Wyjaśnienia do kalkulacji studiów podyplomowych

RO-150.300/ 5 /2015
Data sporządzenia: 22.05.2015 r.
WYJAŚNIENIA DO SPORZĄDZENIA KALKULACJI STUDIÓW PODYPLOMOWYCH
(dla studiów rozpoczynających się od semestru letniego 2014/2015)
Aktualny wzór kalkulacji stanowi Załącznik nr 2 do Zarządzenia Rektora Nr 370 z dnia 26 lutego 2015 r.
Kalkulacja oraz rozliczenie końcowe w wersji elektronicznej znajduje się na stronie Uczelni
http://pb.edu.pl/pracownicy/pliki-do-pobrania/dokumenty-finansowe/
 Regulamin Studiów Podyplomowych Politechniki Białostockiej określa Uchwała Senatu PB Nr
372/XXV/XIV/2014 z dnia 30.10.2014 r.
 Zasady pobierania oraz trybu i warunków zwalniania z opłat za usługi edukacyjne świadczone w PB określa
Uchwała Senatu PB Nr 374/XXV/XIV/2014 z dnia 30.10.2014 r.
 Wysokość narzutów, podział zysku oraz zasady rozliczania określa Zarządzenie Rektora Nr 143/2013 z
późn. zm.(zmiany: 154/13,178/13,197/13,288/14,335/2014);
 Zasady wynagradzania na studiach podyplomowych określa Zarządzenie Rektora Nr 370/2015
Poz. kalkulacji
Wyjaśnienie
I. PRZYCHODY
studia podyplomowe są usługą zwolnioną z podatku VAT, należy wstawić przychody brutto,
2.Opłata za studia
 należne opłaty od uczestników krajowych i zagranicznych;
 jeżeli planowane jest ustalenie odpłatności w Euro, dla celów szacowania przychodów


należy zastosować średni kurs NBP z dnia sporządzenia preliminarza, z
zastrzeżeniem, że opłata powinna zakładać ryzyko spadku cen waluty;
z tytułu świadczonych usług należy wystawić fakturę zgodnie z posiadanym imiennym
upoważnieniem;
zasady dotyczące ustalania opłat zawarte są w części V. Ustalenie odpłatności;
3. Dotacje
 wartość otrzymanych dotacji, dofinansowań;
4. Inne przychody

1. Wynagrodzenia
osobowe

wartość darowizn otrzymanych bezpośrednio na realizację przedsięwzięcia; zasady
określa Zarządzenie Rektora Nr 10/2008);
 przychody od sponsorów za usługi reklamowe ( zasady określa Zarządzenie Rektora
Nr 8/2008);
 z tytułu świadczenia usług pomocniczych (sprzedaż materiałów, wydawnictw, opłaty za
dodatkowe usługi wykonane np. podczas studiów);
II.A. KOSZTY BEZPOŚREDNIE
Koszty, które można bezpośrednio wydzielić i przyporządkować do przedsięwzięcia; koszty udokumentowane
dowodem obcym (np. faktura, rachunek, nota).
 koszty ujmuje się w kwocie brutto (łącznie z podatkiem VAT);
 w przypadku wydatków dokonywanych w walucie obcej koszty powinny uwzględniać ryzyko wzrostu cen
waluty, dla celów szacowania przychodów należy zastosować średni kurs NBP z dnia sporządzenia
preliminarza;
2.Wynagrodzenia
bezosobowe
wynagrodzenia osobowe wynikające ze stosunku pracy, wynagrodzenia osobowe
związane wyłącznie z realizacją przedsięwzięcia, które można wyodrębnić;
 dodatek funkcyjny za kierowanie studiami podyplomowymi (poz. 5 Załącznika nr 8
Regulaminu wynagradzania w PB); należy wpisać liczbę miesięcy x wysokość dodatku
wynagrodzenia bezosobowe, w tym z tytułu umowy zlecenia, umowy o dzieło - wartość
wynikająca z umowy, w tym:
 w przypadku obsługi administracyjnej należy wpisać liczbę godzin x stawka
godzinowa;
1

3. Składki na
ubezpieczenie
społeczne i Fundusz
Pracy
w przypadku obsługi administracyjnej, dla której wynagrodzenie ustalono w wysokości
miesięcznej, należy wpisać ilość miesięcy x wysokość wynagrodzenia miesięcznego;
 inne wynagrodzenia dotyczące prac związanych z organizacją studiów
podyplomowych;
 wysokość stawek określa Zarządzenie Rektora Nr 370/2015;
 ustalenie kosztów wynagrodzeń za zajęcia dydaktyczne powinno nastąpić z
wykorzystaniem arkusza pomocniczego do kalkulacji o nazwie ,,Kalkulacja wstępna
wynagrodzeń” (plik Excel);
składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy - ZUS (dobrowolne lub obowiązkowe)
4. Inne koszty bezpośrednie
a) amortyzacja
łączna amortyzacja może obejmować:
 miesięczne odpisy amortyzacyjne środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych wykorzystywanych okresowo do realizacji przedsięwzięcia (dotyczy
środków trwałych będących w posiadaniu jednostki; wzór informacji o wykorzystaniu
środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych stanowi załącznik nr 3
(Zarządzenie Nr 335 /14);
 amortyzację jednorazową (100% wartości z uwzględnieniem zasad odliczenia podatku
VAT opisanych w części II.A) przy zakupywanych do przedsięwzięcia składnikach
poniżej 3,5 tys. zł;
Zasady uznawania rzeczowych składników majątku za środki trwałe reguluje polityka
rachunkowości (Załącznik nr 7 do Zarządzenia Rektora Nr 97 z 2011 r. z późn.zm.).
b) materiały
m.in. wydawnictwa, drobne wyposażenie, materiały biurowe, piśmiennicze, tonery, artykuły
spożywcze niskocenne, składniki majątku o wartości jednostkowej ceny zakupu nie
przekraczającej 3,5 tys. zł nie stanowiące środków trwałych, gotowe druki, pieczątki
c) usługi
m.in. licencje - zakup oraz aktualizacja oprogramowania (bez względu na wartość,
o okresie użytkowania poniżej jednego roku), usługi pocztowe, drukarskie i poligraficzne,
kserograficzne, dostęp do bazy danych, usługi cateringowe i gastronomiczne; koszt
drukowania świadectw, ogłoszenia
d) pozostałe koszty m.in. wydatki reprezentacyjne, reklama, wymagane ubezpieczenia
5. Usługi
koszty nie będące kosztami bezpośrednimi, udokumentowane notą wewnętrzną (zasady
wewnętrzne
rozliczeń wewnętrznych reguluje Pismo okólne 15/2005) z tytułu ,,nabytych” usług
wewnętrznych od innych jednostek: np. Oficyny Wydawniczej, Ośrodka Wypoczynkowego
w Hołnach Mejera, CKSR, Radia Akadera, usługi związane z transportem
i wykorzystywaniem pomieszczeń itp. inne wewnętrzne rozliczenia
II.B. KOSZTY POŚREDNIE
Koszty określone ryczałtowo (liczone narzutem procentowym od kosztów bezpośrednich z wyłączeniem usług
wewnętrznych), których nie można bezpośrednio wydzielić/wyodrębnić i przyporządkować do przedsięwzięcia
m.in. koszty dotyczące eksploatacji i obsługi pomieszczeń, wykorzystywania urządzeń, koszty administracji,
zarządu, ogólnego funkcjonowania Uczelni.
 wysokość narzutów określa Zarządzenie Rektora Nr 143/2013 r. z późn. zm.
1. Koszty
 koszty wydziałowe wynoszą 20%;
wydziałowe
 w przypadku studiów podyplomowych realizowanych przez więcej nic jeden wydział,
koszty wydziałowe dzieli się w równych częściach;
1a. Koszty
koszty wydziałowe Centrum Rekrutacji, Studiów Podyplomowych i Szkoleń (CRSPiS)
wydziałowe
wynoszą 5%
(CRSPiS)
2. Koszty
ogólnouczelniane
 koszty ogólnouczelniane wynoszą 5% i stanowią: koszty Administracji Centralnej
Uczelni niezbędne do realizacji przedsięwzięcia, których nie można bezpośrednio
wydzielić/wyodrębnić lub przyporządkować przedsięwzięciu (np. koszty obsługi
działów administracyjnych – Kwestura, Dział Spraw Personalnych, Dział Zamówień
Publicznych, itd., koszty wykorzystywania powierzchni ogólnodostępnych)
2
III. WYNIK FINANSOWY
 jednostki realizujące przedsięwzięcia powinny dążyć do osiągnięcia możliwie dodatniego wyniku


finansowego (zysku) chyba, że inne przepisy lub umowy stanowią inaczej;
wynik finansowy dodatni stanowi zysk przedsięwzięcia, ujemny wynik stanowi jego stratę;
podział wyniku finansowego następuje zgodnie z Zarządzeniem Rektora 143/2013 z późn.zm. (osiągnięty
wynik finansowy w równych częściach przeksięgowywany jest do Rezerwy Rektora oraz wydziałów
realizujących studia podyplomowe)
IV. NAKŁADY INWESTYCYJNE
 zakup ze środków planowanych w ramach przedsięwzięcia niezbędnych do realizacji urządzeń technicznych
i maszyn poniżej 3,5 tys. zł;
 zasady uznawania rzeczowych składników majątku za środki trwałe reguluje polityka rachunkowości









1.






2.
3.
Zarządzenie Rektora Nr 97/2011 z późn.zm. wg Załącznika nr 7;
zakupy powyżej 3,5 tys. zł mogą wystąpić jedynie w przypadku, gdy uruchomienie przedsięwzięcia
uzależnione jest od zakupu środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej
i wymagają zgody rektora, a sposób rozliczenia amortyzacji - akceptacji kwestora
V. USTALENIE ODPŁATNOŚCI
wysokość opłat ustala się z uwzględnieniem kalkulacji kosztów warunkującej co najmniej samofinansowanie
przedsięwzięcia;
kalkulację sporządza się dla minimalnej liczby słuchaczy warunkującej co najmniej samofinansowanie;
jednostki realizujące przedsięwzięcia powinny dążyć do osiągnięcia możliwie dodatniego wyniku
finansowego (zysku) chyba, że inne przepisy lub umowy stanowią inaczej;
wysokość opłat (ceny) ustala rektor w terminie 14 dni od daty złożenia wniosku przez dziekana (§ 1 ust. 5
Uchwały 374/XXV/XIV/2014);
opłaty dla cudzoziemców ustala rektor w danym roku akademickim na podstawie propozycji dziekanów
przedkładanych rektorowi do 15 marca danego roku (Zarządzenie Nr 300/2014);
w celu prawidłowego ustalenia odpłatności oraz uzgodnienia wpłat, do kalkulacji należy dołączyć cennik
zatwierdzony przez rektora oraz listę słuchaczy studiów podyplomowych;
cena obejmuje rabaty i opusty; jeżeli do opłaty za studia stosuje się np. rabaty, wniosek do rektora o
ustalenie ceny powinien zawierać informacje nt. stosowanych rabatów;
brak możliwości zwolnienia słuchacza z odpłatności za studia podyplomowe (Uchwała Senatu nr
374/XXV/2014);
DODATKOWE INFORMACJE
Zasady wnoszenia opłat:
terminy wnoszenia opłat określa dziekan (§ 5 ust.1 Uchwały 374/XXV/XIV/2014);
decyzje o rozłożeniu opłaty na raty podejmuje dziekan (§ 3 ust.4 Uchwały 372/XXV/XIV2014);
za nieterminowe wnoszenie opłat Uczelnia nalicza odsetki w wysokości ustawowej. Nie nalicza się odsetek
z tytułu nieterminowej zapłaty poszczególnych należności z tytułu studiów podyplomowych, jeżeli ich
wysokość nie przekroczy kwoty 10 zł. (§ 7 ust. 5-7 Uchwały Senatu PB Nr 374/XXV/XIV/2014 oraz
Zarządzenie 222/2013 z pózn.zm);
osoby odpowiedzialne za studia podyplomowe zobowiązane są do monitorowania stanu należności
(Zarządzenie 222/2013 z pózn.zm);
w uzasadnionych przypadkach oraz w związku z podpisanymi umowami odpłatność może być rozliczona
poprzez kompensatę należności ze słuchaczem / pracodawcą, na zasadach przyjętych w PB;
w przypadku gdy słuchacz studiów podyplomowych jest pracownikiem PB, nie ma możliwości zwolnienia
go z opłat za studia, natomiast jeżeli z pracownikiem została zawarta umowa na dofinansowanie
kształcenia, wtedy należy wystawić notę wewnętrzną i obciążyć odpłatnością jednostkę finansującą
podniesienie kwalifikacji zawodowych (zasady rozliczeń wewnętrznych reguluje Pismo okólne Nr 15/2015).
W przypadku zmiany planowanych przychodów lub uzasadnionych kosztów należy dokonać odpowiedniej
korekty preliminarza w zakresie przychodów i kosztów. Uzyskanie dodatkowych przychodów przy
zachowaniu planowanych kosztów nie stanowi podstawy do zmian kalkulacji.
W przypadku przedsięwzięć realizowanych na przełomie roku, na dzień 31 grudnia danego roku należy
3
sporządzić i przekazać do Działu Kosztów i Przychodów w terminie obowiązującym w Uczelni, roczne
rozliczenie finansowe wg wzoru ,,Rozliczenia końcowego studiów podyplomowych” (Załącznik nr 3 do
Zarządzenia NR 370/2015).
4. Po zakończeniu przedsięwzięcia w terminie jednego miesiąca po uzyskaniu wszystkich dokumentów
finansowych, należy sporządzić końcowe rozliczenie finansowe. Wzór druku Końcowego rozliczenia
studiów podyplomowych stanowi załącznik nr 3 do Zarządzenia 370/2015.
5. Dział Kosztów i Przychodów dokonuje kontroli rachunkowej i finansowej kalkulacji, a w przypadku
rozliczenia końcowego - dodatkowo pod względem zgodności z ewidencją księgową.
6. Kalkulację oraz rozliczenie końcowe podpisuje kwestor pod względem finansowym.
VI. KONTAKT
W przypadku pytań należy kontaktować się z:
Kwesturą w sprawach finansowych:
 Joanna Wysocka, tel.wew.9128 - (kalkulacje, rozliczenia)
 Agnieszka Stypułkowska tel.wew.9127 - w sprawie amortyzacji
 Kwestor – tel. wew. 9120
2.
Głównym Specjalistą ds. Finansowych – Bożena Moczulska wew.7029
3.
CRSPiS - tel.wew.7149 lub 7144
1.
Sporządził: Główny Specjalista ds. Finansowych Bożena Moczulska
4