Import danych z plików Excel

Import danych z plików Excel
(pracownicy, limity urlopowe i inne)
Wstęp
1.
BeeOffice umożliwia import z plików Excel kilku rodzajów danych, najczęściej
wykorzystywanych podczas tworzenia nowego systemu lub okresowej aktualizacji:



lista pracowników
limity urlopowe (np. utworzenie zestawu limitów dla wszystkich pracowników na kolejny
rok)
definicje ról uprawnień
Interfejs użytkownika i uprawnienia
2.
Mechanizm importu jest prezentowany jako ikona „Import danych z pliku Excel” na listach
danych oferujących możliwość importu:
Zazwyczaj funkcja importu jest zarezerwowana w systemie dla administratorów danych,
ponieważ umożliwia masowe tworzenie lub modyfikowanie dużych zbiorów danych.
Dlatego do korzystania z tej funkcji zostały przewidziane odrębne uprawnienia, np.:



3.
admin.role.import.excel
pracownik.import.excel
urlop.administracja.import.excel
Przygotowanie pliku do importu danych
Mechanizm importu danych pozwala w pierwszym kroku na przygotowanie przykładowego
pliku, opartego na zakresie danych prezentowanych na aktualnej liście (zależnie od wybranych
kryteriów wyboru), np.:
Wyeksportowany plik będzie zawierał ten sam zakres danych, który prezentowała lista:
Kolejność rekordów w pliku może się różnić od kolejności na liście, lecz można je sortować w
excelu korzystając z funkcji arkusza kalkulacyjnego.
4.
Wykorzystanie pliku importu danych
Plik utworzony w sposób opisany w poprzednim kroku może być wykorzystany na różne
sposoby:
4.1.
Aktualizacja istniejących danych
Jeśli pozostawimy wartość w kolumnie ID (identyfikator obiektu w bazie danych) możemy
zmieniać pozostałe pola, np. zaktualizować limit urlopowy pracownika z 26d na 22d 4h.
4.2.
Dodawanie nowych danych
Dopisując nowe rekordy na końcu pliku (lub po usunięciu wszystkich rekordów, za wyjątkiem
dwóch pierwszych wierszy nagłówka), jeśli pozostawimy pole ID puste, taki rekord zostanie
potraktowany jako polecenie dodania nowego wpisu.
Przykład – powielenie limitów urlopowych dla wszystkich pracowników firmy z roku 2014 na
2015:
1. Eksportujemy pełen zakres danych o limitach urlopowych do pliku Excel.
2. Modyfikujemy rok „2014” na „2015” w pliku.
3. Wprowadzamy ewentualne zmiany wysokości limitu w kolejnym roku, jeśli są
potrzebne.
4. Usuwamy wszystkie wartości z kolumny „ID” (sygnał, że dodajemy nowe wpisy do bazy
danych).
4.3.
Informacja o prawidłowym formatowaniu danych
Jako funkcja pomocnicza przed aktualizacją lub dodaniem nowych danych – jeśli chcemy
poznać prawidłowe dopuszczalne wartości dla danego pola w pliku importu/eksportu danych,
prostym sposobem w praktyce jest ustawienie takiej wartości na rekordach
przykładowych/testowych i ich wyeksportowanie do pliku. Następnie takie same wartości
ustawiamy w rekordach „rzeczywistych”, które chcemy aktualizować lub dodawać (wg opisu w
punkcie 4.1 lub 4.2)
5.
Import danych – zasady ogólne
Plik importu danych musi zawsze posiadać pierwszą kolumnę ID (chociaż może być ona pusta,
jeśli tworzymy nowe rekordy danych, jak opisano powyżej).
Pozostałe kolumny są opcjonalne – jeśli aktualizujemy np. dwa pola w istniejących rekordach
danych, cały plik może mieć tylko trzy kolumny (ID + dwa aktualizowane pola).
Jeśli natomiast podczas aktualizacji danych plik zawiera dalsze kolumny i mają one wartości
puste, zostanie to zinterpretowane przez mechanizm importu jako instrukcja do usunięcia
danych w tych polach.
Krótka instrukcja pracy z plikiem importu jest dodatkowo prezentowana na ekranie systemu
po wyborze funkcji importu:
Import limitów urlopowych - informacje dodatkowe
6.
BeeOffice pozwala opisywać jednostki czasu w formacie 99d 99h 99m (dni godziny minuty),
gdzie każdy element jest opcjonalny np. „10d”, „10d 4h”, „10d 4h 30m”, „24h 30m”, „240h”.
Takie podejście pozwala uniknąć błędów zaokrągleń m.in. w przypadku limitów urlopowych
przy ułamku etatu (przechowywanie nawet 3 miejsc dziesiętnych nie pozwala dobrze
reprezentować danych w tym przypadku).
Limity urlopowe należy wprowadzać do pliku excel zgodnie z powyższym formatem.
Kolumna „Dni poza ewidencją” ma specjalne znaczenie i jest wykorzystywana podczas
uruchomienia systemu w trakcie roku: są to dni odejmowane od dostępnego limitu urlopowego
ponieważ reprezentują wnioski urlopowe wystawione w innym systemie i nie przeniesione do
BeeOffice.
Przykład: Pracownik ma 26d urlopu wypoczynkowego w 2014 i do 31.8.2014 wykorzystał 15d.
Uruchamiamy BeeOffice w firmie od 1.9.2014. Jeśli nie wprowadzimy do BeeOffice wniosków
urlopowych na 15d do sierpnia, mielibyśmy nadal 26d jako „dostępne do wykorzystania”. Jeśli
jednak wpiszemy „15d” w kolumnie „dni poza ewidencją BeeOffice” dla takiego pracownika, to
prezentowany limit dni dostępnych będzie wynosił „11d”.
Podczas zwykłego wykorzystania BeeOffice w danej organizacji przez cały rok, pole to
powinno mieć wartość 0.
Import danych pracowników – informacje dodatkowe
7.
Ostatnie kolumny w formacie pliku danych pracownika mają specjalne znaczenie:


Hasło startowe – kolumna zawsze zostaje pusta podczas eksportu danych (z
oczywistych przyczyn). Należy ją usunąć z pliku importu, jeśli nie zmieniamy hasła.
Można wpisać do niej treść początkowego hasła, podczas tworzenia użytkowników aby
zainicjować konta dla poszczególnych użytkowników.
Rola użytkownika – ze względu na możliwą relację 1:wiele pomiędzy użytkownikami a
rolami, nie można tego w prosty sposób prezentować w pliku excel o strukturze 1-
wiersz-na-pracownika; z tego powodu podczas zapisywania prezentowana jest tylko
jedna/pierwsza wybrana rola pracownika. Wpisanie tutaj innej roli powoduje zawsze jej
DODANIE (a nie zmianę/nadpisanie) pierwszej roli.