P rojekt - CENTRUM EDUKACJI NAUCZYCIELI w Gdańsku

Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 15/2014
Dyrektora Centrum Edukacji Nauczycieli
w Gdańsku z dnia 04.07.2014r.
Instrukcja zarządzania ryzykiem
w Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku
Niniejsza instrukcja wprowadza procedurę dokonywania i dokumentowania procesu
zarządzania ryzykiem przez kierowników komórek organizacyjnych Centrum w ramach
systemu kontroli zarządczej prowadzonej w Centrum.
Celem instrukcji jest zapewnienie spójnego i jednolitego sposobu dokonywania procesu
zarządzania ryzykiem w Centrum, zgodnego z powszechnie przyjętymi, w jednostkach
sektora finansów publicznych standardami kontroli zarządczej z uwzględnieniem
specyficznych zadań komórek organizacyjnych, które je wdrażają i warunków, w których
te komórki funkcjonują.
Proces zarządzania ryzykiem w Centrum składa się z następujących etapów:
I
OKREŚLENIE CELÓW I ZADAŃ ORAZ MONITOROWANIE ICH REALIZACJI:
1. Kierownik komórki organizacyjnej Centrum raz w roku określa cele i zadania Centrum
w zakresie działania jego komórki organizacyjnej.
2. Monitorowanie realizacji celów i zadań kierownik komórki organizacyjnej Centrum
dokumentuje w tabeli „Rejestr Celów i Zadań” sporządzanej na każdy rok wg wzoru
stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji. W tabeli umieszcza się następujące
informacje: nazwa celu, zadania wykonywane w ramach danego celu, miernik zadania,
planowany terminy realizacji zadania, osoba odpowiedzialna za realizację zadania.
3. Tabelę sporządza kierownik komórki organizacyjnej Centrum przy udziale pracowników.
Wypełniony dokument kierownik komórki organizacyjnej Centrum przekazuje w formie
elektronicznej oraz papierowej w terminie do końca stycznia każdego roku do
Kierownika Gospodarczego.
4. Monitorowanie celów i zadań odbywa się na bieżąco przez kierownika komórki
organizacyjnej Centrum.
5. Stopień osiągnięcia celów/zadań na dzień 31 grudnia każdego roku, który
dokumentowany jest w kolumnie nr 7 tabeli „Rejestr Celów i Zadań” stanowiącej
załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji, kierownik komórki organizacyjnej Centrum wypełnia
po zakończeniu roku, nie później niż do 5 stycznia roku następnego i przekazuje
w formie elektronicznej oraz papierowej do Kierownika Gospodarczego.
6. W przypadku istotnej zmiany zadań oraz warunków w których funkcjonuje Centrum,
kierownik komórki organizacyjnej Centrum dokonuje ponownego określenia celów
i zadań w danym roku zgodnie z ww. zapisami oraz przekazuje aktualną tabelę w formie
elektronicznej oraz papierowej do Kierownika Gospodarczego.
II IDENTYFIKACJA RYZYKA W ODNIESIENIU DO CELÓW I ZADAŃ:
1. Kierownik komórki organizacyjnej Centrum raz w roku dokonuje identyfikacji ryzyka
w odniesieniu do celów i wykonywanych w jego ramach zadań określonych w etapie
I niniejszej Instrukcji.
2. Nazwę celu i wykonywanych w jego ramach zadań określonych w etapie I niniejszej
Instrukcji, kierownik komórki organizacyjnej Centrum wprowadza do kolumny 2 tabeli
„Rejestr Ryzyk” stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji.
3. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu możliwości wystąpienia określonych zdarzeń,
które będą miały wpływ na realizację poszczególnych zadań Centrum.
4. Główne ryzyka, które mogą wystąpić przy realizacji danego zadania kierownik komórki
organizacyjnej Centrum wpisuje do kolumny nr 4 tabeli „Rejestr Ryzyk” stanowiącej
załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji.
5. Przykładowe kategorie ryzyka wraz z przykładami dotyczącymi jego możliwych źródeł
(przyczyn) oraz skutków przedstawia poniższa tabela.
Poniższa tabela nie określa zamkniętego katalogu ryzyka.
KATEGORIE RYZYKA
Ryzyko finansowe
Budżetowe
Związane z planowaniem dochodów i wydatków, dostępnością
środków publicznych, dokonywaniem wydatków i pobieraniem
dochodów
Oszustwa i kradzieży
Związane ze stratą środków rzeczowych i finansowych, będącą
wynikiem przestępstwa lub wykroczenia
Podlegające
Związane ze stratami finansowymi, które mogą być przedmiotem
ubezpieczeniu
ubezpieczenia, np. ryzyko pożaru, wypadku, zalania
Zamówień publicznych Związane z podejmowaniem decyzji oraz udzielaniem zamówień
i zlecania zadań
publicznych np. ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu ustawy
publicznych
o zamówieniach publicznych
Odpowiedzialności
Związane z obowiązkiem zapłaty kwot pieniężnych tytułem, np.
odszkodowań, odsetek karnych, kosztów procesowych
Ryzyko dotyczące zasobów ludzkich
Personel
Bhp
Ryzyko działalności
Związane z liczebnością i kompetencjami pracowników
Związane ze zdrowiem pracowników i wypadkami przy pracy
Regulacji
wewnętrznych
Organizacji
i podejmowania decyzji
Związane brakiem regulacji wewnętrznych lub ich niezgodnością
z obowiązującymi przepisami prawa
Związane ze strukturą organizacyjną, organizacją pracy oraz
przekazywaniem obowiązków i uprawnień, np. ryzyko
nieprecyzyjnie określonych obowiązków, ryzyko braku formalnie
powierzonych obowiązków, ryzyko nieodpowiedniej struktury
organizacyjnej
Związane z funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej, np.
ryzyko
niedostatecznej
kontroli,
ryzyko
nieskutecznych
mechanizmów kontrolnych
Związane z jakością informacji na podstawie których
podejmowane są decyzje, np. ryzyko braku komunikacji
wewnętrznej i zewnętrznej
Związane z wizerunkiem Centrum, np. ryzyko negatywnych opinii
i artykułów w prasie
Związane z używanymi w Centrum systemami i programami
informatycznymi oraz ochrona zawartych w nich danych, np.
ryzyko
awarii,
ryzyko
udostępnienia
danych
osobom
nieuprawnionym, ryzyko nieuprawnionych modyfikacji danych
Kontroli wewnętrznej
Informacji
Wizerunku
Systemów
informatycznych
Ryzyko zewnętrzne
Infrastrukturalne
Gospodarcze
Środowiska prawnego
Związane z infrastrukturą, np. wyposażeniem, bazą lokalową,
środkami transportu i środkami łączności
Związane z czynnikami ekonomicznymi, np. inflacja, kursy walut
Związane ze zmianami prawa i niejednolitym orzecznictwem
2
6. W kolumnie nr 5 tabeli „Rejestr Ryzyk” stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji,
kierownik komórki organizacyjnej Centrum wpisuje wpływ ryzyka tj. co może
w przyszłości nastąpić, gdy wyznaczony cel/zadanie nie zostanie osiągnięty.
7. W przypadku istotnej zmiany zadań oraz warunków, w których funkcjonuje Centrum,
kierownik komórki organizacyjnej Centrum dokonuje ponownej identyfikacji ryzyka oraz
ich wpływu (skutków) w danym roku zgodnie z ww. zapisami oraz po wypełnieniu
pozostałych kolumn przekazuje aktualną tabelę w formie elektronicznej oraz papierowej
do Kierownika Gospodarczego.
III
ANALIZA RYZYKA (OKREŚLENIE PRAWDOPODOBIEŃSTWA
DANEGO RYZYKA I MOŻLIWYCH JEGO SKUTKÓW):
WYSTĄPIENIA
1
2
3
4
5
opis
Rzadkie
Mało
prawdopodobne
Średnie
Prawdopodobne
Prawie
pewne
Prawdopodobieństwo
0-20%
21-40%
41-60%
61-80%
81-100%
Raz na N lat
1. Zidentyfikowane ryzyka kierownik komórki organizacyjnej Centrum poddaje analizie
mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych
jego skutków.
2. Prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka (P) kierownik komórki organizacyjnej
Centrum wpisuje do kolumny nr 6 tabeli „Rejestr Ryzyk” stanowiącej załącznik nr 2 do
niniejszej Instrukcji, stosując ocenę punktową w skali od „1” do „5”.
3. Do określenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka należy stosować następujące
definicje, gdzie przypisane im kryteria odnoszą się do:
<1/5 lat
>1/4 lata
1/3 lata
>1/2 lata
>1/1 lata
Przy punktowej ocenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka kierownik komórki
organizacyjnej Centrum bierze pod uwagę:
- informacje historyczne (czy i z jaką częstotliwością ryzyko wystąpiło w przeszłości);
- informacje z otoczenia (wiarygodne źródła);
- zabezpieczenia (procedury, akty prawne itp.).
4. Skutek jaki będzie miało ewentualne wystąpienie danego ryzyka (S) kierownik komórki
organizacyjnej Centrum wpisuje do kolumny nr 7 tabeli „Rejestr Ryzyk” stanowiącej
załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji, stosując ocenę punktową w skali od „1” do „5”.
5. Do określenia oceny skutku, jakie będzie miało ewentualne wystąpienie ryzyka należy
stosować następujące definicje, gdzie przypisane im kryteria odnoszą się do:
3
Poniższa tabela nie określa zamkniętego katalogu kryteriów.
Kryteria
Finansowe
Punktacja
Opis
5
Katastrofalne
Strata finansowa
> 500 000 zł
4
Poważne
Strata finansowa
100 000 zł < 500 000 zł
3
Średnie
Strata finansowa
5 000zł < 100 000 zł
2
Małe
Strata finansowa
100 zł < 5 000 zł
1
Nieznaczne
Mała strata finansowa
< 100 zł
Organizacyjne
Brak realizacji
kluczowego
celu/zadania
Krytyczny wpływ na
realizację kluczowego
celu/zadania
Zakłócenia
w działalności
Niewielkie
zakłócenia
w działalności
Krótkotrwałe
zakłócenia
w działalności
6. Istotność ryzyka (obliczoną wg poniższego wzoru) kierownik komórki organizacyjnej
Centrum wpisuje do kolumny nr 8 tabeli „Rejestr Ryzyk” stanowiącej załącznik nr 2 do
niniejszej Instrukcji.
7. Istotność ryzyka jest oceniana jako łączna relacja (iloczyn) prawdopodobieństwa
wystąpienia danego ryzyka oraz wielkości skutku, jakie będzie miało ewentualne
wystąpienie ryzyka i jest obliczana według wzoru:
Istotność ryzyka = P x S
gdzie:
P – Prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka,
S – Wielkość skutku jakie będzie miało ewentualne wystąpienie ryzyka.
Skutki
Katastrofalne
5
10
15
20
25
Poważne
4
8
12
16
20
Średnie
3
6
9
12
15
Małe
2
4
6
8
10
Nieznaczne
1
2
3
4
5
Rzadkie
Mało
prawdopodobne
Średnie
Prawdopodobne
Prawie pewne
Prawdopodobieństwo
gdzie:
Istotność ryzyka na poziomie akceptowanym wymagająca monitorowania.
Ryzyka wymagające wprowadzenia dodatkowych mechanizmów kontrolnych i
dalszego monitorowania.
Obszary szczególnie narażone na wystąpienie ryzyka i wymagające pilnej reakcji ze
strony jednostki.
4
IV REAKCJA NA RYZYKO I DZIAŁANIA ZARADCZE:
1. W stosunku do każdego ryzyka kierownik komórki organizacyjnej Centrum wpisuje do
kolumny nr 9 tabeli „Rejestr Ryzyk” stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji
rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie).
2. Kierownik komórki organizacyjnej Centrum wpisuje do kolumny nr 10 tabeli „Rejestr
Ryzyk” stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji działania, które należy podjąć
w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.
3. W ramach udokumentowania przeprowadzonego w podległej komórce organizacyjnej
procesu zarządzania ryzykiem kierownik komórki organizacyjne Centrum, wypełnioną
przy udziale pracowników tabelę „Rejestr Ryzyk” stanowiącą załącznik nr 2 do niniejszej
Instrukcji, przekazuje w formie elektronicznej oraz papierowej w terminie do 31 stycznia
każdego
roku
do
Kierownika
Gospodarczego.
5
Załącznik nr 1
do Instrukcji Zarządzania ryzykiem
w Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku
(Zarządzenie Dyrektora Centrum nr 15/2014
z dnia 04.07.2014)
Rejestr Celów i Zadań ………………….………….............. na 20…..rok
(wpisać nazwę Komórki organizacyjnej)
Miernik zadania
Planowany termin
realizacji zadania
Osoba
odpowiedzialna
za realizację
zadania
Stopień
osiągnięcia
zadania na dzień
31.12.20.. r.
4.
5.
6.
7.
Nazwa celu/zadania
Lp.
1.
Cel
Zadania wykonywane
w ramach danego
celu
2.
3.
Zatwierdzam
……………..……………………………..
Data i podpis
Kierownika komórki organizacyjnej Centrum /
osoby zajmującej samodzielne stanowisko pracy
……………….……………………………..
Data i podpis
Wicedyrektora *
* w przypadku komórek organizacyjnych podległych bezpośrednio Dyrektorowi Centrum - data i podpis Dyrektora Centrum
Załącznik nr 2
do Instrukcji Zarządzania ryzykiem
w Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku
(Zarządzenie Dyrektora Centrum nr 15/2014
z dnia 04.07.2014)
Rejestr Ryzyk ……………………….............. na 20…..rok
(wpisać nazwę Komórki organizacyjnej)
Nazwa celu/zadania
Lp.
Cel
1.
2.
Zadania
wykonywane w
ramach danego
celu
Ryzyko
3.
4.
Wpływ ryzyka
(tj. co może w
przyszłości
nastąpić, gdy
wyznaczony
cel/zadanie
nie zostanie
osiągnięty)
5.
Prawdopodobieństwo
6.
Skutek
Istotność
ryzyka
Rodzaj
reakcji
Sposób
przeciwdziała
nia ryzyku/
jakie działania
Właściciel
ryzyka
7.
8.
9.
10.
11.
Zatwierdzam
……………..……………………………..
Data i podpis
Kierownika komórki organizacyjnej Centrum/
osoby zajmującej samodzielne stanowisko pracy
……………….……………………………..
Data i podpis
Wicedyrektora *
* w przypadku komórek organizacyjnych podległych bezpośrednio Dyrektorowi Centrum - data i podpis Dyrektora Centrum
7
8