sprawozdanie końcowe

SPRAWOZDANIE KOŃCOWE
z wykonania zadania publicznego
Wolontariat dla kultury – projekt teatralno-edukacyjny przy międzynarodowym festiwalu
teatralnym
(nazwa zadania)
w okresie od 25 lipca do 20 sierpnia 2005,
określonego w umowie nr 491,
zawartej w dniu 21 września 2005r,
pomiędzy
Ministerstwem Polityki Społecznej, z siedzibą w Warszawie 00-513 ul. Nowogrodzka 1/3
a
Fundacją Theatrum Gedanense, z siedzibą w Gdańsku 80-828 ul. Długi Targ 11/13
(nazwa organu zlecającego)
(nazwa organizacji pozarządowej/* podmiotu/* jednostki organizacyjnej/*)
Data złożenia sprawozdania: 21X 2005
Część I. Informacje ogólne
1. W jakim stopniu planowane cele zostały zrealizowane
Wszystkie zakładane cele zostały zrealizowane. Projekt doprowadził do usprawnienia działań
przygotowujących IX Festiwal Szekspirowski trwający w Trójmieście od 6 do 13 sierpnia.
Młodzi ludzie pracowali – na zasadzie wolontariatu - przy organizacji festiwalu i imprez
towarzyszących tj. spektakli, warsztatów, wykładów, koncertów i wieczorów narodowych.
Ich działania zostały usystematyzowane a grupy wolontariuszy zorganizowano tematycznie.
Dzięki aktywnemu uczestnictwu w pracach przygotowawczych mieli zapewniony bezpłatny
udział we wszelkich działaniach a więc ułatwiono im dostęp do kultury wysokiej. Zebrali
cenne doświadczenia (np. doskonalili swoje znajomości języków obcych) i nabyli nowe
umiejętności (takie jak np. organizacja pracy w grupie czy podejmowanie odpowiedzialnych
decyzji). Obracali się w kręgu ludzi teatru i sztuki – reżyserów, aktorów, artystów,
fotografików, filmowców, profesorów, studentów akademii teatralnych. Zostały im
zapewnione odpowiednie bodźce prowadzące do kreatywnego rozwijania własnej
osobowości.
1
2. Opis wykonania zadania (działań lub efektów zawartych w ofercie organizacji
pozarządowej/* podmiotu/* jednostki organizacyjnej/* i w umowie)2.
Projekt teatralno-edukacyjny odbywał się w terminie 25 lipca-20 sierpnia. Wzięło w nim
udział 56 wolontariuszy, z czego 28 było osobami przyjezdnymi. Naboru dokonano
odpowiednio wcześniej poprzez zamieszczenie ogłoszeń w mediach i na stronach
internetowych. Potencjalni kandydaci na wolontariuszy wypełniali ankietę, która szczegółowo
sprawdzała zainteresowania a przede wszystkim umiejętności danej osoby. Po wstępnej
selekcji zorganizowano dwa spotkania szkoleniowo-informacyjne. Na pierwszym z nich –
wprowadzającym w zagadnienia związane z przygotowaniem Festiwalu Szekspirowskiego młodzi ludzie
z Trójmiasta spotkali się z koordynatorem zespołu wolontariuszy oraz
przedstawicielami Fundacji Theatrum Gedanense. Kilka dni później miało miejsce podobne
spotkanie, brali w nim udział także przyjezdni wolontariusze. Podczas przygotowań i w czasie
trwania samego festiwalu codziennie odbywało się rozdzielanie szczegółowego planu zadań
do wykonania między poszczególne grupy tematyczne. Ostatniego dnia festiwalu odbyło się
spotkanie podsumowujące projekt –wolontariuszom zostały wręczone nagrody książkowe,
dyplomy z podziękowaniami oraz zaświadczenia o udziale w projekcie.
Podział wolontariuszy przedstawiał się następująco:
Koordynator zespołu wolontariuszy - 1 osoba
Obsługa biurowa, rozliczenia - 1 osoba
Organizacja - 12 osób
Promocja, teatralne akcje uliczne - 15 osób
Obsługa warsztatów, wykładów i dyskusji - 4 osoby
Biuro obsługi widza - 7 osób
Opiekunowie grup teatralnych - 9 osób
Gazeta festiwalowa - 7 osób
Pracą zespołu wolontariuszy koordynowała jedna osoba, działająca w porozumieniu
z pracownikami fundacji. Do jej zadań należało podzielenie wolontariuszy na grupy oraz
odpowiedni podział obowiązków między dane osoby. Codziennie rano odbywało się
spotkanie organizacyjne w obecności koordynatorów poszczególnych grup. Doraźną pomocą
w sprawach administracyjno-finansowych oraz bieżącymi rozliczeniami w biurze Fundacji
(m.in. porządkowaniem i archiwizowaniem faktur) zajmowała się jedna osoba pod nadzorem
2
pracownika fundacji. Każda grupa tematyczna zrealizowała odpowiednie zadania
przydzielone przez koordynatora wolontariuszy. Zadania wykonywane były pod nadzorem
pracowników fundacji – koordynatorów imprezy.
Do zadań 12-osobowej grupy organizacyjnej należały: obsługa organizacyjna zespołów
teatralnych, zajmowanie się sprawami celnymi i spedycyjnymi, służenie pomocą podczas
prób do spektakli, organizowanie rekwizytów, załatwianie pozwoleń i różnego rodzaju usług
(np. pralniczych, transportowych). Ponadto przygotowali materiały informacyjne dla
poszczególnych grup teatralnych: mapy Trójmiasta, identyfikatory, spis telefonów
kontaktowych oraz adresy hoteli, teatrów. Dbali także o zaopatrzenie gości w materiały
festiwalowe (smycze, katalogi, ulotki itp.).
15 osób wykonywało pracę polegającą na promocji festiwalu w Trójmieście. Przygotowywali
i dystrybuowali materiały reklamowe (tj. ulotki w kilku językach, plakaty, afisze i balony )
w kolejkach SKM, na słupach ogłoszeniowych, na ulicach, w klubach, kawiarniach, kinach,
teatrach, szkołach językowych, bibliotekach. Obsługiwali także biuro prasowe: zajmowali się
przygotowywaniem informacji dla mediów i przekazywali gotowe dane odpowiednim
pracownikom fundacji. Pod nadzorem koordynatora dbali również o codzienne sporządzanie
wycinków prasowych. Ci z członków grupy promocyjnej, którzy należą do młodzieżowego
stowarzyszenia teatralnego „Wybrzeżak” przeprowadzili także kilka efektownych akcji
ulicznych mających na celu przyciągnięcie uwagi przechodniów na trwający festiwal i jego
imprezy. Wykorzystywali do tego celu kostiumy, rekwizyty teatralne i szczudła. Kilka osób
z grupy
zajmującej
się
promocją
przygotowało
wystawę
plakatów
ze
spektakli
szekspirowskich goszczących na dotychczasowych edycjach festiwalu. Do zadań tych osób
należało: zebranie plakatów, dokonanie selekcji, dobranie odpowiedniej oprawy, wybór
sposobu ekspozycji, załatwienie sztalug oraz dostarczenie plakatów i odpowiednie ich
zaprezentowanie we foyer Teatru Wybrzeże.
4 osoby zajmowały się pomocą przy realizacji dziejących się w kilku miejscach jednocześnie
warsztatów, wykładów oraz dyskusji. Do ich obowiązków należało: udzielanie wszelkich
niezbędnych informacji uczestnikom, sporządzanie i dostarczanie prowadzącym warsztaty list
obecności, asystowanie przy zajęciach warsztatowych oraz przy wykładach i służenie pomocą
techniczną (załatwianie niezbędnego sprzętu, przygotowanie sal i ich uporządkowanie po
skończonych zajęciach), dostarczanie napoi i poczęstunku.
7 osób zajmujących się Biurem Obsługi Widza przygotowało karnety i bilety na festiwal,
przyjmowało (drogą internetową oraz telefoniczną) rezerwacje, pomagało obsłudze
3
poszczególnych teatrów przy wpuszczaniu publiczności na widownię, dystrybuowało (przed
spektaklami i podczas przerw) gazetę festiwalową, programy oraz materiały promocyjne.
9 osób zostało wybranych opiekunami poszczególnych grup teatralnych – niektórzy pełnili tę
funkcję dwukrotnie: w kilkudniowym odstępie czasu opiekowali się dwoma zespołami.
Każdy zespół zagraniczny zaproszony do udziału w festiwalu miał więc zapewnioną pomoc
i opiekę starannie wybranej osoby, która była: opiekunem, informatorem, przewodnikiem po
Trójmieście, dbała o prawidłowy przebieg spraw związanych z zakwaterowaniem
i wyżywieniem artystów, służyła jako tłumacz podczas przygotowań, spotkań oraz prób
technicznych w teatrach.
Redagowaniem gazety festiwalowej o nazwie „Zza kulis. Dziennik IX Festiwalu
Szekspirowskiego
w Gdańsku”
zajmowało
się
7
osób
(studentów
kierunków
humanistycznych wyższych uczelni w Polsce) w tym jedna osoba pełniła rolę redaktora
naczelnego, jedna zajmowała się składem a pięć osób było redaktorami. Powstało 8 numerów
dziennika (po jednym na każdy dzień trwania festiwalu tj. od 6 do 13 sierpnia), z których
każdy
zawierał:
recenzje
spektakli,
wywiady,
komentarze,
zapowiedzi
wydarzeń
festiwalowych, zaproszenia na imprezy, informacje o konkursach, ciekawostki z życia
festiwalu itp. Gazeta cieszyła się dużym zainteresowaniem bywalców festiwalowych, była
dystrybuowana w teatrach podczas spektakli festiwalowych. Dodatkowo z treścią każdego
numeru można było się zapoznać dzięki codziennemu zamieszczaniu dziennika na
internetowej stronie festiwalu.
Przyjezdnym wolontariuszom zostało zapewnione wyżywienie, nocleg oraz zwrot kosztów
podróży w obie strony. Pozostałym wolontariuszom zapewniono jeden ciepły posiłek
dziennie. Wszyscy młodzi ludzie zostali objęci ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych
wypadków oraz zapewniono im zwrot kosztów przejazdów lokalnych po Trójmieście
(dojazdy do i z biura Fundacji, dojazdy do i z teatrów itp.). Dodatkowo, redakcji dziennika
festiwalowego zostały stworzone warunki do pracy zespołowej – zostali zakwaterowani
w jednym pomieszczeniu i zapewniono im wszelki niezbędny sprzęt (w tym komputery).
Po zakończeniu festiwalu wolontariusze mieszkający na terenie Trójmiasta pomagali
w pracach organizacyjno-porządkowych takich jak zbieranie materiałów festiwalowych
z poszczególnych teatrów, rozwiezienie pożyczonego sprzętu, rozmontowanie wystawy
plakatów
szekspirowskich,
porządkowanie
i
opracowanie
wycinków
prasowych,
przygotowanie oraz wysyłka podziękowań teatrom, mediom oraz sponsorom.
4
3. Informacje o adresatach zadania (liczebność, charakterystyka ze względu na istotne dla
realizacji zadania cechy, np. wiek, płeć, miejsce zamieszkania, status materialny)
Adresatami zadania byli młodzi ludzie mieszczący się w przedziale wiekowym 15-30 lat.
W projekcie wzięło udział 56 osób, z czego 28 pochodziło spoza Trójmiasta (z Warszawy,
Lęborka, Wrocławia, Poznania, Szczecina, Golubia Dobrzynia, Krakowa, Włocławka,
Kalisza, Tych, Andrespola, Piaseczna, Nowej Brzeźnicy, Opola, Bytomia, Częstochowy)
a dwie z zagranicy (jedna z Tbilisi w Gruzji a jedna z Norymbergii w Niemczech).
Przeważały dziewczęta - chłopców było 9. Poziom wykształcenia wolontariuszy był
zróżnicowany, przeważały jednak osoby o typowo humanistycznych zainteresowaniach. Byli
to zarówno licealiści z klas I-III (z liceów ogólnokształcących, zespołów szkół
ogólnokształcących), studenci z lat I-V i absolwenci uczelni wyższych (takich kierunków
jak: filologia polska, filologia angielska, teatrologia, psychologia, ochrona środowiska,
historia, wiedza o teatrze, kulturoznawstwo, filozofia, oceanotechnika i okrętownictwo)
a także nauczyciele i doktoranci (przedmiotów: biologia, język polski i język angielski).
Wszystkich młodych ludzi cechowało ogromne zaangażowanie w sprawy dotyczące
festiwalu, uczciwość i bezinteresowna chęć pomocy.
4.
Wymierne
rezultaty
realizacji
zadania
(odpowiednio
do
oferty organizacji
pozarządowej/*podmiotu/*jednostki organizacyjnej/*)
Projekt udowodnił zasadność działań wolontarystycznych w dziedzinie kultury. Poprzez swój
liczny udział w projekcie młodzi ludzie pokazali, że interesuje ich kultura wysoka, lubią teatr
i sztukę. W trakcie pracy wykazali, że potrafią działać na rzecz innych, włączyć się w rytm
pracy zespołu ludzi. Dla większości z nich praca w czasie wakacji na zasadzie wolontariatu
była pierwszym tego typu wyzwaniem, podjęciem zobowiązania. Okazała się dobrym
sposobem na sprawdzenie swoich możliwości, podniesienie kwalifikacji niezbędnych w
przyszłym życiu zawodowym (praca w zespole, praca samodzielna, znajomość języków
obcych, rozwój komunikatywności, umiejętność obsługi komputera oraz urządzeń biurowych:
faksu, skanera, drukarki itp.). Wolontariusze z odpowiednich grup mieli możliwość
zapoznania się z realiami pracy biurowej, sprawdzenia się w roli opiekunów zespołów
teatralnych, poznali podstawy pracy w biurze obsługi widza oraz w dziale promocji,
doskonalili umiejętności organizacyjne, wykorzystywali swoje talenty (w dziedzinie teatru,
pisarstwa). Rozwijali takie cechy jak: zaangażowanie, skuteczność, partnerstwo oraz
kreatywność.
5
Ponadto młodzież miała możliwość –o ile nie kolidowało to z podjętymi zobowiązaniami czynnego uczestnictwa w imprezach festiwalowych, na które składało się nie tylko 14
spektakli pokazywanych w ramach festiwalu i 3 wieczory narodowe ale także bogata oferta
edukacyjna. Dla wolontariuszy festiwal był niepowtarzalną szansą na bezpłatne obejrzenie
wartościowych teatralnych adaptacji sztuk Szekspira zarówno z Polski jak i ze świata.
Repertuar przedstawiał się następująco: „Komedia omyłek” Teatru Nowego z Łodzi,
„Zimowa opowieść” Teatru Lalek z Grodna, „Hamleta” Teatru Cameri z Tel Awiwu, „Braci
Grimm” oraz „Makbeta” Teatru Shakespeare und Partner z Bremy, „”Makbeta” Teatru
Dramatycznego z Erewania, „Snu nocy letniej” teatru Uj Szinhaz z Budapesztu, „Romea
i Julii” Teatru Liepaja z Łotwy, „Prologu do Makbeta” Teatru DACH z Kijowa, „Trzech
sióstr” Teatru Wyższej Szkoły Dramatycznej z Moskwy, „H.” Teatru Wybrzeże z Gdańska,
„Wiele hałasu o nic” Teatru Lunaria z Katanii oraz dwóch spektakli akademii teatralnych:
„Miarka za miarkę” w wykonaniu studentów trzeciego roku London Metropolitan University
z Londynu i przedstawienia „Hamlet – Gdzie lęgną się koszmary” absolwentów uczelni
GITIS Skandynawia z Aarhus. Dwa projekty teatralno-edukacyjne: „Międzynarodowa Letnia
akademia Teatru i Dramatu. Projekt pilotażowy” oraz „Multiteatr –różnorodność w edukacji
teatralnej”
oferowały
łącznie
3
warsztaty
artystyczne
(multimedialne,
plastyczne
i fotograficzne) i 5 teatralnych oraz cykl kilkunastu wykładów dotyczących Szekspira, jego
teatru i sztuk.
Integracja wolontariuszy z przedstawicielami różnych kultur przebiegała wielotorowo,
poprzez: oglądanie prób i przedstawień, aktywne branie udziału w warsztatach, słuchanie
wykładów oraz zabieranie głosu podczas dyskusji. Kształcąca okazała się także obecność
wolontariuszy w klubie festiwalowym podczas wieczorów narodowych. Mieli oni wspaniałą
okazję do zapoznania się z interesującymi artystami z kilku krajów – Białorusi (pokaz
umiejętności lalkarskich aktorów z Teatru Lalek z Grodna prezentujących podczas festiwalu
spektakl „Zimowa opowieść”; muzyka białoruska), Ukrainy (występ etnicznego zespołu
„DachaBracha” towarzyszącemu na scenie spektaklowi „Prolog do Makbeta” Teatru DACH
z Kijowa; wieczór uatrakcyjniło użycie przez muzyków egzotycznych instrumentów z całego
świata) oraz Włoch (zaprezentowanie regionalnych przysmaków kuchni sycylijskiej, występ
włoskich śpiewaków i muzyków z Towarzystwa Teatralnego „Lunaria” z Katanii). Spotkania
i rozmowy z tak różnorodnymi artystami jak aktorzy, reżyserzy, muzycy, śpiewacy,
kostiumolodzy czy scenografowie stanowiły cenne doświadczenie dla młodych ludzi
zainteresowanych światem teatru. Niezwykle korzystne było także dla opiekunów zespołów
6
teatralnych wielodniowe przebywanie z artystami. Była to wyjątkowa okazja do
bezpośredniego zetknięcia się ze specyficzną mentalnością osób z konkretnego kraju,
poznanie ich zwyczajów, poznawanie etapów pracy nad spektaklem (od spraw technicznomontażowych poprzez próby aż do finalnego efektu- zaprezentowania spektaklu na festiwalu
przed zebraną publicznością). Na uwagę zasługuje także wymierny efekt tego rodzaju pracy
wolontariusza jaką jest praktyczne ćwiczenie znajomości języka obcego.
Nieocenionym rezultatem projektu jest dla Fundacji pozyskanie wielu zaangażowanych
w przygotowanie do Festiwalu Szekspirowskiego wolontariuszy. Podczas festiwalu
w przeróżnych pracach pomagało ich około 60. Z szeregiem z nich zamierzamy podtrzymać
współpracę w przyszłym roku.
5. Rola partnerów w realizacji zadania (ze szczególnym uwzględnieniem organów
administracji publicznej)
Nie dotyczy.
7