REGULAMIN ORGANIZACYJNY

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Zakładu Transportu i Spedycji Lasów Państwowych
w Giżycku
Rozdział I - POSTANOWIENIA WSTĘPNE
§1
1) Regulamin organizacyjny Zakładu Transportu i Spedycji Lasów Państwowych w Giżycku zwany dalej
Regulaminem organizacyjnym , określa organizację wewnętrzną , zasady działania oraz zakres zadań
poszczególnych komórek organizacyjnych.
2) Regulamin organizacyjny zawiera w formie załącznika schemat organizacyjny Zakładu.
§2
Ilekroć w niniejszym Regulaminie bez bliższego oznaczenia jest mowa o:
1. Zakładzie
2. Dyrektorze
3. Kierowniku Działu
4. Kierowniku Składnicy
5. Ustawie
6. Regulaminie
7. SILP
należy rozumieć poprzez to odpowiednio:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Zakład Transportu i Spedycji Lasów Państwowych w Giżycku
Dyrektora Zakładu Transportu i Spedycji L.P. w Giżycku
Kierownika Działu z określeniem do jakich spraw
Kierownika Składnic drewna
Ustawę z dnia 28.09.1991 r. o lasach
Regulamin organizacyjny Zakładu Transportu i Spedycji L.P w Giżycku
System Informatyczny Lasów Państwowych
§3
Zakład działa na podstawie:
1. Zarządzenia nr 12 Dyrektora Okręgowego Zarządu Lasów Państwowych w Białymstoku z dnia 21 marca
1991r. w sprawie zmian organizacyjnych w transporcie i spedycji.(znak:N-1-0113/5/-91),
2. Ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (tekst jednolity: Dz. U. z 2005r. nr 45, poz. 435 ze późn. zm.),
3. Statutu nadanego Państwowemu Gospodarstwu Leśnemu Lasy Państwowe Zarządzeniem Nr 50 Ministra
Ochrony Środowiska Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 18 maja 1994r.,
4. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 06 grudnia 1994r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki
finansowej w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe (Dz. U. nr 134, poz. 692),
5. Niniejszego Regulaminu organizacyjnego zakładu.
Rozdział II - ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA ZAKŁADU
§4
1) Na czele Zakładu stoi Dyrektor, który kieruje całokształtem działalności Zakładu na zasadzie
jednoosobowego kierownictwa i ponosi za nią odpowiedzialność, a także reprezentuje Zakład na zewnątrz.
2) Do reprezentowania Skarbem Państwa w zakresie zadań Zakładu wymagane jest pełnomocnictwo Dyrektora
Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Białymstoku.
3) Dyrektor Zakładu wykonuje swoje funkcje przy pomocy Kierownika Działów i innych pracowników w
ramach udzielonego przez niego upoważnienia.
4) Pracowników Zakładu zatrudnia i zwalnia Dyrektor Zakładu.
§5
Dyrektorowi Zakładu
podlegają bezpośrednio:
1.
(D)
Dział ds. spedycji i obrotu drewnem
( DD )
którym kieruje kierownik ds. spedycji i obrotu drewnem, któremu podlegają:
a) Sklep Husqvarna
b) Kierownicy składnic w :
Piszu
Olecku
(zawieszona działalność) Orzyszu
c) Brygada pozyskująca drewno
2.
( DDS )
( DDPI )
( DDOL)
( DDOR)
( DDB)
Dział ds. techn.-administr, BHP, p. poż.
( DT )
którym kieruje kierownik ds. technicznych i BHP, któremu podlegają:
a) Produkcja drewna kominkowego
b) Stanowisko ds. techniczno- administr.
( DTK )
( DTA)
3.
Głównego Księgowego
któremu podlega dział finansowo-księgowy
4.
Stanowisko do spraw osobowych
( DO )
5.
Dział ds. handlu i spedycji
( DS )
(E)
(EF)
Rozdział III - ZADANIA ZAKŁADU
§6
1) Zakład jest jednostką organizacyjną Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe nie posiadającą
osobowości prawnej. Zakład wchodzi organizacyjnie w skład Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w
Białymstoku.
§7
Zgodnie z zarządzeniem nr 2/11 Dyrektora RDLP w Białymstoku z dnia 16 lutego 2011r. zmieniające
Zarządzenie nr 12 Dyrektora Okręgowego Zarządu Lasów Państwowych w Białymstoku z dnia 21 marca 1991 r.
Znak:N-1-0113/5/91, w sprawie zmian organizacyjnych w transporcie i spedycji , określa się rodzaje działalności
zakładu w następującym zakresie zgodnym z Polską Klasyfikacją Działalności:
02.02.Z - Działalność usługowa związana z leśnictwem,
20.10.A - Produkcja wyrobów tartacznych,
20.30.Z - Produkcja wyrobów stolarskich i ciesielskich dla budownictwa,
20.51.Z - Produkcja pozostałych wyrobów z drewna,
29.24.B - Działalność usługowa w zakresie instalowania, naprawy i konserwacji
maszyn ogólnego przeznaczenia, gdzie indziej niesklasyfikowana,
29.32.B - Działalność usługowa w zakresie naprawy i konserwacji narzędzi
ręcznych mechanicznych,
45.23.A - Budowa dróg kołowych i szynowych,
51.42.Z - Sprzedaż hurtowa odzieży i obuwia,
51.23.A - Sprzedaż hurtowa drewna,
52.12.Z - Sprzedaż detaliczna pozostała w niewyspecjalizowanych sklepach,
52.48.G - Sprzedaż detaliczna artykułów nieżywnościowych w
wyspecjalizowanych sklepach, gdzie indziej niesklasyfikowana,
52.63.B - Sprzedaż detaliczna pozostała prowadzona poza siecią sklepową,
gdzie indziej niesklasyfikowana,
63.11.C - Przeładunek towarów w pozostałych punktach przeładunkowych,
63.12.C - Magazynowanie i przechowywanie towarów w pozostałych
składowiskach,
63.21.Z - Działalność wspomagająca transport lądowy, pozostała,
70.20.Z - Wynajem nieruchomości na własny rachunek,
74.87.B - Działalność komercyjna pozostała, gdzie indziej niesklasyfikowana”.
Rozdział IV - ZASADY FUNKCJONOWANIA ZAKŁADU
§8
W Zakładzie obowiązuje zasada szczeblowego podporządkowania, stosownie do której każdy
pracownik podlega tylko jednemu przełożonemu, za wyjątkiem stanowiska do spraw osobowych, które także
podlega Głównemu Księgowemu z racji pracy w systemie GOSPODARKA TOWAROWA.
2. Pracownik, który otrzyma polecenie od przełożonego wyższego szczebla, powinien polecenie to
wykonać powiadamiając o tym, w miarę możliwości jeszcze przed jego wykonaniem swojego
bezpośredniego przełożonego.
3. W przypadku otrzymania polecenia sprzecznego z obowiązującymi przepisami, pracownik może
żądać potwierdzenia tego polecenia na piśmie.
4. W przypadku czasowego oddelegowania pracownika do pracy w innej komórce organizacyjnej zakładu lub
innej jednostki , pozostaje on w zależności służbowej – w zakresie pełnionych funkcji służbowych – od
przełożonego tej komórki lub jednostki, do której został oddelegowany.
5. Zakres czynności pracownikom ustala ich bezpośrednio przełożony na podstawie zadań komórki
organizacyjnej, w której pracownik został zatrudniony.
6. Z czynności związanych z przekazaniem – przejęciem stanowiska pracy należy sporządzić protokół
podpisany przez zdającego i przyjmującego oraz właściwego przełożonego.
1.
§9
1.
2.
3.
Dyrektora Zakładu w czasie jego nieobecności, oraz gdy jest stroną korzystającą z praw pracowniczych
zastępuje Kierownik ds. technicznych i BHP
Kierownika składnic lub innej komórki w czasie jego nieobecności zastępuje pracownik wyznaczony przez
niego w porozumieniu z bezpośrednim przełożonym.
Głównego Księgowego w czasie jego nieobecności zastępuje specjalista ds. pracowniczych, płacowych i
księgowości.
§ 10
Korespondencja wychodząca na zewnątrz podpisywana jest jednoosobowo przez Dyrektora z wyjątkiem:
a) pism i dokumentów, które z mocy innych przepisów wymagają podpisów dwóch uprawnionych osób,
b) korespondencji, z której wynikają zobowiązania majątkowe i która powinna być podpisana
także przez Głównego Księgowego.
2. Projekty pism, jeśli tego wymaga ich ważność, powinny być uzgodnione z Dyrektorem lub jeśli dotyczą
zagadnień różnotematycznych kilku uzgodnień.
1.
3.
4.
Podpisu Dyrektora Zakładu wymagają:
a) Zarządzenia, Decyzje a także Polecenia Służbowe i inne pisma w sprawach znaczących:
- ustalenie struktury i organizacji,
- podpisywanie porozumień, umów cywilno-prawnych,
- decyzji płacowych, cenników i taryf,
- zatrudniania, zwalniania i awansowania pracowników Zakłady.
b)
korespondencja kierowana bezpośrednio do :
- Dyrektora Generalnego LP i Dyrektora R.D.L.P
- organów administracji państwowej, organizacji przedsiębiorstw zagranicznych.
c) korespondencja dotycząca :
- spraw osobowych pracowników Zakładu,
- odwołań, skarg i wniosków skierowanych do jednostek nadrzędnych,
- informacji dotyczących działania Zakładu
Dyrektor Zakładu mogą upoważnić innych pracowników Zakładu do podpisywania pism o których mowa w
pkt. 3 i 4 w konkretnych tematach.
§ 11
1.
2.
Uprawnienia Dyrektora realizowane są przez Kierowników Działu w ramach zakresów działania
podporządkowanych im działów.
Kierownikom składnic polecenia mogą wydawać: Dyrektor Zakładu w ramach powierzonego zakresu
działania lub inni pracownicy w przypadku otrzymania upoważnienia.
§ 12
1.
2.
Kierownicy działów kierują sprawami podległych im działów oraz są odpowiedzialni przed Dyrektorem
Zakładu za powierzony im zakres działania.
Do wspólnych obowiązków Kierowników działów należy w szczególności:
- ustalenie strategii działania podporządkowanego działu,
- organizowanie, w zakresie swego działania, nadzoru merytorycznego nad pracą podległych komórek,
- nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań należących do zakresu działania
podporządkowanych komórek,
- ustalenie szczegółowych zadań i uprawnień Kierownikom podległych komórek i samodzielnym
pracownikom,
- nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników pionu przepisów prawa pracy, zachowania tajemnicy
państwowej i służbowej oraz wysuwanie wniosków w sprawach osobowych pracowników pionu,
- ustalenie przyczyn odstępstw w realizacji zatwierdzonych planów i harmonogramów.
3.
Do zadań Kierowników składnic drewna w szczególności należy:
- organizacja i nadzorowanie wykonywania obowiązków przez podległy personel techniczny i robotników,
- odpowiedzialność materialna za stan majątku na składnicach,
- przyjmowanie i spedycja drewna na podstawie obowiązujących dokumentów,
- manipulacja drewna i wybór sortymentów cennych,
- nadzorowanie pracy pojazdów w terenie,
- dostarczanie w ustalonym terminie niezbędnych materiałów do opracowywania dokumentacji
płacowej oraz usług wywozowych,
- prowadzenie obowiązującej dokumentacji.
- wywieszanie flagi na budynku składnic w dniach 1,2,3 maja i 11 listopada
4.
Do zadań działu ds. handlu i spedycji należy szczególności:
- prowadzenie ewidencji umów kupna-sprzedaży drewna zawartych z nadleśnictwami,
- sporządzanie i prowadzenie ewidencji umów sprzedaży drewna zawartych z odbiorcami,
- dopilnowanie przekazu danych zawartych w umowach na składnice odpowiedzialne za sprzedaż
zakupionego sortymentu,
- prowadzenie ewidencji zleceń wysyłanych i harmonogramów dostaw drewna do odbiorców,
- prowadzenie ewidencji ofert oraz wszelką korespondencję dotyczącą obrotu drewnem,
- sprawdzanie ilościowo-sortymentowo-cenowo dostawy drewna z nadleśnictw(faktury) z protokółami
odbioru drewna na składnicach, oraz faktur z PKP,
- prowadzenie ewidencji wykonywania usług wykonawców,
- sprawdzanie pod względem merytorycznym faktur za zakupione drewno i usługi transportowe od
prywatnych przewoźników,
- prowadzenie sekretariatu zakładu,
- prowadzenie ewidencji skarg i wniosków,
- wykonywanie obowiązków członka Komisji do spraw udzielania zamówień publicznych,
- odpowiada za obsługę poczty elektronicznej i redagowanie strony internetowej w dziale DS,
- wystawianie dokumentów kasowych –KW,
- sprawdzanie i naliczanie zgodnie z przepisami i ustalonymi limitami delegacji służbowych dla
wszystkich pracowników,
- sprawdzanie faktur kasowych pod względem formalno-rachunkowym,
- księgowanie na komputerze kasy zapomogowo- pożyczkowej,
- prowadzenie spraw związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
jako koordynator.
5.
Dział ds. techniczno-administracyjnych, BHP i p. poż. jest odpowiedzialny w szczególności za:
- utrzymania w wysokiej gotowości technicznej sprzętu i taboru,
- koordynację prac zaplecza technicznego i zaopatrzenia w niezbędne części i materiały,
- wnioskowanie lub opiniowanie zakupów i likwidacji środków trwałych,
- ustalenie stanu technicznego środków trwałych.
- nadzór i sporządzanie dokumentacji płacowej podległym pracownikom,
- prowadzenie spraw i dokumentacji związanych z nieruchomościami zakładu umów ( sporządzanie
umów dzierżaw, ustalanie podatków i opłat za zarząd nieruchomościami ),
- sprawdzanie faktur za usługi pod względem merytorycznym,
- dbałość w zakresie działalności zakładu w zakresie ochrony środowiska
- utrzymanie wysokiego bezpieczeństwa w zakładzie i prowadzenie spraw w zakresie stanu BHP i p. poż.,
- kontrolę i rozliczanie prac remontowych,
- rozliczanie zużyć materiałów i części,
- prowadzenie spraw odnośnie rejestracji pojazdów,
- dysponowanie pojazdami administracyjno-gospodarczymi- wypisywanie kart drogowych i ich weryfikacja,
- dokonywanie ubezpieczeń pojazdów,
- nadzór nad produkcją drewna kominkowego,
- pracę Komisji do Spraw udzielania zamówień publicznych jako przewodniczący,
- realizację zadań wynikających ze stosowania ustawy „Prawo zamówień publicznych”zamówienia robót, dostaw i usług w zakładzie,
- prawidłowe wykorzystanie i zagospodarowanie maszyn i środków transportowy,
- przestrzeganie zasad konserwacji budynków i budowli oraz ich eksploatacji,
- zakup, sprzedaż, przekazywanie budynków – budowli oraz środków transportowych,
- wywieszanie flagi na budynku zakładu w dniach 1,2,3 maja i 11 listopada,
- obsługę poczty elektronicznej w pionie DT,
- pełni obowiązki administratora i redaktora zatwierdzającego Biuletyn Informacji Publicznej,
- pełni obowiązki administratora serwisu aukcyjnego e-drewno.
6.
Do zadań działu stanowiska ds. techniczno- administracyjnych
-
7.
praca w systemie SILP w podsystemie INFRASTRUKTURA,
wykonywanie obowiązków sekretarza komisji do spraw zamówień publicznych,
wykonywanie innych poleceń przełożonych.
Do zadań działu ds. spedycji i obrotu drewnem należy:
-
prowadzenie i nadzorowanie całości spraw związanych z obrotem drewna i nadzorowaniem pracy
składnic spedycyjno-transportowych,
nadzorowanie pracy brygady pozyskującej drewno w Nadleśnictwach,
nadzorowanie pracy w sklepie Husqvarna,
organizacja i nadzorowanie wykonywania obowiązków przez podległy personel techniczny i robotników,
przyjmowanie i spedycja drewna na podstawie dokumentów przewidzianych rozporządzeniami,
zgłaszanie zapotrzebowania na materiały pomocnicze niezbędne do konserwacji, manipulacji
drewna, załadunku wagonu, pracy sprzętu,
-
8.
Dział ds. spedycji i obrotu drewnem odpowiada w szczególności za:
-
9.
składanie Dyrekcji ZTiS wniosków w zakresie nowych rozważań w zagospodarowaniu składnicy,
wprowadzania nowych urządzeń oraz pracy sprzętu mechanicznego,
zapoznawanie się na bieżąco z czynnościami związanymi z ochroną mienia państwowego
znajdującego się na składnicy i nadzorowanie w tej dziedzinie podległy mu personel ,
wykonywanie wszelkich czynności kancelaryjnych związanymi z obowiązkami służbowymi,
prowadzenie obowiązującej dokumentacji,
gruntowne zapoznanie się z obowiązującymi przepisami i instrukcjami wchodzącymi w zakres ich
obowiązków i podległego mu personelu,
organizowanie pracy na składnicy w sposób zapewniający bezpieczeństwo oraz dopilnowanie
przestrzegania przez pracowników bezpiecznych metod pracy i stosowania odzieży ochronnej,
przeprowadzanie instruktażu na każdym stanowisku roboczym,
nadzorowanie pracy pojazdów w terenie,
przeprowadzenie rozeznania terenu, celem właściwego zorganizowania pracy każdego środka
transportowego w porozumieniu z administracją leśną a odbiorcą drewna,
dopilnowanie codziennej konserwacji pojazdów mechanicznych, kontrolowanie ich stanu
technicznego oraz warunków garażowania,
dopilnowanie właściwej eksploatacji środków trwałych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
wystawianie i analizowanie kart drogowych, kontrolowanie codzienne wypełnianie przez kierowców
pod względem prawidłowości i rzetelności dokonywanych zapisów w szczególności: zużycia paliwa,
podawanie odległości wywozowych, właściwego rejestrowania czasu pracy, zgodności zapisów w
karcie drogowej z kwitami wywozowymi,
dopilnowanie ustalonych terminów OT 1 i OT 2 oraz odnotowywanie terminów ich wykonania,
troszczenie się o właściwe zakwaterowanie załóg, parkowanie pojazdów, stałe dążenie do polepszenie
warunków bytowych załóg, do estetycznego wyglądu obiektów i obejścia,
dostarczanie w ustalonym terminie niezbędnych materiałów do opracowania dokumentacji płacowej
i usług wywozowych,
dbanie o dyscyplinę pracy robotników,
ponosi odpowiedzialność materialną za stan majątkowy
ponosi odpowiedzialność materialną za stan majątku na składnicy,
optymalną manipulację drewna i wybór sortymentów cennych,
zgodne z obowiązującymi zarządzeniami zabezpieczenia drewna oraz konserwacji
narzędzi i maszyn używanych na składnicy,
bezpieczeństwo pożarnicze na powierzonej mu składnicy i sprawność sprzętu ppoż.,
bezpieczeństwo podległych pracowników, za przeszkolenie praktycznie nowoprzyjętych i badanie
lekarskie pracowników,
nadzór, kontrolę i prawidłowość prowadzenia gospodarki paliwowo-smarowniczej i produktów
naftowych.
Stanowisko do spraw osobowych jest odpowiedzialne w szczególności za :
W zakresie spraw płacowych
- naliczanie wynagrodzeń pracownikom na podstawie otrzymanych dokumentów z poszczególnych działów,
- naliczanie zasiłków chorobowych i innych z tytułu Ubezpieczeń Społecznych,
- naliczanie podatku od osób fizycznych,
- dokonywanie innych wypłat wynikających ze stosunku pracy,
- wystawianie zaświadczeń o wysokości zarobków pracowników,
- kompletowanie dokumentów dotyczących obciążeń komorniczych pracowników, dokonywanie potrąceń,
- rozliczenie składek ZUS – deklaracje i raporty,
- sporządzenie sprawozdań dotyczących poziomu wykonania płac,
- rozliczanie roczne podatku od osób fizycznych.
W zakresie spraw pracowniczych:
- przygotowywanie do podpisu przez Dyrektora umów o pracę,
- czuwanie nad prawidłową realizacją przepisów Kodeksu Pracy oraz innych przepisów określających prawa
i obowiązki pracowników,
- kierowanie pracowników na wstępne badania lekarskie,
- wysyłanie zapytań o karalności do Centralnego Rejestru Skazanych Ministerstwa Sprawiedliwości w przypadku
zatrudnienia pracowników na stanowiska materialnie odpowiedzialne,
- kompletowanie wniosków związanych z przyznawaniem emerytur i rent pracownikom,
rejestrowanie okresów usprawiedliwionej i nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy,
prowadzenie spraw dotyczących wydawania legitymacji ubezpieczeniowych pracownikom i członkom ich
rodzin,
- terminowe sporządzanie sprawozdań statystycznych dotyczących zatrudnienia,
- prowadzenie dla każdego pracownika oddzielnej teczki akt osobowych zgodnie z obowiązującymi zasadami,
- przechowywanie akt osobowych pracowników przez okres ustalony przepisami, regulującymi przekazywanie
dokumentacji do archiwum lub zniszczenia,
- rejestrowanie pracowników nowo przyjętych do pracy w ciągu 7 dni oraz wyrejestrowywanie zwolnionych,
- załatwianie korespondencji dotyczących spraw pracowniczych.
W zakresie spraw socjalnych:
- załatwianie pism przychodzących w sprawach socjalnych po uprzednim,
- współdziałanie ze związkami zawodowymi przy ustalaniu zasad podziału Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych na poszczególne cele,
- organizowanie opieki i pomocy w różnych formach dla pracowników pozostających w trudnych warunkach
życiowych,
W zakresie gospodarki towarowej i księgowości:
- wystawianie faktur VAT, faktur VAT korygujących, duplikatów faktur VAT,
- rejestrowanie przychodów drewna, rozliczanie inwentaryzacji drewna,
- uzgadnianie stanów drewna na składnicach,
- sporządzanie sprawozdań z obrotu drewnem do RDLP,
- sporządzanie deklaracji VAT,
- redagowanie strony internetowej w pionie DO,
- praca w podsystemie KADRY I PŁACE, GOSPODARKA TOWAROWA, DANE WSPÓLNE, POZOSTAŁE
MODUŁY,
-
10.
-
Do zadań pracowników sklepu Husqvarna należy:
przyjmowanie na stan towarów zgodnie z dokumentami dostaw, według wystawionych dokumentów PZ
w cenach sprzedaży i stwierdzanie każdorazowo kompletności dostawy w obecności dostawcy,
prowadzenie sprzedaży towarów w sklepie i bieżące powadzenie wymaganej dokumentacji sprzedaży ,
rzetelne prowadzenie kasy, tak by stan gotówki był zawsze zgodny z dokumentami sprzedaży - ustalenie
dziennego stanu kasy,
rozliczanie się z gotówki w kasie i stanu towaru w sklepie z ponoszeniem konsekwencji finansowych za
wszelkie braki,
dbanie o właściwe i estetyczne eksponowanie towarów, czystość, ład i porządek w lokalu handlowym i
zapleczu socjalnym,
bieżące nanoszenie zmienionych cen towarów w oparciu o nowe dostawy towarów,
prowadzenie oddzielnej ewidencji dostarczanych maszyn,
udzielania klientom pełnej i fachowej informacji ora porady w zakresie danych technicznych sprzętu,
jego eksploatacji i obsługi oraz serwisu,
dbałość o terminowe dostarczanie dokumentacji do księgowości,
ścisłe przestrzeganie zasad instruktażu i uruchamianie maszyn przy sprzedaży oraz informowanie o
warunkach gwarancji i serwisu,
dokonywanie zamówień towarów ,reklamowych, katalogów itp., oraz niedopuszczanie do zbędnych
i nadmiernych stanów towarów,
ponoszenie odpowiedzialności materialnej i finansowej za powierzone mienie,
§ 14
1.
2.
3.
Główny Księgowy wykonuje zadania i ponosi odpowiedzialność w zakresie księgowości, finansów,
planowania finansowo-ekonomicznego, analiz, sprawozdawczości oraz organizuje i sprawuje
kontrolę wewnętrzną dokumentów finansowo-księgowych Zakładu. Szczegółowy zakres obowiązków
i uprawnień głównego księgowego wynika z zakresu jego czynności.
Do obowiązków Głównego Księgowego Zakładu należy również terminowe egzekwowanie należności i
regulowanie zobowiązań, a także opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez
Dyrektora, dotyczących prowadzenia rachunkowości, w szczególności
obiegu dokumentów(dowodów księgowych), zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.
Główny Księgowy jest odpowiedzialny w szczególności za:
- terminowe i prawidłowe sporządzenie i analizowanie bilansów i sprawozdań finansowych księgowości
Zakładu,
prowadzenie spraw związanych z finansowaniem Zakładu,
opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora, dotyczących
prowadzenia rachunkowości, w szczególności obiegu dokumentów, zasad przeprowadzania i rozliczania
inwentaryzacji,
- czuwaniem nad przebiegiem windykacji należności, oraz składanie Dyrektorowi bieżących informacji
w tym zakresie, opracowywanie wniosków w sprawach udzielania ulg lub umarzania tych należności,
- terminowe regulowanie zobowiązań,
- rozliczanie inwentaryzacją składników majątkowych,
- organizację i sprawowanie kontroli wewnętrznej dokumentów finansowo-księgowych w Zakładzie,
- zapewnienie obsługi finansowej Zakładu oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,
- sprawowanie kontroli funkcjonalnej w zakresie swego działania zgodnie z zasadami określonymi w
regulaminie kontroli wewnętrznej, Główny Księgowy potwierdza dokonanie kontroli wewnętrznej
określonej operacji podpisem złożonym na dokumentach dotyczących tej operacji.
Główny Księgowy jest uprawniony do:
- żądania od kierowników innych komórek organizacyjnych niezbędnych informacji, jak również
udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń stanowiących źródło tych informacji,
- wnioskowania o usunięcie w oznaczonym terminie stwierdzonych nieprawidłowości,
- występowania do Dyrektora z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnień.
Do zadań działu finansowo-księgowego należy w szczególności:
- prowadzenie gospodarki finansowej i kasowej zakładu,
- kontrola dokumentów formalno-rachunkowa,
- sporządzanie planów finansowych i analiz,
- terminowe sporządzanie sprawozdawczości,
- rozliczanie działalności gospodarczej, administracyjnej, transportowo-spedycyjnej, produkcyjnej i
usługowej,
- terminowe egzekwowanie wszelkich należności, w tym m.in. za sprzedaż drewna, usług, dzierżawy,
podatki, ubezpieczenia, reklamacje, odsetki za zwłokę,
- terminowe regulowanie zobowiązań,
- rzetelne przekazywanie informacji ekonomicznych,
- uzgadnianie sald z kontrahentami,
- naliczanie odsetek za nieterminowe regulowanie należności,
- dekretowanie wszystkich dokumentów działu,
- naliczanie PFRON,
- rozliczanie konta F.Ś.S i innych kont,
- administrowanie siecią komputerową wraz z prowadzeniem dokumentacji w tym zakresie,
- prowadzenie spraw i terminowych rozliczeń z tytułu podatku VAT,
- sporządzanie wniosków ubezpieczenia majątku zakładu( za wyjątkiem środków transportowych) na
podstawie danych z działu techniczno - administracyjnego,
- prowadzenie całości gospodarki materiałowej i towarowej; sporządzanie faktur VAT i faktur
korygujących, uzgadnianie stanów zapasów drewna i wyrobów z drewna na składnicach drewna,
rozliczanie inwentaryzacji,
- praca w podsystemie FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ, GOSPOPDARKA TOWAROWA, DANE WSPÓLNE,
POZOSTAŁE MODUŁY.
-
4.
5.
§ 15
1.
2.
Kierownicy działów i Kierownicy Składnic kierują pracą podległych im pracownikom, za wykonanie
powierzonych im zadań i obowiązków ponoszą odpowiedzialność przed bezpośrednim przełożonym.
Do ich zadań należy w szczególności:
- opracowywanie szczegółowego zakresu czynności dla poszczególnych pracowników,
- zapewnienie poprzez właściwą organizację i podział pracy, równomiernego obciążenia pracowników oraz
terminowego z zgodnego z obowiązującymi przepisami wykonania przydzielonych zadań,
- zapewnienie przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o zabezpieczeniu tajemnicy państwowej i
służbowej,
- wprowadzenie do pracy nowo zatrudnionych pracowników z wykonaniem niezbędnych szkoleń i pouczeń,
- podejmowanie działań zmierzających do podnoszenia kwalifikacji pracowników,
- wnioskowanie w stosunku do podległych pracowników w sprawach wynagrodzenia, wysokości nagród,
udzielania urlopów itp.
§ 16
1.
2.
System kontroli w Zakładzie obejmuje:
- kontrolę funkcjonalną, sprawowaną w ramach obowiązku nadzoru przez pracowników na kierowniczych
stanowiskach,
- kontrolę wewnętrzną koordynowaną przez Głównego Księgowego
Czynności związane ze sprawowaniem kontroli funkcjonalnej wykonują z urzędu kierownicy
działu, Główny Księgowy, jak również pracownicy zobowiązani do jej sprawowania w zakresie powierzonych
im obowiązków.
§ 17
1.
2.
3.
4.
Właściwości działów do załatwiania spraw wynikających z podziału czynności określonych
niniejszym regulaminem i ewentualnymi uprawnieniami otrzymanymi od bezpośredniego przełożonego, bądź
od Dyrektora Zakładu.
Wszystkie stanowiska pracy obowiązane są do harmonijnego współdziałania i udzielania
wzajemnego wsparcia przy wykonywaniu nałożonych zadań.
Sprawy błędnie skierowane należy niezwłocznie przesłać właściwej komórce organizacyjnej.
Kwestie wątpliwe i sporne w zakresie merytorycznej właściwości załatwiania określonych spraw
rozstrzygają:
- w ramach działu Kierownicy działu,
- w ramach Składnic Kierownicy Składnic,
- między działami Dyrektor Zakładu
§ 18
1.
2.
Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Zakładu winny być zarejestrowane w dziale ds. handlu i spedycji.
Jeżeli inne komórki lub stanowiska otrzymają skargi i wnioski inną drogą, obowiązane są rejestrować jak
podaje pkt.1.
§ 19
1.
2.
3.
Czas pracy, porządek wewnętrzny oraz zasady dyscypliny w Zakładzie określa regulamin pracy
Zakładu.
Jednolite zasady postępowania przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych oraz spływu akt do
archiwum – reguluje instrukcja kancelaryjna.
Postępowanie w sprawach, określonych jako tajne lub poufne, normują odrębne przepisy i instrukcje.
§ 20
1.
2.
Polecenie wyjazdów służbowych po podpisaniu przez bezpośredniego przełożonego powinny być
zarejestrowane w książce ewidencyjnej i odnotowane na liście obecności. Polecenie wyjazdów na terenie
RDLP i poza akceptuje Dyrektor Zakładu.
Po powrocie z wyjazdu służbowego – osoba delegowana składa sprawozdanie bezpośredniemu
przełożonemu wraz z wnioskami – w formie ustnej lub pisemnej stosownie do uzgodnień.
§ 21
1.
Do zadań wspólnych pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych:
-
przygotowanie niezbędnych danych do podjęcia decyzji przez Dyrektora,
koordynacja działalności komórek organizacyjnych w zakresie wykonania zadań,
stałe podnoszenie poziomu efektywność zarządzania,
unowocześnienie wyposażenia technicznego,
technologii pracy i rachunku ekonomicznego,
dokonywanie okresowych kontroli i oceny działalności komórek organizacyjnych,
inspirowanie postępu technicznego i organizacyjnego,
zbieranie informacji i sporządzanie sprawozdań,
-
analizowanie oraz ocena sytuacji wynikającej ze sprawozdań i innych materiałów, zgłaszanie uwag,
ocena przestrzegania obowiązujących aktów prawnych,
udzielanie komórkom organizacyjnym pomocy w zakresie ich funkcjonowania,
przekazywanie przełożonym uwag i wniosków dotyczących usprawnienia pracy, systemu zarządzania
i innych zmierzających do poprawy efektywności gospodarowania,
ujawnienie rezerw produkcyjnych, ocena gospodarki, ładu i porządku w jednostkach organizacyjnych,
bieżące informowanie przełożonych o występowaniu uchybień oraz zgłaszanie wniosków w tym zakresie,
prowadzenie ewidencji spraw, gromadzenie i odpowiednie przechowywanie akt, dokumentów i
korespondencji oraz terminowe przekazywanie akt do archiwum zgodnie z obowiązującymi w tym
zakresie przepisami.
§ 22
1.
Zasięgnięcie opinii prawnej wymagają m.in. sprawy:
-
2.
wydanie aktu prawnego o charakterze ogólnym,
indywidualne, skomplikowane pod względem prawnym,
zawarcia mowy długoterminowej, porozumień i innych zobowiązań o znaczącej wartości,
rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez okresu wypowiedzenia,
odmowa uznania zgłoszonych roszczeń,
związane z postępowaniem przed organami orzekającymi w sprawach cywilnych,
zawarcia ugody w spawach majątkowych.
Obsługę prawną Zakładu sprawuje Kancelaria Radcy Prawnego, Wilkasy ul. Brzozowa 8A
11-500 Giżycko.
§ 23
Zakład prowadzi sprawy związane z obronnością kraju i ochroną informacji niejawnych. Sprawy
obronne i ochronę informacji niejawnych zlecone są firmie kancelaryjnej, posiadającej wszelkie niezbędne
kwalifikacje i uprawnienia, potwierdzone stosownymi dokumentami pozwalającymi na prowadzenie kancelarii
niejawnej zakładu.
Postępowanie w sprawach ochrony informacji niejawnych normuje zarządzenie nr 50 Dyrektora
Generalnego LP z dnia 3.10.2006r.znak GO-021-3-6/06.
§ 24
W Zakładzie funkcjonuje System Informatyczny Lasów Państwowych (SILP) obejmujący 8
podsystemów ewidencji zaszłości gospodarczych.
I.
Podsystem PLANOWANIE
II.
Podsystem GOSPODARKA LEŚNA
III.
Podsystem GOSPODARKA TOWAROWA
IV.
Podsystem KADRY I PŁACE
V.
Podsystem FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ
VI.
Podsystem INFRASTRUKTURA
VII.
Podsystem DANE WSPÓŁNE
VIII. Podsystem POZOSTAŁE MODUŁY
Powiązania i uzgodnienia konieczne dla właściwego funkcjonowania SILP uwzględnione są w Instrukcji obiegu
dokumentów i kontroli wewnętrznej Zakładu.
Rozdział VI - POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 25
Kwestie sporne i wątpliwe dotyczące interpretacji postanowień Regulaminu rozstrzyga Dyrektor Zakładu.
§ 26
W sprawach nienormowanych niniejszym Regulaminem oraz zatwierdzonymi do niego załącznikami mają
zastosowanie przepisy prawa ogólnego, w tym Kodeks Pracy, Kodeks Cywilny, Kodeks Postępowania
Administracyjnego, a także Zarządzenia, decyzje Dyrektora RDLP i Dyrektora Generalnego LP oraz inne
przepisy wewnątrzbranżowe.
Giżycko, 31.03.2011r.