procedura przyjmowania, rejestracji, gromadzenia, przechowywania

Załącznik do zarządzenia Nr OR.I-0152-380/09 Prezydenta Miasta Opola z dnia 12 lutego 2009 r. Strona 1 z 3
PROCEDURA PRZYJMOWANIA, REJESTROWANIA, PRZECHOWYWANIA
I ARCHIWIZOWANIA SKARG I WNIOSKÓW
1. Wymagania dotyczące wyrobu
Dział VIII Skargi i wnioski ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), rozporządzenie Rady
Ministrów z dnia 08 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania
skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., Nr 5, poz. 46), rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z
dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków
międzygminnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.).
2. Cel
Usprawnienie procesu przyjmowania, rejestrowania, przechowywania i archiwizowania skarg
i wniosków wpływających do Urzędu Miasta, tak aby przynajmniej 95% skarg i wniosków
zostało załatwionych w ustawowym terminie.
3. Formularze
1) formularz protokołu przyjęcia skargi - wniosku - podania wniesionego (ej) ustnie – F1,
2) formularz przekazania skargi według właściwości – F2,
3) formularz przekazania wniosku według właściwości – F3,
4) formularz przekazania skargi według właściwości do Rady Miasta Opola – F4,
5) formularz przedłużenia terminu załatwienia skargi – F5,
6) formularz przedłużenia terminu załatwienia wniosku – F6,
7) formularz odpowiedzi na skargę – F7,
8) formularz odpowiedzi na wniosek – F8,
stanowiące załączniki do procedury odpowiednio od F1 do F8.
4. Zapisy
1) wypełniony protokół przyjęcia skargi - wniosku - podania wniesionego (ej) ustnie – Z1,
2) dekretacja na komórkę organizacyjną – Z2,
3) potwierdzenie wpływu pisma w książce podawczej – Z3,
4) dekretacja kierownika komórki organizacyjnej – Z4,
5) wpis do rejestru skarg/ wniosków (nadanie numeru) – Z5,
6) wypełniony formularz przekazania skargi / wniosku wg właściwości – Z6,
7) podpis osoby sporządzającej projekt pisma o przedłużenie terminu – Z7,
8) podpis pod pismem o przedłużenie terminu: Kierownik komórki organizacyjnej - Z8,
9) podpis pod pismem o przedłużenie terminu: Prezydent Miasta Opola - Z9,
10) potwierdzona data wysłania pisma o przedłużenie terminu - Z10,
11) podpis osoby sporządzającej projekt odpowiedzi na skargę / wniosek - Z11,
12) podpis pod odpowiedzią na skargę / wniosek: Kierownik komórki organizacyjnej - Z12,
13) podpis pod odpowiedzią na skargę / wniosek: Prezydent Miasta Opola - Z13,
14) potwierdzona data wysłania odpowiedzi na skargę / wniosek – Z14,
15) wypełniony Protokół niezgodności - załącznik nr 5 P-SZJ/003 Audit wewnętrzny – Z15
16) wypełniony Protokół z realizacji działań korygujących - załącznik nr 2 P-SZJ/004
Działania korygujące – Z16
17) adnotacja o sposobie załatwienia skargi / wniosku w centralnym rejestrze skarg /
wniosków - Z17.
5. Wytyczne
W przypadku skarg dotyczących komórek organizacyjnych Urzędu Miasta rozpatrzonych
przez Radę Miasta Opola i uznanych za uzasadnione lub częściowo uzasadnione, pracownik
na stanowisku ds. organizacyjnych w Wydziale Organizacyjnym przekazuje kopię
odpowiedzi na skargę do komórki organizacyjnej, której ona dotyczy. Kierownik komórki
organizacyjnej jest zobowiązany do przekazania do Wydziału Organizacyjnego
wypełnionego Protokołu niezgodności (zał. nr 5 P-SZJ/003 Audit wewnętrzny) oraz Protokołu
z realizacji działań korygujących (zał. nr 2 P-SZJ/004 Działania korygujące) w terminie do 2
dni roboczych od daty otrzymania kopii odpowiedzi na skargę.
6. Opis postępowania i wykaz odpowiedzialności.
Załącznik do zarządzenia Nr OR.I-0152-380/09 Prezydenta Miasta Opola z dnia 12 lutego 2009 r. Strona 2 z 3
Pracownik Urzędu
Przyjęcie ustne skargi/
wniosku do protokołu
F1, Z1
Kancelaria
Przekazanie pisma do
komórki org.
Z1
Pracownik
komórki org.
Prezydent, Z-cy
Prezydenta,
Skarbnik, Sekretarz
Przyjęcie skargi/
wniosku do protokołu
i dekretacja na
komórkę org.
F1. Z1, Z2
Wpisanie wpływu
pisma w książce
podawczej
Z3
Nie
Kierownik
komórki org.
Ocena czy
pismo zawiera
znamiona
skargi /
wniosku Z4
Z4
Nadanie biegu i rozpatrzenie
pisma w innym trybie
Tak
Stanowisko ds.
organizacyjnych
w OR
Kierownik
komórki org.
Rejestracja skargi /
wniosku w centralnym
rejestrze skarg /
wniosków Z5
Nie
Skarga
skierowana do
właściwego
organu
Przekazanie skargi / wniosku
wg właściwości
F2/F3/F4 Z6
Tak
Pracownik
komórki
org.
Kierownik
komórki
org.
Prezydent
Miasta
Opola lub
osoba przez
niego
upoważnio
na
Zbadanie sprawy,
zebranie wyjaśnień,
dokumentacji
Tak
Rozpatrzenie
sprawy wymaga
przedłużenia
Nie
Tak
Podpisanie
pisma Z8
Z9, Z10
Projekt pisma o
przedłużenie terminu
F5/F6 Z7
Nie
Załącznik do zarządzenia Nr OR.I-0152-380/09 Prezydenta Miasta Opola z dnia 12 lutego 2009 r. Strona 3 z 3
Pracownik
komórki org.
Kierownik
komórki org.
Prezydent
Miasta Opola
lub osoba przez
niego
upoważniona
Przygotowanie projektu
odpowiedzi na skargę /
wniosek F7 / F8 Z11
Nie
Przegląd
końcowy –
akceptacja Z12
Z13
Tak
Pracownik
komórki org.
Kierownik
komórki org.
Wysłanie odpowiedzi do
strony
Skarga jest
uzasadniona
lub częściowo
uzasadniona
Nie
Pracownik
komórki org.
Przekazanie kompletu
dokumentów do OR z
potwierdzoną datą
wysłania Z14
Stanowisko ds.
organizacyjnych
w OR
Adnotacja o sposobie
załatwienia skargi/
wniosku w centralnym
rejestrze skarg/ wniosków
Z17
Tak
Wypełnienie Protokołu
niezgodności Z15 i
podjęcie działań
korygujących Z16 w
terminie do 2 dni od daty
wysłania odpowiedzi na
skargę