regulamin organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Archiwum Państwowego w Płocku
Przepisy wstępne
§ 1.
1. Do zakresu zadań i działania Archiwum Państwowego w Płocku należą sprawy
określone w:
1) ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach (tekst jednolity Dz. U. Nr 171 poz. 1396, z 2002 r. z późn. zm.)
2) statucie nadanym decyzją Nr 12 Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych z dnia 27 czerwca 2003 r. (WOU-0111-4/03) zwanym dalej
Statutem.
3) innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.
2. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Płocku określa Statut.
§ 2.
Ilekroć w regulaminie używa się określeń:
1.
"Archiwum" – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Płocku
wraz z oddziałami zamiejscowymi w Kutnie i w Łęczycy.
2.
„Centrala” – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Płocku.
3.
„Oddział w Kutnie” – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w
Płocku, Oddział w Kutnie.
4.
„Oddział w Łęczycy” – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w
Płocku, Oddział w Łęczycy.
5.
"dyrektor Archiwum" – należy przez to rozumieć dyrektora Archiwum
Państwowego w Płocku.
6.
"zastępca dyrektora" – należy przez to rozumieć zastępcę dyrektora
Archiwum Państwowego w Płocku.
7.
"komórka organizacyjna" i "kierownik komórki organizacyjnej" – należy
przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 7. oraz kierowników
tych
komórek
i
osoby
zajmujące
dane
stanowiska
pracy.
8. "ustawa" – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o
narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z późniejszymi zmianami.
1
§ 3.
Regulamin określa:
1.
Strukturę organizacyjną Archiwum.
2.
Ogólne zasady pracy w Archiwum.
3.
Zakresy działania, tryb pracy i kompetencje: zastępcy dyrektora, głównego
księgowego, kierowników komórek organizacyjnych.
4.
Zakresy działania, tryb pracy i kompetencje komórek organizacyjnych.
Przepisy ogólne
§ 4.
1.
Dyrektor kieruje działalnością Archiwum przy pomocy zastępcy dyrektora, a
także kierowników komórek organizacyjnych w granicach udzielonych im
pełnomocnictw i przyznanych kompetencji.
2.
Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13. Statutu
Archiwum.
3.
Do zadań dyrektora należy w szczególności:
1) reprezentowanie Archiwum wobec władz oraz urzędów administracji rządowej i
samorządowej, sądów, instytucji, osób prawnych i osób fizycznych, bądź innych
jednostek organizacyjnych,
2) organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum, w tym zatwierdzanie planów
pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,
3) inicjowanie zmian organizacyjnych i wydawanie normatywów wewnętrznych
regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,
4) wykonywanie zadań przewidzianych w ustawie o służbie cywilnej dla dyrektora
generalnego urzędu,
5) kierowanie sprawami związanymi z obsadą personalną, przyjmowanie i
zwalnianie pracowników,
6) nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,
7) podejmowanie
pozabudżetowymi,
decyzji
związanych
z
wydatkami
budżetowymi
i
2
8) składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz
podejmowanie zobowiązań finansowych,
9) dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących Archiwum,
10) decydowanie w sprawach kwerend oraz udostępniania materiałów
archiwalnych podmiotom krajowym, zagranicznym lub międzynarodowym,
11) wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,
12) organizowanie mikrofilmowania lub reprografowania na innym nośniku
materiałów archiwalnych w celu zabezpieczenia zasobu,
13) ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne
wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją
działalnością obszar całego państwa,
14) wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
15) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,
16) wydawanie decyzji w toku postępowania administracyjnego,
17) zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny,
bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,
18) udzielanie pełnomocnictw,
19) wykonywanie innych zadań i poleceń służbowych Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych,
20) informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i
innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
21)
organizowanie
niearchiwalnej.
i
kontrolowanie
przechowalnictwa
dokumentacji
22) zawieranie umów użyczenia materiałów archiwalnych,
23) zatwierdzanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych dla jednostek
znajdujących się pod nadzorem Centrali oraz Oddziałów w Kutnie i w Łęczycy.
24) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum,
3
4.
Do zadań zastępcy dyrektora należy:
1) wykonywanie zadań w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa i
przyznanych kompetencji,
2) nadzorowanie i kierowanie bieżącą pracą komórki organizacyjnej Archiwum
w zakresie: opracowania i ewidencjonowania zasobu Archiwum,
prowadzenia ewidencji Archiwum (w tym ewidencji skarbowej),
udostępniania zasobu, obsługi Pracowni Naukowej, terminowego załatwiania
kwerend,
3) przygotowywanie projektu planu i sprawozdania rocznego Archiwum na
podstawie danych przedkładanych przez komórki organizacyjne,
4) wykonywanie innych zadań i poleceń z zakresu działalności Archiwum,
5) zastępowanie dyrektora podczas jego nieobecności i kierowanie pracą
Archiwum.
5. Zastępca dyrektora, główny księgowy, kierownicy komórek organizacyjnych
oraz specjalista ds. przechowalnictwa odpowiadają bezpośrednio przed dyrektorem
Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.
§ 5.
1. Zastrzeżone do podpisu dyrektora Archiwum są wydawane przez niego:
1) zarządzenia wewnętrzne, pisma okólne, instrukcje, regulaminy, decyzje,
postanowienia, dotyczące działalności Archiwum,
2) dokumenty kadrowe dotyczące nawiązania i rozwiązania stosunku pracy z
kierownikami komórek organizacyjnych i pracownikami oraz awansowanie,
wynagradzanie i karanie ich,
3) umowy dotyczące
inwestycyjnej,
działalności
archiwalnej,
finansowo-budżetowej
i
4) korespondencja wychodząca z Centrali,
5) dokumenty bankowe, finansowe, rachunkowe i korespondencja w sprawach
finansowych Archiwum,
6) sprawozdania opisowe, statystyczne i rachunkowe z działalności Archiwum,
7) zgoda na brakowanie akt,
8) zaświadczenia, wypisy, kserokopie i odpisy wykonywane na podstawie
materiałów archiwalnych, przechowywanych w Centrali,
4
9) dokumenty, zatwierdzające normatywy kancelaryjno-archiwalne,
10) korespondencja prowadzona z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych,
11) pisma przewodnie do odpowiedzi na kwerendy zagraniczne prowadzone przez
Oddziały w Kutnie i w Łęczycy,
12) pisma, dotyczące rozpatrywanych skarg i wniosków,
13) postanowienia
Administracyjnego,
zgodnie
z
art.
65
i
66
Kodeksu
Postępowania
14) delegacje na wyjazdy służbowe krajowe i zagraniczne dla pracowników
Centrali oraz kierowników Oddziału w Kutnie i Oddziału w Łęczycy.
2. Zastępca Dyrektora może podpisywać dokumenty wymienione w pkt. 1-3 na
podstawie pisemnego upoważnienia Dyrektora Archiwum.
3. Zastępca dyrektora może podpisywać dokumenty wymienione w pkt. 4-14 pod
nieobecność dyrektora Archiwum.
4. Kierownicy Oddziałów w Kutnie i w Łęczycy posiadają uprawnienia do
podpisywania następujących dokumentów:
1) korespondencji wychodzącej z Oddziału, oprócz zastrzeżonej do podpisu
dyrektora lub zastępcy, a wymienionej w § 5. pkt. 1,
2) finansowych, wynikających z tytułu zakupów realizowanych przez Oddział,
3) zgody na brakowanie akt,
4) zaświadczeń, wypisów, kserokopii i odpisów wykonywanych na podstawie
materiałów archiwalnych, przechowywanych odpowiednio w Oddziale w Kutnie
lub w Oddziale Łęczycy,
5) inne, po uzyskaniu zgody lub pełnomocnictwa udzielonego przez dyrektora.
§ 6.
1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów przedkładanych dyrektorowi lub
jego zastępcy do podpisu są parafowane przez kierownika właściwej komórki
organizacyjnej lub pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę. W komplecie
spraw, po załatwieniu których komórki organizacyjne lub pracownicy
przygotowują do podpisu przez dyrektora lub jego zastępcę, winny znajdować się
5
pełne teksty projektu pisma, opatrzone datą i podpisem pracownika załatwiającego
sprawę.
2. Dokumenty, z których wynikają zobowiązania finansowe dla Archiwum parafuje
główny księgowy.
§ 7.
1. W Archiwum obowiązuje struktura organizacyjna określona w § 9. Statutu
Archiwum, w skład której wchodzą wymienione poniżej komórki organizacyjne i
stanowiska pracy:
1) Oddział I – gromadzenia, opracowywania i udostępniania materiałów
archiwalnych. W skład Oddziału I wchodzą:
a) Pracownia Naukowa z Biblioteką,
b) Pracownia Reprografii.
2) Oddział II – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym.
3) Administracja i Księgowość.
4) oddziały zamiejscowe w:
a) Kutnie – noszący nazwę Archiwum Państwowe w Płocku, Oddział w
Kutnie,
b) Łęczycy – noszący nazwę Archiwum Państwowe w Płocku, Oddział w
Łęczycy.
5) Stanowisko ds. przechowalnictwa.
§ 8.
1. Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum na terenie województwa
mazowieckiego stanowi obszar obejmujący:
a) miasto na prawach powiatu Płock,
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: gostynińskiego,
płockiego i sierpeckiego,
c) gminę Czerwińsk n. Wisłą powiatu płońskiego,
d) gminę Iłów powiatu sochaczewskiego.
2. Terytorialny zasięg działania w przypadku Oddziału w Kutnie jest to obszar na
terenie województwa łódzkiego, obejmujący:
a)
b)
miasto Kutno i wszystkie gminy wchodzące w skład powiatu kutnowskiego,
gminę Kiernozia powiatu łowickiego.
6
3. Terytorialny zasięg działania w przypadku Oddziału w Łęczycy jest to obszar na
terenie województwa łódzkiego, obejmujący:
a) miasto Łęczyca
b) gminy: Daszyna, Góra Św. Małgorzaty, Łęczyca, Piątek i Witonia powiatu
łęczyckiego.
§ 9.
1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum i oddziałów zamiejscowych
Archiwum kierują ich kierownicy.
2. Pracą zastępcy dyrektora, głównego księgowego oraz specjalisty ds.
przechowalnictwa kieruje dyrektor Archiwum.
3. Zakresy czynności zastępcy dyrektora, głównego księgowego, kierowników
komórek organizacyjnych ustala dyrektor Archiwum.
§ 10.
1.
Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie
kilku komórek, dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.
2.
Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom
niezbędnych do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.
3.
Dyrektor Archiwum może wyznaczyć komórce organizacyjnej dodatkowe
zadania, nie wymienione w regulaminie.
§ 11.
Komórki organizacyjne Archiwum realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów
wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w
zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:
1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, w
szczególności: przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują,
opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne,
2) rozpatrują podania, wnioski, zażalenia i skargi oraz przygotowują projekty pism
rozstrzygających sprawy,
3) przygotowują opinie, założenia i projekty umów, porozumień i zarządzeń
wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach
należących do ich kompetencji,
7
4) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
5) przygotowują plany i sprawozdania z działalności rocznej oraz inne plany i
sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum,
6) inicjują prace badawcze w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,
7) przygotowują opinie i ekspertyzy naukowe w zakresie postępowania z
materiałami archiwalnymi,
8) uczestniczą w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów
metodycznych,
9) uczestniczą w pracach popularyzatorskich, wydawniczych, wystawienniczych,
informacyjnych,
10) współdziałają w zakresie zasad przechowywania, rozmieszczenia zasobu w
magazynach archiwalnych,
11) organizują zebrania, konferencje, sesje naukowe,
12) prowadzą zajęcia szkolne w ramach realizacji systemu oświaty,
13) współpracują z ośrodkami naukowymi, szkołami wyższymi, towarzystwami
naukowymi, stowarzyszeniami regionalnymi itp.,
14) udostępniają informację publiczną,
15) organizują przechowalnictwo dokumentacji osobowo-płacowej i wydają z niej
odpisy i kserokopie,
16) zapewniają obsługę finansową i administracyjną Archiwum.
§ 12.
1. Kierownik I Oddziału kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w
szczególności:
1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające
realizację zadań,
2) opracowuje plany i sprawozdania z działalności,
3) przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu
działania komórki organizacyjnej,
4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania
kierowanej komórki organizacyjnej,
5) sprawuje nadzór nad działalnością komórki w zakresie: opracowania,
ewidencjonowania, mikrofilmowania zasobu, prowadzenia ewidencji skarbowej,
magazynowania, zabezpieczania i przechowywania zasobu, jego udostępniania,
8
załatwiania kwerend, kontroli stanu fizycznego i mikrobiologicznego zasobu,
warunków mikroklimatycznych w pomieszczeniach magazynowych, prawidłowego
wykonania jej zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie
tajemnicy służbowej i informacji niejawnych,
6) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania, odznaczania i
dokształcania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
7) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych działaniach i
zadaniach Archiwum, decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymanych z
Centrali lub bezpośrednio z NDAP,
8) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,
9) opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,
10) organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami
organizacyjnymi,
11) podejmuje decyzje w zakresie swoich kompetencji,
12) dostarcza dane potrzebne w celu udostępnienia w „Biuletynie Informacji
Publicznej".
2. Do kierowników Oddziałów w Kutnie i w Łęczycy oprócz wymienionych w §
12 pkt. 1 należy ponadto:
1) załatwianie spraw związanych z wyjazdami służbowymi, w tym delegowanie
podległych pracowników na wyjazdy służbowe krajowe,
2) ustalanie dyżurów w Pracowni Naukowej,
3) administrowanie, kontrolowanie, nadzorowanie stanu budynków, magazynów i
innych pomieszczeń pod względem wypełniania wymogów zabezpieczenia
materiałów archiwalnych, bezpieczeństwa budowlanego, bhp, przeciwpożarowego
i antywłamaniowego, utrzymania porządku, czystości w używanych lokalach i
budynkach, utrzymanie w sprawności urządzeń i instalacji wodno-kanalizacyjnych,
gazowej, elektrycznej, centralnego ogrzewania, odgromowej, telefonicznej, p.poż.
antywłamaniowej, zakup materiałów, sprzętu, wyposażenia osobistego
pracowników oraz ich magazynowanie, prowadzenie dokumentacji budynków,
lokali (książki budynków), zgłaszanie dyrektorowi, jego zastępcy lub głównemu
księgowemu potrzeb przeglądów, konserwacji i napraw instalacji oraz urządzeń w
budynkach Oddziału,
4) wykonywanie innych zadań wynikających z wydanych zarządzeń, pism, poleceń
w ramach udzielonych pełnomocnictw, przyznanych kompetencji a w
szczególności:
- rozpatrywanie i wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
- nadzorowanie działalności kontrolnej Oddziału w tym nad terminami
wykonywanych kontroli, sprawdzanie protokołów kontroli, sprawdzanie zaleceń
pokontrolnych, nadzorowanie terminów wykonania zaleceń pokontrolnych,
9
monitowanie jednostek nadzorowanych, zgłaszanie propozycji jednostek
organizacyjnych do objęcia nadzorem,
- opiniowanie projektów normatywów kancelaryjno-archiwalnych i przekazywanie
ich wraz z uwagami (do II Oddziału Centrali) w celu zatwierdzenia przez
dyrektora Archiwum,
- opiniowanie zgłoszeń użytkowników Oddziału i przedkładanie do akceptacji
dyrektorowi Archiwum,
- prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem płatnych usług świadczonych
przez Oddział,
- prowadzenie kasy Oddziału,
- podpisywanie pism wynikających z działalności Oddziału w tym wydawania
zaświadczeń, odpisów, wypisów, kserokopii,
- reprezentowania Archiwum w sprawach upoważnionych przez Dyrektora przed
urzędami, instytucjami i innymi jednostkami.
5) Prowadzenie ewidencji czasu pracy i obecności pracowników.
3. Do kierownika II Oddziału – tj. Nadzoru nad narastającym zasobem należy w
szczególności:
1) organizowanie przeprowadzania kontroli,
2) opracowywanie planów kontroli i sprawozdań z ich wykonania,
3) realizowanie kontroli lustracji archiwów zakładowych pod nadzorem, ekspertyz
zasobu oraz prowadzenie rejestru zaleceń pokontrolnych,
4) sprawowanie bieżącego nadzoru nad przeprowadzanymi kontrolami,
5) przeprowadzanie analizy i oceny protokołów kontroli oraz zaleceń
pokontrolnych – dotyczy spraw prowadzonych przez Oddziały w Kutnie i w
Łęczycy,
6) przedstawianie zaleceń pokontrolnych do podpisu,
7) analizowanie odpowiedzi z jednostek nadzorowanych na zalecenia pokontrolne,
8) gromadzenie i opracowywanie informacji o działalności archiwów zakładowych,
w szczególności zaś prowadzenie teczek jednostek znajdujących się pod nadzorem
oraz ewidencji tychże jednostek, w tym bazy komputerowej,
9) współdziałanie w zakresie przeprowadzania kontroli z NDAP,
10) opiniowanie wniosków na brakowanie akt oraz projektów normatywów
kancelaryjno-archiwalnych,
11) przygotowywanie do podpisu zgody lub opinii na wybrakowanie dokumentacji
niearchiwalnej,
10
12) udzielanie konsultacji w zakresie prowadzenia archiwów zakładowych w
nadzorowanych jednostkach,
13) koordynowanie prac związanych z nadzorem nad narastającym zasobem przez
Oddziały w Kutnie i w Łęczycy w zakresie czynności wymienionych w § 12. pkt.
2, 4), w szczególności zaś:
- ostateczne opiniowanie przedkładanych projektów normatywów kancelaryjnoarchiwalnych,
- opiniowanie protokołów kontroli i zaleceń pokontrolnych,
- prowadzenie ewidencji jednostek znajdujących się pod nadzorem.
14) wykonywanie innych poleceń dyrektora.
§ 13.
Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1. wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności
oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej
oraz dyrektora Archiwum lub jego zastępcę,
2. przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3. wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego
wykonywania zadań Archiwum,
4. podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w
zakresie wykonywanych obowiązków,
5. przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy,
a także zasad bhp, przepisów o ochronie przeciwpożarowej, ochrony informacji
niejawnych, ochrony danych osobowych,
6. przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i
sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania
ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7. dbałości o mienie Archiwum, zachowanie porządku i estetyki w miejscu pracy,
8. informowania dyrektora Archiwum lub bezpośredniego przełożonego o
stwierdzonych nieprawidłowościach i potencjalnych zagrożeniach,
9. wykonywania decyzji i poleceń wydawanych przez dyrektora Archiwum,
bezpośredniego przełożonego lub NDAP.
§ 14.
11
1. Pracą Oddziałów I i II oraz Oddziałów zamiejscowych kierują kierownicy
oddziałów.
2. Pracą Administracji i Księgowości kieruje główny księgowy.
3. Kierownicy oddziałów, pracownik Sekretariatu oraz specjalista ds.
przechowalnictwa podlegają dyrektorowi Archiwum.
4. Nadzór nad realizacją zadań w zakresie: kadr, Informacji Publicznej, Kancelarii
Tajnej, bhp i ppoż. oraz informatyzacją sprawuje dyrektor Archiwum.
Szczegółowy zakres działania komórek organizacyjnych
§ 15.
Do Oddziału I – należy w szczególności:
1. Prowadzenie prac w zakresie przyjmowania, porządkowania, opracowywania,
ewidencjonowania materiałów archiwalnych, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz
obowiązującymi przepisami.
2. Opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych wyższego
rzędu.
3. Zgłaszanie wszelkich zmian w zasobie Oddziału kierownikowi I Oddziału.
4. Przechowywanie i systematyczne uaktualnianie oddziałowych środków i
pomocy ewidencyjnych (kartoteki zespołów, spisu zespołów, spisów zdawczoodbiorczych, inwentarzy archiwalnych, ewidencji skarbowej, komputerowych baz
danych).
5. Zabezpieczanie, przechowywanie, kontrolowanie stanu mikrobiologicznego,
fizycznego zasobu i magazynów.
6. Przeprowadzanie okresowych kontroli zasobu (skontrum).
7. Przedkładanie Komisji Metodycznej wniosków w sprawie metod
opracowywania i ewidencjonowania zasobu Oddziału, Komisji Archiwalnej Oceny
Dokumentacji wniosków w sprawie brakowania, Komisji Zakupów wniosków w
sprawie zakupu zbiorów do zasobu Archiwum.
8. Prowadzenie poszukiwań źródłowych (kwerend krajowych i zagranicznych) dla
potrzeb obywateli, instytucji naukowych, urzędów, przedsiębiorstw i innych
jednostek oraz opracowywanie dla nich stosownych informacji i zaświadczeń.
9. Przygotowywanie na zamówienie użytkowników uwierzytelnionych odpisów,
wypisów, kserokopii i wyciągów z akt oraz przedkładanie ich dyrektorowi
Archiwum do potwierdzenia.
10. Udzielanie informacji użytkownikom o materiałach archiwalnych Oddziału i
udostępnianie materiałów archiwalnych w Pracowni Naukowej.
11. Przeprowadzanie kontroli stanu zdrowotnego zasobu i typowanie uszkodzonych
12
akt do konserwacji.
12. Prowadzenie zajęć z uczniami i studentami.
13. Opiniowanie budzących wątpliwości wniosków w sprawie zezwolenia na
wybrakowanie dokumentacji.
14. Przeprowadzanie kontroli, ekspertyz, lustracji archiwów zakładowych oraz
składnic akt, objętych zakresem działalności Oddziału.
15. Przejmowanie materiałów archiwalnych do zasobu Oddziału – zgodnie z
obowiązującymi przepisami NDAP.
16. Czynności określone w pkt. 13-15 Oddział I wykonuje przy ścisłym
współdziałaniu z Oddziałem II – nadzoru nad archiwami zakładowymi.
17. Udział w wystawach i pokazach materiałów archiwalnych, publikacjach źródeł
i przygotowywanie prac z zakresu archiwistyki, historii i dziedzin pokrewnych.
18. Typowanie i przygotowanie materiałów archiwalnych do mikrofilmowania,
skanowania.
19. Prowadzenie ewidencji mikrofilmów i kontrola stanu fizycznego mikrofilmów.
20. Prowadzenie komputerowych baz danych.
21. Prowadzenie Pracowni Naukowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
udostępnianie materiałów archiwalnych.
22. Popularyzacja zasobu Archiwum poprzez wystawy, pokazy, odczyty,
konferencje.
23. Prowadzenie i gromadzenie ewidencji zasobu Archiwum w postaci kartoteki
zespołów i spisu zespołów, komputerowych baz danych (SEZAM, ELA,
PRADZIAD, SUMA, MIKROFILM, innych) oraz pomocy i środków
ewidencyjnych (inwentarzy archiwalnych, spisów zdawczo-odbiorczych),
gromadzenie, zabezpieczenie i przechowywanie ewidencji skarbowej i nanoszenie
w niej zmian.
24. Prowadzenie rejestru udostępnionych archiwaliów, rejestru wydawanych
kserokopii.
25. Prowadzenie rejestru użytkowników Pracowni Naukowej.
26. Wypożyczanie materiałów archiwalnych poza Archiwum oraz sprowadzanie
materiałów archiwalnych do Archiwum w ramach wypożyczeń na zewnątrz, w tym
międzyarchiwalnych.
27. Przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i współpraca z
Centralnym Ośrodkiem Informacji Archiwalnej NDAP.
28. Gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru.
29. Koordynacja i prowadzenie praktyk archiwalnych, szkoleń, staży.
30. Przygotowywanie, wnioskowanie, opiniowanie umów o użyczeniu materiałów
archiwalnych państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym, w
związku z likwidacją lub przekształceniem prawno-organizacyjnym, prowadzenie
ewidencji umów.
13
31. Przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych.
32. Prowadzenie, gromadzenie i przekazywanie akt spraw prowadzonych przez
Oddział – zgodnie z instrukcją archiwalną.
§ 16.
Do Oddziału II – należy w szczególności:
1. Ustalanie oraz prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych
oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych jednostek samorządowych,
wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów
zakładowych.
2. Przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w ww.
jednostkach.
3. Przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych, lustracji, sporządzanie
protokołów, wydawanie zaleceń pokontrolnych, sprawdzanie ich wykonania,
prowadzenie Rejestru wydanych zaleceń pokontrolnych.
4. Nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, wykonywanie
ekspertyz archiwalnych, opiniowanie wniosków i przygotowanie zezwoleń na
brakowanie dokumentacji oraz prowadzenie rejestru zezwoleń na brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej.
5. Udział w pracach Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji – wspólnej z
Archiwum Państwowym m.st. Warszawy.
6. Opiniowanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych państwowych i
samorządowych jednostek organizacyjnych.
7. Przy podejmowaniu decyzji w zakresie czynności określonych w punktach 1,4,6,
w przypadkach budzących wątpliwości Oddział zwraca się o wyrażenie opinii lub
wykonanie niezbędnych czynności sprawdzających i wyjaśniających do Oddziału I.
8. Udzielanie wskazówek organizacyjnych i metodycznych w zakresie prowadzenia
archiwów zakładowych – instruktaż, konsultacje i doradztwo.
9. Prowadzenie teczek jednostek organizacyjnych, w których archiwach
zakładowych powstają materiały archiwalne (dokumentacja przyszłych zespołów
archiwalnych).
10. Prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych wchodzących w skład
państwowego zasobu archiwalnego, gromadzonych w jednostkach organizacyjnych
pod nadzorem Archiwum.
11. Wykonywanie w archiwach zakładowych ekspertyz materiałów archiwalnych
przygotowywanych do przekazania do Archiwum.
12. Prowadzenie ewidencji likwidowanych i przekształconych jednostek
organizacyjnych z terenu działania Archiwum we współpracy z oddziałami
zamiejscowymi.
14
13. Kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do
przekazania Archiwum, uzgadnianie warunków i terminów przekazania.
14. Prowadzenie komputerowej bazy NADZÓR.
15. Szkolenie personelu archiwów zakładowych.
16. Instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego.
17. Prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego.
18. Prowadzenie, gromadzenie i przekazywanie akt spraw prowadzonych przez
Oddział – zgodnie z instrukcją archiwalną.
§ 17.
Do zadań specjalisty ds. przechowalnictwa należy w szczególności:
1. przygotowywanie ofert przejęcia dokumentacji niearchiwalnej pracodawców,
2. przejmowanie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym po
zlikwidowanych przedsiębiorcach i pracodawcach,
3. zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji
osobowo-płacowej po byłych pracodawcach,
4. prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej od zlikwidowanych
przesiębiorców
i
pracodawców,
rejestrowanie
umów,
5. wydawanie odpisów i kopii z przechowywanej dokumentacji,
6. udostępnianie dokumentacji upoważnionym osobom i organom,
7. przygotowywanie opinii dotyczących wniosków składanych przez
przedsiębiorców,
8. uczestniczenie w kontrolach przedsiębiorców,
9. przekazywanie danych o miejscu przechowywania dokumentacji osobowopłacowej do NDAP, ZUS,
10. prowadzenie Archiwum Zakładowego – zgodnie z normatywami kancelaryjnoarchiwalnymi.
§ 18.
Do obowiązków głównego księgowego należy:
I. W zakresie spraw finansowo-księgowych:
1. Prowadzenie gospodarki finansowej i materiałowej wg zasad określonych w
ustawie o finansach publicznych i wydanych na jej podstawie przepisach.
15
2. Opracowywanie projektu budżetu Archiwum oraz sprawozdawczości
budżetowej, opracowywanie planu funduszu świadczeń socjalnych, planu środków
specjalnych.
3. Sporządzanie rocznego sprawozdania Archiwum dotyczącego funduszów
pozabudżetowych.
4. Prowadzenie sprawozdawczości GUS, ZUS.
5. Współdziałanie w sprawie ustalania indywidualnych wynagrodzeń, nagród i
odpraw pracowników.
6. Prowadzenie i ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
sporządzanie list płac, obliczanie podatku dochodowego, składek z tytułu
ubezpieczenia społecznego oraz sporządzanie sprawozdań w tym zakresie.
7. Dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności wynikających z
odrębnych przepisów i zawartych umów.
8. Obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych - zgodnie z
obowiązującymi przepisami.
9. Ewidencjonowanie dokumentów naliczeniowych, kontrola formalnorachunkowa tych dokumentów do rozliczeń oraz prowadzenia rozliczeń z
dostawcami i odbiorcami.
10. Finansowanie zadań budżetowych w zakresie działalności bieżącej i inwestycji.
11. Udział w pracach komisji inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów
nietrwałych (wspólnie z Administracją).
II. W zakresie spraw administracyjnych:
12. Nadzór nad pracą Administracji.
§ 19.
Do obowiązków Administracji należy załatwianie spraw administracyjnogospodarczych, spraw z zakresu ochrony ppoż. oraz wynikających z przepisów o
bezpieczeństwie i higienie pracy, inwestycji, remontów, zaopatrzenia obsługi
transportowej a w szczególności:
I. W zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:
1. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i
utrzymywanie w należytym stanie użytkowania budynków i pomieszczeń,
zabezpieczenie przed pożarem, włamaniem, ochroną, zapewnienie dozoru
obiektów, zasobów archiwalnych.
2. Utrzymywanie porządku i czystości pomieszczeń i użytkowanych budynków.
3. Utrzymanie w sprawności instalacji wodno-kanalizacyjnej, gazowej,
elektrycznej, centralnego ogrzewania, telefonicznej, ppoż, antywłamaniowej itp.
4. Zlecanie prac oraz odbiór przeprowadzonych robót przez konserwatorów i
16
innych wykonawców.
5. Dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za bhp, ppoż i
społecznym inspektorem pracy, przeglądów budynków i pomieszczeń dla ustalenia
niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych oraz zabezpieczeń pod
względem bhp, ppoż, antywłamaniowych.
6. Prowadzenie gospodarki materiałowej.
7. Prowadzenie spraw lokalowych, dokumentacji własnościowej budynków
Archiwum i Oddziałów w Kutnie i w Łęczycy, w tym książek obiektów.
8. Ocena przygotowywanej dokumentacji technicznej, uzgadnianie, opiniowanie,
planowanie remontów i ich organizacja oraz organizacja i prowadzenie przetargów
i ich dokumentacji zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.
9. Koordynacja, organizacja oraz czuwanie nad prawidłowym przebiegiem robót
przy remontach bieżących, kapitalnych i pracach inwestycyjnych.
10. Sprawdzanie rachunków pod względem merytorycznym – dotyczy spraw
administracyjno-gospodarczych.
11. Udział w pracach komisji inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów
nietrwałych (wspólnie z głównym księgowym).
12. Sporządzanie planów, sprawozdań dotyczących lokali, prac budowlanych.
13. Prowadzenie gospodarki magazynowej materiałów biurowych, czystościowych
oraz wyposażenia osobistego i odzieży ochronnej,
14. Obsługa uroczystości.
15. Techniczna obsługa wystaw, w tym kontakty z drukarnią (zaproszenia, plakaty,
itp.).
16. Opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących.
17. Przygotowywanie umów, organizowanie nadzoru technicznego nad
realizowanymi remontami.
18. Zlecanie, nadzorowanie przeglądów i konserwacji instalacji oraz urządzeń w
budynkach Archiwum.
II. W zakresie zaopatrzenia i obsługi transportowej:
1. Wyposażenie budynków i pomieszczeń w określone przepisami ilości i rodzaje
sprzętu i urządzeń.
2. Zakupywanie materiałów i przedmiotów nietrwałych, materiałów biurowych itp.
dla potrzeb komórek organizacyjnych.
3. Organizowanie przewożenia zakupionego sprzętu, wyposażenia oraz transportu
materiałów archiwalnych.
4. Prowadzenie gospodarki transportowej.
5. Obsługa telekomunikacyjna.
6. Planowanie i rozliczanie zadań pracowników obsługi.
17
III. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (wspólnie ze specjalistą ds. BHP):
1. Kontrola warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów i zasad
bezpieczeństwa i higieny pracy.
2. Sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu
bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć
organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia
pracowników oraz poprawę warunków pracy.
3. Prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji
wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie
dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości.
4. Ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie
dokumentacji w ustalonym zakresie.
5. Udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp.
6. Udział w pracach komisji zajmujących się problematyką bhp.
7. Zaznajamianie się na bieżąco z obowiązującymi przepisami i informowanie o
nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.
IV. W zakresie ochrony przeciwpożarowej (wspólnie ze specjalistą ds. BHP):
1. Sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu
ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków
działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego.
2. Sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń i sprzętu ppoż, instalacji
samoczynnego wykrywania pożaru, monitoringu oraz czuwanie nad prawidłowym
oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych.
3. Przeprowadzanie kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i
przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w
zabezpieczeniu przeciwpożarowym.
4. Szkolenie i instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania i zwalczania
pożarów.
5. Prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego
Archiwum, opracowywanie i aktualizowanie zarządzeń, planów dostosowania
obiektów i pomieszczeń do wymogów ochrony ppoż, planów ewakuacji.
6. Zaznajamianie się na bieżąco z obowiązującymi przepisami i informowanie o
nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.
7. Udział w pracach komisji zajmujących się problematyką p.poż.
V. W zakresie spraw remontowo-budowlanych:
1. Prowadzenie spraw związanych z remontami bieżącymi i inwestycjami
kapitalnymi.
2. Opiniowanie założeń techniczno-ekonomicznych i dokumentacji remontowej,
kosztorysowej.
3. Uzgadnianie dokumentacji technicznej z władzami budowlanymi i
18
zainteresowanymi instytucjami.
4. Udział przy sporządzaniu planów remontów oraz uzgadnianie zakresu robót z
wykonawcami,
5. Kontrola robót budowlano-instalacyjnych wykonywanych w Archiwum
Państwowym w Płocku i Oddziałach w Kutnie i w Łęczycy.
6. Pełnienie obowiązków inspektora nadzoru inwestorskiego.
7. Sprawdzanie rachunków, kosztorysów po przeprowadzonych robotach
budowlanych.
8. Przygotowywanie dokumentacji dotyczącej prowadzenia przetargów na roboty
budowlane zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.
9. Udział w pracach komisji zajmujących się problematyką budowlaną.
VI. W zakresie obsługi kasowej Archiwum:
1.Rzetelne prowadzenie gospodarki kasowej i operacji bankowych.
2. Wystawianie rachunków i pobieranie należności za usługi archiwalne
świadczone użytkownikom wg cennika usług archiwalnych, przyjmowanie
wpływów gotówkowych z tytułu przekazów pieniężnych oraz realizacja czeków.
3. Rozliczanie rozmów telefonicznych prywatnych (na podstawie bilingów
połączeń) i przyjmowanie wpłat z tego tytułu od pracowników.
§ 20.
Do obowiązków pracownika Sekretariatu należy w szczególności:
1. Przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub
upoważnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji.
2. Przyjmowanie wpływów gotówkowych i bezgotówkowych (przekazy pieniężne i
czeki) oraz przekazywanie ich pracownikowi Administracji.
3. Przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek
organizacyjnych.
4. Obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i
rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji.
5. Rejestrowanie spraw w spisach spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji
pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy, a
także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum w
zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów.
6. Przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja.
7. Prowadzenie rejestru przesyłek poleconych.
8. Załatwianie spraw związanych z wyjazdami służbowymi.
19
9. Prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych.
10. Przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora i
jego zastępcę.
11. Rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych.
12. Pisanie tekstów w zakresie ustalonym przez dyrektora.
13. Prowadzenie terminarza załatwianych spraw, skarg i wniosków.
20
§ 21.
Do pracownika ds. komputeryzacji należy w szczególności:
1. Nadzór nad sprzętem komputerowym i oprogramowaniem Archiwum.
2. Szkolenie pracowników Archiwum w zakresie obsługi komputerów i
oprogramowania.
3. Administracja baz danych, wykonywanie kopii bezpieczeństwa.
4. Administracja sieci komputerowej.
5. Obsługa usług internetowych.
6. Kontrola używanego w Archiwum oprogramowania.
§ 22.
Do zakresu działania Oddziałów w Kutnie i w Łęczycy, obejmujących obszarem
działania teren określony w § 8 niniejszego Regulaminu, należą wszystkie zadania
wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki
organizacyjne centrali Archiwum, za wyjątkiem wymienionych w:








§ 12, pkt. 3. 5) i 13)
§ 15, pkt. 26)
§ 16, pkt. 1. i 2.
§ 17
§ 18, pkt. 2, 3, 4, 6, 7, 10 i 12
§ 23
§ 24
§ 25.
§ 23.
Do zakresu działania pracownika ds. kadr należy w szczególności:
I. W zakresie spraw osobowych:
1. Prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem prawidłowego zatrudnienia
zgodnie z potrzebami Archiwum i wykorzystania kadr.
2. Prowadzenie spraw związanych z nawiązywaniem, zmianą i rozwiązywaniem
stosunku pracy pracowników Archiwum a także ewidencji osobowej i akt
pracowników, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z
dnia 28 maja 1996 roku (Dz. U. Nr 62, poz. 286) z późniejszymi zmianami.
3. Współdziałanie z głównym księgowym w sprawie ustalania odpraw,
indywidualnych wynagrodzeń i nagród pracowników Archiwum.
21
4. Prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem i szkoleniami pracowników.
5. Prowadzenie ewidencji czasu pracy i obecności oraz kontrolowanie dyscypliny
pracy, wymiaru urlopu wypoczynkowego pracowników, posiadania aktualnych
badań lekarskich przez pracowników.
6. Przygotowywanie wniosków dla pracowników odchodzących na emeryturę lub
rentę.
7. Wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i
zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów.
8. Załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń.
9. Prowadzenie spraw związanych ze służbą cywilną i jej zadaniami.
10. Organizowanie służby przygotowawczej.
11. Sporządzanie rocznego sprawozdania Archiwum dotyczącego kadr i struktury
zatrudnienia.
12. Organizowanie procedur i sprawowanie nadzoru nad stażystami i
praktykantami.
II. W zakresie spraw socjalnych, w szczególności:
1) przyjmowanie wniosków dotyczących dofinansowania do wczasów, kolonii,
obozów,
2) przyjmowanie wniosków na pożyczki mieszkaniowe, remontowe, zapomogi
pieniężne itp.,
3) prowadzenie ewidencji wniosków dotyczących pomocy socjalnej,
4) współpraca z głównym księgowym w sprawie podpisywania umów udzielonych
pożyczek oraz innych świadczeń z Funduszu Socjalnego,
5) inicjowanie zmian, opracowywanie projektów regulaminu zakładowego
funduszu świadczeń socjalnych.
§ 24.
Do obowiązków pracownika ds. obronnych i Kancelarii Tajnej należy w
szczególności:
1. Wykonywanie, organizacja i koordynacja prac związanych z obronnością –
zgodnie z poleceniami władz zwierzchnich oraz wynikających z działalności i
potrzeb Archiwum.
2. Opracowywanie dokumentacji planistyczno-obronnej dla zespołów obronnych
działających na terenie Archiwum.
3. Aktualizacja dokumentacji obronnej i obrony cywilnej.
4. Magazynowanie, konserwacja i prowadzenie ewidencji sprzętu obrony cywilnej,
będącego na stanie Archiwum.
5. Organizacja i prowadzenie szkolenia załogi oraz poszczególnych zespołów z
22
zakresu obronności i obrony cywilnej (szczególnie w zakresie zachowań i działania
na wypadek klęsk żywiołowych i katastrof w czasie pokoju oraz wyższych stanów
gotowości obronnej państwa i wojny).
6. Wykonywanie czynności związanych z działalnością Kancelarii Tajnej
Archiwum oraz ochroną informacji niejawnych.
7. Prowadzenie ewidencji i załatwianie spraw związanych z udzieleniem zezwoleń
na wgląd do materiałów zawierających informację niejawną i służbową dla
personelu Archiwum.
8. Załatwianie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na brakowanie
dokumentacji niejawnej w porozumieniu z kierownikiem Oddziału II.
9. Prowadzenie Kancelarii Tajnej, zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z
dnia 9 lutego 1999 roku w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 18,
poz. 156, § 2.1)
§ 25.
Do obowiązków pracownika do spraw Informacji Publicznej należy w
szczególności udostępnianie informacji publicznej oraz prowadzenie Biuletynu
Informacji Publicznej (internetowej strony www), zgodnie z Ustawą o dostępie do
informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. z dnia 8 października 2001
r., Nr 112, poz. 1198).
§ 26.
Organy kolegialne:
1. Kolegium
Prowadzenie spraw Kolegium, powołanego Zarządzeniem wewnętrznym dyrektora
Archiwum Państwowego w Płocku Nr 2/2004 z dnia 10 grudnia 2004 r., do którego
zadań należy opiniowanie i wnioskowanie spraw i zagadnień związanych z
działalnością Archiwum należy do obowiązków Sekretariatu.
2.Komisja Metodyczna (wspólna z Archiwum Państwowym m.st. Warszawy)
działa zgodnie z zarządzeniem Nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych z dnia 20 stycznia 2003 r. w sprawie utworzenia w archiwach
państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania.
Protokołowanie posiedzeń należy do obowiązków sekretarza komisji.
3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (wspólna z Archiwum Państwowym
m.st. Warszawy) działa zgodnie z zarządzeniem Nr 7 Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych z dnia 15 lipca 1986 r. w sprawie utworzenia w archiwach
23
państwowych komisji archiwalnej oceny dokumentacji oraz zakresu i trybu ich
działania.
4. Zespół Zakupu Archiwaliów.
Obsługa Zespołu działającego zgodnie z Zarządzeniem Nr 3 Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych z dnia 3 kwietnia 2000 roku w prawie powołania oraz
zasad i trybu działania Komisji Zakupu Archiwaliów przy Naczelnym Dyrektorze
Archiwów Państwowych oraz Zespołów zakupu archiwaliów przy dyrektorach
archiwów państwowych należy do obowiązków Oddziału I.
5.
Komisja Rekrutacyjna.
Obsługa organizacyjno-techniczna Komisji działającej na podstawie Rozdziału 3
art. 21 ustawy o służbie cywilnej z dnia 18 grudnia 1998 r. (Dz. U. Nr 49, poz. 483
z 31 maja 1999 r.) oraz Zarządzenia wewnętrznego dyrektora Archiwum
Państwowego Nr 4/2004 z dnia 29 grudnia 2004 r. w sprawie powołania Komisji
Rekrutacyjnej należy do Sekretariatu.
24