Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego dla miasta Szczecin

WOJEWODA
ZACHODNIOPOMORSKI
FB-3.431.1.21.2013.4.GN
Szczecin, dnia
sierpnia 2013 r.
Pani
Lucyna Wolińska-Koryńska
Powiatowy Inspektor
Nadzoru Budowlanego
w Szczecinie
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 2 w związku z art. 16 ust. 1 - 3 ustawy z dnia 15 lipca
2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt
2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
(Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.) i art. 175 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), w dniach od 17 do 26 czerwca
2013 r. została przeprowadzona kontrola planowa w trybie zwykłym w Powiatowym
Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Szczecinie przy ul. Szymanowskiego 2.
Kontrolę przeprowadził zespół kontrolerów w składzie:
1) Grzegorz Niemczyk – starszy inspektor - przewodniczący zespołu kontrolującego,
2) Luiza Chylińska – starszy inspektor wojewódzki,
3) Marian Tomaszczuk – inspektor wojewódzki.
na podstawie upoważnienia nr 1.21/1/13 z dnia 29 maja 2013 r.
Kontrolę przeprowadzono w następującym zakresie:
1. Prawidłowość dokonywania zmian w budżecie oraz jego realizacja.
2. Struktura zatrudnienia w jednostce.
3. Wielkość poniesionych nakładów na wynagrodzenia i pochodne.
4. Przestrzeganie zasad organizacji oraz gospodarowanie mieniem.
5. Celowość zaciągania zobowiązań oraz dokonywania wydatków.
6. Sposób prowadzenia kontroli zarządczej.
Okres objęty kontrolą: 2012 rok.
skrytka odbiorcza: /low5658fe1/skrytka
Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie
Wały Chrobrego 4, 70 – 502 Szczecin
tel. 91 4303-538, fax 91 4303-338
e-mail: [email protected]
1. Działania kierownika jednostki dotyczące sposobu prowadzenia gospodarki finansowej
jednostki, pod względem oszczędności i wydajności, ocenia się pozytywnie.
2. Sposób sprawowania kontroli zarządczej w PINB przez kierownika jednostki, ocenia się
pozytywnie.
Wskazane powyżej oceny zostały oparte na następujących ustaleniach
1. Prawidłowość dokonywania zmian w budżecie oraz jego realizacja.
Prezydent Miasta Szczecina w dniu 27 maja 2011 r. przedłożył Przewodniczącemu Rady
Miasta Szczecin projekt budżetu Miasta Szczecin na 2012 rok, w którym plan jednostkowy
dla PINB w Szczecinie przedstawiał się następująco: Plan ogółem 1.613.343,00 zł, w tym:
833.000,00 zł – środki dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego i 780.343,00 zł – środki od
Urzędu Miejskiego w Szczecinie.
Plan wydatków po zmianach na 2012 r. w dziale 710 – Działalność usługowa, rozdziale
71015 – Nadzór budowlany wynosił 1.626.591,00 zł, w tym:
–
wynagrodzenia i składki dla nich naliczone (§§ 4010, 4020, 4040, 4110, 4120,
4170) – 1.350.912,00 zł co stanowi 83,05 % wydatków ogółem,
–
wydatki związane z realizacją zadań statutowych
275.679,00 zł, co stanowi 16,95 % wydatków ogółem.
(paragrafy pozostałe) –
Inspektor Powiatowy nie dysponuje upoważnieniem do dokonywania zmian w planie.
Prezydent Miasta Szczecina, na wniosek Inspektora Powiatowego lub na podstawie zarządzeń
Wojewody Zachodniopomorskiego, w sumie w 2012 r. dokonał łącznie 27 zmian planu
budżetu na zadania zlecone, w tym 13 zmniejszeń i 14 zwiększeń planu. Zestawienie zmian
zadania własne i zlecone dołączono do akt sprawy (tabela nr 1).
(dowód: akta kontroli strona 17-18)
Analizie poddano zwiększenia wydatków w poszczególnych paragrafach, które
przedstawiały się następująco:
a) 4110 składki na ubezpieczenie. Zwiększenie o 10.451,00 zł - 19.10.2012 r. Plan na
18.10.2012 r. wynosił 97.819,00 zł, a obroty 97.758,71 zł. Plan po zmianach
108.270,00 zł.
b) 4020 wynagrodzenia osobowe członków korpusu służby cywilnej. Zwiększenia o:
- 11.145,00 zł – 30.08.2012 r. Plan na 29.08.2012 r. wynosił 490.301,00 zł, a obroty
392.307,06 zł. Plan po zmianach 501.446,00 zł.
2
- 32.903,00 zł – 26.09.2012 r. Plan na 25.09.2012 r. wynosił 501.446,00 zł, a obroty
414.065,06 zł. Plan po zmianach 534.349,00 zł.
c) 4170 wynagrodzenia bezosobowe. Zwiększenie o 201,00 zł – 13.12.2012 r. Plan
i obroty na 12.12.2012 r. wynosiły 0,00 zł. Plan po zmianach 201,00 zł.
d) 4260 zakup energii. Zwiększenia o:
- 3.000,00 zł – 26.07.2012 r. Plan na 25.07.2012 r. wynosił 3.830,00 zł, a obroty
2.579,90 zł. Plan po zmianach 6.830,00 zł.
- 388,00 zł – 19.10.2012 r. Plan na 18.10.2012 r. wynosił 6.830,00 zł, a obroty
5.602,00 zł. Plan po zmianach 7.218,00 zł.
e) 4270 zakup usług remontowych. Zwiększenie o 201,00 zł - 19.10.2012 r. Plan na
18.10.2012 r. wynosił 3.720,00 zł, a obroty 2.774,70 zł. Plan po zmianach 3.921,00 zł.
f) 4350 zakup usług dostępu internetowego. Zwiększenie o 7,00 zł - 19.10.2012 r. Plan
na 18.10.2012 r. wynosił 793,00 zł, a obroty 554,00 zł. Plan po zmianach 800,00 zł.
g) 4410 podróże krajowe służbowe. Zwiększenie o 231,00 zł - 19.10.2012 r. Plan na
18.10.2012 r. wynosił 21.000,00 zł, a obroty 16.095,38 zł. Plan po zmianach
21.231,00 zł.
h) 4440 odpisy na zakładowy fundusz socjalny. Zwiększenie o 3.646,00 zł - 19.10.2012
r. Plan na 18.10.2012 r. wynosił 10.096,00 zł, a obroty 10.096,00 zł. Plan po zmianach
13.742,00 zł.
i) 4300 zakup usług pozostałych. Zwiększenie o 237,00 zł – 13.12.2012 r. Plan na
12.12.2012 r. wynosił 51.232,00 zł, a obroty 48.124,17 zł. Plan po zmianach
51.469,00 zł.
j) 4360 zakup usług telekomunikacyjnych – ruchoma sieć publiczna. Zwiększenie o
600,00 zł – 13.12.2012 r. Plan na 12.12.2012 r. wynosił 500,00 zł, a obroty 190,00 zł.
Plan po zmianach 1.100,00 zł.
k) 4610 koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego. Zwiększenia o:
- 57,00 zł – 29.05.2012 r. Plan i wykonanie 28.05.2012 r. wynosiło 0,00 zł. Plan po
zmianach 57,00 zł.
- 185,00 zł – 21.12.2012 r. Plan na 20.12.2012 r. wynosił 57,00 zł, a obroty 56,50 zł.
Plan po zmianach 242,00 zł.
Zwiększeń planu dokonano na łączną kwotę 63.252,00 zł.
3
Natomiast PINB w Szczecinie dokonał 13 zmniejszeń planu na łączną kwotę 20.004,00 zł.
W wyniku prowadzonej kontroli ustalono, że Inspektorat nie dokonał wydatków
powodujących przekroczenie wielkości zaplanowanych kwot wydatków.
Wydruk sald konta „130” na dzień przed dokonaniem zmian w planie oraz zarządzenia
Prezydenta Miasta o dokonanych zmianach w planie Inspektoratu dołączono do akt.
(dowód: akta kontroli strona 19 - 89)
Plan wydatków po zmianach na dzień 31 grudnia 2012 r. wyniósł 1.626.591,00 zł
(876.248,00 zł – dotacja wojewody, 750.343,00 zł – dotacja Urzędu Miasta). Kwota
przekazana na konto Inspektoratu 1.626.439,00 zł (876.096,00 zł – dotacja wojewody,
750.343,00 zł – dotacja Urzędu Miasta), natomiast wykonanie 1.626.304,86 zł. Różnica w
kwocie 134,14 zł została zwrócona na konto Urzędu Miasta w Szczecinie (20,71 zł dla
budżetu państwa i 113,43 dla UM Szczecina) w dniu 31 grudnia 2012 r. Dane zawarte w
sprawozdaniu Rb-28S – roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych
jednostki samorządu terytorialnego są zgodne z ewidencją księgową konta „130”. Zestawienie
obrotów i sald kont analitycznych, (konto „130”), sprawozdanie Rb-50, 28S, zawarte są w
aktach sprawy.
(dowód: akta kontroli strona 90 - 95)
Przeniesienia pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej dokonywane były w celu
dostosowania planu wydatków do rzeczywistych potrzeb, umożliwiając tym samym
prawidłową realizację nałożonych zadań w kontrolowanym roku budżetowym.
Proporcja wydatków wykorzystanych na wynagrodzenia wraz z pochodnymi
w stosunku do całości wykorzystanych wydatków w kwocie 1.626.304,86 zł, przedstawia się
następująco:
– na wypłatę wynagrodzeń dla 20 osób (19,025 etatów) wraz z pochodnymi (§§ 4010,
4020, 4040, 4110, 4120, 4170) wykorzystano kwotę 1.398 507,16 zł (Wojewoda
750.862,43 zł, UM 647.644,73 zł), co stanowiło ok. 85,99 % ogółem wydatków tej
jednostki,
– na pozostałe wydatki bieżące wykorzystano kwotę 217.949,70 zł (Wojewoda
125.212,86 zł, UM 105.584,84 zł), co stanowiło ok. 13,40 % ogółem wydatków tej
jednostki. Wydatki przeznaczono głównie na opłatę kosztów utrzymania budynku,
opłaty pocztowe, zakup paliwa do samochodu oraz zakup materiałów biurowych i
wyposażenia,
– na wydatki inwestycyjne przeznaczono 9.848,00 zł (dotacja Wojewody), co stanowiło
ok. 0,61 % wydatków ogółem tej jednostki. Wydatki te przeznaczono na zakup 2
zestawów komputerowych.
Pomoc Urzędu Miasta w Szczecinie: Jednostka w 2012 r. z Urzędu Miasta Szczecin
otrzymała pomoc finansową w postaci dotacji w wysokości 750.229,57 zł. Ponadto PINB
korzysta bezpłatnie z sieci internetowej (wspólne łącza z UM Szczecin).
4
(dowód: akta kontroli strona 96.)
2. Struktura zatrudnienia.
Prezydent Miasta Szczecina 12 września 2006 r., powołał Powiatowego Inspektora
Nadzoru Budowlanego w Szczecinie Panią Lucynę Wolińską - Koryńską. Pracownicy PINB
są zatrudniani na podstawie umowy o pracę.
W 2012 rok w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Szczecinie
zatrudniona była 1 osoba nie będąca w korpusie służby cywilnej (kierownik jednostki) oraz
19 osób będących w korpusie służby cywilnej. Ogółem w 2012 r. zatrudnionych było 20 osób
w ramach 19,025 etatów.:
Na podstawie kart wynagrodzeń sporządzono strukturę zatrudnienia w 2012 r.
w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Szczecinie, co przedstawia poniższe
zestawienie.
Zatrudnienie na dzień 31.12.2012 r.
Grupa stanowisk
Ilość osób
Zatrudnienie do dnia Etaty
31.12.2012 r.
14,225
Stanowiska
merytoryczne
inspektor
15
Inspektor nadzoru
budowlanego
2
2
Starszy inspektor
nadzoru
budowlanego
10
9,225
Kierownik
Oddziału
1
1
Stanowiska
administracyjne
inspektor
3
2,8
2
-
1,8
Główna księgowa
1
-
1
Stanowiska
kierownicze
Kierownik
Referatuzastępca PINB
Powiatowy
Inspektor
Nadzoru
2
2
-
2
Uwagi
Finansowanie ze środków
dotacji Wojewody oraz
Miasta Szczecina
Finansowanie ze środków
dotacji Wojewody oraz
Miasta Szczecina
Finansowanie ze środków
dotacji Wojewody oraz
Miasta Szczecina
Finansowanie ze środków
dotacji Wojewody oraz
Miasta Szczecina
Finansowanie ze środków
dotacji Wojewody oraz
Miasta Szczecina
Finansowanie ze środków
dotacji Wojewody oraz
Miasta Szczecina
2
1
-
1
1
-
1
Finansowanie ze środków
dotacji Wojewody oraz
Miasta Szczecina
Finansowanie ze środków
dotacji Wojewody oraz
Miasta Szczecina
5
Budowlanego
Razem
20
19,025
PINB w Szczecinie otrzymuje wsparcie finansowe od Miasta Szczecina na
sfinansowanie zatrudnienia i wydatków bieżących. Ze środków dotacji finansowana jest około
połowa osób zatrudnionych w PINB Szczecin.
Wszystkie osoby zatrudnione w 2012 r. w PINB posiadały aktualne zakresy czynności
przyporządkowane do poszczególnych stanowisk. Należy zaznaczyć, że czynności
pracownika merytorycznego wykonuje również Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego
w Szczecinie.
Inspektorat sporządza informację dla Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru
Budowlanego w Szczecinie dotyczącą zatrudnienia i wynagrodzenia swoich pracowników,
która jest zgodna z danymi zawartymi w powyższej tabeli. Informacja zawarta jest w aktach
sprawy.
Zestawienie zatrudnienie i wynagrodzenia wypłacone w 2012 roku dołączono do akt sprawy.
(dowód: akta kontroli str. 97 - 100)
Umowy cywilnoprawne zawarte w 2012 r.
W 2012 r. jednostka zawarła następujące umowy cywilnoprawne:
-
-
umowa zlecenie na administrowanie siecią informatyczną Powiatowego Inspektoratu
Nadzoru Budowlanego w Szczecinie – przez okres od 01.01.2012 r. do 31.12.2012 r.
na kwotę brutto 6 840,00 zł; płatną w miesięcznych transzach po przedstawieniu
rachunku (570,00 zł x 12 m-cy). Umowy sfinansowane ze środków Miasta Szczecina.
umowa zlecenie na wycofanie zużytego sprzętu informatycznego – przez okres od
01.12.2012 r. do 31.12.2012 r. na kwotę 494,00 zł, Umowy sfinansowane ze środków
Miasta Szczecina oraz ze środków dotacji Wojewody 201,00 zł.
cztery umowy zlecenia na obsługę programu płatnik, podpis elektroniczny oraz
certyfikaty – każda z umów obejmowała okres kwartału i opiewała na kwotę brutto
560,00 zł. Umowy sfinansowane ze środków Miasta Szczecina.
PINB w Szczecinie dokonuje zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach
służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych będących własnością pracowników.
-
Zestawienie wypłat ryczałtu samochodowego dla pracowników PINB w 2012 r.
6
Ilość
l.p. pracowników
1
1
2
3
4
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
Okres
2
2 pracowników
3 pracowników
2 pracowników
2 pracowników
razem 9
pracowników
3
01.01.2012-30.06.2012
01.01.2012-30.06.2012
01.01.2012-30.06.2012
01.01.2012-30.06.2012
2 pracowników
1 pracownik
1 pracownik
1 pracownik
1 pracownik
1 pracownik
razem 8
pracowników
01.07.2012-30.11.2012
01.07.2012-30.11.2012
01.07.2012-30.11.2012
01.07.2012-30.11.2012
01.07.2012-30.11.2012
01.07.2012-30.11.2012
2 pracowników
1 pracownik
1 pracownik
1 pracownik
3 pracowników
Razem 8
pracowników
01.12.2012-31.12.2012
01.12.2012-31.12.2012
01.12.2012-31.12.2012
01.12.2012-31.12.2012
01.12.2012-31.12.2012
Ilość
km
4
200
300
400
500
wypłacona
kwota w zł
5
1 861,56
4 125,81
2 660,68
4 330,94
12 978,99
150
250
300
350
400
500
1 111,24
902,28
1 128,32
771,22
2 765,74
1 690,59
8 369,39
200
350
400
450
500
212,75
39,89
197,55
324,82
1 196,71
1 971,72
Ogółem
23 320,10
Tabela z umowami zleceń oraz zestawienie wypłat ryczałtu samochodowego wraz z
ewidencją księgową zawarta jest w aktach kontroli.
(dowód: akta kontroli str. 101 – 109)
3. Poniesione nakłady na wynagrodzenia i pochodne.
Kontroli poddano dokumenty dotyczące wynagrodzeń pracowników w 2012 r.
Ewidencja księgowa (konto „130”) jest zgodna ze sprawozdaniem Rb-50 – Kwartalne
sprawozdanie o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji
7
rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego
za IV kwartał roku 2012 i sprawozdaniem Rb-28S - Roczne sprawozdanie z wykonania planu
wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku
do dnia 31 grudnia 2012 r.
Ponadto dokonano porównania danych zawartych w przedstawionym przez PINB
w Szczecinie zestawieniu wynagrodzeń poszczególnych pracowników (z wyszczególnieniem
wszystkich składników tego wynagrodzenia) z indywidualnymi kartami wynagrodzeń oraz
listami płac. Nie stwierdzono rozbieżności pomiędzy danymi zawartymi w dokumentach.
W skład wynagrodzeń wchodzą następujące składniki: wynagrodzenia zasadnicze,
dodatek funkcyjny, dodatek za wieloletnią pracę, dodatkowe wynagrodzenie roczne, dodatek
zadaniowy oraz nagrody. Dodatek zadaniowy jest przyznawany z tytułu zwiększonych
obowiązków służbowych polegających na stałym współdziałaniu ze wszystkimi jednostkami
biorącymi udział w działaniach ratowniczych, na okres pozostawania w gotowości pracownik
otrzymuje telefon, którego numer jest znany właściwym służbom ratowniczym. Pracownik
potwierdza odbiór telefonu w rejestrze telefonu alarmowego.
(dowód: akta kontroli str. 110)
Ogółem jednostka w 2012 r., poniosła koszty wynagrodzeń brutto w kwocie
1 185 910,58 zł, (633 315,47 zł dotacja Wojewody i 552 595,11 zł dotacja Miasta Szczecina)
w tym:
- na płace zasadnicze wykorzystano kwotę 807 593,64 zł (467 446,43 zł dotacja
Wojewody i 340 147,21 zł dotacja Miasta Szczecina),
- dodatek stażowy wykorzystano kwotę 143 796,16 zł, (71 707,33 zł dotacja
Wojewody i 72 088,83 zł dotacja Miasta Szczecina),
- dodatkowe wynagrodzenie roczne wykorzystano kwotę 79 765,49 zł, (47 210,00 zł
dotacja Wojewody i 32 555,49 zł dotacja Miasta Szczecina),
- dodatek funkcyjny wykorzystano kwotę 14 826,00 zł, sfinansowano z całości z
dotacja Miasta Szczecina,
- dodatek zadaniowy wykorzystano kwotę 32 142,29 zł (2 907,24 zł dotacja
Wojewody i 29 235,05 zł dotacja Miasta Szczecina),
- nagrody wykorzystano kwotę 63 742,53 zł, sfinansowano z całości z dotacja
Miasta Szczecina,
- nagrody jubileuszowe i odprawy emerytalne wykorzystano kwotę 44 044,47 zł,
sfinansowano z całości z dotacja Wojewody
8
Stanowisko
Wynagrodzeni
a
roczne
pracowników
merytoryczny
ch
Etaty
Dodatek
stażowy
Dodatkowe
wynagrodz
enie roczne
Dodatek
funkcyjny
Inne
Nagrody
dodatki dodatek
zadaniowy
Nagrody
jubileuszo
we
odprawa
emerytaln
a
razem
573 672,69 102 404,80
54 618,68
0,00
6 255,62
42 368,53
21 756,27 22 288,20
823 364,79
6,60
259 122,00
46 164,60
25 546,39
----
2 907,24
3 700,00
21 756,27 22 288,20
377 784,70
7,625
314 550,69
56 240,20
29 072,29
----
3 348,38
42 368,53
----
----
445 580,09
3 360,71
599,91
319,97
0,00
36,65
248,20
127,45
130,57
4 823,46
2,80
112 338,68
17 092,56
9 320,11
----
----
10 370,00
----
----
149 121,35
2,30
86 742,16
11 138,88
9 320,11
----
----
5 138,08
----
----
107 201,15
0,50
25 596,52
5 953,68
----
----
----
10 370,00
----
----
41 920,20
3 343,41
508,71
277,38
---
---
308,63
---
----
4 438,14
2,00
121 582,27
24 298,80
15 826,70
14 826,00
25 886,67
11 004,00
0,00
0,00
213 424,44
ze śr. dotacji
2,00
121 582,27
14 403,85
12 343,50
---
----
----
----
----
148 329,62
ze śr. Miasta
Szczecina
0,00
0,00
9 894,95
3 483,20
14 826,00
25 886,67
11 004,00
----
----
65 094,82
5 065,93
1 012,45
659,45
617,75
1 078,61
458,50
0,00
---
8 892,69
807 593,64 143 796,16
79 765,49
14 826,00
32 142,29
63 742,53
ze śr. dotacji
ze śr. Miasta
Szczecina
Średnie
miesięczne
wynagrodzeni
e pracownika
merytoryczne
go
Roczne
wynagrodzeni
a
pracowników
administracyjn
ych
ze śr. dotacji
ze śr. Miasta
Szczecina
14,225
Płaca
zasadnicza
Średnie
miesięczne
wynagrodzeni
e pracownika
administracyjn
ego
Wynagrodzeni
e
roczne
Kierownik
Jedn. i Z-cy
Średnie
miesięczne
wynagr. Kier.
Jednostki i Zcy
Razem
19,025
21 756,27 22 288,20 1 185 910,58
9
ze śr. dotacji
ze śr. Miasta
Szczecina
10,90
467 446,43
71 707,33
47 210,00
0,00
2 907,24
0,00
8,125
340 147,21
72 088,83
32 555,49
14 826,00
29 235,05
63 742,53
21 756,27 22 288,20
----
633 315,47
----
552 595,11
Ogółem W 2012 r. miesięczne średnie wynagrodzenie brutto na poszczególnych
etatach wynosiło:
– pracownika merytorycznego 4 823,46 zł,
– pracownika administracyjnego 4 438,14 zł,
– kierownika jednostki i z-cy 8 892,69 zł.
Koszt wykonania zadań.
Na podstawie informacji przedłożonej do Wojewody Zachodniopomorskiego
dotyczącej wykonania zadań na podstawie Prawa budowlanego oraz wytworzonych
dokumentów w ramach zadania za 2012 rok przez Inspektora Nadzoru Budowlanego
w Szczecinie sporządzono strukturę wykonanych zadań, która przedstawia
się następująco:
Zadania PINB - ilość
zadań
na
podstawie wykonanych
ustaw:
Prawo
budowlane
6 300
ilość
zadań
przypadająca na 1
etat merytoryczny
(pracownik
+
kier. Jednostki) tj.
16,225 etaty
dokumentów
(decyzji,
protokołów
postanowień, itp.)
wytworzonych w
ramach zadania
388,3
5156
liczba
dokumentów
przypadająca na 1
etat merytoryczny
(pracownik
+
kier. Jednostki) tj.
16,225 etaty
317,8
Według sprawozdania Rb-28 S z wykonania planu wydatków jednostka poniosła wydatki
ogółem za 2012 rok w wysokości 1 626 304,86 zł. Ogółem na pracowników merytorycznych
(14,225 pracownik + 2 Kier. Jednostki) przypada 85,28 % poniesionych wydatków
tj. 1 386 912,78 zł.
Na jednego pracownika merytorycznego przypada 388,3 zadań wykonywanych
na podstawie Prawa budowlanego, w ramach których wytwarzane jest ok. 317,8 dokumentów
tj. decyzji, protokołów, postanowień itp.
Koszty ponoszone na wykonanie jednego zadania wynoszą 258,14 zł (1 626 304,86 zł/
6300 zadań).
Tabela z wykonanych czynności do zadań dołączono do akt sprawy.
(dowód: akta kontroli str. 111-119)
10
Poniżej wyjaśnienia Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Szczecinie
dotyczące najczęściej prowadzonych postępowania przez PINB:
Są to sprawy związane z legalizacją robót budowlanych w szczególności z przebudową
istniejących obiektów budowlanych (lub ich części) wykonanych po II wojnie światowej, a
dotyczących m.in. wydzieleń łazienek, przebudowy lokali mieszkalnych bądź użytkowych,
wykonania instalacji, w tym gazowych z montażem kotłów c.o. itp.
W drugiej kolejności sprawy związane z udzieleniem pozwoleń na użytkowanie i
przyjmowanie zawiadomień o zakończeniu budowy, następnie kontrole budów i obiektów
budowlanych realizowanych na wniosek i z urzędu i w zależności od stwierdzonych uchybień
prowadzenie postępowań mających na celu doprowadzenie wykonanych robót budowlanych
bądź obiektu budowlanego do stanu zgodnego z prawem.
1. Budowy, z jakiego rodzajami ma do czynienia PINB na swoim terenie
Budowy obejmują m.in. budynki mieszkalne jedno i wielorodzinne, użyteczności
publicznej, centra handlowe, garaże, budynki gospodarcze, przemysłowe i magazynowe, z
funkcją mieszaną, inne budowle, inwestycje liniowe takie jak drogi i infrastruktura drogowa,
sieci uzbrojenia terenu, cmentarze, zbiorniki, obiekty sportowe, wiaty oraz inne budowle. W
znacznej części są to obiekty wielko powierzchniowe i wielko kubaturowe.
2. Średni czas rozpatrywania spraw w 2012r.
Sprawy w których po złożeniu wniosku wymagają od razu zajęcia stanowiska przez
organ np. pozwolenia na użytkowanie czy też zawiadomienie o zakończeniu budowy
załatwiane są niezwłocznie max. do 2 tygodni od chwili przedłożenia wszystkich wymaganych
dokumentów (i po ew. przeprowadzeniu obowiązkowej kontroli). Dotyczy to również spraw
związanych z zalegalizowaniem robót budowlanych tj. od chwili przedłożenia wszystkich
wymaganych dokumentów i po przeprowadzonych oględzinach potwierdzających ich
zgodność ze stanem faktycznym. W sprawach bardziej złożonych, gdzie ustawa Prawo
budowlane określa tok postępowania określając wydawanie kolejnych decyzji i postanowień –
max. do 2 miesięcy. Istnieją sprawy szczególnie złożone, gdzie nie ma współpracy stron, a
przedstawiany materiał dowodowy budzi wątpliwości, dowody potrafią być sprzeczne bądź
niewystarczające do zajęcia stanowiska – takie sprawy, szczególnie w przypadkach sporów
sąsiedzkich potrafią trwać rok i dłużej. Dotyczy to również spraw, gdzie przepisy nie regulują
sankcji w sytuacji, gdzie strona zobowiązana do wykonania obowiązku – tego obowiązku nie
wykonuje np. postępowania prowadzone w oparciu o przepisy dotychczasowe (Prawo
budowlane z 1974r.), czy też w oparciu o art. 81c ust. 2 obowiązującej ustawy Prawo
budowlane. Nie wykonanie obowiązku wówczas przechodzi na organ, który powinien zlecić
11
jego wykonanie na koszt osoby zobowiązanej – jednak PINB nie posiada zagwarantowanych
środków finansowych na tego typu działania. Ta sama sytuacja dotyczy prowadzonych
postępowań egzekucyjnych w administracji, które z reguły kończą się na wystawieniu tytułu
wykonawczego i postanowienia o nałożeniu grzywny w celu przymuszenia.
3. Ilość i opis spraw prowadzonych w 2012r., które ze względu na swą specyfikę były
wyjątkowo czaso- i pracochłonne
Brak szczegółowych parametrów określających wyjątkowo czaso- i pracochłonne
sprawy uniemożliwia wskazanie ich konkretnej ilości. Z pewnością było ich kilkaset. Dotyczy
to wszystkich pozwoleń na użytkowanie, gdzie osoba prowadząca sprawę przed obowiązkową
kontrolą musi szczegółowo zapoznać się z zatwierdzonym projektem budowlanym (który może
składać się nawet z kilkunastu tomów) i warunkami pozwolenia na budowę. Przy braku
precyzyjnych przepisów określających istotne odstąpienie od zatwierdzonego projektu
budowlanego, (a te które są, potrafią być w sprzeczności z przepisami dotyczącymi
obowiązkowej kontroli) – rozpatrywanie wniosku wymaga dużego nakładu pracy, czasu i
niekiedy studiowanie orzeczeń sądów administracyjnych, które orzekały w podobnych
sprawach.
Jeszcze więcej czasu i pracy wymagają sprawy, które już zaznaczono w pkt 3. Dotyczą
one postępowań, w których strony są w konflikcie, nie współpracują z organem i często
utrudniają czynności prowadzone przez organ. Dokładne wyjaśnienie sprawy wymaga
zebrania wyczerpującego materiału dowodowego i jego rozpatrzenia. Bez względu jakie
będzie rozstrzygnięcie jedna ze stron zawsze będzie z niego niezadowolona, tym bardziej, że
wydawane przez organ decyzje dotyczą często rozbiórek obiektów (wstrzymania robót), na
których wzniesienie poniesiono znaczące nakłady finansowe i mogą doprowadzić do tragedii
życiowych. Wówczas składane są nowe dowody, podważane są już te zebrane i takie sprawy
potrafią trwać bardzo długo. Przy okazji swoją złość i niezadowolenie strony kierują w stronę
organu. Bardzo często wszczynanie jednej sprawy z tzw. donosu na jedną posesję powoduje w
odwecie wszczęcie wielu postępowań na nieruchomości osoby donoszącej (i vice versa).
Wówczas te sprawy „pączkują”, a przy istniejącym stanie prawnym na znaczącej liczbie
nieruchomości można znaleźć naprawdę wiele nieprawidłowości, które naruszają przepisy
prawa budowlanego.(…)
Również do spraw praco- i czasochłonnych należały sprawy związane z odbiorem
inwestycji drogowych realizowanych m.in. na EURO 2012 w oparciu o tzw. specustawę
drogową na podstawie decyzji ZRID. Obowiązki te realizowane były przez organ
administracji architektoniczno-budowlanej i na mocy zmiany ustawy zostały przekazane
organowi nadzoru budowlanego. (…)
Kolejnymi sprawami, które może nie są czasochłonne, lecz sprawiają wiele trudności,
są te związane ze stwierdzaniem nielegalnego użytkowania i naliczaniem kary z tego tytułu.
Brak szczegółowych przepisów dotyczących tych zagadnień, a w szczególności definicji
pojęcia „przystąpienia do użytkowania” powoduje, że tego typu sprawy są uchylane przez
organ nadrzędny nawet mimo wykonania materiału zdjęciowego.
12
Prowadzone postępowania i czynności administracyjne oraz kontrole w 2012r.
Kategoria
Ilość
spraw/czynności
Samowole budowlane
394
Utrzymanie obiektów budowlanych
193
Samowolna zmiana sposobu użytkowania
5
Katastrofy budowlane
2
Pozwolenia na użytkowanie
278
Zawiadomienia o zakończeniu budowy
560
Skargi i wnioski
2054
Zawiadomienia o rozpoczęciu budowy
1366
Liczba wydanych postanowień i decyzji
1507
Liczba kontroli
1100
Klasyfikacja obiektów przyjętych do użytkowania w 2012r.
Rodzaj obiektu budowlanego
Ilość obiektów
Budynki mieszkalne jednorodzinne
311
Budynki mieszkalne wielorodzinne
62
Budynki zamieszkania zbiorowego
0
Budynki użyteczności publicznej
68
Budynki gospodarcze inwentarskie
(w tym także garaże)
41
Budynki przemysłowe i magazynowe
24
Razem obiekty kubaturowe
506
Obiekty infrastruktury transportu
74
Rurociągi, linie telekomunikacyjne i
elektroenergetyczne
506
Inne obiekty budowlane
21
Razem
601
13
Ogółem
1107
W tabeli nie uwzględniono zawiadomień o wykonanej kontroli obiektów
wielkopowierzchniowych (czynności z utrzymania obiektów) jak też czynności wykonywanych
przez inspektorat w ramach uzgodnień np. w ZUDP. Również nie uwzględniono tych
czynności, które dotyczą zagadnień wyszczególnionych w tabeli, a polegających m.in. na
udzielaniu odpowiedzi na różnego rodzaju zapytania i porady z różnych dziedzin, które były
udzielane pisemnie, telefonicznie, mailowo czy też w bezpośredniej rozmowie.
Informacja z wykonanych zadań zawarta jest w aktach sprawy.
(dowód: akta kontroli str. 120 - 123)
4. Przestrzeganie zasad organizacji oraz gospodarowania mieniem
4.1 Środki będące na wyposażeniu jednostki.
Gospodarkę środkami trwałymi Jednostka prowadzi w oparciu o Zarządzenie
Nr 2 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Szczecinie z dnia 05.01.2011 r.
w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Powiatowym Inspektoracie
Nadzoru Budowlanego w Szczecinie.
W powyższym zarządzeniu jako załącznik Nr 5 wprowadzono Instrukcję
inwentaryzacyjną ustalającą między innymi: sposoby, zasady, metody, terminy
i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji oraz rozliczania jej wyników w PINB
w Szczecinie.
Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt. 2 załącznika do powyższego zarządzenia, inwentaryzacja
środków trwałych odbywa się co 4 lata. Ostatnia miała miejsce w dniach od 01 października
do 31 grudnia 2010 r. Komisja inwentaryzacyjna nie stwierdziła niedoborów i nadwyżek.
Ustalono, iż należy przeprowadzić likwidację niezdatnych do użytku środków trwałych.
Kontrolujący stwierdzili, że Jednostka posiadała sprzęt poligraficzny nadający się do
likwidacji. Mimo zaleceń Komisji Inwentaryzacyjnej nie dokonano likwidacji niezdatnych do
użytku środków trwałych. Wyjaśnienie w powyższej sprawie złożyła Pani Lucyna WolińskaKoryńska – Inspektor Powiatowy, która poinformowała, iż:
- nie dokonano likwidacji środków trwałych w 2011 r, zgodnie z zaleceniami Komisji
Inwentaryzacyjnej ponieważ ilość w/w środków trwałych przeznaczonych do likwidacji była
zbyt mała i postanowiono ze względu na koszt ich likwidacji, a zwłaszcza transportu poczekać
aż ich ilość będzie większa. Ponadto również z uwagi na fakt, że jednorazowe oszacowanie
przez specjalistę środka trwałego (a nie kilkukrotne) zmniejsza koszty jego oceny,
- przedłużono termin przeprowadzenia likwidacji głównie komputerów, również
z powodu braku środków finansowych na fachową ekspertyzę informatyka, który powinien
stwierdzić które komputery nie nadają się do dalszego użytkowania i należy je zlikwidować,
- z uwagi na specyfikę pracy inspektoratu – duża ilość interwencji nagłych i spraw
bieżących, nie można było inspektorów nadzoru budowlanego zaangażować do dodatkowych
14
czynności związanych z pracą komisji likwidacyjnej z obawy przed nie dotrzymaniem
terminów rozstrzyganych przez nich spraw,
- dopiero pod koniec 2012 r. wygospodarowano środki finansowe na zlecenie
informatykowi wykonanie ekspertyzy przydatności posiadanych przez nas komputerów.
Po wykonaniu oceny przydatności komputerów przez informatyka w dniu 05.04.2013 r.
powołano komisję likwidacyjną i przystąpiono do oceny posiadanych środków trwałych
i wyposażenia pod względem przydatności ich dalszego użytkowania”.
Kopia protokołu rozliczenia wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic
inwentaryzacyjnych oraz wyjaśnienie Powiatowego Inspektora oraz zarządzenie powołujące
Komisję likwidacyjną ujęto w aktach kontroli.
(dowód: akta kontroli str. 124 - 127)
Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Szczecinie dokonał w 2012 r.
zakupu 2 zestawów komputerowych PC z monitorem na łączną kwotę 9.848,00 zł, zgodnie z
fakturą VAT 0565/12/FVS/skl z dnia 04.06.2012 r. oraz 2 monitorów na łączna kwotę
1.398,00 zł, zgodnie z fakturą VAT Nr 60253355 z dnia 13.12.2012 r. Przyjęcie komputerów
na stan Jednostki nastąpiło w dniu 04 czerwca 2012 r. i zaewidencjonowano dokumentem OT
– przyjęcie środka trwałego pod poz. 419-00000533 i 534 oraz monitorów w dniu 13 grudnia
2012 r. pod poz. 536 i 537.
Zestawienie sprzętu poligraficznego, faktury z zakupu komputerów i monitorów oraz
ewidencję księgową dołączono do akt sprawy.
(dowód: akta kontroli str. 128 - 138)
Na podstawie prowadzonej ewidencji środków trwałych ustalono, że Jednostka posiadała
na dzień 31.12.2012 r. sprzęt poligraficzny w ilości:
a) drukarki – 12 szt.,
b) monitory – 28 szt.
c) laptopy – 5 szt.,
d) zestawy komputerowe – 40 szt.
e) kserokopiarka – 9 szt.
f) niszczarki – 10 szt.
W oparciu o powyższe zestawienie ustalono sposób zagospodarowania przedmiotowego
sprzętu mając na uwadze, czy sprzęt znajduje się: w użyciu, do likwidacji, w rezerwie lub
do naprawy, co przedstawia następująca tabela.
Lp.
Nazwa sprzętu
W użytkowaniu
1.
Drukarka
Ogółem 12
Przeznaczony do
likwidacji
Uwagi
15
2.
3.
4.
5.
6.
Monitory
w tym:
- 6 na stanowiskach pracy,
- 2 mobilne
- 4 w rezerwie
Ogółem 28
4
Laptopy
- 19 na stanowisku pracy
- 5 w rezerwie
Ogółem 5
w
tym:
5 na stanowiskach pracy tj.
- 3 pracownicy merytoryczni
- 1 kierownik jednostki
- 1 pracownik administracyjny
Ogółem 40
0
Zestawy
komputerowe
0
16
Kopiarki
- 21 na stanowisku pracy
- 1 używany jako serwer
- 1 w rezerwie
- 1 przeznaczony do naprawy
Ogółem 9
0
Niszczarki
- 7 na stanowiskach pracy
- 2 przeznaczone do naprawy
Ogółem 10
- 7 na stanowisku pracy
3
Powyższy sprzęt był wykorzystywany przez 16 pracowników merytorycznych,
3 pracowników administracyjnych i 1 pracownika będącego kierownikiem Jednostki.
W Jednostce na dzień 31 grudnia 2012 r., majątek rzeczowy ogółem wynosił
489.378,77 zł i został zaewidencjonowany na niżej wymienionych kontach, które wykazują
saldo:
Konto
Nazwa
011
071
013
Środki trwałe
Umorzenie środków trwałych
Pozostałe środki trwałe
Umorzenie pozostałych środków
trwałych
072-01
Saldo wykazane
Wn
Ma
118 507,01
104 837,61
332 214,43
332 214,43
16
Wartości niematerialne i prawne
Umorzenie wartości niematerialnych i
071-01
prawnych
Razem
020
38 657,33
38 657,33
489 378,77
475 709,37
Według ewidencji księgowej wszystkie środki trwałe z wyjątkiem 2 zestawów
komputerowych i 1 samochodu na łączną kwotę 13.669,40 zł - zostały zamortyzowane
i umorzone w całości.
Ewidencję księgową dołączono do akt kontroli.
(dowód: akta kontroli str. 139 - 152)
4.2 Gospodarka samochodami.
Gospodarkę pojazdami służbowymi w PINB w Szczecinie reguluje „Regulamin
użytkowania samochodów służbowych PINB w Szczecinie” wprowadzony zarządzeniem
Nr 9 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w powiecie grodzkim Szczecin z dnia
06 listopada 2007 roku, w którym między innymi uwzględniono:
- Zasady użytkowania samochodów służbowych.
- Zasady pokrywania kosztów utrzymania i eksploatacji samochodów służbowych.
- Ewidencja korzystania z samochodów służbowych.
,
W ww. Regulaminie zawarto między innymi:
§ 3 pkt 7. – „Po zakończonej pracy samochód służbowy parkowany jest na parkingu w
okolicach siedziby Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w
Szczecinie ul Szymanowskiego 2”.
§ 5 pkt 2. – „Miesięczne zużycie paliwa dokonywane jest na podstawie miesięcznych kart i
obejmuje porównanie ilości paliwa zakupionego oraz zużytego do
przejechania kilometrów w ciągu miesiąca, zgodnie z ustaloną normą zużycia
paliwa”.
§ 5 pkt 6. – „ Rozliczenie roczne przebiegu samochodu służbowego załącznik nr 2 polega na:
a) zsumowaniu ilości zakupionego paliwa w ciągu całego roku,
b) zsumowaniu ilości przejechanych kilometrów,
c) zsumowaniu zużytego paliwa w ciągu roku wg ustalonej normy.
§ 5 pkt 7. – „Jeżeli po zakończeniu roku w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji paliwa
zachodzi potrzeba zmiany normy zużycia paliwa, Główny Księgowy przedkłada
Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego wniosek o zmianę normy
zużycia paliwa”.
(dowód: akta kontroli str. 153 - 158)
17
PINB w Szczecinie na swoim stanie posiada dwa samochody:
– marki Skoda Fabia Combi nr rej. ZS 9976C, o poj. 1198 cm3, przyjęty na stan
24.05.2005 r. Pojemność zbiornika paliwa 45 l (etylina). Norma zużycia paliwa
(zarządzenie Powiatowego Inspektora nr 4/2011 z dnia 19.04.2011 r.) na 100 km: w
cyklu miejskim 8,38 l, w cyklu pozamiejskim 7,82 l. Normy fabryczne: w cyklu
miejskim 7,8 l, w cyklu pozamiejskim 5,1 l.
– marki Peugeot 207 nr rej. ZS 4379M, o poj. 1400 cm3, przyjęty na stan 30.05.2008 r.
Pojemność zbiornika paliwa 50 l (etylina). Norma zużycia paliwa (zarządzenie
Powiatowego Inspektora nr 1/2010 z dnia 02.02.2010 r.) na 100 km: w cyklu
miejskim 9,25 l, w cyklu pozamiejskim 8,45 l. Normy fabryczne: w cyklu miejskim
8,7 do 9,6/100 wg informacji zawartej na www.superauto24.se.pl z dnia 15.05.2013 r.
Pojazdy służbowe garażowane są na parkingu strzeżonym przy ul Szymanowskiego w
Szczecinie (naprzeciwko siedziby PINB).
Karty drogowe wystawiane są przez Główną Księgową Jednostki. Zlecającym wyjazd jest
Powiatowy Inspektor, a kontrolującym zapisy w karcie drogowej jest Główna Księgowa.
Normy zużycia paliwa zostały ustalone na podstawie kart drogowych tj. rzeczywistego
zużycia paliwa, bez komisyjnych jazd próbnych, zgodnie z zawartym zapisem w
„Regulaminie użytkowania samochodów służbowych” – „Jeżeli po zakończeniu roku w
wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji paliwa zachodzi potrzeba zmiany normy zużycia
paliwa, Główny Księgowy przedkłada Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego
wniosek o zmianę normy zużycia paliwa”. Zapis ten nie uwzględnia ustalenia przyczyn
powstawania przepałów, a tym samym nie daje podstawy do zwiększania norm zużycia
paliwa w poszczególnych pojazdach służbowych.
W kartach drogowych dokonywano wpisu daty, czasu w którym pojazd był używany, ze
wskazaniem miejsca (ulicy w Szczecinie).
W PINB sporządza się roczne karty ewidencyjne dot. zakupionego paliwa na poszczególne
pojazdy.
Do akt sprawy dołączono: karty ewidencyjne pojazdów, kserokopie kart drogowych nr
0158765-0158766, 0158844-0158845 zarządzenie nr 4/2011 z dnia 19.04.2011 r. i nr 1/2010
z dnia 02.02.2010 r. dot. normy zużycia paliwa
(dowód: akta kontroli str. 159 - 170)
Rozliczenie przebiegu kilometrów oraz zużycia paliwa w pojazdach służbowych
Jednostki.
Samochód marki Skoda Fabia nr rej. ZS 9976C.
W 2012 roku przebieg samochodu wg kart drogowych wynosił 3357 km [32769 km
(stan początkowy licznika na dzień 03.01.2012 r.) - 36126 km (stan końcowy licznika na
dzień 18.12.2012 r.)]. Powyższe dane zostały podane w informacji PINB złożonej
Wojewodzie Zachodniopomorskiemu i zweryfikowane z kartami drogowymi. Informacja
zawarta jest w aktach sprawy.
18
(dowód: akta kontroli str.171)
W 2012 roku wystawiono 9 kart drogowych o nr 0158837-0158840, 0158841-0158845.
Pojedyncze karty drogowe posiadają niejednokrotnie zapisy jazdy dotyczące dwóch miesięcy
(na przełomie miesięcy).
W kartach stwierdzono brak wpisów dotyczących rozliczenia zużycia paliwa.
Z dokonanych wpisów zakupionego paliwa wynika, że pojazd przy zakupie paliwa był
każdorazowo tankowany do pełnego zbiornika, lecz w różnych dnia miesiąca. W związku z
powyższym wyliczenie rzeczywistego miesięcznego zużycia paliwa w skali miesiąca w
chwili trwania kontroli było nie możliwe.
Dokonano rozliczenia paliwa za okres od 02.02.2012 r. do 18.12.2012 r. (pierwsze i ostatnie
w 2012 roku tankowanie paliwa do pełnego zbiornika tj. do 45 l).
Stan licznika: na dzień 02.02.2012 r. – 33078 km, na dzień 18.12.2012 r. – 36126 km.
W wymienionym okresie przejechano 3048 km i zatankowano 281,12 l.
Zużycie paliwa wg ustalonej normy w rozlicznym okresie wynosi: 255,42 l (3048 km x 8,38
norma / 100 = 255,42 l).
Rzeczywiste zużycie paliwa 281,12 l (ilość zakupionego paliwa).
Przepał: 25,70 l.
Z powyższego wyliczenia wynika, że pojazd średnio spala 9,22 l/100 km.
W kartach drogowych dokonywano wpisów ilości zakupionego paliwa, które są zgodne
ewidencją księgową.
Samochód marki Peugeot 207 nr rej. ZS 4379M.
W 2012 roku przebieg samochodu wg kart drogowych wynosił 5136 km [16427 km
(stan początkowy licznika na dzień 11.01.2012 r.) - 21563 km (stan końcowy licznika na
dzień 28.12.2012 r.)]. Powyższe dane zostały podane w informacji PINB złożonej
Wojewodzie Zachodniopomorskiemu i zweryfikowane z kartami drogowymi. Informacja
zawarta jest w aktach sprawy.
(dowód: akta kontroli strona 171)
W 2012 roku wystawiono 21 kart drogowych o nr 0158764-0158780, 0158793-0158796.
W kartach stwierdzono brak wpisów dotyczących rozliczenia zużycia paliwa.
Z dokonanych wpisów zakupionego paliwa wynika, że pojazd przy zakupie paliwa był
każdorazowo tankowany do pełnego zbiornika, lecz w różnych dnia miesiąca. W związku z
powyższym wyliczenie rzeczywistego miesięcznego zużycia paliwa w skali miesiąca w czasie
trwania kontroli było nie możliwe.
Dokonano rozliczenia paliwa za okres od 20.01.2012 r. do 28.12.2012 r. (pierwsze i ostatnie
w 2012 roku tankowanie paliwa do pełnego zbiornika tj. do 50 l).
19
Stan licznika: na dzień 20.01.2012 r. – 16537 km, na dzień 28.12.2012 r. – 21563 km.
W wymienionym okresie przejechano 5026 km i zatankowano 492,48 l.
Zużycie paliwa wg ustalonej normy w rozlicznym okresie wynosi: 464,91 l (5026 km x 9,25
norma / 100 = 464,91 l).
Rzeczywiste zużycie paliwa 492,48 l (ilość zakupionego paliwa).
Przepał: 27,57 l.
Z powyższego wyliczenia wynika, że pojazd średnio spala 9,80 l/100 km.
W kartach drogowych dokonywano wpisów ilości zakupionego paliwa, które są zgodne
ewidencją księgową.
Zestawienie ilościowo-wartościowe zakupionego paliwa w 2012 r. i ewidencję księgową
dołączono do akt sprawy.
(dowód: akta kontroli strona 172 - 174)
Na podstawie ewidencji księgowej ustalono wydatki jakie poniesiono w 2012 roku na
utrzymanie samochodów służbowych, co przedstawiają poniższe zestawienia:
Lp.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
marka samochodu nr rej. Skoda Fabia ZS 9976C
treść
ilość km zakup paliwa kwota
paragraf
paliwo-( zakup)
3357
281,12
1654,96
4210
naprawa (zakup części)
483
4210
naprawa-badanie techniczne
505
4300
OC, AC, NNW
2235
4430
wymiana opon i składowanie
221,4
4300
mycie samochodu
68,99
4300
parkowania
980
4300
zakup wycieraczek
35,8
4210
przegląd samochodu
98
4300
zakup żarówek, dysz
16,85
4210
robocizna wysz. usterek
116,94
4300
RAZEM
6415,94
Lp.
1
2
3
4
5
6
7
marka samochodu Peugeot nr Rej. ZS 4479 M
treść
ilość km zakup paliwa kwota
paragraf
paliwo-( zakup)
5136
492,479
2900,72
4210
Naprawa (zakup części)
446,69
4210
naprawa-badanie techniczne
459
4300
OC, AC, NNW
2412
4430
wymiana opon i składowanie
295,2
4300
mycie samochodu
20
4300
abonament w strefie płatnego
1960
4300
RAZEM
8493,61
Koszty utrzymania pojazdów w 2012 roku wynosiły 14.909,55 zł, co stanowi 0,92 %
wydatków ogółem poniesionych przez PINB w Szczecinie (1.626.304,86 zł).
Informacja dot. kosztów poniesionych na utrzymanie pojazdów służbowych zawarte są
w aktach sprawy.
20
(dowód: akta kontroli str. 175)
4.3 Nieruchomości .
PINB w Szczecinie nie posiada nieruchomości będących na jego stanie. Natomiast
użytkuje 12 pomieszczeń w tym: 9 biurowych, 1 pomieszczenie socjalne i 2 pomieszczenia
przeznaczone na archiwum o łącznej powierzchni 397,67 m2 (w tym 26,08 m2 pomieszczeń
archiwum), za które ponosi koszty eksploatacyjne. Pomieszczenia te użytkowane są w ramach
zawartych umów-dzierżawy na czas nieokreślony, za którą Jednostka ponosi łączne koszty w
wysokości 65.618,91 zł. (czynsz, koszty eksploatacyjne-woda, energia, gaz, wywóz śmieci,
usługi sprzątania, dozór systemu alarmowego).
5. Celowość zaciągania zobowiązań oraz dokonywania wydatków.
Kontroli poddano wszystkie dokumenty finansowe, na podstawie których zostały
poniesione wydatki w 2012 r., tj. 192 dowodów księgowych. Wszystkie dokumenty zostały
sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do
wypłaty. Dokumenty źródłowe posiadają dekret księgowy, na podstawie którego zostały
wprowadzone do ksiąg rachunkowych.
Kontrolujący nie wnoszą zastrzeżeń do celowości poniesionych wydatków i prawidłowości
prowadzonej dokumentacji księgowej.
W 2012 roku PINB w Szczecinie został obciążony 12 fakturami (każda z nich na kwotę
1.426,80 zł) przez Zakład Usługowo-Produkcyjno-Handlowy „Pomorze” Sp. z o.o. z siedzibą
w Szczecinie za sprzątanie pomieszczeń biurowych zgodnie z zawartą umową Nr TU2/01/2012. Oryginały faktur poprzedzane są e-fakturami przesyłanymi elektronicznie (bez
podpisu), które zatwierdzane i płacone są w dniu ich nadejścia. W 11 przypadkach oryginały
faktur nadeszły z jedno lub dwu dniowych opóźnieniem, w związku z czym dekretacji
dokonywano z datą nadejścia a nie z datą faktycznie dokonanych operacji. Na powyższą
okoliczność pobrano pisemne wyjaśnienie od Głównej Księgowej Pani Barbary RomańskiejPachomow, z którego wynika: „PINB w Szczecinie wyjaśnia, że w 2012 roku wyraził zgodę
na przesyłanie e-faktur przez Zakłady Usługowo-Produkcyjno-Handlowy „Pomorze”
dotyczące usługi sprzątania w 2012 roku drogą internetową i jednocześnie poprosił o
potwierdzenie w/w faktur wersją papierową. Zapłata faktury następowała w terminie wpływu
e-faktury e-mailem data ta pokrywała się z datą wystawienia faktury i była sprawdzana
zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości z datą nadesłania faktury Internetem. W
fakturach w wersji papierowej daty ewidencyjne potwierdzające sprawdzenie dokonanych
transakcji zostały wpisane omyłkowo w datach otrzymania faktury papierowej tj. z
opóźnieniem 1 lub 2 dniowym a nie w datach rzeczywiście internetowo otrzymanych faktur.
Faktury w ilości 3 sztuki były płacone z Dotacji Wojewody w 9 sztuk z dofinansowania z
Miasta Szczecin”. Kontrolujący nie wnoszą zastrzeżeń do złożonych wyjaśnień.
Faktury jak i wyjaśnienie Głównej Księgowej zawarte jest w aktach sprawy.
21
(dowód: akta kontroli str. 176 - 211)
6. Sposób prowadzenia kontroli zarządczej.
Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru
Budowlanego w Szczecinie określono w Zarządzeniu nr 3 Powiatowego Inspektora Nadzoru
Budowlanego w Szczecinie z dnia 28.02.2011 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu
kontroli zarządczej w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Szczecinie,
stanowiącego załącznik Nr 1 do w/w zarządzenia, w którym ujęto:
– Organizację kontroli zarządczej.
– Standardy kontroli zarządczej.
– Cele i zarządzanie ryzykiem.
– Mechanizmy kontroli.
W załączniku nr 1 do Regulaminu kontroli zarządczej ujęto Procedurę Zarządzania ryzykiem
w którym, uwzględniono:
– Cele i założenia polityki zarządzania ryzykiem,
–
Analizę ryzyka,
–
Arkusz zarządzania ryzykiem (stanowiący zał. Nr 1 do Procedur).
Ponadto wprowadzono szereg zarządzeń regulujących funkcjonowanie Jednostki, a
mianowicie:
a) Zarządzenie nr 1 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Szczecinie z dnia
27 marca 2007 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego
w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w powiecie grodzkim Szczecin.
b) Zarządzenie nr 4/09 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Szczecinie z
dnia 16 kwietnia 2009 r. w sprawie regulaminu pracy w Powiatowym Inspektoracie
Nadzoru Budowlanego w Szczecinie,
c) Zarządzenie nr 2 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Szczecinie z dnia
05.01.2011 r. w sprawie wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości
w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Szczecinie w którym ujęto:
1) Politykę rachunkowości (zał. Nr 1).
2) Instrukcje obiegu dokumentów (zał. Nr 2).
3) Instrukcje gospodarki kasowej (zał. Nr 3).
4) Procedury kontroli finansowej (zał. Nr 4).
5) Instrukcje inwentaryzacyjną (zał. Nr 5).
6) Zakładowy plan kont (zał. Nr 6).
d) Zarządzenie Nr 9 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w powiecie
grodzkim Szczecin z dnia 06.11.2006 r. w sprawie regulaminu użytkowania
samochodów służbowych w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego.
22
Wszystkie procedury zostały wprowadzone w oparciu o aktualne podstawy prawne.
6.1
Udokumentowanie systemu kontroli zarządczej.
W Regulaminie Kontroli Zarządczej określono ogół działań podejmowanych dla
zapewnienia realizacji celów oraz zadań Inspektoratu w sposób zgodny z prawem, efektywny,
oszczędny i terminowy. Załącznikiem do Regulaminu jest Procedura zarządzania Ryzykiem
w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Szczecinie.
Po analizie przedstawionych dokumentów stwierdzono, że w dniu 8 lutego 2012 r.
odbyła się narada wszystkich pracowników Inspektoratu „w sprawie zapoznania
pracowników z oceną działania zarządzenia Nr 3 PINB w Szczecinie z dnia 28.02.2011 r. w
sprawie wprowadzenia kontroli zarządczej wraz z załącznikami”. Podczas narady Powiatowy
Inspektor
Nadzoru
Budowlanego
w
Szczecinie
zapoznał
pracowników
z oceną działania kontroli zarządczej zawartą w regulaminie i procedurach zarządzania
ryzykiem, zreferował cele i zadania na 2012 r. stanowiące ryzyko zagrożenia, które zostały
zapisane na arkuszu zarządzania ryzykiem.
W wyniku narady dokonano analizy ryzyka i wskazano jedno zadanie, które w 2012 r. będzie
podlegało szczególnemu monitorowaniu. W dniu 31 stycznia 2013 r. Powiatowy Inspektor
Nadzoru Budowlanego złożył kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej za 2012 r.
Wszyscy pracownicy PINB w Szczecinie złożyli Oświadczenia o treści: „Uprzedzony o
odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej oświadczam, że zapoznałem/łam się z
postanowieniami Kodeksu Etyki Służby Cywilnej wprowadzonego zarządzeniem Nr 114
Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 października 2002 r. (M.P. Nr 46 poz. 683) obowiązującym
w powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Szczecinie i zobowiązuje się do
przestrzegania zasad z niego wynikających”.
Protokół z narady w dniu 08.02.2012 r., listę obecności, Kwestionariusz samooceny za 2011
i 2012 r., Arkusz zarządzania ryzykiem, oświadczenie pracownika oraz Regulamin
i procedury kontroli zarządczej dołączono do akt sprawy.
(dowód: akta kontroli str. 212 - 228)
Ponadto Zarządzeniem Nr 9 Powiatowego Inspektora Budowlanego w Szczecinie z dnia
28.12.2007 r. wprowadzono procedury udzielania zamówień publicznych o wartości nie
przekraczającej równowartości 14.000 € w PINB w Szczecinie ujęte w zał. Nr 1 do
zarządzenia.
Procedury udzielania zamówień obejmują zakupy do wysokości 5.000 € - do których nie
stosuje się powyższych procedur oraz od 5.000 € do 14.000 € - wówczas procedurę
rozpoczyna zaakceptowana przez Powiatowego Inspektora notatka z przeprowadzonego
rozeznania rynku. Rozeznanie rynku może być przeprowadzone telefonicznie lub pisemnie.
Do powyższej procedury udzielania zamówień publicznych dołączone są wzory złączników:
– Notatki z przeprowadzonego rozeznania rynku (zał. Nr 1).
23
– Wniosku o dokonanie dostaw/usług/robót budowlanych (zał. Nr 2).
– Zapytania cenowego (zał. Nr 3).
– Protokołu rozeznania cenowego zamówienia (zał. Nr4).
– Rejestr zamówienia publicznego (zał. Nr 5).
W 2012 roku w Jednostce nie dokonano zakupów powyżej 5.000,00 €.
6.2
Zarządzanie zasobami materialnymi i ich właściwe wykorzystanie.
Ustalono, że Inspektorat przy zmianie norm zużycia paliwa w pojazdach służbowych nie
uwzględniał przyczyn powstawania przepałów, a jedynie kierował się faktem, że przepał
paliwa powstał.
W kartach stwierdzono brak wpisów dotyczących rozliczenia zużycia paliwa.
6.3
Kontrola operacji finansowych i gospodarczych.
W zakresie operacji finansowych i gospodarczych kontrolujący zastrzeżeń nie wnoszą.
Wystąpienie pokontrolne, w związku z brakiem wystąpienia nieprawidłowości, nie uzupełnia
się o zalecenia lub wnioski.
24