INSTRUKCJA POSYNODALNA o zasadach sporządzania umów z

INSTRUKCJA POSYNODALNA
o zasadach sporządzania umów z osobami wykonującymi określone prace na rzecz
parafii na terenie Diecezji Sandomierskiej.
1. Biorąc pod uwagę przepisy prawa kanonicznego (kan. 1286) i Statutów Drugiego Synodu
Diecezji Sandomierskiej (statut 102) oraz obowiązujące aktualnie przepisy prawa polskiego
dotyczące sporządzania umów pozwalających na wykonywanie określonych zadań za
wynagrodzeniem, ustalam dla Parafii Diecezji Sandomierskiej następujące zasady
sporządzania umów.
2. Osoby wykonujące określone czynności na rzecz parafii powinny zawrzeć odpowiednią
umowę z proboszczem zgodnie z przepisami prawa polskiego. Możliwe są następujące
rodzaje umów: umowa o pracę, umowa z podmiotem działalności gospodarczej, umowa
o dzieło, umowa zlecenia, porozumienie o posłudze i umowa z siostrami zakonnymi.
Część I. Umowa o pracę.
3. Umowa o pracę zostaje zawarta pomiędzy parafią reprezentowaną przez proboszcza
a pracownikiem. Umowa o pracę może być zawarta na okres próbny, czas określony i na czas
nie określony.
4. W celu podjęcia pracy w parafii kandydat przedkłada proboszczowi:
a) podanie o przyjęcie do pracy;
b) krótki życiorys z uwzględnieniem zdobytego wykształcenia oraz przebiegiem
dotychczasowej pracy;
c) świadectwo moralności z ostatniego miejsca pracy parafialnej lub od proboszcza
miejsca zamieszkania, jeśli jeszcze nie pracował w parafii;
d) dokumenty stwierdzające jego fachowość i kompetencje;
e) fotografię;
f) świadectwa zdrowia na żądanie proboszcza.
5. Po zgromadzeniu wszystkich dokumentów i zaakceptowaniu kandydata proboszcz
sporządza i podpisuje odpowiednią umowę o pracę, która winna zawierać:
a) wskazanie parafii, imienia i nazwiska proboszcza, który ją prawnie reprezentuje,
a w przypadku umowy z organistą lub kościelnym także wymienionych imiennie dwóch
przedstawicieli rady parafialnej;
b) imię i nazwisko podejmującego pracę;
c) określenie wymiaru czasu pracy;
d) określenie czasu na jaki zawiera się umowę;
e) przynajmniej ogólne określenie zakresu obowiązków pracownika;
f) zasadnicze wynagrodzenie miesięczne pracownika;
g) inne świadczenia parafii dla pracownika;
h) datę rozpoczęcia pracy;
i) informację o zaznajomieniu się pracownika z przepisami niniejszej Instrukcji oraz
ze szczegółowym zakresem obowiązków;
j) sankcje za niespełnienie przez strony zobowiązań wymienionych w umowie;
k) miejsce i datę sporządzenia umowy oraz podpisy stron.
6. Umowę o pracę sporządza się w trzech egzemplarzach, które otrzymują: pracownik,
proboszcz parafii oraz Kuria Diecezjalna w Sandomierzu.
1
7. W ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę proboszcz przekazuje pracownikowi na
piśmie podstawowe informacje dotyczące zatrudnienia.
8. Umowa o pracę zawarta na czas nie określony może być rozwiązana przez obie strony
z zachowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia lub w każdym czasie za
porozumieniem stron.
9. Umowa o pracę zawarta na czas określony rozwiązuje się z upływem ustalonego przez
strony terminu, może być jednak zawarta ponownie. Zgodnie z obecnie obowiązującymi
przepisami Kodeksu pracy trzecia kolejna umowa zawarta na czas określony staje się
automatycznie umową na czas nie określony, o ile przerwa między umowami nie przekracza
jednego miesiąca. Umów zawartych na czas określony nie przekraczający 6 miesięcy nie
można rozwiązać za wypowiedzeniem.
10. Zawarcie umowy o pracę nakłada na parafię bezwzględny obowiązek ubezpieczenia
pracownika. Parafia musi dokonać zgłoszenia pracownika do ZUS i przesyłać składki
ubezpieczeniowe w wysokości odpowiedniej do wypłacanego wynagrodzenia
i w wymaganym terminie.
11. W przypadku umowy zawartej na czas określony pracownik uzgadnia z proboszczem
wysokość podstawowego wynagrodzenia w momencie podpisania umowy. Zmiana podstawy
wynagrodzenia może być dokonana tylko w trybie pisemnego aneksu do umowy, po
wcześniejszym uzyskaniu akceptacji Kurii Diecezjalnej.
12. Każdego miesiąca proboszcz parafii wypłaca pracownikowi wynagrodzenie. Pracownik
kwituje w księdze wypłat (lista płac) otrzymaną wysokość wynagrodzenia. Księga wypłat
(lista płac) ma być przechowywana w archiwum parafialnym i kontrolowana podczas
wizytacji dziekańskich i biskupich. Prawo wglądu mają także kontrolerzy ZUS i inspektorzy
Urzędu Skarbowego.
13. Rozliczenia podatkowe są dokonywane przez pracowników i parafie zgodnie z przepisami
prawa polskiego. Każdego miesiąca parafia odprowadza odpowiednią zaliczkę podatkową,
a po upływie roku kalendarzowego, zgodnie z oświadczeniem pracownika, rozlicza całość
jego podatku lub przekazuje mu odpowiedni dokument PIT o dochodach rocznych oraz
odprowadzonych na jego rzecz zaliczkach podatkowych.
14. Tygodniowy rozkład zajęć pracownika ustala proboszcz zależnie od potrzeb parafii.
Zachęca się jednak do takiego podziału pracy w parafii, by każdy pracownik mógł
wykorzystać jeden dzień wolny od pracy w tygodniu, przy zachowaniu obowiązku wykonania
wszystkich powierzonych mu zadań. Pełny wymiar pracy w parafii wynosi przeciętnie
40 godzin tygodniowo w przyjętym miesięcznym okresie rozliczeniowym.
15. Urlop wypoczynkowy pracownik wykorzystuje w terminie uzgodnionym z proboszczem,
tak by nie zakłócać rytmu życia liturgiczno-duszpasterskiego w parafii. Organista i kościelny
winien na życzenie proboszcza wskazać osobę, która podejmie pod jego nieobecność
konieczne do wykonania obowiązki w parafii. Za czas urlopu pracownik otrzymuje ustalone
w umowie o pracę wynagrodzenie. Przynajmniej jedna część urlopu powinna obejmować
14 kolejnych dni kalendarzowych.
16. Jeśli parafia udziela pracownikowi prawa do użytkowania służbowego mieszkania,
ogrodu, pola czy innych świadczeń, należy to wyraźnie wykazać w umowie.
2
Część II. Umowa z podmiotem działalności gospodarczej.
17. W imieniu parafii proboszcz zawiera umowę zlecenia z podmiotem działalności
gospodarczej np. osoba wykonująca czynności organisty, kościelnego lub inne,
zarejestrowana jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą.
Umowa taka winna zawierać:
a) wskazanie parafii, imienia i nazwiska proboszcza, który ją prawnie reprezentuje;
b) wskazanie podmiotu gospodarczego;
c) określenie czasu na jaki zawiera się umowę;
d) przynajmniej ogólne określenie zlecanych czynności;
e) wskazanie osoby, która będzie wykonywała ustalone czynności ze strony podmiotu
gospodarczego;
f) termin rozpoczęcia wykonywania umowy;
g) określenie sposobu zapłaty za wykonane czynności;
h) inne zobowiązania stron umowy;
i) informację o zaznajomieniu się z przepisami niniejszej Instrukcji wraz
ze szczegółowym wykazem czynności;
j) określenie sankcji za nie wywiązanie się z umowy;
k) sposób rozwiązania umowy;
1) miejsce i datę sporządzenia umowy oraz podpisy stron.
18. Umowę sporządza się w trzech egzemplarzach, które otrzymują strony oraz Kuria
Diecezjalna.
19. Sposób wykonania poszczególnych czynności wynikających z umowy ustala proboszcz.
20. Osoba pełniąca w parafii w oparciu o umowę z podmiotem gospodarczym obowiązki
organisty lub inne wymienione w umowie ma prawo do czasowej nieobecności w parafii na
zasadach uzgodnionych z proboszczem. Ewentualne zastępstwo musi być również
uzgodnione z proboszczem.
Część III. Inne rodzaje umów
A. Umowa o dzieło.
21. Parafia reprezentowana przez Proboszcza zawiera umowę o dzieło zawsze, gdy powierza
wykonanie dla Parafii określonego dzieła (np. naprawa ogrodzenia, wykonanie ławek do
kościoła, malowanie kościoła itp.).
22. Umowa o dzieło winna zawierać:
a) wskazanie parafii oraz imienia i nazwiska proboszcza, który ją prawnie
reprezentuje;
b) imię i nazwisko podejmującego wykonanie dzieła dla parafii;
c) określenie dzieła;
d) istotne warunki wykonania dzieła;
e) wynagrodzenie za wykonane dzieło oraz sposób jego pobrania i pokwitowania;
f) termin wykonania dzieła;
g) warunki ewentualnego odstąpienia od umowy;
h) miejsce i datę sporządzenia umowy oraz podpisy stron.
3
23. Wynagrodzenie dla wykonującego określone czynności w parafii na mocy umowy
o dzieło jest wypłacane w wysokości i w sposób ustalony w umowie.
B. Umowa zlecenia.
24. Umowa zlecenia na wykonanie jednorazowej czynności może być zawierana w przypadku
powierzania do wykonania określonej czynności w parafii (np. uporządkowanie cmentarza).
W świetle aktualnie obowiązującego prawa polskiego nie może być zawierana z osobą,
z którą została podpisana umowa o pracę (z własnym pracownikiem).
25.Umowa zlecenia na wykonanie jednorazowej czynności winna zawierać:
a) wskazanie parafii oraz imienia i nazwiska proboszcza, który ją prawnie
reprezentuje;
b) imię i nazwisko podejmującego wykonanie zlecenia dla parafii;
c) określenie powierzanej do wykonania czynności;
d) istotne warunki wykonania zlecenia;
e) wynagrodzenie za wykonaną czynność oraz sposób jego pobrania i pokwitowania;
f) termin wykonania zlecenia;
g) warunki ewentualnego odstąpienia od umowy;
h) miejsce i datę sporządzenia umowy oraz podpisy stron.
26. Wynagrodzenie dla wykonującego określoną czynność w parafii na mocy umowy zlecenia
jest wypłacane w wysokości i w sposób ustalony w umowie.
27. Proboszcz zobowiązany jest odprowadzić w każdym miesiącu odpowiednią zaliczkę
podatkową, a po upływie roku kalendarzowego przekazuje zleceniobiorcy odpowiedni
dokument PIT. Należy również ubezpieczyć wykonującego powierzone czynności na
zasadach powszechnie obowiązujących.
Część IV. Porozumienie o posłudze
28. Każdy wierny może podjąć nieodpłatnie posługę, czyli pomoc braterską na rzecz parafii,
innej wspólnoty wiernych bądź instytucji kościelnej. Jest to godna pochwały postawa miłości
braterskiej okazywanej w duchu głębokiej wiary. Z osobą podejmującą taką posługę na
sposób stały należy spisać odpowiednie porozumienie.
29. Podejmujący nieodpłatnie stałą posługę musi posiadać prawo do świadczeń
z ubezpieczenia społecznego. Jego podstawą może być ubezpieczenie z tytułu zatrudnienia
w charakterze pracownika, ubezpieczenie rolnicze, ubezpieczenie z tytułu prowadzenia
działalności gospodarczej, emerytura itp.
30. Porozumienie o posłudze winno zawierać:
a) wskazanie parafii, imienia i nazwiska proboszcza, który ją prawnie reprezentuje;
b) imię i nazwisko podejmującego posługę w parafii;
c) określenie czasu na jaki zawiera się porozumienie;
d) przynajmniej ogólne określenie podejmowanych zadań;
e) inne zobowiązania stron;
f) termin rozpoczęcia posługi;
g) informację o zaznajomieniu się z przepisami niniejszej Instrukcji oraz
ze szczegółowym zakresem czynności;
h) określenie skutków nie wywiązywania się stron z przyjętych zobowiązań;
4
i) sposób odstąpienia od porozumienia;
j) miejsce i datę sporządzenia umowy oraz podpisy stron.
31. Porozumienie o posłudze sporządza się w trzech egzemplarzach, które otrzymują strony
oraz Kuria Diecezjalna.
Część V. Umowa z siostrami zakonnymi.
32. Posługiwanie sióstr zakonnych w parafii może być określone w dwojakiej formie:
a) Umowa o pracę (według zasad podanych w części I niniejszej Instrukcji).
b) Porozumienie dotyczące współpracy zakonnic z duszpasterstwem parafialnym
por.: Instrukcja o współpracy zakonnic z duszpasterstwem parafialnym przyjęta
przez Księży Biskupów na 283 Konferencji Plenarnej Episkopatu Polski,
12-13 czerwca 1996 roku).
33. Porozumienie o współpracy sióstr zakonnych z duszpasterstwem parafialnym winno
zawierać:
a) wskazanie parafii, imienia i nazwiska proboszcza, który ją prawnie reprezentuje;
b) wskazanie zgromadzenia zakonnego, imienia i nazwiska przełożonej,
która je prawnie reprezentuje;
c) określenie czasu na jaki zawiera się porozumienie;
d) określenie liczby i zadań sióstr, które mają podjąć posługę w parafii;
e) inne zobowiązania stron;
f) datę rozpoczęcia współpracy;
g) określenie skutków nie wywiązywania się stron z przyjętych zobowiązań;
h) sposób odstąpienia od porozumienia;
i) miejsce i datę sporządzenia porozumienia oraz podpisy stron.
34. Porozumienie o współpracy sióstr zakonnych z duszpasterstwem parafialnym sporządza
się w czterech egzemplarzach, które otrzymują strony, przełożona wyższa Zgromadzenia
i Kuria Diecezjalna.
Część VI. Zasady wykonywania umów
35. Sposób zawarcia umowy lub porozumienia. Do Instrukcji, wskazującej różne rodzaje
umów i porozumień, zostają załączone wzory umów i dokumentów, według których należy
zawierać umowy z pracownikami kościelnymi.
36. Zaniedbywanie obowiązków przez pracownika. Proboszcz parafii, w przypadku
zaniedbywania obowiązków przez drugą stronę umowy, ma prawo stosować kolejno:
a) ustne upomnienie; w uzasadnionym przypadku może je powtórzyć w obecności
przedstawicieli Rady Parafialnej;
b) pisemne upomnienie z powiadomieniem Kurii Diecezjalnej;
c) dyscyplinarne zwolnienie z pracy z powiadomieniem Rady Parafialnej i Kurii
Diecezjalnej w przypadku pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę,
a w przypadku pozostałych umów i porozumień rozwiązanie umowy ze skutkiem
natychmiastowym.
37. Zgorszenie wywołane przez pracownika. W przypadku wywołania przez osobę
wykonującą czynności na rzecz parafii poważnego zgorszenia w środowisku parafialnym lub
rażącego zaniedbania obowiązków, proboszcz może natychmiast zawiesić pracownika
5
w czynnościach służbowych, a w przypadku innych umów i porozumień zawiesić ich
wykonywanie. W każdej z powyższych sytuacji należy natychmiast powiadomić Kurię
Diecezjalną. Przeciwko zawieszeniu strona umowy ma prawo odwołać się do Kurii.
Do chwili podjęcia decyzji przez Kurię pracownik jest zawieszony w czynnościach
służbowych, a umowy innego rodzaju pozostają zawieszone.
38. Nie wywiązywanie się parafii z przyjętych zobowiązań. W przypadku nie
wywiązywania się parafii ze swoich zobowiązań wobec pracownika lub strony umowy lub
porozumienia należy stosować kolejno:
a) przypomnienie ustne proboszczowi o zobowiązaniach;
b) pisemne ponaglenie proboszcza z powiadomieniem Kurii Diecezjalnej;
c) odwołanie się do Kurii z prośbą o interwencję.
39. Sprawy sporne. Sprawy sporne wynikające pomiędzy proboszczem a pracownikiem
parafialnym lub stroną innej umowy albo porozumienia powinny być załatwiane pomiędzy
nimi w duchu braterskiej miłości oraz poczucia odpowiedzialności za Kościół. W sytuacji
niemożności dojścia do porozumienia, każda ze stron może się zwrócić do dziekana z prośbą
o pomoc w rozstrzygnięciu sporu. Jeżeli pomoc dziekana okaże się nieskuteczna, sprawa
może być skierowana do Kurii Diecezjalnej w celu jej załatwienia na drodze administracyjnej,
a następnie do Sądu Biskupiego w Sandomierzu.
40. Wniesienie przez pracownika lub stronę innej umowy lub porozumienia sprawy
przeciwko proboszczowi do sądu świeckiego bez wcześniejszego wyczerpania
przewidzianych niniejszą Instrukcją środków daje proboszczowi prawo natychmiastowego
zawieszenia pracownika w obowiązkach służbowych (lub zawieszenie wykonywania
umowy), z jednoczesnym powiadomieniem Kurii Diecezjalnej.
41. Porzucenie pracy przez pracownika. Pracownik, który opuści pracę bez zachowania
okresu wypowiedzenia, nie może być zatrudniony w diecezji sandomierskiej bez specjalnej
zgody Kurii Diecezjalnej.
42. Jeżeli aktualnie w Parafii są pracownicy zatrudnieni na podstawie umów, które nie
spełniają kryteriów podanych w niniejszej Instrukcji, należy je zmienić w drodze
porozumienia stron lub poprzez wypowiedzenie.
43. Te same zasady dotyczą również innych niż parafia kościelnych instytucji i podmiotów
prawnych na terenie Diecezji Sandomierskiej.
Biskup Sandomierski
Kanclerz
Sandomierz, dnia 10 września 2005 roku.
6