ZEBRANIE JAKO FORMA WYMIANY INFORMACJI

OGÓLNE WIADOMOŚCI
 Zebranie jest formą wymiany informacji między
większą liczbą osób. Jest najskuteczniejszą formą
komunikowania się gdy poszukuje się wspólnie
nowych rozwiązań. Ułatwia podejmowanie
decyzji, bo umożliwia poznanie poglądów w
danej sprawie wszystkich uczestników zebrania.
Podejmowanie decyzji w niektórych sprawach
wymaga (zgodnie z obowiązującymi przepisami)
- aby były podejmowane kolegialnie
(głosowanie!).
Ze względu na charakter
uczestnictwa organizuje się:
 zebrania zewnętrzne - z udziałem fachowców z
zewnątrz, np. przedstawicieli banków, księgowych,
zleceniodawców,
 zebrania wewnętrzne:
 otwarte - dostępne dla wszystkich
pracowników,
 przy zamkniętych drzwiach - uczestnikami
mogą być tylko osoby zaproszone, np.
posiedzenie zarządu
Celem zebrania może być m.in.:
przekazywanie informacji,
kontrola bieżących prac,
rozwiązywanie problemów,
podejmowanie decyzji i uchwał,
wymiana poglądów i doświadczeń.
Typowe zebrania to:
 Odprawa - niezbyt długie spotkanie (do 60 minut) o
charakterze wewnętrznym, roboczym, mające cel
instruktażowy. W niektórych przedsiębiorstwach
zwoływana jest systematycznie co tydzień, np. w każdy
poniedziałek; wówczas szef przekazuje informacje i
polecenia dotyczące zadań na cały tydzień.
 Narada - niezbyt długie spotkanie (do 60 minut)
zebranie pracowników o charakterze wewnętrznym,
roboczym, np. narada dotycząca nowego produktu.
 Posiedzenie - na ogół bardzo sformalizowane
spotkanie, wymaga wcześniejszego ustalenia terminu,
powinno być protokołowane, np. posiedzenie rady
pedagogicznej, zarządu, rady nadzorczej. Może trwać
nawet kilka godzin.
 Seminarium - forma szkolenia, której celem jest
przedstawienie zebranym np. nowych technik i metod
stosowanych w pracy biurowej. Najczęściej jest to
dyskusja prowadzona przez prelegenta, której podstawą
mogą być przeprowadzone badania i fachowa literatura.
Może trwać kilka godzin lub kilka dni.
 Konferencja - spotkanie przedstawicieli różnych (lub
pokrewnych) dziedzin nauki lub różnych branż (lub
jednej), dotyczące określonego tematu, np. konferencja na
temat oceniania w szkole, zastosowania biotechnologii w
produkcji leków. Konferencje mogą być jednodniowe lub
kilkudniowe, wymagają wcześniejszego bardzo
szczegółowego planowania zarówno programu wystąpień,
jak i zakwaterowania i wyżywienia uczestników.
 Kongres - spotkanie naukowców, polityków lub
specjalistów określonej dziedziny (np. Kongres Lekarzy
Kardiologów). Może trwać nawet kilka dni. Wymaga
równie drobiazgowego planowania, jak konferencja.
 Zjazd - spotkanie przedstawicieli określonej grupy osób,
które np. są ze sobą związane wspomnieniami - zjazd
absolwentów szkoły; czas trwania nawet do kilku dni.
Właściwe przygotowanie zebrania wymaga
następujących czynności:













ustalenie celu obrad
ustalenie tematu obrad
ustalenie osoby, która będzie prowadziła zebranie
ustalenie liczby uczestników
ustalenie terminu obrad
ustalenie porządku obrad
przygotowanie materiałów
zarezerwowanie sali
przesłanie zaproszeń uczestnikom wraz z materiałami
przygotowanie listy obecności
wyznaczenie osoby sporządzającej protokół
ewentualne przygotowanie dodatkowych materiałów
przygotowanie sali obrad
DZIĘKUJE ZA
UWAGĘ 
PAULINA BORYNA
KLASA III a