instrukcja wypełniania sprawozdania z realizacji

INSTRUKCJA PRZYGOTOWANIA SPRAWOZDANIA
Z REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO (obowiązuje od dnia 01.03.2016 r.)
na mocy przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie
(Dz. U. 2010, Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.)
Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego powinno zostać sporządzone przez organizację na
formularzu zgodnym z załącznikiem nr 3 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania
publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania.
Wzór jest dostępny na stronie internetowej Urzędu pod adresem: www.um.ostrowiec.pl.
Sprawozdanie składane jest po to, aby wykazać wykonanie zadania i wykorzystanie środków
finansowych zgodnie z celem, na jaki zostały przekazane i na warunkach określonych w umowie (dotacja
celowa).
Sprawozdanie z realizacji zadania powinno zostać złożone w terminie określonym w umowie.
Sprawozdania składa się osobiście w Wydziale Edukacji i Spraw Społecznych Urzędu Miasta w Ostrowcu
Świętokrzyskim, ul. Głogowskiego 3/5 pok. nr 107 lub przesyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie
terminie na adres Zleceniodawcy (decyduje data stempla pocztowego).
W przypadku nieprzedłożenia sprawozdania w terminie określonym w umowie, Zleceniodawca wzywa
pisemnie beneficjenta do złożenia sprawozdania w terminie do 7 dni od daty otrzymania wezwania. Nie
zastosowanie się do wezwania skutkuje przeprowadzeniem kontroli, która może być podstawą rozwiązania
umowy. Wykonanie umowy następuje dopiero z chwilą zaakceptowania przez Urząd Miasta sprawozdania
końcowego z realizacji zadania.
Sprawozdanie należy wypełnić czytelnie tzn. maszynowo lub komputerowo.
Wszystkie pozycje formularza sprawozdania muszą zostać wypełnione.
W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana piszemy: „nie dotyczy” lub wstawiamy
cyfrę „0” w miejscach, które wymagają podania wartości liczbowych. W przypadku wpisywania kwot do tabel
należy wyrównywać do prawej strony.
Proszę używać podczas wypełniania sprawozdania czcionki Times New Roman o rozmiarze nie mniejszym niż 8.
Sprawozdanie, aby zostało przyjęte powinno być kompletne i poprawne.
1. Sprawozdanie jest uznane za kompletne, jeżeli:
a) wypełnione zostały wszystkie pola sprawozdania,
b) zrealizowane działania opisane zostały w sposób szczegółowy i wyczerpujący.
W opisie uwzględnione zostały wszystkie planowane działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji zadania.
Konieczne jest dokonanie wyjaśnień ewentualnych odstępstw w realizacji, zarówno jeśli chodzi
o zakres rzeczowy jak i harmonogram,
c) zawiera wszystkie wymagane załączniki.
2. Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe, jeżeli:
a) złożone jest na właściwym formularzu,
b) złożone jest w wymaganym w umowie terminie,
c) sprawozdanie jest podpisane przez osoby uprawnione,
d) jest spójne, tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy ofertą, kosztorysem, a elementami sprawozdania,
e) termin realizacji zadania zgadza się z terminem wymaganym w umowie,
f) nie zawiera błędów rachunkowych.
UWAGA! Nie jest dopuszczalne samodzielne nanoszenie jakichkolwiek zmian we wzorze formularza sprawozdania.
Poszczególne części sprawozdania odpowiadają częściom oferty.
W związku z powyższym, sporządzając sprawozdanie, należy w nim uwzględnić i szczegółowo opisać wszystkie
zaplanowane w ofercie działania.
Instrukcję opracowała Aleksandra Pastuszka – Inspektor ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi Wydziału Edukacji
i Spraw Społecznych Urzędu Miasta w Ostrowcu Św.
pieczątka organizacji
SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE1))2)
Prosimy, aby wszędzie gdzie występuje 1) odnieść się do polecenia - Niepotrzebne skreślić.
z wykonania zadania publicznego
.................................................................................
(tytuł zadania publicznego)
w okresie od ................ do .................
Należy podać tytuł zrealizowanego zadania (zgodnie z umową)
Okres realizacji zadania powinien być zgodny z terminem za jaki czas składane jest sprawozdanie
Końcowe za cały okres realizacji zadania
określonego w umowie nr ..............
zawartej w dniu .............................................................. pomiędzy
Wpisz numer umowy dotacyjnej. Jeśli do umowy były sporządzone aneksy,
podaj także ich numery.
..........................................................................................................
(nazwa Zleceniodawcy)
a .........................................................................................................
(nazwa Zleceniobiorcy/(-ów), siedziba, nr Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub
ewidencji3))
Jeśli sprawozdanie dotyczy oferty wspólnej, należy podać wszystkich realizatorów.
Wypełnić zgodnie z zapisami zawartymi w umowie
Data złożenia sprawozdania4)
4)
Wypełnia Zleceniodawca.
Część I. Sprawozdanie merytoryczne
1. Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze
określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego.
Należy odnieść się do celów określonych w ofercie (w punkcie III. 6) i wykazać, czy i w jakim stopniu
udało się je zrealizować.
Uwaga: Proszę nie kopiować celów z oferty, tylko wykazać, w jaki sposób cele zostały zrealizowane.
Jeśli jest to sprawozdanie częściowe to opisać, w jakim stopniu wykonane do tej pory działania pozwoliły
przybliżyć osiągnięcie zaplanowanych celów.
Jeżeli nie udało się zrealizować któregoś z celów należy wyjaśnić dlaczego.
2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów,
o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania
określone w części III pkt 9 oferty.5)
Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w
ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest odniesienie się do wszystkich
planowanych działań, zakresu, w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich
realizacji zarówno w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu.
5)
Poszczególne działania w zakresie
realizowanego zadania publicznego
wraz z krótkim opisem wykonania
zadania
Terminy realizacji poszczególnych działań
Wymień, dodając krótki opis,
wszystkie zrealizowane działania –
w taki sposób, w jaki były
przedstawione w harmonogramie
stanowiącym załącznik do umowy o
dotację.
Załącznik ten jest sporządzany na
podst. pkt III.9 oferty lub jest częścią
oferty.
Jeśli podczas realizacji nastąpiły
zmiany, należy to opisać i wyjaśnić.
Podaj terminy realizacji poszczególnych
działań
– odnosząc się do harmonogramu
projektu, który jest załącznikiem do
umowy.
Jeśli w ofercie nie określono
konkretnej daty wydarzenia, a jedynie
miesiąc, w którym ma coś nastąpić
(np. festyn, szkolenie zaplanowano na
czerwiec) to w sprawozdaniu należy podać
rzeczywiste daty (np. festyn odbył się 1
czerwca w godz. 17:00 do 20:00, zajęcia
prowadzone były od. poniedziałku do
piątku w godz. 10:00 – 11:00)
Zleceniobiorca(-y) lub inny
podmiot, który wykonywał
działanie w zakresie
realizowanego zadania
publicznego
Wpisz, kto zrealizował
poszczególne działania (imię i
nazwisko lub nazwa realizatora).
Powinien być to ten sam
podmiot, który widnieje
w harmonogramie stanowiącym
załącznik do umowy o dotację.
W przypadku oferty wspólnej
podaj nazwy oferentów, którzy
wykonywali poszczególne części
zadania.
W przypadku sprawozdania końcowego ujmujemy całość realizacji zadania
3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania
wpłynęło na jego wykonanie
Rozliczenie kosztów inwestycji jest możliwe tylko wtedy, gdy była ona zaplanowana w ofercie w pkt.
III. 4 i wskazana w umowie.
W przeciwnym wypadku wpisać NIE DOTYCZY
4. Opis osiągniętych rezultatów
Tu opisz osiągnięte rezultaty projektu. Powinny one wynikać z realizacji działań opisanych wyżej
w sprawozdaniu, w pkt. 2. oraz odnosić się do rezultatów zadeklarowanych w ofercie w pkt III.10).
Jeśli jest to sprawozdanie częściowe, to należy ująć tylko te rezultaty, które zostały osiągnięte
do momentu złożenia sprawozdania częściowego.
W przypadku sprawozdania końcowego ujmujemy całość realizacji zadania
Należy podać osiągnięte rezultaty zadania, np.:
- rezultaty ilościowe (ilość uczestników zadania)
- rezultaty jakościowe (wzrost zainteresowania, wzrost motywacji, podniesienie wiedzy, umiejętności,
Sprawności itp.)
Ewentualne rozbieżności z ofertą należy uzasadnić.
5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania6)
Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt 9.
Tu wpisz liczby, które określają skalę zadania.
Np.:
 szkolenie prowadzone było w 3 grupach, po 10 osób każda, dzieci i młodzież w wieku od 10 do
18 lat w tym 6 dziewcząt i 4 chłopców,
 przeprowadzono 20 zajęć z zakresu muzyki współczesnej, łacznie 40 godzin, dla 2 grup po 10
osób,
 zorganizowano 10 wyjść na koncerty dla 30 osób,
 zakupiono 10 nagród oraz 20 dyplomów dla uczestników konkursu,
 zakupiono odzież roboczą (buty, koszule, spodnie) dla 20 osób,
 ubezpieczono 35 uczestników zadania,
 szkoleniem objęto 25 osób miesięcznie, w okresie sprawozdawczym łącznie 100 osób,
 z porad psychologa skorzystało 10 osób,
 zorganizowano 5 zawodów w których udział wzięło 200 osób,
 zakupiono 10 piłek, 2 materace itp.
W przypadku zakupów w ramach zadania należy uwzględnić, czy zakupione np. dresy są na stanie klubu
czy przekazano je poszczególnym zawodnikom.
W przypadku sprawozdania końcowego ujmujemy całość realizacji zadania
Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków
1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł)
I
Koszty merytoryczne
(z uwzględnieniem
kosztów
jednostkowych)
poniesione przez
…(nazwa
Zleceniobiorcy)8):
1) ……..
2) ……..
W te kolumny wpisz kwoty
z kosztorysu zgodnie z umową
(ewentualnie zmienione aneksem)
z tego
pokryty z
finansowych
środków
własnych,
środków
z innych
źródeł, w tym
wpłat i opłat
adresatów
zadania
publicznego
z tego
pokryty z
wkładu
osoboweg
o,
w tym
pracy
społeczne
j
członków
i
świadczeń
wolontari
uszy
Tu wpisz kwoty ze sprawozdania
częściowego – jeśli było ono poprzednio
składane – dotyczy dotacji
przyznawanych w transzach w celu
rozliczenia kolejnej transzy.
W przypadku kolejnych transz kolumna
jest sumą wydatków z poprzednich
transz. (rozliczonych w formie
sprawozdań częściowych)
W przypadku sprawozdania końcowego
można usunąć kolumnę
II
III
IV
Koszty obsługi
zadania publicznego,
w tym koszty
administracyjne
(z uwzględnieniem
kosztów
jednostkowych)
poniesione przez
…(nazwa
Zleceniobiorcy)8):
1) ……..
2) ……..
Inne koszty, w tym
koszty wyposażenia
i promocji
(z uwzględnieniem
kosztów
jednostkowych)
poniesione przez
…(nazwa
Zleceniobiorcy)8):
1) ……..
2) ……..
Ogółem
Kwota
musi być
sumą z
kolumny
1,2,3
1
2
3
Kwota musi
być sumą z
kolumny
1,2,3
1
2
3
z tego pokryty z dotacji
z tego
pokryty z
wkładu
osoboweg
o,
w tym
pracy
społecznej
członków
i
świadczeń
wolontariu
szy
koszt całkowity
z tego pokryty z
finansowych
środków
własnych,
środków
z innych źródeł, w
tym wpłat i opłat
adresatów zadania
publicznego
Bieżący okres sprawozdawczy - za
okres realizacji zadania publicznego
(w zł)
Poprzedni okres sprawozdawczy
(w zł)7)
koszt całkowity
z tego pokryty z dotacji
Całość zadania zgodnie z umową
(w zł)
z tego pokryty z dotacji
Rodzaj kosztów
koszt całkowity
Lp
.
z tego pokryty z
finansowych
środków
własnych,
środków
z innych źródeł, w
tym wpłat i opłat
adresatów zadania
publicznego
z tego
pokryty z
wkładu
osobowego,
w tym pracy
społecznej
członków
i świadczeń
wolontariuszy
Koszty faktycznie poniesione
w danym okresie sprawozdawczym (okres
sprawozdawczy jest wskazany na pierwszej
stronie sprawozdania).
W przypadku dotacji w transzach (rozliczonych
sprawozdaniem częściowym) poprzednią
transze przenosimy do poprzedniego okresu
sprawozdawczego, a w tej uwzględniamy
rozliczaną transzę dotacji.
W przypadku sprawozdania końcowego należy
wpisać faktycznie poniesione wydatki związane
z realizacją całości zadania, a poprzedni okres
sprawozdawczy zostawiamy niewypełniony.
Kwota musi
być sumą z
kolumny
1,2,3
1
2
W przypadku przesunięcia kwot pomiędzy pozycjami kosztorysu o procent dotacji określony w umowie należy
pamiętać, że pozycja na którą przesuwamy środki z dotacji nie może się zwiększyć o kwotę większą, niż kwotę
stanowiącą 10 procent % kwoty pozycji na którą przenosimy dotację z innych pozycji kosztorysu.
W przypadku zmniejszenia wkładu własnego określonego w umowie należy pamiętać, że procentowy udział dotacji
w całkowitym koszcie zadania publicznego nie może się zwiększyć się o więcej niż 10 % określony w umowie.
3
2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania
Źródło finansowania
Całość zadania
(zgodnie z umową)
zł
%
Wpisz kwoty z
kosztorysu, który był
załączony do umowy
dotacyjnej.
Wpisz procent, który
był w kosztorysie
załączonym do umowy
o dotację.
-//-
-//-
Wpisz kwotę kosztów
poniesionych za pieniądze z
dotacji, uwzględniając ew.
odsetki bankowe, które opisz
także niżejw punkcie 3.
Wpisz, jaki procent
wszystkich kosztów,
stanowią koszty
sfinansowane z dotacji
Wpisz kwotę kosztów
poniesionych ze
środków własnych.
Wpisz, jaki procent
wszystkich kosztów, stanowią koszty
sfinansowane ze środków własnych.
Wpisz ogólną kwotę
kosztów poniesionych
ze środków tzw.
innych własnych.
Tu także wyszczególnij
koszty sfinansowane z
poszczególnych
źródeł, jeśli były one
podane w kosztorysie.
Wpisz, jaki procent wszystkich
kosztów
stanowią koszty sfinansowane z tzw.
innych źródeł
Wyszczególnij, jaki procent przypada
na poszczególne źródła.
-//-
Wpisz kwotę
odpowiadającą
oszacowanej wartości
pracy wolontariuszy i
członków stowarzyszeń.
Wpisz, jaki procent
wszystkich kosztów,
stanowią koszty wkładu
osobowego.
100%
Wpisz sumę – całkowity
koszt zrealizowanego
projektu (zadania).
W przypadku sprawozdania
końcowego ujmujemy całość
realizacji zadania
Koszty pokryte z dotacji:
Z tego z odsetek bankowych od dotacji
Koszty pokryte
ze środków finansowych własnych:
Koszty pokryte ze środków finansowych
z innych źródeł (ogółem):
Z tego:
Z wpłat i opłat adresatów zadania
publicznego:
-//-
Bieżący okres
sprawozdawczy – za okres realizacji zadania
(wydatki w danym okresie sprawozdawczym)
zł
%
-//-
Z finansowych środków
z innych źródeł publicznych
(w szczególności: dotacji
z budżetu państwa lub budżetów
jednostek samorządu terytorialnego,
funduszy celowych, środków z funduszy
strukturalnych:
Z pozostałych źródeł:
Koszty pokryte z wkładu osobowego
(w tym świadczeń wolontariuszy, pracy
społecznej członków)
Ogółem:
-//-
Wpisz sumę –
całkowity koszt
zadania z określony
w umowie
dotacyjnej
100%
w odniesieniu do całości zadania
określonego w umowie dotacyjnej
Wkład osobowy może zostać rozliczony tylko na podstawie sporządzonego porozumienia wolontarystycznego
(potwierdzonego kartą czasu pracy oraz kalkulacją czasu pracy wolontariusza) lub oświadczenia członka
stowarzyszenia pracującego społecznie na rzecz oferenta (oświadczenie takie powinno zawierać wycenę
świadczonych usług).
Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków:
……………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….....
Tu jest miejsce na wyjaśnienie, z czego wynikają rozbieżności między wydatkami planowanymi, a faktycznie
poniesionymi.
Należy zwrócić uwagę, aby zaistniałe rozbieżności nie były większe niż zostało to określone w zapisach umowy.
Np.
Kwotę w wysokości 50 zł. przeniesiono z poz I.1) do poz. II.2, ponieważ…………………………..
co jest zgodne z zapisami umowy.
I/II/III transza została pomniejszona o kwotę ….. ponieważ ………………………
Kwota niewykorzystanej dotacji w wysokości 40 zł., została zwrócona na konto UM w dniu………
Odsetki w wysokości… przeznaczono na realizację zadania.
Wkład własny zmniejszył się o kwotę ….., ponieważ…
Procentowy udział dotacji stosunku do całości zadania zwiększył się o …% zgodnie z zapisami umowy.
3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek
bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym
Tu wpisz informację o tym, czy w czasie realizacji projektu były pobierane jakieś opłaty (np. od uczestników
szkolenia, zajęć, widzów) i jakie przychody zostały w związku z tym osiągnięte.
Ponadto wpisz tu informację o tym, czy od kwoty dotacji, umieszczonej na rachunku bankowym, naliczone
zostały odsetki i w jakiej wysokości.
Ewentualne odsetki należy zwrócić na kont UM wskazane w umowie lub wykorzystać na realizację zadania.
W przeciwnym wypadku wpisać NIE DOTYCZY lub wpisać „Rachunek bankowy nieoprocentowany”.
4. Zestawienie faktur (rachunków)9)
Zestawienie dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania, niezależnie
od tego, z jakich źródeł zostały pokryte.
9)
1. Należy zwrócić uwagę, aby data wystawienia dokumentu księgowego oraz data zapłaty były zgodne z terminem
realizacji zadania (dokumenty wystawione lub zapłacone po terminie realizacji zadania nie podlegają rozliczeniu).
2. Rozliczenie zadania następuje na podstawie dowodów księgowych, które zgodnie z ustawą o rachunkowości są
podstawą stwierdzającą dokonanie operacji gospodarczej.
3.Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą
dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Paragony fiskalne nie stanowią podstawy rozliczenia
zadania i dotacji.
4. Każdy dokument finansowy musi być wystawiony na organizacje realizującą zadanie.
5. Każda dokument finansowy musi być opisany zgodnie z załączonym wzorem (załącznik nr 1). W przypadku
dokumentu o formacie mniejszym, niż A4 należy na dokumencie wpisać numer umowy oraz kwotę płatną
z dotacji/wkładu własnego, natomiast opis według wzoru dopiąć w formie załącznika do dokumentu.
6. Zatwierdzenia merytorycznego dokonują osoby uprawnione, natomiast formalno-rachunkowego osoba, której
powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki.
7. Do załączonych dokumentów płatnych przelewem należy pamiętać, aby dołączyć potwierdzenie wykonania
przelewu (przelew z adnotacją której pozycji z zestawienia dokumentów finansowych dotyczy - lp. z tabeli nr 4
zestawienie faktur/rachunków). Do dokumentów płatnych gotówką należy dołączyć dokumenty KW lub
równoważne (np. rozliczenie zaliczki, raport kasowy).
8. Kopie dokumentów muszą być sporządzone w sposób czytelny umożliwiający odczytanie – daty wystawienia
dokumentu, nazwy wydatku i formy płatności.
9. Do sprawozdania załącza się dwustronne kserokopie faktur (rachunków), potwierdzone za zgodność z oryginałem
(data oraz pieczątka imienna i parafka lub czytelny podpis) przez osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu
zgodnie z wpisem w KRS lub innym dokumentem potwierdzającym status prawny oferenta.
10. W przypadku opisu rachunków do umów osób zatrudnionych w ramach zadania – w opisie dokumentu należy
wpisać liczbę przepracowanych godzin w danym miesiącu oraz stawkę za godzinę.
11. Jeżeli z dotacji płatne są składki po stronie pracodawcy i pracownika od umów zawartych z osobami
zatrudnionymi w ramach realizowanych zadań, należy ująć wszystkie składki w dokumentach księgowych.
12. W przypadku zawarcia aneksu do umowy w opisie dokumentów finansowych uwzględniamy numer aneksu
i datę jego sporządzenia.
13. W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego należy także załączyć kserokopie faktur/
rachunków dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez Zleceniodawcę
(należy pamiętać że wkład własny nie może pochodzić z instytucji która zleciła zadanie do realizacji).
14. Wszelkie płatności związane z realizacją umowy muszą być wykonane po zrealizowaniu poszczególnych zadań
w ramach umowy, po odebraniu pracy przez prezesa organizacji itd. nie ma możliwości dokonywania płatności
z góry w ramach dotacji.
15. Sprawozdanie wraz załączonymi dokumentami musi być spięte w sposób trwały, dokumenty księgowe
ponumerowane (w prawym górnym rogu) zgodnie z liczbą porządkową w tabeli nr 4 - zestawienie faktur
/rachunków.
Lp.
Liczba
porządkowa
służąca
również
do opisu
dokumentów
finansowych
załączonych
do
sprawozdania,
oraz opisu
przelewów
bankowych
1.
2
Numer
dokumentu
księgowego
Numer
rachunku,
faktury,
umowy.
Numer
pozycji
kosztorysu
(zgodnie
z częścią II.1 –
rozliczenie ze
względu na
rodzaj
kosztów)
Data wystawienia
dokumentu
księgowego
Kwota (zł)
Nazwa
kosztu
Nazwa wydatku zawarta
w treści faktury
Pełna kwota
z dokumentu
księgowego
Z tego
ze środków
pochodzących
z dotacji (zł)
Data, kiedy
wystawiono rachunek,
fakturę.
Jeśli data sprzedaży
jest inna, także ją
podaj (należy wpisać
chronologicznie
według daty
wystawienia
dokumentu
w konkretnej pozycji
kosztorysu)
F-ra nr
…………..
I.1)
30.05.15
Opłata za lokal
– za m-c maj
100,00
50,00
50,00
data
F-ra nr …..
I.1)
29.06.15
Opłata za lokal
– za m-c czerwiec
100,00
50,00
50,00
data
Kwota dotacji z pozycji I.1)
Kwota
rozliczana
z
wkładu własnego
Data zapłaty
Numer z tabeli
kosztorysu,
który stanowił
podstawę
sporządzenia
umowy
dotacyjnej
Podsumowanie
kwot z pozycji kosztorysu I.1)
Kwota
rozliczana
z dotacji
Z tego ze środków
finansowych
własnych, środków
z innych źródeł w tym
wpłat i opłat adresatów
zadania publicznego
(zł)
Data kiedy
dokonano
płatności.
Kwota wkładu własnego z pozycji I.1)
Razem
3.
R-k nr
…………
do umowy
zlecenie/dz
ieło nr z
dnia ……..
II.1)
30.07.15
Wynagrodzenie
psychologa
– Anna Kowalska
za m-c lipiec
(30 godzin)
Podsumowanie
kwot z pozycji kosztorysu II.1)
Razem
I transza
4.
5.
F-ra nr
…………..
F-ra nr
…………..
I.1)
30.11.15
I.1)
29.12.15
Opłata za lokal
– za m-c listopad
Opłata za lokal
– za m-c listopad
Podsumowanie
kwot z pozycji kosztorysu I.1)
Razem
II transza
1.500,00
1.000,00
500,00 Netto - …….
ZUS - ………
US - ………
(w przypadku
płatnośći w jednym
terminie wystarczy
jedna data)
Kwota dotacji z pozycji II.1)
Kwota wkładu własnego z pozycji II.1)
-
Razem
1.100,00
600,00
100,00
50,00
50,00
data
100,00
60,00
40,00
data
Kwota dotacji z pozycji I.1)
Razem
110,00
Kwota wkładu własnego z pozycji I.1)
90,00
W sprawozdaniu końcowym ujmujemy dokumenty finansowe
za całość realizacji zadania – dotacja plus wkład własny
-
Łącznie
1.210,00
690,00
- w przypadku dotacji w transzach należy zachować kolejność numeracji dokumentów zgodnie z (lp.) powyższej tabeli,
- wpisując faktury, rachunki do tabeli, należy zachować kolejność według dat wystawienia dokumentu – chronologicznie w
poszczególnych pozycjach kosztorysu – dotyczy również tabelarycznego zestawienia dokumentów (załącznik nr 2),
- treść przedkładanych faktur (rachunków) winna być szczegółowo opisana i w sposób jednoznaczny wskazywać na związek
pomiędzy poniesionym kosztem, a właściwą pozycją kosztorysu,
- w przypadku opłacania z dotacji składek po stronie pracodawcy należy wpisać w kolumnie 6 (kwota zł) całość kwoty wraz ze
wszystkimi składkami (kwota …… w tym składki po stronie pracodawcy kwota ……).
Część III. Dodatkowe informacje
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
Załączniki:10)
- listy uczestników biorących udział w realizacji zadania w tym: zawodników wyjeżdżających na zawody,
zawodników trenujących w poszczególnych grupach treningowych, dzieci wyjeżdżających na wycieczki, dzieci
biorących udział w zajęciach z socjoterapii itp.
- kopie umów oraz zakresy obowiązków jeżeli umowa nie zawiera zakresu wykonywanywanej pracy w ramach
zleconego zadania,
- kopię przelewu potwierdzającego dokonanie zwrotu niewykorzystanych środków finansowych z udzielonej
dotacji (jeżeli nie wykorzystano pełnej kwoty udzielonej dotacji) oraz wpłatę odsetek,
- protokoły przekazania nagród (można załączyć protokół komisji wskazujący nagrodzonych),
- publikacje, wydawnictwa, foldery i ulotki wydane ze środków dotacji, ankiety ewaluacyjne ze szkoleń lub
raporty pokazujące wyniki ewaluacji,
- konspekty ze szkoleń, materiały szkoleniowe lub prezentacje,
- listy dystrybucji (plakatów, ulotek, wydawnictw itp.... potwierdzone przez odbierających),
- dziennik udzielonych porad w przypadku doradztwa (w dzienniku powinien znajdować się termin porady, czas
porady, temat porady - krótki opis, imię i nazwisko osoby oraz nazwę organizacji, której udzielano porady wraz
z podpisem tej osoby) itp.,
- umowy użyczenia samochodu prywatnego do celów służbowych,
- dokumentacja fotograficzna na płycie CD,
- kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych – jeżeli
dotyczy.
1. ............................................................
2. ............................................................
3. ............................................................
Oświadczam(-y), że:
1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny Zleceniobiorcy(-ów);
2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym;
3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane
zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759,
z późn. zm.)11);
4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione;
5) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych
osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne
oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926,
z późn. zm.).
(pieczęć(-cie) Zleceniobiorcy/(-ów)12))
......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Tu powinny podpisać się osoby, które są upoważnione do reprezentowania organizacji pozarządowej (lub innych
podmiotów uprawnionych do pozyskiwania dotacji) zgodnie z zapisami w statucie (i KRS).
Jeśli organizacja posługuje się pieczęcią, to należy tu również postawić pieczęć.
(podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu
Zleceniobiorcy(-ów)
9
Poświadczenie złożenia sprawozdania4)
To pole wypełnia urząd, który przyjmuje sprawozdanie.
Adnotacje urzędowe4)
To pole wypełnia urząd, który przyjmuje sprawozdanie.
Kwota przekazanej dotacji………..
I/II/III transza pomniejszona została o kwotę ………..
Dokumenty finansowe przedłożone zostały na kwotę………..
Niewykorzystaną kwotę dotacji zwrócono na konto UM w dniu…..
Zadanie rozliczone w całości/w kwocie…… i zrealizowane zgodnie z umową nr…… z dnia …..
______________
POUCZENIE
Sprawozdania składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na
adres Zleceniodawcy.
Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu
elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności
podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), za poświadczeniem
przedłożenia Zleceniodawcy lub nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego.
1)
Niepotrzebne skreślić.
2)
Sprawozdanie częściowe i końcowe sporządzać należy w okresach określonych w umowie.
3)
Podać nazwę właściwego rejestru lub ewidencji.
4)
Wypełnia Zleceniodawca.
5)
Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem
zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie
wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych
odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji.
6)
Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt 9.
7)
Wypełniać tylko w przypadku, gdy podczas realizacji zadania sporządzono sprawozdanie częściowe. Dotyczy
wyłącznie okresu objętego poprzednim sprawozdaniem.
8)
W przypadku oferty wspólnej kolejni Zleceniobiorcy dołączają do tabeli informację o swoich kosztach.
9)
Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno
zawierać: numer faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej
części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda faktura (rachunek) powinna
być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia
24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz zawierać sporządzony w sposób
trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było
przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być
podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu,
o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy.
Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi
przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy.
W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Zleceniodawca może żądać także faktur
(rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez
Zleceniodawcę.
10)
Zleceniodawca może żądać załączenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy
realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki
prowadzonych ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów
przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, o ile z umowy lub przepisów
odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.).
11)
Stosuje się, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. – Prawo zamówień publicznych.
12)
Wypełniać, jeśli Zleceniobiorca(-y) posługuje(-ą) się pieczęcią.
10
Załącznik nr 1 - wzór opisu dokumentów księgowych (opis na oryginale dokumentu).
Faktura/ rachunek dotyczy realizacji zadania (nazwa zadania) ...........................................................................................................................
………………………………………………………………………………………………………...................................................................
zgodnie z umową nr .............................................................................................................................................................................................
z dnia ……..................………...... zawartą pomiędzy Gminą Ostrowiec Świętokrzyski,
a ……………………………………………………………………………………..…......................................................................................
nazwa organizacji
Dotyczy zakupu towaru/usługi z przeznaczeniem na …………………………………..……….......................................................................
………………………………………………………………………………………………….…..… ...............................................................
Sposób finansowania:
Ze środków własnych lub innych źródeł
…………… zł
Z dotacji z Gminy Ostrowiec Świętokrzyski
…………… zł
Poza zadaniem
nr poz. z kosztorysu ……............................
…………… zł
Razem – wartość faktury
…………… zł
Podatek VAT jest / nie jest kosztem
Sprawdzono pod względem merytorycznym.
Stwierdzam, że wydatek jest legalny, celowy,
oszczędny. Zakupiony towar faktycznie
dostarczony, usługa zrealizowana.
Zakup, usługa zrealizowana zgodnie z ustawą
o zamówieniach publicznych
(jeśli zakup podlegał przepisom ustawy
– Prawo zamówień publicznych)
Sprawdzono pod względem
rachunkowym i formalnym
Konto
Wn
Kwota
………………
data
……………………………………………….….…
pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby uprawnionej zgodnie z KRS
………………
data
…………………………………………..……….…
pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby uprawnionej zgodnie z KRS
………………
data
……………………………………….…….…
pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby odpowiedzialnej
za prowadzenie księgi rachunkowej
Konto
Ma
Razem
Słownie:
………………
data
…………………….…
pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby
dokonującej wpisu do ewidencji księgowej
Zapłacone gotówką / przelewem - w dniu …………………..
Nr z dziennika
księgowego
11
Załącznik nr 2 – wzór tabelarycznego zestawienia wydatków.
……………………….
Ostrowiec Św., dn. ………………...
pieczątka organizacji
Tabelaryczne zestawienie poniesionych wydatków w okresie od …. do….
zgodnie z umową nr …………… z dnia......
na realizację zadania pn. …………………………
Numer
dokumentu
księgowego
Lp.
Numer
pozycji
kosztorysu
1.
I.1)
2.
I.1)
Data
wystawienia
dokumentu
księgowego
Nazwa
kosztu
Kwota(zł)
Z tego ze
środków
pochodzących
z dotacji (zł)
Z tego ze środków
finansowych
własnych, środków
z innych źródeł w
tym wpłat i opłat
adresatów zadania
publicznego (zł)
Data
zapłaty
Razem
suma pozycji I.1)
3.
II.1)
4.
II.1)
5.
II.1)
Razem
suma pozycji II.1)
Łącznie
……………………………………………………………………………
podpisy osób upoważnionych (zgodnie z umową realizacji zadania)
- dokumenty należy wpisać w tabeli według daty wystawienia dokumentu księgowego - chronologicznie
w ramach danej pozycji kosztorysu,
- kolejne zestawienia należy sporządzić zachowując ciągłość numeracji (lp.).
12