powyższe dowody odrębnie dla każdej Izby Skarbowej (z podziałem na
podległe urzędy skarbowe) i Izby Celnej i z każdego tytułu zwrotu.
Treść faktur winna odzwierciedlać co najmniej ilość zleconych do realizacji przekazów pocztowych
i koszt realizacji przekazów wynikający z zestawień zleconych przekazów pocztowych.
PN/10/2016
41
Izba Skarbowa w Warszawie
Zamawiający dopuszcza wystawienie faktury obejmującej opłaty za zrealizowane przekazy pocztowe
z tytułów wskazanych pod lit. b pod warunkiem szczegółowego ich wyszczególnienia w fakturze lub
załączonej specyfikacji.
14. Zamawiający wymaga:
1) rozpoczęcia świadczenia usług przyjmowania elektronicznych zleceń doręczenia do adresatów kwot
pieniężnych oraz zwrot w formie elektronicznej przekazów niedoręczonych na wskazane konta
bankowe Jednostek za pośrednictwem stron www, od dnia 01. 01. 2017 r. ,
2) aby wykonawca zrealizował przedmiot zamówienia przez pracowników zatrudnionych na umowę o
pracę w działalności operacyjnej (bezpośredniej obsłudze) na poziomie minimum 50%. Wielkość
zatrudnienia pracowników na umowę o jest jednym z kryteriów oceny ofert. Informacje o tym
kryterium oceny ofert zawarte są w pkt 1 ppkt 1.2 części XIV SIWZ.
15. W przypadku zmian organizacyjnych związanych z procesem konsolidacji w administracji
podatkowej lub też zmianą zakresu zadań zrealizowanych przez Jednostki, Zamawiający
zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub zmniejszenia w ramach prawa opcji ilości:
 Jednostek przystępujących i odstępujących do udziału w postępowaniu,
 ilości przekazów pocztowych i wysokości kwoty podlegającej przekazaniu odbiorcom
w stosunku do założeń przyjętych na dzień wszczęcia postępowania.
PN/10/2016
42