Sprawozdania PFIO 2014

ZASADY ROZLICZANIA DOTACJI
W RAMACH KONKURSU FUNDUSZ
INICJATYW OBYWATELSKICH 2014
JOANNA MALARCZYK
Plan szkolenia




PFIO - zasady rozliczania dotacji i sprawozdawczość w roku 2014
Generator Sprawozdań i wzór sprawozdania z realizacji zadania
dofinansowanego w ramach konkursu FIO 2014
Karta oceny sprawozdań
Najczęściej popełniane błędy w sporządzaniu sprawozdań
Co to jest sprawozdanie?


Sprawozdanie składane jest, aby wykazać
wykonanie zadania i wykorzystanie środków
finansowych zgodnie z celem, na jaki zostały
przekazane i na warunkach wskazanych w umowie.
Stanowi podstawę do rozliczenia dotacji.
Jakie dokumenty nas obowiązują?

Umowa o wsparcie realizacji zadania publicznego wraz z
załącznikami:






Oferta realizacji zadania publicznego
Kosztorys zadania
Harmonogram zadania
Regulamin Konkursu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w 2014 r.
Ustawa z dnia 7 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z
2013 r., poz. 885),
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. rachunkowości (Dz. U. z 2013 r.
poz. 330)
Jakie dokumenty będą pomocne?

Instrukcja wypełniania Generatora Sprawozdań P
FIO 2014 przygotowana przez Departament
pożytku Publicznego MPiPS i dostępne na stronie:
www.pozytek.gov.pl/download/files/FIO/Instrukcja
_wypelniania_Generatora_Sprawozdan_PO_FIO_
2014.pdf
Co jeszcze będzie pomocne?

Infolinia konkursu FIO 2015 (0d uruchomienia konkusu
do połowy stycznia 2015):
 Można
będzie zadawać pytania związane z
rozliczeniem dotacji z 2014 r.
Termin realizacji zadań P FIO 2014


W ramach P FIO 2014 zadania jednoroczne, dwuletnie i trzyletnie.
Dla zadań jednorocznych



Dla zadań wieloletniech (dwu- i trzyletnich):




Najwcześniejszy termin rozpoczęcia zadania: od 1czerwca 2014 r.
Nieprzekraczalny termin zakończenia zadania: 31 grudnia 2014 r.
Najwcześniejszy termin rozpoczęcia zadania: od 1 czerwca 2014 r.
Nieprzekraczalny termin zakończenia zadania odpowiednio: 30 listopada 2015 r.
i 30 listopada 2016 r.
UWAGA! Obowiązek skłądania sprawozdań cząstkowych po zakończeniu
kazdego roku realizacji zadania i rozliczania budżetów rocznych.
Termin realizacji konkretnego zadania jest określony w umowie
Inne ważne terminy



30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania – termin określony w umowie jako
czas na przygotowanie sprawozdania i rozliczenie zadania
Miesiąc do dnia zakończenia realizacji zadania – termin do którego można
składać wniosek o zawarcie aneksu
15 dni - od dnia zakończenia realizacji zadania – maksymalny czas na dokonanie
zwrotu niewykorzystanej części dotacji
Termin zwrotu
niewykorzystanej
kwoty dotacji
Wniosek o zawarcie aneksu
miesiąc
15 dni
Termin zakończnia
realizacji zadania
15 dni
30 dni
Termin złożenia
sprawozdania
Złożenie sprawozdania




W terminie 30 dni od daty zakończenia jego realizacji,
W wersji elektronicznej za pomocą generatora sprawozdań on-line,
zamieszczonego na stronie internetowej:
http://fio.mpips.gov.pl/edycja5/wniosek/login.php
W wersji papierowej - po wydrukowaniu sprawozdania i podpisaniu przez
osoby upoważnione do reprezentacji organizacji, należy wysłać je pocztą,
kurierem lub złożyć osobiście na adres Instytucji Zarządzającej –
Departamentu Pożytku Publicznego, ul. Nowogrodzka 1/3/5, 00-513
Warszawa, z dopiskiem: sprawozdanie FIO
o zachowaniu terminu decyduje data wpływu lub stempla pocztowego
Załączniki do sprawozdania


Jedynym załącznikiem, który należy dołączyć do
wydruku sprawozdania jest kopia potwierdzenia
zwrotu niewykorzystanej części dotacji na konto
Zleceniobiorcy.
Inne dokumenty i materiały mogące dokumentować
działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania
Zleceniobiorca ma obowiązek przedłożyć w formie
papierowej na żądanie Zleceniodawcy
Jakie będą skutki niezłożenia
sprawozdania?


Zleceniodawca wzywa pisemnie Zleceniobiorcę do złożenia
sprawozdania, w terminie 7 dni od dnia otrzymania
wezwania.
Niezastosowanie się do wezwania, skutkuje uznaniem dotacji
za wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem w
rozumieniu ustawy o finansach publicznych.
Sprawozdanie złożone – co dalej?


Brak uchybień – do organizacji wysyłane jest pismo
informujące o akceptacji sprawozdania.
Są błędy (dotacja została niewłaściwie wydatkowana,
brakuje wyjaśnień dotyczących rozbieżności w stosunku
do umowy, brakuje załącznika) – organizacja otrzyma
pismo z prośbą o uzupełnienie sprawozdania lub
informacją o konieczności dokonania zwrotu części
środków.
Zmiany umowy w trakcie realizacji
projektu - ANEKS
Aneksowania wymagają:
 zmiany w harmonogramie realizacji zadania mające wpływ na
termin realizacji projektu,
 zmiany w kosztorysie np.:




wprowadzenie nowej pozycji do kosztorysu,
zmiana planowanych wydatków, zwiększenie danej pozycji wydatku
powyżej limitu określonego w umowie,
obniżenie środków własnych,
zamiana środków własnych finansowych na środki własne niefinansowe.
Zmiany umowy w trakcie realizacji
projektu – bez aneksu
Aneksowania nie wymagają:
 zmiany w harmonogramie nie naruszające terminu realizacji
zadania,
 zmiany w kosztorysie mieszczące się limitach określonych w umowie,
 zmiany dotyczące: nazwy organizacji, siedziby organizacji,
reprezentacji organizacji,
 zmiany osobowe w zakresie personelu realizującego projekt,
 zmiana numeru rachunku bankowego.
Zgłaszanie zmian w umowie

Zmiany wymagające aneksu należy zgłosić do Instytucji Zarządzającej (DPP MPiPS) nie
później niż miesiąc przed końcem realizacji projektu. Pismo w tej sprawie wraz z
uzasadnieniem zmian należy:



złożyć osobiście w Departamencie Pożytku Publicznego
przesłać drogą poczty elektronicznej do osób odpowiedzialnych za wdrażanie FIO 2014
wysłać drogą pocztową na adres Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej
Departament Pożytku Publicznego
ul. Nowogrodzka 1/3/5
00-513 Warszawa

Pozostałe zmiany wymagają pisemnego zgłoszenia do Instytucji Zarządzającej.
Informacja o nich powinna być zawarta w sprawozdaniu.
Kiedy koszty są kwalifikowalne?








niezbędne dla realizacji projektu,
racjonalne i efektywne,
zostały faktycznie poniesione,
właściwie udokumentowane,
zostały przewidziane w budżecie projektu,
poniesione w okresie realizacji projektu określonym w umowie,
zgodne ze szczegółowymi wytycznymi określonymi w Zasadach,
zgodne z odrębnymi przepisami prawa powszechnie
obowiązującego.
Koszty niekwalifikowalne











podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odliczony
zakup nieruchomości gruntowej, lokalowej, budowlanej;
zakup środków trwałych
amortyzacja;
leasing;
rezerwy na pokrycie przyszłych strat lub zobowiązań;
odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań;
koszty kar i grzywien;
koszty procesów sądowych;
nagrody, premie i inne formy bonifikaty rzeczowej lub finansowej dla osób
zajmujących się realizacją zadania;
koszty obsługi konta bankowego (nie dotyczy kosztów przelewów);
Koszty niekwalifikowalne



zakup napojów alkoholowych
podatki z wyłączeniem podatku dochodowego od osób
fizycznych oraz składek na ubezpieczenie społeczne i
zdrowotne związanych z realizacją zadania
publicznego oraz opłaty i inne daniny publiczne,
koszty wyjazdów służbowych osób zaangażowanych w
realizację projektu na podstawie umowy
cywilnoprawnej, chyba że umowa ta określa zasady i
sposób podróży służbowych;
Limity kosztów i dozwolone zwiększenia
i przesunięcia (§ 11. Umowy)
Nr
Nazwa kategorii
kategorii
Maksymalny
procentowy udział
w dotacji
Dopuszczalność zmian bez
powiadamiani IZ – Departamentu
Pożytku Publicznego
I.
Koszty osobowe merytoryczne
brak limitu
Możliwe
III.
Koszty związane z uczestnictwem
bezpośrednich adresatów projektu
Koszty funkcjonowania organizacji
związane z realizacją zadania
Koszty adaptacji pomieszczeń dla
celów realizacji zadania
Koszty wyjazdów służbowych osób
zaangażowanych w realizację
zadania
brak limitu
pokrywanych z dotacji do 10 % wartości
IV.
VI.
VII.
zwiększenie
wydatków
tej kategorii kosztów.
20% łącznie z
kategorią II
10% (max. 5000 zł)
Dopuszczalne
pomiędzy
poszczególnymi wydatkami wewnątrz
kategorii
5%
przesunięcia
Limity kosztów i dozwolone przesunięcia
(§ 11. Umowy)
Nr
kategorii
II.
Nazwa kategorii
Koszty obsługi zadania
publicznego, w tym koszty
administracyjne
Maksymalny
Dopuszczalność zmian bez
procentowy udział w powiadamiani IZ – Departamentu
dotacji
Pożytku Publicznego
20% łącznie z
Nie mogą być dokonywane żadne
kategorią IV
zmiany
wydatków
zarówno
pokrywanych z dotacji jak i/lub z
wkładu własnego, chyba, że polegają
na
zmniejszeniu
pozycji,
a
poszczególnych
zaoszczędzone
środki
zostaną przesunięte na kategorię I lub
III.
Limity kosztów i dozwolone przesunięcia
(§ 11. Umowy)
Nr
kategorii
V.
VIII.
Nazwa kategorii
Koszty wyposażenia
związane z realizacją
zadania
Koszty związane z
działaniami promocyjnymi
projektu
Maksymalny procentowy Dopuszczalność zmian
udział w dotacji
bez powiadamiani IZ –
Departamentu Pożytku
Publicznego
Koszty łączne dotacji określone
10% (koszt jedn. max.
w kosztorysie nie mogą ulec
3500 zł brutto)
zwiększeniu.
5%
Dopuszczalne jest dokonywanie
zmian kwot poszczególnych
wydatków pokrywanych z
dotacji wewnątrz kategorii
kosztów przy czym wartość
kategorii pokryta z dotacji,
określona w umowie nie może
ulec zwiększeniu.
Płatności w ramach projektów
FIO 2014



Zasada – płatności bezgotówkowe (przelewy) płatności gotówkowe dopuszczalne w przypadkach,
gdy nie jest możliwy obrót bezgotówkowy
Płatności tylko w terminie realizacji zadania oraz w
ciągu 14 dni od zakończenia projektu, nie później niż
do 31 grudnia danego roku.
Dokumenty księgowe muszą być wystawione w terminie
realizacji zadania.
Dokumentowanie działań merytorycznych




Zleceniobiorca ma obowiązek dokumentowania realizowanych działań np.:
 listy uczestników
 publikacje
 zdjęcia
 raport /raporty, analizy
 Informacje prasowe
Wszelkie materiały powinny być opatrzone w widocznym miejscu nadrukiem: „Projekt
dofinansowany ze środków Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich” oraz
logo PO FIO
Brak obowiązku załączania dokumentów do sprawozdania
Na żądanie Zleceniodawcy, Zleceniobiorca ma obowiązek przedłożyć w formie papierowej
ww. dokumenty.
Dokumentowanie wydatków





Wydatki w ramach projektu dokumentuje się dowodami
księgowymi
Dowody księgowe powinny być rzetelne, czyli zgodne z
rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej
Wystawione (i opłacone) w terminie realizacji zadania
Opatrzone na odwrocie trwałym opisem (jego brak
skutkował będzie nieuznaniem wydatku)
Brak obowiązku załączania dokumentów finansowych do
sprawozdania
Przykłady dowodów księgowych









faktury VAT;
faktury korygujące;
rachunki;
noty obciążeniowe;
noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą);
listy płac;
rachunki do umów zlecenia/o dzieło wraz z obowiązującymi narzutami;
umowy sprzedaży wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym
poniesienie wydatku dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego,
polecenie przelewu;
rozliczenie wyjazdów służbowych na podstawie druku delegacji oraz
polecenia wyjazdu służbowego
Co zawiera opis dokumentu księgowego?
Brak opisu w sposób trwały na odwrocie dowodu księgowego będzie skutkował
nieuznaniem tego wydatku.

1. Pieczęć organizacji oraz sporządzony w sposób trwały opis:
„Operacja dotyczy realizacji zadania (nazwa zadania) ..........,
zgodnie z zawartą umową nr ....... z dnia .....
w przypadku aneksu do umowy należy dopisać: oraz zgodnie z Aneksem nr ...... z dnia......)


2. Opis merytoryczny zadania, którego dotyczy (w tym czas i miejsce) przeznaczenie
zakupionej usługi, towaru lub opłaconej należności, w jakiej części (kwotowo) została
należność z faktury/rachunku opłacona ze środków pochodzących z dotacji Programu
Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich a z jakiej ze środków własnych
„Stwierdzam zgodność merytoryczną” data i czytelny podpis osoby/osób uprawnionych,
np. koordynator zadania, kierownik jednostki.
Co zawiera opis dokumentu księgowego?




3. „Sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym” data i czytelny podpis
osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych.
4. Dekret księgowy - sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z
podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej oraz numerem dowodu
księgowego (a także data i podpis umożliwiający identyfikację osoby
podpisującej).
5. Zapis potwierdzający akceptację przez Głównego Księgowego (lub osobę
upoważnioną) dowodu księgowego do zapłaty (data i czytelny podpis).
6. Zapis dotyczący zatwierdzenia do zapłaty dowodu księgowego przez
Kierownika jednostki lub przez osobę upoważniona do tej czynności (data i czytelny
podpis).
Jak udokumentować wkład niefinansowy?



porozumienie między Zleceniobiorcą, a wolontariuszem w formie pisemnej
praca społeczna członków – oświadczenie zawierające:
 imię i nazwisko członka,
 nazwa organizacji,
 okres wykonywania pracy społecznej,
 przedmiot i miejsce wykonywania pracy społecznej,
 numer dowodu osobistego
 Podpis
Wartość pracy jest ustalana w oparciu o standardowe stawki godzinowe
lub dzienne za dany rodzaj pracy oraz z uwzględnieniem czasu jej
wykonywania
Możliwość zmniejszenia wkładu własnego


Zleceniobiorca ma obowiązek zachowania
procentowego udziału dotacji
Procentowy udział dotacji w całkowitym koszcie
zadania publicznego może ulec zwiększeniu o nie
więcej niż 10%, pod warunkiem, że udział dotacji
w kosztach całkowitych nie przekroczy
maksymalnych limitów określonych w zasadach
Wysokość wkładu własnego
wartość dotacji
wkład własny
10 tys. zł
do 40 tys. zł
10% wartości projektu środki
własne niefinansowe lub
finansowe
ponad 40 tys. zł
do 300 tys. zł
Co najmniej 10% wartości
dotacji - środki własne
niefinansowe lub finansowe, w
tym nie mniej niż 5% wartości
dotacji wkład finansowy
Generator sprawozdań

Wymogi techniczne:
 Każda
przeglądarka internetowa
 Tryb on-line
 Uruchomiona obsługa skryptu Java
 Rekomendowane częste zapisywanie

Instrukcja generatora sprawozdań FIO 2014
Wzór sprawozdania z realizacji zadania
dofinansowanego w ramach P FIO 2014

Prezentacja w generatorze – On-Line lub
prezentacja z pliku WORD
Najczęściej popełniane błędy przy sporządzeniu
sprawozdań



Złożenie sprawozdania po terminie.
Dokonanie przelewu niewykorzystanej części dotacji po terminie określonym umową lub po wezwaniu
kontrolerów.
Dokonanie przelewu niewykorzystanej dotacji po terminie określonym umową bez uwzględnienia odsetek
za zwłokę (jak dla zaległości podatkowych).

Brak opisu faktur lub rachunków.

Realizacja zadań niezgodnie z harmonogramem będącym załącznikiem do umowy.

Zmniejszenie wysokości środków własnych przy równoczesnym niezmienionym poziomie wykorzystania
dotacji.

Niezachowanie proporcji środków własnych i dotacji do wartości zadania.

Dokonanie przesunięć pomiędzy kategoriami kosztorysu powyżej limitu określonego w umowie.
Najczęściej popełniane błędy przy sporządzeniu
sprawozdań






Nieujęcie w sprawozdaniu kosztów oraz dokumentów księgowych (np. faktur, rachunków) poniesionych ze
środków własnych Zleceniobiorcy.
Nieujęcie w zestawieniu faktur/rachunków kosztów pokrytych ze środków własnych Zleceniobiorcy.
Zamiana finansowych środków własnych, określonych w umowie na rzeczowe lub osobowe środki własne w
realizacji zadania.
Umieszczenie w zestawieniu faktur/rachunków dokumentów księgowych wystawionych lub opłaconych
przed lub po terminie realizacji zadania zawartym w umowie (nie dotyczy wydatków poniesionych w ciągu
14 dni od dnia zakończenia zadania, ale nie później niż do 31 grudnia danego roku).
Przedstawienie do rozliczenia dokumentów niebędących dowodami księgowymi w rozumieniu ustawy o
rachunkowości.
Niedołączenie na żądanie Zleceniodawcy wymaganych załączników do sprawozdania.
Kontrola i uchybienia

Kontrola obejmuje:



Kontrola może być prowadzona





prawidłowość wykonania zadania przez Oferenta
prawidłowość wydatkowania przekazanych środków finansowych.
w trakcie
po zakończeniu realizacji zadania.
w siedzibie Oferenta
w miejscu realizacji zadania.
Konsekwencją rażących uchybień w rozliczaniu dotacji może być
zwrot części lub całości przyznanej dotacji
Dziękuję za uwagę!