regulamin organizacyjny - PUP Kędzierzyn

REGULAMIN
ORGANIZACYJNY
POWIATOWEGO URZĘDU PRACY w KĘDZIERZYNIE-KOŹLU
Rozdział I
Przepisy ogólne
§1
Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Kędzierzynie - Koźlu
określa zasady wewnętrznej organizacji oraz strukturę i zakres działania komórek
organizacyjnych, wchodzących w jego skład.
§2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Ministrze – należy przez to rozumieć Ministra właściwego do spraw pracy,
Marszałku Województwa – należy przez to rozumieć Marszałka Województwa
Opolskiego,
Wojewodzie – należy przez to rozumieć Wojewodę Opolskiego,
Staroście – należy przez to rozumieć Starostę Powiatu Kędzierzyńsko
– Kozielskiego,
Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy
w Kędzierzynie – Koźlu,
Zastępcy – należy przez to rozumieć Zastępcę Dyrektora Powiatowego Urzędu
Pracy w Kędzierzynie – Koźlu,
Głównym Księgowym – należy przez to rozumieć Głównego Księgowego
Powiatowego Urzędu Pracy w Kędzierzynie – Koźlu – Kierownika Referatu
Finansowo-Księgowego.
Zarządzie Powiatu – należy przez to rozumieć Zarząd Powiatu Kędzierzyńsko
– Kozielskiego,
WUP – należy przez to rozumieć Wojewódzki Urząd Pracy w Opolu wchodzący
w skład Urzędu Marszałkowskiego w Opolu,
PUP – należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Kędzierzynie
– Koźlu,
PRZ – należy przez to rozumieć Powiatową Radę Zatrudnienia w Kędzierzynie
– Koźlu / obowiązuje do dnia powołania Powiatowej Rady Rynku Pracy/,
PRRP – należy przez to rozumieć Powiatową Radę Rynku Pracy
w Kędzierzynie – Koźlu / obowiązuje od dnia powołania /,
Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć wyspecjalizowaną
komórkę organizacyjną, referat lub samodzielne stanowisko pracy
w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kędzierzynie – Koźlu,
FP – należy przez to rozumieć Fundusz Pracy,
PFRON- należy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób
Niepełnosprawnych,
EFS- należy przez to rozumieć Europejski Fundusz Społeczny,
1
17. UE- należy przez to rozumieć Unię Europejską,
18. Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin,
19. Statucie- należy przez to rozumieć Statut Powiatowego Urzędu Pracy
w Kędzierzynie-Koźlu uchwalony przez Zarząd Powiatu Kędzierzyńsko
-Kozielskiego,
20. CAZ należy przez to rozumieć Centrum Aktywizacji Zawodowej - jako
wyspecjalizowaną komórkę organizacyjną.
§3
1.
2.
Siedziba PUP znajduje się w mieście Kędzierzyn - Koźle.
Zakres właściwości terytorialnej PUP określa Statut Powiatu Kędzierzyńsko
– Kozielskiego przyjęty Uchwałą Rady Powiatu Nr IV/13/98 z dnia 8 grudnia
1998r. obejmujący swym zasięgiem :
-
miasto Kędzierzyn-Koźle,
gminę Bierawa,
gminę Cisek,
gminę Pawłowiczki,
gminę Polska Cerekiew,
gminę Reńska Wieś.
§4
1.
PUP działa na podstawie:
1) Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach
rynku pracy / tekst jednolity Dz. U. z 2013r. poz. 674 z późniejszymi
zmianami/
2) Ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym
/ tekst jednolity Dz. U. z 2013r. poz.595 z późniejszymi zmianami/
3) Statutu Powiatu Kędzierzyńsko – Kozielskiego
4) Niniejszego Regulaminu
5) Statutu
6) Innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
2.
Do zakresu działania PUP należy wykonywanie zadań wynikających z ww.
przepisów wykonawczych oraz innych aktów normatywnych.
Zasady gospodarki finansowej PUP oraz zasady wynagradzania pracowników
ustalają odrębne przepisy.
3.
§5
Przy realizacji zadań PUP współdziała z PRZ / PRRP, z publicznymi służbami
zatrudnienia, z gminami, Ochotniczymi Hufcami Pracy, agencjami zatrudnienia,
instytucjami szkoleniowymi, instytucjami dialogu społecznego tj. organizacjami
związków zawodowych pracodawców i bezrobotnych oraz organizacjami
pozarządowymi, instytucjami partnerstwa lokalnego realizującymi inicjatywy
partnerów rynku pracy, tworzonymi na rzecz realizacji zadań określonych ustawą
i wspieranymi przez organy samorządów terytorialnych.
2
Rozdział II
Kierownictwo PUP
§6
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Dyrektor reprezentuje PUP na zewnątrz i kieruje całokształtem działalności
PUP - zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa i ponosi za nią pełną
odpowiedzialność przed Starostą.
Dyrektor w stosunku do pracowników PUP jest pracodawcą w rozumieniu
przepisów Kodeksu Pracy.
Dyrektor kieruje działalnością PUP przy pomocy swojego Zastępcy
i kierowników komórek organizacyjnych.
Dyrektor realizuje swoje zadania w ramach posiadanych środków.
Dyrektora w czasie nieobecności zastępuje Zastępca Dyrektora.
Zakres zastępstwa obejmuje wszystkie zadania i kompetencje Dyrektora
z wyłączeniem czynności wymagających upoważnienia Starosty bądź Zarządu
Powiatu.
Dyrektora powołuje i odwołuje Starosta po zasięgnięciu opinii PRZ/ PRRP.
Zastępcę powołuje i odwołuje Dyrektor.
W przypadku nieobecności Dyrektora i Zastępcy Dyrektora, kierownictwo
sprawuje wyznaczony pracownik.
Zakres zastępstwa obejmuje zadania i kompetencje Dyrektora z wyłączeniem
spraw kadrowych i czynności wymagających upoważnienia Starosty lub
Zarządu Powiatu.
Rozdział III
Komórki organizacyjne PUP
§7
1.
2.
3.
4.
5.
6.
W PUP mogą być tworzone następujące komórki organizacyjne:
a) CAZ- Wyspecjalizowana komórka organizacyjna
b) Referat
c) Samodzielne stanowisko pracy.
O ilości utworzonych komórek organizacyjnych decyduje Dyrektor w oparciu
o potrzeby wynikające z realizowanych zadań oraz posiadanych środków
finansowych.
W celu realizacji określonych zadań Dyrektor może powoływać zespoły
i komisje zadaniowe.
Kierownicy komórek organizacyjnych określają ich strukturę wewnętrzną oraz
zakres działania i przedstawiają Dyrektorowi do zatwierdzenia.
Kierownicy komórek organizacyjnych mają prawo łączyć zadania -przewidziane
w schemacie organizacyjnym dla wielu stanowisk - w jednym zadaniu.
Dyrektor ma prawo łączyć przewidziane do realizacji zadania w ramach
podległych mu komórek organizacyjnych, referatów i samodzielnych stanowisk
pracy, bądź odwrotnie.
3
§8
1.
2.
Centrum Aktywizacji Zawodowej jest wyspecjalizowaną komórką organizacyjną
PUP, realizującą zadania w zakresie usług rynku pracy oraz instrumentów
i programów rynku pracy.
Centrum Aktywizacji Zawodowej kieruje Kierownik.
§9
1.
2.
Referat jest wieloosobową komórką organizacyjną realizującą jednolite
zagadnienia merytoryczne.
Referatem, który może być tworzony jako komórka samodzielna, może
kierować kierownik referatu.
§10
1.
2.
Samodzielne stanowisko pracy jest najmniejszą komórką organizacyjną, którą
tworzy się w wypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia określonej
problematyki nie uzasadniającego powołania większej komórki organizacyjnej
- referatu.
Samodzielne stanowisko pracy może być tworzone w ramach referatu lub jako
komórka samodzielna.
§11
1.
2.
3.
4.
Organizację wewnętrzną komórek organizacyjnych, a w szczególności:
1) Liczbę etatów
2) Ustalenie zastępcy i zakres powierzonych zadań
określa Dyrektor PUP.
Szczegółowe zakresy czynności pracowników komórek organizacyjnych
określają ich kierownicy.
Pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem przyjęcie powierzonego
zakresu czynności.
Zakres czynności podlega włączeniu do akt osobowych pracownika.
Rozdział IV
Struktura organizacyjna PUP
§12
W PUP tworzy się następujące komórki organizacyjne, które przy oznakowaniu
spraw używają symboli:
1.
2.
3.
Centrum Aktywizacji Zawodowej
Referat Administracyjno – Organizacyjny,
Informacji, Ewidencji i Świadczeń
Referat Finansowo – Księgowy
CAZ
AOIEŚ
FK
4
§13
1.
2.
3.
4.
5.
Dyrektor nadzoruje bezpośrednio:
1) Referat Finansowo – Księgowy
2) Referat Administracyjno – Organizacyjny,
Informacji, Ewidencji i Świadczeń
Zastępca nadzoruje:
1) Centrum Aktywizacji Zawodowej
Główny Księgowy PUP kieruje Referatem Finansowo – Księgowym, a zakres
jego działania określają odrębne przepisy.
Szczegółowy zakres działania komórek organizacyjnych PUP określa Rozdział
V niniejszego Regulaminu.
Strukturę organizacyjną PUP określa schemat organizacyjny, będący
załącznikiem Nr 1 do Regulaminu.
§14
1.
Do kompetencji Dyrektora należy w szczególności:
1) Promocja usług PUP, określenie celów i programów działania PUP.
2) Realizacja zadań określonych w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r.
o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ( tekst jednolity Dz. U.
z 2013r. poz.674 z późniejszymi zmianami).
3) Planowanie i dysponowanie środkami funduszy celowych będących
w dyspozycji PUP.
4) Planowanie i dysponowanie środkami budżetu PUP.
5) Realizacja polityki kadrowej PUP.
6) Zatrudnianie i ocenianie pracowników PUP ( w tym Zastępcy Dyrektora).
7) Współpraca z organami administracji samorządowej i rządowej, PRZ/
PRRP, ośrodkami pomocy społecznej, oraz innymi organizacjami
i jednostkami realizującymi zadania na rzecz rynku pracy.
8) Wydawanie zarządzeń, poleceń służbowych i decyzji administracyjnych.
9) Opracowanie i przedkładanie do Zarządu Powiatu wniosku o zmianę
przepisów z zakresu działania PUP.
10) Opracowanie i przedkładanie do zatwierdzenia do Zarządu Powiatu
Regulaminu Organizacyjnego PUP.
11) Inicjowanie programów EFS.
12) Planowanie, wytyczanie kierunków działania, organizacja pracy PUP.
13) Koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań w zakresie wyznaczonym
przez Starostę.
14) Samoocena PUP.
15) Inicjowanie i nadzór nad realizacją zadań z zakresu partnerstwa lokalnego
i dialogu społecznego.
16) Zawieranie umów wynikających z zakresu działania PUP w ramach
udzielanych upoważnień i pełnomocnictw.
17) Wykonywanie zadań w zakresie zarządu nieruchomością będącą siedzibą
PUP w Kędzierzynie-Koźlu.
18) Nadzór nad realizacją zadań z zakresu przyjmowania skarg i wniosków.
19) Nadzór nad realizacją działalności kontroli zarządczej.
5
20) Nadzór nad prawidłowym zabezpieczeniem obiektu pod względem
przeciwpożarowym, przeciwwłamaniowym, stosowaniem się do zasad bhp,
zasad ładu i porządku publicznego oraz utrzymaniem urzędu w należytej
czystości.
21) Realizacja zadań administratora danych osobowych /ADO/.
22) Realizacja zadań określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń
społecznych i zdrowotnych.
2.
Do kompetencji Zastępcy Dyrektora należy w szczególności:
1) Organizowanie pracy w podległym pionie funkcjonalnym.
2) Koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań w zakresie wyznaczonym
przez Dyrektora, a w szczególności:
a) zapewnienie realizacji obowiązujących przepisów prawnych oraz
dbanie o standaryzację usług świadczonych przez podległy pion
funkcjonalny,
b) zapewnienie w powierzonym zakresie kompleksowego rozwiązywania
problemów oraz nadzorowanie działalności w podległym pionie
realizującym te zadania,
c) planowanie i wytyczanie kierunku działania, sprawowanie nadzoru nad
realizacją zadań merytorycznych w podległym pionie organizacyjnym,
d) koordynowanie sporządzania i realizacji kontroli zarządczej przez
podległy pion organizacyjny,
e) aprobowanie: spraw przedkładanych do decyzji Dyrektora, materiałów
i informacji opracowywanych przez nadzorowany pion funkcjonalny dla
potrzeb
PRZ/PRRP
oraz
organów
administracji
rządowej
i samorządowej,
f) prawidłowe organizowanie kontroli zewnętrznych prowadzonych przez
pracowników PUP, udzielanie fachowej pomocy kontrolującym,
g) sprawowanie merytorycznego nadzoru nad: funkcjonowaniem systemu
statystyczno – sprawozdawczego i informacyjnego, stosowanymi
technikami pośrednictwa pracy i poradnictwa zawodowego,
całokształtem działalności szkoleniowej dla potrzeb rynku pracy,
organizacją miejsc pracy z FP, EFS i PFRON oraz kompleksową
obsługą osób bezrobotnych i poszukujących pracy,
h) współpraca z organizacjami pracodawców, bezrobotnych, związkami
zawodowymi oraz innymi partnerami społecznymi w zakresie
współtworzenia i realizacji polityki rynku pracy, w tym z organami
samorządów lokalnych,
i) współudział w realizacji zadań zmierzających do promocji zatrudnienia,
łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacji zawodowej,
j) koordynacja procesu pozyskania środków finansowych z funduszy
krajowych i unijnych w tym z EFS na realizację zadań, działań CAZ,
k) dbałość o rozwój zawodowy podległych pracowników,
l) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
§15
1.
Obowiązki i uprawnienia Głównego Księgowego urzędu określają przepisy
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych oraz ustawy z dnia
29 września 1994r. o rachunkowości.
6
2.
Do obowiązków Głównego Księgowego należy w szczególności:
1) Prowadzenie spraw związanych z planowaniem i rozliczaniem środków
finansowych pozostających w dyspozycji urzędu.
2) Pozyskiwanie środków budżetowych, FP, EFS, PFRON i innych funduszy
celowych na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania urzędu
i prowadzonej polityki kadrowej.
3) Sporządzanie preliminarzy, planów finansowych, sprawozdawczości
i bilansów.
4) Nadzorowanie nad wydatkami budżetowymi, funduszami celowymi
i projektami finansowanymi ze środków unijnych.
5) Prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia.
6) Nadzór nad wypłacaniem środków z funduszy celowych, budżetu urzędu
i realizowaniem projektów, finansowanych ze środków pozyskiwanych
z Unii Europejskiej.
7) Przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych.
8) Dokonywanie bieżącej analizy wykonywania planów finansowych i bieżące
informowanie Dyrektora PUP o stopniu realizacji dochodów i wydatków oraz
prawidłowości wydatkowania środków otrzymanych na wydatki z budżetu
państwa, Funduszu Pracy, budżetu samorządu i innych funduszy celowych.
9) Realizacja założeń Standardów Kontroli Zarządczej.
10) Sprawowanie
ogólnego
nadzoru
nad
całokształtem
prac
inwentaryzacyjnych.
§16
Kierownik komórki organizacyjnej odpowiada za :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Koordynowanie, nadzorowanie oraz prawidłową realizację zadań w podległej
komórce organizacyjnej.
Podejmowanie decyzji oraz wydawanie dyspozycji w granicach wynikających
z zakresu działania komórki organizacyjnej na podstawie upoważnienia
Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora.
Szczegółowe zaznajamianie pracowników z zadaniami komórki organizacyjnej,
zakresem współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi PUP oraz
ustaleniami kierownictwa i przekazywanie do wiadomości i wykonania
otrzymanych poleceń, dyspozycji i aktów normatywnych.
Dbałość o rozwój zawodowy podległych pracowników a w szczególności:
umożliwianie pracownikom kierowanej komórki organizacyjnej uczestniczenia
w szkoleniach organizowanych dla służb zatrudnienia.
Udzielanie pomocy pracownikom podległej komórki organizacyjnej
w opracowywaniu procedur i wytycznych realizacji zadań stałych.
Wykonywanie kontroli pracy komórki organizacyjnej z punktu widzenia
merytorycznego i formalnego w oparciu o przepisy ustawy, obowiązujące
standardy oraz wewnętrzne akty normatywne PUP.
Dokonywanie okresowych ocen przydatności zawodowej pracowników
w szczególności nowoprzyjętych.
Opiniowanie doboru obsady osobowej podległej komórki organizacyjnej,
wnioskowanie wysokości wynagrodzenia, przeszeregowań, nagród i kar dla
podległych pracowników.
7
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Współdziałanie oraz prawo żądania od innych komórek organizacyjnych PUP
materiałów, informacji i opinii potrzebnych do wykonywania zadań.
Podpisywanie korespondencji wewnętrznej i parafowanie pism wychodzących
przed skierowaniem do podpisu Dyrektorowi lub Zastępcy Dyrektora.
Ustalanie i aktualizowanie szczegółowych zakresów czynności dla podległych
pracowników.
Powierzanie w uzasadnionych przypadkach podległym pracownikom
wykonywania czynności i zadań dodatkowych nie objętych zakresem czynności.
Wyznaczanie zastępstwa w przypadku urlopu lub długotrwałej nieobecności
w pracy pracownika z innych przyczyn.
Podejmowanie działań zmierzających do ochrony danych osobowych pod
kątem określenia odpowiedzialności za ochronę dostępnych danych,
nieuzasadnioną modyfikację lub zniszczenie, nielegalnym ujawnieniem lub
pozyskaniem danych.
W związku z przydzielonymi zadaniami, w uzasadnionych przypadkach,
kierownicy komórek organizacyjnych mają prawo żądać od kierownictwa PUP
materiałów, informacji i opinii niezbędnych do wykonywania tych zadań.
Przygotowywanie projektów dokumentacji ( wzorów wniosków, umów oraz
wewnętrznych aktów normatywnych stosowanych w urzędzie ) związanej
z funkcjonowaniem PUP w zakresie działania swojej komórki organizacyjnej.
§17
1.
2.
3.
Postanowienia §16 mają zastosowanie w odniesieniu do Głównego
Księgowego, który bezpośrednio nadzoruje działalność Referatu Finansowo
- Księgowego.
Główny Księgowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi w sprawie wykonywania
zadań merytorycznych w imieniu Dyrektora.
Postanowienia § 16 mają zastosowanie do Kierownika Centrum Aktywizacji
Zawodowej, który kieruje bezpośrednio Centrum Aktywizacji Zawodowej, oraz
Kierownika Referatu Administracyjno-Organizacyjnego, Informacji, Ewidencji
i Świadczeń, który kieruje bezpośrednio Referatem AdministracyjnoOrganizacyjnym, Informacji, Ewidencji i Świadczeń.
Rozdział V
Zakres zadań komórek organizacyjnych PUP
§18
Centrum Aktywizacji Zawodowej realizuje zadania z zakresu usług i instrumentów
rynku pracy.
Do zadań Centrum Aktywizacji Zawodowej w szczególności należy:
1.
Promocja i realizacja usług i instrumentów rynku pracy określonych w ustawie.
2.
Analiza informacji niezbędnych do oceny sytuacji na rynku pracy,
pozwalających na opracowanie:
a) planów działania w zakresie CAZ,
b) tworzenie baz danych,
8
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
c) zapotrzebowania na zawody i specjalności na lokalnym rynku pracy oraz
potrzeb szkoleniowych osób uprawnionych do szkolenia,
d) monitoringu zawodów deficytowych i nadwyżkowych,
e) listy zawodów i specjalności, na które istnieje zapotrzebowanie na rynku
pracy,
f) wykazu potrzeb szkoleniowych osób bezrobotnych i poszukujących pracy.
Kierowanie do pracy osób bezrobotnych, poszukujących pracy, w tym osób
niepełnosprawnych.
Podejmowanie i utrzymywanie kontaktów z pracodawcami.
Pozyskiwanie i przyjmowanie ofert pracy od pracodawców.
Upowszechnianie i realizacja ofert pracy, współpraca z powiatowymi urzędami
pracy w zakresie upowszechniania ofert pracy.
Udzielanie pracodawcom pomocy w doborze kandydatów do pracy.
Ustalanie dla bezrobotnych profilu pomocy, oznaczającego właściwy ze
względu na potrzeby bezrobotnego zakres form pomocy określonych
w ustawie.
Udzielanie pomocy bezrobotnym w ramach profilu i poszukującym pracy
w znalezieniu zatrudnienia poprzez dobór właściwej usługi.
Przedstawianie bezrobotnemu w ramach profilu lub poszukującemu pracy
propozycji odpowiedniego zatrudnienia, innej pracy zarobkowej lub innej formy
pomocy oferowanej przez urząd pracy.
Przedstawianie bezrobotnemu w ramach profilu lub poszukującemu pracy
możliwości pomocy wobec braku propozycji odpowiedniego zatrudnienia lub
innej pracy zarobkowej.
Podejmowanie i utrzymywanie kontaktu z bezrobotnym lub poszukującym pracy
w celu ustalenia postępów w jego działaniach, zmierzających do znalezienia
zatrudnienia.
Opracowywanie i realizacja indywidualnych planów działania dla osób
bezrobotnych i poszukujących pracy.
Organizacja targów i giełd pracy.
Informowanie bezrobotnych lub poszukujących pracy o możliwościach
zatrudnienia, warunkach życia i pracy oraz sytuacji na rynkach pracy w kraju
oraz państwach UE/EOG.
Gromadzenie informacji służących bezrobotnym i poszukującym pracy do
uzyskania umiejętności poszukiwania pracy i samozatrudnienia.
Ewidencjonowanie oświadczeń pracodawców zamierzających powierzyć
wykonywanie pracy obywatelom państw graniczących z Polską niebędących
członkiem UE/ EOG oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie.
Informowanie pracodawców z kraju o możliwościach zatrudnienia bezrobotnych
lub poszukujących pracy z państw UE/EOG.
Sporządzanie i upowszechnianie planu szkoleń.
Kwalifikowanie i kierowanie na szkolenia grupowe zgodnie z planem szkoleń.
Kwalifikowanie i kierowanie na szkolenia osób uprawnionych do rent
szkoleniowych oraz osób niepełnosprawnych.
Kierowanie osób bezrobotnych i innych uprawnionych na szkolenia
indywidualne ( wskazane przez bezrobotnego).
Kierowanie osób bezrobotnych na szkolenia w ramach umów trójstronnych
między PUP , instytucją szkoleniową i pracodawcą.
Prowadzenie dokumentacji związanej z finansowaniem kosztów studiów
podyplomowych.
Kierowanie bezrobotnych i innych uprawnionych osób, na ich wniosek na
egzaminy umożliwiające uzyskanie świadectw, dyplomów, zaświadczeń,
określonych uprawnień zawodowych lub tytułów zawodowych, oraz pomoc tym
9
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
52.
osobom w postępowaniu mającym na celu uzyskanie przez nich licencji
niezbędnych do wykonywania danego zawodu.
Prowadzenie spraw w zakresie Krajowego Funduszu Szkoleniowego.
Monitorowanie przebiegu szkoleń, m.in. poprzez wizytację zajęć edukacyjnych
w trakcie trwania szkolenia.
Udzielanie pożyczki szkoleniowej osobie bezrobotnej i innym uprawnionym
osobom.
Prowadzenie analiz efektywności i skuteczności szkoleń.
Przygotowywanie dokumentacji do finansowego rozliczenia kosztów szkolenia
osób bezrobotnych.
Przygotowanie dokumentacji związanej z organizacją instrumentów rynku
pracy.
Zawieranie umów z pracodawcami w zakresie instrumentów rynku pracy.
Prowadzenie ewidencji pracodawców, z którymi zostały zawarte umowy
i nadzorowanie ich prawidłowej realizacji.
Prowadzenie dokumentacji
finansowego
rozliczenia
pracodawców
organizujących formy subsydiowanego zatrudnienia.
Prowadzenie spraw z zakresu refundacji kosztów doposażenia i wyposażenia
stanowisk pracy dla skierowanych bezrobotnych oraz przyznawania
jednorazowo osobom bezrobotnym środków na podjęcie własnej działalności
gospodarczej oraz środków na podjęcie działalności na zasadach określonych
dla spółdzielni socjalnych.
Prowadzenie spraw z zakresu organizowania prac społecznie użytecznych.
Prowadzenie spraw w zakresie grantów na telepracę.
Prowadzenie spraw w zakresie świadczeń aktywizacyjnych po przerwie
związanej z wychowaniem dziecka.
Prowadzenie spraw w zakresie refundacji kosztów składek na ubezpieczenie
społeczne za bezrobotnych do 30 roku życia podejmujących pierwszą pracę.
Prowadzenie spraw w zakresie dofinansowania wynagrodzenia za
bezrobotnego powyżej 50 roku życia.
Prowadzenie spraw w zakresie refundacji kosztów opieki nad dzieckiem lub
osobą zależną.
Prowadzenie spraw w zakresie umowy z agencją zatrudnienia na
doprowadzenie bezrobotnego do zatrudnienia.
Prowadzenie spraw w zakresie pożyczki na utworzenie stanowiska pracy oraz
pożyczki na podjęcie działalności gospodarczej.
Prowadzenie spraw w zakresie Programu Aktywizacji i Integracji.
Prowadzenie spraw w zakresie zatrudnienia wspieranego u pracodawcy.
Prowadzenie spraw w zakresie podjęcia pracy w spółdzielni socjalnej
zakładanej przez osoby fizyczne.
Prowadzenie spraw w zakresie realizacji programów specjalnych.
Prowadzenie spraw w zakresie działań aktywizacyjnych zlecanych przez
wojewódzki urząd pracy.
Prowadzenie spraw w zakresie realizacji programów regionalnych.
Prowadzenie spraw w zakresie bonów szkoleniowych dla bezrobotnych do 30
roku życia.
Prowadzenie spraw w zakresie bonów stażowych dla bezrobotnych do 30 roku
życia.
Prowadzenie spraw w zakresie bonów zatrudnieniowych dla bezrobotnych do
30 roku życia.
10
53. Prowadzenie spraw w zakresie bonów na zasiedlenie dla bezrobotnych do 30
roku życia.
54. Monitoring wykonywania realizowanych programów aktywizacyjnych.
55. Ocena efektywności podejmowanych działań w celu tworzenia miejsc pracy ze
środków FP, EFS, PFRON.
56. Prowadzenie spraw związanych z finansowaniem kosztów przejazdu
skierowanego bezrobotnego do miejsca pracy, odbywania szkolenia, stażu,
przygotowania zawodowego dorosłych, w związku ze skierowaniem przez PUP.
57. Prowadzenie spraw związanych z finansowaniem kosztów zakwaterowania
osobie, która podjęła szkolenie, staż lub przygotowanie zawodowe dorosłych
poza miejscem stałego zamieszkania, w przypadku skierowania przez PUP.
58. Prowadzenie spraw i dokumentacji związanej z jednorazową refundacją
pracodawcy kosztów poniesionych z tytułu opłaconych składek na
ubezpieczenie społeczne.
59. Pozyskiwanie środków na aktywizację osób bezrobotnych w ramach projektów
i programów ( FP, EFS, PFRON).
60. Promocja projektów.
61. Realizacja projektów poprzez:
a) współpracę z Instytucją Wdrażającą ( Pośredniczącą II stopnia),
b) rekrutację uczestników,
c) koordynację poszczególnych faz realizacji,
d) przygotowywanie wniosków płatniczych w części rzeczowej.
62. Ewaluacja zakończonych projektów.
63. Tworzenie i gromadzenie informacji statystycznych, dotyczących rynku pracy
oraz analiza i ocena gromadzonych danych dot. „grup ryzyka”.
64. Udzielanie porad indywidualnych bezrobotnemu lub poszukującemu pracy,
ułatwiających wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę
zatrudnienia.
65. Udzielanie informacji zawodowych bezrobotnemu lub poszukującemu pracy
o możliwościach korzystania z zasobów informacji zawodowej, dostępnych
w Urzędzie.
66. Udzielanie porad i informacji zawodowych grupie bezrobotnych lub
poszukujących pracy.
67. Sporządzanie
wykazu
potrzeb
szkoleniowych
osób
bezrobotnych
i poszukujących pracy.
68. Udzielanie pracodawcom pomocy we wspieraniu rozwoju zawodowego
pracodawcy i jego pracowników przez udzielanie porad zawodowych.
69. Udzielanie pracodawcom pomocy w doborze kandydatów do pracy spośród
bezrobotnych i poszukujących pracy.
70. Kierowanie bezrobotnych i poszukujących pracy na specjalistyczne badania
psychologiczne i lekarskie, umożliwiające wydanie opinii o przydatności
zawodowej do pracy i zawodu albo kierunku szkolenia.
71. Kierowanie w uzasadnionych przypadkach osób bezrobotnych, osób
pobierających rentę szkoleniową na badania lekarskie mające na celu
stwierdzenie zdolności bezrobotnego do wykonywania pracy, uczestnictwa
w szkoleniu lub przygotowaniu zawodowym dorosłych, odbywania stażu,
wykonywania prac społecznie użytecznych.
72. Inicjowanie, organizowanie i prowadzenie szkoleń z zakresu umiejętności
poszukiwania pracy dla bezrobotnych i poszukujących pracy.
11
73. Inicjowanie, organizowanie i prowadzenie grupowych porad zawodowych dla
bezrobotnych i poszukujących pracy oraz umożliwienie dostępu do
elektronicznych baz danych.
74. Stała współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi PUP w zakresie
realizowanych zadań.
§19
Referat Administracyjno -Organizacyjny, Informacji, Ewidencji i Świadczeń
1.
2.
3.
4.
5.
Realizuje zadania z zakresu zarządzania budynkiem będącym siedzibą PUP
w Kędzierzynie-Koźlu, administrowania majątkiem PUP oraz zaopatrzenia PUP
i pracowników w niezbędne wyposażenie techniczne, materiałowe i biurowe.
Prowadzi składnicę akt.
Zajmuje się tworzeniem baz danych statystycznych, dokonywaniem analiz oraz
obsługą informatyczną PUP.
Zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie PUP, obsługę zadaniową
Dyrektora i jego Zastępcy, obsługę sekretariatu, organizuje przyjmowanie
interesantów w sprawie skarg i wniosków,
prowadzi sprawy kadrowe
i szkoleniowe pracowników, przeprowadza kontrole wewnętrzne
oraz
przygotowuje i prowadzi postępowania o udzielenie zamówień publicznych.
Realizuje zadania z zakresu informacji, rejestracji i ewidencji osób
bezrobotnych i poszukujących pracy, przyznawania świadczeń i obsługi
formalnej osób bezrobotnych.
Do zakresu zadań Referatu Administracyjno-Organizacyjnego, Informacji, Ewidencji
i Świadczeń w szczególności należy:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Opracowanie projektów regulaminów wewnętrznych PUP.
Opracowanie regulaminu pracy PUP.
Projektowanie i nadzór nad funkcjonowaniem systemu obiegu informacji
w PUP.
Opracowywanie projektów zarządzeń, poleceń i ustaleń wewnętrznych
wydawanych przez Dyrektora.
Przygotowanie projektów oraz prowadzenie rejestru wydawanych upoważnień
i pełnomocnictw.
Prowadzenie ewidencji kontroli zewnętrznych prowadzonych przez PUP.
Sporządzanie projektów wniosków i zaleceń pokontrolnych.
Obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora.
Obsługa kancelaryjna PUP.
Prowadzenie rejestru pieczątek.
Prowadzenie rejestru skarg i wniosków.
Gromadzenie i przechowywanie korespondencji Dyrektora.
Planowanie kontroli i audytu wewnętrznego.
Przeprowadzanie kontroli wewnętrznych zgodnie z planem kontroli.
Ocena wniosków kontroli i sprawozdań z audytu wewnętrznego.
Obsługa kontroli organów zewnętrznych.
Nadzór nad Systemem Kontroli Zarządczej w PUP.
12
18. Nadzór nad prawidłowością funkcjonowania i wykorzystania sprzętu
komputerowego.
19. Nadzór nad rozwojem oprogramowania.
20. Planowanie potrzeb w zakresie zakupu sprzętu komputerowego,
oprogramowania, materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych oraz
czuwanie nad ich właściwym przechowywaniem i eksploatacją.
21. Realizacja zadań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa danych
osobowych przetwarzanych w PUP.
22. Współpraca z MPIPS w zakresie informatyzacji oraz wdrożenia i bieżącej
aktualizacji programu „SYRIUSZ”.
23. Administrowanie siecią komputerową i bazą danych.
24. Tworzenie bazy danych statystycznych.
25. Przygotowanie raportów.
26. Analiza określonych danych.
27. Przygotowanie informacji dla potrzeb analizy rynku pracy.
28. Prowadzenie i nadzór nad aktualizacją strony internetowej PUP, infokiosków
oraz informacji wyświetlanych na monitorach LCD.
29. Prowadzenie składnicy akt.
30. Archiwizacja dokumentów związanych z funkcjonowaniem PUP.
31. Sporządzanie i przekazywanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych
rocznych sprawozdań o zamówieniach udzielonych przez PUP.
32. Prowadzenie spraw związanych z eksploatacją techniczną środków trwałych
oraz innego wyposażenia poprzez zgłaszanie ich do konserwacji, napraw
i remontów.
33. Nadzór nad utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach PUP
– nadzorowanie prac wykonywanych przez pracowników gospodarczych.
34. Techniczna obsługa Powiatowej rady Zatrudnienia / Powiatowej Rady Rynku
Pracy.
35. Zabezpieczenie pracowników PUP w środki techniczno – biurowe.
36. Prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji i remontów siedziby
PUP.
37. Przygotowanie i prowadzenie postępowań o udzielanie zamówień publicznych,
w zakresie spraw realizowanych przez PUP, zgodnie z ustawą Prawo
zamówień
publicznych
oraz
wewnętrznymi
aktami
normatywnymi
wprowadzonymi przez Dyrektora.
37. Prowadzenie aktów prawnych Dyrektora.
38. Prowadzenie spraw osobowych pracowników PUP.
39. Zarządzanie danymi dotyczącymi składników płacy pracowników.
40. Kontrola dyscypliny pracy.
41. Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników.
42. Organizowanie staży oraz praktyk zawodowych uczniów i studentów.
43. Prowadzenie spraw związanych z przeszeregowaniem i awansowaniem
pracowników.
44. Prowadzenie procedury naboru pracowników na potrzeby PUP.
45. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej służby przygotowawczej.
46. Prowadzenie całokształtu spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy
oraz ochrony p.poż w Powiatowym Urzędu Pracy, w tym szkolenie
pracowników.
47. Opracowywanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej, analiz
i informacji dotyczącej pracowników PUP.
13
48. Opracowanie planu i organizowanie szkoleń pracowników PUP.
49. Współpraca z instytucjami, jednostkami szkolącymi, jednostką nadrzędną
w zakresie organizacji szkoleń i doboru wykładowców.
50. Przygotowywanie informacji dla potrzeb statystyki z zakresu realizowanych
zadań.
51. Rejestrowanie zgłaszających się bezrobotnych i poszukujących pracy.
52. Obsługa bezrobotnych z prawem do zasiłku.
53. Obsługa bezrobotnych bez prawa do zasiłku.
54. Przyznawanie prawa do świadczeń i zasiłków dla bezrobotnych, dodatków
aktywizacyjnych i stypendiów z tytułu kontynuacji nauki.
55. Sporządzanie list wypłat i zasiłków dla bezrobotnych, dodatków
aktywizacyjnych, stypendiów z tytułu kontynuacji nauki.
56. Przygotowanie i wydawanie decyzji o:
a) uznaniu bądź odmowie uznania danej osoby za bezrobotną oraz utracie
statusu bezrobotnego,
b) przyznaniu, odmowie przyznania, wstrzymaniu lub wznowieniu wypłaty oraz
utracie lub pozbawieniu prawa do zasiłku, stypendium i innych
finansowanych z Funduszu Pracy, PFRON i EFS świadczeń niewynikających
z zawartych umów,
c) obowiązku zwrotu nienależnie pobranego zasiłku.
57. Rozpatrywanie odwołań od decyzji administracyjnych.
58. Archiwizacja dokumentacji osób bezrobotnych i poszukujących pracy.
59. Gromadzenie informacji dotyczących zadań i usług PUP.
60. Udostępnianie petentom PUP informacji w formie broszur, ulotek, biuletynów
itp.
61. Udzielanie klientom wyjaśnień i informacji dotyczących zakresu zadań PUP,
podstawowych praw i obowiązków bezrobotnych i poszukujących pracy.
62. Prowadzenie postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych zgodnie
z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych.
63. Realizacja przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w zakresie
obowiązkowego ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego bezrobotnych.
64. Realizowanie zadań wynikających z koordynacji systemów zabezpieczeń
społecznych, w zakresie świadczeń dla bezrobotnych.
65. Przekazywanie do instytucji właściwej stosownej dokumentacji dotyczącej
bezrobotnego w celu przyznania świadczeń z tytułu pracy za granicą.
66. Realizacja zadań wynikających z ustawy o zatrudnieniu socjalnym w zakresie
świadczeń integracyjnych.
67. Współpraca z organami rentowymi w zakresie wynikającym z odrębnych
przepisów.
68. Współpraca z Państwową Inspekcją Pracy w zakresie kontroli legalności
zatrudnienia.
69. Stała współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi PUP w zakresie
realizowanych zadań.
14
§20
Referat Finansowo-Księgowy realizuje zadania z zakresu planowania, pozyskiwania
i rozliczania środków budżetowych PUP, Funduszu Pracy, EFS, PFRON i innych
funduszy celowych, zapewnia obsługę finansowo-księgową oraz prowadzi
rachunkowość PUP, sporządza sprawozdania z wydatków budżetowych, z Funduszu
Pracy, EFS i PFRON oraz innych funduszy celowych.
Do zakresu zadań Referatu Finansowo – Księgowego w szczególności należy:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Sporządzanie projektu budżetu na rok przyszły.
Pozyskiwanie środków budżetowych, FP, EFS, PEFRON i innych funduszy
celowych na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania urzędu i prowadzonej
polityki kadrowej.
Dokonywanie zmian w budżecie na podstawie decyzji jednostki nadrzędnej.
Analizowanie przebiegu realizacji planu budżetu roku bieżącego.
Opracowanie Zakładowego Planu Kont, w tym:
a) wykazu Kont Księgi Głównej,
b) przyjęcie zasad księgowania operacji księgowych oraz wyceny aktywów
i pasywów,
c) przyjęcie zasad prowadzenia Ksiąg Pomocniczych i ich powiązanie
z Kontami Księgi Głównej.
Sporządzanie preliminarzy wpływów i wydatków ZFŚS.
Sporządzanie sprawozdań i bilansu jednostki.
Nadzorowanie poprawności wydatków budżetu, FP, EFS i PFRON według
zadań paragrafów klasyfikacji budżetowej.
Nadzorowanie poprawności wydatków budżetowych w układzie grup,
paragrafów klasyfikacji budżetowej.
Analizowanie celowości wydatków.
Przygotowanie informacji o realizacji wydatków i limitów dla potrzeb Dyrektora
PUP i jednostek nadrzędnych.
Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej dochodów, wydatków,
przychodów i kosztów w zakresie: budżetu, FP i innych środków oraz
sporządzanie wymaganej sprawozdawczości wg obowiązujących przepisów.
Przygotowanie i dekretowanie dokumentów księgowych budżetu, FP i EFS.
Uzgadnianie obrotów i sald kont analitycznych i syntetycznych.
Rozliczanie delegacji służbowych oraz kart drogowych wydawanych w celu
odbycia podróży samochodem służbowym lub prywatnym.
Naliczanie płac i prowadzenie miesięcznej karty wynagrodzeń pracowników.
Gromadzenie i przechowywanie zwolnień lekarskich pracowników.
Prowadzenie dokumentacji i naliczanie świadczeń płatnych z funduszu
ubezpieczeń społecznych.
Naliczanie odpisów pracowniczych na ZFŚS.
W uzasadnionych przypadkach naliczanie ekwiwalentów za niewykorzystany
urlop wypoczynkowy.
Dokonywanie bieżącej analizy wykonywania planów finansowych i bieżące
informowanie Dyrektora PUP o stopniu realizacji dochodów i wydatków oraz
prawidłowości wydatkowania środków otrzymanych na wydatki z budżetu
państwa, Funduszu Pracy, budżetu samorządu i innych funduszy celowych.
15
22. Sporządzanie deklaracji podatkowych.
23. Pomoc w spłacie niektórych kredytów mieszkaniowych udzielanych osobom,
które utraciły pracę.
24. Sporządzanie deklaracji ubezpieczeniowych.
25. Rozliczanie umów zlecenia i umów o dzieło.
26. Rozliczanie z Urzędem Skarbowym podatku dochodowego od osób fizycznych.
27. Rozliczanie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych składek na ubezpieczenie
społeczne i zdrowotne.
28. Sporządzenie przelewów na płace oraz na kwoty potrąceń z wynagrodzeń
pracowniczych.
29. Prowadzenie ewidencji wartościowej majątku i sporządzanie sprawozdawczości
w tym zakresie.
30. Dokonywanie rozliczeń inwentaryzacji.
31. Księgowanie rachunków i faktur dotyczących zobowiązań i należności budżetu,
FP i EFS.
32. Ewidencjonowanie dyspozycji finansowych z ZFŚS.
33. Sporządzanie umów dla pracowników, którym przyznano pożyczki
mieszkaniowe.
34. Zakładanie rachunków bankowych.
35. Egzekwowanie należności z nakazów komorniczych i sądowych dotyczących
budżetu, FP i EFS.
36. Sporządzanie i wydawanie „ informacji o osiągniętych dochodach” - Formularz
PIT.
37. Przelewanie środków budżetu, FP i EFS kontrahentom PUP zgodnie
z zawartymi umowami.
38. Obsługa kasowa budżetu, ZFŚS, FP, PFRON i EFS.
39. Prowadzenie rejestru druków ścisłego zarachowania.
40. Wydatki strukturalne – klasyfikacja, ewidencja i sprawozdawczość.
41. Sporządzanie sprawozdawczości budżetowej z realizacji projektów
współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz współudział w sporządzaniu wniosków o płatność
beneficjenta zgodnie z wymogami Unii Europejskiej.
42. Przygotowanie przelewów bankowych środków budżetu, FP, PFRON i EFS
oraz współpraca z bankiem w zakresie wypłat zasiłków dla bezrobotnych.
43. Uzgadnianie ze stanowiskami merytorycznymi informacji o niepodjętych
świadczeniach dla bezrobotnych.
44. Windykacja
nienależnie
pobranych
świadczeń
z
FP,
EFS
i PFRON podlegających ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji.
45. Uporządkowanie i przekazywanie, zgodnie z obowiązującą instrukcją
kancelaryjną, dokumentacji do składnicy akt z zakresu realizowanych spraw.
46. Uzgadnianie dokonywanych wydatków na aktywne formy przeciwdziałania
bezrobociu ze stanowiskami merytorycznymi.
47. Stała współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi PUP
w zakresie realizowanych zadań.
48. Przygotowanie niezbędnych dokumentacji dla potrzeb prowadzonych
postępowań sadowych, komorniczych i przed organami ścigania.
16
Rozdział VI
Zasady podpisywania pism, dokumentów finansowych,
decyzji i aktów normatywnych
§21
1.
2.
3.
Dokumenty źródłowe, jaki i dokumenty obce o charakterze rozliczeniowofinansowym, stanowiące podstawę do otrzymywania lub wydatkowania środków
pieniężnych, będących w dyspozycji urzędu podpisują:
1) Pracownik wytwarzający dokument
2) Pod względem merytorycznym – kierownik komórki organizacyjnej lub
pracownik, wyłącznie w zakresie posiadanego upoważnienia
3) Pod względem finansowym – Główny Księgowy lub osoba upoważniona
z Referatu Finansowo - Księgowego
4) Jako dysponent środków finansowych - Dyrektor lub Zastępca Dyrektora
Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów
księgowych ustalone są odrębną instrukcją.
Upoważnienie do załatwienia określonych spraw w imieniu Starosty może być
na wniosek Dyrektora udzielone także innym pracownikom.
§22
1.
2.
3.
Akty normatywne, decyzje administracyjne oraz wszelkiego rodzaju
korespondencję, podpisuje Dyrektor, Zastępca Dyrektora lub osoba pisemnie
upoważniona, zgodnie z zakresem upoważnienia.
Decyzje administracyjne podpisuje Dyrektor, Zastępca Dyrektora, odpowiednio
pracownicy, na podstawie upoważnienia Starosty.
Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania pism i dokumentów określa
obowiązująca Instrukcja Kancelaryjna.
Rozdział VII
Organizacja pracy PUP
§23
Organizację i czas pracy PUP określa odrębny Regulamin Pracy PUP.
17
Rozdział VIII
Postanowienia końcowe
§24
Spory kompetencyjne pomiędzy komórkami organizacyjnymi PUP rozstrzyga
Dyrektor PUP.
§ 25
Sprawy nie ujęte szczegółowo w Regulaminie Organizacyjnym będą ustalane
w formie odrębnych zarządzeń Dyrektora z zastrzeżeniem § 27.
§ 26
Wszelkie zmiany w Regulaminie Organizacyjnym dokonywane po jego zatwierdzeniu
wymagają zatwierdzenia przez Zarząd Powiatu w trybie właściwym do jego
uchwalenia.
§27
Regulamin Organizacyjny wchodzi w życie z dniem jego zatwierdzenia przez Zarząd
Powiatu w Kędzierzynie – Koźlu.
18