kwalifikowalność wydatków budżet projektu
advertisement
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW BUDŻET PROJEKTU Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY Co do zasady, wszystkie wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile: • są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu; • są efektywne tj. spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami, w szczególności osiągania wysokiej jakości za daną cenę; • zostały poniesione; • są udokumentowane; • zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu; • są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY W ramach projektów PO KL kwalifikowalny jest taki wydatek, który został faktycznie poniesiony przez Beneficjenta. Wyjątki stanowią: • wydatki ponoszone przez partnerów w przypadku projektów realizowanych przez partnerstwa; • wkład niepieniężny Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY Podwójne finansowanie wydatku jest zabronione. Ocena kwalifikowalności wydatków: • Na etapie wyboru projektu przez KOP; • Na etapie realizowania projektu: w oparciu o wnioseko płatność oraz weryfikację podczas kontroli Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta, za wyjątkiem wkładu niepieniężnego, amortyzacji lub wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY • • Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. W przypadku wkładu niepieniężnego, amortyzacji lub wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią, dokumenty przedkładane w ramach rozliczenia projektu przez Beneficjenta powinny pozwalać na identyfikację sposobu wyliczenia tego wkładu oraz jego wysokość. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY • • Co do zasady, projekty w ramach priorytetów PO KL, zarówno centralnych jak i regionalnych, mogą być realizowane wyłącznie na terytorium kraju. W przypadku gdy jest to uzasadnione celem projektu, możliwe jest realizowanie projektu lub części projektu poza granicami kraju, przy czym konieczne jest wyraźne uwzględnienie tego we wniosku (ze wskazaniem zakładanego miejsca realizacji projektu) i przedstawienie odpowiedniego uzasadnienia. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY • Zasada konkurencyjności: stosuje się ją w przypadku realizacji zamówień powyżej 14 tys euro netto, konieczność wysłania co najmniej 3 zapytań ofertowych nie stosuje się jej do wydatków personelu • Podmioty sfery finansów publicznych (np. szkoły) muszą stosować prawo zamówień publicznych Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW Podstawowe zasady konstruowania budżetu projektu • • • W ramach PO KL koszty projektu przedstawiane są we wniosku o dofinansowanie w formie budżetu zadaniowego. Dodatkowo Beneficjent wykazuje w załączniku do wniosku o dofinansowanie szczegółowy budżet ze wskazaniem kosztów jednostkowych, który jest podstawą do oceny kwalifikowalności wydatków projektu. Budżet zadaniowy obejmuje przedstawienie kosztów kwalifikowalnych w podziale na koszty bezpośrednie i koszty pośrednie, Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW Podstawowe zasady konstruowania budżetu projektu • • W ramach kosztów bezpośrednich Beneficjent wykazuje we wniosku o dofinansowanie rodzaje zadań lub celów projektu np.: rekrutacja, realizacja szkolenia, promocja projektu, wraz z odpowiednim limitem kosztów, które zostaną poniesione na ich realizację. Limit kosztów w ramach budżetu zadaniowego powinien wynikać ze szczegółowej kalkulacji kosztów jednostkowych wykazanej w budżecie załączonym do wniosku o dofinansowanie. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. Koszty bezpośrednie Koszty bezpośrednie to koszty realizacji poszczególnych zadań (usług), które Beneficjent zamierza realizować w ramach projektu. Koszty bezpośrednie obejmują wszystkie koszty realizacji danego zadania, bez względu na to czy są to koszty osobowe, administracyjne czy inne. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. Koszty pośrednie • Koszty pośrednie stanowią tą część kosztów Beneficjenta, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego zadania lub usługi będących wynikiem realizowanego projektu. W szczególności koszty pośrednie mogą obejmować: koszty obsługi administracyjno-finansowej projektu tj. m.in. wynagrodzenie związane z obsługą administracyjną, obsługą księgową; opłaty administracyjne (np. opłaty za najem powierzchni biurowych lub czynsz); opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę; Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. Koszty pośrednie amortyzacja wyposażenia; remonty bieżące maszyn, urządzeń, pomieszczeń; usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe, internetowe; koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych (np. długopisów, papieru, teczek, toneru do drukarek, dyskietek) zużytych na potrzeby projektu; koszty ubezpieczeń majątkowych; środki do utrzymania czystości pomieszczeń; sprzątanie pomieszczeń, dezynfekcję, dezynsekcję i deratyzację pomieszczeń itp. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. Koszty pośrednie • Poziom kosztów pośrednich dla projektów realizowanych nie może przekroczyć 20%, 15% lub 10% łącznej wartości bezpośrednich wydatków projektu ( w przypadku rozliczenia ryczałtem). • Wyznaczony poziom kosztów pośrednich jest podstawą do ich rozliczania we wniosku o płatność. Beneficjent ma obowiązek przechowywania dokumentacji finansowej pozwalającej na potwierdzenie poniesienia wydatków w przypadku kontroli u beneficjenta. • Jeżeli po zakończeniu realizacji projektów okaże się, że wartość poniesionych kosztów pośrednich jest niższa niż kwota zadeklarowana we wniosku o dofinansowanie, Beneficjent ma obowiązek dokonania zwrotu niewykorzystanych środków w rozliczeniu końcowym. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. Wkład niepieniężny • Płatności na rzecz projektu mogą być wnoszone w postaci wkładu niepieniężnego. Wkład niepieniężny polega na wniesieniu do projektu określonych składników majątku Beneficjenta publicznego lub prywatnego tj. nieruchomości w rozumieniu art. 46 § 1 kodeksu cywilnego, urządzeń lub materiałów (surowców), badań lub świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy. • Wkład niepieniężny wniesiony na rzecz projektu przez beneficjenta publicznego lub prywatnego w postaci dóbr lub usług, za które nie dokonano płatności, stanowi wydatek kwalifikowalny przy założeniu, że jego wartość może zostać w niezależny sposób wyceniona oraz jeśli zaistnieje taka konieczność zweryfikowana (np. poddana audytowi). • W przypadku wniesienia przez Beneficjenta wkładu niepieniężnego do projektu, kwota dofinansowania nie może przekroczyć wartości całkowitych wydatków kwalifikowalnych, pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. Cross-financing • Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu. • Cross-financing powinien być powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. Cross-financing • Rodzaje wydatków kwalifikowalnych w ramach wsparcia objętego cross-finanacingiem zostały określone w Szczegółowym opisie priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Są to: zakup sprzętu, wyposażenia i systemów informatycznych; dostosowywanie budynków, pomieszczeń i miejsc pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych; tworzenie baz danych. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. Koszty personelu Koszty personelu* = koszty wynagrodzeń + a) obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne + b) (ew.) każda wypłata należna pracownikom z mocy przepisów ogólnych lub regulaminów wewnętrznych, która podlega opodatkowaniu**. * mogą uwzględniać założony przyrost wynagrodzeń w kolejnych latach realizacji projektu ** każda wypłata uznaniowa lub nie opodatkowana nie może zostać uwzględniona jako koszt projektu Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. Koszty personelu - cd. Koszty podróży służbowych i zakwaterowania • Odnoszą się wyłącznie do projektu i personelu pracującego przy projekcie • Udokumentowane • Poniesione w racjonalnej wysokości (w stosunku do powszechnie obowiązujących cen i standardów) • Są rozliczane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami / stawkami Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. Koszty personelu - cd. Praca wolontariusza może być uznana jako rzeczowy wkład własny projektodawcy (kat. środki prywatne) WARUNKI: • wolontariusz nie może być beneficjentem ostatecznym (uczestnikiem projektu) • świadomość nieodpłatnego udziału w projekcie • jasno zdefiniowany rodzaj wykonywanej pracy (stanowisko w projekcie) Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. Koszty personelu - cd. • Precyzyjne karty czasu pracy + opis wykonywanych zadań • zadania zgodne z tytułem pracy / stanowiskiem wolontariusza • dodatkowe zadania wykonywane przez stałych pracowników NIE mogą być wykazywane jako wolontariat • jeśli zadania wolontariusza = zadania personelu stałego - podstawą kalkulacji ma być stawka personelu stałego. Jeśli nie - kalkulacja na podstawie stawek rynkowych i „zdrowego rozsądku” • Ustawa z 24.04.2003 o działalności pożytku publicznego i wolontariacie Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r. IV. Wydatki projektu - uchybienia • Błędy rachunkowe; • brak spójności z opisanymi działaniami; • brak zachowania relacji nakład/rezultat (zawyżone koszty jednostkowe, wysokie koszty zarządzania projektem); • dublowanie kosztów pośrednich w kosztach bezpośrednich; • błędne określanie cross – financingu; • brak lub błędna metodologia wyliczenia kosztów pośrednich; • brak uzasadnienia dla bardzo wysokich kosztów. Marek Kamiński - Granty LKO 2009 r.
