iv. standardy działania w zakresie zapobiegania i przeciwdziałania
advertisement
Załącznik do Zarządzenia nr ON.0050.1099.2016.BFE Prezydenta Miasta Bielska-Białej z dnia 9 marca 2016 roku. Instytucja Pośrednicząca Regionalnych Inwestycji Terytorialnych Subregionu Południowego Województwa Śląskiego Miasto Bielsko-Biała Instrukcja działania w zakresie zapobiegania i przeciwdziałania potencjalnym zjawiskom nadużyć finansowych w Instytucji Pośredniczącej RIT SPd w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 Bielsko-Biała, marzec 2016 r. Instrukcja działania w zakresie zapobiegania i przeciwdziałania potencjalnym zjawiskom nadużyć finansowych w Instytucji Pośredniczącej RIT SPd w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 S P IS T R E Ś C I I. WSTĘP ............................................................................................... 3 II. PODSTAWA PRAWNA .................................................................. 4 III. SŁOWNIK POJĘĆ .......................................................................... 6 IV. STANDARDY DZIAŁANIA W ZAKRESIE ZAPOBIEGANIA I PRZECIWDZIAŁANIA POTENCJALNYM ZJAWISKOM NADUŻYĆ FINANSOWYCH ........................................................ 9 V. ZASADY IDENTYFIKACJI, MONITOROWANIA I KONTROLI STANOWISK WRAŻLIWYCH ............................. 15 VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE ................................................ 20 VII. ZAŁĄCZNIKI.............................................................................. 21 1. ARKUSZ ZAPOZNANIA SIĘ PRACOWNIKÓW IP RIT SPd/ BIURA FUNDUSZY EUROPEJSKICH - SEKRETARIATU RIT Z TREŚCIĄ INSTRUKCJI ................................................. 21 I. WSTĘP Zgodnie z „Wytycznymi programowymi w sprawie wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych oraz zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020” oraz „Zasadami realizacji Zintegrowanych i Regionalnych Inwestycji Terytorialnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 przez Instytucje Pośredniczące ZIT/RIT RPO WSL”, IP RIT SPd RPO WSL jest zobowiązana wprowadzić odpowiednie procedury dotyczące zwalczania nadużyć finansowych oraz sporządzić wykaz stanowisk wrażliwych w tym obszarze. Głównym celem niniejszej instrukcji jest zapewnienie odpowiedniego poziomu zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych w IP RIT RPO WSL. Wszelkie procedury związane z polityką zwalczania nadużyć finansowych są upubliczniane w celu zakomunikowania stanowiska IP RIT SPd RPO WSL w zakresie zwalczania nadużyć finansowych. Instrukcja zawiera postanowienia dotyczące: 1. Założeń przyjętych przez IP RIT SPd w zakresie zapobiegania i przeciwdziałania potencjalnym zjawiskom nadużyć finansowych. 2. Zasad związanych z identyfikacją stanowisk wrażliwych oraz zarządzaniem ryzykiem nadużyć finansowych w IP RIT SPd. W związku z realizacją powierzonych obowiązków, IP RIT SPd zapewnia funkcjonowanie racjonalnego systemu zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych oraz wprowadza proporcjonalne i skuteczne środki ich przeciwdziałaniu, podejmując wszelkie niezbędne środki w celu ochrony interesów finansowych UE. Ponadto kieruje się w swoich działaniach polityką absolutnego braku tolerancji dla nadużyć finansowych, zarówno w odniesieniu do swoich struktur organizacyjnych, jak i zachowań wnioskodawców oraz beneficjentów. Pracownicy IP RIT SPd są świadomi problemu nadużyć finansowych, w związku z powyższym w przypadku wykrycia nadużycia właściwa komórka organizacyjna IP RIT SPd w zakresie swoich zadań niezwłocznie przekazuje sprawę właściwym organom dochodzeniowym. Ponadto IP RIT SPd zobowiązuje się do bieżącego zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych poprzez zapobieganie i wykrywanie nadużyć w obszarze realizowanych zadań oraz monitorowanie obszarów wrażliwych, szczególnie narażonych na wystąpienie wspomnianych nieprawidłowości. II. PODSTAWA PRAWNA 1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiegoi Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem ogólnym. 2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) nr 966/2012 z dnia 25.10.2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz. Urz. UE L 298 z 26.10.2012 r., str. 1 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem finansowym. 3. Rozporządzenie Rady (WE) nr 2988/95 z dnia 18 grudnia 1995 r. w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich (Dz. Urz. L 312 z 23.12.1995, s. 1), zwane dalej rozporządzeniem nr 2988/95. 4. Konwencja o ochronie interesów finansowych Wspólnot Europejskich sporządzona w Brukseli dnia 26 lipca 1995 r. (Dz. U. z 2009 r. nr 208, poz. 1603). 5. Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie 2014-2020 (Dz. U. z 2014 r., poz. 1146 z późn. zm.), zwana dalej ustawą wdrożeniową. 6. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.), zwana dalej ustawą o finansach publicznych. 7. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj.Dz.U. z 2015 r. poz. 1515 z późn. zm.). 8. Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1445 z późn. zm.). 9. Ustawa z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (DZ. U. z 2014 r. poz. 1411 z późn. zm.). 10. Aneks nr 1 z dnia 30 czerwca 2015 r. do Porozumienia Nr ON.II.031.43.2015 z dnia 11 marca 2015 r. o współpracy w sprawie realizacji Regionalnych Inwestycji Terytorialnych Subregionu Południowego Województwa Śląskiego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. 11. Aneks nr 1 z dnia 29 grudnia 2015 r. do Porozumienia nr 9/RR/2015 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie powierzenia zadań z zakresu realizacji instrumentu Regionalne Inwestycje Terytorialne w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. 12. Zarządzenie Nr ON.120.22.2015.BFE Prezydenta Miasta Bielska-Białej z dnia 16 marca 2015 r. w sprawie powierzenia Biuru Funduszy Europejskich Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej wykonywania zadań Sekretariatu Regionalnych Inwestycji Terytorialnych (RIT), zapewniającego obsługę merytoryczną i administracyjną IP RIT w ramach RPO WSL na lata 2014-2020, mając na względzie prawidłową realizację zadań wynikających z zawartych porozumień. 13. Wytyczne Komisji Europejskiej dla państw członkowskich i organów zarządzających programami w sprawie ryzyka nadużyć finansowych oraz skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych z 16 czerwca 2014 r. (EGESIF_14-021-00-16/06/2014), zwane dalej Wytycznymi KE. 14. Wytyczne z dnia 28 maja 2015 r. w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020. 15. Wytyczne programowe z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych oraz zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. 16. Wytyczne z dnia 20 lipca 2015 r. w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowanianieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020. 17. Zasady realizacji Zintegrowanych i Regionalnych Inwestycji Terytorialnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 przez Instytucje Pośredniczące ZIT/RIT RPO WSL, przyjętych uchwałą Zarządu Województwa Śląskiego nr 2107/74/V/2015 z dn. 3.11.2015 r. 18. Zarządzenie Nr ON. 120.19.2015.PSZ Prezydenta Miasta Bielska-Białej z dnia 10 marca 2015 r. w sprawie zasad organizacji i funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Mieście Bielsku-Białej. III. SŁOWNIK POJĘĆ Ilekroć w instrukcji jest mowa o: 1. Beneficjencie – należy przez to rozumieć podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy wdrożeniowej. 2. IP RIT SPd – Instytucja Pośrednicząca dla Regionalnych Inwestycji Terytorialnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 – Miasto Bielsko-Biała, której zadania realizuje organ wykonawczy Prezydent Miasta Bielska-Białej przy pomocy Sekretariatu RIT – usytuowanego w strukturach urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej. 3. Korupcji – należy przez to rozumieć czyn: 1) polegający na obiecywaniu, proponowaniu lub wręczaniu przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści osobie pełniącej funkcję publiczną dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji, 2) polegający na żądaniu lub przyjmowaniu przez osobę pełniącą funkcję publiczną bezpośrednio, lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowaniu propozycji lub obietnicy takich korzyści, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji, 3) popełniany w toku działalności gospodarczej, obejmującej realizację zobowiązań względem władzy (instytucji) publicznej, polegający na obiecywaniu, proponowaniu lub wręczaniu, bezpośrednio lub pośrednio, osobie kierującej jednostką niezaliczaną do sektora finansów publicznych lub pracującej w jakimkolwiek charakterze na rzecz takiej jednostki, jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub na rzecz jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania, które narusza jej obowiązki i stanowi społecznie szkodliwe odwzajemnienie, 4) popełniany w toku działalności gospodarczej obejmującej realizację zobowiązań względem władzy (instytucji) publicznej, polegający na żądaniu lub przyjmowaniu bezpośrednio lub pośrednio przez osobę kierującą jednostką niezaliczaną do sektora finansów publicznych lub pracującą w jakimkolwiek charakterze na rzecz takiej jednostki, jakichkolwiek nienależnych korzyści lub przyjmowaniu propozycji lub obietnicy takich korzyści dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania, które narusza jej obowiązki i stanowi społecznie szkodliwe odwzajemnienie. 4. Naczelniku – należy przez to rozumieć Naczelnika Biura Funduszy Europejskich w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej. 5. Nadużyciu finansowym - należy przez to rozumieć jakiekolwiek celowe działanie lub zaniechanie naruszające interesy finansowe Wspólnot Europejskich w odniesieniu do wydatków, polegające na: a) wykorzystaniu lub przedstawieniu nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu, b) nieujawnieniu informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku, w tym samym celu, c) niewłaściwym wykorzystaniu takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotnie przyznane, d) w odniesieniu do przychodów, jakimkolwiek umyślnym działaniu lub zaniechaniu dotyczącym: o wykorzystania lub przedstawienia fałszywych, nieścisłych lub niekompletnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu bezprawne zmniejszenie środków budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez lub w imieniu Wspólnot Europejskich, o nieujawnienia informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku, w tym samym celu, o niewłaściwego wykorzystania korzyści uzyskanej zgodnie z prawem, w tym samym celu. 6. Nieprawidłowości – należy przez to rozumieć każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie EFSI, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie budżetu Unii nieuzasadnionym wydatkiem. 7. Pełnomocniku – należy przez to rozumieć Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. Systemu Zarządzania. 8. Pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika Sekretariatu RIT Biura Funduszy Europejskich w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej. 9. Sygnalista - to osoba z wewnątrz instytucji, która działając w dobrej wierze zgłasza lub ujawnia informacje o zachowaniach nieetycznych lub nieprawidłowościach godzących w interes publiczny lub interes pracodawcy zachodzących w miejscu pracy. 10. Urząd – Urząd Miejski w Bielsku-Bialej. – 11. Wnioskodawcy należy przez to rozumieć podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 28 ustawy wdrożeniowej. 12. Zasady realizacji RIT - należy przez to rozumieć dokument „Zasady realizacji Zintegrowanych i Regionalnych Inwestycji Terytorialnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 przez Instytucje Pośredniczące ZIT/RIT RPO WSL”, przyjętych uchwałą Zarządu Województwa Śląskiego nr 2107/74/V/2015 z dnia 3.11.2015 r. IV. STANDARDY DZIAŁANIA W ZAKRESIE ZAPOBIEGANIA I PRZECIWDZIAŁANIA POTENCJALNYM ZJAWISKOM NADUŻYĆ FINANSOWYCH Podstawowe zasady i metody działania służące zapobieganiu i przeciwdziałaniu potencjalnym zjawiskom nadużyć finansowych, które są stosowane przez IP RIT SPd obejmują trzy podstawowe procesy wzajemnie zależne od siebie i przenikające się: 1. Zapobieganie (określa sposoby zapobiegania i przeciwdziałania potencjalnym zjawiskom korupcyjnym, nadużyciom finansowym i wszelkim tego typu nieprawidłowościom). 2. Wykrywanie i zgłaszanie (określa sposoby wykrywania i zgłaszania zdarzeń korupcyjnych, wszelkich incydentów związanych z nadużyciami i nieprawidłowościami, z uwzględnieniem zapisów wytycznych krajowych). 1. Zapobieganie W celu skutecznego zapobiegania występowaniu nadużyć finansowych, mając na uwadze potencjalne skutki ich zaistnienia, wszyscy pracownicy Sekretariatu RIT są zobowiązani do stosowania następujących środków prewencyjnych: 1) przestrzegania zapisów Kodeksu Etyki Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej, wprowadzonego zarządzeniem Prezydenta Miasta Bielska-Białej nr ON.120.10.2013.PSZ z dnia 18 lutego 2013 r.; 2) przestrzegania zasad systemu zarządzania i kontroli, opartego na przejrzystym podziale obowiązków pomiędzy IZ RPO WSL a IP RIT SPd RPO WSL, jak również wewnątrz instytucji zaangażowanych w realizację RPO WSL 20142020; 3) przeprowadzania analizy ryzyka IP RIT, w oparciu o uprzednio dokonaną ocenę ryzyka przez zespół ds. samooceny ryzyka, w terminie wskazanym w Zasadach Realizacji RIT; 4) stosowania zapisów regulaminu organizacyjnego funkcjonowania kontroli zarządczej w mieście Bielsku-Białej, wprowadzonego zarządzeniem Prezydenta Miasta BielskaBiałej nr ON.120.19.2015.PSZ z dnia 10 marca 2015 r.; 5) Podnoszenie świadomości i uczestnictwo w szkoleniach dotyczących aspektów polityki zwalczania nadużyć finansowych. Zwalczanie korupcji. Pracownicy IP RIT SPd są zobowiązani są do przestrzegania najwyższych standardów zachowań w celu uniknięcia wszelkich podejrzeń odnośnie prawidłowości realizowanych przez siebie zadań. W szczególności pracownicy nie mogą przyjmować jakichkolwiek korzyści w związku z wykonywanymi przez siebie zadaniami. W sytuacji, gdy pracownik IP RIT oceniający SPd wniosek o dofinansowanie, spotka się z próbą korupcji, zobowiązany jest do: 1. Zdecydowanej odmowy przyjęcia propozycji korupcyjnej. 2. Niezwłocznego zgłoszenia informacji o zaistniałej sytuacji bezpośredniemu przełożonemu lub innej osobie z kierownictwa oraz zawiadomienie właściwych organów ścigania. 3. Opisania zdarzenia w notatce służbowej. 4. Współpracy z organami ścigania w celu wyjaśnienia okoliczności zdarzenia. Dodatkowo, eksperci zewnętrzni oceniający wniosek o dofinansowanie są zobowiązani do: zgłaszania podejrzeń nadużyć finansowych w związku z prowadzoną oceną projektu (na podstawie zawartej umowy), składania wyjaśnień w zakresie prowadzenia oceny na wezwanie IZ RPO WSL oraz IP RIT SPd do końca okresu programowania (na każdym etapie realizacji i trwałości projektu). Zobowiązanie eksperta do podjęcia tej czynności jest konieczne, aby stwierdzić zasadność i celowość wystąpienia stwierdzonych uchybień, błędów i nieprawidłowości celem zakwalifikowania ich jako faktyczne lub potencjalne nadużycie finansowe. Mając na uwadze konieczność zapewnienia bezstronności i obiektywizmu w realizacji RPO WSL 2014-2020, ustala się ogólny zakaz przyjmowania prezentów i tzw. dowodów wdzięczności przez pracowników instytucji zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL 2014-2020. Pracownicy IP RIT SPd zaangażowani we wdrażanie RPO WSL 2014-2020 zobowiązani są do przestrzegania następujących zasad: 1. Pracownicy instytucji zaangażowanych w realizację RPO WSL 2014-2020 nie mogą przyjmować lub żądać jakichkolwiek korzyści w zamian za wykonanie czynności służbowych. W szczególności bezwzględnie zabronione jest przyjmowanie oraz wręczanie środków pieniężnych lub ich ekwiwalentów (takich jak bony itp.). 2. Nie jest dozwolone pracownikom instytucji zaangażowanych w realizację RPO WSL 2014-2020 przyjmowanie prezentów, które mogłoby wpłynąć w sposób rzeczywisty lub domniemany na rzetelność wykonywania powierzonych im zadań, w szczególności poprzez powstanie nieformalnego zobowiązania wobec danego beneficjenta/wnioskodawcy lub powstanie konfliktu interesu. 3. Dopuszcza się przyjmowanie drobnych artykułów promocyjnych o niskiej wartości (np. artykuły reklamowe jak długopisy, kalendarzyki, bloczki papierowe, itp.), w szczególności rozdawanych podczas szkoleń, w czasie spotkań służbowych, konferencji oraz w przypadku szczególnych okazji, np. konferencje, seminaria, święta). 4. O próbie wręczenia prezentu, w szczególności przez beneficjenta/ wnioskodawcę, w sytuacji innej niż szkolenie, konferencja, poinformować bezpośredniego przełożonego. itp. pracownik jest zobowiązany Zapobieganie konfliktom interesów Celem regulacji w zakresie konfliktu interesu jest zapobieganie wszelkim konsekwencjom tego zjawiska, które mogą przyjmować m.in. jedną z następujących form: przyznanie sobie lub innym nieuzasadnionych bezpośrednich lub pośrednich korzyści, odmowa przyznania beneficjentowi praw lub korzyści, do których jest uprawniony, wykonanie czynności niewłaściwej lub stanowiącej nadużycie lub zaniechanie wykonania czynności, które są nakazane, inne działania mogące spowodować konflikt interesów i zagrozić bezstronnemu i obiektywnemu wykonywaniu przez daną osobę jej obowiązków, np. udział w komisji oceniającej projekty lub udział w komisji oceniającej w procedurze udzielania zamówień publicznych, w przypadku, gdy osoba taka może bezpośrednio lub pośrednio czerpać korzyści finansowe w wyniku tych procedur. Konflikt interesów, obok pracowników IP RIT SPd zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL 2014-2020 może dotyczyć również ekspertów zewnętrznych oceniających projekty, beneficjentów oraz wszelkie inne instytucje/ osoby trzecie zaangażowane we wdrażanie programu. Mając powyższe na uwadze IP RIT SPd prowadzi działania informacyjne (spotkania, publikacje na stronie internetowej dotyczące zagadnienia konfliktu interesów). W przypadku zaistnienia konfliktu interesu, pracownik zobowiązany jest do poinformowania przełożonego o zaistniałej sytuacji oraz do niezwłocznego wyłączenia się z działań mogących wywołać podejrzenia o stronniczość lub interesowność. 2. Wykrywanie i zgłaszanie Zgodnie z art. 304 Kodeksu postępowania karnego każdy dowiedziawszy o popełnieniu przestępstwa ściganego z urzędu ma społeczny obowiązek się zawiadomić o tym prokuratora lub Policję. W sytuacji, gdy pracownicy instytucji państwowych lub samorządowych, w związku z pełnioną przez siebie funkcją, dowiedzieli się o popełnieniu takiego czynu, spoczywa na nich obowiązek prawny o powiadomieniu odpowiednich organów ścigania. Niedopełnienie tego obowiązku może zostać potraktowane jako czyn z art. 231 Kodeksu karnego. IP RIT SPd jest odpowiedzialna za utworzenie i upowszechnienie przejrzystych mechanizmów wykrywania i zgłaszania nadużyć finansowych. Mechanizmy te podlegać będą analizie podczas spotkań roboczych zespołu ds. samooceny ryzyka – działającego w IZ RPO WSL, w wyniku której mogą podlegać koniecznym zmianom. IP RIT SPd jest zobowiązana brać pod uwagę wszelkie sygnały dotyczące podejrzenia wystąpienia nadużycia finansowego i podjąć stosowne kroki w celu zweryfikowania uzyskanej informacji. W przypadku powzięcia informacji o podejrzeniu nadużycia finansowego IP RIT SPd po przeprowadzeniu (w zakresie swoich kompetencji) postępowania sprawdzającego w celu potwierdzenia otrzymanej informacji IP RIT SPd zgłasza ją do właściwych organów dochodzeniowo-śledczych - celem wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego w celu stwierdzenia zamierzonego działania. W przypadku, gdy podejrzenie nadużycia finansowego zostało zgłoszone do organów ścigania przez IP RIT SPd, jest ona również zobowiązana do powiadomienia o zaistniałym zdarzeniu niezwłocznie i w formie pisemnej IZ RPO WSL. Obowiązek ten dotyczy również informowania IZ RPO WSL o wszelkich dalszych czynnościach podejmowanych w sprawie przez organy ścigania i organy wymiaru sprawiedliwości. Ze względu na ograniczony zakres kompetencji IP RIT SPd, której nie przekazano do realizacji zadań w zakresie kontroli i weryfikacji wydatków, w sytuacji w której nie ma możliwości przeprowadzenia czynności sprawdzających w celu uprawdopodobnienia otrzymanego zgłoszenia, IP RIT SPd przekazuje informacje o potencjalnych nadużyciach do IZ RPO WSL - zweryfikowane w zakresie możliwym do przeprowadzenia. Dalsze czynności wyjaśniające (np. kontrole doraźne) prowadzone są przez IZ RPO WSL. IP RIT SPd informują na swoich stronach internetowych wnioskodawców i beneficjentów RPO WSL 2014-2020 oraz inne podmioty, w jaki sposób mogą przekazać posiadaną informację o podejrzeniu nadużycia finansowego. Procedura zgłaszania (podejrzeń) wystąpienia nadużyć finansowych jest szczegółowo opisana w Instrukcjach Wykonawczych IP RIT SPd. Ochrona sygnalistów Sygnalista to osoba z wewnątrz instytucji, która działając w dobrej wierze zgłasza lub ujawnia informacje o zachowaniach nieetycznych lub nieprawidłowościach godzących w interes publiczny lub interes pracodawcy zachodzących w miejscu pracy. IP RIT SPd do ochrony pracowników zgłaszających (podejrzenie) nadużycia finansowego. Podstawowymi elementami ochrony prawnej pracownika stwierdzającego możliwość wystąpienia nadużycia finansowego, są: a) ochrona tożsamości osoby zgłaszającej możliwość wystąpienia nadużycia finansowego. Dane identyfikujące sygnalistę mogą być udostępniane wyłącznie za zgodą zainteresowanego, poza przypadkiem, gdy taka sytuacja jest konieczna i jest uregulowana przepisami prawa. Osoby te należy informować o okolicznościach, w których ujawnienie ich tożsamości stanie się konieczne jak na przykład wszczęcie postępowania karnego, b) ochrona pracownika IP RIT SPd przeciwko ewentualnym działaniom odwetowym, rozumianym jako działania, które prowadzą do pogorszenia ich sytuacji, wyrządzają szkodę lub krzywdę i przed jakimkolwiek niekorzystnym traktowaniem będącym wynikiem ujawnienia informacji o (podejrzeniu) nadużycia. W szczególności należy chronić sygnalistów przed jakimkolwiek niekorzystnym traktowaniem będącym wynikiem ujawnienia informacji, w tym przed rozwiązaniem umowy, na podstawie której świadczona jest praca, zmianą miejsca wykonywania pracy, przeniesieniem na niższe stanowisko, utratą premii lub innych korzyści wynikających z zatrudnienia, molestowaniem psychicznym i fizycznym, mobbingiem. Dodatkowo pracownicy dopuszczający się działań odwetowych na sygnalistach muszą liczyć się z tym, iż podejmują osobiste ryzyko objęcia sankcjami, co najmniej w formie odpowiedzialności dyscyplinarnej. Warunkiem objęcia ochroną przeciwko ewentualnym działaniom odwetowym pracownika IP RIT SPd, stwierdzającego możliwość wystąpienia nadużycia finansowego jest działanie pracownika w dobrej wierze i interesie publicznym oraz w granicach prawa, c) stworzenie i stosowanie mechanizmów zgłaszania (podejrzeń) nieprawidłowości i nadużyć finansowych, d) umożliwienie anonimowego zgłoszenia podejrzenia nadużycia finansowego. W tym celu IP RIT SPd zamieszcza na swojej stronie internetowej informacje w zakresie możliwości zgłaszania nadużyć finansowych przez wnioskodawców, beneficjentów RPO WSL oraz innych podmiotów, które powezmą informację o podejrzeniu wystąpienia nadużycia finansowego. V. ZASADY IDENTYFIKACJI, MONITOROWANIA I KONTROLI STANOWISK WRAŻLIWYCH Stanowiska wrażliwe to stanowiska związane z wdrażaniem RPO WSL na lata 2014-2020 na których pracownicy, w związku z wykonywanymi czynnościami, mogą być w sposób szczególny narażeni na ryzyko wystąpienia zachowań korupcyjnych, takich jak: przekupstwo, sprzedajność, protekcja, kupczenie wpływami, nadużywanie władzy lub stanowiska, bezprawne wykorzystywanie informacji służbowych, zaniechanie czynności urzędniczych. Ponadto, stanowiska wrażliwe są związane z realizacją zadań, związanych z dużym stopniem uznaniowości urzędnika oraz których nieprawidłowe wykonanie może w sposób znaczący rzutować na prawidłowość realizacji RPO WSL. 1. Za opracowanie wykazu stanowisk wrażliwych w IP RIT SPd odpowiada Naczelnik Biura Funduszy Europejskich, a zatwierdza Prezydent Miasta Bielska-Białej. 2. Przy identyfikacji stanowisk wrażliwych IP RIT SPd uwzględnia: opinię Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. Systemu Zarządzania oraz Naczelnika Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli, informacje pochodzące z: skarg, wniosków, zażaleń, sprawozdań, protokołów kontrolnych, odstępstw od procedur, opiera się na analizie ryzyka IP RIT SPd oraz uwzględnia analizę ryzyka realizacji RPO WSL przeprowadzoną przez Zespół ds. samooceny ryzyka nadużyć finansowych działający przy IZ RPO WSL. 3. Procedura przygotowania wykazu stanowisk wrażliwych jest szczegółowo opisana w Instrukcjach Wykonawczych IP RIT SPd. 4. Wykaz stanowisk wrażliwych jest aktualizowany w przypadku zaistnienia sytuacji mogących mieć wpływ na identyfikację stanowisk/ zadań wrażliwych w trybie pilnym (np. zmiana struktury organizacyjnej, identyfikacja nowych ryzyk, nowe zadania wrażliwe). 5. IP RIT SPd zobowiązana jest do okresowego przeglądu wykazu stanowisk wrażliwych w terminie jednego miesiąca od zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Śląskiego wyników analizy ryzyka nadużyć finansowych - nie rzadziej, niż raz do roku. Obszary i zadania wrażliwe Zgodnie z Wytycznymi KE w zakresie oceny ryzyka nadużyć finansowych oraz skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych, do obszarów wrażliwych należą: 1. Wybór projektów - (możliwy konflikt interesów przy ocenie wniosków o dofinansowanie, fałszywe dokumenty/ oświadczenia, ryzyko korupcji): a) ocena wniosków o dofinansowanie, b) zatwierdzanie list ocenionych projektów, c) zatwierdzanie list rankingowych, d) obsługa wnioskodawców. 2. Udzielanie zamówień przez IP RIT SPd w ramach realizacji projektów własnych: a) realizacja zamówienia publicznego (w tym w szczególności rozeznanie rynku przy udzielaniu zamówień publicznych do kwoty 30 000 euro, dobór kryteriów oceny ofert, przygotowanie i realizacja zawartych umów, w tym zmiany umów), b) dokonywanie zakupów dla IZ RPO WSL/ IP RPO WSL. 3. Sprawy pracownicze i płacowe. Zadania wymienione w pkt 1, 2 i 3 nie stanowią katalogu zamkniętego. Osoba reprezentująca IP RIT SPd może identyfikować inne zadania wrażliwe. Identyfikacja stanowisk wrażliwych 1. Przyjmuje się, że w IP RIT SPd stanowiskami wrażliwymi są stanowiska kierownicze i decyzyjne oraz stanowiska, na których pracownicy mają bezpośredni związek z realizacją zadań wrażliwych. 2. Powierzenie do realizacji zadań wrażliwych wynika z zakresu obowiązków pracownika. 3. Prezydent Miasta Bielska-Białej odpowiada za zatwierdzenie wykazu stanowisk wrażliwych w nadzorowanej komórce organizacyjnej - wg wzoru stanowiącego załącznik do zarządzenia Prezydenta Miasta w sprawie przyjęcia „Wykazu stanowisk wrażliwych” Instytucji Pośredniczącej Regionalnych Inwestycji Terytorialnych Subregionu Południowego Województwa Śląskiego. 4. Przegląd wykazu stanowisk wrażliwych dokonywany jest jeden miesiąc od zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Śląskiego wyników analizy ryzyka nadużyć finansowych, nie rzadziej niż raz w roku. Zapobieganie występowaniu zjawisk niepożądanych na stanowiskach wrażliwych W celu zapobiegania niepożądanym zjawiskom, na stanowiskach wrażliwych stosowane są następujące mechanizmy zabezpieczające: rotacja (przy ocenie projektów), która polega na ustaleniu rodzajów czynności, które mogą być wykonywane przez pracowników z uwagi na posiadane przez nich kwalifikacje i uprawnienia, przemiennie składanie oświadczeń o bezstronności i deklaracji poufności (stanowiących załącznik do Regulaminu pracy Komisji Oceny Projektu przez pracowników IP RIT SPd wykonujących zadania wrażliwe, w przypadku zaistnienia możliwości wystąpienia konfliktu interesów wyłączanie się pracownika od udziału w danej sprawie; o przyczynach powodujących wyłączenie pracownik zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić bezpośredniego przełożonego, opracowanie i wdrożenie instrukcji wykonawczych w odniesieniu do poszczególnych procesów realizowanych w ramach wdrażania RPO WSL, przestrzeganie zapisów dotyczących przeciwdziałania przypadkom konfliktu interesów, prawidłowe określenie odpowiedzialności i uprawnień w zakresach obowiązków pracownika, przestrzeganie zasady, że bezpośredni kontakt z wnioskodawcą/ beneficjentem odbywa się w obecności co najmniej dwóch pracowników IP RIT SPd, zapewnienie przejrzystości procesu decyzyjnego (np. poprzez jednoznaczne wyznaczenie zakresów kompetencji, zapisy instrukcji wykonawczych, odpowiedni system informatyczny), pouczenie nowo zatrudnionych pracowników o konsekwencjach zachowań korupcyjnych oraz zwrócenie uwagi na zagrożenie korupcją, okresowe pouczanie pracowników/ nowych pracowników - o szczególnych uwarunkowaniach wykonywania zadań wrażliwych – nie rzadziej niż raz do roku (w przypadku nowych pracowników – w momencie podpisywania umowy o pracę). Stosowane mechanizmy zapobiegawcze mogą ulegać zmianie, a w razie konieczności mogą zostać wprowadzone inne lub dodatkowe środki zapobiegawcze. Monitorowanie i kontrola stanowisk wrażliwych 1. Kierownicy komórek organizacyjnych IP RIT SPd zobowiązani są do: monitorowania procesów o istotnym poziomie ryzyka w sposób ciągły, systematycznej oceny skuteczności przyjętych działań minimalizujących ryzyko zjawisk niepożądanych, w miarę potrzeby dokonując ich modyfikacji, postępowania zgodnie z „Wytycznymi programowymi w sprawie wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych oraz ryzykiem zarządzania nadużyć finansowych” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 przy wystąpieniu podejrzenia działania korupcyjnego lub identyfikacji zdarzenia zagrożonego działaniem korupcyjnym, doskonalenie systemu zarządzania i kontroli RPO WSL w zakresie powierzonych zadań. 2. Kontrola i monitoring prawidłowości wykonywania zadań na stanowiskach wrażliwych realizowane są poprzez: szczególny nadzór w stosunku do dyrektorów komórek organizacyjnych, pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych i decyzyjnych, polegający na przeprowadzaniu kontroli/audytów przez odpowiednie służby kontrolne oraz audytowe, szczególny nadzór w stosunku do osób na stanowiskach kierowniczych oraz pozostałych pracowników zatrudnionych na stanowiskach wrażliwych polegający na sprawowaniu nadzoru merytorycznego przez ich bezpośrednich przełożonych, weryfikowanie przez kadrę zarządzającą poprawności stosowania instrukcji wykonawczych, zwłaszcza w zakresie realizacji zadań wrażliwych; stosowanie zasady „dwóch par oczu”, zapewnienie prawidłowej ścieżki audytu pozwalającej prześledzić proces decyzyjny m.in. poprzez dokładną i pełną dokumentację procesu, sprawozdawczość, rejestrowanie danych w systemach informatycznych, poddanie się kontroli systemowych oraz kontroli wewnętrznych i zewnętrznych prowadzonym przez uprawnione podmioty. Kadra zarządzająca IP RIT SPd zobowiązana jest do monitorowania skuteczności przyjętych mechanizmów kontrolnych i w razie konieczności ich modyfikacji lub wprowadzenia dodatkowych mechanizmów kontrolnych. VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Instrukcja obowiązuje do dnia ostatecznego zakończenia i rozliczenia realizacji zadań wynikających z zawartego aneksu do porozumienia nr 9/RR/2015 z dnia 29 grudnia 2015 r. z IZ RPO WSL w sprawie powierzenia zadań z zakresu realizacji instrumentu RIT w ramach RPO WSL na lata 2014-2020. 2. Instrukcja działania w zakresie zapobiegania i przeciwdziałania potencjalnym zjawiskom nadużyć finansowych w Instytucji Pośredniczącej RIT w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 powinna być poddawana przeglądowi co najmniej raz w roku. 3. Wszyscy pracownicy IP RIT SPd, związani z wdrażaniem RIT na terenie subregionu południowego są zobowiązana do zapoznania się z niniejszym dokumentem. Potwierdzeniem tego faktu jest złożenie podpisów na formularzu zapoznania się z treścią instrukcji, stanowiącego załącznik do niniejszej instrukcji. 4. Za aktualizację instrukcji odpowiada Naczelnik Biura Funduszy Europejskich. 5. Za okresowy przegląd wykazu stanowisk wrażliwych odpowiada Prezydent Miasta – nie rzadziej niż raz do roku. VII. ZAŁĄCZNIKI 1. ARKUSZ ZAPOZNANIA SIĘ PRACOWNIKÓW IP RIT SPd/ BIURA FUNDUSZY EUROPEJSKICH - SEKRETARIATU RIT Z TREŚCIĄ INSTRUKCJI L.p. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Znak komórki organizacyjnej Imię i nazwisko Data zapoznania się Podpis
