Zasady delegowania i rozliczania wyjazdów służbowych
advertisement
Na podstawie Zarządzenia Rektora PWSZ nr 55/0101/2008 z dnia 11 lipca 2008 r. w sprawie zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Gorzowie Wielkopolskim oraz zarządzenia zmieniającego nr 97/0101/2009 z dnia 27 października 2009 r. §1 1. Podróżą służbową jest wykonanie zadania określonego przez uczelnię poza siedzibą pracodawcy, w której znajduje się miejsce pracy pracownika, w terminie i w miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego. 2. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. §2 Podróżą służbową jest wykonywanie zadań: 1) związanych bezpośrednio z działalnością uczelni; 2) związanych z realizacją prac naukowo-badawczych (np. konsultacje naukowe); 3) związanych z udziałem w konferencjach, zjazdach naukowych; 4) w innych szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy warunkiem refundacji kosztów przez instytucję zapraszającą jest przedstawienie delegacji służbowej. Krajowe wyjazdy służbowe §3 1. Pracownicy odbywają podróże służbowe na obszarze kraju na podstawie polecenia wyjazdu służbowego krajowego. 2. Decyzję o poleceniu wyjazdu służbowego krajowego wydają: 1) Rektor – prorektorom, dyrektorom instytutów, kanclerzowi, kwestorowi; 2) prorektor ds. Organizacji i Rozwoju – pozostałym pracownikom. §4 1. Podstawą do wydania polecenia wyjazdu służbowego krajowego jest złożenie zgłoszenia wyjazdu służbowego krajowego (załącznik nr 1) wraz z zaproszeniem lub innym dokumentem przedstawiającym cel wyjazdu oraz przewidywane koszty wyjazdu. 2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 należy złożyć co najmniej na 7 dni przed terminem wyjazdu za pośrednictwem Kancelarii Głównej do odpowiednio: Rektora i prorektora ds. Organizacji i Rozwoju. §5 1. Polecenie wyjazdu służbowego krajowego wystawiają pracownicy wyznaczeni odpowiednio przez Rektora oraz prorektora. 2. Pracownik wystawiający wniosek o wyjazd służbowy krajowy przekazuje oryginał do kwestury oraz potwierdzoną kserokopię do Działu Spraw Osobowych przed terminem wyjazdu. §6 1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej krajowej określają w poleceniu wyjazdu odpowiednio: Rektor oraz prorektor. 2. Określając środek transportu, należy kierować się zasadą racjonalizacji kosztów podróży, charakterem podróży, trudnością dojazdu. 3. Podróż służbowa powinna odbyć się najkrótszą trasą, której bez uzasadnionych powodów nie można wydłużać. 4. Podstawowym środkiem transportu do odbycia podróży służbowej krajowej jest pociąg PKP II klasy, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach klasy I. 5. Delegowany pracownik może na własną odpowiedzialność dokonać zmiany środka transportu na inny niż zalecony. W takim przypadku składa się wraz z rozliczeniem stosowne oświadczenie (załącznik nr 2). Należny zwrot kosztów przejazdu nie może wówczas przewyższać obowiązującej ceny biletu na przejazd zaleconym środkiem transportu. 6. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu środka transportu określonego w poleceniu wyjazdu służbowego krajowego łącznie z ceną biletu upoważniającego do miejsca rezerwowanego z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. 7. Podróż służbowa krajową komunikacją samochodową międzymiastową może odbyć się, jeśli: 1) do danej miejscowości nie ma połączenia kolejowego lub połączenie jest utrudnione; 2) koszt przejazdu autobusem jest niższy niż koszt przejazdu odpowiedniej klasy pociągiem. 8. W przypadku przejazdu środkiem transportu droższym niż określony w poleceniu wyjazdu służbowego krajowego, różnice między ceną biletu środka komunikacji użytego do przejazdu, a ceną biletu środka komunikacji wskazanego w poleceniu wyjazdu służbowego pokrywa pracownik. 9. Podstawą do zwrotu kosztów przejazdu wyznaczonym środkiem transportu jest załączenie biletów lub rachunków za bilet, stanowiących dowody ich poniesienia. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 10. Decyzję o odbyciu podróży samochodem służbowym oraz samochodem osobowym niebędącym własnością uczelni podejmuje Rektor. 11. W przypadku refundacji kosztów przejazdu samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy mają zastosowanie przypisy dotyczące wysokości stawki przysługującej zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271, z zm.). §7 Na wniosek pracownika może być dokonana zaliczka na pokrycie niezbędnych kosztów wyjazdu. Podróże służbowe poza granicami kraju §8 Kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych i administracyjnych zlecający pracownikom zadania do wykonania poza granicami kraju, są zobowiązani do zwracania szczególnej uwagi na celowość tych wyjazdów jak również wysokość wydatków przeznaczanych na ten cel. §9 1. Pracownicy odbywają podróże służbowe na podstawie polecenia wyjazdu służbowego poza granicami kraju. 2. Decyzję o poleceniu wyjazdu służbowego poza granicami kraju podejmuje Rektor. § 10 1. Podstawą do wydania polecenia wyjazdu służbowego poza granicami kraju jest złożenie zgłoszenia wyjazdu służbowego za granicę (załącznik nr 3) wraz z zaproszeniem lub innym dokumentem przedstawiającym cel wyjazdu oraz przewidywane koszty wyjazdu. 2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 należy złożyć co najmniej na 7 dni przed terminem wyjazdu za pośrednictwem Kancelarii Głównej do Rektora. § 11 Po wyrażeniu zgody przez Rektora na wyjazd Dział Kształcenia: 1) wystawia polecenie wyjazdu służbowego poza granicami kraju (załącznik nr 4); 2) przekazuje dokumenty do Działu Kwestury; 3) informuje na piśmie, przed terminem wyjazdu, Dział Spraw Osobowych o czasie trwania podróży służbowej i kraju docelowym; 4) ubezpiecza osobę delegowaną od kosztów leczenia i NNW. § 12 W przypadku, gdy pracownik nie dotrzyma terminu, o którym mowa w § 10 ust. 2 niniejszego zarządzenia, złożenia zgłoszenia wyjazdu służbowego poza granicami kraju i Dział Kształcenia nie zdąży ubezpieczyć pracownika przed wyjazdem, ma on obowiązek ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu we własnym zakresie i na własny koszt oraz złożyć przed wyjazdem w Dziale Kształcenia odpowiednie oświadczenie o ubezpieczeniu (załącznik nr 5). Dokumentowanie kosztów krajowych podróży służbowych i poza granicami kraju § 13 1. Pracownik jest zobowiązany do rozliczenia kosztów podróży służbowej na obszarze kraju i poza granice kraju w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia powrotu pod rygorem potrącenia zaliczki z wynagrodzenia osoby delegowanej. 2. Rozliczenie kosztów podróży służbowej poza granicami kraju przez pracownika jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki (załącznik nr 6). 3. Do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty (rachunki, bilety) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. 4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 3 należy składać w Kwesturze. § 14 Osoba delegowana w podróż służbową składa w ciągu 14 dni od zakończenia podróży: 1) w przypadku podróży krajowej - sprawozdanie merytoryczne przełożonemu; 2) w przypadku podróży poza granicami kraju - sprawozdanie merytoryczne Rektorowi i przełożonemu; 3) dodatkowo w przypadku wyjazdu w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych w ramach programu Erasmus - sprawozdanie na odpowiednim formularzu w Dziale Kształcenia.” § 15 Rozliczenie kosztów podróży służbowej sporządzone przez osobę delegowaną winno być sprawdzone pod względem merytorycznym i podpisane przez osobę zlecającą wyjazd na okoliczność wykonania zadania. Postanowienia końcowe § 16 W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271, z zm.), Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, ze zm.); oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, ze zm.), załącznik nr 1 do Zarządzenia Rektora nr 55 /0101/2008 z dnia11 lipca 2008 roku ZGŁOSZENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO KRAJOWEGO* …………………………… tytuł /stopień naukowy …….…………………………………. imię i nazwisko ………………………. stanowisko Wyjazd do: ____________________________________________________________________ (miejscowość) Nazwa instytucji przyjmującej: ____________________________________________________ W terminie: ___________________________________________________________________ Cel wyjazdu:___________________________________________________________________ Środek lokomocji:_______________________________________________________________ Przewidywany koszt wyjazdu:_____________________________________________________ Załączam:_____________________________________________________________________ Nr rachunku bankowego instytucji przyjmującej i max. termin dokonania zapłaty ____________ _____________________________________________________________________________ …………………………………………… data i podpis osoby zgłaszającej wyjazd …………………………………………… akceptacja przełożonego Łączny limit (limit wykorzystany)________________ _____________________ akceptacja kwestora _______________________________ akceptacja Rektora/ / kanclerza/ Gorzów Wlkp.___________________ *wniosek należy składać najpóźniej 7 dni przed planowanym wyjazdem załącznik nr 2 do Zarządzenia Rektora nr 55 /0101/2008 z dnia 11 lipca 2008 roku OŚWIADCZENIE Z uwagi na*): - zagubienie biletów na przejazd zaleconym środkiem transportu, - dokonanie na własną odpowiedzialność zmiany środka transportu na inny niż zalecony, niniejszym oświadczam, że: wartość poniesionego ................................. przeze w mnie terminie kosztu przejazdu od................... do dot. delegacji ..................... nr wynosi ..................................zł ( słownie...........................................................................)1), należny mi zwrot kosztów przejazdu dot. delegacji nr .................................................... w terminie od ............................ . do........................ w kwocie ................................. zł (słownie………………………………………) nie przewyższa obowiązującej ceny biletu na przejazd zaleconym środkiem transportu2). ...................................................................................................... data i czytelny podpis składającego oświadczenie *) – niepotrzebne skreślić 1) – ważne w przypadku zagubienia biletów 2)- ważne w przypadku zmiany środka transportu załącznik nr 3 do Zarządzenia Rektora nr 55 /0101/2008 z dnia 11 lipca 2008 roku ZGŁOSZENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO ZA GRANICĘ *) …………………………… tytuł/stopień naukowy ……….....…………....……… imię i nazwisko ………..…………........ stanowisko Miejsce pracy ............................................................................................................................................ (Instytut, Zakład, Dział) Adres zamieszkania ……….........................……… ...……………………………..… …………… (miejscowość, kod pocztowy) (ulica) (numer) Numer PESEL …………………………………………… Wyjazd do ................................................................................................................................................. (kraj, miejscowość) Nazwa instytucji przyjmującej .................................................................................................................. Termin wyjazdu ......................................................................................................................................... Środek lokomocji ...................................................................................................................................... Cel wyjazdu ............................................................................................................................................... Przewidywany koszt podróży i pobytu (diety, noclegi, podróż, grant) ...................................................... .................................................................................................................................................................... Nr rachunku bankowego instytucji przyjmującej i max. termin dokonania zapłaty ................................. ………………………………………….……………………………………………………...………… Załączam: .................................................................................................................................................. …………………….....................………………………. data i podpis osoby zgłaszającej wyjazd ……………....................……………………… akceptacja przełożonego Finansowanie: 1. Grant Programu Erasmus …..…….…… kwota 2. Inny grant …………..…. ……………… nazwa 3. Środki uczelni kwota …..…………… kwota ……..………. ...........…………......………. waluta podpis pracownika nadzorującego Program ………………. waluta ……………….. waluta …………………………… akceptacja Rektora *) wniosek należy składać najpóźniej 7 dni przed planowanym wyjazdem ……….………………………. podpis pracownika nadzorującego Program ……………………………….. podpis Kwestora załącznik nr 4 do Zarządzenia Rektora nr 55 /0101/2008 z dnia 11 lipca 2008 roku POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO POZA GRANICE KRAJU nr……/………. ……………………………. (pieczątka pracodawcy) 1. Imię i nazwisko ………………………………………………. 2. Stanowisko 8. Wysokość świadczeń przyznawanych pracownikowi diety …………………………………….. ………………………………………………. noclegi …………………………………... 3. Data wyjazdu ………………………………………………. przejazdy ……………………………….. 4. Czas podróży ………………………………………………. dojazdy …………………………………. 5. Kraje i miejscowości inne dodatkowe świadczenia ……………. ………………………………………………. 6. Cel podróży …………………………………………… ………………………………………………. ………………………………………………. Razem …………………………………… 7. Środki komunikacji ………………………………………………. ……………….. …………………. …………… ……..…………………. (data) (podpis delegowanego) (data) (podpis zlecającego wyjazd) Wypłacono Zaliczka w walucie obcej …………………... (słownie) ………………………. (data i podpis kasjera) …………………………………..otrzymałem i zobowiązuje się rozliczyć z niej w terminie 14 dni od zakończenia podróży. ……………………. ………………….. (podpis pracownika) (podpisy osób zatwierdzających) załącznik nr 5 do Zarządzenia Rektora nr 55 /0101/2008 z dnia 11 lipca 2008 roku Dane delegowanego (imię, nazwisko, adres zamieszkania): ................................................................. ................................................................. ................................................................. Wyjazd do (kraj, miejscowość) w terminie (od-do): ................................................................. ................................................................. OŚWIADCZENIE O UBEZPIECZENIU Ze względu na niedopełnienie terminu złożenia wniosku na wyjazd za granicę, a przez to niewykupienie polisy przez uczelnię oświadczam, iż zobowiązuję się wykupić na własny koszt polisę ubezpieczeniową obejmującą koszty leczenia i NNW na czas podróży i pobytu za granicą. Przejmuję na siebie skutki niedopełnienia tego obowiązku. ................................................................. data i podpis załącznik nr 6 do Zarządzenia Rektora nr 55 /0101/2008 z dnia 11 lipca 2008 roku ROZLICZENIE KOSZTÓW ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ 1. Imię i nazwisko delegowanego …………………………………………………………….. 2. Stanowisko …………………………………………………………………………………. 3. Kraj docelowy podróży …………………………………………………………………….. 4. Cel podróży ………………………………………………………………………………… 5. Środki transportu …………………………………………………………………………… 6. Wysokość wypłaconej zaliczki: - w walucie obcej ……………………….. - w polskich złotych…………………….. 7. Ustalenie kosztów podróży: Czas podróży: Wyjazd Przyjazd miejscowość data Przekroczenie granicy godzina miejscowość data Czas podróży krajowej Czas podróży zagranicznej godzina Diety: ……………………………. diety x ……………………………… = ………………………… (kwota diety) Koszty przejazdu: środkiem transportu ……………………………………………. cena biletu ………………… …………………………………………………………………………………………………. samochodem prywatnym liczba przejechanych kilometrów ……x stawka za 1 km przebiegu …………… = …………. str. 1/2 Ryczałty na dojazd: z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego kraj ……………………………… miejscowość …………………………………. ryczałtu……………... kwota środkami komunikacji miejscowej…………………………………………….. liczba rozpoczętych dób podróży……..x kwota diety…………….x 10%=……….. Koszty noclegu: w wysokości stwierdzonej ……………………………… rachunkiem w wysokości stwierdzonej ………………………………………… hotelowym rachunkiem (w granicach limitu) hotelowym (ponad limit) ryczałt za noclegi …………………..x …………………. x 25%= ………………. (liczba noclegów) (limit na nocleg) Inne wydatki: rodzaj wydatków ……………………………………………..kwota…………….. …………………………………………………………………………………….. Razem koszty podróży: w walucie obcej…………………………….w polskich złotych………………….. Pobrana zaliczka …………………………………………………………………... Do zwrotu/do wypłaty …………………………………………………………… Niniejszy rachunek przedkładam……………………. Załączam………dowodów (podpis delegowanego) Rachunek sprawdzono pod względem merytorycznym ……………………………….. (data i podpis) formalnym i rachunkowym …………………………………… (data i podpis) Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie Zatwierdzono do wypłaty ………….zł ………………………………………………………… data i podpis ………………………….. ……………………………. wpłacono w dniu ……………………... podpis kasjera ………………………… Kwituję odbiór kwoty ……………………………………………………………… Data i podpis delegowanego ……………………………………………………….. str. 2/2
