Zarządzenie Nr 12/11 Dyrektora Domu Dziecka w Krasnymstawie z
advertisement
Zarządzenie Nr 12/11 Dyrektora Domu Dziecka w Krasnymstawie z dnia 21.03. 2011 r. w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. Zm); standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zawartych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15 poz. 84); wytycznych do samooceny kontroli finansowej w jednostce sektora finansów publicznych opracowanych przez Ministerstwo Finansów Departament Koordynacji i Kontroli Finansowej i Audytu Wewnętrznego, Warszawa 2007 r. zarządzam, co następuje: Ustanawia się regulamin kontroli zarządczej w Domu Dziecka w Krasnymstawie o treści jak niżej i zobowiązuje się do jego stosowania wszystkich pracowników oraz działy organizacyjne placówki. Rozdział 1 Postanowienia ogólne §1 1. Regulamin kontroli zarządczej, zwany dalej Regulaminem, określa organizację kontroli zarządczej w Domu Dziecka w Krasnymstawie w oparciu o Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów. §2 1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Placówce – należy przez to rozumieć Dom Dziecka w Krasnymstawie; 2) Dyrektorze– należy przez to rozumieć Dyrektora Domu Dziecka w Krasnymstawie; 3) Pracownikach – należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w Domu Dziecka w Krasnymstawie. 4) Zespole – należy przez to rozumieć zespół ds. kontroli zarządczej składający się z pracowników Placówki powołany odrębnym zarządzeniem Dyrektora, do zadań którego należy opracowanie i wdrożenie procedur kontroli zarządczej oraz okresowy monitoring realizacji celów/zadań, zarządzania ryzykiem, stawianie wniosków co do przebiegu realizacji celów/zadań, reakcji na ryzyko, a także ocena stanu kontroli zarządczej. Rozdział 2 Organizacja i zasady kontroli zarządczej §3 1. Kontrola zarządcza w Placówce stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Kontrola zarządcza to ogół czynności podejmowanych w celu osiągnięcia zgodności między stanem faktycznym a wymaganym. Przedmiotem kontroli zarządczej jest ocena gromadzenia i wykorzystania środków, gospodarowania mieniem oraz ochrony zasobów: materialnych, finansowych i informatycznych. 3. Kontrola zarządcza stwarza podstawy efektywnego zarządzania, dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem, sygnalizuje naruszenie prawa, zaniedbania i nieprawidłowości. §4 1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; podejmowanie działań zgodnie z przepisami prawa oraz wewnętrznymi aktami i wytycznymi kierownictwa; 2) skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań; w tym w szczególności oszczędne i efektywne wykorzystywanie zasobów majątkowych i ludzkich; 3) wiarygodności sprawozdań, poprzez sporządzanie ich zgodnie z przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi; 4) ochrony zasobów, poprzez zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utratą i defraudacją, w tym danych osobowych, informacji niejawnych i udostępnianie ich tylko osobom upoważnionym; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, dokonywane poprzez upowszechnianie i stosowanie zasad określonych w Kodeksie Etyki Domu Dziecka w Krasnymstawie 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji dla zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej; 7) zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności Placówki, wskazanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również umożliwienie likwidacji nieprawidłowości. §5 1. Dyrektor Placówki zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w jednostce. §6 1. Kontrola zarządcza winna zapewniać: legalność, rzetelność, celowość i gospodarność dokonywanych operacji gospodarczych. 2. Kryterium legalności polega na badaniu czy kontrolowana komórka organizacyjna Placówki prowadzi działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, oraz czy obowiązujące unormowania wewnętrzne są zgodne z przepisami ustawowymi i obowiązującą praktyką. 3. Kryterium rzetelności służy ocenie czy dokumentowanie działań Placówki jest zgodne z zasadami określonymi w Regulaminie Organizacyjnym Placówki oraz procedurach wewnętrznych, w tym w szczególności w przyjętej polityce rachunkowości. 4. Kryterium celowości polega na badaniu, czy działalność Placówki jest zgodna z przyjętymi celami i zadaniami. Informację zarządczą w tym zakresie stanowią wyniki kontroli wewnętrznych i zewnętrznych wykonywanych przez uprawnione podmioty. 5. Kryterium gospodarności pozwala na ocenę wydatkowania środków pod kątem uzyskiwania najlepszych efektów z ponoszonych nakładów. Rozdział 3 System kontroli zarządczej §7 1. Kontrola zarządcza składa się z następujących powiązanych wzajemnie elementów: 1) środowisko wewnętrzne, 2) cele i zarządzanie ryzykiem, 3) mechanizmy kontroli, 4) informacja i komunikacja, 5) monitoring i ocena. §8 Środowisko wewnętrzne Środowisko wewnętrzne jest fundamentem, który wpływa na strategie i cele Placówki oraz jakość kontroli zarządczej. Środowisko wewnętrzne to pracownicy i otoczenie w jakim pracują. Do jego elementów należą: 1. Przestrzeganie wartości etycznych – ogół kierownictwa Placówki i pracownicy są świadomi wartości etycznych obowiązujących osoby zatrudnione w Placówce i przestrzegają ich przy wykonywaniu swoich obowiązków. 1.1.Normy postępowania etycznego pracowników Placówki określa Kodeksy Etyki Domu Dziecka w Krasnymstawie, wprowadzony przez Dyrektora placówki w drodze zarządzenia. Każdy przypadek nieetycznego zachowania podlega analizie przez przełożonego i stanowi podstawę do ujęcia w okresowej ocenie pracownika. 1.2. Ocena pracowników dokonywana jest na zasadach określonych w Regulaminie przeprowadzania okresowej oceny pracowników samorządowych. 2. Kompetencje zawodowe – pracownicy Placówki posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumienie znaczenia kontroli zarządczej. 2.1.Proces zatrudniania na stanowiska urzędnicze w tym kierownicze stanowiska urzędnicze prowadzony jest z orientacją na zapewnienie wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy, w oparciu o regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze, ustalony w drodze zarządzenia Dyrektora Placówki. 2.2. Proces zatrudniania na pozostałe stanowiska przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata, spełniającego kwalifikacje ustalone w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 398 ze zm.). 2.3.W Placówce wprowadzono zarządzenie dotyczące analizy potrzeb szkoleniowych pracowników oraz przygotowywania i realizacji rocznych planów szkoleń. 3.Struktura organizacyjna Placówki jest ustalona w Statucie oraz regulaminie organizacyjnym, okresowo przeglądana i dostosowywana do zmieniających się warunków działania, celów i zadań 3.1. Zakres zadań poszczególnych komórek organizacyjnych Placówki oraz uprawnień i odpowiedzialności Dyrektora oraz pracowników określony został w sposób przejrzysty i spójny w Regulaminie Organizacyjnym, którego zapisy są na bieżąco aktualizowane i uwzględniają zmieniające się wewnętrzne i zewnętrzne warunki funkcjonowania, zwłaszcza obowiązujące przepisy prawa i wytyczne organów nadrzędnych. 3.2. Każdy pracownik ma określony w sposób precyzyjny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, adekwatny do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego; zakresy czynności są aktualizowane w razie potrzeby. 4. Delegowanie uprawnień – jest dokonywane dla poszczególnych pracowników w związku z wykonywanymi przez nich obowiązkami. 4.1. Zakres uprawnień i obowiązków powierzanych pracownikom jest precyzyjnie określony w imiennych, pisemnych upoważnieniach udzielanych przez Dyrektora Placówki. 4.2. Przyjęcie uprawnień potwierdzane jest podpisem pracownika, a wydane upoważnienia są ewidencjonowane. Jeden egzemplarz dokumentu znajduje się w aktach osobowych pracownika 4.3. Dyrektor Placówki jest świadomy, że ponosi odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej Placówki, niezależnie od stopnia w jakim przekazał uprawnienia i obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom. 4.4. Pracownik ds. kadr prowadzi rejestr upoważnień. §9 Cele i zarządzanie ryzykiem 1. Misja – jest to syntetyczny opis wskazujący cel istnienia Placówki. 1.1.Misja Placówki podlega corocznej weryfikacji z punktu widzenia jej aktualności lub potrzeby wprowadzenia nowych funkcji. 2. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. 2.1. Proces wyznaczania celów oraz zarządzania ryzykiem jest dokumentowany w formie pisemnej zgodnie z procedurami określonymi odrębnym zarządzeniem Dyrektora Placówki. § 10 Mechanizmy kontroli Placówce wprowadza się następujące mechanizmy kontroli zarządczej: 1) dokumentowanie systemu kontroli zarządczej; 2) nadzór; 3) ciągłość działalności; 4) ochrona zasobów; 5) szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych; 6) mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. 1. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej jest warunkiem koniecznym dla zapewnienia jej adekwatności, skuteczności i efektywności. 1.1. Dokumentację kontroli zarządczej stanowią wszystkie procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne zestawione w załączniku nr 1 do regulaminu. 1.2. Załącznik jest na bieżąco aktualizowany. 1.3. Dokumentacja, o której mowa powyżej, jest spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna, zarówno w formie papierowej jak również w formie elektronicznej. 1.4. Za aktualizowanie dokumentacji systemu kontroli zarządczej odpowiedzialny jest Dyrektor Placówki. 2. Nadzór nad wykonywaniem zadań prowadzi Dyrektor Placówki. 2.1. W ramach hierarchii służbowej prowadzony jest nadzór, który ma dać zapewnienie, że Placówka: a) osiąga swoje cele w sposób oszczędny, skuteczny i efektywny; b) działa zgodnie z przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi i wytycznymi Kierownictwa Placówki; c) posiada mechanizmy, które umożliwiają zapobieganie i wykrywanie błędów i nieprawidłowości. 2.2.Nadzór kierowniczy obejmuje jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu pracownikowi i systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie oraz zatwierdzanie wyników pracy w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami. 3. Ciągłość działalności Placówki zapewniona jest przede wszystkim poprzez: 1) zagwarantowanie utrzymania ciągłości wykonywania zadań przez pracowników, 2) wprowadzenie procedur na wypadek awarii, katastrof itp., mogących uniemożliwić lub utrudnić prawidłowe funkcjonowanie Placówki. 3.1. W Placówce nie przewidziano stanowiska zastępcy dyrektora oraz głównego księgowego. 3.2.Sposób realizacji zadań bądź zastępstw podczas nieobecności kierownictwa jednostki oraz pozostałych pracowników określany jest na każdy rok odrębnym zarządzeniem Dyrektora Placówki. 3.3.Uzupełnieniem systemu zastępstw są upoważnienia wydane przez Dyrektora Placówki. 3.4.W Placówce funkcjonuje instrukcja regulująca system alarmowania na wypadek sytuacji nieprzewidzianych ( np. ppoż ) oraz określone są zasady komunikacji z osobami funkcyjnymi. 4. W celu zapewnienia ochrony zasobów Placówki pracownicy zobowiązują się do: 1) przestrzegania ustalonych w Regulaminie pracy zasad porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy i przepisów przeciwpożarowych; 2) dochowania tajemnic ustawowo chronionych, w szczególności w zakresie dostępu do informacji niejawnych i ochrony danych osobowych; 3) ochrony danych osobowych w systemie informatycznym, a w szczególności przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych oraz przeciwdziałanie w przypadku wykrycia naruszeń zabezpieczeń systemu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 ze zm.); 4) przestrzegania zasad określonych w instrukcji określającej sposób postępowania ze sprzętem informatycznym 4.1.Regulamin organizacyjny Placówki i inne uregulowania wewnętrzne w sposób precyzyjny określają komórki organizacyjne i stanowiska pracy odpowiedzialne za gospodarowanie mieniem. 4.2.Mienie Placówki podlega ochronie ubezpieczeniowej w całości. 4.3.Inwentaryzacja mienia w Placówce dokonywana jest w oparciu o obowiązującą instrukcję. 4.4.Obowiązującą w Placówce formą obrotu środkami finansowymi jest obrót bezgotówkowy. Ze względu na specyfikę działalności Placówki dopuszcza się możliwość obrotu gotówkowego. Zakres obrotu gotówkowego oraz jego szczegółowe uzasadnienie określone zostało w instrukcji kontroli i obiegu dokumentów. 4.5.Dowodem rozliczenia pracownika z jednostką i jednostki z pracownikiem jest obowiązująca w Placówce karta obiegowa. Merytoryczni pracownicy, wskazani w karcie, potwierdzają na niej rozliczenie się pracownika z jednostką bądź jednostki z pracownikiem co najmniej w zakresie mienia (składniki wyposażenia, telefony, sprzęt komputerowy, pojazdy itp.), w tym środków finansowych (zaliczki, pożyczki itp.), upoważnień bądź pełnomocnictw, prowadzonych spraw. 4.6.Ochrona dokumentów w jednostkach prowadzona jest wg ustalonych Placówce zasad dostępu do dokumentacji i informacji oraz sposobu ich archiwizowania. 4.7. Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych mają wyłącznie osoby upoważnione. Osoby te są odpowiedzialne za ochronę i właściwe wykorzystanie tych zasobów. 5. Przedmiotem kontroli zarządczej są w szczególności procesy związane z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych, zaciąganiem zobowiązań finansowych i dokonywaniem wydatków ze środków publicznych oraz zwrotem środków publicznych, stanowiących własność Placówki, działania polegające na przygotowaniu i realizacji operacji gospodarczych, ich ewidencję oraz sprawozdawczość. Realizowane są one stosownie do obowiązujących przepisów prawa, dobrej praktyki i procedur wewnętrznych wskazanych w załączniku nr 1 do Regulaminu. 5.1.W Placówce zapewniono rzetelne i pełne dokumentowanie oraz rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych przez ścisłe przestrzeganie szczegółowych procedur wewnętrznych. Weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych następuje na każdym etapie ich realizacji. 5.2.Autoryzacji operacji finansowych dokonuje Dyrektor Placówki lub osoby przez niego upoważnione na piśmie. 5.3.Kluczowe obowiązki dotyczące realizacji operacji finansowych (sporządzenie dowodu księgowego, weryfikacja, autoryzacja, dokonanie płatności) rozdzielone są na co najmniej dwóch pracowników jednostki. 5.4.Zastosowane w Placówce mechanizmy kontroli stanowią reakcję na konkretne i istotne ryzyka. Przy wdrożeniu i stosowaniu mechanizmów kontroli bierze się pod uwagę zasadę, iż koszty nie powinny być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści. 5.5. Szczegółowe zasady dotyczące kontroli operacji finansowych i gospodarczych opisane są w instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych. 6. W Placówce zastosowano mechanizmy kontrolne służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych oraz systemów informatycznych, a w szczególności: 6.1.Zapewniono bezpieczeństwo fizyczne urządzeń i systemów informatycznych służących do przetwarzania danych; 6.2.Zapewniono ciągłość działania przez zastosowanie zasilaczy awaryjnych, które chronią stacje robocze, serwery oraz urządzenia sieciowe; 6.3.Wprowadzono zabezpieczenia dostępu do danych m.in. przez konieczność uwierzytelniania użytkownika w systemie, okresową zmianę oraz stosowanie bezpiecznych haseł; 6.4.Stosowane jest skuteczne oprogramowanie antywirusowe; 6.5.Systematycznie wykonywane są kopie zapasowe danych chronionych na zewnętrznych nośnikach; 6.6.Nośniki z kopiami zapasowymi są odpowiednio zabezpieczone i chronione; 6.7.Instalowane jest wyłącznie oryginalne i licencjonowane oprogramowanie; 6.8.Przestrzegane są uregulowania prawne w zakresie ochrony danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym. § 11 Informacja i komunikacja 1. Kierownictwo i pracownicy Placówki mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków. 2. Komunikacja wewnętrzna 2.1.Placówka zapewnia efektywne mechanizmy przepływu niezbędnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki. 2.2. Właściwy przepływ informacji pomiędzy pracownikami a kierownictwem jednostki jest realizowany w szczególności poprzez: a) zwoływanie w razie potrzeby spotkań pracowników poszczególnych działów organizacyjnych placówki, b) organizowanie w razie potrzeby zebrań wszystkich pracowników lub pracowników poszczególnych działów c) przekazywanie informacji indywidualnie, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym; d) przekazywanie informacji za pomocą komunikatora (Pandion). 3. Placówka zapewnia efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań. 3.1.Komunikacja z podmiotami zewnętrznymi odbywa się, w zależności od potrzeb, drogą pisemną (papierową), faxową, telefoniczną lub mailową, z zachowaniem zasad identyfikacji danych osobowych osób uczestniczących w kontaktach. 3.2.Za pośrednictwem strony internetowej placówka przekazuje opinii publicznej istotne informacje dotyczące bieżącego funkcjonowania. Do przekazywania takich informacji służy także lokalna prasa i telewizja. 3.3. Osoba wyznaczona przez Dyrektora Placówki dba o aktualizację informacji zamieszczonych na stronie internetowej Placówki. § 12 Monitorowanie i ocena 1. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej jest procesem ciągłym. 1.1. Dyrektor Placówki w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. 1.2. Każdy z pracowników placówki zobowiązany jest do informowania kierownictwa Placówki o zauważonych ryzykach, nieprawidłowościach czy zagrożeniach, których skutkiem mogą być straty o charakterze materialnym ( np. środki finansowe, mienie ), niematerialnym ( np. wizerunek Placówki ) bądź utracone szanse ( np. niewykorzystana możliwość zrealizowania dochodów ). 1.3.Dyrektor Placówki podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w Placówce procedur i regulaminów. 1.4. O istotnych dla placówki zagrożeniach, nieprawidłowościach, zauważonych ryzykach, związanych z funkcjonowaniem Placówki, Dyrektor informuje Sekretarza Powiatu bądź Starostę. 1.5.Istotnym źródłem oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej są wyniki kontroli zewnętrznych i wewnętrznych. Dyrektor Placówki jednostki zobowiązany jest do niezwłocznego złożenia kserokopii protokołu/sprawozdania/zaleceń z kontroli Sekretarzowi Powiatu wraz z propozycją działań naprawczych w przypadku zaistnienia nieprawidłowości. 1.6. Niezależnie od czynności monitorujących wyszczególnionych w punktach od 1.1 do 1.4, Zespół dokonuje rocznej analizy i oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej. 1.7.W przypadku wykrycia nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu zespół formułuje stosowne wnioski i przedkłada je Dyrektorowi Placówki. 2. Samoocena 2.1.Raz w roku Zespół może przeprowadzić w odniesieniu do Placówki samoocenę systemu kontroli zarządczej za dany rok. 2.2.Wyniki samooceny, w przypadku ich dokonywania, są dokumentowane w formie kwestionariusza samooceny, stanowiącym załącznik nr 2 do regulaminu. 3. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej 3.1.Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej są w szczególności wyniki monitorowania, dokonanej samooceny oraz przeprowadzonych kontroli. § 13 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
