prezentacja

wnioskowanie – procedury wewnętrzne – realizacja –
monitoring – kontrola – najczęściej popełniane błędy
Monika Adamczuk
Dominika Kozłowska
Dział Zarządzania Projektami Międzynarodowymi
REGULAMIN ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI
MIĘDZYNARODOWYMI W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM
Zarządzenie Rektora UG nr 11/R/13
 dotyczy projektów finansowanych w ramach: funduszy
strukturalnych,
inicjatyw
wspólnotowych,
europejskich mechanizmów finansowych, programów
Unii Europejskiej, programów międzynarodowych;
 określa procedury związane z inicjowaniem,
przygotowaniem,
realizacją,
rozliczeniem,
zakończeniem realizacji i archiwizacją projektów w
UG;
 określa procedury zapewniające nadzór i kontrolę nad
Projektami;
PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKU
APLIKACYJNEGO/O DOFINANSOWANIE
 REGULAMIN
 KARTA PROJEKTU (ZAŁ. NR 1)
 OŚWIADCZENIE WKŁAD WŁASNY I KOSZTY NIEKWALIFIKOWANE
(ZAŁ. NR 2)
 OŚWIADCZENIE O ZAPOZNANIU SIĘ Z REGULAMINEM (ZAŁ. NR 3)
 OŚWIADCZENIE O VAT I PRZYCHODACH PROJEKTU(ZAŁ. NR 4)
 ZGODA
NA
PRZETWARZANIE
DANYCH
OSOBOWYCH
(ZAŁ. NR 5)
 INFORMACJA
O
KONIECZNOŚCI
PROJEKTU I BUDŻETU DLA UG
PRZESŁANIA
BUDŻETU
Dział Zarządzania Projektami
Międzynarodowymi:
 WERYFIKUJE:
- ZGODNOŚĆ FORMALNO – PRAWNĄ Z WYTYCZNYMI;
- BUDŻET I PRAWIDŁOWOŚĆ ZASTOSOWANYCH STAWEK
WYNAGRODZEŃ
- MOŻLIWOŚĆ SFINANSOWANIA WYDATKÓW ZE
WSKAZANYCH ŹRÓDEŁ
 KONSULTUJE BUDŻET Z KWESTURĄ
 UZYSKUJE DODATKOWE INFORMACJE I WYJAŚNIENIA
OD KIEROWNIKA PROJEKTU I INNYCH JEDNOSTEK UG
 PROJEKTY INWESTYCYJNE I REMONTY –WYSYŁA PISMO DO
KANCLERZA Z PROŚBĄ O OPINIĘ I UJĘCIE W PLANIE
INWESTYCJI I REMONTÓW
KOMITET STERUJĄCY
 analizuje projekt: jego cele, założenia oraz ocenia




związane z nim ryzyka;
analizuje racjonalność budżetu oraz wysokość i źródła
pokrycia kosztów niekwalifikowanych;
może poprosić Kierownika projektu o dodatkowe
wyjaśnienia;
REKOMENDUJE / NIE REKOMENDUJE projekt
Rektorowi (zał. nr 6);
Decyzję ostateczną podejmuje REKTOR UG (zał. nr 7);
Dostarcza do DZPM
wniosek z
załącznikami
(wersja papierowa i
elektroniczna)
Wypełnia
wniosek i
załączniki
Kierownik
Projektu
Dostarcza do
DZPM oryginał
decyzji o
dofinansowaniu
Wprowadza
poprawki DZPM
Parafuje
egzemplarz UG
INFORMUJE O
ZASADACH
PROGRAMU I
WEWNĘTRZNYCH
PROCEDURACH
UG
REJESTRUJE
WNIOSEK W
REJESTRZE
WNIOSKÓW
WSKAZUJE
ŹRÓDŁO
POBRANIA
DOKUMENTÓW
DZPM
POMAGA PRZY
WYPEŁNIENIU
WNIOSKU I
SPORZĄDZENIU
BUDŻETU
UZYSKUJE
PODPISY
SPRAWDZA WNIOSEK
POD WZGLĘDEM
FORMALNYM (Z
KWALIFIKOWALNOŚCIĄ
WYDATKÓW)
Karta Projektu – Formularz zgłoszeniowy
•
Kierownik Projektu
Imię i nazwisko:
E-mail:
Tel.:
•
Jednostka organizacyjna:
•
Tytuł Projektu w języku polskim:
•
Tytuł Projektu w języku obcym – jeśli dotyczy:
•
Nazwa programu / inicjatywy / funduszu:
•
•
•
Czy informacje zawarte w Karcie Projektu będą podstawą opracowania
patentu? (niewłaściwe skreślić):
Termin konkursu:
Lider Projektu (nazwa instytucji koordynującej):
•
Partnerzy (nazwa oraz dane identyfikacyjne Partnerów):
•
Osoby do kontaktów ze strony Uniwersytetu Gdańskiego, jeśli są inne
niż Kierownik Projektu (imię, nazwisko, e-mail, tel.):
•
Planowany zespół zaangażowany w realizację Projektu ze strony
Uniwersytetu Gdańskiego:
•
Rola Uniwersytetu Gdańskiego w Projekcie: (koordynator / partner /
podwykonawca / inny – jaki?):
TAK / NIE
•
Planowany termin rozpoczęcia
i zakończenia Projektu:
•
Merytoryczny opis Projektu (nie więcej niż 2 strony):
•
•
Uzasadnienie potrzeby realizacji Projektu:
Zgodność Projektu ze „Strategią Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego do roku 2020” wraz z
uzasadnieniem:
•
Cele Projektu (nie więcej niż pół strony):
•
Korzyści merytoryczne/finansowe dla Uniwersytetu Gdańskiego wynikające z realizacji Projektu:
•
Przewidywane rezultaty do osiągnięcia:
•
Ryzyka i zagrożenia związane z realizacją Projektu oraz sposoby ich zapobiegania:
•
Szacowany całkowity budżet Projektu:
•
Szacowany budżet Projektu po stronie Uniwersytetu Gdańskiego:
•
Kategorie i wysokość planowanych wydatków w ramach budżetu Projektu dla Uniwersytetu
Gdańskiego:
a.
wynagrodzenia:
a.
sprzęt i aparatura:
a.
koszty podróży i zakwaterowania:
a.
promocja:
a.
usługi zlecone / zewnętrzne:
a.
koszty pośrednie
a.
inne (jakie?)
Suma ogółem:
•
Wysokość wkładu własnego dotycząca Uniwersytetu Gdańskiego:
•
Źródło pokrycia wkładu własnego dot. Uniwersytetu Gdańskiego:
•
Wysokość kosztów niekwalifikowanych dotyczących Uniwersytetu Gdańskiego:
•
Źródło pokrycia kosztów niekwalifikowanych dot. Uniwersytetu Gdańskiego:
•
Wysokość i sposób finansowania kosztów bankowych:
•
Forma finansowania Projektu – wybrać właściwe:
•
a. zaliczka
a. refundacja
a. mieszany
Rodzaj Projektu – wybrać właściwe:
a. inwestycyjny
a. naukowo - badawczy
a. dydaktyczny
a. badawczo-rozwojowy
a. Inne …………………………
Klasyfikacja Projektu według sprawozdania Rb-WS:
•
Uwagi i komentarze:
•
…………………………………………………
Kierownik Projektu (data i podpis)
…………………………………………………
Dziekan lub Kierownik jednostki (data i podpis)
MONITORING PROJEKTÓW
KARTY MONITORINGOWE (zał. nr 19)
WIZYTY MONITORINGOWE
Kontrole projektów finansowanych w ramach funduszy
strukturalnych, programów Unii Europejskiej oraz programów
międzynarodowych, odbywające się w Uniwersytecie Gdańskim
w 2012 r.:
 15 kontroli na miejscu rozpoczętych i zakończonych w 2012 r.,
 7
kontroli doraźnych
zakończonych w 2012 r.
na
dokumentach
rozpoczętych
 2 kontrole na miejscu rozpoczęte w 2012 r.
 3 kontrole doraźne na dokumentach rozpoczęte w 2012 r.
Łącznie 27 kontroli.
i
Zakres kontroli:
 Prawidłowość rozliczeń finansowych,
 Kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu,
 Zakres rzeczowy: umowy z dostawcami, wykonawcami i szkoleniowcami, protokoły
odbiorów, dokumentacja techniczna zakupionego sprzętu, wskaźniki produktu /
rezultatu,
 Weryfikacja dokumentów merytorycznych sporządzonych w związku z dotychczasową
realizacją projektu,
 Sposób rekrutacji uczestników projektu,
 Sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu – jeśli dotyczy
(w ramach zbioru PEFS 2007),
 Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu
rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu
dostępną w siedzibie beneficjenta,
 Poprawność udzielania zamówień publicznych,
 Poprawność stosowania zasady konkurencyjności,
Zakres kontroli cd.:
 Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie
mają zastosowania zapisy ustawy PZP–na podstawie przewidzianych w niej zwolnień w
oparciu o art.4,
 Prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych,
 Wizyta monitoringowa na miejscu realizacji projektu,
 Osiągnięcie celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową,
 Sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu,
 Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu,
 Realizacja wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów.
Najczęściej popełniane błędy:
 Nieprawidłowe
dokonywanie zakupów poza Ustawą PZP na podstawie
przewidzianych w niej zwolnień w oparciu o art.4 (np. brak lub niewłaściwie
sporządzona analiza rynku, brak wskazania kryterium wyboru oferty w zapytaniu
ofertowym, brak udokumentowania wysłania zapytań ofertowych do wykonawców,
wybór oferty innej niż z najniższą ceną itp.)
 Brak szczegółowego planu zamówień publicznych do zrealizowania w ramach
Projektu,
 Zbyt późne zgłaszanie zapotrzebowania na sprzęt / wyposażenie do Działu
Zamówień Publicznych,
 Dzielenie zamówień,
 Brak informacji do wykonawców o dofinansowaniu lub współfinansowaniu ze
środków europejskich,
 Opisywanie przedmiotu zamówienia, w sposób wskazujący na produkt lub
producenta
 Brak przeprowadzenia i udokumentowania procesu rekrutacji pracowników,
Najczęściej popełniane błędy cd.:
 Realizacja projektu niezgodnie z harmonogramem jego realizacji,
 Brak sprzętu zakupionego w ramach projektu podczas kontroli,
 Niewłaściwe lub brak oznakowania sprzętu / wyposażenia / materiałów
szkoleniowych / dokumentacji projektowej
 Stawki umów z personelem niezgodne z wnioskiem o dofinansowanie i stanem
faktycznym,
 Brak ewidencji czasu pracy,
 Metodologia kosztów pośrednich (brak dokumentów i danych historycznych,
które posłużyły Beneficjentowi do opracowania zapisów metodologii i
wyliczenia kosztów pośrednich do projektu).
Wybrane wytyczne dotyczące kontroli:
POIG – „Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Pośredniczących i
Instytucji Wdrażających dla Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013” wersja
obowiązująca od 27.10.2010 http://www.poig.gov.pl/Dokumenty/wso/Strony/wytyczne.aspx
POKL – „Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013” wersja obowiązująca od 1.01.2013 r. http://www.efs.gov.pl/Dokumenty/Strony/Dokumenty.aspx
POIiŚ – „Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
2007-2013”, wersja obowiązująca od 07.12.2011 r. https://www.pois.gov.pl/Dokumenty/wso/Strony/wytyczne.aspx
RPO WP – „Przewodnik Beneficjenta RPO WP 2007-2013”, wersja obowiązująca od 26.02.2013 r.
http://dpr.pomorskie.eu/pl/aktualnosci/przewodnik
Program Europejskiej Współpracy Terytorialnej – Południowy Bałtyk 2007 – 2013 –
„Wytyczne w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej
Południowy
Bałtyk
2007
–
2013”,
obowiązujące
od
05.07.2010
r.
http://www.ewt.gov.pl/Dokumenty/wso/Strony/wytyczne.aspx
Polsko – Szwajcarski Program Badawczy – „System monitorowania Szwajcarsko – Polskiego
Programu Współpracy”, obowiązujące od 02.2010 r. http://www.swiss.opi.org.pl/dokumenty/ogolne-wytyczne/
7 Program Ramowy – „Annex II” - w zależności od działania
agreement_en.html#standard_ga
http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-
Dodatkowo…
Wytyczne dot. trwałości projektu – Podręcznik „Zagadnienie zachowania trwałości
projektu współfinansowanego z funduszy europejskich”, wersja obowiązująca od 03.2012 r.
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/Dokumenty/Strony/Dokumenty.aspx?zakladka=2&strona=1#
DZIAŁ ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI
MIĘDZYNARODOWYMI
Ul. Bażyńskiego 1A, pok. 110-111 (1 piętro)
Tel. 058 523 23 60 / 24 08
mail: [email protected]
Zespół DZPM:
 Ewa Weronis – Kierownik DZPM
 Marta Kontowska – Z-ca Kierownika DZPM
 Monika Adamczuk - Stanowisko Pracy ds. Zarządzania i Monitoringu
 Monika Kobyłecka
PROJEKTY MIĘDZYNARODOWE
 Julian Wierciński
 Dominika Kozłowska
FUNDUSZE STUKTURALNE
DZIĘKUJEMY
I
ZAPRASZAMY DO WSPÓŁPRACY 