prezentacja „Szkoła Realizatora FIO-ML 2016”

advertisement
Realizacja projektów
w programie FIO-ML
1
2
Czym jest
FIO-ML?
– wyniki
trzeciego
konkursu
Umowa o
dofinansowanie
czyli obowiązki
realizatora i
wnioskodawcy
3
Co po
projekcie?
- sprawozdanie,
monitoring,
konkurs…
Zaznaczcie, dla kogo z Państwa udział w programie
FIO-Mazowsze Lokalnie jest pierwszym konkursem dotacyjnym…
Pierwszy raz pisaliśmy wniosek
Mamy za sobą kilka dotacji
Granty to dla nas chleb powszedni 
Czym jest Fundusz Inicjatyw
Obywatelskich Mazowsze Lokalnie
1
zwiększenie roli
inicjatyw oddolnych
animowanie działań
samopomocowych,
wspieranie młodych
organizacji pozarząd.
Grupy nieformalne
z opiekunem
- inicjatywy oddolne
Grupy nieformalne
samodzielnie
- inicjatywy oddolne
KOGO WSPIERAMY?
Młode organizacje
pozarządowe
- inicjatywy oddolne
- rozwój organizacji
FIO – Mazowsze Lokalnie w 2016 r.
111
inicjatywy
oddolne
58
rozwój młodej
NGO
11
wsparcie grup
Łącznie 180
projektów
na kwotę
820 000 zł
samopomocowych
W jakiej formule realizujecie projekt?
Grupa samodzielna
Grupa z opiekunem
Młoda organizacja pozarządowa
Quiz 
• Jaki jest termin kwalifikowania wydatków 2016?
A)15.05 – 30.09
B) 15.04 – 30.10
C) 15.04 – 30.09
D)30.04 – 30.09
2
Umowa
o dofinansowanie
czyli obowiązki realizatora
i wnioskodawcy
terminy
konkurs
opowiedz
działania
edukacyjne
obowiązki
zasady
wykorzystania
wsparcie
mikrodotacji
dokumentacja
monitoring
i kontrola
wydatków
sprawozda
wczość
promocja
zmiany w
projekcie
Terminy
Termin realizacji projektów:
15
kwietnia 2016
30
września
2016
Uwaga! Termin realizacji projektów jest jednocześnie
terminem kwalifikowalności wydatków w projekcie!
30
września
2016
30 września to ostateczny termin zrealizowania wszystkich
działań i wydatkowania środków z mikrodotacji, tj. zarówno
wystawienia dokumentu jak i dokonania płatności!
uwaga! 30 września to piątek, wszystkie ostatnie płatności powinny być
zrealizowane do tego dnia – oznacza to, że w przypadku płatności przelewem
jest to ostatni dzień, w którym przelew może zostać zaksięgowany
UMOWA
Operator zobowiązuje się:
przekazać Wnioskodawcy mikrodotację, przeznaczoną
na realizację projektu przedstawionego we Wniosku
o dofinansowanie (fiszce) w ciągu 10 dni od otrzymania
poprawnie podpisanej umowy
* GN i GS samodzielne W terminie do 10 dni od otrzymania prawidłowo podpisanego przez Realizatorów egzemplarza
umowy, Operator przekazuje zaliczkę na realizację projektu, na konto osoby wskazanej w umowie, w wysokości wartości
mikrodotacji pomniejszonej o 1) wartość wskazanych we Wniosku pozycji budżetowych dot. umów cywilno-prawnych
zawieranych z osobami fizycznymi oraz 2) koszt prowadzenia księgowości (5% mikrodotacji). Prosimy o odesłanie
załączonego Oświadczenia dotyczącego wysokości zaliczki wraz z egzemplarzem umowy dla Operatora.
Wnioskodawca zobowiązuje się do wykorzystania
mikrodotacji – przekazanych środków na realizację
projektu, zgodnie z warunkami opisanymi w umowie.
Główne obowiązki wnioskodawcy
1.przeprowadzenie działań i wydatkowanie środków z mikrodotacji
zgodnie z opisem znajdującym się we wniosku
o dofinansowanie (fiszce) i z należytą starannością (w terminie
15.04.2016-30.09.2016),
2.świadczenie pracy społecznej i/lub świadczeń rzeczowych i/lub
usługowych, stanowiących wkład własny, zgodnie z opisem
znajdującym się we wniosku o dofinansowanie (fiszce),
Główne obowiązki
obowiązki
Główne
3. przygotowanie i złożenie sprawozdania z realizacji projektu,
najpóźniej do 10 października 2015 roku:
działania GN_NGO/2016 i GS_NGO/2016 (z opiekunem)
•za stronę finansową odpowiada organizacja wspierająca
– wnioskodawca wspólnie z realizatorem (realizator odpowiada
wobec wnioskodawcy za realizację działań i wykorzystanie środków
mikrodotacji zgodnie z opisem i budżetem projektu)
•za stronę merytoryczną – realizator, tj. grupa nieformalna
działania GN/2016, GS/2016, NGO/2016 i RO/2016
•Wnioskodawca odpowiada za całość sprawozdania
Główne obowiązki
Wnioskodawca i realizator zobowiązują się:
•do informowania Operatora o wszelkich zmianach
w terminie 7 dni od ich zaistnienia,
•wykorzystania dofinansowania wyłącznie na realizację
projektu,
•unikać konfliktu interesów
Wnioskodawca i realizator ponoszą pełną
odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe
w związku z realizacją projektu.
Zmiany w projekcie
niewymagające zgłaszania Operatorowi
Umowa dopuszcza możliwość dokonywania przesunięć środków przez
Wnioskodawcę bez konieczności akceptacji Operatora, jeżeli zmiana polega
na przesunięciu w budżecie pomiędzy pozycjami kosztów
do 20% ich wartości.
20%
Zmiany w projekcie
niewymagające zgłaszania Operatorowi
Operatorzy nie określają liczby dopuszczalnych zmian w budżecie. Znaczy to,
że można dokonywać zmian w zależności od potrzeb, pamiętając za każdym
razem, że zmiany muszą być uzasadnione i nie powodować:
a)zmiany zasadniczego zakresu projektu i spodziewanych rezultatów,
b) przedłużenia terminu zakończenia realizacji działań po 30 września 2016
roku,
c)zmniejszenia wymaganego wkładu własnego,
d)zwiększenia kosztów pośrednich finansowanych z mikrodotacji powyżej
10% wartości mikrodotacji (inicjatywy oddolne i wsparcie grup
samopomocowych).
Zmiany w projekcie
niewymagające zgłaszania Operatorowi
Wszystkie pozostałe zmiany należy zgłosić Operatorowi za
pośrednictwem poczty elektronicznej, wraz z ich uzasadnieniem,
z co najmniej 2-tygodniowym wyprzedzeniem.
Zgłoszenia zostaną rozpatrzone przez Operatora w ciągu 10 dni
roboczych od daty ich otrzymania, a informacja o ich
zatwierdzeniu będzie przekazywana drogą elektroniczną na adres
wskazany przez Wnioskodawcę.
Zmiany w projekcie wymagające zgłoszenia Operatorowi
a) w przypadku gdy przesunięcie w budżecie pomiędzy pozycjami kosztów
przekracza 20% ich wartości. Sprawozdanie z realizacji projektu powinno
zostać przygotowane na podstawie nowej, zatwierdzonej wersji budżetu
Przykład:
Wnioskodawca w budżecie we Wniosku
oszacował, że na nagrody dla uczestników
konkursu przeznaczy 400 zł. Na etapie realizacji
okazało się, że zakładane nagrody można kupić
za kwotę 310, a nie 400 zł. Jednocześnie okazało
się, że kwota poczęstunku dla 100 osób okazała
się niewystarczająca i Wnioskodawca chciałby
przesunąć zaoszczędzoną na nagrodach kwotę
90 zł na zakup produktów potrzebnych do
przygotowania poczęstunku. 90 zł stanowi
22,5% kwoty 400 zł, więc Wnioskodawca zgłasza
do Operatora prośbę o akceptację
proponowanej zmiany i wstrzymuje się z
realizacją zmian do czasu jej otrzymania.
Zmiany w projekcie wymagające zgłoszenia Operatorowi
b) w przypadku, gdy zmiana budżetu dotyczy utworzenia nowej pozycji budżetowej
Przykład:
Organizator pikniku sąsiedzkiego otrzymał
nieprzewidziane na etapie składania wniosku
wsparcie usługowe dzięki czemu zaoszczędził
pieniądze przeznaczone na jedno z zadań.
Ponieważ w pikniku sąsiedzkim ma wziąć udział
duża liczba dzieci, Wnioskodawca chce dodać do
budżetu nową pozycję dotyczącą zajęć
animacyjnych dla dzieci. Wnioskodawca zgłasza
do Operatora prośbę o akceptację
proponowanej zmiany i wstrzymuje się z
realizacją zmian do czasu jej otrzymania.
Zmiany w projekcie wymagające zgłoszenia Operatorowi
c) w przypadku gdy nastąpi zmiana danych zawartych w umowie
Jeśli zmianie ulegną jakiekolwiek dane zawarte
w umowie – adres, nazwa organizacji, nazwisko
osoby reprezentującej organizację
pozarządową/grupę samodzielną, nazwisko
koordynatora itp. – prosimy o poinformowanie o
tym fakcie Operatora drogą elektroniczną.
Jeżeli zmiana ta dotyczyć będzie osób
reprezentujących organizację w umowie,
prosimy o przesłanie odpowiedniego
dokumentu potwierdzającego tę zmianę.
Zmiany w projekcie wymagające zgłoszenia Operatorowi
d) obowiązkiem Wnioskodawcy (Realizatora) jest też niezwłoczne informowanie
Operatora o przeszkodach przy realizacji projektu, w szczególności o możliwości
zaprzestania jego realizacji!!!
Prawa majątkowe
Wszelkie dobra lub prawa majątkowe wytworzone i/lub powstałe i/lub nabyte
w toku realizacji Projektu z wykorzystaniem środków mikrodotacji stanowić
będą własność Wnioskodawcy.
GN i GS samodzielnie – własność Operatora
Po zakończeniu projektu Wnioskodawca zobowiązuje się korzystać z dóbr
powstałych/ nabytych ze środków mikrodotacji jedynie w celach społecznie
użytecznych.
Na który miesiąc/miesiące planują Państwo
kluczowe działania w projekcie?
Proszę zaznaczyć krzyżykiem
maj
czerwiec
lipiec
sierpień
wrzesień
Quiz 
• Którego z dokumentów nie można rozliczyć w
ramach mikrodotacji?
A)Faktury
B) Noty księgowej
C) Rachunku do umowy cywilnoprawnej
D)Paragonu
Zasady wykorzystania dotacji
Załącznik nr 2 do umowy
Koszty kwalifikowalne
> niezbędne dla realizacji projektu
> racjonalne i efektywne
> zostały faktycznie poniesione w okresie realizacji
projektu
> udokumentowane
> zostały przewidziane w budżecie projektu
> zgodne z odrębnymi przepisami prawa powszechnie
obowiązującego
Koszty niekwalifikowalne
Najważniejsze:
•podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odliczony przez
Wnioskodawcę w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku
od towarów i usług
•zakup środków trwałych
(800 zł dla GN i GS, 3500* zł dla GN_NGO, GS_NGO, NGO)
•zakup napojów alkoholowych
Pełny katalog w Załączniku nr 2 do umowy mikrodotacji
Koszty pośrednie (administrowania projektem)
Inicjatywa oddolna i wsparcie grup
samopomocowych:
•Udział mikrodotacji w kosztach pośrednich może
wynosić maksymalnie 10% wartości całej mikrodotacji.
•5% wartości mikrodotacji na koszty księgowości
ponoszone przez Operatora rozliczającego
mikrodotację – dot. GN i GS samodzielnych
Rozwój organizacji: koszty pośrednie
niekwalifikowalne
Rozliczanie kosztów wynagrodzeń
Osoba fizyczna bez działalności gospodarczej – umowa zlecenie lub dzieło. Kwalifikowalne są
wszystkie składki umowy cywilnoprawnej.
Umowa o dzieło
to umowa rezultatu
odebrana na podstawie protokołu
odbioru dzieła.
Umowa zlecenia
wskazuje zaś na czynność wykonywaną
na zlecenie zleceniodawcy w celu
osiągnięcia przez niego efektów
zaplanowanych działań.
UWAGA: Częstym błędem jest podpisywanie umów o dzieło z osobami prowadzącymi zajęcia, świadczącymi usługi
księgowe, prawne czy informatyczne (czyli dokonującymi czynności). Odpowiedzialność za sporządzenie niewłaściwej
umowy spoczywa na stronie zamawiającej dzieło/czynność.
Czy w ramach projektu zawierają Państwo
umowy cywilno-prawne?
TAK
NIE
Rozliczanie kosztów wynagrodzeń
Grupy nieformalne samodzielne (GN)
Zgłoszenie do Operatora - 10 dni przed podpisaniem umowy,
Wnioskodawca zgłasza konieczność zawarcia umowy e-mailowo wraz z załączonym
wypełnionym oświadczeniem zleceniobiorcy/ wykonawcy oraz wypełnioną umową na
wzorze Operatora.

Po zatwierdzeniu typu umowy i jej poprawności Operator odsyła elektronicznie umowę
wraz z oświadczeniem i rachunkiem Wnioskodawcy, który przedstawia ją do podpisu
wykonawcy.

Komplet podpisanych przez wykonawcę dokumentów (umowę w dwóch egzemplarzach,
oświadczenie, rachunek oraz protokół odebranych prac) Wnioskodawca przekazuje
Operatorowi wraz z innymi dokumentami księgowymi za dany miesiąc.

Operator podpisuje umowę oraz dokonuje płatności (przelewem) na rzecz wykonawcy a
także płaci wynikające z niej podatki lub inne świadczenia (np. na rzecz ZUS).
Rozliczanie kosztów wynagrodzeń
W przypadku zawierania umów z podwykonawcami w treści
umowy należy umieścić następujące zdanie:
Program „FIO-Mazowsze Lokalnie” dofinansowany w
ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich.
Rozliczanie kosztów przejazdów
Zwrot kosztów podróży przysługuje tylko:
•osobom zatrudnionym w formie umowy o pracę,
•wolontariuszom, jeżeli umowa dopuszcza zwrot kosztów podróży,
•członkom zarządu organizacji.
Osoby zatrudnione na umowie cywilnoprawnej (umowa zlecenie,
umowa o dzieło): koszty dojazdów powinny być wliczone
w wynagrodzenie wynikające z tej umowy.
Operator nie będzie wymagać od Państwa potwierdzenia
przybycia na miejsce podróży. W dokumentacji projektu
wymagane jest jednak uzasadnienie jej odbycia.
Rozliczanie kosztów przejazdów
Prawidłowa dokumentacja dotycząca podróży służbowej składa się z:
•polecenia podróży podpisanego przez osobę upoważnioną,
•rozliczenia odbytej podróży.
Rozliczenie takie może być przygotowane na 2 sposoby:
•poprzez sporządzenie ewidencji przejechanych kilometrów – tzw.
kilometrówkę,
•poprzez dołączenie do dokumentacji biletów za pociąg (wyłącznie II
klasy), biletów PKS lub biletów komunikacji niepublicznej lub
faktur/rachunków za wyżej wymienione bilety.
Do dokumentu potwierdzającego odbycie podróży służbowej powinny
być dołączone odpowiednio opisane bilety, faktury albo rozliczenie
przejechanych kilometrów.
Rozliczanie kosztów przejazdów
UWAGA! Operator nie honoruje rozliczeń podróży w formie dowolnego
oświadczenia wypełnionego przez osobę, która tę podróż odbyła.
W kosztach transportu nie są honorowane faktury na zakup paliwa. Wyjątkiem jest
sytuacja, w której wnioskodawca jest w posiadaniu samochodu służbowego
organizacji, bądź samochodu z wypożyczalni.
Faktury za zakup paliwa mogą być także honorowane, gdy w ramach projektu wnioskodawca
korzysta z agregatów, maszyn (np. koparki, ładowarki, kosiarki) czy innych urządzeń, pod
warunkiem posiadania prawa do użytkowania danego sprzętu (własność, umowa użyczenia lub
wypożyczenie). Wtedy taka faktura powinna być wystawiona na wnioskodawcę i szczegółowo
opisana do jakich celów zostało zakupione paliwo. Nie jest to jednak koszt transportu.
Koszty podróży powinny być rozliczane zgodnie z obowiązującymi stawkami:
-stawki za kilometr przejechany prywatnym samochodem.
Stawki obowiązujące znajdują się między innymi na stronie: http://poradnik.ngo.pl (przed rozliczeniem Państwa
kosztów podróży prosimy sprawdzić, czy nie uległy one zmianie).
NGO +GN / GS
z opiekunem
Prowadzenie dokumentacji
Obowiązek: wyodrębniona ewidencja księgowa!
Na podstawie zapisów prowadzonych w księgach rachunkowych
Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzenia sprawozdania
określonego w umowie.
Dowodem poniesienia wydatków jest opłacona faktura lub
inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej
wraz z dowodem zapłaty (dotyczy mikrodotacji).
Jeżeli wypłaty na wyjazdy służbowe są realizowane poprzez tak
zwaną kasę (obrót gotówkowy), wymagamy prowadzenia
raportu kasowego oraz odpowiednich dokumentów.
Prowadzenie dokumentacji
Grupy nieformalne
samodzielnie
Zaliczka
Płatności bezpośrednio przez Wnioskodawców,
w gotówce/przelewem, na podstawie dokumentów księgowych wystawionych
na Operatora, tj.
Fundacja Fundusz Współpracy
Ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa
NIP: 526-000-54-68
Wnioskodawca ma obowiązek dostarczeni oryginałów dokumentów księgowych do
siedziby Operatora (z dopiskiem „FIO-ML <nr projektu>” na kopercie) w terminie do 5 dnia
następującego po miesiącu którego dotyczą wydatki, tj. dokumenty:
– z datą kwietniową i majową – do 6 czerwca
– z datą czerwcową – do 6 lipca
– z datą lipcową – do 5 sierpnia
– z datą sierpniową – do 5 września
– z datą wrześniową – do czasu złożenia sprawozdania, jednak nie później niż do 10
października 2016 r.
Prowadzenie dokumentacji
Grupy nieformalne
samodzielnie
W przypadku dokumentów księgowych innych niż faktura
VAT, Wnioskodawca ma obowiązek skonsultować
prawidłowość danego dokumentu z Operatorem.
Należy mieć na uwadze że paragon NIE JEST dokumentem
księgowym i nie stanowi podstawy do rozliczenia.
Prowadzenie dokumentacji
W ramach dokumentowania prowadzonych działań należy
również:
•prowadzić listy obecności na spotkaniach, szkoleniach lub
konferencjach,
•sporządzać dokumentacje filmową lub fotograficzną.
Wnioskodawca zobowiązany jest do przechowywania
oryginalnej dokumentacji związanej z realizacją projektu
do 31 grudnia 2021 roku (dotyczy dokumentów nie
przekazanych do Operatora).
WSZYSCY
Prowadzenie dokumentacji
Opis dokumentu księgowego (faktury, rachunku) powinien zawierać:
• Określenie rodzaju dowodu
• Określenie stron (nazwa, adres, numery identyfikacyjne) pozwalające
jednoznacznie zidentyfikować uczestników danej operacji
• Treść (opis) danej operacji, jej wartość, jeśli to możliwe ilość (liczbę) i
cenę jednostkową
• Datę operacji i sporządzenia dowodu
• Zapis stwierdzający sprawdzenie dowodu oraz opis kwalifikujący dowód
do ewidencji (dekretacja dowodu) wraz z podpisem osób
odpowiedzialnych – zgodnie z zapisami w statucie
Opisywanie dokumentów księgowych
UWAGA! Wzory dokumentów znajdują się na stronie konkursu w zakładce
„Do pobrania”. Zachęcamy do korzystania z nich.
• Z jednej pozycji budżetowej można finansować kilka różnych faktur lub
rachunków. Możliwa i akceptowana w rozliczeniach jest również odwrotna
sytuacja, kiedy jedna faktura lub rachunek będą pokrywać koszty
przedstawione w kilku pozycjach budżetowych przewidzianych w projekcie.
• Jedna (lub więcej) faktura może dokumentować różne koszty, wśród których
tylko część pozycji lub sumy/kwoty może dotyczyć projektu realizowanego w
ramach konkursu „FIO-Mazowsze Lokalnie”. W tym przypadku w opisie
faktury należy zaznaczyć, które pozycje zostały sfinansowane ze środków
dotacji, natomiast pozostałe pozycje opisać zgodnie ze źródłem ich
finansowania (innym niż dotacja otrzymana od FIO-Mazowsze Lokalnie).
Opisywanie dokumentów księgowych
Rachunek/ faktura* dotyczy wydatków poniesionych na: zakup namiotu promocyjnego i bannera reklamowego
Kwota kwalifikowana: 1250 PLN ze środków:
dotacji Fundacji Fundusz Współpracy* 1000 PLN
środków własnych* 250 PLN
Nazwa zadania: koszty bezpośrednie
Numer i nazwa pozycji w budżecie :
poz. 1. faktury dot, poz. 2. budżetu „namiot promocyjny” 1000 PLN
poz. 2 faktury dot. poz. 3 budżetu „banner reklamowy” 250 PLN
Numer umowy o dofinansowanie: 111/NGO/2015,
Tytuł projektu: Promocja Fundacji „Lato”
Sfinansowano w ramach programu „Fundusz Inicjatyw Obywatelskich – Mazowsze Lokalnie”
Sprawdzono pod względem merytorycznym.
Mateusz Szymański
21.10.2016
.............................................................................................................
Data, podpis, pieczątka osoby upoważnionej do podpisywania faktur
Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym.
Janina Maślak
25.10.2016
.............................................................................................................
Data, podpis, pieczątka księgowej
Opisywanie dok. księgowych
Grupy nieformalne
OPIS NA ODDZIELNEJ KARTCE!!!
samodzielnie
Faktura dotyczy wydatków poniesionych na: np. zakup* _____ /wykonanie usługi* _____
Kwota kwalifikowana: …. PLN
Nr i nazwa pozycji w budżecie ?, pn. „….”
(w przypadku gdy na jednym dokumencie znajdują się wydatki dot. kilku pozycji budżetowych
trzeba wyszczególnić które pozycje faktury dot. których pozycji kosztorysu, tj. np.: poz 1,2 faktury
dot. poz 3 kosztorysu,
poz 3,4 f-ry dot. poz 2 kosztorysu, itd.)
Numer umowy o dofinansowanie: _____/GN/2015
Tytuł projektu:
Sfinansowano w ramach programu „Fundusz Inicjatyw Obywatelskich – Mazowsze Lokalnie”
Opis sporządził/a: imię, nazwisko
Opisywanie dokumentów księgowych
Grupy nieformalne
OPIS NA ODDZIELNEJ KARTCE!!!
samodzielnie
Faktura dotyczy wydatków poniesionych na: wykonanie usługi malowania dachu
Kwota kwalifikowana: 270,00 PLN
Nr i nazwa pozycji w budżecie: 6. malowanie dachu
Numer umowy o dofinansowanie: 3243/GN/2015
Tytuł projektu: Odnowienie świetlicy w Radzanowie”
Sfinansowano w ramach programu „Fundusz Inicjatyw Obywatelskich – Mazowsze
Lokalnie”
Opis sporządził/a: imię, nazwisko
Opisywanie dokumentów księgowych
NGO
+GN z opiekunem
PAMIĘTAJ!
Każdy dokument musi zostać zatwierdzony pod względem merytorycznym
i formalno-rachunkowym.
Zgodność pod względem merytorycznym oznacza, że osoba odpowiedzialna
za podejmowanie decyzji w organizacji potwierdza zgodność wydatku z
budżetem projektu, a także potwierdza poprawność wystawienia dokumentu.
Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym (wraz z podpisem osoby
upoważnionej, tj. odpowiedzialnej za finanse w organizacji –
księgowej/księgowego, skarbnika). Formuła ta oznacza sprawdzenie
dokumentu pod względem finansowym.
Każdy dokument finansowy musi zawierać trwały opis na oryginale (nie może
być załączony na osobnej kartce (to dot. tylko GN samodzielnie) ani
sporządzony ołówkiem) oraz informacje, jakie koszty zostały poniesione, w
jakim celu i z jakiej pozycji budżetowej są finansowane.
Opisywanie dokumentów księgowych
NGO
+GN z opiekunem
PAMIĘTAJ!
Każdy oryginalny dokument finansowy musi również zawierać pod
opisem informację: sfinansowano ze środków Programu „Fundusz
Inicjatyw Obywatelskich-Mazowsze Lokalnie”
Dopuszczalne jest dokonywanie zmian w opisie dokumentu. W tym
celu należy przekreślić treść pierwotną, zachowując jej czytelność, i
opisać dokument po raz drugi, w sposób prawidłowy, oraz podpisać
się pod nowym opisem
Najczęstsze błędy
• Rachunek/faktura wystawiony/a na inny podmiot
(dokument musi zawsze być wystawiony na
Wnioskodawcę)
• Rachunek/faktura wystawiony/a lub nieopłacony/a
w terminie kwalifikowalności
• Dokument nie jest dowodem księgowym
(paragony)
• Brak opisu i dekretacji księgowej
WKŁAD WŁASNY
•Co Państwa zdaniem stanowić może wkład własny do projektu
w ramach
FIO-Mazowsze Lokalnie?
Zasady wykorzystania wkładu własnego (1)
Wkład własny
Wnioskodawca zobowiązuje się do wniesienia wkładu własnego do
projektu, w wymiarze który określił we wniosku o mikrodotację lub w
karcie zmian stanowiącej załącznik do umowy o mikrodotację.
GN i GS: Wkład własny może zostać wniesiony jedynie w postaci wkładu
niefinansowego (rzeczowego, usługowego lub osobowego).
Do kosztów pokrywanych w ramach wkładu własnego stosują się takie
same zasady jak dla kosztów pokrywanych z mikrodotacji.
Wkład własny
Zmiana wysokości wkładu własnego
UWAGA! Zmniejszenie lub zwiększenie wkładu musi być
odzwierciedlone i opisane w sprawozdaniu.
Dokumentowanie wkładu usługowego i rzeczowego
Wartość wkładu rzeczowego wykazana w sprawozdaniu
końcowym powinna być zgodna z jego wartością rynkową oraz
udokumentowana jedną z niżej wymienionych form:
•fakturą/rachunkiem wystawionym organizacji przez firmę lub
instytucję (forma zapłaty: darowizna),
•oświadczeniem darczyńcy o przekazaniu darowizny na rzecz
organizacji lub umową darowizny (od osób fizycznych),
•porozumieniem (pomiędzy Wnioskodawcą a darczyńcą, np.
rolnikiem).
Dokumentowanie wkładu własnego
Dokumentowanie pracy wolontariuszy
do 30 dni
oświadczenie
o pracy społecznej
powyżej 30 dni
porozumienie (umowa)
+ karta czasu pracy
UWAGA:
Grupy nieformalne samodzielne (GN) dokumentują pracę
wolontariuszy wyłącznie oświadczeniami!
Dokumentowanie pracy wolontariusza
OŚWIADCZENIE
Jeśli wolontariusz współpracuje z organizacją krócej niż 30 dni,
należy pamiętać o dwóch kwestiach:
•konieczne jest zawarcie ustnego porozumienia o współpracy,
chyba że wolontariusz poprosi, by zostało ono sporządzone na
piśmie,
•oraz pokrycie przez organizację ubezpieczenia od następstw
nieszczęśliwych wypadków. Organizacja w takiej sytuacji
zobowiązana jest wykupić dla wolontariusza ubezpieczenie
NNW w dowolnej firmie ubezpieczeniowej.
Dokumentowanie pracy wolontariusza
POROZUMIENIE
Z każdym wolontariuszem pracującym przy Państwa
projekcie dłużej niż 30 dni powinna zostać podpisana umowa.
Jej wzór znajdziecie Państwo na stronie internetowej Programu.
Jeśli wolontariusz ma mniej niż 18 lat, konieczna jest zgoda
rodziców lub opiekunów prawnych na wykonywanie przez niego
świadczeń o charakterze wolontariackim. Zgoda wyrażana jest w
porozumieniu zawartym z organizacją przyjmującą wolontariusza.
UWAGA! Jedynie na podstawie wypełnionej karty ewidencji czasu
pracy wolontariusza (lub oświadczenia) i oszacowanej stawki za
godzinę pracy wolontariusza (w zależności od wykonywanych
czynności) można obliczyć wkład w formie pracy wolontariusza.
> 30
dni
Dokumentowanie pracy wolontariusza
Czy współpracują Państwo z
wolontariuszami? Jeśli tak, to z iloma?
NIE
TAK
3
Co po projekcie?
- sprawozdanie,
monitoring, konkurs…
SPRAWOZDANIE
Sprawozdanie
Wnioskodawca zobowiązany jest do złożenia merytorycznego i finansowego
sprawozdania w terminie 10 dni od końcowej daty realizacji projektu określonej w
umowie.
Sprawozdanie należy złożyć na udostępnionej przez Operatora stronie
www.generator.mazowszelokalnie.pl oraz w formie papierowej, wydrukowanej
i podpisanej przez osoby upoważnione do reprezentacji Wnioskodawcy oraz
Realizatora.
Weryfikacja sprawozdań następuje w ciągu jednego miesiąca od dnia otrzymania
sprawozdania.
GN_NGO, GS_NGO, sprawozdanie składają łącznie Wnioskodawca i Realizator.
Wnioskodawca odpowiedzialny jest za część finansowa sprawozdania, tj. prawidłowość
poniesionych wydatków, ich właściwy opis i zaksięgowanie oraz przypisanie do właściwych
pozycji budżetowych. Realizator odpowiedzialny jest za cześć merytoryczną sprawozdania.
GN, GS lub NGO odpowiadają one całościowo za obie części sprawozdania – merytoryczną
jak i finansową.
Sprawozdanie wzór
SPRAWOZDANIE
Wzór i instrukcja sprawozdania, a także wzory innych dokumentów
dostępne pod adresem:
http://mazowszelokalnie.pl/do-pobrania/
PROMOCJA
Informacja i promocja
UWAGA! Do obowiązków Realizatorów projektów należy m.in.:
informowanie, o współfinansowaniu projektu ze środków otrzymanych z
Programu FIO-ML - wszelkie materiały wytworzone w wyniku realizacji
projektu (w szczególności: publikacje, ulotki, materiały informacyjne)
powinny być w widocznym miejscu opatrzone logo programu i napisem:
„Projekt dofinansowany ze środków Programu „Fundusz Inicjatyw Obywatelskich –
Mazowsze Lokalnie” realizowanego przez Fundację Fundusz Współpracy,
Stowarzyszenie BORIS oraz Stowarzyszenie Europa i My”.
dotyczy to także zakupów sprzętu (głównie ścieżka RO) – do umowy dołączamy naklejki do
oznaczenia zakupionych przedmiotów
Promocja
Logo
Logo FIO-Mazowsze Lokalnie powinno być umieszczane na wszystkich
materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych
i edukacyjnych, dotyczących realizowanego projektu oraz na zakupionym
sprzęcie i wyposażeniu, proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń,
w sposób zapewniający jego dobrą widoczność.
Logo dostępne jest na stronie internetowej www.mazowszelokalnie.pl
Niestosowanie się do obowiązków
informacyjnych w odniesieniu do
wytworzonych materiałów skutkować będzie
uznaniem wydatków związanych z
wytworzeniem tych materiałów za
niekwalifikowane oraz powstaniem roszczenia
o ich zwrot.
Informacja i promocja
prowadzenie i przesyłanie dokumentacji zdjęciową i/lub filmowej i/lub
audiowizualnej oraz informowanie o wydarzeniach otwartych
Realizator zobowiązuje się prowadzić i przesyłać Operatorowi dokumentację
zdjęciową i/lub filmową i/lub audiowizualną z realizacji Projektu wraz z pisemną
zgodą autora na zamieszczanie materiałów w bezpłatnych publikacjach i
artykułach dotyczących programu, wykorzystanie w opracowaniu plakatów
promujących projekty realizowane w ramach Programu oraz umieszczenie na
stronie internetowej www.mazowszelokalnie.pl.
Realizator zobowiązuje się do informowania Operatora o najważniejszych,
otwartych wydarzeniach lokalnych prowadzonych w ramach projektu (np.
seminaria, koncerty, festyny, etc.) przynajmniej na dwa tygodnie przed ich
przeprowadzeniem.
Informacja i promocja
.com/mazowszelokalnie
Zachęcamy do polubienia strony programu FIO-Mazowsze Lokalnie na Facebooku,
ale także umieszczając informacje na swoich profilach/ fanpage’ach prosimy
informować o tym, że działanie odbywa się w ramach @FIO-Mazowsze Lokalnie
@
umieszczając znak
co spowoduje, że my dostaniemy informacje o takim poście
i będziemy mogli go udostępnić na naszej stronie, a tym samym sprawić, że więcej
osób dowie się o Waszych działaniach.
Zachęcamy także to tagowania #mazowszelokalnie.
Informacja i promocja
nieodpłatne udostępnianie utworów, praw do wartości niematerialnych i
prawnych, w tym autorskich praw majątkowych do wszystkich utworów,
stworzonych i/lub nabytych ze środków mikrodotacji
Wnioskodawca zobowiązuje się do nieodpłatnego udostępniania utworów, praw
do wartości niematerialnych i prawnych, w tym autorskich praw majątkowych do
wszystkich utworów, stworzonych i/lub nabytych ze środków mikrodotacji, osobom
lub podmiotom, które wyrażą zainteresowanie nimi, w tym w szczególności
publikacji edukacyjnych, informacyjnych i innych wydawnictw oraz zgromadzonych
na elektronicznych nośnikach informacji, portalach internetowych, na warunkach
licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 3.0 Polska; co oznacza możliwość
dowolnego wykorzystania tych utworów, w tym ich kopiowania, dystrybucji,
wyświetlania i użytkowania, w celach niekomercyjnych, pod warunkiem podania
autora wykorzystywanego utworu (http://creativecommons.org/).
Informacja i promocja
upoważnienie Operatora do wykorzystania danych
Wnioskodawcy(Realizatora)
Wnioskodawca(Realizator) upoważnia Operatora do rozpowszechniania w
dowolnej formie, w prasie, radiu, telewizji, Internecie oraz innych środkach
przekazu indywidualnego oraz masowego, nazwy oraz adresu Wnioskodawcy,
przedmiotu i celu, na który przyznano środki, informacji o wysokości przyznanych
środków a także informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji projektu.
Dane osobowe
przetwarzanie danych osobowych
Realizator i Wnioskodawca wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych
przez Operatora w zakresie i na potrzeby realizacji projektu i, w przypadku
przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją projektu, zapewnią, że oni
sami oraz osoby zaangażowane w jego realizację będą przestrzegać właściwych
przepisów o ochronie danych osobowych.
W przypadku zamiaru wykorzystania w materiałach promocyjnych lub
sprawozdawczych wizerunku uczestników projektu lub innych osób trzecich,
każdorazowo Realizator zobowiązany jest do uzyskania uprzedniej zgody danej
osoby. Zgoda ta powinna obejmować możliwość wykorzystania wizerunku tych
osób przez Operatora. Wzór takiej zgody można pobrać ze strony
www.mazowszelokalnie.pl.
MONITORING
I KONTROLA
Monitoring i kontrola
 Operator zastrzega sobie prawo do monitorowania i kontroli realizacji
zaplanowanych działań i osiągania zaplanowanych rezultatów oraz
prawidłowości i efektywności wykorzystania mikrodotacji, a także
prawidłowości dokumentowania prowadzonych działań i ponoszonych
kosztów.
 Wnioskodawca zobowiązuje się poddać monitoringowi i kontroli
prowadzonym przez Operatora, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki
Społecznej lub osoby upoważnione do działania w ich imieniu, oraz
umożliwić pełny i niezakłócony dostęp do wszelkich informacji,
dokumentów, miejsc i obiektów, związanych z realizacją umowy.
 Monitoring i kontrole mogą być prowadzone u reprezentantów
Wnioskodawcy lub w miejscu realizacji projektu oraz drogą pocztową,
elektroniczną lub telefonicznie w okresie od dnia wejścia w życie umowy
do 31 grudnia 2021 roku.
Który z głównych obowiązków wydaje się
Państwu najtrudniejszy? Proszę wpisać
literkę
a)Przeprowadzenie zaplanowanych działań
b)Odpowiednie wydawanie środków
c)Prowadzenie dokumentacji
d)Wykonanie sprawozdania
e)Promocja
OFERTA EDUKACYJNA
Działania edukacyjne
internetowe
webinaria
seminaria
lokalne
Każde z webinariów poświęcone będzie specyficznej kwestii związanej z partycypacją
społeczną i profesjonalnym funkcjonowaniem organizacji pozarządowych (w tym
tworzeniem NGOs, pozyskiwaniem środków, pisaniem projektów, zarządzaniem
wolontariatem, budowaniem relacji z JST i innymi partnerami z otoczenia).
UWAGA! Realizator zobowiązuje się do wzięcia udziału, poprzez swoich przedstawicieli,
w co najmniej 3 z 5 przygotowanych w ramach Programu Mazowsze Lokalnie,
webinariów. Informacje, terminy i sposób udziału w webinariach znajduje się na stronie
www.mazowszelokalnie.pl.
Webinaria
1) 03.06 - godz.10.00 Zaplanuj, zanim zaczniesz działać
•Strategiczne podejście do promocji, Tworzenie profilu idealnego
odbiorcy, Trendy w promocji
2) 15.06 – godz.14:00 - Spraw, aby Cię rozpoznawano
•Identyfikacja wizualna, Zasady tworzenia logo
3) 05.09 – godz.20.00 - Pozostań na co dzień
•Tworzenie gadżetów promocyjnych i reklamowych
4) 26.09 – godz.14:00 - Pokaż to, co chcesz powiedzieć
•Zasady projektowania filmu promocyjnego, publikacji,
infografiki, itp.
5) 17.10 – godz.10:00 - Bądź blisko ludzi
• Przygotowywanie wydarzeń promocyjnych
Seminaria
• Będą odbywały się w kluczowych miastach na terenie Mazowsza:
Płock, Siedlce, Ostrołęka, Ciechanów, Radom
• Terminy będą umieszczone na stronie internetowej
www.mazowszelokalnie.pl
• Będą trwały około 5 godz.
• Będą poświęcone zagadnieniom pozwalającym lepiej działać, np.
promocji, prowadzeniu odpłatnej działalności statutowej
• Pierwsze seminarium powświęcone „Świadomej i profesjonalnej
aktywności organizacji pozarządowych w środowisku lokalnym”.
odbędzie się w dniu 19 maja 2016r. w godz. 10.00 -14.30 w Galerio –
Pracowni Kurpiowsko Mazowieckiej w Sieczychach 43.
Konsultacje
• Będą organizowane w tych gminach, skąd było mało wniosków i w
tych, gdzie było dużo wniosków złożonych, ale niewiele przeszło
• Ich celem jest wsparcie w opracowaniu ciekawych inicjatyw
włączających mieszkańców już na etapie przygotowania projektu i
dotyczących rzeczy, potrzeb ważnych dla całej społeczności
Kontakt
W sprawie webinariów, seminariów
i konsultacji zapraszamy do kontaktu z
przedstawicielką Stowarzyszenia BORIS,
adres e-mailowy: [email protected]
Konkurs „Opowiedz…”
Trzy kategorie:
•materiały promocyjne (można zgłaszać całe zestawy
materiałów promocyjnych wydarzenia, w tym ulotki, plakaty
etc.)
•film (do 3 minut opowiadający o projekcie bądź wydarzeniu w
ramach projektu)
•fotoreportaż (max. 10 zdjęć pokazując pewną historię projektu,
opowiadającą o dobru wspólnym, które się lokalnie zadziało)
CENNE NAGRODY RZECZOWE!
TERMIN NADSYŁANIA PRAC DO 10 października 2016
KONTAKT
Infolinia: 0-801 055 100
lub 22 450 98 73 (pn-pt w godzinach 10-15)
E-mail: [email protected]
Facebook: www.facebook.com/mazowszelokalnie
Będzie nam łatwiej i szybciej odpowiemy na pytanie, jeśli podacie Państwo numer projektu, którego
dotyczy pytanie 
Dziękujemy
zapraszamy na
Download