regulamin organizacyjny - BIP - Miejska Galeria Sztuki w
advertisement
REGULAMIN ORGANIZACYJNY Miejskiej Galerii Sztuki w Częstochowie ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1. Miejska Galeria Sztuki w Częstochowie zwana dalej Galerią jest komunalną instytucją kultury powołaną do tworzenia, udostępniania, dokumentowania, promocji i ochrony dóbr kultury. 2. Galeria działa w oparciu o statut nadany przez Radę Miasta Uchwałą nr 52/VII/94 z dnia 19.12.1994 r oraz na podstawie art.7, ust. 1, pkt. 9 oraz art. 18, ust.2, pkt. 9 lit. „i”, Ustawy z dnia 8 marca 1990 r o samorządzie terytorialnym (Dz. U.Nr 16, poz.95 z późniejszymi zmianami), Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 lipca 1993 r w sprawie określenia zadań i kompetencji z zakresu administracji ogólnej i specjalnej, które mogą być przekazane niektórym gminom o statusie miasta, wraz z mieniem służącym do ich wykonywania, a także zasad i trybu przekazania (Dz.U. Nr 65, poz. 309 z późniejszymi zmianami), porozumienia zawartego w dniu 15 grudnia 1993r pomiędzy Wojewodą Częstochowskim, a Prezydentem Miasta Częstochowy w sprawie przekazania niektórych zadań i kompetencji z zakresu administracji rządowej do wykonania organom gminy Częstochowa ( z późniejszymi zmianami). 3. Funkcjonowanie Galerii opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych obowiązków. 4. Pracownicy Galerii odpowiadają przed dyrektorem za prawidłowe i terminowe wykonywanie obowiązków ujętych w indywidualnych zakresach czynności. ROZDZIAŁ II Wewnętrzna struktura organizacyjna 1. Struktura organizacyjna jednostki - dyrektor - z-ca dyrektora d/s administracyjno-technicznych - dział finansowo-księgowy - dział realizacji wystaw artystycznych i edukacji plastycznej - samodzielny oddział – Ośrodek Kultury Filmowej - dział administracyjny 2. Galeria realizuje zadania statutowe poprzez poszczególne działy. 3. Dyrektor Galerii kieruje pracą instytucji przy pomocy z-cy dyrektora d/s administracyjnotechnicznych, głównego księgowego i kierowników działów. 4. Kontrole wewnętrzne w poszczególnych działach sprawują kierownicy działów oraz kompleksowo dyrektor Galerii i jego zastępca. 5. Obsługę finansowo-księgową wykonuje dział finansowo-księgowy ROZDZIAŁ III Obowiązki i uprawnienia dyrektora 1. Dyrektor Miejskiej Galerii Sztuki reprezentuje Galerię wobec władz zwierzchnich , terenowych i na zewnątrz. 2. Wydaje decyzje we wszystkich sprawach należących do zakresu działania Galerii 3. Przyjmuje, awansuje i zwalnia, nagradza , karze pracowników Galerii 4. Organizuje działalność zespołu pracowników Galerii w sposób zabezpieczający jej sprawne funkcjonowanie, nadaje wewnętrzne zarządzenia i ustala przydziały czynności dla pracowników Galerii oraz pełnomocnictwa 5. Przedkłada organom nadrzędnym plany działalności podstawowej i finansowej oraz sprawozdania z ich wykonania 6. Aprobuje wydatki w sprawach budżetu oraz przyznawanych środków specjalnych 7. Podejmuje decyzje związane z działalnością gospodarczą Galerii , podpisuje wraz z główną księgową wszelkie umowy cywilno-prawne dotyczące m.in. : - podnajmu pomieszczeń, terenów, obrotu dziełami sztuki, czasowego wypożyczenia użyczenia w celach komercyjnych czy promocyjnych majątku trwałego będącego własnością Galerii - usług czynionych przez pracowników Galerii na zewnątrz innym podmiotom gospodarczym oraz osobom fizycznym 8. Współpracuje z organizacjami społecznymi, gospodarczymi i kulturalno-oświatowymi zainteresowanymi działalnością wystawienniczą Galerii oraz popularyzacją dzieła filmowego 9. Stwarza artystom warunki będące płaszczyzną konfrontacji, osiągnięć twórczych, inspiracji i wymiany doświadczeń poprzez wystawy promocyjne, konkursy, plenery, zakupy i realizacje wydawnictw 10. Podejmuje ostateczne decyzje dotyczące prowadzenia i uzupełniania zbiorów, ich ubytków oraz ich zbywanie 11. Odpowiada za całokształt działalności Galerii przed organami zwierzchnimi ROZDZIAŁ IV Obowiązki i uprawnienia z-cy dyrektora d//s administracyjno-technicznych 1. Z-ca dyrektora zastępuje dyrektora w sprawach administracyjnych, gospodarczych i technicznych. Załatwia wszystkie sprawy zlecone mu przez dyrektora i zastępuje go podczas jego nieobecności 2. Sprawuje nadzór nad wykonaniem remontów i robót inwestycyjnych 3. Nadzoruje wszystkie sprawy wchodzące w zakres administracji Galerii oraz sprawy socjalne 4. Współpracuje z kierownikami poszczególnych działów w zakresie koordynacji czynności wynikających z obowiązków przypisanych tym działom 5. Sporządza plany i sprawozdania z pracy podległego mu działu oraz współuczestniczy w opracowaniu planów finansowych i planu pracy Galerii 6. Sprawuje nadzór i ponosi odpowiedzialność nad znajdującymi się w użytkowaniu Galerii przedmiotami nietrwałymi i środkami trwałymi 7. Sprawuje nadzór nad transportem związanym z działalnością Galerii ROZDZIAŁ V I. Zakres zadań działów organizacyjnych Miejskiej Galerii Sztuki w Częstochowie oraz poszczególnych stanowisk pracy 1. Działy wchodzące w skład Galerii pracują w oparciu o wyszczególnione zakresy zadań i obowiązujące przepisy 2. Kierownik stojący na czele każdego działu odpowiada za całość pracy działu, a w szczególności do zadań kierowników i ich zastępców należy: a) wykonywanie zadań statutowych w myśl regulaminu organizacyjnego i przestrzeganie jego założeń b) wydawanie poleceń poszczególnym pracownikom zatrudnionym w dziale, mających na celu zorganizowanie zespołu lub sekcji jak również zabezpieczających sprawne i terminowe wykonywanie programu merytorycznego oraz jego koordynację z innymi działami Galerii c) utrzymanie stałego kontaktu z dyrektorem i z-ca dyrektora Galerii jak i innymi kierownikami działów powiadamiając ich o swoich zamierzeniach na naradach lub przez notatki służbowe d) organizacja pracy działu w całości i na poszczególnych stanowiskach w sposób gwarantujący sprawną i terminową realizację zadań e) przedstawianie propozycji planu pracy działu w myśl ustaleń budżetowych oraz zaleceń dyrekcji Galerii f) sporządzanie wstępnych, szczegółowych preliminarzy poszczególnych zadań i przedstawianie do akceptacji dyrektorowi i głównemu księgowemu Galerii g) dbałość o utrzymanie dyscypliny pracy przez poszczególnych pracowników na podległych sobie stanowiskach jak również porządku i bezpieczeństwa na nich i) dbanie o powierzone mienie w zakresie działu całej instytucji j) przygotowanie dokumentów dotyczących sprawozdawczości w zakresie miesięcznym, kwartalnym i rocznym jak i w podobnym zakresie planów pracy oraz opisowe sprawozdania i wypełnianie druków statystycznych w terminach wcześniej ustalonych, przedstawianych do akceptacji dyrekcji Galerii 3. Wszystkich pracowników Galerii na poszczególnych stanowiskach obowiązują następujące zalecenia i zasady: a) należyte przechowywanie dokumentów, prawidłowe i oszczędne używanie i zabezpieczenie środków, urządzeń i materiałów potrzebnych do wykonywania zadań wynikających z zakresu obowiązków b) przestrzeganie tajemnicy służbowej we wszystkich sprawach związanych z interesem Galerii oraz wykonywanie wszelkich innych poleceń związanych z działalnością Galerii, nie ujętych w zakresie czynności, a zleconych przez dyrektora Galerii i jego zastępcę lub bezpośredniego przełożonego c) dbałość o należyte zabezpieczenie powierzonego mienia i ponoszenie odpowiedzialności materialnej za to mienie d) pogłębianiem wiedzy oraz podnoszenie swoich kwalifikacji zawodowych e) dbanie o dobre imię Galerii 4. Dział Realizacji Wystaw Artystycznych i Edukacji Plastycznej Na czele działu stoi kierownik, który jest bezpośrednio podporządkowany dyrektorowi Galerii. W skład działu wchodzą następujące stanowiska: - st. specjalista - st. specjalista - specjalista d/s marketingu W ramach działu funkcjonuje Sekcja montażu wystaw, którą kieruje kierownik sekcji i podlega bezpośrednio kierownikowi działu RWA i EP. W skład sekcji wchodzą następujące stanowiska: - specjalista d/s montażu i nadzoru wystaw oraz gromadzenia zbiorów – kierownik sekcji - montażysta wystaw - kwalifikowany opiekun ekspozycji Celem działu jest: - organizowanie wystaw plastycznych obejmujących całokształt współczesnych sztuk plastycznych - promocja współczesnej twórczości plastycznej, krajowej i zagranicznej, a szczególnie lokalnego środowiska plastycznego - rozbudzanie i zaspakajanie zainteresowań plastycznych oraz edukacja plastyczna i wychowanie przez sztukę - organizacja działalności wydawniczej związanej z upowszechnianiem współczesnych sztuk plastycznych - obrót dziełami sztuki i wydawnictwami z zakresu sztuki - współpraca z instytucjami kultury w kraju i za granicą, a szczególnie z lokalnym środowiskiem artystycznym, w celu prezentowania wartościowych dokonań w zakresie wszystkich rodzajów i form plastycznych - prowadzenie badań w zakresie potrzeb i zainteresowań w dziedzinie sztuki Dział realizuje: - plan wystawienniczy w zakresie całkowitego opracowania merytorycznego poszczególnych ekspozycji w siedzibie Galerii i poza nią - działalność oświatową związaną z edukacją plastyczna dzieci, młodzieży i osób dorosłych - gromadzenie zbiorów dzieł sztuki realizując ich zakupy oraz sprawuje opiekę nad magazynowaniem zbiorów prowadząc ich rejestr - obsług ę sekretarsko-biurową poszczególnych zadań wystawienniczych, oświatowych wydawniczych jak również Rady Artystyczno-Programowej Miejskiej Galerii Sztuki - kontakty z prasą, radiem i telewizją oraz innymi galeriami - promocję Galerii przy współpracy z podmiotami gospodarczymi, instytucjami kulturalnymi twórcami sztuki - przygotowanie techniczne i montaż poszczególnych wystaw oraz ich wernisaży - prowadzenie prac związanych z przygotowaniem i transportem wystaw w kraju oraz poza jego granicami - przyjmowanie prac od plastyków na wystawy organizowane w salach Galerii oraz poza nią (wystawy promocyjne w innych miastach, konkursy organizowane w kraju i za granicą) - koordynację prac związanych z przygotowaniem i realizacją wystaw w terenie - prowadzenie bezpośredniej opieki na eksponatami w czasie trwania wystaw Do zadań kierownika działu RWAiEP w szczególności należy: - nadzór i odpowiedzialność za realizowanie celów i zadań działu ujętych w regulaminie organizacyjnym poprzez organizacje pracy pracowników działu zabezpieczając sprawne i terminowe wykonywanie programu merytorycznego Galerii - przygotowanie rocznych planów wystawienniczych Galerii - nadzór nad całością spraw organizacyjnych i technicznych związanych z terminowym przygotowaniem wystaw przeznaczonych do otwarcia - organizacja i opracowanie merytoryczne wystaw w Galerii Sztuki Dziecka - organizacja i przygotowanie merytoryczne konkursów plastycznych dla dzieci wraz z informacją do mediów oraz udział w pracach jury tych konkursów - terminowe przedkładanie dyrektorowi Galerii planów i sprawozdań do podpisu - udział w wernisażach wystaw St. specjalista d/s programowo-artystycznych podporządkowany jest bezpośrednio kierownikowi Działu RWAiEP Do zadań st. specjalisty d/s programowo-artystycznych w szczególności należy: - opracowanie perspektywicznego programu wystaw i ich realizacji od strony merytorycznej i scenariuszowej - współpraca z galeriami w kraju i za granicą w zakresie wymiany wystaw - prowadzenie sekretariatu artystycznego przez sporządzanie pism, scenariuszy wystaw, tekstów, informacji i korespondencji - prowadzenie dokumentacji artystycznej Galerii i życia plastycznego Częstochowy - prowadzenie aktualnego rejestru artystów plastyków działających na terenie gminy Częstochowa - uczestnictwo w komisjach wyceny dzieł sztuki, merytoryczny udział w pracach innych komisji powołanych przez Galerie, a związanych z merytoryczną działalnością Galerii - terminowe sporządzanie okresowych planów pracy i sprawozdań - opieka merytoryczna nad wernisażami, konferencjami prasowymi i spotkaniami autorskimi organizowanymi przez Galerię - udział w wernisażach wystaw St. specjalista d/s programowo-promocyjnych podporządkowany jest bezpośrednio kierownikowi Działu RWAiEP Do zadań st. specjalisty d/s programowo-promocyjnych w szczególności należy: - promocja MGS przy współpracy z podmiotami gospodarczymi, instytucjami kultury i twórcami sztuki - współpraca z galeriami w kraju i za granicą oraz indywidualnymi artystami lub grupami artystycznymi w zakresie wymiany wystaw - przygotowywanie aukcji dzieł sztuki w zakresie programowo-promocyjnym wraz z merytorycznym zabezpieczeniem jej od strony prawidłowego przebiegu w formie właściwego jej prowadzenia przez aukcjonera wraz z zapewnieniem pomocy służbom technicznym - przygotowanie i organizacja spotkań autorskich w Galerii oraz przygotowanie i prowadzenie prelekcji i lekcji dla szkół wraz z obsługą sekretarską i korespondencje w tych sprawach ze szkołami i mediami - opracowanie merytoryczne konkursu dla szkół „ Wędrówki po wystawach” wraz z prowadzeniem sekretariatu konkursu i kontakt z mediami - obsługa sekretarsko – biurowa Rady Programowej Triennale „Sacrum” , uczestniczenie w posiedzeniach Rady i protokołowanie - oprowadzanie zwiedzających wystawy Galerii, które były pilotowane i prowadzone merytorycznie przez pracownika oraz czynny udział w wernisażach tych wystaw - poszukiwanie sponsorów wystaw, wydawnictw, wernisaży i innych imprez organizowanych przez Galerię - prowadzenie sekretariatu artystycznego przez sporządzanie pism, scenariuszy wystaw, tekstów, informacji i korespondencji - terminowe sporządzanie okresowych planów pracy i sprawozdań - udział w wernisażach wystaw St. specjalista d/s oświatowych i edukacji plastycznej podporządkowany jest bezpośrednio kierownikowi Działu RWAiEP Do zadań st. specjalisty d/s oświatowych i edukacji plastycznej w szczególności należy: - prowadzenie akcji oświatowej w szkołach i instytucjach kultury w zakresie upowszechniania plastyki - gromadzenie i udostępnianie zbiorów bibliotecznych ze wszystkich dziedzin sztuki oraz dokumentacji dotyczącej lokalnej działalności plastycznej - prowadzenie rejestru katalogów przychodzących do Galerii oraz prowadzenie kartoteki ilościowo-wartościowej katalogów, prospektów, folderów i plakatów przyjmowanych i wydawanych do sprzedaży - organizacja i opieka ze strony Galerii nad Ogólnopolskim Turniejem Wiedzy o Sztuce - prowadzenie dystrybucji wydawnictw Galerii w punktach sprzedaży miasta i na terenie kraju - prowadzenie sekretariatu Galerii w zakresie spraw oświatowych oraz obsługi festiwali sztuki i wystaw konkursowych w sposób i w zakresie ustalonym przez dyrektora - rozliczanie opiekunek wystaw – bileterek ze sprzedanych wydawnictw w cyklicznych rozliczeniach - prowadzenie archiwum katalogów wystaw i innych wydawnictw związanych z ekspozycjami organizowanymi przez Galerię - udział w wernisażach wystaw Specjalista d/s marketingu podporządkowany jest bezpośrednio dyrektorowi MGS. Do zadań specjalisty d/s marketingu w szczególności należy: - realizacja polityki informacyjnej i promowanie wiedzy o MGS na zewnątrz - kontakt z mediami, kształtowanie pozytywnego wizerunku Galerii - prowadzenie kampanii reklamowych promocji dotyczących usług i oferty programowej OKF oraz działu RWAiEP - wizualizacja pomysłów (przygotowanie materiałów promocyjnych, informacji prasowych, konkursów, prezentacji itp.) - pozyskiwanie sponsorów, współorganizatorów do realizacji zadań statutowych i gospodarczych - kreowanie i realizacja wydarzeń o charakterze wystawienniczym (targi, giełdy, kiermasze, aukcje itp.) - koordynacja działań reklamowych działów MGS - współpraca ze szkołami różnego szczebla w zakresie działalności oświatowych poprzez np. sondaże, wywiady, ankiety) - udzielanie wywiadów oraz informacji telefonicznych w imieniu Galerii w zakresie polityki informacyjnej - opracowywanie odpowiedzi dla mediów, sprostowań, polemiki itp. - organizacja konferencji prasowych Kierownik sekcji kieruje sekcją montażu wystaw wchodzącą w skład Działu RWAiEP i podporządkowany jest bezpośrednio kierownikowi Działu RWAiEP. Do sekcji montażu wystaw przynależą następujące stanowiska : - montażysta wystaw - kwalifikowany opiekun ekspozycji Do zadań kierownika sekcji montażu wystaw w szczególności należy: - odpowiedzialność za należytą organizację pracy sekcji montażu wystaw w sposób gwarantujący sprawną i techniczną realizację wystaw, aukcji, spotkań autorskich - prowadzenie prac związanych z montażem i demontażem wystaw oraz realizację wystaw w Galerii i poza nią - prowadzenie prac związanych z transportem wystaw, konwojowanie wystaw - kontrola nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań przez podległych pracowników - współpraca z poszczególnymi działami Galerii w zakresie nadzoru i koordynacji prac technicznych i administracyjno-gospodarczych realizowanych przez te działy - przyjmowanie prac od plastyków na wystawy realizowane w Galerii lub przechowywane przez Galerię - nadzór i opieka nad magazynem obrazów Galerii jak również prowadzenie kartoteki magazynu dzieł sztuki - przygotowanie techniczne wernisaży wystaw, aukcji i innych imprez organizowanych przez Galerię i OKF oraz opieka techniczna nad nimi - wykonywanie prac związanych z umieszczaniem opisów eksponatów prezentowanych na wystawach w Galerii - przygotowanie i udział w wernisażach wystaw Montażysta wystaw – podlega bezpośrednio kierownikowi sekcji montażu wystaw Do zadań – montażysty wystaw w szczególności należy: - prace przy montażu i demontażu wystaw - wykonywanie prac pomocniczych i transportowych przy rozładunku i załadunku eksponatów, udział w transportach prac lub z innych Galerii, konwojowanie wystaw - wykonywanie prac porządkowych na salach wystawowych - wykonywanie prac administracyjno-technicznych na rzecz Galerii - pomoc przy dokonywaniu zakupów administracyjno-technicznych na rzecz Galerii - każdorazowe przeliczanie prac przy przyjmowaniu i przekazywaniu wystaw - przygotowanie i udział w wernisażach wystaw - opieka wystaw prezentowanych w Galerii (na polecenie bezpośredniego przełożonego lub dyrektora Galerii) Kwalifikowany opiekun ekspozycji - podporządkowany jest bezpośrednio kierownikowi sekcji montażu wystaw. Do zadań kwalifikowanego opiekuna ekspozycji w szczególności należy: - dozór i opieka wystaw prezentowanych w Galerii - nadzór nad bezpieczeństwem eksponatów - codzienne sprawdzanie stanu jakości i ilości prezentowanych prac przed rozpoczęciem pracy i po jej zakończeniu, oraz natychmiastowe zgłaszanie kierownictwu Galerii zauważonych w czasie przeglądu braków ilościowych lub uszkodzeń - każdorazowe przeliczanie prac przy przyjmowaniu wystawy przed jej otwarciem i po zakończeniu jej prezentacji w Galerii - posiadanie wiedzy merytorycznej związanej z prezentowanymi wystawami - przygotowywanie materiałów reklamowych związanych z prezentowanymi wystawami - przygotowywanie i wykonywanie wszelkich prac związanych z prezentacją wystaw w salach Galerii - przygotowywanie wernisaży wystaw - sprawdzanie ilościowe katalogów i innych wydawnictw przyjmowanych przez Galerię - dokładne zamykanie drzwi i okien po zakończeniu pracy oraz wyłączanie wszelkich urządzeń elektrycznych - sprawdzanie wszelkich zamknięć i zabezpieczeń - dokumentacja video i fotograficzna wernisaży wystaw i innych spotkań w Galerii - muzyczne nagłaśnianie wernisaży - dbałość o wizerunek i dobre imię Galerii Dział administracyjny Na czele działu stoi z-ca dyrektor d/s administracyjno -technicznych i podlega bezpośrednio dyrektorowi Galerii. W skład działu wchodzą: - specjalista d/s obsługi sekretarskiej i spraw osobowych - robotnik gospodarczy - elektryk Do zadań działu należy: - prowadzenie sekretariatu Galerii i wszystkich spraw związanych z obsługą osobowokadrową Galerii - wykonywanie prac związanych z obsługą transportową Galerii - utrzymywanie w czystości pomieszczeń należących do Galerii - intendentura obiektu, bieżące przeglądy stanu technicznego budynku - prowadzenie archiwum Galerii - wykonywanie prac i czynności związanych z opieką gospodarczo-administracyjnotechniczną budynku - prowadzenie podręcznego magazynu administracyjno-gospodarczego i dokonywanie zakupów dla potrzeb Galerii - dbałość o porządek wokół budynku Galerii i na przyległym terenie - wykonywanie prac związanych z przestrzeganiem przepisów bhp i zasad ochrony p.poż. Specjalista d/s obsługi sekretarskiej i spraw osobowych podlega bezpośrednio z-cy dyrektora Do zadań specjalisty d/s obsługi sekretarskiej i spraw osobowych w szczególności należy: - prowadzenie sekretariatu Galerii i wykonywanie wszelkich czynności z tym związanych - prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników Galerii - prowadzenie dokumentacji związanej z kadrami - prowadzenie dokumentacji archiwum Galerii oraz sprawowanie nadzoru nad nimi - prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej - obsługa sekretarska wszystkich spraw związanych z wykonywaniem czynności służbowych dyrektora Galerii i jego zastępcy - przepisywanie pism bieżących, kancelaryjnych i innych związanych z działalnością Galerii i Rady Artystyczno-Programowej działającej przy Galerii - prowadzenie czynności kancelaryjnych Galerii - opieka nad materiałami i urządzeniami sekretariatu Galerii - obsługa sekretarska interesantów Galerii i osób zaproszonych - protokołowanie posiedzeń komisji działających w Galerii Robotnik gospodarczy podlega bezpośrednio z-cy dyrektora d/s administracyjnotechnicznych Do zadań robotnika gospodarczego w szczególności należy: - utrzymanie czystości w pomieszczeniach i lokalach należących do Galerii - dbałość o rośliny doniczkowe znajdujące się w Galerii oraz roślinność znajdująca się w gazonach na terenie przyległym do Galerii - wykonywanie prac porządkowych na terenie przyległym do Galerii - wykonywanie prac porządkowych po wernisażach organizowanych przez Galerię - dbałość o sprzęt pomocniczy i narzędzia pracy Elektryk – podlega bezpośrednio z-cy dyrektora d/s administracyjno-technicznych Do zadań elektryka w szczególności należy: - wykonywanie napraw bieżących instalacji elektrycznej w Galerii z zachowaniem obowiązujących przepisów bhp i p.poż - bieżąca konserwacja urządzeń elektrycznych - bieżący i cykliczny przegląd stanu instalacji elektrycznej - wykonywanie oświetlenia eksponatów na wystawach realizowanych przez Galerię - przedstawianie bezpośredniemu przełożonemu sprawozdań dotyczących stanu technicznego instalacji elektrycznych w Galerii Dział Finansowo-księgowy Na czele działu stoi główny księgowy, który podlega bezpośrednio dyrektorowi Galerii. Do zadań działu należy: - prowadzenie gospodarki finansowej Galerii zgodnie z obowiązującymi przepisami - opracowywanie planów finansowych i sprawozdań z ich wykonania oraz analiz - sporządzanie płac i prowadzenie odpowiedniej dokumentacji płacowej - prowadzenie dokumentacji z zakresu ubezpieczeń społecznych - bieżące i prawidłowe prowadzenie księgowości Galerii zgodnie z zasadami o rachunkowości - prowadzenie kasy Galerii - kontrola nad wszystkimi środkami pieniężnymi będącymi w dyspozycji jednostki - terminowe rozliczanie się z ZUS i Urzędem Skarbowym - opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących rachunkowości i innych działań księgowych Główny księgowy – kierownik Działu Finansowo-Księgowego Do zadań głównego księgowego w szczególności należy: 1. Prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami polegającymi na: a) zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania i obiegu archiwowania i kontroli dokumentów w sposób zapewniający: - właściwy przebieg operacji gospodarczych - ochronę mienia będącego w posiadaniu jednostki - sporządzania kalkulacji wynikowych kosztów wykonanych zadań oraz sprawozdawczości finansowej b) bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów wykonanych zadań i sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający: - terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych - ochronę mienia będącego w posiadaniu jednostki oraz terminowe i prawidłowe rozliczanie osób majątkowo odpowiedzialnych za to mienie - prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych c) nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne oraz jednostki nie bilansujące samodzielnie 2. Prowadzenie gospodarki finansowej, jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami polegającymi na: a) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostki b) zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę c) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych d) zapewnienie terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz zapłaty zobowiązań 3. Analiza wykorzystywania środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji jednostki. 4. Dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej: a) wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków b) wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonania planów finansowych jednostek oraz ich zmian c) następnej kontroli operacji gospodarczych jednostek stanowiących przedmiot księgowań 5. Opracowanie projektów przepisów wewnętrznych wydanych przez kierownika jednostki dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, zasad prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji. 6. Wstępna kontrola legalności dokumentów dotyczących wykonania budżetu oraz jego zmian. 7. Opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu oraz ich analiz. 8. Sporządzanie list płac wynagrodzeń pracowników Galerii, zasiłków chorobowych, zasiłków z ubezpieczenia społecznego, sporządzanie deklaracji i terminowe rozliczanie z ZUS i Urzędem Skarbowym. 9. Sporządzanie kalkulacji na wynajem sal, oraz not księgowych. 10. Należyte przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych. 11. Opracowywanie preliminarzy budżetowych rocznych przy współpracy z innymi komórkami oraz zapewnienie prawidłowości, terminowości i zgodności zadań liczbowych składanych na zewnątrz Galerii. 12. Terminowe sporządzanie okresowych planów finansowych i sprawozdań. Specjalista d/s finansowych – podlega bezpośrednio głównemu księgowemu Do zadań specjalisty d/s finansowych w szczególności należy: - prowadzenie kasy Galerii i sporządzanie całości dokumentów związanych z kasą - prowadzenie książki inwentarzowej przedmiotów nietrwałych i dzieł sztuki - prowadzenie kartoteki ilościowo-wartościowej magazynu administracyjnego, uzgadnianie stanu z kartoteką ilościową - prowadzenie spraw ubezpieczeń osobowych i majątkowych - prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi, rodzinnymi (ZUS,PZU) itp. - prowadzenie ewidencji rozliczeń biletów wstępu na wystawy - prowadzenie całości dokumentacji związanej z ubezpieczeniem społecznym - sporządzanie przelewów - prowadzenie książki druków ścisłego zarachowania i kontroli - rozliczanie biletów OKF Samodzielny Oddział – Ośrodek Kultury Filmowej Na czele Oddziału stoi kierownik, który podporządkowany jest bezpośrednio dyrektorowi Galerii. W skład oddziału wchodzą: - kierownik samodzielnego oddziału OKF - st. specjalista d/s filmu - kasjer-bileter - operator filmowy Celem działu jest: - prezentacja wartościowych dokonań w zakresie sztuki filmowej i prowadzenie działalności upowszechniającej tę sztukę - propagowanie i promocja filmu polskiego i artystycznego kina zagranicznego - popularyzacja osiągnięć z historii sztuki filmowej i klasyki kina światowego - krzewienie kultury filmowej w społeczeństwie i edukacja filmowa młodego pokolenia Do zadań oddziału należy: - prezentacja dzieł filmowych, organizowanie tematycznych przeglądów filmowych i innych imprez oraz konkursów związanych z filmem - organizowanie spotkań z krytykami , twórcami filmowymi i koncertów z udziałem artystów związanych z filmem, teatrem i estradą - prowadzenie działalności wydawniczej i wystawienniczej - przygotowywanie prelekcji, dyskusji, konkursów oraz innych przedsięwzięć i akcji otwartych propagujących sztukę filmową - prowadzenie badań w zakresie potrzeb i zainteresowań w dziedzinie sztuki filmowej - wspieranie społecznego i amatorskiego ruchu filmowego - zakup wydawnictw i gromadzenie zbiorów bibliotecznych poświęconych teorii i historii kina oraz filmowi współczesnemu - współpraca z instytucjami filmowymi, szkołami filmowymi i ambasadami, organizacjami oświatowymi, społecznymi i młodzieżowymi w zakresie wymiany i popularyzacji sztuki filmowej - realizacja filmów i programów oświatowych oraz rejestracja filmowa imprez organizowanych przez oddział i Galerię - opieka nad organizowanymi przez oddział i Galerię w sali kinowej imprezami artystycznymi towarzyszącymi wystawom i działalności ośrodka (wieczory poezji, koncerty, spotkania autorskie, sesje dyskusyjne itp.) - przekazywanie sali kinowej OKF oraz nadzór na przebiegiem imprez organizowanych w sali kinowej przez inne podmioty gospodarcze lub osoby prywatne Kierownik samodzielnego Oddziału Ośrodka Kultury Filmowej. Do zadań kierownika oddziału OKF w szczególności należy: - nadzór i kontrola nad prawidłowym funkcjonowaniem OKF - opracowywanie projektów repertuaru, planu imprez filmowych i działalności popularyzatorskiej OKF - organizowanie spotkań i koncertów z artystami związanymi z filmem, teatrem i estradą - prowadzenie sekretariatu OKF - przygotowywanie prelekcji i komentarzy dotyczących filmów prezentowanych w OKF - nadzór i kontrola nad terminowym realizowaniem prac reklamowych imprez OKF – współpraca z innymi kierownikami działów Galerii - propagowanie i reklamowanie działalności OKF - utrzymywanie stałych kontaktów z instytucjami filmowymi i środowiskiem filmowym zajmującym się prowadzeniem działalności upowszechnieniowej w obrębie wiedzy o filmie - opracowywanie miesięcznych programów OKF - terminowe sporządzanie okresowych planów pracy i sprawozdań - organizowanie działalności wystawienniczej OKF - współpraca ze szkołami i innymi instytucjami oświatowymi w ramach działalności kina lektur szkolnych - odpowiedzialność za należytą organizację pracy oddziału w sposób gwarantujący sprawną i terminową realizację zadań przypisanych oddziałowi St. specjalista d/s filmu podlega bezpośrednio kierownikowi samodzielnego oddziału OKF. Do zadań st. specjalisty d/s filmu w szczególności należy: - współdziałanie z kierownikiem OKF przy: a) opracowaniu projektów repertuaru, plakatu, imprez filmowych i działalności popularyzatorskiej Ośrodka b) przygotowaniu prelekcji i komentarzy dotyczących filmów prezentowanych w Ośrodku c) organizowaniu spotkań i koncertów z artystami związanymi z filmem, teatrem i reklamą d) utrzymaniu stałych kontaktów z instytucjami i placówkami zajmującymi się propagowaniem działalności upowszechnieniowej w obrębie wiedzy o filmie e) współpracy ze szkołami i innymi instytucjami oświatowymi w ramach działalności kina lektur szkolnych f) propagowaniu i reklamowaniu działalności OKF - utrzymywanie stałych kontaktów z widzami Ośrodka w celach sondażowych oraz współpracy ze społecznym ruchem filmowym na terenie miasta i regionu - utrzymywanie stałych kontaktów z prasą, radiem i telewizją - wyszukiwanie i gromadzenie wszelkich informacji na tematy kinematografii i filmu - prowadzenie sekretariatu OKF Kasjer – bileter – podlega bezpośrednio kierownikowi OKF Do zadań kasjera-biletera w szczególności należy: - sprawowanie nadzoru nad powierzoną gotówką, biletami i drukami ścisłego zarachowania - sprzedaż biletów na wszystkie imprezy organizowanie w sali kinowej Ośrodka oraz wykonywania innych prac organizacyjnych i porządkowych zleconych przy tych imprezach przez kierownika OKF , dyrektora i jego zastępcę - bieżące rozliczanie się przez raport kasowy i książki biletowe ze sprzedanych biletów - staranne i terminowe sporządzanie raportów z prowadzonej sprzedaży - sprzedaż wydawnictw i katalogów będących własnością OKF i Galerii lub przyjętych do sprzedaży komisowej - dokonywanie wpłat gotówki w uzgodniony sposób z kierownikiem Ośrodka i w przewidzianym terminie - opieka nad urządzeniami , sprzętem i meblami znajdującymi się w sali kinowej , wykonywanie przeglądu sali kinowej przed i po zakończeniu seansów i związane z tym dokonywanie drobnych prac porządkowych - współpraca z pracownikami działu OKF w zakresie organizacji widowni i reklamy - kasowanie biletów przy wejściu na salę kinową, pilnowanie porządku na widowni w czasie sensu - każdorazowa kontrola przed seansami filmowymi łatwości otwierania drzwi ewakuacyjnych od strony sali kinowej oraz prawidłowe zabezpieczenie zamknięć drzwi ewakuacyjnych po seansach filmowych Operator filmowy – podlega bezpośrednio kierownikowi OKF Do obowiązków operatora kinowego w szczególności należy: - obsługa aparatury projektowej i dźwiękowej oraz innych urządzeń technicznych w kinie, wyświetlanie filmów oraz odtwarzanie muzyki z magnetofonu przed seansami i w czasie przerw - bieżąca kontrola, konserwacja i opieka na aparaturą projekcyjną, urządzeniami elektrycznymi oraz sprzętem bhp i p.poż. - dbałość o wysoką jakość reprodukcji obrazu i dźwięku wyświetlanych filmów - nadzór i kontrola nad terminowym przyjmowaniem i wysyłaniem kopii filmowych oraz przywóz i odwóz filmów w przypadkach koniecznych, określonych przez kierownika OKF - właściwe przechowywanie kopii filmowych oraz sporządzanie protokołów ewentualnego zniszczenia kopii filmowych - sprawdzanie przed seansami stanu prawidłowości funkcjonowania aparatury filmowej - prawidłowa eksploatacja sprzętu kinotechnicznego, zabezpieczenie aparatury filmowej, materiałów i urządzeń technicznych po zakończeniu projekcji przed kradzieżą, bądź uszkodzeniem oraz niebezpieczeństwem pożaru - dbałość o czystość sprzętu oraz porządek i ład w miejscu pracy - udział w organizacji i w czasie trwania innych imprez organizowanych w sali kinowej przez OKF i Galerię - każdorazowa kontrola łatwości otwierania drzwi ewakuacyjnych przed seansami - pomoc kasjerowi-bileterowi przy kasowaniu biletów podczas wchodzenia widzów na salę (jeżeli zachodzi taka konieczność) - w razie konieczności pełnienia obowiązków biletera, operatorowi nie wolno pod osobistą odpowiedzialnością dopuszczać do obsługi aparatury i innych urządzeń technicznych kina – osób nie będących pracownikami kina ani wyręczać się w pracy osobami trzecimi oraz zajmować się w czasie wyświetlania filmów zajęciami, które nie pozwoliłyby mu skutecznie czuwać nad jakością projekcji, dźwięku oraz bezpieczeństwem widzów i sprzętu - niezwłoczne zawiadamianie przełożonych o zauważonym na terenie kina wypadku albo zagrożenia dla zdrowia lub życia ludzkiego - wykonywanie innych czynności nie objętych niniejszym zakresem, a koniecznych dla zabezpieczenia prawidłowego funkcjonowania urządzeń technicznych kina - przestrzeganie przepisów bhp i p.poż oraz obowiązkowe uczestnictwo w szkoleniach w tym zakresie ROZDZIAŁ VI Komisje działające w Miejskiej Galerii Sztuki w Częstochowie 1. Organem doradczym i opiniodawczym, powołanym przez dyrektora Miejskiej Galerii Sztuki w Częstochowie jest Rada Artystyczno - Programowa, która opiniuje program działania Galerii i OKF z prawem uzupełnienia go o właściwe wnioski i oceny jego wykonania 2. W celu prawidłowej organizacji pracy Galerii oraz wykonania zadań statutowych i obowiązujących przepisów, w galerii działa zespół doradczy przy dyrektorze Galerii złożony z: - z-cy dyrektora - głównego księgowego - przewodniczącego Związków Zawodowych - kierowników działów 3. Komisja przyznawania premii uznaniowych dla pracowników Galerii 4. Komisja Zakładowa NSZZ „Solidarność” Obowiązujący z dniem 15 czerwca 2003 r zgodnie z zarządzeniem Dyrektora MGS nr 2/2003 z dnia 29 stycznia 2003 r.
