zarządzanie projektami miękkimi

ZARZĄDZANIE
PROJEKTAMI MIĘKKIMI
Europejski Fundusz Społeczny
Projekty twarde
 Budowa budynków
 Remont lub modernizacja
 Zakup środków trwałych
 Opracowanie kompleksowego systemu
bazy danych
Projekty miękkie
 Przedsięwzięcia społeczne
 Szkolenia
 Studia podyplomowe
 Doradztwo
 Badania
Błędy przedsięwzięć
niedostosowanie projektu do
potrzeb odbiorców
nieprecyzyjne planowanie
nieczytelne wskaźniki efektywności
projektu
Błędy przedsięwzięć
słabe rozeznanie zagrożeń
ignorowanie czynników
utrwalających korzyści
niewykorzystanie dotychczasowych
doświadczeń
Błędy w przygotowaniu projektu
- brak strategii
- niepełna analiza sytuacji
- brak wspólnego postrzegania problemów
- nastawienie na działania a nie na cel
Błędy w przygotowaniu projektu
- nieweryfikowalny wynik projektu
- podporządkowanie projektu ramom budżetu
- niespójność dokumentów projektowych
PROJEKT EUROPEJSKI
jest to zorganizowany i ułożony w czasie
ciąg wielu działań,
zmierzający do osiągnięcia konkretnego
i mierzalnego wyniku,
adresowany do wybranych grup odbiorców,
wymagający zaangażowania znacznych,
lecz limitowanych środków
rzeczowych, ludzkich i finansowych.
PROGRAMY
to grupy powiązanych z sobą projektów,
realizowane w skoordynowany sposób
dla osiągnięcia wspólnego
celu nadrzędnego,
niemożliwego do osiągnięcia
przez poszczególne projekty osobno
CYKL PROJEKTU
Programowanie
Identyfikacja
Formułowanie
Wdrażanie
Ewaluacja i audyt
FORMUŁOWANIE PROJEKTU
I ETAP
ANALIZA
interesariuszy
problemów
celów
strategii
FORMUŁOWANIE PROJEKTU
II ETAP
MATRYCA LOGICZNA
HARMONOGRAM PROJEKTU
PLAN WYKORZYSTANIA ZASOBÓW
BUDOWANIE PROJEKTU
- CO CHCEMY ROBIĆ I W JAKIM CELU?
- DLACZEGO CHCEMY TO ZREALIZOWAĆ?
- DO KOGO KIERUJEMY DZIAŁANIA W PROJEKCIE?
- W JAKI SPOSÓB ZORGANIZOWAĆ PRACE?
BUDOWANIE PROJEKTU
- ILE CZASU POTRZEBUJEMY, ŻEBY ZREALIZOWAC
PROJEKT?
- ILE PIENIĘDZY POTRZEBUJEMY I SKĄD JE WZIĄĆ?
- JAKICH EFEKTÓW SIĘ SPODZIEWAMY I JAK
SPRAWDZIMY CZY NAM SIĘ UDAŁO JE UZYSKAĆ?
- CO MOŻE ZAGROZIĆ PRAWIDŁOWEJ REALIZACJI
PROJEKTU?
1. CO CHCEMY ZROBIĆ
I PO CO?
CEL PROJEKTU JEST:
 konkretny i prosty
 wyrażony ilościowo
 mierzalny jakościowo
 możliwy do osiągnięcia
 określony jest w określonych ramach czasowych
CELE PROJEKTU
Cel nadrzędny
jest określony w programie operacyjnym,
w ramach którego projekt może być dofinansowany
i w opisie konkursu.
Cele szczegółowe
to bezpośrednie cele działań określone przez
wnioskodawcę w projekcie.
CELE BEZPOŚREDNIE
PROJEKTU
JAKOŚĆ
REZULTATÓW
CZAS
REALIZACJI
KOSZTY
REALIZACJI
WSTĘPNY OPIS PROJEKTU
1.
jaka ma być skala projektu?
2. kto realizuje – sami lub z innymi instytucjami?
3. jaka ma być liczba uczestników (liczebność
grupy docelowej, podział na grupy)?
WSTĘPNY OPIS PROJEKTU
4. jakich rezultatów się spodziewamy?
5. jakie działania planujemy w projekcie?
6. jak długo mają trwać działania?
7. ile wstępnie będzie kosztować realizacja
projektu?
Cele bezpośrednie projektu:
szkolenia lub studia – doradztwo – badania
efekty wynikające z ukończonego szkolenia
lub zrealizowanego badania
Dodatkowe cele instytucji finansującej
– tzw. cele przekrojowe
równość płci
trwałość środowiska
budowanie społeczeństwa informacyjnego
2. DLACZEGO CHCEMY
ZREALIZOWAĆ
NASZ PROJEKT?
Źródła uzasadnienia projektu
• Jakie są bariery, na które natrafiają potencjalni uczestnicy
projektu? Jakie mają problemy?
(poparte danymi statystycznymi)
• W jaki sposób realizacja projektu wpłynie na
przezwyciężenie trudności?
(jaki związek przyczynowo-skutkowy)
• Dlaczego wybraliśmy dany rodzaj i charakter działań w
projekcie?
(dlaczego dany rodzaj działania jest lepszy niż inny)
W uzasadnieniu warto pamiętać o:
• powołaniu się na dane statystyczne dotyczące
sytuacji grupy docelowej
• odniesieniu się do uwarunkowań lokalnych,
aktualnych analiz, raportów
• jasnym sformułowaniu informacji
uzasadniającej potrzebę określonych działań
W uzasadnieniu warto pamiętać o:
• opisie specyficznych barier, na które
natrafiają beneficjenci ostateczni
• uzasadnieniu wybranych działań.
3. DO KOGO KIERUJEMY
DZIAŁANIA
W PROJEKCIE?
Skąd się biorą adresaci projektu?
 Program Operacyjny
 Szczegółowy opis priorytetów programu
 Szczegółowe kryteria wyboru projektów
Cechy odbiorców wsparcia
 zawód
 wykształcenie
 miejsce zamieszkania
 specyficzny problem, z jakim spotyka się osoba z
danej grupy
Jak pozyskać uczestników projektu?
1. Wybór metod i technik rekrutacji:
- jak przygotować ofertę, żeby trafić do
właściwych osób?
- jak ułatwić zgłaszanie się
kandydatów (list, faks,
e-mail, strona WWW)?
2. Stworzenie bazy danych potencjalnych
uczestników
Jak pozyskać uczestników projektu?
3. Jak można dotrzeć do potencjalnych
uczestników:
- informacja bezpośrednia: telefon, list,
faks, e-mail
- informacja w mass-mediach
4. Weryfikacja osób zgłaszających się
zgodnie z kryteriami naboru
4. W JAKI SPOSÓB
ZORGANIZOWAĆ PRACĘ
W PROJEKCIE?
ORGANIZACJA DZIAŁAŃ
Czy realizujemy projekt sami
czy z partnerem?
doświadczenie w realizacji podobnych projektów
(z sukcesem, o podobnej skali)
potencjał finansowy
kompetentna kadra pracowników
możliwości lokalowo-techniczne
ORGANIZACJA DZIAŁAŃ
Kto będzie stanowił personel projektu?







KIEROWNIK PROJEKTU
SPECJALISTA DS. PROMOCJI I REKRUTACJI
SPECJALISTA DS. ROZLICZEŃ FINANSOWYCH
SPECJALISTA DS. MONITORINGU
KSIĘGOWY/-A PROJEKTU
PRACOWNICY ADMINISTRACYJNI
INNI PRACOWNICY
ORGANIZACJA DZIAŁAŃ
Jak podzielić odpowiedzialność w zespole
i powiązać jego członków?
5. ILE CZASU POTRZEBUJEMY,
ŻEBY ZREALIZOWAC
PROJEKT?
PLANOWANIE PRZEBIEGU
PROJEKTU
1. CZAS TRWANIA CZYNNOŚCI I TERMINÓW ICH
REALIZACJI
harmonogram realizacji projektu
– wykres Gantt’a
2. TERMIN REALIZACJI PROJEKTU
3. REZERWY CZASOWE
4. „KAMIENIE MILOWE” PROJEKTU
6. ILE PIENIĘDZY POTRZEBA
I SKĄD JE WZIĄĆ?
ILE POTRZEBUJEMY
PIENIĘDZY?
RAMY FINANSOWE PROJEKTU
SZCZEGÓŁOWY BUDŻET PROJEKTU
JAK SFINANSOWAĆ WYDATKI?
ŚRODKI WŁASNE PUBLICZNE
ŚRDOKI WŁASNE PRYWATNE
KREDYT
ŚRODKI UNIJNE
TWORZENIE BUDŻETU
OKRES BUDŻETOWANIA
RODZAJE, MIEJSCA POWSTAWANIA I NOŚNIKI KOSZTÓW
BUDŻET KOSZTÓW
MOŻLIWOŚCI POZYSKANIA ŚRODKÓW
PŁYNNOŚĆ FINANSOWA
ZATWIERDZENIE BUDŻETU
KOSZTY PROJEKTU
• KOSZTY ZWIĄZANE Z PERSONELEM:
WŁASNYM I DODATKOWYM
• KOSZTY ORGANIZACJI
• KOSZTY ADMINISTRACYJNE
7. JAKICH EFEKTÓW SIĘ
SPODZIEWAMY I JAK
SPRAWDZIMY CZY
UDAŁO SIĘ JE UZYSKAĆ?
EFEKTYWNOŚĆ PROJEKTU
REZULTATY
TWARDE
MIĘKKIE