ABC Zarzdzanie kolekcj 2014.indd
advertisement
SSzkolenia Narodowego Instytutu Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów ABC zarządzania kolekcją muzealną 3 2014 Spis treści Wstęp ……………………………………………………………………………………………………..3 Lidia M. Karecka Ewidencjonowanie polskich zbiorów muzealnych ……………………………………………………………………………………………………..4 Natalia Ładyka Pozyskiwanie zbiorów muzealnych ……………………………………………………………………………………………………12 Natalia Ładyka Zasady stosowane podczas inwentaryzacji zbiorów muzealnych ……………………………………………………………………………………………………22 Agnieszka Jaskanis Specyfika zbiorów archeologicznych w procesie zarządzania kolekcją muzealną ……………………………………………………………………………………………………27 Opracowanie zbiorowe Znakowanie zbiorów muzealnych ……………………………………………………………………………………………………33 Monika Barwik Krajowy wykaz zabytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem ……………………………………………………………………………………………………41 Karina Chabowska Katalog obiektów utraconych w wyniku II wojny światowej Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego ……………………………………………………………………………………………………44 Wstęp Zarządzanie zbiorami to proces ogniskujący całą aktywność muzeum. Obejmuje bowiem wszystkie czynności wykonywane na rzecz owej „esencji” każdego muzeum, jakim są jego zbiory. Charakter tej publikacji narzuca seria, w której praca się ukazuje. Nie mogliśmy w niej omówić problematyki zarządzania zbiorami w muzeum tak szeroko i ambitnie, jak na to, ze względu na swoją doniosłą rolę – zasługuje. Rozmiary pracy dotyczącej zarządzania zbiorami znacznie przekroczyłyby ramy nie tylko broszury, lecz także nawet książkowego wydawnictwa. Skoncentrowaliśmy się przede wszystkim na formalno-prawnej stronie zarządzania zbiorami, głównie w kontekście inwentaryzacji, która od czasów obowiązywania nowego rozporządzenia dotyczącego ewidencji zbiorów muzealnych, dającego większą swobodę interpretacyjną, przysparza częstokroć wielu muzealnikom trudności. Tym samym niniejsza broszura jest pomyślana jako kolejny element „ścieżki poradnictwa” realizowanej przez Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów w ramach jego statutowej działalności i stanowi kolejny trwały ślad szkoleń, seminariów i warsztatów organizowanych bądź inicjowanych przez Instytut. Tutaj zaznaczyć jednak należy, iż PT Prelegenci dzielili się spostrzeżeniami własnymi, autorskimi opartymi na ich wieloletniej praktyce z zakresu inwentaryzacji. Interpretacja, wykładnia, swoboda operowania jest istotą prowadzonych przez nich zajęć, a sposoby czy metody radzenia sobie z trudnościami związanymi z inwentaryzacją wynikają z ich doświadczenia, przyjętej konwencji, specyfiki zbiorów i zwykłego zdrowego rozsądku. To dobra okazja, by Paniom Natalii Ładyce, Lidii Kareckej, Aldonie Modrzewskiej, Agnieszce Jaskanis serdecznie podziękować za przygotowanie tych zajęć. Osobne podziękowania należą się instytucjom, w których mogły praktykować, a które zgodziły się na to, by te zgromadzone przez pracowników doświadczenia upowszechniać: Zamkowi Królewskiemu w Warszawie, Państwowemu Muzeum Archeologicznemu, Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Osobną częścią zarówno szkoleń, jak i broszury są artykuły naszych Koleżanek: P. Moniki Barwik z Narodowego Instytutu Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów oraz P. Kariny Chabowskiej z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego na temat baz danych – obiektów skradzionych i wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem, zarządzanej przez NIMOZ, oraz katalogu strat wojennych, prowadzonym przez MKiDN. Na pierwszy rzut oka ich związek z zarządzaniem zbiorami może wydawać się wątły i niejasny. Ale, zważywszy na doniosłość zadań publicznych, którym służą, chcielibyśmy, by odruch sprawdzania obiektów muzealnych pod kątem ich legalności był naturalną częścią pracy każdego opiekuna zbiorów. Z życzeniami owocnej lektury, Marek Rogowski, Joanna Grzonkowska ABC zarządzania kolekcją muzealną 3 Lidia M. Karecka Ewidencjonowanie polskich zbiorów muzealnych Do obecnie obowiązujących przepisów, na których należy się oprzeć, omawiając procedury ewidencjonowania zbiorów muzealnych, należą: ustawy: ustawa z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach [Dz. U. 1997 nr 5 poz. 24], w brzmieniu opublikowanym w Obwieszczeniu Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej z dnia 27 lipca 2012 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o muzeach [Dz. U. 2012 nr 0 poz. 987], ustawa z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami [Dz. U. 2003 nr 162 poz. 1568]; rozporządzenia: rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach [Dz. U. 2004 nr 202 poz. 2072], rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 1 grudnia 2008 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów muzealnych przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym zniszczeniem lub utratą zbiorów oraz sposobów przygotowania zbiorów do ewakuacji w razie powstania zagrożenia [Dz. U. 2008 nr 229 poz. 1528], rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 maja 2008 r. w sprawie warunków, sposobu i trybu przenoszenia muzealiów [Dz. U. 2008 nr 91 poz. 569], rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych [Dz. U. 2008 nr 205 poz. 1283]. Załącznik nr 3 – Wykaz jednostek ewidencyjnych stosowanych w sumarycznej i szczegółowej ewidencji wpływów, rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 27 lipca 2011 r. w sprawie prowadzenia prac konserwatorskich, prac restauratorskich, robót budowlanych, badań konserwatorskich, badań architektonicznych i innych działań przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków oraz badań archeologicznych [Dz. U. 2011 nr 165 poz. 987]. Załącznik II, Standardy dokumentacji badań archeologicznych. 4 ABC zarządzania kolekcją muzealną Wymienione normy prawne zawierają wskazania dotyczące sposobów ewidencjonowania zabytków. Najbardziej szczegółowe informacje dotyczące zasad ewidencjonowania zbiorów muzealnych znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach. Należy przy tym pamiętać, że Rozporządzenie w podobnym brzmieniu wydano w roku 1997 (Rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 26 sierpnia 1997 r. w sprawie zasad i sposobu ewidencjonowania dóbr kultury w muzeach)1. Dlatego zasadnicze zmiany przepisów z lat 60. XX wieku, w szczególności Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 18 kwietnia 1964 r. w sprawie prowadzenia inwentarza muzealiów2, datujemy na rok 1997. Od września 1997 r. ewidencjonowanie zbiorów w muzeach powinno polegać na dokonaniu określonego wpisu do dokumentacji ewidencyjnej. Jego celem jest umożliwienie identyfikacji każdego znajdującego się w muzeum zabytku. Do obowiązkowej dokumentacji ewidencyjnej zalicza się: kartę ewidencyjną, inwentarz muzealiów, księgę depozytów, dokumentację badań archeologicznych i innych badań terenowych. Mimo że inne prowadzone dotychczas dokumenty ewidencyjne nie są obowiązkowe, zachowują ważność. Należą do nich: księgi wpływów (akcesji), księgi ruchu muzealiów, kartoteki magazynowe, kartoteki naukowe. W obowiązującej obecnie dokumentacji ewidencyjnej: karcie ewidencyjnej, księdze inwentarzowej i depozytowej, oraz w dokumentacji badań archeologicznych i innych badań terenowych) obowiązkowo muszą się znaleźć następujące dane o zabytkach: autor lub wytwórca, pochodzenie, wartość w dniu nabycia, czas i miejsce powstania, materiał, 1 Rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 26 sierpnia 1997 r. w sprawie zasad i sposobu ewidencjonowania dóbr kultury w muzeach [Dz. U. 1997 nr 103 poz. 656]. 2 Rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 18 kwietnia 1964 r. w sprawie prowadzenia inwentarza muzealiów [Dz. U. 1964 nr 17 poz. 101]. ABC zarządzania kolekcją muzealną 5 techniki wykonania, wymiary, waga, cechy charakterystyczne pozwalające odróżnić przedmioty podobne do siebie i ułatwiające identyfikację, słowo NIEZNANE stosowane, gdy brak danych identyfikacyjnych. KARTY EWIDENCYJNE pełnią praktyczne funkcje, zatem powinny zawierać więcej informacji niż księgi inwentarzowe czy depozytowe. Karty ewidencyjne zakładane są dla każdego znajdującego się w muzeum zabytku. Poza wymienionymi danymi identyfikacyjnymi, wspólnymi dla obowiązujących dokumentów ewidencyjnych, powinny zawierać następujące informacje o zabytkach: miejsce przechowywania, wszelkie przemieszczenia, sposoby oznakowania, dane o dokumentacji wizualnej, wartość. Należy zwrócić uwagę na to, że obowiązujące przepisy nie narzucają wzoru dokumentów ewidencyjnych. Dyrektor muzeum może zdecydować o zastosowaniu kart ewidencyjnych o dowolnej wielkości i dowolnym projekcie graficznym. Niezależnie od postaci karty powinny obligatoryjnie spełniać funkcje i warunki określone w przepisach. Często wielkością przypominają dawne karty magazynowe lub naukowe. Od tradycyjnych kart magazynowych różnią się obowiązkową fotografią zabytku, a od dotychczasowych kart naukowych – informacją o miejscu przechowywania muzealium. Ponadto powinny zawierać dane o sposobie oznakowania zabytku i jego przemieszczeniach. Nie trzeba zamieszczać na nich bibliografii, która może się znajdować w bazie danych (systemie muzealnym). INWENTARZ ZBIORÓW MUZEALNYCH zawsze był uważany za najważniejszy dokument ewidencyjny zbioru muzealnego. Obecne przepisy wprowadzają konieczność założenia odrębnych ksiąg inwentarza w zależności od wielkości i specyfiki zbiorów albo dla osobnych rodzajów muzealiów, albo według kryteriów tworzywa3. W celu odróżnienia ksiąg inwentarzowych poszczególnych grup muzealiów nadaje się każdej księdze symbol literowy4. Jeśli mamy kilka ksiąg dla danego rodzaju przedmiotów, numeracja powinna być w nich ciągła, księgi zaś winny posiadać ten sam symbol. Należy zwrócić uwagę 3 Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach, § 4.1. 4 Ibidem. 6 ABC zarządzania kolekcją muzealną na to, aby wpisy w dokumentach ewidencyjnych czynione były w sposób trwały i czytelny, bez zacierania treści. Koniecznych poprawek dokonuje się czerwonym atramentem i potwierdza podpisem upoważnionej osoby5. Do wprowadzania wszelkich zmian zapisów upoważniony jest dyrektor muzeum. Jednak zwyczajowo czynności te wykonują pracownicy. Ważne jest, aby posiadali oni imienne upoważnienie dyrektora do dokonywania wykreśleń zapisów o muzealium lub zmiany atrybucji albo dokonywania tzw. reinwentaryzacji, stosowanej w razie konieczności przepisania muzealium z jednej księgi do drugiej. Wszelkie zmiany zapisów powinny być opisane w księdze inwentarzowej w rubryce „uwagi”, np. poprzez wpisanie sygnatury decyzji administracyjnej uzyskanej od organu założycielskiego, ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, jako podstawy wykreślenia muzealium z księgi inwentarzowej. Skreśleń muzealiów utraconych na skutek kradzieży lub zaginięcia dokonuje się po upływie trzech lat od daty prawomocnego zakończenia postępowania karnego6, bez konieczności uzyskiwania zgody na skreślenie od organizatora muzeum lub ministra. Należy zwrócić uwagę na obligatoryjny przepis mówiący o konieczności dokonania wpisu do księgi inwentarzowej w ciągu 60 dni od dnia objęcia przedmiotu w posiadanie7. INWENTARZ ELEKTRONICZNY jest coraz częściej stosowany w polskich muzeach. W obowiązującym Rozporządzeniu znajduje się ogólny zapis mówiący o dopuszczeniu komputerowej bazy danych jako elementu ewidencji zbiorów muzealnych. Przepis nie nakłada żadnych obowiązków ani nie wskazuje szczegółowych rozwiązań. Niemniej umożliwia posługiwanie się inwentarzem elektronicznym i dokumentami generowanymi z systemów komputerowych w procesie ewidencji zbiorów muzealnych. Ewidencjonowanie za pomocą narzędzi elektronicznych powinno spełniać wymogi wskazane w cytowanych przepisach. Aby bazy danych pełniły funkcje ewidencyjne, ich budowa powinna uwzględniać przepisy dotyczące sposobu opisu muzealiów, zawartość tradycyjnych ksiąg inwentarzowych, kart ewidencyjnych, ksiąg depozytowych, dokumentacji badań archeologicznych i innych badań terenowych oraz dopuszczać możliwość aktualizacji niejednokrotnie zmieniających się danych, w tym również wykreśleń muzealiów, z uwzględnieniem podstawy wykreślenia i informacji o osobie dokonującej tej czynności. Pierwszym krokiem do uzyskania z bazy danych inwentarza zbiorów muzealnych jest wprowadzenie do niej wszystkich informacji zawartych w papierowych księgach inwentarzowych – nie tylko o zabytkach istniejących, lecz także pozycjach wykreślonych z ewidencji (z podaniem podstawy prawnej wykreślenia), brakujących, tych jeszcze szukanych, skradzionych, stratach wojennych, numerach reinwentaryzowanych, błędnych zapisach, brakach zapisu, pozycjach anulowanych w inwentarzu tradycyjnym. Inwentarz elektroniczny powinien zawierać wszelkie informacje o zbiorze. Aby uzyskiwać trafne wyniki wyszukiwania, podczas tworzenia 5 6 7 Ibidem, § 3.4. Ibidem, § 10.2. Ibidem, § 4.3. ABC zarządzania kolekcją muzealną 7 inwentarza elektronicznego należy pamiętać o stosowaniu ustalonych, przemyślanych, logicznych zasad opisu muzealiów. Od jakości wprowadzonych danych zależy również wartość generowanych z systemu dokumentów obowiązkowych oraz tych nieobowiązkowych, a znacznie ułatwiających pracę muzealnika. Do tych ostatnich należą: karty naukowe, kartoteki rzeczowe, osobowe, komputerowe skontrum, inwentaryzacja zbioru, noty katalogu tradycyjnego i katalogu online, sprawozdania dotyczące posiadanego zbioru. Inwentarz elektroniczny powinien nie tylko służyć do generowania dokumentacji stosowanej w muzeach, lecz także być pomocny w zarządzaniu zbiorem. Odpowiedź na pytania o zasób posiadanego zbioru (liczby sztuk, pozycji inwentarzowych, liczby depozytów, ewidencji dodatkowej, również historii wypożyczeń, sposobów pozyskania, stanu konserwatorskiego, miejsc przechowywania poszczególnych przedmiotów, dokumentacji fotograficznej) powinno uzyskiwać się w krótkim czasie. Aby było to możliwe, stosuje się różne dodatkowe, niewskazane w przepisach podziały. Oto niektóre z nich: obiekt pojedynczy jest zapisany pod jedną pozycją inwentarzową i liczony jest jako jedna sztuka (np.: „obraz”)8; obiekt złożony składa się z kilku ruchomych części (elementów obiektu złożonego), liczony jest jako jedna sztuka, zapisany pod jedną pozycją inwentarzową (np. „dzbanek z pokrywką”, „butelka z korkiem”, „zszyty szkicownik”). Poszczególne elementy obiektu złożonego ani nie są liczone w statystykach, ani jako „sztuki inwentarzowe” obiektów znajdujących się w muzeum, nie zwiększają liczby pozycji inwentarzowych; zespół9 stanowi grupa obiektów (elementów zespołu) wpisana pod jednym numerem księgi inwentarzowej, księgi depozytowej lub innej ewidencji. Każdy z tych elementów musi być odrębnie opisany w inwentarzu elektronicznym (np. „komplet mebli”). Liczba elementów zespołu powiększa ilość posiadanego zbioru. System muzealny powinien również służyć do porządkowania informacji o pochodzeniu zbioru, dlatego należy rejestrować w nim wszelkie informacje, w tym dawne numery. Możliwość rejestrowania numerów dawnych kolekcji, z których zabytek się wywodzi, jest niezwykle cenna. Tak przygotowane w systemie muzealnym zapisy o zabytkach umożliwiają wydrukowanie inwentarza wszystkich zbiorów muzeum, poszczególnych kolekcji lub dawnych kolekcji oraz np. wybranych zakresów numerycznych poszczególnych ksiąg inwentarzowych. Wydruki te mogą 8 9 Ibidem, § 5.1. Ibidem, § 5.2. 8 ABC zarządzania kolekcją muzealną być wzorowane na kartach tradycyjnego inwentarza albo sporządzone w wersji skróconej, użytecznej w codziennej pracy. REJESTRY POMOCNICZE obok inwentarza i ksiąg depozytowych stanowią element muzealnej dokumentacji ewidencyjnej. Dyrektor muzeum może zastosować rejestry pomocnicze, które ułatwią pracę i będą zgodne z prawnymi wskazaniami dotyczącymi konieczności rejestrowania wszystkich obiektów, unikając wprowadzania do inwentarza przedmiotów niezabytkowych, fragmentów przedmiotów czy masowego materiału archeologicznego. Ponieważ istnieje obowiązek ewidencjonowania wszystkich przedmiotów znajdujących się w muzeum (nie tylko zabytków, lecz także tych jedynie noszących cechy zabytków), należy ewidencjonować obiekty niezakwalifikowane przez dyrektora muzeum do wpisu do inwentarza muzealiów10. Zgodnie z przepisami do tego typu obiektów zalicza się: współczesne kopie zabytków rzemiosła artystycznego, rzeźb, malarstwa, grafiki stanowiące wyposażenie wnętrz pałacowych oraz służące celom wystawienniczym11. W muzeum może być znacznie więcej takich grup przedmiotów. Ważne jest, aby dyrektor formalnie podjął decyzję o tym, które przedmioty w kierowanej przez niego instytucji będą ewidencjonowane na zasadach ogólnych. W praktyce dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie zarządzenia regulującego procedury dotyczące kwalifikacji przedmiotów. Następnie powinno się sporządzić protokół lub pismo jednoznacznie wskazujące, których przedmiotów dotyczy decyzja dyrektora. Dobrze byłoby, gdyby takie dokumenty powstały również w stosunku do zapisów w rejestrach ewidencyjnych stosowanych do tej pory. Często weryfikacja zapisów dokonanych w minionych latach umożliwia nowe spojrzenie na wymienione przedmioty, co sprawia, że dokonywane są zmiany klasyfikacji tych obiektów. Podejmując decyzję o wprowadzeniu zapisu do odpowiedniej dokumentacji, warto wziąć pod uwagę opinię merytoryczną osób opiekujących się zbiorem i ekspertów spoza instytucji. Należy podkreślić, że jest możliwość wprowadzenia lub kontynuowania prowadzenia różnych dodatkowych niewymienionych w przepisach rejestrów pomocniczych, które uzupełniają obowiązkową dokumentację ewidencyjną uwzględniającą specyfikę zbiorów lub tradycję danego muzeum. WIZERUNKI są wymaganym12 i pożądanym elementem służącym do ewidencjonowania muzealiów. Obowiązkowo powinny znaleźć się na kartach ewidencyjnych i umowach użyczenia, ilustrując wykaz obiektów13. Niestety niełatwo jest zrealizować ten proceder ze względu na niski zasób dokumentacji cyfrowej zbiorów muzealnych. Wizerunki stanowią bezcenną dokumentację w sytuacji zaginięcia przedmiotu, jego zniszczenia czy uszkodzenia. W pracach konserwatorskich 10 Ibidem, § 4.2. Ibidem. 12 Ibidem, § 7.1. 13 Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 maja 2008 r. w sprawie warunków, sposobu i trybu przenoszenia muzealiów [Dz. U. 2008 nr 91 poz. 569] §2. 11 ABC zarządzania kolekcją muzealną 9 są niezastąpionym elementem dokumentującym poszczególne etapy prac nad muzealiami. Często z powodu kosztów uzyskania są marginalizowane lub pomijane. Do ewidencji monet są nie do przecenienia. W bazie danych czy inwentarzu elektronicznym powinny być odpowiednio przyporządkowywane do opisów muzealiów. Funkcjonalność tego narzędzia umożliwia automatyczne powstanie elektronicznej księgi inwentarzowej numeracji plików fotografii cyfrowej, dzięki której możliwe są wydruki inwentarza wizerunków oraz np. opisów zawartości płyt CD. Wydruki te upraszczają proces inwentaryzacji wizerunków. Systemowe przyporządkowanie wizerunków do opisu muzealiów pozwala na oglądanie zdjęć w systemie i drukowanie kart z wizerunkiem lub z jego fragmentem przedstawiającym np. sygnaturę. Umożliwia także drukowanie różnorodnych list zabytków wraz z wizerunkami ogromnie przydatnych do pracy przy użyczaniu muzealiów lub organizowaniu wystaw. SPRAWOZDAWCZOŚĆ często przysparzająca wielu problemów jest znacznie łatwiejsza, kiedy stosuje się elektroniczną ewidencję zbiorów. Bardzo ułatwia sporządzanie okresowych sprawozdań i ustalanie danych statystycznych, wymaganych od dyrektorów muzeów przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz Główny Urząd Statystyczny podczas licznych kontroli, a także na potrzeby muzeum. Jednak warunkiem osiągnięcia rzetelnej wiedzy o wielkości posiadanego zbioru jest stosowanie jednolitych zasad ewidencjonowania zabytków w muzeum. Zatem inwentarz elektroniczny musi uwzględniać możliwość dokładnego policzenia zgromadzonego, użyczanego lub przekazanego innym podmiotom zbioru. Sprawozdanie K-02, sporządzane od 1999 r. na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego, wymaga od muzealników podania liczby pozycji inwentarzowych, pod którymi zapisane są muzealia i depozyty. Na potrzeby Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz statystyk dotyczących użyczanych zabytków podaje się liczbę posiadanych przedmiotów. Inwentarz elektroniczny, właściwie funkcjonujący i zawierający pełne dane, powinien gwarantować precyzyjne policzenie zgromadzonego zbioru, z uwzględnieniem pozycji inwentarzowych i liczby posiadanych zabytków własnych i depozytów. EWIDENCJA ZBIORU MUZEALNEGO wszystkich przedmiotów zgromadzonych w muzeum, również tych, które stanowią elementy zespołów, jest trudna, ale konieczna do uzyskania pełnych danych o posiadanym zbiorze. Musimy pamiętać, że o ile przedmiot złożony może mieć tylko jedną kartę ewidencyjną, o tyle każdy element zespołu, a nie tylko zespół zbiorczo, taką kartę mieć powinien. I znowu przepisy mówią o tej zasadzie bardzo ogólnie. W praktyce istnieje wiele przypadków niejednoznacznych, które wymagają odrębnego potraktowania. Muzealnicy praktycy opracowują szczegółowe zasady ich ewidencjonowania. Ponieważ nie ma przepisów muzealnych, wskazujących szczegółowe rozwiązania w trudnych nietypowych przypadkach, zasadne wydaje się posłużenie regułami stosowanymi w dziedzinach pokrewnych, np. przepisami przestrzeganymi w bibliotekach, dotyczącymi sposobów ewidencjonowania dokumentów ikonograficznych, kartograficznych, 10 ABC zarządzania kolekcją muzealną rękopisów, wydawnictw ciągłych i zwartych14. W bibliotekach funkcjonują sposoby ewidencjonowania dokumentów elektronicznych, dźwiękowych, słuchowo-oglądowych, mikroform, które niejednokrotnie zasilają zbiory muzealne, ale pozostają poza ewidencją z powodu braku przepisów szczegółowych mówiących o sposobach ich ewidencjonowania15. 14 Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych. Załącznik Nr 3 – Wykaz jednostek ewidencyjnych stosowanych w sumarycznej i szczegółowej ewidencji wpływów [Dz. U. 2008 nr 205 poz. 1283]. 15 Ibidem. Pozyskiwanie zbiorów muzealnych Natalia Ładyka Gromadzenie zabytków w statutowo określonym zakresie to główny cel realizowany przez każde muzeum. Muzeum pozyskuje zbiory poprzez: dary, zakupy, depozyty, badania terenowe. DAR do zbiorów muzealnych może pochodzić z różnych źródeł: od osoby fizycznej lub prawnej, spadek, zapis testamentowy, przekaz od instytucji. Oferowany przedmiot powinien: posiadać wartość artystyczną lub kulturową, mieścić się w profilu zbiorów. (…) przekazywanie zabytków do zbiorów muzealnych dokumentuje się protokołem przyjęcia, potwierdzającym wolę przekazania-przyjęcia przez przedstawicieli stron16. Protokół przyjęcia powinien zawierać wymienione i opisane strony uczestniczące w czynnościach cywilno-prawnych: zdającą i przyjmującą (nazwę, NIP, Regon, adres instytucji), reprezentantów obu stron wymienionych z nazwiska i imienia oraz funkcji pełnionej w danej instytucji, opis przedmiotu lub przedmiotów przyjęcia, sposób pozyskania (np. dar, zakup, zapis testamentowy). W protokole podaje się również wartość przedmiotu określoną przez właściciela lub uwagę o konieczności 16 Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r.,§ 2. 12 ABC zarządzania kolekcją muzealną dokonania wyceny przez komisję17, jeśli darczyńca nie podaje wartości. Do dokumentu wpisuje się również krótkie oświadczenie o treści: Zdający oświadcza, że wymienione w protokole przedmioty stanowią jego własność, a w ich posiadanie wszedł legalną drogą. Każdy akt darowizny musi być potwierdzony umową cywilno-prawną pomiędzy darczyńcą a obdarowanym. W umowie powinny się znaleźć obowiązkowo następujące zapisy: Darczyńca oświadcza, że jest właścicielem następującej rzeczy ruchomej, zwanej w dalszej części umowy „zabytkiem”. W treści umowy lub w załączniku do niej powinien obowiązkowo występować opis zabytku lub zabytków. Darczyńca oświadcza, że zabytek jest wolny od wad prawnych oraz praw osób trzecich, że nie toczy się żadne postępowanie, którego jest przedmiotem, że nie stanowi on również przedmiotu zabezpieczenia. Darczyńca przekazuje zabytek do zbiorów obdarowanego jako darowiznę i tym samym rezygnuje z wszelkich praw do tego przedmiotu. Strony niniejszej umowy oświadczają, że: przedmiot darowizny został obdarowanemu wydany, czego potwierdzeniem jest protokół zdawczo-odbiorczy lub, że zostanie wydany w określonym terminie, czego potwierdzeniem będzie podpisany przez obie strony umowy protokół zdawczo-odbiorczy. W umowie powinno określić się wartość przedmiotu darowizny uzgodnioną lub oszacowaną przez Komisję Nabytków. SPADEK LUB ZAPIS TESTAMENTOWY dokumentowany jest przez notarialne lub sądowe powiadomienie o istnieniu spadku lub zapisu testamentowego, następnie przez uwierzytelniony akt notarialny lub sądowy wydania spadku bądź zapisu testamentowego. Wskazane jest porozumienie z wykonawcą testamentu 17 Komisje mogą mieć różne nazwy i być powoływane do różnych celów: Rzeczoznawców, Kwalifikacji i Wyceny Zbiorów, Kwalifikacyjno-Szacunkowej, Nabytków. Komisja taka jest ciałem doradczym powołanym przez dyrektora muzeum. Jej członkami są osoby będące pracownikami muzeum lub/i osoby spoza instytucji. Mogą to być kustosze, główny inwentaryzator, konserwator, wicedyrektor. Komisja powinna być powołana przez dyrektora drogą zarządzenia lub regulaminu organizacyjnego instytucji. Rolą takiego ciała jest ozasadności pozyskania do zbiorów oferowanych przedmiotów (dar, zakup, depozyt), wycena nabytków lub aktualizacja wyceny wypożyczanych muzealiów w celach ubezpieczeniowych, kwalifikacja do zbiorów otrzymanych darów. Posiedzenia Komisji powinny być protokołowane. ABC zarządzania kolekcją muzealną 13 w sprawie przekazania mienia. Przy podejmowanych czynnościach związanych z przejęciem mienia należy przewidzieć koszty transportu zabytków. W sytuacji otrzymania spadku z zagranicy dodatkowo niezbędne są: dokumenty wywozowe: pozwolenie na wywóz dzieł sztuki wyjątkowo cennych zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym kraju (pozwolenie powinien uzyskać wykonawca testamentu), dokument CITES (w kraju wywozu i wwozu), jeśli przedmioty zawierają kość słoniową, odprawa celna, jeśli transport odbywa się z kraju spoza UE, opłaty związane z odebraniem spadku (jeśli wykonawca testamentu nie otrzymał środków finansowych na ten cel), np. przechowanie w bezpiecznym miejscu, transport, obsługa notarialna i sądowa, dokumenty wywozowe, wydanie dokumentu CITES, koszty agencji celnej i odprawy celnej. Po otrzymaniu darów wcześniej nieznanych muzeum należy zwołać komisję kwalifikacyjno-szacunkową, która oceni przydatność otrzymanych przedmiotów do zbiorów i dokona ich selekcji i wyceny. PRZEKAZ jest formą darowizny dokonaną przez jedną instytucję na rzecz innej, czyli np. zbywanie przez jedno muzeum/inną instytucję na rzecz drugiego muzeum/innej instytucji. W przypadku gdy zabytek widniejący w zbiorach muzeum przekazywany jest innej instytucji/innemu muzeum, należy: wystąpić do ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego o wyrażenie zgody na dokonanie darowizny/przekazu lub zamiany po wcześniejszym zaopiniowaniu przez radę muzeum tej darowizny18, uzyskać zgodę ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, która jest wydawana po konsultacji z Radą Muzeów przy Ministrze19. Muzea państwowe i samorządowe mogą dokonywać zamiany, sprzedaży lub darowizny muzealiów po uzyskaniu pozwolenia ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Pozwolenie na zamianę, sprzedaż lub darowiznę muzealiów może być udzielone tylko w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach. Środki uzyskane ze sprzedaży muzealiów mogą być przeznaczone wyłącznie na uzupełnienie zbiorów muzeum20. 18 19 20 Ustawa z dnia 29 czerwca 2007 r. o zmianie ustawy o muzeach [Dz. U. 2007 nr 136 poz. 956], art. 23. Ibidem. Ibidem. 14 ABC zarządzania kolekcją muzealną Istnieją również inne uzasadnione powody zbycia i – co za tym idzie – wykreślenia z inwentarza muzealiów. W takich przypadkach również konieczne jest wystąpienie do ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego o zgodę na wykreślenie. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek dyrektora muzeum państwowego lub samorządowego, wydaje pozwolenie na skreślenie z inwentarza w razie zmiany statusu prawnego muzealium lub błędu w zapisie inwentarzowym21. W razie stwierdzenia błędów w zapisie inwentarzowym skreślenie może być nakazane decyzją ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po uzgodnieniu z Radą do Spraw Muzeów22. Po uzyskaniu pozytywnej decyzji należy sporządzić umowę darowizny i protokół przyjęcia/ przekazania. ZAKUP dokonany bezpośrednio od ofiarodawcy powinien być poprzedzony przyjęciem oferty sprzedaży sporządzonej na piśmie, zawierającej podstawowe dane wraz z proponowaną ceną. Oferent musi złożyć pisemne oświadczenie na temat pochodzenia oferowanego przedmiotu. Najlepszym rozwiązaniem jest stosowanie formularza oferty, który powinien zawierać: dane oferenta (imię, nazwisko, dane adresowe, PESEL), opis oferowanego do sprzedaży przedmiotu, propozycję ceny, oświadczenie: oferowany przedmiot jest moją własnością od………….roku/został nabyty w roku………………….w drodze…………………./Historia nabycia/ datę i podpis oferenta. Oferent powinien złożyć ofertę osobiście, ewentualnie poprzez osobę posiadającą notarialne upoważnienie. Dopuszcza się oferty przysłane pocztą. W imieniu oferenta nie powinien występować pracownik muzeum, który może być posądzony o stronniczość i uzyskiwanie korzyści. (…) muzealnik w czasie pozostawania w stosunku pracy w muzeum przestrzega ogólnie przyjętych norm etyki zawodowej, a w szczególności nie prowadzi handlu przedmiotami pozostającymi w zakresie zainteresowania muzeum i nie podejmuje działań, jak kolekcjonerskich, wykonywania ekspertyz i wycen przedmiotów, mogących powodować konflikt interesów z zatrudniającym go muzeum23. 21 22 23 Ibidem, art. 24.1. Ibidem, art. 24.2. Ibidem, art. 34. ABC zarządzania kolekcją muzealną 15 Przyjęciu przedmiotu do zbioru powinien towarzyszyć protokół zdawczo-odbiorczy wraz z opinią konserwatorską na temat oferowanego do zbioru przedmiotu i jego wartością. Elementem niezbędnym jest również oświadczenie mówiące o tym, że wymienione w załączniku przedmioty stanowią własność oferenta, który w ich posiadanie wszedł legalną drogą. Dodatkowe ważne zapisy to: określenie przedmiotów może ulec zmianie po dokonaniu ekspertyzy naukowej, składający wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Następnym krokiem jest przeprowadzenie ekspertyzy, badanie proweniencji, przygotowanie opinii dotyczącej zasadności zakupu i wysokości zaproponowanej ceny. Po przygotowaniu materiału merytorycznego zwoływane jest posiedzenie komisji zakupów. Stanowi ona ciało doradcze powołane przez dyrektora muzeum. Jej członkami są osoby będące pracownikami muzeum lub/i osoby spoza instytucji. Mogą to być kustosze, główny inwentaryzator, konserwator, wicedyrektor. Komisja powinna być powołana przez dyrektora drogą zarządzenia lub zgodnie z regulaminem organizacyjnym instytucji. Jej rolą jest opiniowanie zasadności pozyskania do zbiorów oferowanych przedmiotów (dar, zakup, depozyt), wycena nabytków lub aktualizacja wyceny wypożyczanych muzealiów w celach ubezpieczeniowych. Posiedzenia komisji powinny być protokołowane. Ostateczną decyzję o zakupie zawsze podejmuje dyrektor muzeum. Realizacja zakupu następuje w momencie podpisania umowy kupna-sprzedaży i w wyniku dokonania ustalonej zapłaty. Ważne sformułowania i informacje pojawiające się w umowie kupna-sprzedaży: umowa jest zawarta pomiędzy Kupującym a Sprzedającym, Sprzedający oświadcza, że jest wyłącznym prawnym właścicielem dzieła, opis dzieła, Sprzedający oświadcza, że oferowane dzieło nie jest obciążone prawami osób trzecich, że nie toczy się żadne postępowanie, którego byłoby przedmiotem i że nie stanowi przedmiotu zabezpieczenia, Sprzedający oświadcza, że nie zawierał z osobami trzecimi ani innymi podmiotami żadnej umowy obciążającej dzieło, w szczególności zastawem lub innym prawem, a także nie jest stroną żadnej innej umowy, mającej za przedmiot dzieło, obowiązującej w dniu podpisania niniejszej umowy. ZAKUP NA AUKCJI W KRAJU umożliwia niektórym instytucjom muzealnym skorzystanie z prawa pierwokupu24. Muzeum re24 Ustawa z dnia 29 czerwca 2007 r. o zmianie ustawy o muzeach, art. 20. 16 ABC zarządzania kolekcją muzealną jestrowanemu przy nabywaniu zabytków przysługuje: prawo pierwszeństwa zakupu od podmiotów prowadzących działalność polegającą na oferowaniu do sprzedaży zabytków – w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia przez muzeum zamiaru zakupu, prawo pierwokupu bezpośrednio na aukcjach, po cenie wylicytowanej. Działanie w takim przypadku powinno być następujące: zgłoszenie na posiedzeniu komisji chęci zakupu zabytku wystawianego na aukcji, na podstawie katalogu aukcyjnego i oglądu, zatwierdzenie górnej licytowanej kwoty, udział w licytacji; po zakończonej licytacji przedstawiciel muzeum zgłasza prawo nabycia. Kolejne etapy związane w zakupem dzieła na aukcji w kraju są dokładnie takie same jak te, które dotyczą zakupu od ofiarodawcy: sporządzany jest protokół przyjęcia, umowa kupna-sprzedaży, a na koniec wystawia się rachunek lub fakturę. Jeśli zabytek spada z aukcji, kupuje się go po cenie wywoławczej albo próbuje licytacji w dół. Przy zakupie przez Internet warto postarać się nawiązać kontakt bezpośrednim z oferentem. ZAKUP NA AUKCJI ZA GRANICĄ następuje bez prawa pierwokupu. Na podstawie fotografii i opisu należy zgłosić do domu aukcyjnego chęć zakupu zabytku i podać maksymalną kwotę, za jaką chce się nabyć dzieło. Specjalista bezwzględnie powinien dokonać oglądu dzieła na miejscu. Następnie przystępuje się do licytacji. PRAWA AUTORSKIE powinny znaleźć się w zapisach umowy kupna-sprzedaży i darowizny, jeśli umowy dotyczą dzieł podlegających tym prawom, a więc jeżeli nie minęło 70 lat od śmierci autora: Sprzedający oświadcza, że przysługują mu wszelkie autorskie prawa majątkowe do Dzieł i zawierając niniejszą umowę, nie narusza praw osób trzecich, w tym praw autorskich; na mocy niniejszej umowy Sprzedający przenosi na Kupującego własność Dzieła wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych do dzieła w zakresie: (wymieniamy tu pola eksploatacji)25, a Kupujący zobowiązuje się zapłacić Sprzedającemu cenę określoną w umowie; Sprzedający przenosi na Kupującego prawa majątkowe do Dzieła. Przeniesienie praw rozciąga się na następujące pola eksploatacji: (wymieniamy tu pola eksploatacji)26. 25 26 Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych [Dz. U. 2006 nr 90 poz. 631 z późn. zm.] Ibidem. ABC zarządzania kolekcją muzealną 17 Inne zapisy umowy: Na mocy umowy przeniesienie autorskich praw majątkowych do Dzieła następuje bez żadnych ograniczeń w szczególności terytorialnych. Kupującemu przysługuje prawo rozporządzania i korzystania z Dzieła na terytorium całego świata – bez ograniczeń czasowych lub ilościowych. Cena, o której mowa w Umowie, obejmuje wynagrodzenie z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych. Sprzedającemu nie przysługuje żadne inne wynagrodzenie. W przypadku gdy osoba trzecia wystąpi przeciwko Kupującemu lub jego następcom prawnym z roszczeniami wynikającymi z rozporządzenia lub korzystania z Dzieła zgodnie z umową, Sprzedający zobowiązany będzie pokryć koszty zastępstwa procesowego, koszty sądowe oraz zapłacić zasądzone odszkodowanie lub koszty polubownego załatwienia sprawy oraz pokryć poniesioną przez Kupującego szkodę. Na mocy niniejszej umowy, zwanej dalej Umową, Sprzedający przenosi na Kupującego własność Dzieła, a Kupujący zobowiązuje się zapłacić Sprzedawcy cenę określoną w Umowie. Wydanie dzieła przez Sprzedającego nastąpiło przed zawarciem Umowy, co potwierdza protokół zdawczo-odbiorczy. Za przeniesienie własności egzemplarza Dzieła oraz przeniesienie praw autorskich do Dzieła Kupujący zapłaci Sprzedającemu cenę stanowiącą kwotę w wysokości…………..PLN (słownie………….). Kwota ta obejmuje wszelkie koszty i należności na rzecz Sprzedającego wynikające z zawarcia umowy. Zapłata nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionego przez Sprzedającego rachunku/faktury, w terminie 14 (21 dni) od daty jego otrzymania przez Kupującego. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy będą miały zastosowanie przepisy: Kodeksu Cywilnego, Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, przepisy prawa polskiego – (przy zakupach zagranicą). Wszystkie spory wynikające z wykonania niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Kupującego. Wszystkie zmiany i uzupełnienia postanowień niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu. DEPOZYTY PRZYJMOWANE DO MUZEUM poprzedza umowa sporządzona przez właściciela zabytku, określająca warunki użyczenia w depozyt, prawa autorskie, czas, na jaki depozyt jest przyjmowany, i wykaz dzieł. Akt przyjęcia depozytu dokumentuje protokół zdawczo-odbiorczy określający cel przyjęcia, czas przyjęcia, wykaz dzieł wraz z wyceną i opinię konserwatorską. Po wzięciu w posiadanie dzieł należy wpisać je do księgi depozytowej i sporządzić kartę ewidencyjną. 18 ABC zarządzania kolekcją muzealną MUZEALIA WYDAWANE W DEPOZYT mogą być tylko za zgodą dyrektora muzeum, po spisaniu umowy użyczenia zawierającej informacje m.in. o czasie użyczenia, warunkach określających sposób transportu, przechowywania lub eksponowania muzealiów, zapewnieniu możliwość przeprowadzenia kontroli konserwatorskiej w określonym czasie, pokryciu kosztów przyjazdu przedstawicieli użyczającego/inne opłaty. W przypadku użyczenia do instytucji niemuzealnej konieczna jest zgoda podmiotu zarządzającego muzeum27. Po zawarciu umowy sporządzany jest protokół zdawczo-odbiorczy dokumentujący akt użyczania muzealium w depozyt. Ważne jest, aby osoba biorąca bezpośredni udział w przejmowaniu muzealium posiadała stosowne upoważnienie do odbioru dzieła. W przypadku gdy muzealium jest użyczane instytucji, należy zażądać wypisu z KRS tej instytucji, w celu weryfikacji osób upoważnionych do podpisywania umowy. BADANIA TERENOWE dotyczą zbiorów archeologicznych i przyrodniczych. Z powodu braku szczegółowych przepisów w wielu muzeach nadal stosuje się przepisy Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 18 kwietnia 1964 r. w sprawie prowadzenia inwentarza muzealiów, według którego28: księga polowa wpływu/dokumentacja terenowa/obiektów jest istotną częścią ewidencji zbiorów archeologicznych i zbiorów przyrodniczych, pozyskanych w wyniku badań terenowych; każda księga polowa powinna być oznaczona numerem porządkowym łamanym przez literowy symbol działu, łamany przez rok, w którym prowadzono badania terenowe. Zapis w księdze polowej powinien zawierać następujące dane identyfikacyjne: liczbę porządkową zapisu, datę znalezienia obiektu, lokalizację w obrębie stanowiska i w obrębie działki, opis, rysunek lub fotografię, nazwę, opis i liczbę obiektów lub okazów, opis stanowiska, miejsce zebrania, nazwisko zbieracza, określenie kolekcji, nr inwentarza. 27 28 Ustawa z dnia 29 czerwca 2007 r o zmianie ustawy o muzeach., art. 29, ust. 4. Ibidem. ABC zarządzania kolekcją muzealną 19 Po zakończeniu badań w danym sezonie na danym stanowisku księga powinna być podpisana przez kierownika działu lub głównego inwentaryzatora. Materiał archeologiczny lub przyrodniczy zostaje wpisany do księgi polowej. Po oczyszczeniu, konserwacji oraz wstępnym opracowaniu może ulec zmianie pod względem ilościowym i jakościowym, wtedy rejestruje się go w księdze inwentarzowej. Układ graficzny tej księgi pozostawia się do decyzji muzeów – pod warunkiem, że uwzględni się w niej wszystkie wymienione dane. Obecnie standardy dokumentacji badań archeologicznych określa załącznik do Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 27 lipca 2011 r.29 w sprawie prowadzenia prac konserwatorskich, restauratorskich, robót budowlanych, badań konserwatorskich, architektonicznych i innych działań przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków oraz badań archeologicznych. Na podstawie ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami dokumentacja badań archeologicznych składa się z30: karty zabytku archeologicznego zawierającej: określenie miejsca usytuowania zabytku archeologicznego (z podaniem nazwy miejscowości, gminy, powiatu i województwa), numeru obszaru w wojewódzkiej ewidencji zabytków, numeru zabytku na tym obszarze, numeru stanowiska w miejscowości oraz współrzędnych geograficznych wraz z danymi georeferencyjnymi, opis fizjograficzny, określenie powierzchni przeprowadzonych badań archeologicznych, wykazu faz zasiedlenia z podaniem liczby obiektów oraz zabytków datujących te fazy, nazwisko kierownika badań archeologicznych, termin ich przeprowadzenia, karty jednostek stratygraficznych zawierającej: określenie miejsca usytuowania zabytku archeologicznego (z podaniem nazwy miejscowości, gminy, powiatu i województwa), numeru obszaru w wojewódzkiej ewidencji zabytków, numeru zabytku na tym obszarze, numeru stanowiska w miejscowości oraz współrzędnych geograficznych, numer jednostki stratygraficznej i jej lokalizacji w systemie podziału przestrzeni badawczej, określenie funkcji jednostki stratygraficznej, wstępne datowanie jednostki stratygraficznej, zasięg jednostki stratygraficznej, opis jednostki stratygraficznej, opis eksploracji jednostki stratygraficznej, relację stratygraficzną, rejestru odkrytych zabytków, rejestru warstw, 29 Dz.U. 2011 nr 165 poz. 987. Ustawa z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. nr 162 poz. 1568, z późn. zm.), art. 37 ust. 1. 30 20 ABC zarządzania kolekcją muzealną inwentarza: zabytków wydzielonych, zabytków masowych, próbek, dokumentacji rysunkowej, dokumentacji fotograficznej, dokumentacji graficznej, sprawozdania z badań, opracowania wyników badań, mapy lokalizacji zabytku archeologicznego w skali 1:10000, z zaznaczonym jego hipotetycznym zasięgiem, a w odniesieniu do polskich obszarów morskich planu batymetrycznego, graficznego przedstawienia rozplanowania odkrytych zabytków i warstw kulturowych z zaznaczoną siatką i oznaczeniem ich chronologii, planu warstwicowego zabytku z naniesioną siatką arową nawiązującą do szczegółowej sieci osnowy geodezyjnej i planem wykopów, bibliografii oraz informacji o miejscu przechowywania dokumentacji wcześniej przeprowadzonych badań, jeżeli badania takie zostały przeprowadzone. Natalia Ładyka Zasady stosowane podczas inwentaryzacji zbiorów muzealnych (…) komisyjna kontrola zgodności wpisów dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym zbiorów powinna odbywać się co pięć lat od daty zakończenia poprzedniej kontroli. Podmiot, o którym mowa w art.5 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach, może przedłużyć ten okres do 10 lat31. Wynika z tego, że inwentaryzację zbiorów muzealnych należy przeprowadzać nie rzadziej niż co 5 lat. Można ją jednak prowadzić w sposób ciągły, w cyklu pięcioletnim, tzn. każdego roku sprawdzać stan wybranej grupy zbiorów muzealnych, np. malarstwa, rzeźby itd. Inwentaryzację prowadzoną w cyklu pięcioletnim należy prowadzić zgodnie z opracowanym na najbliższe 5 lat harmonogramem zatwierdzonym przez dyrektora muzeum. Podstawową formą inwentaryzacji zbiorów muzealnych jest metoda uproszczona w formie skontrum. Dyrektor muzeum może zarządzić inwentaryzację metodą pełną, czyli przeprowadzenie spisu z natury. Spisem inwentaryzacyjnym należy objąć wszystkie składniki zbiorów stanowiące własność muzeum, zarejestrowane we wszystkich księgach inwentarzowych muzealiów oraz w ewidencji pomocniczej. Spisem obejmuje się również dobra kultury niestanowiące własności muzeum, przechowywane czasowo i zaewidencjonowane w księgach depozytowych. W sytuacji, kiedy zaistnieją określone okoliczności, np. dojdzie do zmiany kierownika działu/ magazynu, stosuje się inwentaryzację okolicznościową (doraźną) przeprowadzaną głównie drogą spisu z natury. 31 Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r., § 3 ust. 5. 22 ABC zarządzania kolekcją muzealną INWENTARYZACJI ZBIORÓW MUZEALNYCH można dokonywać w formie: skontrum uproszczonego – sprawdzenie zgodności liczby i identyczności muzealiów z ich zapisami w księgach inwentarzowych, spisu z natury – inwentaryzacja pełna lub częściowa, odbywająca się przy użyciu arkuszy spisowych, skontrum pełnego, polegającego na odnotowaniu aktualnego miejsca przechowywania muzealiów w komputerowej ewidencji zbiorów. Uzupełniającą formą inwentaryzacji jest również: uzyskanie potwierdzenia na piśmie posiadania przez inne instytucje przechowujące obiekty czasowo (użyczenie bądź depozyty długoterminowe) muzealiów stanowiących własność muzeum, uzyskanie potwierdzenia stanu ilościowo-wartościowego przechowywanych w muzeum zbiorów muzealnych. INWENTARYZACJA W FORMIE SPISU Z NATURY powinna być poprzedzona: wydaniem wewnętrznego zarządzenia dyrektora muzeum lub organu zarządzającego w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej. Dokument ten zawiera określenie terminu, w jakim zbiory będą spisywane, pól spisowych, zakresu sprawdzanych przedmiotów, informacje o składzie komisji i jej przewodniczącym, harmonogram spisu i zakres inwentaryzacji. Obiekty znajdujące się w określonym polu spisowym, objęte spisem z natury, nie powinny być wydawane bądź przyjmowane do czasu zakończenia spisu; pouczeniem członków zespołów spisowych o prawidłowym przeprowadzeniu inwentaryzacji; wydaniem zespołom spisowym ostemplowanych i ponumerowanych przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych; przeprowadzeniem – zgodnie z harmonogramem – spisu z natury. Spis z natury polega na: prawidłowym wypełnieniu arkuszy spisowych (nr kolejny arkusza, data i godziny spisu, spisywane pomieszczenie, rodzaj inwentaryzacji, nazwiska osób dokonujących spisu, liczba porządkowa, nr inwentarza, krótki opis, podsumowanie i podpisy komisji), dokonaniu porównania danych z arkuszy spisowych z zapisami w odpowiedniej dokumentacji ewidencyjnej (księgi inwentarzowe, karty ewidencyjne, ewidencja pomocnicza, ABC zarządzania kolekcją muzealną 23 protokoły przyjęcia) i odnotowanie w rubryce „uwagi” w księgach inwentarzowych faktu obecności przedmiotu, wpisaniu do arkuszy spisowowych wartości inwentarzowej muzealiów, ewentualnie załączenie do arkuszy wykazów z wartościami poszczególnych przedmiotów, naniesieniu wyników spisu na karty ewidencyjne obiektów i do komputerowej bazy danych, wyjaśnieniu przez osoby odpowiedzialne przyczyn oraz okoliczności powstania różnic pomiędzy stanem faktycznym a dokumentacją ewidencyjną, ewentualnym przeprowadzeniu inwentaryzacji uzupełniającej, opracowaniu przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej sprawozdania z prac spisowych z załączonymi arkuszami spisowymi podpisanymi przez przewodniczącego i ostemplowanymi. Sprawozdanie powinno zawierać informacje o: przebiegu spisu, polach spisowych objętych inwentaryzacją, liczbie arkuszy, liczbie spisanych obiektów, poprawkach dokonanych w arkuszach spisowych, ewentualnym ruchu obiektów w czasie inwentaryzacji (wykaz obiektów wydanych), stwierdzonych brakach, wnioskach poinwentaryzacyjnych. Zwieńczeniem prac powinno być przedłożenie wyników spisu wraz ze sprawozdaniem dyrekcji muzeum. INWENTARYZACJA ZBIORÓW W FORMIE SKONTRUM PRZY UŻYCIU KOMPUTEROWEJ BAZY DANYCH możliwa jest po wpisaniu wszystkich skontrowanych elementów zbiorów do bazy wraz z podstawowymi danymi inwentarzowymi, łącznie z wartością i aktualnym miejscem przechowywania. Wyniki skontrum zależą od jakości danych o obiektach wprowadzonych do bazy. Przed rozpoczęciem skontrum należy zatem bardzo dokładnie sprawdzić wpisy. Trzeba również uzupełnić następujące cechy spisywanych obiektów (informacje są istotne dla późniejszych sprawozdań): typ obiektu: pojedynczy, złożony, zespół, element zespołu, klasyfikację spisywanych obiektów: zabytki-przedmioty, 24 ABC zarządzania kolekcją muzealną dział (działy), jeśli skontrum nie dotyczy całego zbioru muzeum, zakres spisywanych numerów inwentarza i rodzaj inwentarza, jeśli skontrum dotyczy obiektów wpisanych do jednego inwentarza, własność przedmiotów. Wykaz czynności, które należy kolejno wykonać, aby prawidłowo przeprowadzić skontrum: rejestracja kolejnego skontrum, rejestracja, utworzenie i wydruk kolejnych list spisowych wraz z wykazami spisanych obiektów, przygotowanie i wydruk sprawozdań, rozliczenie skontrum, zamknięcie skontrum. Nadajemy unikalny identyfikator skontrum, np. est2013, wpisujemy termin, w którym skontrum ma być przeprowadzone (daty dzienne) oraz krótki opis, czyli, informację umożliwiającą szybką identyfikację konkretnego skontrum, np. est2013, Zbiory Malarstwa. Wybieramy z listy identyfikator skontrum, wprowadzamy dodatkowe kryteria wyboru listy: spisywane pomieszczenie, dział, datę przeprowadzenia skontrum (od …. do), kolejny numer listy spisywanych dzieł, nazwiska członków zespołu spisowego. Wprowadzamy wykaz spisywanych obiektów wraz z wartością inwentarzową, ewentualne uwagi dodatkowe, np. spisywane fragmenty. Tak przygotowaną listę drukujemy (jeśli w spisywanym pomieszczeniu nie mamy dostępu do bazy danych) i weryfikujemy ze stanem faktycznym. Zauważone różnice nanosimy na listy – tę wydrukowaną, i tę w wersji elektronicznej. Po weryfikacji wprowadzamy poprawne informacje do bazy danych i uruchamiamy proces przypisania lokalizacji dla spisanych obiektów. Po wprowadzeniu danych o wszystkich spisanych obiektach przystępujemy do generowania sprawozdań: wykaz obiektów niespisanych (brakujących), wykaz obiektów niespisanych – wydanych z muzeum, wykaz spisanych fragmentów obiektów, wykaz obiektów spisanych wielokrotnie – do weryfikacji, wykaz różnic w stosunku do poprzednich spisów skontrowych. Rozliczenie skontrum i wydruk spisanych obiektów według: ksiąg inwentarzowych, działów, pomieszczeń. ABC zarządzania kolekcją muzealną 25 Po zakończeniu skontrum system zapamiętuje wszystkie zapisy skontrowe (listy wraz z wykazami obiektów) w takiej formie, by mogły być wykorzystane do porównania zbiorów podczas kolejnego skontrum. Mając na uwadze naniesione w bazie danych zmiany i ich potencjalny wpływ na wyniki skontrum, nie można zwlekać z zakończeniem rozliczonego skontrum w wersji elektronicznej. Po zakończeniu spisu inwentaryzacyjnego, przeprowadzonego metodą uproszczoną lub pełną, opiekun zbiorów lub kierownik magazynu powinien podpisać oświadczenie, że zapoznał się z jego wynikami. Takie oświadczenie jest obowiązkowe w przypadku, kiedy inwentaryzacja jest przeprowadzana w związku ze zmianą na stanowisku kierownika magazynu, opiekuna zbiorów itp. Przykładowe oświadczenie: Końcowe oświadczenie odpowiedzialnych osób o kompletności i prawidłowości spisu z natury/ skontrum przeprowadzonego w dniach od/do, w polu spisowym: Magazyn Główny/Magazyn Malarstwa itp. My, niżej podpisani, oświadczamy, że wszystkie podlegające inwentaryzacji zbiory muzealne, za które odpowiadamy, znajdujące się w inwentaryzowanych polach spisowych, zostały prawidłowo przeliczone i ujęte w spisie na listach spisowych będących załącznikiem do niniejszego oświadczenia. Ponadto oświadczamy, że nie wnosimy żadnych zastrzeżeń co do kompletności spisu i pracy zespołu spisowego. Tu następują podpisy osób odpowiedzialnych za opiekę nad zbiorami lub kierownika magazynu. Niektóre muzea do celów inwentaryzacyjnych używają naklejek/naszywek z kodami kreskowymi lub stosują metodę radiowej lokalizacji RFID. Wymaga to zaopatrzenia wszystkich obiektów w naklejki lub chipy i zastosowania odpowiedniej technologii przy użyciu bazy danych – inwentarza elektronicznego. Metoda ta zdecydowanie przyspiesza prace, jednak nie zwalnia z manualnego sprawdzenia posiadanego zbioru. Agnieszka Jaskanis Specyfika zbiorów archeologicznych w procesie zarządzania kolekcją muzealną Wprowadzenie ustawy o muzeach w 1996 r. postawiło muzea posiadające zbiory archeologiczne przed trudnym problemem implementacji aktów wykonawczych tej ustawy do tradycyjnego, stosowanego w muzeach od dziesiątków lat, sposobu ewidencji, inwentaryzacji i opracowywania zbiorów archeologicznych. Sytuacja ta została spowodowana zunifikowanym podejściem ustawodawcy do ewidencjonowania różnorodnych typologicznie zbiorów muzealnych. Zabytki archeologiczne stanowią szczególne wyzwanie dla badaczy, gdyż ich dokumentowanie rozpoczyna się już w trakcie prac terenowych metodami tradycyjnymi i ostatnio coraz częściej w formie zapisów cyfrowych. Muzea, przejmując zabytki do swoich zbiorów, muszą zadbać o to, aby cała zgromadzona dokumentacja wykopaliskowych badań archeologicznych i pochodzących z nich zabytków ruchomych: spełniała współczesne standardy muzealne, zawierała odniesienia do kontekstu historycznego i przestrzennego ich odkrycia, sprostała wymogom technologicznym tworzenia współczesnych systemów wiedzy. Specyficzne postępowanie ze zbiorami archeologicznymi dotyczy wszystkich etapów i czynności związanych z pozyskiwaniem, opracowywaniem ewidencyjnym i inwentaryzacją muzealiów. Przede wszystkim pozyskiwanie zbiorów metodami archeologicznymi obliguje muzea do stosowania w procesie nabywania zabytków przepisów: ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach32, rozporządzenia Ministra Kultury z 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach33, 32 Dz. U. 1997 nr 5 poz. 24, w brzmieniu z dnia 27 lipca 2012 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o muzeach Dz. U. 2012 nr 0 poz. 987. 33 Dz. U. 2004 nr 202 poz. 2073. ABC zarządzania kolekcją muzealną 27 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami34, rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 27 lipca 2011 r. w sprawie prowadzenia prac konserwatorskich, prac restauratorskich, robót budowlanych, badań konserwatorskich, badań architektonicznych i innych działań przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków oraz badań archeologicznych35. Sposób odkrywania zabytków archeologicznych i wiążące się z tym procesem uwarunkowania prowadzenia terenowych badań archeologicznych istotnie wpływają na model ewidencjonowania muzealiów. Udział muzeum w pozyskiwaniu zbiorów archeologicznych rozpoczyna się wraz z deklaracją dyrektora dotyczącą gotowości do przyjęcia zbiorów, które zostaną odkryte podczas planowanych badań terenowych. Ta specyfika pozyskiwania zbiorów obliguje muzea do ścisłej współpracy zarówno z archeologami wykonującymi badania wykopaliskowe, jak i służbą konserwatorską, w której gestii jest określenie rangi odkrycia w systemie ochrony dziedzictwa narodowego. Poza dokumentacją wyspecyfikowaną w rozporządzeniu Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 27 lipca 2011 r., w sprawie prowadzenia prac konserwatorskich, restauratorskich, robót budowlanych, badań konserwatorskich, architektonicznych i innych działań przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków oraz badań archeologicznych, dyrektora muzeum może mieć dodatkowe oczekiwania związane z przygotowaniem zabytków odkrytych podczas badań i ich dokumentacji przekazywanych do muzeum. W muzeach warunki te są określane indywidualnie, ze względu na kontynuację czy odniesienia w stosunku do lokalnej tradycji opracowywania, magazynowania zabytków oraz organizacji pracy przy sporządzaniu dokumentacji muzealnej. W Państwowym Muzeum Archeologicznym w Warszawie ustalono, że wraz z przejmowanym materiałem archeologicznym niezbędne jest opracowanie zestawień informacji o zbiorach według wskazanego formatu, a także stosowanie standardowych opakowań przekazywanych zbiorów. Muzeum określiło również oczekiwania w stosunku do formy cyfrowej dokumentacji, w tym formatu zapisu danych, oraz formy analogowej przygotowania dokumentacji. Procedura nabywania zabytków archeologicznych jest inna niż w przypadku nabywania pozostałych rodzajów zbiorów. Określona została w ustawie o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami z dnia 23 lipca 2003 r. (art. 35, pkt 3, 4, 5 i 6). Artykuł ten reguluje zasady postępowania z ruchomymi zabytkami archeologicznymi, odkrytymi w trakcie badań wykopaliskowych i prowadzonymi na nieruchomych zabytkach archeologicznych, czyli stanowiskach archeologicznych. Zabytki ruchome przekazywane są do muzeum decyzją wojewódzkiego konserwatora zabytków 34 35 Dz. U. 2003 nr 162 poz. 1568, w brzmieniu z dnia 17 lutego 2011 r. Tekst jednolity wydany przez Kancelarię Sejmu. Dz. U. 2011 nr 165 poz. 987, cz. II Standardy dokumentacji badań archeologicznych. 28 ABC zarządzania kolekcją muzealną (w imieniu wojewody jako przedstawiciela Skarbu Państwa) – dwuetapowo: w depozyt, a następnie na własność. Sposób i procedurę przekazania szczegółowo określają poniższe przepisy: 3. Miejsce przechowywania zabytków archeologicznych odkrytych, przypadkowo znalezionych albo pozyskanych w wyniku badań archeologicznych bądź poszukiwań, o których mowa w art. 36 ust. 1 pkt 12, określa wojewódzki konserwator zabytków, przekazując je, w drodze decyzji, w depozyt muzeum lub innej jednostce organizacyjnej, za jej zgodą. 4. Przekazanie zabytków archeologicznych muzeum lub innej jednostce organizacyjnej może nastąpić w przypadku, gdy jednostka ta zapewni: 1) ich trwałe przechowanie, 2) przeprowadzenie inwentaryzacji i odpowiednich prac konserwatorskich, 3) udostępnianie tych zabytków w celach naukowych. 5. Wojewódzki konserwator zabytków może wydać decyzję o cofnięciu oddania w depozyt zabytków archeologicznych, jeżeli muzeum lub inna jednostka organizacyjna nie zapewnia warunków, o których mowa w ust. 4. 6. Na wniosek dyrektora muzeum zabytki archeologiczne, będące w depozycie tego muzeum, mogą być przekazane na jego własność na podstawie decyzji wojewódzkiego konserwatora zabytków. Wojewódzki konserwator zabytków przekazuje do muzeum archeologicznego wszystkie źródła naukowe pochodzące ze stanowiska archeologicznego, nie dokonując selekcji i wyboru zabytków, które kwalifikują się do wpisu do inwentarza jako muzealia. Dużą część zbioru przekazywanego muzeum stanowi archeologiczny materiał masowy, który tak jak zabytki wydzielone po przejęciu na własność, musi podlegać ewidencjonowaniu. Muzeum otrzymuje więc zbiory, które mają walory muzealiów, oraz zbiory, które mają przede wszystkim walory poznawcze jako źródła naukowe. Ponadto z formalnego punktu widzenia archeologiczny materiał masowy nie może być wliczany do statystyk dotyczących liczby muzealiów, gdyż: nie można określić liczby przedmiotów, na które składały się zachowane dziś fragmenty, a co za tym idzie nie można określić liczby muzealiów; nie można, z punktu widzenia obliczeń statystycznych, stawiać znaku równości między zabytkami (nawet zachowanymi we fragmentach) a licznymi fragmentami nieokreślonej liczby przedmiotów; każdy fragment nie stanowi muzealium; liczebność materiału masowego jest wartością zmienną w czasie (np. ze względu na nietrwały charakter materiału, a także możliwość rekonstrukcji lub uzupełnienia fragmentami materiału masowego przedmiotów wcześniej zinwentaryzowanych), co może powodować niezgodności w zapisie inwentarzowym. ABC zarządzania kolekcją muzealną 29 Właściwe wydaje się więc rozróżnienie tych dwóch grup zbiorów w modelu ewidencjonowania ich w muzeum. Pozyskane przez muzeum zabytki podlegają ewidencji i inwentaryzacji. Zasady ewidencjonowania są wspólne dla wszystkich rodzajów zbiorów muzealnych i szczegółowo opisane w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach. Ze względu na wykopaliskowy sposób odkrywania zabytków archeologicznych i opisane wyżej procedury przekazywania ich do muzeum, koniczne jest opracowanie odpowiedniego modelu ewidencji, obejmującego wszystkie źródła naukowe pochodzące ze stanowiska archeologicznego. Przede wszystkim konieczne jest określenie rodzajów dokumentów ewidencyjnych, zgodnie z par. 1 pkt. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r., i rejestrów pomocniczych oraz ustalenie formy ich sporządzania. W Państwowym Muzeum Archeologicznym w Warszawie uznano, że do ewidencji zbiorów archeologicznych niezbędne są następujące dokumenty ewidencyjne: księga wpływu zbiorów, inwentarz muzealiów archeologicznych i numizmatów, dokumentacja badań archeologicznych – inwentarze polowe, karty ewidencyjne oraz dokumentacja pomocnicza – rejestry pomocnicze: księga ewidencji archeologicznego materiału masowego, katalog naukowy zabytków archeologicznych i numizmatów, kartoteka stanowisk archeologicznych. Zasady prowadzenia tych dokumentów zostały określone normatywami wewnętrznymi. Kolejnym istotnym zagadnieniem wpływającym na model ewidencjonowania w muzeach zabytków archeologicznych jest implementacja wymaganych przez ustawodawcę nazw danych identyfikujących zabytki wpisywane do inwentarza oraz na karty ewidencyjne do specyfiki opisu muzealiów. Powiązanie w modelu ewidencji poszczególnych zabytków ruchomych z kontekstem przestrzennym ich odkrycia, czyli stanowiskiem archeologicznym, jest najistotniejszym wymaganiem stawianym przez badaczy archeologów w procesie dokumentowania znalezisk. Propozycja opracowana dla Państwowego Muzeum Archeologicznego w Warszawie uwzględnia wymagania ustawowe, a także jest zgodna z tradycją i metodyką tworzenia dokumentacji znalezisk archeologicznych w muzeach. 30 ABC zarządzania kolekcją muzealną Ewidencja muzealiów – ustawowa struktura opisu Ewidencja muzealiów archeologicznych struktura opisu numer inwentarza* tytuł (nazwa)* numer inwentarza tytuł (nazwa) autor lub wytwórca kultura dla zabytków pradziejowych pochodzenie sposób pozyskania pochodzenie: 1. sposób nabycia do muzeum 2. rodzaj odkrycia archeologicznego (badania) wartość w dniu nabycia wartość szacunkowa czas powstania czas (chronologia – lub/i określenie bezwzględne czasu powstania) miejsce powstania (odkrycia): 1. adres miejsca odkrycia stanowiska archeologicznego: nazwa miejscowości, lokalizacja SIP 2. rodzaj stanowiska archeologicznego 3. identyfikator numeryczny stanowiska miejsce powstania materiał technika wykonania wymiary, ewentualnie waga określenie cech charakterystycznych materiał technika wykonania wymiary, ewentualnie waga określenie cech charakterystycznych wizualizacja sposób oznakowania miejsce stałego przechowywania przemieszczenia wizualizacja sposób oznakowania miejsce stałego przechowywania przemieszczenia * Cechy niewyspecyfikowane w rozporządzeniu, choć ich znaczenie dla identyfikacji obiektów w zbiorach muzealnych jest zasadnicze. Specyficzną cechą muzealiów archeologicznych jest problem formalny związany z określeniem ich wartości. Wartość ta – zgodnie z obowiązującą regulacją prawną (par. 3. pkt 1 rozporządzenia z 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach) – powinna być określana w dniu nabycia muzealium i umieszczona w dokumentacji ewidencyjnej. ABC zarządzania kolekcją muzealną 31 Jednak w ustawie z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach oraz w rozporządzeniu z 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach, a także w ustawie z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami nie sprecyzowano, kto, w jaki sposób i kiedy jest zobowiązany do określania wartości zabytków archeologicznych stanowiących zbiory muzeów. Wartości tej nie określa: osoba lub instytucja, która przeprowadziła badania archeologiczne na podstawie odpowiedniego pozwolenia administracyjnego, wojewódzki konserwator zabytków jako przedstawiciel Skarbu Państwa w momencie odebrania zabytku od badacza lub instytucji, która przeprowadziła badania, wojewódzki konserwator zabytków w momencie przekazania tego zabytku w depozyt, a następnie na własność do muzeum. Ponadto omawiana grupa zabytków jest teoretycznie i w praktyce instytucji publicznych wyłączona z obrotu handlowego i jako taka jest pozbawiona możliwości określania wartości na zasadach rynkowych. W muzeach polskich, w których przechowywane są zbiory archeologiczne, nie rezygnuje się jednak z oszacowania muzealnej wartości danego zabytku. W związku z procedurą wypożyczania muzealiów, to jest z przenoszeniem i ubezpieczeniem, określana jest jego wartość szacunkowa uwzględniająca: wartość naukową, wartość historyczną, wartość artystyczną, unikalność zabytku w zbiorach muzeum. Muzea przyjmują regulacje wewnętrzne określające zasady włączania tych wartości do systemu ewidencji muzealiów archeologicznych. Znakowanie zbiorów muzealnych Opracowanie zbiorowe Muzealia wpisane do ksiąg inwentarzowych otrzymują zawsze, gdy jest to możliwe, nieusuwalne oznakowanie, składające się z oznaczenia właściciela i numeru księgi inwentarzowej. Wcześniejszych oznakowań uwidocznionych na muzealiach nie wolno usuwać, należy je przekreślać w sposób umożliwiający odczytanie. Oznakowania dokonuje się techniką zapewniającą trwałość, bezpośrednio na przedmiocie, w miejscu najmniej widocznym, nienaruszającym wizualnego kształtu muzealiów. W szczególnych przypadkach oznakowanie może być przymocowane do muzealium w sposób możliwie trwały. IDENTYFIKATOR OBIEKTU składa się z symbolu literowego charakterystycznego dla muzeum, kolejnego numeru z księgi inwentarzowej lub pomocniczej. W przypadku obiektów złożonych i zespołów numer jest dodatkowo łamany przez a, b, c lub 1, 2, 3. Identyfikator jest niepowtarzalny i jednostkowy dla każdego obiektu oraz stanowi jedną z podstawowych cech ewidencjonowanego zabytku. Może zawierać również symbol charakteryzujący wyodrębnioną kolekcję lub dział. Identyfikatory nanoszone są na obiekty niezwłocznie po opracowaniu kart ewidencyjnych zabytków i zapisaniu w odpowiedniej księdze. Przedmioty niezakwalifikowane do zbiorów muzealiów znakuje się symbolami uzgodnionymi dla ewidencji pomocniczej na podstawie pisemnej decyzji dyrektora, po ich wpisaniu do odpowiednich ksiąg pomocniczych. PRZYKŁADY STOSOWANYCH IDENTYFIKATORÓW MUZ/SZ · księga inwentarzowa zbiorów sztuki (muzealia) MUZ/MIL · księga inwentarzowa militariów (muzealia) MUZ/TECH · księga inwentarzowa techniki (muzealia) MUZ/NUM · księga inwentarzowa numizmatów (muzealia) MUZ/ARCH · księga inwentarzowa archiwaliów (muzealia) ABC zarządzania kolekcją muzealną 33 MUZ/DEP · księga depozytowa zbiorów POM · księga pomocnicza (przedmioty) RODZAJE ZNAKOWANIA zależą od rodzaju zbiorów. Wyróżniamy trzy typy oznakowań: znakowanie trwałe: muzealia wpisane do ksiąg inwentarzowych, przedmioty własne wpisane do ksiąg pomocniczych; znakowanie tymczasowe/techniczne: depozyty; znakowanie inne: obiekty, które nie mogą być oznakowane w sposób trwały z powodów technicznych czy estetycznych (np. numizmaty i biżuteria) „znakujemy” za pomocą dokumentacji fotograficznej. Obok fotografowanego obiektu umieszczamy numer inwentarzowy napisany na kartoniku, miarkę oraz próbnik kolorów. PROCEDURA ZNAKOWANIA OBIEKTÓW przyjmowanych do muzeum, w tym oferowanych do zakupu i na czasowe przechowanie, polega na umieszczeniu przy obiekcie przywieszki z numerem protokołu przyjęcia i numerem pozycji z wykazu protokołu. MUZEALIA po zaewidencjonowaniu, wpisaniu do odpowiednich ksiąg otrzymują znakowanie trwałe. Przedmioty te znakuje się na podstawie karty ewidencyjnej obiektu sporządzonej przez kustosza zbiorów. Po ich oznakowaniu dokonuje się wpisu o sposobie oznakowania danego obiektu na karcie ewidencyjnej oraz w systemie komputerowym – inwentarzu elektronicznym. OBIEKTY NIEZAKWALIFIKOWANE DO ZBIORÓW muzealiów, zapisuje się w odpowiedniej księdze pomocniczej. Następnie identyfikator – symbol księgi pomocniczej oraz kolejny numer – nanosi się na przedmiot zgodnie z zasadami znakowania technicznego oraz wprowadza się informację o sposobie oznakowania w systemie komputerowym. DEPOZYTY po zaewidencjonowaniu, wpisaniu do odpowiedniej księgi otrzymują znakowanie techniczne/ tymczasowe. Znakowania dokonuje się na podstawie karty ewidencyjnej sporządzonej przez kustosza zbiorów. Po oznakowaniu dokonuje się wpisu o sposobie oznakowania danego obiektu na karcie ewidencyjnej oraz w systemie komputerowym. 34 ABC zarządzania kolekcją muzealną MATERIAŁY I PRZYBORY DO OZNACZEŃ stosowane do nanoszenia identyfikatorów muszą być bezpieczne dla obiektów. Identyfikator nie może zakrywać ważnego detalu, powinien być umieszczony w miejscu najmniej widocznym podczas eksponowania. Podstawowy zestaw przyborów do znakowania http://ellencarrlee.wordpress.com/2011/11/25/collections-labeling-simple-kit/ Zestaw do znakowania obiektów powinien zawierać: akryl B-67 20% rozpuszczalny w benzynie lakierniczej, akryl B-72 20% rozpuszczalny w acetonie, aceton, specjalistyczne pisaki, rapidografy, piórka itp., farby akrylowe do obiektów o średniej porowatości, olejne do obiektów o niskiej porowatości, pędzelki, farby lub pisaki do pisania na tkaninach, taśmy: bawełnianą i satynową, ABC zarządzania kolekcją muzealną 35 tusze, ołówki do znakowania papieru, nici, tasiemki, sznureczki, naklejki foliowe, przywieszki papierowe i kartoniki bezkwasowe, nożyczki, pęsetkę, waciki, ściereczki konserwatorskie, rękawiczki bawełniane i inne, maseczkę ochronną i okulary. http://www.collectioncare.org/images/labelingkit.jpg 36 ABC zarządzania kolekcją muzealną http://www.universityproducts.com/cart.php?m=product_list&c=30&primary=1& Zastosowanie materiałów do znakowania ze względu na tworzywo Tworzywo Materiał do znakowania płótno/obrazy olejne farba akrylowa lub tusz papier, tektura, pergamin, fotografia ołówek HB kość, marmur, gips, stiuk farba akrylowa drewno farba akrylowa, olejna, tusz tkaniny farba lub pisak do pisania na tkaninach, doszyta etykieta z tkaniny, tasiemka porcelana, fajans, kamionka, szkło farba akrylowa, olejna, pisak lub tusz metale farba akrylowa, olejna, pisak lub tusz ABC zarządzania kolekcją muzealną 37 TECHNIKA NANOSZENIA IDENTYFIKATORÓW przy znakowaniu odręcznym stosujemy pismo techniczne. Bardzo ważne jest, aby w długich sygnaturach litery i cyfry się nie zlewały. Sygnatury nanosi się kolorem czarnym i białym. Jeśli identyfikator jest umieszczony w miejscu niewidocznym, kolor powinien kontrastować z podłożem: na ciemnych obiektach musi biały, na jasnych czarny. Jeżeli konieczne jest umieszczenie identyfikatora w miejscu widocznym, jego kolor powinien być zbliżony do barwy obiektu: na jasnych obiektach biały, na ciemnych czarny. Kolor czerwony stosuje się przy skreśleniach identyfikatorów, np. dla obiektów wykreślanych z inwentarza, reinwentaryzowanych, zwracanych z depozytu. Wielkość identyfikatora jest proporcjonalna do wielkości obiektu. Przy znakowaniu technicznym/tymczasowym stosuje się naklejki, w miarę możliwości jednakowego formatu, ale w różnych kolorach. Wielkość papierowych przywieszek i kartoników zależny od wielkości obiektu. MIEJSCA UMIESZCZANIA TRWAŁYCH IDENTYFIKATORÓW NA OBIEKTACH w miarę możliwości powinny być stałe, zgodnie z przedstawionym poniżej zestawieniem: Rodzaj obiektu Miejsce umieszczania oznaczenia obrazy olejne wykonane każdą techniką na dowolnym podłożu na odwrocie, w lewym dolnym rogu ramy do obrazów na odwrocie, w lewym dolnym rogu grafiki, akwarele, fotografie, reprodukcje i inne obiekty papierowe na odwrocie, w lewym dolnym rogu starodruki na ostatniej stronie, w lewym dolnym rogu rzeźby, cokoły, postumenty, zegary stojące, świeczniki stojące z tyłu, przy podstawie, na środku lub po lewej stronie, na małych i lekkich obiektach od spodu świeczniki korpusowe na dolnej części korpusu, od góry żyrandole na stelażach na stelażu, od góry, na najniższej części latarnie wiszące na ramce, od góry, na najniższej części stoły, taborety, konsole, biurka, krzesła, kanapy na oskrzynieniu przy nodze tylnej lewej, można dwa razy po przekątnej komody, kredensy, szafy, skrzynie itp. na tylnej ścianie, w lewym górnym rogu 38 ABC zarządzania kolekcją muzealną parawany, ekrany na ramie, po lewej stronie, od dołu apliki, kinkiety z tyłu, na korpusie, u dołu oraz od góry, na profitce zegary ścienne z tyłu, na korpusie, u dołu oraz od góry, po lewej stronie wilki i ekrany kominkowe z tyłu, u dołu, po lewej stronie blaty marmurowe luzem na tylnej krawędzi, po lewej stronie tkaniny duże na odwrocie, w lewym dolnym rogu i po przekątnej tkaniny małe na odwrocie, w rogu pasmanteria na doczepionej tasiemce pasy kontuszowe na lewej stronie, przy brzegu ceramika oraz figurki od spodu, przy krawędzi szkło od spodu broń, biżuteria i inne drobne muzealia, numizmaty na obiekcie, w niewidocznym miejscu lub tylko przywieszką + dokumentacja fotograficzna kamienie i detale architektoniczne w miejscu najmniej widocznym miniatury na odwrocie, w lewym dolnym rogu tylko, jeżeli jest to możliwe, lub na ramce W przypadku znakowania technicznego/tymczasowego stosujemy analogiczne zasady umieszczania sygnatur, o ile jest to możliwe. ZASADY BEZPIECZNEGO POSTĘPOWANIA Z OBIEKTAMI podczas znakowania zasady powinny być opisane, nigdy nie należy ich bagatelizować. Czynności związanych ze znakowaniem dokonuje konserwator lub pracownik przeszkolony przez konserwatora. W przypadku obiektów delikatnych, wymagających szczególnej ostrożności (np. szklane kielichy) oraz tkanin, do których przyszywa się etykiety z identyfikatorem, znakowania obowiązkowo dokonuje konserwator. Podczas znakowania należy przestrzegać podstawowych zasad bezpiecznego obchodzenia się z obiektami: pracownik, który znakuje muzealia, powinien zachować ostrożność, wziąć pod uwagę stan zachowania obiektu, jego budowę i strukturę materiałów, obiekt należy przygotować do znakowania (odkurzyć, oczyścić, opatrzyć dokumentacją fotograficzną); po oznakowaniu powinien być sfotografowany z uwidocznionym numerem, ABC zarządzania kolekcją muzealną 39 w wyjątkowych przypadkach, gdy istnieje jakiekolwiek zagrożenie dla bezpieczeństwa obiektu, pracownik dokonujący znakowania może odmówić jego znakowania, informując o tym przełożonego, w przypadku wątpliwości, co do miejsca znakowania obiektu decyzję podejmuje konserwator. W przypadku zniszczenia oznakowania (zmycie, wytarcie, odklejenie nalepki itp.) należy zidentyfikować obiekt na podstawie dostępnej dokumentacji oraz dokonać ponownego oznaczenia według obowiązujących zasad. UŻYTECZNE LINKI: http://www.methodem.com/marquage http://www.epa-prema.net/documents/ressources/2-Marking.pdf http://ellencarrlee.wordpress.com/category/reference/ http://www.collectioncare.org/cci/ccin.html http://www.academia.edu/1684970/Inks_and_Barcodes_Methods_of_Labeling_and_Tracking http://ufdcimages.uflib.ufl.edu/AA/00/00/95/19/00001/FINAL_KimTinnell_ThesisProject.pdf http://www.collectionslink.org.uk/media/com_form2content/documents/c1/a453/f6/Labelling_and_Marking_booklet.pdf http://blog.lib.umn.edu/sbielak/bielak_mirror%20museum/Labelling_and_Marking_Museum_Objects.pdf http://icom.museum/fileadmin/user_upload/pdf/Guidelines/CIDOC_Fact_Sheet_No2.pdf http://www.powerhousemuseum.com/pdf/preservation/A_Simple_Guide_to_Lablling_Museum_Objects.pdf http://www.cr.nps.gov/museum/publications/MHII/mh2appj.pdf http://www.mnhs.org/preserve/conservation/docs_pdfs/ApplyAccessionnos.pdf Monika Barwik Krajowy wykaz zabytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów prowadzi krajowy wykaz zabytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem, który jest specjalistyczną bazą danych dotyczącą przede wszystkim skradzionych i poszukiwanych zabytków oraz dzieł sztuki. W swej obecnej formie stanowi narzędzie służące policji, służbie celnej i straży granicznej do prowadzenia poszukiwań i identyfikacji utraconych dóbr kultury. Jest to jedno z zadań powierzonych do prowadzenia Instytutowi przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Wykaz jest udostępniony w Internecie, co daje wszystkim zainteresowanym możliwość sprawdzenia, czy dany przedmiot nie jest poszukiwany, a w konsekwencji w dużej mierze pozwala uniknąć obrotu skradzionymi dobrami kultury. To niezwykle ważne dla wszystkich uczestników rynku antykwarycznego. Prace nad tworzeniem katalogu gromadzącego dane o utraconych dobrach kultury rozpoczęto w końcu lat 80. XX w. w Ośrodku Informacyjno-Koordynacyjnym Ochrony Obiektów Muzealnych, przekształconym w Ośrodek Ochrony Zbiorów Publicznych, a w roku 2011 w Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów. Początkowo zbierano dane o zabytkach utraconych z muzeów. Kwerenda objęła wszystkie polskie muzea i uwzględniła straty powstałe w wyniku kradzieży i zaginięć po roku 1970. Informacje gromadzone były w formie kart ewidencyjnych. Za wzór posłużyły karty ewidencyjne Państwowej Służby Ochrony Zabytków (tzw. białe karty zabytków ruchomych) oraz karty muzealne. W 1992 r. powstała pierwsza elektroniczna wersja bazy danych katalogu skradzionych i zaginionych dóbr kultury, w której zastosowano podział gromadzonych w nim informacji na dwadzieścia grup tematycznych. Wtedy też zakres katalogu został poszerzony o straty, jakie po- ABC zarządzania kolekcją muzealną 41 nosiły w kolejnych latach obiekty sakralne, prywatni kolekcjonerzy, biblioteki i inne instytucje. Jesienią 2003 r. weszła w życie do dziś obowiązująca ustawa o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. z dnia 17 września 2003 r.). Zgodnie z art. 23 tejże ustawy, Generalny Konserwator Zabytków prowadzi, w formie zbioru kart informacyjnych, krajowy wykaz zabytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem. W związku z decyzją Ministra Kultury, powierzającą (na wniosek Generalnego Konserwatora Zabytków, na podstawie art. 96 ust. 1 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami) z dniem 1 września 2004 r. prowadzenie tego wykazu Ośrodkowi Ochrony Zbiorów Publicznych, zaistniała konieczność modernizacji istniejącej dotychczas bazy – katalogu skradzionych i zaginionych dóbr kultury. Od marca 2011 r. zadanie to wykonuje Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów. Wówczas poszerzono zasoby istniejącego zbioru o informacje dotyczące zabytków zabezpieczanych przez służbę celną i straż graniczną. Jednak najważniejszą zmianą związaną z prowadzeniem krajowego wykazu było wykonanie zupełnie nowego oprogramowania dotychczasowego katalogu. Dzięki temu baza stała się ogólnie dostępna dla wszystkich posiadaczy Internetu. Tworząc nowe oprogramowanie, przyjęto kilka poziomów dostępu do bazy danych. Na każdym jest inny zakres możliwych do uzyskania informacji. Najszerszy zakres ma policja, a także w stosunku do nielegalnie wywożonych zabytków służby celne i straż graniczna. Rozszerzony dostęp do informacji zamieszczonych w krajowym wykazie zabytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem przysługuje służbie ochrony zabytków (Wojewódzkim Urzędom Ochrony Zabytków i ich delegaturom). Natomiast dostęp do podstawowych danych dotyczących skradzionych i poszukiwanych zabytków może uzyskać każdy zainteresowany po zalogowaniu do systemu na stronie https://www.skradzionezabytki.pl. Straty zabytków do krajowego wykazu zgłaszają policja, służba celna, straż graniczna, wojewódzkie urzędy ochrony zabytków i ich delegatury, muzea, a także osoby prywatne i instytucje będące właścicielami lub zarządcami zabytków. Warunkiem rejestracji jest wcześniejsze zgłoszenie przestępstwa organom ścigania i dostarczenie kopii tego zgłoszenia oraz danych umożliwiających identyfikację utraconych zabytków (zdjęcia, podstawowe wymiary, opis). Jednak nie wszystkie straty zgłaszane do krajowego wykazu są właściwie udokumentowane. Słaba dokumentacja opisowa i fotograficzna towarzysząca zgłoszeniom utraconych przedmiotów stanowi nierzadko poważny problem przy wprowadzaniu kart obiektów w krajowym wykazie. To, czym dysponują właściciele zabytków, jest w wielu przypadkach niewystarczające. Problem dotyczy przede wszystkim osób prywatnych. Jako dokumentację fotograficzną zgłaszają zdjęcia rodzinne, na których poszukiwane zabytki są mało widoczne. Powiększenia tych fragmentów zdjęć często są nieostre i nieczytelne, a z konieczności stają się jedynym ikonograficznym 42 ABC zarządzania kolekcją muzealną śladem po utraconym przedmiocie. Bywały też zgłoszenia uzupełniane bardziej lub mniej udanymi rysunkami, bazujące na opisie dzieła sztuki przez okradzionego właściciela. Wymiary np. obrazu określano wówczas na podstawie śladów, które pozostały po nim na ścianie. Niekompletną dokumentację otrzymujemy również z obiektów sakralnych. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których kradzione są niewielkie detale dekoracji rzeźbiarskiej ołtarzy czy ambon, a posiadane fotografie obejmują całe, nierzadko bardzo duże zabytki. Dobra dokumentacja fotograficzna i opisowa, umożliwiająca precyzyjną i jednoznaczną identyfikację skradzionych zabytków, przekazywana jest najczęściej przez służby ochrony zabytków – wtedy, gdy zabytek miał założoną kartę ewidencyjną bądź wtedy, gdy kradzież wydarzyła się w muzeum. By poprawić tę sytuację powstał program Bezpieczne zbiory, bezpieczne kolekcje, który proponuje ujednolicony sposób opisu dzieła sztuki lub wytworu kultury materialnej o wartości estetycznej, historycznej, materialnej. Krajowy wykaz zabytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem zawiera obecnie ponad 10 000 kart. Wśród utraconych zabytków dominuje malarstwo – 3367 pozycji i rzeźba – 1562. Dzięki informacjom zgromadzonym w wykazie zidentyfikowano i odzyskano wiele skradzionych obiektów. Karta odzyskanego przedmiotu jest blokowana przez administratorów systemu w momencie, kiedy dostaną oni pisemne zawiadomienie o odnalezieniu zabytku od policji lub wojewódzkich urzędów konserwatorskich. Pozostaje w systemie, ale staje się niewidoczna dla użytkowników, którzy mają niższy poziom dostępu. Od czasu udostępnienia wykazu w Internecie z powszechnego dostępu wyłączono blisko 400 kart. Na podstawie danych zawartych w katalogu można nie tylko ustalić, które zabytki są utracone i poszukiwane. Można również wskazać strukturę zagrożonych obiektów i poszkodowanych właścicieli, a co za tym idzie koncentrować działania prewencyjne na najbardziej zagrożonych grupach. Należą do nich przede wszystkim dzieła znajdujące się w rękach prywatnych kolekcjonerów i zbieraczy oraz obiekty sakralne wszystkich związków wyznaniowych. Po blisko 8 latach funkcjonowania w Internecie krajowego wykazu zabytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem można stwierdzić, że pomimo pewnych braków, często wynikających z niepełnej dokumentacji dostarczanej podczas zgłaszania kradzieży, część obiektów udało się znaleźć, co oznacza, że wykaz jest przydatny w poszukiwaniu i odzyskiwaniu dóbr kultury. Karina Chabowska Katalog obiektów utraconych w wyniku II wojny światowej Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego Za polskie straty wojenne uznaje się obiekty utracone w wyniku II wojny światowej z terenów Polski po 1945 r. Informacje na ich temat gromadzone są w jedynej ogólnopolskiej bazie strat wojennych prowadzonej od początku lat 90. przez resort kultury. Prace mające na celu dokumentowanie i szacowanie strat Polski podjęto jeszcze w czasie wojny, natomiast w latach 1945–1951 zagadnieniem tym zajmowało się Biuro Rewindykacji i Odszkodowań w strukturze Ministerstwa Kultury i Sztuki. Powołany w 1991 r. Pełnomocnik Rządu ds. Polskiego Dziedzictwa Kulturowego za Granicą i jego Biuro działające do 2001 r. w resorcie kultury wznowiły działania na rzecz oszacowania polskich strat i zgromadzenia pełnej dokumentacji na ich temat. Prace te nie mogły się powieść bez wsparcia ze strony muzealników, archiwistów, bibliotekarzy, a także naukowców i osób prywatnych, często pasjonatów. Do dziś w bazie strat wojennych zgromadzono prawie 63 000 rekordów, z czego niektóre z nich obejmują grupy obiektów. Od stycznia 2013 r. baza administrowana jest przez nowo powołany Wydział ds. Strat Wojennych w Departamencie Dziedzictwa Kulturowego Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Baza podzielona jest na 23 działy, obejmujące m.in. malarstwo, grafikę, rzeźbę, militaria, meble, złotnictwo, zbiory archeologiczne. Zawartość kart przypomina dokumentację muzealną, w której oprócz podstawowych informacji dotyczących zabytku ważne są wszelkie znaki/cechy identyfikujące konkretny obiekt – numery inwentarzowe, sygnatury, inskrypcje, a nawet charakterystyczne uszkodzenia. Karty zawierają również dane dotyczące właścicieli i ich sukcesorów, losy obiektu do chwili utraty, wskazówki dotyczące bibliografii, źródeł archiwalnych i ikonografii. Informacje są na bieżąco uzupełniane i weryfikowane. 44 ABC zarządzania kolekcją muzealną Serwis internetowy Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego Gromadzone informacje służą przede wszystkim opracowywaniu wniosków restytucyjnych, ale stanowią również podstawę publikowanych w serii „Straty Kultury Polskiej” katalogów36. Część 36 Straty wojenne. Malarstwo polskie. Obrazy olejne, pastele, akwarele utracone w latach 1939–1945 w granicach Polski po 1945 r., t. I, oprac. K. Znojewska, A. Tyczyńska, Poznań 1998, dodruk: Poznań 2007; Straty wojenne numizmatyki poniesione w latach 1939–1945 w granicach Polski po 1945 r. Raport wstępny, oprac. R. Pieńkowski, Poznań 2000, dodruk: Poznań 2007; Straty wojenne. Sztuka starożytna. Obiekty utracone w Polsce w latach 1939–1945, t. I-II, oprac. G. Mizera, Poznań 2000; Straty wojenne. Malarstwo obce. Obrazy olejne, akwarele i pastele utracone w latach 1939–1945 w granicach Polski po 1945 r., t. I, oprac. M. Romanowska-Zadrożna, T. Zadrożny, Poznań 2000; Straty wojenne. Kolekcja Jacoba Kabruna, t. I-III: Grafika, red. nauk. J. Talbierska, oprac. K. Zabuska, Poznań 2000; Straty wojenne. Zabytkowe dzwony utracone w latach 1939–1945 w granicach Polski po 1945 r., t. I: Województwo krakowskie i rzeszowskie, oprac. J. Gołos, A. Kasprzak-Miler, Poznań 2000; Straty wojenne. Kolekcja Jacoba Kabruna, t. IV: Rysunki, red. nauk. J. Talbierska, oprac. G. Zinówko, Poznań 2006; Straty wojenne. Zabytkowe dzwony utracone w latach 1939–1945 w granicach Polski po 1945 r., t. II: Województwo poznańskie; oprac. T. Łuczak, Poznań 2006; Straty wojenne. Zabytkowe dzwony utracone w latach 1939-1945 w granicach Polski po 1945 r., t. III: Województwo śląskie, część 1: Diecezja Katowicka wraz z częścią Diecezji Częstochowskiej, oprac. P. Nadolski, Katowice 2008; M. Tureczek, Leihglocken. Dzwony z obszaru Polski w granicach po 1945 roku przechowywane na terenie Niemiec, Warszawa 2011; Straty wojenne. Malarstwo polskie. Obrazy olejne, pastele, akwarele artystów polskich i w Polsce działających utracone w latach 1939–1945 w granicach Polski po 1945 r., t. II, oprac. K. Znojewska, A. Tyczyńska, Warszawa 2012. ABC zarządzania kolekcją muzealną 45 Przykładowa karta obiektu – Raffaello Santi Portret młodzieńca, 1514 r.; wł. Fundacji Książąt Czartoryskich, zaginiony kart dotycząca ok. 3000 obiektów opatrzonych zdjęciem udostępniana jest w internetowym serwisie www.dzielautracone.gov.pl (oraz jego angielskojęzycznym odpowiedniku: www.lootedart.gov.pl; docelowo udostępnione zostaną informacje dotyczące ponad 13 000 zabytków). 46 ABC zarządzania kolekcją muzealną Polskie straty zarejestrowane są również w najważniejszych międzynarodowych bazach utraconych zabytków, tj.: The Art Loss Register, The Central Registry of Information on Looted Cultural Property 1933–1945 czy Stolen Works of Art prowadzonej przez Interpol. Ministerstwo współtworzy również projekt „Muzeum Utracone”, który ma przybliżyć szerszej publiczności tematykę strat wojennych oraz upowszechnić wizerunki kolejnych grup utraconych zabytków37. Coraz większa dostępność internetowych katalogów aukcyjnych, a także digitalizacja zbiorów muzealnych wpływa pozytywnie na weryfikację pochodzenia dzieł sztuki. Ze względu na wielkość światowego rynku sztuki jego monitorowanie możliwe jest jedynie dzięki bezcennej współpracy z muzealnikami, antykwariuszami, kolekcjonerami czy pasjonatami. To dzięki przekazywanym przez nich informacjom sprawdzana jest coraz większa liczba obiektów, a w przypadku odnalezienia utraconego dzieła podejmowane są działania mające na celu odzyskanie zabytku. Proces odzyskiwania obiektu jest skomplikowany i długotrwały. Ministerstwo koordynuje wszelkie działania restytucyjne i pokrywa koszty związane z obsługą prawną czy transportem dzieła. Muzea zaś proszone są o przekazanie pełnej dokumentacji, a także wskazanie ekspertów, którzy będą mogli dokonać identyfikacji utraconego zabytku. MKiDN: – koordynacja działań restytucyjnych MUZEUM: – koszt i koordynacja obsługi prawnej – przygotowanie dokumentacji muzealnej – koszty delegacji i opinii ekspertów – wskazanie ekspertów WSPÓŁPRACA NA RZECZ ODZYSKANIA UTRACONEGO ZABYTKU – koszt transportu Na podstawie zgromadzonej dokumentacji dotyczącej zabytku Ministerstwo przygotowuje wniosek restytucyjny, który jest formą roszczenia składanego w postaci obszernego opracowania. We wniosku oprócz opisu zabytku i wskazania jego cech szczególnych przybliżane są losy i okoliczności utraty. Ponadto jednoznacznie wskazuje się w nim pochodzenie obiektu. Niezbędną częścią dokumentacji są kopie materiałów archiwalnych, tj. inwentarzy, kart naukowych obiektów potwierdzających prawo własności oraz wszelkie spisy i informacje dotyczące okoliczności utraty i przemieszczeń dokonywanych szczególnie w okresie II wojny światowej. Bezcenne są wszelkie zachowane wizerunki zabytku: fotografie, reprodukcje, ryciny. Należy również pamiętać o wszelkich wzmiankach na temat obiektu w literaturze przedmiotu. 37 Więcej informacji o projekcie znajduje się na stronie www.muzeumutracone.pl ABC zarządzania kolekcją muzealną 47 Każda ze spraw restytucyjnych ma indywidualny charakter. Kierunek podejmowanych działań określa analiza możliwości odzyskania obiektu na drodze prawnej. Poza granicami Polski procedury restytucyjne prowadzone są w oparciu o prawo międzynarodowe publiczne, ale zastosowanie mają również przepisy prawa krajowego państwa, na terenie którego obiekt został odnaleziony. Czynnikiem niejednokrotnie utrudniającym odzyskanie zabytku jest jego skomplikowana sytuacja prawna oraz niekorzystne prawodawstwo chroniące, w większości systemów prawych, nabywcę w dobrej wierze. Wiele dzieł sztuki od czasu wojny wielokrotnie zmieniało właściciela, a kolejni nabywcy nie byli świadomi jego pochodzenia. Wówczas konieczne stają się wielomiesięczne pertraktacje zmierzające do znalezienia kompromisowego rozwiązania zadowalającego obie strony. Obecnie MKiDN posiada szerokie spektrum możliwości w zakresie działań na rzecz odzyskiwania utraconych dóbr kultury. W ostatnich latach nawiązano ścisłą współpracę z polską policją i prokuraturą oraz zagranicznymi organami ścigania. Niejednokrotnie korzystano z pomocy polskich placówek dyplomatycznych i konsularnych. W szczególnie trudnych przypadkach angażowane są profesjonalne kancelarie prawne. Jeśli istnieje konieczność zawarcia ugody dotyczącej wypłaty rekompensaty dotychczasowemu posiadaczowi obiektu, Ministerstwo pozyskuje sponsorów, by koszty z tym związane nie pochodziły z pieniędzy publicznych. W ostatnich latach do Polski powróciły m.in. następujące dzieła malarstwa: Aleksander Gierymski Żydówka z pomarańczami W listopadzie 2010 r. do Departamentu Dziedzictwa Kulturowego wpłynęła informacja, że w domu aukcyjnym pod Hamburgiem wystawiony został na sprzedaż obraz Aleksandra Gierymskiego Żydówka z pomarańczami stanowiący stratę wojenną Muzeum Narodowego w Warszawie. Do domu aukcyjnego skierowano wniosek restytucyjny i niezwłocznie podjęto działania z udziałem polskiej i niemieckiej policji i prokuratury, które doprowadziły do zabezpieczenia obiektu. Autentyczność i pochodzenie dzieła zostały potwierdzone przez ekspertów z Muzeum Narodowego w Warszawie. W grudniu 2010 r., po uprzedniej analizie 48 Aleksander Gierymski Żydówka z pomarańczami; 1880– 1881; wł. Muzeum Narodowe w Warszawie, odzyskany w 2012 r. ABC zarządzania kolekcją muzealną możliwości odzyskania obrazu na drodze sądowej, rozpoczęto rozmowy z obecnymi posiadaczami za pośrednictwem niemieckiej kancelarii prawnej. Trwające siedem miesięcy negocjacje zakończyły się zawarciem ugody. Obraz powrócił do kraju dzięki staraniom Ministerstwa Kultury i finansowym wsparciu Powszechnego Zakładu Ubezpieczeń S.A., który pokrył również koszty związane z konserwacją dzieła. Anna Bilińska-Bohdanowiczowa Murzynka We wrześniu 2011 r. Departament Dziedzictwa Kulturowego w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego otrzymał informację, że obraz Anny Bilińskiej-Bohdanowiczowej Murzynka, zrabowany w czasie II wojny światowej z Muzeum Narodowego w Warszawie, odnalazł się w domu aukcyjnym w Berlinie. Ekspertyza, wykonana na podstawie oględzin dokonanych na miejscu przez specjalistów z Muzeum Narodowego w Warszawie, potwierdziła autentyczność i proweniencję dzieła. Jednocześnie Departament przygotował wniosek restytucyjny zawierający pełną dokumentację potwierdzającą pochodzenie obrazu. Rozmowy na temat zwrotu obiektu do Polski, prowadzone za pośrednictwem renomowanej kancelarii prawnej, zakończyły się ugodą. Strona polska wypłaciła rekompensatę dotychczasowemu posiadaczowi działa. Kwota ta została pokryta przez Fundację Bankową im. Leopolda Kronenberga przy Citi Handlowy. Józef Brandt Czaty Obraz należał do zbiorów przedwojennego Towarzystwa Zachęty Sztuk Pięknych w Warszawie. Na początku listopada 1939 r., na skutek zarządzenia niemieckich władz okupacyjnych został przewieziony do gmachu Muzeum Narodowego w Warszawie, skąd prawdopodobnie ABC zarządzania kolekcją muzealną Anna Bilińska-Bohdanowiczowa Murzynka, 1884; wł. Muzeum Narodowe w Warszawie, odzyskany w 2012 r. Józef Brandt Czaty, 1878; wł. Muzeum Narodowe w Warszawie, odzyskany w 2012 r. 49 został skradziony w czasie powstania warszawskiego przez stacjonujące w gmachu oddziały niemieckie. W połowie maja 2012 r. Departament Dziedzictwa Kulturowego został poinformowany, że płótno wystawiono na sprzedaż w domu aukcyjnym Grogan and Company w Bostonie. Na wniosek MKiDN we współpracy z Ambasadą RP w Waszyngtonie wstrzymano sprzedaż obiektu, a do Stanów Zjednoczonych udali się specjaliści, którzy potwierdzili, że płótno poddane oględzinom jest dziełem J. Brandta poszukiwanym przez stronę polską od 1945 r. W świetle powyższych faktów osoba będąca w posiadaniu obrazu podjęła decyzję o jego zwrocie. Już pod koniec czerwca 2012 r. obraz został przekazany do Muzeum Narodowego w Warszawie. Francesco Guardi Schody pałacowe Obraz od 1925 r. należał do Muzeum Narodowego w Warszawie i do momentu wybuchu II wojny światowej zdobił galerię malarstwa obcego. Na przełomie listopada i grudnia 1939 r. płótno zostało zarekwirowane i przewiezione do składnicy w Bibliotece Jagiellońskiej w Krakowie. Do Muzeum już nie powróciło. W 1943 r. dzieło przeniesiono do siedziby Hansa Franka na Wawelu a rok później, podczas ewakuacji Urzędu Generalnego Gubernatora, przewieziono go do zamku w Sichowie na Dolnym Śląsku. W grudniu 1945 r. dzieło trafiło do Collecting Point w Wiesbaden, a następnie do Central Collecting Point w Monachium, aż w końcu przekazano je w zarząd Uniwersytetu w Heidelbergu, który zobowiązał się do kontynuowania poszukiwań prawowitego właściciela obiektu. Od 1980 r. obraz Guardiego znajdował się w depozycie w Kurpfälzische Museum w Heidelbergu, a od 2000 r. przechowywany był w Staatsgalerie w Stuttgarcie. Francesco Guardi Schody pałacowe, po 1760; wł. Muzeum Narodowe w Warszawie, odzyskany w 2014 r. W 2010 r. Departament Dziedzictwa Kulturowego przygotował wniosek restytucyjny, który za pośrednictwem Muzeum Narodowego w Warszawie przekazano Galerii Państwowej w Stuttgarcie. Z powodu braku odpowiedzi w maju 2013 r. sprawa obrazu F. Guardiego została przekazana renomowanej kancelarii prawnej z Berlina. Przełom w stanowisku strony niemieckiej nastąpił w styczniu 2014 r., a wkrótce Ministerstwo Spraw Zagranicznych RFN zadeklarowało, że będzie wspierać sprawę zwrotu obrazu. Dnia 31 marca 2014 r. podczas spotkania ministrów spraw zagranicznych RP i RFN doszło do ostatecznego przekazania stronie polskiej obrazu Francesco Guardiego.
