Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego
advertisement
Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego 2015 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Spis treści Nasze zobowiązanie do uczciwości Wiadomość od naszego Dyrektora generalneg Filozofia i wartości przyświecające naszej działalności Nasz Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego 2 3 4 5 6 Ochrona naszych interesów i aktywów 7 Konflikty interes Postępowanie z naszym mieniem i informacjami Zarządzanie dokumentacją firmy Systemy, sieci, komunikacja drogą elektroniczną Kradzież lub przywłaszczenie mienia Własność intelektualna i informacje poufne Bezpieczeństwo informacji Kontakty ze środkami przekazu i społecznością finansową Oszustwa i fałszywe lub wprowadzające w błąd oświadczenia Działalność reklamowa i promocyjna Korzystanie z mediów społecznościowych 8 10 10 11 12 13 14 14 16 18 18 Ochrona prywatności Ochrona prywatności Relacje z naszymi partnerami biznesowymi, klientami, dostawcami i konkurentami Przepisy o konkurencji i przeciwdziałaniu praktykom monopolistycznym Przekupstwo Oferowanie lub przyjmowanie prezentów lub rozrywek Sankcje handlowe Umowy z innymi stronami Nasze relacje z rządami Prowadzenie działalności z rządami Zatrudnianie pracowników państwowych Zaangażowanie firmy w politykę Szanowanie naszych współpracowników i społeczności Uczciwe praktyki zatrudniania Miejsce pracy Prawa człowieka Środowisko Zgłaszanie wykroczeń i dochodzenia w sprawie zgłoszeń Znaczenie składania raportów Dochodzenia Poufność Ochrona przed odwetem Często zadawane pytania 19 20 21 21 22 24 25 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 36 37 38 39 39 40 41 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Nasze zobowiązanie do uczciwości 4 Wiadomość od naszego Dyrektora generalneg 5 Filozofia i wartości przyświecające naszej działalności 6 Nasz Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego 3 Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Wiadomość od naszego Dyrektora generalnego Drodzy Współpracownicy, 4 Jako pracownicy RELX Group jesteśmy niezwykle dumni z wkładu, jaki wnosimy oraz ze sposobu, w jaki prowadzimy naszą działalność. Firma jest światowym liderem w dostarczaniu rozwiązań informatycznych dla klientów profesjonalnych w wielu branżach. Firma zatrudnia ponad 28 000 pracowników i działa w setkach społeczności na całym świecie, w których mieszkamy i pracujemy. Pomagamy naukowcom w dokonywaniu nowych odkryć, prawnikom w wygrywaniu spraw, lekarzom w ratowaniu życia, kierownikom w tworzeniu relacji handlowych z klientami. Pomagamy grupom ubezpieczeniowym w oferowaniu klientom niższych cen poprzez lepszą analizę ryzyka, podatnikom i konsumentom w oszczędzaniu pieniędzy poprzez umożliwianie rządom i instytucjom finansowym wykrywania oszustw. Nasz Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego zawiera standardy i zasady, według których działamy. Kodeks wiąże się z naszymi zobowiązaniami na rzecz Wartości oraz Odpowiedzialności korporacyjnej, tak aby stworzyć ramy i zapewnić wytyczne dotyczące działalności w sposób otwarty, uczciwy, etyczny i pryncypialny. wykonawców również wymaga się przestrzegania kluczowych elementów Kodeksu poprzez Kodeks Postępowania dla Dostawców. Proszę uważnie przeczytać, zrozumieć i stosować Kodeks, tak aby przyświecał Państwa pracy. Pomoże to nam w zapewnieniu, aby wszystkie nasze działania były w najlepszym interesie naszej firmy oraz naszych klientów. Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytania odnośnie do Kodeksu i jego zastosowania, proszę porozmawiać ze swoim kierownikiem, działem zasobów ludzkich, prawnikiem firmy, członkiem naszej Grupy ds. zgodności korporacyjnej lub z członkiem Komisji ds. zgodności obszaru biznesowego. Zachęcam Państwa także do zgłaszania wątpliwości oraz raportowania wszelkich sytuacji, w których według Państwa mogło nastąpić naruszenie Kodeksu. W Kodeksie wyjaśniono, w jaki sposób można to zrobić. Wyjaśnia się w nim także, że nie będą tolerowane działania odwetowe wobec osób, które odważą się wnieść zgłoszenie. Nasze zachowanie decyduje o naszej reputacji. Jestem pewien, że wspólnie zagwarantujemy, aby w dalszym ciągu spełniać wysokie standardy, czego oczekuje się od wiodącego członka globalnej społeczności biznesowej. Dziękuję. Erik Engstrom Dyrektor naczelny Kodeks, który dotyczy nas wszystkich. Wyjaśnia się w nim, jak powinniśmy zachowywać się w miejscu pracy, na rynku oraz w społecznościach, w których działamy. Opisano w nim także, w jaki sposób każdy z nas powinien radzić sobie z różnymi kwestiami prawnymi i etycznymi. W Kodeksie wskazuje się nasze zasady dotyczące środowiska oraz społeczności, jak też przepisy programu ONZ „Global Compact”, do którego RELX Group przystąpiła. Od naszych dostawców i Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Filozofia i wartości przyświecające naszej działalności Dążymy do doskonałości w zatrudnianiu pracowników, tworzeniu produktów i usług, naszych relacjach z innymi oraz osiąganiu celów biznesowych w sposób otwarty, uczciwy, etyczny i pryncypialny. Aby zrealizować to zobowiązanie: 5 n przestrzegamy naszych Wartości dot. orientacji na klienta, Doceniania naszych ludzi, Pasji wygrywania, Innowacji i Bezgraniczności; n działamy zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi prawami wszędzie, gdzie prowadzimy działalność; n uczestniczymy w programie ONZ „Global Compact”, dobrowolnej inicjatywie biznesowej mającej na celu ochronę praw człowieka, zapewnienie sprawiedliwych i niedyskryminujących praktyk pracy, ochronę środowiska oraz eliminację korupcji; n staramy się prowadzić interesy z klientami i dostawcami o wiarygodnym profilu i dobrej reputacji; n unikamy wspierania organizacji zaangażowanych w dyskryminację oraz n liczymy, że nasi pracownicy będą wykonywali swoją pracę w sposób przejrzysty i uczciwy. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Nasz Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Poprzez zapoznanie się z Kodeksem i stosowanie się do niego, stawianie pytań oraz zgłaszanie wszelkich nielegalnych bądź nieetycznych zachowań przyczyniasz się do przestrzegania przez nas wysokich standardów etycznych oraz do realizacji naszego zobowiązania na rzecz działania zgodnie z prawem. 6 Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego RELX Group pomaga w zrozumieniu i przestrzeganiu podstawowych reguł dot. zgodności i etyki mających zastosowanie do Twojej pracy. Wskazuje się w nim również, kiedy i do kogo zwracać się z pytaniami. Obowiązuje on wszystkich pracowników, kierowników i dyrektorów we wszystkich naszych firmach. Kodeks odzwierciedla nasze zobowiązanie na rzecz prowadzenia działalności w sposób etyczny i legalny. Jednakże nie opisuje się w nim każdego prawa i zasady, które mogą mieć zastosowanie do każdej sytuacji. Upewnij się, że przestrzegasz wszelkich dodatkowych zasad prowadzenia działalności przez RELX Group, które Ciebie dotyczą. Jeżeli któraś z tych zasad jest surowsza niż Kodeks, należy przestrzegać surowszej zasady. Jesteś odpowiedzialny(-a) za zapoznanie się z Kodeksem i stosowanie się do niego oraz za wykonywanie swojej pracy w sposób etyczny. W przypadku naruszenia Kodeksu lub innych zasad możesz podlegać procedurze naprawczej lub dyscyplinarnej bądź nawet stracić pracę. Poważne sprawy możemy także zgłaszać władzom publicznym prowadzącym postępowania prawne. RELX Group i każda z jej firm posiadają Komisje ds. zgodności, które wyznaczają kierunek i nadzorują kwestie w zakresie zgodności z przepisami. Członkowie Komisji są wymienieni w wewnętrznej sieci RELX Group oraz poszczególnych firm. Pytania dotyczące Kodeksu należy zgłaszać swojemu kierownikowi, działowi zasobów ludzkich, prawnikowi firmy, członkowi Grupy ds. Zgodności Korporacyjnej lub członkowi Komisji ds. zgodności. Najlepiej zgłaszać pytania dotyczące konkretnych sytuacji, gdy się one pojawiają, przed rozpoczęciem działań, które mogą potencjalnie naruszyć obowiązujące prawo, Kodeks lub inne zasady. Jeśli jesteś świadkiem nielegalnego lub nieetycznego działania lub dowiadujesz się o takim działaniu, masz obowiązek to zgłosić. Zabraniamy działań odwetowych wobec pracowników, którzy zgodnie ze swoim pełnym przekonaniem zgłosili wystąpienie naruszenia. Kodeks nie jest umową o pracę. Obowiązuje on z zastrzeżeniem warunków istniejącej umowy o pracę lub istniejącego układu zbiorowego pracy, które Ciebie dotyczą i nie zmienia tych warunków. Do Zarządu RELX Group plc należy ostateczna interpretacja Kodeksu; Zarząd może w dowolnym momencie dokonać rewizji Kodeksu, z zastrzeżeniem warunków obowiązujących układów zbiorowych pracy lub przepisów ustawodawstwa lokalnego. JAKIE SĄ MOJE OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z KODEKSEM? n n n n n ? Przeczytanie go i zrozumienie, w jaki sposób odnosi się on do Twojej pracy Przestrzeganie reguł dot. zgodności oraz etyki, opisanych w Kodeksie Znajomość oraz przestrzeganie dodatkowych zasad i praw dotyczących konkretnej sfery Twojej działalności, lokalizacji lub roli. Gdy kwestia znajduje się zarówno w Kodeksie, jak i w innych mających zastosowanie zasadach lub prawie, należy zastosować surowsze wytyczne Gdy nie jesteś pewien(-na), w jaki sposób Kodeks odnosi się do konkretnej sytuacji lub decyzji, którą masz podjąć, zadawaj pytania Zgłaszaj wszelkie naruszenia lub podejrzenia naruszeń, które mogły według Ciebie nastąpić, nie obawiając się odwetu Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Ochrona naszych interesów i aktywów 8 Konflikty interes 10 Postępowanie z naszym mieniem i informacjami Zarządzanie dokumentacją firmy Systemy, sieci, komunikacja drogą elektroniczną Kradzież lub przywłaszczenie mienia Własność intelektualna i informacje poufne Bezpieczeństwo informacji Kontakty ze środkami przekazu i społecznością finansową 16 Oszustwa i fałszywe lub wprowadzające w błąd oświadczenia 18 Działalność reklamowa i promocyjna 18 Korzystanie z mediów społecznościowych Powrót do spisu treści 7 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Konflikty interesów Unikaj czynności lub interesów finansowych, które mogłyby pogarszać Twoje wyniki w pracy bądź ograniczać Twoją lojalność wobec RELX Group lub źle wpływać na decyzje, które podejmujesz w naszym imieniu. 8 Konflikt interesów może nastąpić, gdy zaangażujesz się w czynności lub będziesz prowadził(-a) interesy finansowe, które odciągają Cię lub ograniczają Twoje pełne, lojalne i terminowe zaangażowanie w pracy; lub gdy będą one mogły w niewłaściwy sposób wpłynąć na decyzje, które podejmujesz podczas pracy. Należy unikać takich konfliktów. Gdy kiedykolwiek uznasz, że możesz mieć konflikt lub gdy uznasz, że wygląda, jakbyś miał(-a) konflikt, powinieneś(-naś) przedyskutować tę sytuację ze swoim kierownikiem oraz przedstawicielem działu zasobów ludzkich. Niektóre widoczne konflikty mogą zostać rozwiązane po prostu przez ich ujawnienie. Inne należy wyeliminować. Konflikty interesów mogą nastąpić na wiele sposobów. Często występujące przykłady obejmują: Zewnętrzne prace, zobowiązania lub przynależności Gdy pracujesz, pełnisz funkcję dyrektora, świadczysz usługi consultingowe lub podpisujesz umowy na zlecenia z inną firmą, może nastąpić konflikt interesów lub pozory konfliktu interesów. Aby tego uniknąć, nie angażuj się w żadną działalność jako freelancer lub działalność poboczną, bądź zatrudnienie, które: n n n n n w sposób negatywny wpływa na jakość bądź ilość pracy, którą wykonujesz dla nas; stanowi konkurencję dla jednej z naszych firm; sugeruje, że jesteśmy sponsorem lub wspieramy Twoje zewnętrzne zatrudnienie bądź organizację, dla której pracujesz; szkodzi naszej reputacji; lub wykorzystuje lub w negatywny sposób wpływa na nasz czas, obiekty, zasoby i zaopatrzenie. Marco jest pracownikiem RELX Group, a ponadto sprzedaje produkty żywieniowe. W czasie lunchu Marco używa swojego służbowego komputera i adresu e-mail do powiadamiania klientów o zniżkach, które oferuje na niektóre produkty. CZY JEST TO DOZWOLONE? Odpowiedź: Nie. Pomimo że Marco może wykonywać to w swoim wolnym czasie, korzysta z mienia firmy (swojego komputera roboczego oraz adresu e-mail) do prowadzenia działalności niezwiązanej ze swoją pracą. Powrót do spisu treści ? RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Udziały w innych przedsiębiorstwach Nie zezwalamy na posiadanie udziałów własnościowych w firmach konkurencyjnych ani firmach będących dostawcami lub klientami, z wyjątkiem niewielkich inwestycji w spółki będące w obrocie publicznym. Inwestowanie lub pożyczanie pieniędzy konkurencji jest zakazanym konfliktem interesów. Jest nim także posiadanie udziałów jednego z naszych klientów lub dostawców, z którym współpracujesz Ty lub współpracuje osoba Ci podlegająca. Prowadzenie takich interesów ekonomicznych nie jest dozwolone. Ograniczenia te nie dotyczą inwestycji poprzez fundusze powiernicze, które są dozwolone niezależnie od wartości inwestycji. Jeśli masz portfele akcji, które są lub wzrastają do wartości większej niż te ograniczenia, powinieneś(-naś) niezwłocznie powiadomić swojego kierownika. Jedynym wyjątkiem od tego zakazu jest to, iż zezwalamy na niewielkie inwestycje w akcje firm w obrocie publicznym, które są naszymi konkurentami, dostawcami bądź klientami. Potencjalny konflikt interesów istnieje, gdy Twój współmałżonek, partner życiowy lub inny bliski członek rodziny pracuje, jest konsultantem lub w inny sposób ma udziały finansowe w firmie będącej naszym konkurentem, klientem bądź dostawcą, z którym współpracujesz. Musisz ujawnić takie udziały swojemu kierownikowi oraz przedstawicielowi działu zasobów ludzkich. Upewnij się, że nie ma pozorów niewłaściwej komunikacji lub konfliktu lojalnościowego. Inwestycja jest „niewielka”, gdy jest w kwocie, która: n n nie wpłynie ani nie będzie stwarzać pozorów wpływu na Twoje decyzje podejmowane w naszym imieniu, biorąc pod uwagę Twoje uprawnienia do stosowania uznaniowości w zakresie naszych relacji z tą firmą, Twoje roczne wynagrodzenie lub inne znaczące czynniki; lub nie wpłynie na decyzje firmy, w którą zainwestowałeś(-aś). W żadnym przypadku nie możesz posiadać więcej niż 1% wyemitowanych akcji firmy w obrocie publicznym. Możliwości korporacyjne Masz obowiązek zwiększania naszych uzasadnionych interesów, gdy pojawia się ku temu okazja. Nieodpowiednie byłoby odniesienie korzyści osobistej z możliwości, które zostaną odkryte dzięki Twojej pozycji lub przy użyciu mienia, informacji lub czasu firmy. Nepotyzm Konfliktem jest nadzorowanie lub podejmowanie decyzji o zatrudnieniu lub zleceniu pracy komuś, kto jest rodziną lub z kim jest się w bliskim stosunku osobistym. Nie zabraniamy zatrudniania lub zatrzymywania członków rodziny i nie chcemy angażować się w związki między współpracownikami mające miejsce za obopólną zgodą. Ważne jest jednak zagwarantowanie, aby na osoby, pozornie i w rzeczywistości, nie miało wpływu istnienie bliskich osobistych relacji. Nie możesz być bezpośrednim przełożonym, negocjować, zatwierdzać lub w inny sposób brać udziału w decyzjach odnośnie do zatrudniania, zatrzymywania, awansów, zobowiązań umownych lub wynagrodzenia swojego współmałżonka, partnera życiowego, członków najbliższej rodziny lub innych osób, z którymi masz bliskie osobiste relacje, które mogą w znaczny sposób potencjalnie zagrażać Twojej możliwości podejmowania niezależnych, bezstronnych decyzji biznesowych. Powrót do spisu treści 9 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Postępowanie z naszym mieniem i informacjami 10 Z naszym mieniem i informacjami należy obchodzić się w sposób odpowiedzialny, bez niewłaściwego wykorzystywania lub marnotrawstwa. Nasze aktywa mają na celu pomóc Ci w osiągnięciu celów Twojej indywidualnej pracy, jak również naszych ogólnych celów korporacyjnych. Nie będziemy tolerować nielegalnego lub w inny sposób niewłaściwego wykorzystania mienia lub informacji będących własnością firmy. Należy również uważać i unikać nieostrożnego stosowania. Zarządzanie dokumentacją firmy Dokumentacja musi być dokładna, kompletna i terminowa, utrzymywana zgodnie z Wytycznymi Zarządzania Dokumentacją RELX Group oraz z Harmonogramem Przechowywania Dokumentacji, oraz z terminami zachowywania dot. niszczenia dokumentacji. Przygotowywanie dokumentacji Rzetelność naszych ksiąg i dokumentacji jest ważnym elementem naszej wiarygodności. Liczymy, że będziesz prowadził(-a) księgi rachunkowe i dokumentację, które w sposób prawidłowy i słuszny będą odzwierciedlały wszystkie transakcje. Dzięki temu akcjonariusze i społeczeństwo uzyskują od nas kompletne, dokładne, terminowe i łatwe do zrozumienia informacje finansowe. Podobnie wszelka dokumentacja niefinansowa, którą tworzysz, musi być dokładna, kompletna i wykonywana na czas. Obejmuje to na przykład dokumentację kosztów, sprzedaży, karty czasu pracy, raporty dot. kosztów, dokumentację dot. listy płac i świadczeń, dokumentacje regulacyjne, umowy i zakupy. ? W ostatnim tygodniu kwartału Ian rozważa wstrzymanie się przez tydzień z zaksięgowaniem wydatków na zaopatrzenie, które otrzymał na początku tego miesiąca, tak aby nie wpłynęły one na dochodowość w tym kwartale. CZY MOŻE TAK POSTĄPIĆ? Odpowiedź: Nie. Ian powinien przygotowywać wszystkie wewnętrzne raporty i dokumentację w sposób prawdziwy i dokładny. Nasza wiarygodność i dobre imię zależą od dokładności naszych ksiąg rachunkowych, dokumentacji i przedstawianych informacji. Wszystkie koszty powinny zostać zaksięgowane w okresie, w którym zostały poniesione. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego ? Obecnie, gdy wiele z lokalizacji RELX Group posiada niemalże nieograniczoną pamięć do przechowywania wiadomości e-mail w chmurze, Frieda założyła, że nie musi już usuwać żadnych wiadomości e-mail. CZY MA RACJĘ? Przechowywanie dokumentacji Odpowiedź: Nie. Wielu typów dokumentacji nie należy przechowywać przez czas nieokreślony. Większość dokumentacji, którą należy przechowywać przez długie okresy, nie powinna być przechowywana w plikach e-mail. Posiadanie nieograniczonej pamięci do przechowywania nie ogranicza konieczności aktywnego zarządzania pocztą elektroniczną i usuwania wiadomości e-mail, które należy usunąć zgodnie z Wytycznymi Zarządzania Dokumentacją oraz Harmonogramem Przechowywania Dokumentacji. Zgodnie z prawem musimy przechowywać pewną dokumentację biznesową przez określony czas. Aby spełniać te wymagania oraz aby oszczędzać przestrzeń i ograniczać koszty przechowywania, musisz przechowywać lub usuwać dokumentację zgodnie z wymogami Wytycznych Zarzdzania Dokumentacj oraz Harmonogramu Przechowywania Dokumentacji. Obejmuje to kopie papierowe dokumentów, wiadomości e-mail, dane elektroniczne przechowywane w jakikolwiek sposób oraz dokumentację w jakiejkolwiek innej formie. Czasami trzeba zachować pewną dokumentację na dłużej niż wynosi normalny okres przechowywania. Dzieje się tak, gdy posiadasz dokumentację związaną z bieżącym, grożącym lub słusznie oczekiwanym procesem sądowym, dochodzeniem rządowym lub wezwaniem do sądu odnośnie dokumentów bądź informacji. W razie wystąpienia takich sytuacji musisz zatrzymać wszelką możliwie powiązaną dokumentację w jakiejkolwiek formie, natychmiastowo wstrzymując wszelkie zwyczajowe usuwanie lub zmianę dokumentów związanych z podmiotami sporu, dochodzenia lub wezwania do sądu. Prawnik firmy skontaktuje się z Tobą, jeżeli otrzymamy informacje o rzeczywistej lub oczekiwanej sprawie sądowej lub działaniu rządu, co będzie wymagało stałego zachowania dokumentacji. Systemy, sieci, komunikacja drogą elektroniczną Musisz korzystać z systemów RELX Group do celów biznesowych i mieć świadomość, że korzystanie z nich przez Ciebie nie jest prywatne. Wszelka komunikacja i informacje przekazane, otrzymane, stworzone lub przechowywane na komputerze, telefonie lub innym firmowym systemie informacyjnym (łącznie „systemy”) są własnością RELX Group. Musisz korzystać z naszych systemów w odpowiedni sposób i zgodnie z obowiązującymi zasadami. n tworzenia, wysyłania, świadomego otrzymywania, uzyskiwania dostępu oraz pobierania materiałów seksualnie niedwuznacznych, obelżywych, obraźliwych lub bluźnierczych; n hazardu; n świadomego wprowadzania złośliwego oprogramowania, na przykład wirusów, do dowolnej sieci bądź dowolnego serwera RELX Group; n łamania prawa autorskiego, tajemnicy handlowej, patentu lub innych praw własności intelektualnej innej strony lub n jakiegokolwiek innego celu, który łamie nasze zasady lub może prowadzić do odpowiedzialności, bądź powodować szkody dla firmy. Dopuszczalne wykorzystanie Nasze systemy są przeznaczone do celów związanych z naszą działalnością. Mimo że możesz korzystać z tych systemów do ograniczonych celów prywatnych, wykorzystanie takie nie powinno kolidować z Twoją pracą ani przeszkadzać współpracownikom lub szkodzić naszym ogólnym interesom. Nigdy nie można wykorzystywać systemów lub sprzętu firmowego do: n nękania, zastraszania lub czynienia dyskryminujących bądź oszczerczych uwag na temat innych; Jeżeli masz pytania dotyczące korzystania z systemów firmy lub informację o wątpliwym lub zakazanym korzystaniu z nich, należy niezwłocznie skontaktować się ze swoim kierownikiem. Powrót do spisu treści 11 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Prywatność Jeżeli pracujesz w Stanach Zjednoczonych, nie należy oczekiwać prywatności w zakresie elementów, które tworzysz, przechowujesz, wysyłasz lub otrzymujesz przy użyciu naszych systemów. Nawet w krajach o bardziej restrykcyjnych standardach ochrony prywatności nie gwarantujemy poufności wykorzystania przez Ciebie naszych systemów. Wiadomości e-mail oraz z poczty głosowej, jak też korzystanie z Internetu, podlegają przejmowaniu i ujawnianiu innym osobom podczas procesów sądowych bądź dochodzeń. W prawnie dozwolonych przypadkach możemy monitorować wykorzystywanie przez Ciebie naszych systemów do uzasadnionych celów biznesowych. Dla przykładu, obejmuje to starania w celu zapobieżenia podejrzanemu nielegalnemu zachowaniu lub innemu niewłaściwemu wykorzystaniu systemów lub w celu zapewnienia, że w odpowiedni sposób odpowiadamy naszym klientom i innym osobom, z którymi prowadzimy interesy. 12 Kradzież lub przywłaszczenie mienia Zabraniamy rzeczywistej kradzieży lub prób kradzieży, bądź niewłaściwego użycia mienia firmy lub własności prywatnej innych pracowników. Obejmuje to nadmierne lub bezprawne korzystanie z mienia firmy. Zabroniona kradzież lub nadużycie mienia firmy może mieć różne formy, w tym: n kradzież dostaw, sprzętu, dokumentów, gotówki lub innego mienia rzeczowego; n nadmierne korzystanie z telefonów, komputerów, kserokopiarek, faksów lub innego sprzętu do celów niezwiązanych z naszą działalnością; n dostarczanie fałszywych kart czasu pracy lub raportów o kosztach; n wykorzystywanie naszych informacji zastrzeżonych, tajemnic handlowych lub innych aktywów bez upoważnienia; oraz n otrzymywanie korzyści osobistych od klienta, dostawcy lub innych podmiotów, z którymi prowadzimy działalność, które to korzyści odpowiednio należą do nas. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Własność intelektualna i informacje poufne Tak jak wszelka własność firmy, informacje poufne oraz własność intelektualna muszą być chronione i przechowywane w naszych biurach, z wyjątkiem sytuacji, gdy będzie to konieczne dla celów biznesowych. Musisz chronić nasze informacje poufne i zastrzeżone, tajemnice handlowe i inną własność intelektualną (w tym prawa autorskie, znaki handlowe i patenty) tak samo starannie, jak chronisz wszelką inną istotną własność firmy. Oznacza to odpowiednie wykorzystanie oraz ochronę poufności informacji. Przykłady kategorii informacji, które uważa się za poufne lub zastrzeżone: n relacje z klientami; n plany cenowe; n opracowywane produkty i usługi; n prognozy i dokumentacja finansowa; oraz n przyszłe nabycia lub zbycia aktywów. Wskazówki dotyczące oznaczania i postępowania z różnymi rodzajami informacji firmowych znajdują się w Procedurach Klasyfikacji Wartoci Informacji. Olivia i jej współpracownicy z RELX Group opracowują zastrzeżone algorytmy w celu poprawy trafności wyników wyszukiwania. Jeden z jej algorytmów nie został wybrany do wprowadzenia, tak więc zdecydowała się podarować produkt swojej pracy uniwersytetowi. CZY MOŻE TO ZROBIĆ? Wszelkie dokumenty, pliki, dokumentacja i raporty, które nabędziesz lub stworzysz w trakcie swojego zatrudnienia, należą do RELX Group. Możesz wynieść oryginały lub kopie takiej własności z jednego z naszych biur jedynie, gdy będzie to konieczne, byś mógł/mogła wykonać swoją pracę. Musisz zwrócić taką dokumentację niezwłocznie i w dowolnym momencie na żądanie. Jeśli jesteś zaangażowany(-a) w kupno bądź zbycie aktywów, może zaistnieć konieczność podpisania przez Ciebie umowy o zachowaniu poufności. Od czasu do czasu będziemy mieli własność intelektualną lub informacje poufne bądź zastrzeżone należące do innych osób. Może to obejmować licencjonowane materiały objęte prawem autorskim lub informacje, które nabyliśmy w trakcie proponowanego nabycia. Kopiować i wykorzystywać własność intelektualną lub informacje strony trzeciej możesz jedynie wtedy, gdy wykorzystanie ich przez Ciebie jest zgodne z mającymi zastosowanie prawami i umowami z ich właścicielem. ? Odpowiedź: Nie. Praca Olivii stanowi własność intelektualną należącą do firmy. Nie może ona podzielić się pracą z nikim, chyba że uzyska konkretne upoważnienie do tego, nawet jeżeli firma nie planuje obecnie wykorzystania tej pracy. Powrót do spisu treści 13 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Bezpieczeństwo informacji Każdy z nas musi chronić informacje, które nam powierzono w naszej pracy. Musimy być staranni w zapobieganiu bezprawnemu dostępowi do naszych systemów i danych. Masz obowiązek znajomości i przestrzegania wszystkich zasad oraz praktyk opracowanych w celu ochrony naszych informacji. Obejmuje to na przykład: 14 n zachowanie poufności i nieudostępnianie nazw/ numerów identyfikacji użytkownika ani haseł; n odpowiednie raportowanie prób uzyskania dostępu lub uszkodzenia naszych systemów poprzez taktyki, takie jak phishing, preteksty czy socjotechniki; n czytanie i przestrzeganie komunikatów wystosowanych przez firmę oraz wskazówek odnośnie do utrzymywania bezpieczeństwa informacji; n nieinstalowanie osobistego lub nieautoryzowanego oprogramowania na komputerach firmowych lub urządzeniach mobilnych przekazanych przez firmę, takich jak smartfony czy tablety; n fizyczne bezpieczeństwo i ochrona haseł na wszystkich urządzeniach przenośnych (laptopy, tablety, smartfony) i urządzeniach do przechowywania; n nietrzymanie na biurku oraz w strefach pracy informacji wrażliwych oraz n przesyłanie poufnych lub tajnych informacji jedynie wtedy, gdy jesteś do tego upoważniony(-a), z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa w celu ochrony informacji. IJeżeli Twoja praca obejmuje dostęp do danych osobowych, dokumentacji publicznej bądź innych informacji wrażliwych, upewnij się, że znasz i przestrzegasz wszystkich mających zastosowanie zasad i praw odnośnie do tych informacji. Jeżeli masz pytania bądź wątpliwości odnośnie do bezpieczeństwa informacji, skontaktuj się ze swoim kierownikiem, swoim kierownikiem ds. bezpieczeństwa danych lub z prawnikiem firmy. ? Osoba dzwoniąca, przedstawiająca się jako inspektor ds. bezpieczeństwa informacji, prosi Audrey o podanie jej danych logowania, by sprawdzić, czy ma na swoim komputerze zainstalowane najnowsze oprogramowanie antywirusowe. CZY AUDREY POWINNA PODAĆ DZWONIĄCEMU TE DANE? Odpowiedź: Nie. Nigdy nie należy udzielać nikomu dostępu do swoich danych logowania. Kontakty ze środkami przekazu i społecznością finansową Jedynie uprawnieni pracownicy mogą komunikować się z mediami lub ze społecznością finansową. Realizujemy Politykę informacyjną w celu zagwarantowania, aby wszelkie raporty i komunikaty prasowe były emitowane konsekwentnie i z odpowiednimi uprawnieniami. Nie możesz podawać informacji ani odpowiadać na zapytania z mediów lub ze społeczności finansowej bez odpowiednich uprawnień. Zamiast tego kieruj zapytania następująco: n kieruj zapytania mediów dotyczące naszej firmy macierzystej, szczególnie dotyczące kwestii finansowych i innych poufnych kwestii, do Działu komunikacji korporacyjnej RELX Group; n kieruj zapytania mediów o swoją indywidualną działalność tak, jak jest to wymagane w zasadach i procedurach Twojej jednostki biznesowej; n kieruj zapytania o informacje lub wizyty na terenie instytucji finansowych, brokerów, analityków, komentatorów, udziałowców lub innych członków społeczności finansowej i inwestycyjnej, do Działu finansów korporacyjnych RELX Group. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Zapytania o informacje od prawników i organów rządowych Jeżeli skontaktuje się z Tobą prawnik, który nas nie reprezentuje lub agenci rządowi, śledczy lub inne strony trzecie poszukujące informacji dot. firmy lub dokumentów odnośnie do potencjalnego lub rzeczywistego sporu sądowego lub dochodzenia, powinieneś(-naś) niezwłocznie powiadomić prawnika firmy. Jest to konieczne nawet wtedy, gdy prośba taka nie dotyczy kwestii, która dotyczy naszej firmy. Niezwłoczne skierowanie się do prawnika firmy jest kluczowe, jeżeli otrzymasz pozew, wezwanie do sądu lub inny dokument prawnie wymagający pojawienia się osobiście lub wydania odpowiedzi do konkretnej daty. Nasz prawnik oceni sytuację, określi odpowiednią odpowiedź i doradzi pracownikom, którzy muszą być świadomi sytuacji. Jednostka biznesowa Francisa ogłosiła właśnie przejęcie, które może mieć pozytywny wpływ na lokalną społeczność. Bloger biznesowy wysłał Francisowi wiadomość tekstową, pytając go, co sądzi o tym nabyciu. CO FRANCIS POWINIEN ZROBIĆ? Odpowiedź: Francis powinien uprzejmie odmówić odpowiedzi na pytanie i skierować blogera do działu komunikacji swojej firmy. Jedynie osoby upoważnione do wypowiadania się w imieniu firmy powinny odpowiadać na zapytania mediów. Nieautoryzowane lub niewłaściwe odpowiedzi mogą mieć szkodliwe lub inne niepożądane konsekwencje dla firmy. Powrót do spisu treści ? 15 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Oszustwa i fałszywe lub wprowadzające w błąd oświadczenia Wszelkie raporty oraz oświadczenia ustne i pisemne na temat naszej działalności muszą być dokładne i nie mogą wprowadzać w błąd. 16 Nasza wiarygodność i dobre imię zależą od dokładności naszych ksiąg rachunkowych, dokumentacji i przedstawianych informacji. Ściśle zabraniamy wszelkich prób oszukania klienta, dostawcy, udziałowca, audytora lub innej osoby, z którą się komunikujemy bądź prowadzimy działalność. Obejmuje to dokonywanie, świadomie lub lekkomyślnie, fałszywych lub wprowadzających w błąd oświadczeń ustnych bądź pisemnych, lub pominięć dotyczących naszych produktów, usług, stanu finansowego, zasad, bezpieczeństwa, prywatności bądź praktyk odnośnie zgodności. Jeżeli komunikujesz się z naszymi wewnętrznymi bądź zewnętrznymi audytorami, musisz podać wszelkie informacje potrzebne w związku z przygotowaniem raportów z audytów oraz skorygować wszelkie widoczne niewłaściwe interpretacje tych informacji przed publikacją związanych z nimi raportów. Należy również przygotowywać wszystkie wewnętrzne raporty i dokumentację w sposób prawdziwy i dokładny. Tasha dokonuje prezentacji potencjalnemu klientowi, który zadaje kilka pytań na temat naszych produktów. Tasha nie jest pewna odpowiedzi, lecz chce zrobić dobre wrażenie, wymyśla więc odpowiedź, która brzmi rozsądnie. CZY TO WŁAŚCIWE PODEJŚCIE? Odpowiedź: Nie. Zawsze lepiej być precyzyjnym i podtrzymać naszą reputację oraz wiarygodność niż pomijać fakty i prezentować potencjalnie nieprawdziwe informacje. Tasha lepiej przysłużyłaby się RELX Group oraz potencjalnemu klientowi, gdyby zaoferowała zbadanie danej kwestii i krótko potem podała dobrą odpowiedź. Powrót do spisu treści ? RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Oszustwa na giełdzie papierów wartościowych Nielegalne jest oszukiwanie lub próba oszukania kogokolwiek w związku z papierami wartościowymi firmy w obrocie publicznym, w tym z akcjami RELX Group oraz jakiejkolwiek innej firmy, o których możesz posiąść istotne, niepubliczne informacje podczas swojej pracy w RELX Group. Przykłady nielegalnych działań: n podawanie do publicznej wiadomości fałszywych lub wprowadzających w błąd istotnych informacji o nas lub o innej firmie w obrocie publicznym; n niepodawanie do publicznej wiadomości istotnych informacji, o których powinno być wiadomo (z zastrzeżeniem wymogów naszych zasad dot. kontaktów z mediami i ze społecznością finansową, jak opisano powyżej); n kupno lub sprzedaż papierów wartościowych w oparciu o istotną, niepubliczną wiedzę; lub n podawanie takich informacji innym osobom, które mogą wykorzystać je do kupna lub sprzedaży papierów wartościowych. Istotne, niepubliczne informacje określa się jako „informacje poufne”. Informacje są „istotne”, jeżeli mogą mieć wpływ na cenę papierów wartościowych lub jeżeli racjonalny inwestor uzna je za ważne przy podejmowaniu decyzji o kupnie lub sprzedaży tych papierów wartościowych. Informacje są „niepubliczne”, jeżeli nie zostały ujawnione w rocznym lub okresowym raporcie dla akcjonariuszy, w komunikacie prasowym lub w publicznych sprawozdaniach dla władz regulacyjnych. Gdy masz wątpliwości, należy założyć, że informacje, które pozyskujesz jako pracownik RELX Group, są istotne i niepubliczne. Jeżeli masz jakiekolwiek pytania odnośnie do kupna lub sprzedaży papierów wartościowych, gdy chodzi (lub może chodzić) o informacje wewnętrzne, należy zapytać prawnika firmy przed kupnem/sprzedażą tych papierów wartościowych. Jeżeli ma to zastosowanie, musisz przestrzegać naszego Kodeksu Postępowania z Akcjami przed kupnem/sprzedażą papierów wartościowych naszych firm. ? Jorge dowiaduje się, że jego firma dokona przejęcia spółki konkurencyjnej, co może spowodować wzrost cen akcji konkurenta. Decyduje się na zakup pakietu akcji spółki konkurencyjnej i sugeruje swojej siostrze, aby zrobiła to samo. Czy jest to dozwolone? Odpowiedź: Nie. Jorge nie może sam zarabiać na poufnych informacjach, ani też dzielić się takimi informacjami z innymi, aby sami mogli to zrobić. Dotyczy to obrotu akcjami RELX Group lub innej firmy. „Informacje poufne” to istotne, niepubliczne informacje, które mogą mieć wpływ na cenę papierów wartościowych lub które racjonalny inwestor uzna za ważne przy decyzji o kupnie lub sprzedaży papierów wartościowych. Powrót do spisu treści 17 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Działalność reklamowa i promocyjna Sprawiedliwe i rzetelne praktyki reklamowe i sprzedażowe są wymagane przez prawo. Służą one także zachowywaniu wartości firmy (goodwill) i naszej reputacji. Wszelkie stwierdzenia w reklamach oraz inne oświadczenia w jakiejkolwiek formie drukowanej, elektronicznej i innej muszą być prawdziwe i mieć uzasadnione podstawy. Muszą także być potwierdzone przed publikacją lub rozpowszechnieniem. Dotyczy to także prezentacji ustnych lub nawet nieformalnych rozmów, gdzie możesz dokonywać jakichkolwiek obiektywnych, faktycznych lub wymiernych komentarzy odnośnie do naszych produktów lub usług, lub produktów/ usług innych firm. 18 Korzystanie z mediów społecznościowych Platformy mediów społecznościowych pomagają nam umacniać nasze marki, promować nasze produkty i usługi, a także budować więzi z obecnymi i potencjalnymi klientami. Jednakże podczas korzystania z mediów społecznościowych należy: n wykazywać uczciwość osobistą, profesjonalizm oraz odpowiedzialność; n chronić nasze prawa do własności intelektualnej oraz prawa stron trzecich; n reprezentować bądź wypowiadać się w imieniu RELX Group jedynie wtedy, gdy masz do tego upoważnienie oraz n nie ujawniać informacji poufnych ani innych informacji chronionych. Powyższe środki ostrożności dotyczą czynności w mediach społecznościowych zatwierdzonych bądź sponsorowanych przez firmę. Dotyczą one także Twojego osobistego korzystania z mediów społecznościowych, gdy: n identyfikujesz się jako pracownik jednej z firm RELX Group; n publikujesz informacje dotyczące naszych firm, produktów, usług lub konkurentów lub n omawiasz lub nawiązujesz kontakt z innymi pracownikami lub z naszymi autorami, wydawcami, klientami, agentami, dostawcami bądź innymi partnerami. W celu uzyskania dodatkowych informacji należy odnieść się do Zasad dot. mediów społeczno ciowych RELX Group. Jon jest pracownikiem RELX Group i lubi podawać informacje oraz opinie w oparciu o doświadczenia ze swojej pracy w dyskusjach grupowych na LinkedIn. Współpracownik powiedział Jonowi, że jego działania podlegają Zasadom dot. mediów społecznościowych firmy. Jon nie zgadza się ze swoim współpracownikiem, gdyż robi to w swoim wolnym czasie i na swoim prywatnym koncie LinkedIn. Kto ma rację? ? Odpowiedź: Rację ma współpracownik Jona. Jon nie ma zakazu takich działań, lecz podlega zasadom, gdyż prawdopodobnie zostanie zidentyfikowany jako pracownik RELX Group i dlatego też może być postrzegany, jak gdyby wypowiadał się w imieniu firmy. Jeżeli publikuje on informacje o produktach, usługach i konkurentach RELX Group lub jeżeli nawiązuje kontakt z innymi osobami związanymi ze swoją pracą, podlega zasadom. Dlatego też musi on znać i przestrzegać Zasad dot. mediów społecznościowych RELX Group oraz wszelkich dodatkowych zasad lub wytycznych dostarczonych przez swoją firmę. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Ochrona prywatności 20 Ochrona prywatności 19 Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Ochrona prywatności Zobowiązujemy się chronić prywatność i bezpieczeństwo danych osobowych związanych z naszymi klientami, pracownikami, konsumentami i innymi podmiotami oraz przestrzegać wszystkich praw regulujących sposób, w jaki traktujemy te informacje. 20 W trakcie naszej działalności możemy zbierać, zatrzymywać i wykorzystywać dane osobowe naszych klientów, dostawców, pracowników, kandydatów do zatrudnienia oraz udziałowców w celach, do jakich zostały zebrane. Dane osobowe to wszelkie informacje, które mogą zostać wykorzystane do identyfikacji osoby fizycznej. Obejmują one takie informacje, jak imię i nazwisko osoby, adres lub numer telefonu, bądź jej numer identyfikacji administracyjnej. Chcemy stworzyć środowisko pewności i zaufania, które zachęca osoby do podawania swoich danych osobowych RELX Group, adekwatnie do naszych potrzeb biznesowych. Umożliwia nam to lepsze zrozumienie ich potrzeb, a zatem dostarczenie im lepszych informacji, usług i produktów. W tym celu należy: n przestrzegać obowiązujących praw i zasad firmowych, związanych z ochroną i wykorzystaniem danych osobowych; n nie zbierać, przetwarzać, wykorzystywać, ujawniać ani przechowywać danych osobowych, chyba że będzie to miało uzasadniony cel biznesowy i gdy dostarczone zostaną odpowiednim osobom wszelkie konieczne powiadomienia; oraz n starannie przestrzegać zasad firmy oraz innych środków ochrony związanych z odpowiednią klasyfikacją, zbieraniem, przetwarzaniem, wykorzystywaniem, ujawnianiem, przechowywaniem, przekazywaniem oraz usuwaniem danych osobowych. Należy starać się chronić takie informacje tak, jak gdyby dotyczyły Ciebie. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Relacje z naszymi partnerami biznesowymi, klientami, dostawcami i konkurentami 22 Przepisy o konkurencji i przeciwdziałaniu praktykom monopolistycznym 24 Przekupstwo 25 Oferowanie lub przyjmowanie prezentów lub rozrywek 27 Sankcje handlowe 28 Umowy z innymi stronami Powrót do spisu treści 21 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Przepisy o konkurencji i przeciwdziałaniu praktykom monopolistycznym We Jesteśmy silnymi, lecz sprawiedliwymi konkurentami. Zakazujemy nielegalnych umów z konkurentami, klientami i dostawcami, jak również monopolistycznych lub niesprawiedliwych praktyk handlowych. 22 Konkurujemy energicznie, lecz także sprawiedliwie, zachowując uczciwość oraz zgodność z przepisami prawa dotyczącymi konkurencji i przeciwdziałania praktykom monopolistycznym. Przepisy te promują wolną i uczciwą konkurencję na całym świecie, tak aby klienci odnosili korzyści z otwartej konkurencji między swoimi dostawcami, a sprzedawcy w podobny sposób odnosili korzyści z konkurencji między swoimi nabywcami. Przepisy prawa dot. konkurencji i przeciwdziałania praktykom monopolistycznym zabraniają „ograniczania swobody w handlu”, w tym pewnych typów umów lub zachowań dotyczących konkurencji, klientów lub dostawców, lub nawet pojedynczej firmy o dominującej pozycji rynkowej. Przykłady potencjalnie nielegalnych zachowań: n Competitors are strictly prohibited from reaching agreements or taking joint actions regarding: q cen, warunków lub ofert; q przyznawania lub podziału w zakresie produktów lub terytoriów; q wyboru klientów lub dostawców; oraz q ograniczeń produkcji, zapasów lub badań i rozwoju. n Dostawcy i ich klienci lub licencjobiorcy generalnie nie mogą uzgadniać cen ponownej sprzedaży towarów lub usług. n Indywidualne firmy mające „monopol” bądź siłę „dominującą” nie mogą podejmować działań, które zdają się być próbami kontroli rynku. Działania takie generalnie obejmują: n q powiązanie lub wymagane łączenie osobnych produktów; q niesprawiedliwe zakończenie współpracy z dilerami, dystrybutorami lub dostawcami; q dyskryminację cenową; q agresywne ustalanie cen (sprzedaż poniżej kosztów); oraz q nazbyt ograniczające umowy sprzedażowe na wyłączność. Niesprawiedliwe lub zwodnicze praktyki handlowe lub metody konkurencji, na przykład: q reklama wprowadzająca w błąd; q dyskredytowanie produktu konkurencji; q nękanie konkurenta; oraz q kradzież tajemnic handlowych lub innych poufnych informacji biznesowych. Istnieją uzasadnione powody i okoliczności kontaktów z firmami konkurencyjnymi, o ile nie angażujesz się przez te działania w nielegalną zmowę. Działania takie obejmują zaangażowanie w organizacje branżowe, analizy porównawcze, przedsięwzięcia joint venture, zbieranie informacji o konkurencji oraz pewne wspólne działania, takie jak działalność lobbyingowa lub egzekwowanie prawa. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Naruszenia przepisów prawa dot. konkurencji i przeciwdziałania praktykom monopolistycznym często traktowane są jako działania przestępcze, które mogą spowodować skazanie obu korporacji i osób prywatnych, co obejmuje wysokie grzywny i karę pozbawienia wolności. Koszty, kary oraz odpowiedzialność cywilna w takich sprawach często będą przekraczały zyski z nielegalnych działań lub nielegalnej umowy bądź wartość pieniężną szkód przez nie spowodowanych. Potencjalne grzywny i kary są szczególnie znaczące, gdyż jako firma oraz jako osoby prywatne podlegamy przepisom dot. konkurencji i przeciwdziałania praktykom monopolistycznym obowiązującym w każdym kraju, w którym nasza działalność ma skutki ekonomiczne. W Unii Europejskiej Komisja Europejska oraz władze lokalne mają władzę przeprowadzania niezapowiedzianych kontroli (zwanych „nalotami o świcie”), gdy będą podejrzewać naruszenia prawa dot. konkurencji. Komisja Europejska może wejść do naszych biur, a nawet do Twojego domu, w celu sprawdzenia i wykonania kopii dokumentacji biznesowej, zamknięcia naszych biur i dokumentacji, przeprowadzenia rozmów z pracownikami oraz dokonania notatek odnośnie do faktów bądź dokumentów związanych z tematyką oraz celem kontroli. Należy zapoznać się z zasadami i procedurami „nalotów o świcie” w odniesieniu do swojej firmy oraz lokalizacji, oraz zadać swojemu kierownikowi lub prawnikowi firmy wszelkie powiązane pytania. Aby uzyskać więcej informacji o przepisach prawa dot. konkurencji i przeciwdziałania praktykom monopolistycznym, należy zapoznać się z Zasadami RELX Group dot. zgodnoci z przepisami dot. konkurencji przeciwdziałania praktykom monopolistycznym oraz wszelkimi właściwymi zasadami, wytycznymi oraz procedurami przedsiębiorstwa. ? Podczas konferencji branżowej Thomas rozmawiał z grupą przedstawicieli konkurencyjnych firm, gdy zaczęli rozmawiać o potrzebie podniesienia cen. Thomas wiedział, że nie powinien omawiać z firmami konkurencyjnymi takich tematów, jak koszty i ustalanie cen, tak więc natychmiast odszedł. CZY BYŁ TO WŁAŚCIWY SPOSÓB PORADZENIA SOBIE W TAKIEJ SYTUACJI? Odpowiedź: Po części właściwy. Thomas miał rację, by wyłączyć się z rozmowy, gdyż nawet nieformalne rozmowy między konkurencyjnymi firmami mogą prowadzić do naruszeń przepisów antymonopolowych. Jednakże Thomas powinien zrobić więcej, niż tylko odejść. Powinien on w jasny i empatyczny sposób oświadczyć, że nie zamierza być częścią tej rozmowy. Następnie powinien skontaktować się z prawnikiem firmy, aby omówić sytuację i określić, czy uprawnione są jakiekolwiek dalsze działania w celu uniknięcia pozorów, że on lub firma byli zaangażowani w nieodpowiednie zachowanie. Powrót do spisu treści 23 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Przekupstwo Nie oferuj, nie dawaj ani nie przyjmuj od innej strony przedmiotów wartościowych ani żadnych korzyści finansowych lub innych w zamian za korzystne potraktowanie lub w celu wpłynięcia na proces decyzyjny otrzymującego. 24 Przekupstwo ma miejsce, gdy jakakolwiek osoba upoważnia, oferuje, zabiega, daje, przyjmuje lub akceptuje przedmioty wartościowe lub wszelkie korzyści finansowe lub inne w zamian za korzystne potraktowanie przez firmę, rząd, władze, urzędnika bądź pracownika. Łapówki obejmują płatności gotówkowe, prezenty, przysługi, wszelkie wartościowe przedmioty lub usługi, lub jakiekolwiek inne korzyści finansowe. Większość krajów, wszystkie stany USA oraz wiele lokalnych rządów egzekwuje prawa zabraniające przekupstwa i korupcji. Wiele z tych praw ma zastosowanie nawet wtedy, gdy bezprawne zachowanie następuje poza granicami własnego kraju lub przez obywateli innych krajów. Do praw tych należą brytyjska ustawa w sprawie przeciwdziałania przekupstwu (Bribery Act) oraz amerykańska ustawa o przeciwdziałaniu zagranicznym praktykom korupcyjnym (Foreign Corrupt Practices Act). Naruszenia tych praw często traktowane są jako działania przestępcze, które mogą spowodować skazanie korporacji i osób prywatnych, co obejmuje wysokie grzywny i karę pozbawienia wolności. Aby przestrzegać praw dot. przekupstwa, należy unikać dokonywania lub otrzymywania wszelkich niewłaściwych płatności, zarówno bezpośrednio dla, jak i od innej strony komercyjnej, klienta, przedstawiciela klienta lub pracownika bądź urzędnika państwowego. Nie można też dokonywać żadnych takich płatności pośrednio przez konsultanta, agenta lub inną stronę świadczącą usługi w naszym imieniu. Należy także prowadzić dokładną księgowość i dokumentację, aby wszelkie płatności były uczciwie opisywane i nie wykorzystywane dla celów niezgodnych z prawem. Prawa dotyczące przeciwdziałania przekupstwu wprowadzają też ograniczenia w zakresie oferowania i otrzymywania prezentów, rozrywki i napiwków, szczególnie pracownikom i urzędnikom państwowym; wyjaśniono to w sekcji Oferowanie lub przyjmowanie prezentów lub rozrywek. ? Greg rozwija sieć kontaktów zawodowych w kraju, w którym firma istnieje niedawno. Lokalny agent mówi Gregowi, że będzie potrzebował 5 000 USD, aby ułatwić mu przedstawienie kluczowym urzędnikom państwowym. CZY GREG POWINIEN DOSTARCZYĆ PIENIĄDZE? Odpowiedź: Nie. Greg powinien bardzo jasno uświadomić agentowi ds. sprzedaży, że nie wniesie żadnych opłat, aby uzyskać dostęp lub wpłynąć na urzędników państwowych oraz że powinien zgłosić tę prośbę swojemu kierownikowi oraz prawnikowi firmy. Wpłacanie pieniędzy komukolwiek dla celów wpłynięcia na urzędnika państwowego narusza prawa wielu krajów, szczególnie brytyjską ustawę w sprawie przeciwdziałania przekupstwu (Bribery Act) oraz amerykańską ustawę o przeciwdziałaniu zagranicznym praktykom korupcyjnym (Foreign Corrupt Practices Act). Naruszenia tych praw mogą prowadzić do surowych kar dla firmy oraz indywidualnych sprawców, w tym nieograniczonych kar pieniężnych oraz potencjalnych kar pozbawienia wolności. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Oferowanie lub przyjmowanie prezentów lub rozrywek Nie zabiegaj, nie akceptuj, nie oferuj ani nie dawaj prezentów ani rozrywek, które mogą wpłynąć bądź pozornie wpłynąć na zdolność do podejmowania decyzji biznesowych. Prezenty o wartości wyższej niż nominalna, częste prezenty lub rozrywki bądź rozrywka będąca czymś więcej niż tylko rutynowym udogodnieniem społecznym mogą wyglądać na próbę wpłynięcia na Ciebie lub inną stronę. Nasze zasady mają na celu uniknięcie rzeczywistych i pozornych niewłaściwych relacji z bieżącymi lub przyszłymi klientami, sprzedawcami, konsultantami, dostawcami i innymi partnerami biznesowymi. Oprócz tych zasad musisz przestrzegać wszelkich surowszych standardów wymaganych przez Twoją indywidualną firmę lub dział. Prezenty Podczas działań z pracownikami pozarządowymi ogranicz oferowanie lub akceptowanie przez siebie prezentów, w tym produktów, usług lub przysług personalnych, do wycenianych na mniej niż 100 USD lub równowartość w Twojej lokalnej walucie. Dla pracowników i urzędników państwowych lokalne prawa narzucają jeszcze surowsze ograniczenia prawne odnośnie do wręczania prezentów, jak wyszczególniono to w Zasadach Zapobiegania Przekupstwu i Korupcji RELX Group. Te ograniczenia pieniężne mają wyznaczać maksimum, a każdy prezent o wartości większej niż nominalna może być podejrzany, w zależności od okoliczności. Nie należy zabiegać o prezenty w żadnej kwocie. Nie należy także oferować ani akceptować żadnego prezentu, który: n jest w gotówce, w ekwiwalencie gotówki (np. karty upominkowe American Express lub Visa) lub jest w postaci papierów wartościowych; n jest zaoferowany w zamian za coś („quid pro quo”); n jest dawany w momencie, gdy Ty i inne strony negocjujecie umowę lub jesteście w trakcie powiązanego procesu wyboru dostawcy; n jest częścią pozornego powtarzającego się wzorca dawania częstych prezentów, nawet jeżeli są o wartości nominalnej; n jest nieprzyzwoity lub o naturze seksualnej; n jest nielegalny lub narusza którąkolwiek z naszych zasad; n może w negatywny sposób wpłynąć na naszą reputację; lub n ma na celu lub pozornie ma na celu wpłynięcie na decyzje biznesowe osoby otrzymującej. Jeżeli otrzymasz lub masz zamiar dać prezent wyceniony na więcej niż 100 USD lub równowartość tej kwoty lub który w inny sposób może pozornie stworzyć konflikt, skonsultuj się ze swoim kierownikiem zanim zaakceptujesz bądź zaoferujesz prezent i sprawdźcie wraz ze swoim przedstawicielem ds. zgodności z Grupy ds. zgodności korporacyjnej RELX Group odpowiedzi na wszelkie pytania odnośnie do stosowności wszelkich takich prezentów. Możesz zostać poproszony(-a) o zwrócenie prezentów o wyższej wartości lub o to, by firma zatrzymała prezent do użytku firmowego lub podarowała go organizacji charytatywnej, zamiast pozwolenia Ci na zatrzymanie prezentów i poniesienia ryzyka uprzedzenia. Pamiętaj, że nawet prezenty o niższej wartości są niewłaściwe, gdy się powtarzają lub gdy mają na celu (lub pozornie mogą mieć na celu) niewłaściwy wpływ na odbiorcę. Powrót do spisu treści 25 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Rozrywka 26 Akceptowanie lub oferowanie normalnych rozrywek służbowych, takich jak rutynowy lunch, kolacja, przedstawienie teatralne czy wydarzenie sportowe jest dozwolone, jeżeli jest uzasadnione, nie jest częste i jeżeli następuje w trakcie faktycznego spotkania służbowego lub wydarzenia służącego omówieniu kwestii służbowych bądź sprzyjaniu lepszym relacjom służbowym. noclegiem (np. bilety na Mistrzostwa Świata lub wyjazd na weekend) generalnie nie są dozwolone. Dodatkowo, biorąc pod uwagę rozrywkę dla pracowników lub urzędników rządowych, upewnij się, że spełniasz rygorystyczne ograniczenia pieniężne wynikające z lokalnych praw, wykazane w naszych Przepisach w Sprawie Proponowania i Dawania Prezentów lub Gratyfikacji Urzdnikom Pastwowym. Jako wskazówkę można przyjąć, że „normalna” i „uzasadniona” rozrywka służbowa zwykle obejmuje taką, która jest wyceniana w takich samych kwotach, jakie zostały określone dla prezentów. Podlega ona również takim samym ograniczeniom, jak te wymienione powyżej odnośnie do prezentów, niezależnie od kosztu czy wartości. Nadzwyczajne wydarzenia bądź rozrywka, obejmujące podróż z Przed zaoferowaniem lub zaakceptowaniem wszelkiej rozrywki, która może wydawać się nadmierna, zwróć się o zatwierdzenie ze strony swojego kierownika. Nie zabiegaj o rozrywki jakiejkolwiek wartości. Nawet rozrywka o niższej wartości jest nieodpowiednia, jeżeli ma na celu (lub pozornie ma na celu) niewłaściwe wpłynięcie na odbiorcę. Inne nieodpowiednie korzyści osobiste Powiadom swojego kierownika, jeżeli kiedykolwiek zostanie Ci zaoferowana lub otrzymasz korzyść osobistą w wyniku swojej pozycji w RELX Group. Twój kierownik, wraz ze wskazaniami prawnika firmowego, jeżeli będzie to potrzebne, określi, czy korzyść ta jest niewłaściwa. ? Marie dokonuje oceny oprogramowania do zarządzania operacyjnego, które zamierza kupić w imieniu firmy. Podczas wizyty w siedzibie potencjalnego sprzedawcy w Las Vegas, sprzedawca oferuje zabranie jej do miasta na kolację oraz na koncert. CO MARIE POWINNA ZROBIĆ? Odpowiedź: Marie powinna uprzejmie odmówić przyjęcia zaproszenia. Akceptowanie wystawnej rozrywki w trakcie podejmowania decyzji o kupnie mogłoby w niewłaściwy sposób wpłynąć na Marie lub pozornie na nią wpłynąć. Odpowiednie może być spotkanie się ze sprzedawcą w czasie uzasadnionego posiłku służbowego w celu omówienia działań biznesowych podczas negocjacji. Jednakże, nawet wtedy Marie powinna zapłacić za swój posiłek, aby uniknąć pozorów potencjalnego niewłaściwego zachowania. Po zakończeniu negocjacji, gdy Marie pracuje ze sprzedawcą, uzasadnione jest zaakceptowanie posiłku i rozrywki o rozsądnej wartości, w związku z uzasadnionymi celami biznesowymi, co nie będzie wyglądało na próbę wywarcia na niej niewłaściwego wpływu. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Sankcje handlowe Międzynarodowe prawa dot. sankcji handlowych nakładają ograniczenia na naszą możliwość prowadzenia współpracy z pewnymi osobami, podmiotami i potencjalnie całymi krajami. Prawa te pomagają we wspieraniu celów polityki zagranicznej rządów, w tym takich priorytetów, jak promowanie interesów bezpieczeństwa narodowego, zwalczanie terroryzmu, zapobieganie rozpowszechniania broni masowego rażenia oraz postęp w prawach człowieka oraz rządach prawa. Jesteśmy zobowiązani przestrzegać wszelkich obowiązujących praw dot. sankcji handlowych. Nieprzestrzeganie ich może mieć wpływ na reputację RELX Group i skutkować nałożeniem na firmę lub naszych pracowników poważnych kar - w myśl prawa cywilnego i karnego. Nasze wysiłki w celu zachowania zgodności z sankcjami głównie obejmują ocenę transakcji przez osoby wyznaczone z każdej firmy wraz dysponujące wskazaniami przedstawicieli działów prawnego i zgodności; działania te nie wymagają aktywnego zaangażowania większości pracowników. Jednakże ważne jest, aby wszyscy pracownicy byli zaznajomieni z naszą Zasad dot. Sankcji Handlowych oraz z powiązanymi procedurami oraz by zgłaszali wszelkie pytania lub wątpliwości, które się pojawią. Powrót do spisu treści 27 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Umowy z innymi stronami 28 W większości przypadków naszą zasadą jest formalizowanie wszelkich umów na piśmie. Możesz podpisywać umowy zgodnie z poziomem upoważnienia, który Twój kierownik Ci zakomunikował. Jeżeli nie otrzymałeś(aś) żadnego poziomu upoważnienia, nie wolno Ci podpisywać żadnej umowy w naszym imieniu bez zgody swojego kierownika. Musisz także uzyskać zgodę swojego kierownika oraz prawnika firmy, jeżeli bierzesz pod uwagę rozwiązanie jakiejkolwiek umowy przed jej wygaśnięciem. Jest tak dlatego, ponieważ umowa obejmująca nawet względnie małe kwoty może zawierać niewłaściwe obowiązki asekuracyjne lub inne obciążenia umowne lub też poruszać kłopotliwe kwestie dot. konkurencji lub stwarzać inne wątpliwości. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Nasze relacje z rządami 30 Prowadzenie działalności z rządami 31 Zatrudnianie pracowników państwowych 32 Zaangażowanie firmy w politykę 29 Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Prowadzenie działalności z rządami Do naszych negocjacji, warunków umów oraz relacji służbowych z organami rządowymi oraz ich urzędnikami i pracownikami mają zastosowanie surowe reguły. 30 Często pracujemy z organami rządu, urzędnikami i pracownikami państwowymi w roli klientów, autorów, wydawców oraz w innych dziedzinach. Do naszych relacji służbowych, negocjacji umów oraz warunków umów z organami rządowymi oraz ich urzędnikami mają zastosowanie surowe reguły. Reguły te czasem różnią się od zasad, które obowiązują podczas współpracy z komercyjnymi lub prywatnymi klientami oraz z innymi podmiotami. Jeżeli współpracujesz z instytucją lub organem rządowym, jego urzędnikiem lub pracownikiem, musisz znać i przestrzegać tych reguł. Naruszenia tych zasad mogą spowodować surowe kary, zawieszenie lub dyskwalifikację z konkurowania o umowy rządowe, a nawet postępowanie karne. Aby zapewnić przestrzeganie przez nas tych zasad, musisz zgłaszać wszelkie podejrzenia naruszeń prawa związane z jakąkolwiek umową z rządem. Nasza Zasada Przeprowadzania Działalnoci z Organami i Urzdnikami Pastwowymi w Stanach Zjednoczonych zawiera szczegółowe wymogi, które musisz spełnić podczas pracy z rządem w Stanach Zjednoczonych. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Zatrudnianie pracowników państwowych Przed rozmową z bieżącym lub niedawnym pracownikiem państwowym o pracy dla RELX Group zweryfikuj, czy zaangażowanie go będzie zgodne z prawem. Wiele praw ogranicza firmy prowadzące współpracę z rządem w zakresie zatrudniania w roli pracownika lub zatrzymywania w roli konsultanta, doradcy, wydawcy lub innego wykonawcy obecnego lub byłego pracownika państwowego innego niż pracownicy sekretariatu, biurowi lub inni pracownicy podobnego szczebla. Ograniczenia te obejmują także w pewnych okolicznościach porozumienia nieformalne odnośnie do przyszłego zatrudnienia. Z tego względu skonsultuj się z prawnikiem firmowym przed omawianiem proponowanego zatrudnienia bądź zatrzymania z jakimkolwiek obecnym pracownikiem rządu lub byłym pracownikiem rządu, który przestał pracować w rządzie w ciągu dwóch lad od proponowanego zatrudnienia lub zatrzymania. Powrót do spisu treści 31 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Zaangażowanie firmy w politykę Wpłaty na rzecz partii politycznych są zabronione, z wyjątkiem pewnych wstępnie zatwierdzonych wpłat w Stanach Zjednoczonych. 32 Większość krajów zabrania użycia środków z funduszy korporacyjnych, aktywów, usług lub obiektów w imieniu partii politycznej lub kandydata politycznego. Jednakże niektóre stany USA zezwalają na takie wpłaty i czynności, jeżeli są one zgodne z rygorystycznymi przepisami dot. ich raportowania i ujawniania. Dlatego też nie zezwalamy na wykorzystanie funduszy korporacyjnych na żadne wpłaty na rzecz partii politycznych, z wyjątkiem terytorium USA, a wtedy też tylko zgodnie z rygorystycznymi wytycznymi odnośnie do dokonywania takich wpłat; kwestie te wyjaśniono to w naszej Zasadzie Dokonywania Wpłat na rzecz Partii Politycznych. Jeżeli bierzesz udział w procesie politycznym, wyrażasz swe poglądy w kwestiach legislacyjnych lub politycznych, angażujesz się w działalność polityczną lub dokonujesz osobistych wpłat na rzecz partii politycznych, musisz wykonywać te czynności w swoim własnym czasie i na swój własny koszt. O ile nie otrzymałeś(-aś) uprzedniego zezwolenia od kierownika Działu kontaktów z władzami swojego regionu/kraju oraz od prawnika firmy, musisz unikać odniesień do swojego powiązania z RELX Group lub którymkolwiek z naszych podmiotów zależnych oraz wyjaśnić, że działasz osobiście, a nie dla firmy. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Szanowanie naszych współpracowników i społeczności 34 Uczciwe praktyki zatrudniania 35 Miejsce pracy 36 Prawa człowieka 36 Środowisko 33 Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Uczciwe praktyki zatrudniania Wspieramy różnorodność i integrację, zabraniamy nękania i dyskryminacji oraz angażujemy się na rzecz bezpiecznego i sprawiedliwego traktowania pracowników. Angażujemy się na rzecz dążeń, aby w miejscach pracy promowano pracę zespołową, różnorodność, integrację i zaufanie. 34 Nasze zasady i praktyki zatrudnienia są konsekwentne i służą zapewnieniu zgodności z zasadami programu ONZ „Global Compact” dotyczącego uczciwych i niedyskryminujących praktyk zatrudnienia. Dyskryminacja Nękanie Jesteśmy pracodawcą równych szans. Jesteśmy zobowiązani traktować wszystkich pracowników i kandydatów do zatrudnienia z szacunkiem i godnością. Zabraniamy dyskryminacji. Rekrutujemy, zatrudniamy, rozwijamy, promujemy, dyscyplinujemy oraz zapewniamy warunki zatrudnienia bez względu na rasę, kolor skóry, religię, tożsamość narodową, płeć, orientację seksualną, stan cywilny, wiek, niepełnosprawność lub jakąkolwiek inną kategorię chronioną przez prawo. Nie będziemy tolerować żadnej formy nękania, w tym molestowania seksualnego lub jakiegokolwiek typu molestowania ze względu na którąkolwiek z chronionych cech wymienionych powyżej. Molestowanie może być słowne, fizyczne lub może to być wizualne zachowanie tworzące obraźliwe, złowrogie lub zastraszające środowisko. Zabraniamy także obraźliwych żartów lub zniewag o treści rasowej, etnicznej, religijnej, związanej z wiekiem lub seksualnych; dystrybucji lub pokazywania obraźliwych zdjęć lub obrazków oraz używania poczty głosowej, elektronicznej lub innych urządzeń elektronicznych do komunikowania uwłaczających lub dyskryminujących informacji. Mogą istnieć dodatkowe środki ochrony pracowników w oparciu o lokalne prawa oraz zapisy w obowiązujących dodatkowych zasadach zatrudnienia. Na przykład w Stanach Zjednoczonych zabroniona jest dyskryminacja w oparciu o pewien status weterana wojskowego. ? Po tym, jak Juliette poinformowała swojego kierownika, że spodziewa się dziecka za sześć miesięcy, jej kierownik powiedział jej, że nie weźmie jej pod uwagę przy awansie, gdyż „może zdecydować się na pozostanie w domu z dzieckiem” i nie powrócić do pracy. Juliette obawia się, że to stanowi dyskryminację. CZY JEJ OBAWY SĄ UZASADNIONE? Odpowiedź: Tak. Kierownik odmawia możliwości zatrudnienia Juliette ze względu na jej ciążę i na podejrzenie, iż może ona nie wrócić do pracy. Nie są to właściwe powody odmówienia jej awansu. Warunki zatrudnienia Przestrzegamy wszelkich mających zastosowanie praw odnośnie do zatrudnienia i warunków zatrudnienia. Szanujemy Twoje prawo do reprezentacji, zarówno przez związki zawodowe, rady pracownicze, jak i wszelkie inne odpowiednie fora. Standardy pracy Prowadzimy działalność w wielu różnych krajach, gdzie standardy i warunki pracy różnią się od siebie. Gdziekolwiek prowadzimy działalność, staramy się zapewnić, abyśmy zarówno my, jak i nasi dostawcy spełniali wszystkie obowiązujące przepisy prawa pracy oraz zapewniali pracownikom na całym świecie satysfakcjonujące warunki pracy oraz wynagrodzenie (biorąc pod uwagę lokalne warunki gospodarcze). Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Tuż przed rozpoczęciem cotygodniowego spotkania zespołu jeden z członków zespołu opowiada poniżający żart na temat innego członka tego zespołu, który jest tego dnia nieobecny. Większość osób śmieje się z żartu, a kierowniczka zespołu stara się go zbyć, lecz Nathan czuje się z tego powodu niekomfortowo. Nathan prosi swojego kolegę, by nie mówił takich żartów, lecz żarty są kontynuowane. Czy Nathan powinien się tym przejmować? CO POWINIEN ZROBIĆ? Odpowiedź: Nathan powinien się przejmować, że jego koledzy opowiadają żarty kosztem nieobecnego członka zespołu. Obraźliwe, dyskryminujące, nieprzyzwoite lub obsceniczne uwagi mogą stanowić nękanie lub co najmniej być obraźliwe, bolesne i zakłócające spokój. Poniżające wyrażenia lub uwagi na temat wyglądu osoby lub na temat jej płci, rasy, pochodzenia etnicznego, religii, wieku, niepełnosprawności, orientacji seksualnej lub innych cech również są niewłaściwe. Takie uwagi, żarty i komentarze są niedozwolone w pracy. ? Ponieważ Nathan już się sprzeciwił i przyjmując, że kierowniczka zespołu nie podjęła działania wobec tej sytuacji, biorąc pod uwagę jej nonszalancką reakcję, powinien on zgłosić swoją wątpliwość do działu zasobów ludzkich. 35 Miejsce pracy Jesteśmy zobowiązani do zapewniania bezpiecznego miejsca pracy oraz do spełniania wymagań prawnych, by uniknąć zagrożeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Oczekujemy od naszych pracowników zachowania w sposób, który przyczynia się do tworzenia zdrowego, bezpiecznego i produktywnego środowiska pracy. Bezpieczeństwo i higiena pracy Zarządzamy naszymi obiektami zgodnie z wszelkimi mającymi zastosowanie regulacjami BHP. W tym celu wszystkie osoby w naszych obiektach muszą spełniać wszystkie nasze instrukcje i procedury bezpieczeństwa, w tym te wyszczególnione w Zasadach BHP RELX Group. Powiadom swojego kierownika oraz dział zasobów ludzkich niezwłocznie, gdy będziesz mieć pytania lub wątpliwości odnośnie do możliwych zagrożeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w którymkolwiek z naszych obiektów. Miejsce pracy wolne od narkotyków Używanie narkotyków i alkoholu może stanowić zagrożenie bezpieczeństwa i nie jest dozwolone w środowisku pracy. Zabraniamy używania, posiadania, sprzedaży, produkcji, rozdawania, dystrybucji lub zakupu alkoholu, lub leków/narkotyków (chyba że zgodnie z bieżącą, ważną receptą wystawioną przez specjalistę medycyny) podczas wykonywania pracy lub przebywania na naszym terenie. Zabraniamy także pracownikom angażowania się w pracę w imieniu RELX Group, będąc pod wpływem alkoholu. Napoje alkoholowe mogą być serwowane na terenie firmy pod pewnymi warunkami, za zgodą kierownictwa wyższego szczebla. Od pracowników biorących udział w tego typu wydarzeniach oczekuje się zachowania w sposób odpowiedni i profesjonalny. Należy także przestrzegać wszelkich obowiązujących zasad dot. narkotyków i alkoholu egzekwowanych przez Twoją firmę. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Prawa człowieka Jako uczestnik programu ONZ „Global Compact” jesteśmy zobowiązani do ochrony praw człowieka. Wspieramy i szanujemy międzynarodowe prawa człowieka w zakresie naszych wpływów. Staramy się także zagwarantować, abyśmy nie zostali wmieszani w naruszenia praw człowieka. Środowisko 36 Staramy się wspierać inicjatywy dotyczące poprawy stanu środowiska oraz zmniejszać nasz negatywny wpływ na środowisko. Nasze firmy mają wpływ na środowisko głównie poprzez wykorzystywanie energii i papieru, korzystanie z technologii druku i produkcji, jak też recykling odpadów. Aby zrealizować to zobowiązanie, naszym celem jest wykorzystywanie: Dążymy do zmniejszania tego wpływu w miarę możliwości, przestrzegając trzech zasad dotyczących środowiska, ustanowionych w programie ONZ „Global Compact”, które wskazują aby: n stosować zapobiegawcze podejście do zmian środowiskowych; n podejmować inicjatywy w celu promowania większej odpowiedzialności w zakresie środowiska; oraz n zachęcać do rozwoju rozpowszechniania technologii przyjaznych środowisku. n odnawialnych i nadających się do przetworzenia źródeł i materiałów, przy minimalnej ilości odpadów; n technologii, materiałów i procesów mających minimalny wpływ na środowisko, jeżeli tylko o możliwe; oraz dostawców i wykonawców mających takie same cele. Wyznaczamy miary i cele w zakresie naszej wydajności środowiskowej, określone w Systemie Zarzdzania Srodowiskowego RELX Group. i Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Zgłaszanie wykroczeń i dochodzenia w sprawie zgłoszeń 38 Znaczenie składania raportów 39 Dochodzenia 39 Poufność 40 Ochrona przed odwetem 37 Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Znaczenie składania raportów Zgłaszaj swoje wątpliwości dotyczące podejrzewanych naruszeń Kodeksu, prawa lub polityki, wykorzystując którykolwiek z kilku kanałów, bez obawy przed działaniami odwetowymi. 38 Niezwłocznie przeprowadzamy dochodzenie w sprawie podejrzanych naruszeń Kodeksu i podejmujemy odpowiednie kroki naprawcze, gdy wykryje się naruszenia. Ważna jest ochrona pracowników, ochrona naszej reputacji oraz zapobieganie narażaniu na procedury prawne. Potrzebujemy Twojej pomocy w realizacji tych wysiłków Jeżeli dowiesz się lub podejrzewasz, że ktokolwiek złamał Kodeks lub w inny sposób działał nieetycznie lub nielegalnie, należy niezwłocznie zgłosić swoje wątpliwości kierownikowi, działowi zasobów ludzkich, prawnikowi firmy lub członkowi Komitetu ds. zgodności. Można również zgłaszać naruszenia poprzez internetową Poufną Linię RELX Group pod adresem www.ReedElsevierConfidentialLine.com lub telefonicznie pod numerem właściwym w Twoim państwie, podanym na stronach naszych sieci wewnętrznych. W przypadku zgłoszeń z Europy kontynentalnej lub w odniesieniu do zdarzeń w Europie kontynentalnej wykorzystanie Poufnej Linii jest dopuszczalne tylko w przypadku przypuszczeń dotyczących przekupstwa, korupcji lub poważnych nieprawidłowości księgowych, lub finansowych. Należy zgłaszać naruszenia niezależnie od tożsamości lub stanowiska podejrzanego sprawcy. W wielu krajach niezgłoszenie działalności kryminalnej może być samo w sobie uznane za przestępstwo. Preferujemy, aby przy zgłaszaniu podejrzenia naruszenia podać swoje dane osobowe. Jednak zdajemy sobie sprawę, że w niektórych przypadkach możesz uważać za konieczne pozostanie osobą anonimową. Z zastrzeżeniem ograniczeń w zakresie korzystania w Europie kontynentalnej, zgłoszenia można składać poprzez Poufną Linię zarówno otwarcie, jak i anonimowo. Zgłoszenia odnośnie do wątpliwych kwestii w zakresie księgowości bądź przeprowadzania audytów można przekazywać bezpośrednio do Komisji Audytowej. Paul jest świadkiem, jak jego kierownik akceptuje wystawny prezent od dostawcy. Paul wie, że łamie to zasady firmy, lecz nie chce mieć problemów ze swoim kierownikiem. CO PAUL POWINIEN ZROBIĆ? ? Odpowiedź: Musi zgłosić tę kwestię. Niezależnie kto jest zaangażowany, Twoim obowiązkiem jest zgłaszanie możliwych naruszeń naszego Kodeksu. Mamy liczne kanały raportowania i egzekwujemy surowe zasady antyodwetowe. Nigdy nie musisz się bać zgłosić naruszenia, które według Ciebie nastąpiło. Zgłoszenia należy składać do działu zasobów ludzkich, prawnika firmy, członka Komitetu ds. zgodności, Twojego kierownika (jeżeli nie jest on zaangażowany w niewłaściwe zachowanie) lub korzystając z Poufnej Linii. Korzystając z Poufnej Linii masz opcję złożenia raportu anonimowo. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Dochodzenia Przeprowadzimy dochodzenie wobec wszystkich zgłoszonych podejrzeń naruszeń prawa lub Kodeksu, w tym zgłoszeń anonimowych. Aby zrobić to w odpowiedni i rzetelny sposób, konieczna jest współpraca z Tobą w trakcie dochodzenia dotyczącego zgłoszonych naruszeń. Poufność Nie ujawnimy tożsamości nikogo, kto zgłosi podejrzenie naruszenia lub kto bierze udział w stosownym dochodzeniu, chyba że pracownik składający raport zgodzi się na ujawnienie; gdy ujawnienie będzie wymagane przez prawo, przepisy lub proces prawny; lub gdy po powiadomieniu odpowiedniego pracownika ujawnienie zostanie uznane za konieczne, aby w odpowiedni sposób przeprowadzić dochodzenie w danej kwestii. Powrót do spisu treści 39 RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Ochrona przed odwetem Odwet w jakiejkolwiek formie wobec osoby, która ma szczere podstawy, by twierdzić, że mogło nastąpić naruszenie Kodeksu lub prawa i zgłosi to, nawet jeżeli zgłoszenie to jest błędne lub która pomaga w dochodzeniu w sprawie zgłoszonego naruszenia, jest sam w sobie naruszeniem Kodeksu i prawa. Każdy pracownik odpowiedzialny za jakiekolwiek działania odwetowe będzie podlegał procedurze dyscyplinarnej, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy. 40 Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Często zadawane pytania 41 Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Często zadawane pytania Pyt Do czego służy Kodeks? Pyt Odp Kodeks zawiera główne ogólne zasady dotyczące RELX Group, pracowników wszystkich naszych firm oraz członków naszych Zarządów. Czy istnieją inne zasady, które mnie dotyczą? Która zasada ma pierwszeństwo? Odp Oprócz zasad umieszczonych w Kodeksie, RELX Group oraz jej firmy egzekwują zasady związane ze wszystkimi sferami naszej działalności. W niektórych przypadkach RELX Group lub jej firmy również mają bardziej szczegółowe zasady dotyczące tematów zawartych w Kodeksie. W takim przypadku mają zastosowanie także bardziej szczegółowe zasady, w zakresie, w jakim są one spójne z Kodeksem. Kodeks ma nam pomóc w utrzymywaniu zgodnego z prawem, uczciwego i etycznego środowiska w naszych firmach. 42 Pyt Kogo dotyczy Kodeks? Odp Dotyczy on każdego, w tym wszystkich pracowników rodziny firm RELX Group na całym świecie. Gdy Kodeks odnosi się do „firmy” lub RELX Group, oznacza to wszystkie podmioty, jednostki zależne, oddziały, filie i firmy RELX Group plc. Pyt Odp Co jest podstawą wszystkich zasad zamieszczonych w Kodeksie? W przypadku konfliktu między Kodeksem a dodatkowymi zasadami należy skonsultować się ze swoim kierownikiem, działem zasobów ludzkich lub z prawnikiem firmy. Pyt Jeżeli mam pytania dotyczące Kodeksu? Odp Nawet po przeczytaniu Kodeksu i przejściu szkolenia na temat Kodeksu lub indywidualnych zasad Kodeksu możesz nadal mieć pewne pytania. W końcu wiele z zasad jest opartych na skomplikowanych prawach i przepisach. Przestrzeganie każdej z zasad jest ważne, gdyż nawet niezamierzone ich naruszenie może mieć poważne konsekwencje dla zainteresowanych osób oraz dla RELX Group. Dlatego też proszę zadawać wszelkie pytania swojemu kierownikowi, działowi zasobów ludzkich lub prawnikowi firmy. Pyt Co należy zrobić, gdy dowiem się o naruszeniu Kodeksu? Odp Twoim obowiązkiem jest zgłaszanie wszelkich naruszeń zasady lub prawa, o których się dowiesz. Możesz zgłaszać naruszenia swojemu kierownikowi, działowi zasobów ludzkich, prawnikowi firmy, członkowi RELX Group lub Komisji ds. zgodności odpowiedniej jednostki biznesowej lub poprzez Poufną Linię RELX Group. Wiele zasad zawartych w Kodeksie opiera się na prawach oraz regułach i przepisach rządowych, które dotyczą RELX Group i naszych pracowników we wszystkich miejscach na świecie, gdzie prowadzimy działalność. Inne zasady zawarte w tym Kodeksie odzwierciedlają naszą determinację na rzecz utrzymywania miejsca pracy pełnego szacunku oraz etycznego, które sprzyja naszej działalności i jest wolne od dyskryminacji, nękania lub innych niewłaściwych zachowań. RELX Group to firma globalna, ale istnieją także lokalne prawa w każdym z krajów, gdzie prowadzimy działalność, które to prawa dotyczą naszej działalności w tych krajach. Oczekuje się od Ciebie przestrzegania wszystkich obowiązujących rządowych praw, reguł i przepisów, nawet jeżeli nie są one konkretnie omówione w Kodeksie. Oprócz Kodeksu istnieją osobne zasady egzekwowane przez RELX Group oraz każdą z firm, każdy z krajów bądź każdą grupę, której jesteś częścią. Oczekuje się także od Ciebie znajomości oraz przestrzegania tych zasad. Powrót do spisu treści RELX Group Kodeks Etyki i Postępowania Zawodowego Pyt Odp Czy zgłaszanie naruszeń którejkolwiek reguły lub zasady może zagrozić mojej pracy? Pyt Czym są Komisje ds. zgodności? Odp Komisje ds. zgodności to grupy kierowników wyższego szczebla, wyznaczone w celu pomocy w zapewnieniu zgodności przez firmę, którą reprezentują oraz jej pracowników. Istnieje komisja dla całej RELX Group, składająca się z kierowników wyższego szczebla oraz przedstawicieli firmy. Istnieją także komisje w każdej z większych firm. Dane kontaktowe Komisji ds. zgodności są dostępne na stronach naszych sieci wewnętrznych. Zasady RELX Group są opracowane tak, aby chronić każdego, kto ma szczere podstawy, by twierdzić, że nastąpiło naruszenie Kodeksu i to zgłosi. Wszelka próba odwetu będzie nie tylko naruszeniem zasady RELX Group, lecz może być także niezgodna z prawem i zostanie odpowiednio potraktowana. Pyt W jaki sposób mogę złożyć zgłoszenie poprzez Poufną Linię? Odp Poufna Linia to kanał dokonywania zgłoszeń, jeżeli krępuje Cię zgłaszanie znanych Ci lub podejrzewanych naruszeń swojemu kierownikowi, działowi zasobów ludzkich, prawnikowi firmy lub członkowi odpowiedniej Komisji ds. zgodności. Usługa ta jest dostępna całą dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku. Można składać zgłoszenia online poprzez stronę www.ReedElsevierConfidentialLine. com lub telefonicznie. Informacje dot. dostępu telefonicznego w odniesieniu do każdego z krajów i języków są dostępne na stronie internetowej i na stronach naszych sieci wewnętrznych. Pyt Co należy zrobić, gdy ktoś mnie poprosi o wykonanie czegoś, co według mnie narusza Kodeks? Odp Należy omówić swoje wątpliwości z kierownikiem. Jeżeli to Cię krępuje, należy skontaktować się z działem zasobów ludzkich, prawnikiem firmy, członkiem RELX Group lub Komisją ds. zgodności swojej jednostki biznesowej. Pyt Czy mogę dokonać zgłoszenia, nie podając swoich danych osobowych? Odp Możesz złożyć anonimowe zgłoszenie poprzez Poufną Linię, jeżeli tak zdecydujesz. W takiej sytuacji upewnij się, aby podać jak najwięcej szczegółów, by umożliwić nam lepsze dochodzenie danej kwestii. Osobom zgłaszającym anonimowo przyznawany jest numer zgłoszenia i są one proszone o sprawdzenie dokumentacji odnośnie do zgłoszenia konkretnego dnia. Należy to zrobić, gdyż to również pomoże nam zadać dodatkowe pytania, jeżeli będziemy potrzebowali dodatkowych informacji, by dokonać szczegółowego dochodzenia. Powrót do spisu treści 43 Code of Ethics and Business Conduct 2015
