prezentacja „Szkoła Realizatora FIO-ML 2016”
advertisement
Realizacja projektów w programie FIO-ML 1 2 Czym jest FIO-ML? – wyniki trzeciego konkursu Umowa o dofinansowanie czyli obowiązki realizatora i wnioskodawcy 3 Co po projekcie? - sprawozdanie, monitoring, konkurs… Zaznaczcie, dla kogo z Państwa udział w programie FIO-Mazowsze Lokalnie jest pierwszym konkursem dotacyjnym… Pierwszy raz pisaliśmy wniosek Mamy za sobą kilka dotacji Granty to dla nas chleb powszedni Czym jest Fundusz Inicjatyw Obywatelskich Mazowsze Lokalnie 1 zwiększenie roli inicjatyw oddolnych animowanie działań samopomocowych, wspieranie młodych organizacji pozarząd. Grupy nieformalne z opiekunem - inicjatywy oddolne Grupy nieformalne samodzielnie - inicjatywy oddolne KOGO WSPIERAMY? Młode organizacje pozarządowe - inicjatywy oddolne - rozwój organizacji FIO – Mazowsze Lokalnie w 2016 r. 111 inicjatywy oddolne 58 rozwój młodej NGO 11 wsparcie grup Łącznie 180 projektów na kwotę 820 000 zł samopomocowych W jakiej formule realizujecie projekt? Grupa samodzielna Grupa z opiekunem Młoda organizacja pozarządowa Quiz • Jaki jest termin kwalifikowania wydatków 2016? A)15.05 – 30.09 B) 15.04 – 30.10 C) 15.04 – 30.09 D)30.04 – 30.09 2 Umowa o dofinansowanie czyli obowiązki realizatora i wnioskodawcy terminy konkurs opowiedz działania edukacyjne obowiązki zasady wykorzystania wsparcie mikrodotacji dokumentacja monitoring i kontrola wydatków sprawozda wczość promocja zmiany w projekcie Terminy Termin realizacji projektów: 15 kwietnia 2016 30 września 2016 Uwaga! Termin realizacji projektów jest jednocześnie terminem kwalifikowalności wydatków w projekcie! 30 września 2016 30 września to ostateczny termin zrealizowania wszystkich działań i wydatkowania środków z mikrodotacji, tj. zarówno wystawienia dokumentu jak i dokonania płatności! uwaga! 30 września to piątek, wszystkie ostatnie płatności powinny być zrealizowane do tego dnia – oznacza to, że w przypadku płatności przelewem jest to ostatni dzień, w którym przelew może zostać zaksięgowany UMOWA Operator zobowiązuje się: przekazać Wnioskodawcy mikrodotację, przeznaczoną na realizację projektu przedstawionego we Wniosku o dofinansowanie (fiszce) w ciągu 10 dni od otrzymania poprawnie podpisanej umowy * GN i GS samodzielne W terminie do 10 dni od otrzymania prawidłowo podpisanego przez Realizatorów egzemplarza umowy, Operator przekazuje zaliczkę na realizację projektu, na konto osoby wskazanej w umowie, w wysokości wartości mikrodotacji pomniejszonej o 1) wartość wskazanych we Wniosku pozycji budżetowych dot. umów cywilno-prawnych zawieranych z osobami fizycznymi oraz 2) koszt prowadzenia księgowości (5% mikrodotacji). Prosimy o odesłanie załączonego Oświadczenia dotyczącego wysokości zaliczki wraz z egzemplarzem umowy dla Operatora. Wnioskodawca zobowiązuje się do wykorzystania mikrodotacji – przekazanych środków na realizację projektu, zgodnie z warunkami opisanymi w umowie. Główne obowiązki wnioskodawcy 1.przeprowadzenie działań i wydatkowanie środków z mikrodotacji zgodnie z opisem znajdującym się we wniosku o dofinansowanie (fiszce) i z należytą starannością (w terminie 15.04.2016-30.09.2016), 2.świadczenie pracy społecznej i/lub świadczeń rzeczowych i/lub usługowych, stanowiących wkład własny, zgodnie z opisem znajdującym się we wniosku o dofinansowanie (fiszce), Główne obowiązki obowiązki Główne 3. przygotowanie i złożenie sprawozdania z realizacji projektu, najpóźniej do 10 października 2015 roku: działania GN_NGO/2016 i GS_NGO/2016 (z opiekunem) •za stronę finansową odpowiada organizacja wspierająca – wnioskodawca wspólnie z realizatorem (realizator odpowiada wobec wnioskodawcy za realizację działań i wykorzystanie środków mikrodotacji zgodnie z opisem i budżetem projektu) •za stronę merytoryczną – realizator, tj. grupa nieformalna działania GN/2016, GS/2016, NGO/2016 i RO/2016 •Wnioskodawca odpowiada za całość sprawozdania Główne obowiązki Wnioskodawca i realizator zobowiązują się: •do informowania Operatora o wszelkich zmianach w terminie 7 dni od ich zaistnienia, •wykorzystania dofinansowania wyłącznie na realizację projektu, •unikać konfliktu interesów Wnioskodawca i realizator ponoszą pełną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją projektu. Zmiany w projekcie niewymagające zgłaszania Operatorowi Umowa dopuszcza możliwość dokonywania przesunięć środków przez Wnioskodawcę bez konieczności akceptacji Operatora, jeżeli zmiana polega na przesunięciu w budżecie pomiędzy pozycjami kosztów do 20% ich wartości. 20% Zmiany w projekcie niewymagające zgłaszania Operatorowi Operatorzy nie określają liczby dopuszczalnych zmian w budżecie. Znaczy to, że można dokonywać zmian w zależności od potrzeb, pamiętając za każdym razem, że zmiany muszą być uzasadnione i nie powodować: a)zmiany zasadniczego zakresu projektu i spodziewanych rezultatów, b) przedłużenia terminu zakończenia realizacji działań po 30 września 2016 roku, c)zmniejszenia wymaganego wkładu własnego, d)zwiększenia kosztów pośrednich finansowanych z mikrodotacji powyżej 10% wartości mikrodotacji (inicjatywy oddolne i wsparcie grup samopomocowych). Zmiany w projekcie niewymagające zgłaszania Operatorowi Wszystkie pozostałe zmiany należy zgłosić Operatorowi za pośrednictwem poczty elektronicznej, wraz z ich uzasadnieniem, z co najmniej 2-tygodniowym wyprzedzeniem. Zgłoszenia zostaną rozpatrzone przez Operatora w ciągu 10 dni roboczych od daty ich otrzymania, a informacja o ich zatwierdzeniu będzie przekazywana drogą elektroniczną na adres wskazany przez Wnioskodawcę. Zmiany w projekcie wymagające zgłoszenia Operatorowi a) w przypadku gdy przesunięcie w budżecie pomiędzy pozycjami kosztów przekracza 20% ich wartości. Sprawozdanie z realizacji projektu powinno zostać przygotowane na podstawie nowej, zatwierdzonej wersji budżetu Przykład: Wnioskodawca w budżecie we Wniosku oszacował, że na nagrody dla uczestników konkursu przeznaczy 400 zł. Na etapie realizacji okazało się, że zakładane nagrody można kupić za kwotę 310, a nie 400 zł. Jednocześnie okazało się, że kwota poczęstunku dla 100 osób okazała się niewystarczająca i Wnioskodawca chciałby przesunąć zaoszczędzoną na nagrodach kwotę 90 zł na zakup produktów potrzebnych do przygotowania poczęstunku. 90 zł stanowi 22,5% kwoty 400 zł, więc Wnioskodawca zgłasza do Operatora prośbę o akceptację proponowanej zmiany i wstrzymuje się z realizacją zmian do czasu jej otrzymania. Zmiany w projekcie wymagające zgłoszenia Operatorowi b) w przypadku, gdy zmiana budżetu dotyczy utworzenia nowej pozycji budżetowej Przykład: Organizator pikniku sąsiedzkiego otrzymał nieprzewidziane na etapie składania wniosku wsparcie usługowe dzięki czemu zaoszczędził pieniądze przeznaczone na jedno z zadań. Ponieważ w pikniku sąsiedzkim ma wziąć udział duża liczba dzieci, Wnioskodawca chce dodać do budżetu nową pozycję dotyczącą zajęć animacyjnych dla dzieci. Wnioskodawca zgłasza do Operatora prośbę o akceptację proponowanej zmiany i wstrzymuje się z realizacją zmian do czasu jej otrzymania. Zmiany w projekcie wymagające zgłoszenia Operatorowi c) w przypadku gdy nastąpi zmiana danych zawartych w umowie Jeśli zmianie ulegną jakiekolwiek dane zawarte w umowie – adres, nazwa organizacji, nazwisko osoby reprezentującej organizację pozarządową/grupę samodzielną, nazwisko koordynatora itp. – prosimy o poinformowanie o tym fakcie Operatora drogą elektroniczną. Jeżeli zmiana ta dotyczyć będzie osób reprezentujących organizację w umowie, prosimy o przesłanie odpowiedniego dokumentu potwierdzającego tę zmianę. Zmiany w projekcie wymagające zgłoszenia Operatorowi d) obowiązkiem Wnioskodawcy (Realizatora) jest też niezwłoczne informowanie Operatora o przeszkodach przy realizacji projektu, w szczególności o możliwości zaprzestania jego realizacji!!! Prawa majątkowe Wszelkie dobra lub prawa majątkowe wytworzone i/lub powstałe i/lub nabyte w toku realizacji Projektu z wykorzystaniem środków mikrodotacji stanowić będą własność Wnioskodawcy. GN i GS samodzielnie – własność Operatora Po zakończeniu projektu Wnioskodawca zobowiązuje się korzystać z dóbr powstałych/ nabytych ze środków mikrodotacji jedynie w celach społecznie użytecznych. Na który miesiąc/miesiące planują Państwo kluczowe działania w projekcie? Proszę zaznaczyć krzyżykiem maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień Quiz • Którego z dokumentów nie można rozliczyć w ramach mikrodotacji? A)Faktury B) Noty księgowej C) Rachunku do umowy cywilnoprawnej D)Paragonu Zasady wykorzystania dotacji Załącznik nr 2 do umowy Koszty kwalifikowalne > niezbędne dla realizacji projektu > racjonalne i efektywne > zostały faktycznie poniesione w okresie realizacji projektu > udokumentowane > zostały przewidziane w budżecie projektu > zgodne z odrębnymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego Koszty niekwalifikowalne Najważniejsze: •podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odliczony przez Wnioskodawcę w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług •zakup środków trwałych (800 zł dla GN i GS, 3500* zł dla GN_NGO, GS_NGO, NGO) •zakup napojów alkoholowych Pełny katalog w Załączniku nr 2 do umowy mikrodotacji Koszty pośrednie (administrowania projektem) Inicjatywa oddolna i wsparcie grup samopomocowych: •Udział mikrodotacji w kosztach pośrednich może wynosić maksymalnie 10% wartości całej mikrodotacji. •5% wartości mikrodotacji na koszty księgowości ponoszone przez Operatora rozliczającego mikrodotację – dot. GN i GS samodzielnych Rozwój organizacji: koszty pośrednie niekwalifikowalne Rozliczanie kosztów wynagrodzeń Osoba fizyczna bez działalności gospodarczej – umowa zlecenie lub dzieło. Kwalifikowalne są wszystkie składki umowy cywilnoprawnej. Umowa o dzieło to umowa rezultatu odebrana na podstawie protokołu odbioru dzieła. Umowa zlecenia wskazuje zaś na czynność wykonywaną na zlecenie zleceniodawcy w celu osiągnięcia przez niego efektów zaplanowanych działań. UWAGA: Częstym błędem jest podpisywanie umów o dzieło z osobami prowadzącymi zajęcia, świadczącymi usługi księgowe, prawne czy informatyczne (czyli dokonującymi czynności). Odpowiedzialność za sporządzenie niewłaściwej umowy spoczywa na stronie zamawiającej dzieło/czynność. Czy w ramach projektu zawierają Państwo umowy cywilno-prawne? TAK NIE Rozliczanie kosztów wynagrodzeń Grupy nieformalne samodzielne (GN) Zgłoszenie do Operatora - 10 dni przed podpisaniem umowy, Wnioskodawca zgłasza konieczność zawarcia umowy e-mailowo wraz z załączonym wypełnionym oświadczeniem zleceniobiorcy/ wykonawcy oraz wypełnioną umową na wzorze Operatora. Po zatwierdzeniu typu umowy i jej poprawności Operator odsyła elektronicznie umowę wraz z oświadczeniem i rachunkiem Wnioskodawcy, który przedstawia ją do podpisu wykonawcy. Komplet podpisanych przez wykonawcę dokumentów (umowę w dwóch egzemplarzach, oświadczenie, rachunek oraz protokół odebranych prac) Wnioskodawca przekazuje Operatorowi wraz z innymi dokumentami księgowymi za dany miesiąc. Operator podpisuje umowę oraz dokonuje płatności (przelewem) na rzecz wykonawcy a także płaci wynikające z niej podatki lub inne świadczenia (np. na rzecz ZUS). Rozliczanie kosztów wynagrodzeń W przypadku zawierania umów z podwykonawcami w treści umowy należy umieścić następujące zdanie: Program „FIO-Mazowsze Lokalnie” dofinansowany w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich. Rozliczanie kosztów przejazdów Zwrot kosztów podróży przysługuje tylko: •osobom zatrudnionym w formie umowy o pracę, •wolontariuszom, jeżeli umowa dopuszcza zwrot kosztów podróży, •członkom zarządu organizacji. Osoby zatrudnione na umowie cywilnoprawnej (umowa zlecenie, umowa o dzieło): koszty dojazdów powinny być wliczone w wynagrodzenie wynikające z tej umowy. Operator nie będzie wymagać od Państwa potwierdzenia przybycia na miejsce podróży. W dokumentacji projektu wymagane jest jednak uzasadnienie jej odbycia. Rozliczanie kosztów przejazdów Prawidłowa dokumentacja dotycząca podróży służbowej składa się z: •polecenia podróży podpisanego przez osobę upoważnioną, •rozliczenia odbytej podróży. Rozliczenie takie może być przygotowane na 2 sposoby: •poprzez sporządzenie ewidencji przejechanych kilometrów – tzw. kilometrówkę, •poprzez dołączenie do dokumentacji biletów za pociąg (wyłącznie II klasy), biletów PKS lub biletów komunikacji niepublicznej lub faktur/rachunków za wyżej wymienione bilety. Do dokumentu potwierdzającego odbycie podróży służbowej powinny być dołączone odpowiednio opisane bilety, faktury albo rozliczenie przejechanych kilometrów. Rozliczanie kosztów przejazdów UWAGA! Operator nie honoruje rozliczeń podróży w formie dowolnego oświadczenia wypełnionego przez osobę, która tę podróż odbyła. W kosztach transportu nie są honorowane faktury na zakup paliwa. Wyjątkiem jest sytuacja, w której wnioskodawca jest w posiadaniu samochodu służbowego organizacji, bądź samochodu z wypożyczalni. Faktury za zakup paliwa mogą być także honorowane, gdy w ramach projektu wnioskodawca korzysta z agregatów, maszyn (np. koparki, ładowarki, kosiarki) czy innych urządzeń, pod warunkiem posiadania prawa do użytkowania danego sprzętu (własność, umowa użyczenia lub wypożyczenie). Wtedy taka faktura powinna być wystawiona na wnioskodawcę i szczegółowo opisana do jakich celów zostało zakupione paliwo. Nie jest to jednak koszt transportu. Koszty podróży powinny być rozliczane zgodnie z obowiązującymi stawkami: -stawki za kilometr przejechany prywatnym samochodem. Stawki obowiązujące znajdują się między innymi na stronie: http://poradnik.ngo.pl (przed rozliczeniem Państwa kosztów podróży prosimy sprawdzić, czy nie uległy one zmianie). NGO +GN / GS z opiekunem Prowadzenie dokumentacji Obowiązek: wyodrębniona ewidencja księgowa! Na podstawie zapisów prowadzonych w księgach rachunkowych Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzenia sprawozdania określonego w umowie. Dowodem poniesienia wydatków jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodem zapłaty (dotyczy mikrodotacji). Jeżeli wypłaty na wyjazdy służbowe są realizowane poprzez tak zwaną kasę (obrót gotówkowy), wymagamy prowadzenia raportu kasowego oraz odpowiednich dokumentów. Prowadzenie dokumentacji Grupy nieformalne samodzielnie Zaliczka Płatności bezpośrednio przez Wnioskodawców, w gotówce/przelewem, na podstawie dokumentów księgowych wystawionych na Operatora, tj. Fundacja Fundusz Współpracy Ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa NIP: 526-000-54-68 Wnioskodawca ma obowiązek dostarczeni oryginałów dokumentów księgowych do siedziby Operatora (z dopiskiem „FIO-ML <nr projektu>” na kopercie) w terminie do 5 dnia następującego po miesiącu którego dotyczą wydatki, tj. dokumenty: – z datą kwietniową i majową – do 6 czerwca – z datą czerwcową – do 6 lipca – z datą lipcową – do 5 sierpnia – z datą sierpniową – do 5 września – z datą wrześniową – do czasu złożenia sprawozdania, jednak nie później niż do 10 października 2016 r. Prowadzenie dokumentacji Grupy nieformalne samodzielnie W przypadku dokumentów księgowych innych niż faktura VAT, Wnioskodawca ma obowiązek skonsultować prawidłowość danego dokumentu z Operatorem. Należy mieć na uwadze że paragon NIE JEST dokumentem księgowym i nie stanowi podstawy do rozliczenia. Prowadzenie dokumentacji W ramach dokumentowania prowadzonych działań należy również: •prowadzić listy obecności na spotkaniach, szkoleniach lub konferencjach, •sporządzać dokumentacje filmową lub fotograficzną. Wnioskodawca zobowiązany jest do przechowywania oryginalnej dokumentacji związanej z realizacją projektu do 31 grudnia 2021 roku (dotyczy dokumentów nie przekazanych do Operatora). WSZYSCY Prowadzenie dokumentacji Opis dokumentu księgowego (faktury, rachunku) powinien zawierać: • Określenie rodzaju dowodu • Określenie stron (nazwa, adres, numery identyfikacyjne) pozwalające jednoznacznie zidentyfikować uczestników danej operacji • Treść (opis) danej operacji, jej wartość, jeśli to możliwe ilość (liczbę) i cenę jednostkową • Datę operacji i sporządzenia dowodu • Zapis stwierdzający sprawdzenie dowodu oraz opis kwalifikujący dowód do ewidencji (dekretacja dowodu) wraz z podpisem osób odpowiedzialnych – zgodnie z zapisami w statucie Opisywanie dokumentów księgowych UWAGA! Wzory dokumentów znajdują się na stronie konkursu w zakładce „Do pobrania”. Zachęcamy do korzystania z nich. • Z jednej pozycji budżetowej można finansować kilka różnych faktur lub rachunków. Możliwa i akceptowana w rozliczeniach jest również odwrotna sytuacja, kiedy jedna faktura lub rachunek będą pokrywać koszty przedstawione w kilku pozycjach budżetowych przewidzianych w projekcie. • Jedna (lub więcej) faktura może dokumentować różne koszty, wśród których tylko część pozycji lub sumy/kwoty może dotyczyć projektu realizowanego w ramach konkursu „FIO-Mazowsze Lokalnie”. W tym przypadku w opisie faktury należy zaznaczyć, które pozycje zostały sfinansowane ze środków dotacji, natomiast pozostałe pozycje opisać zgodnie ze źródłem ich finansowania (innym niż dotacja otrzymana od FIO-Mazowsze Lokalnie). Opisywanie dokumentów księgowych Rachunek/ faktura* dotyczy wydatków poniesionych na: zakup namiotu promocyjnego i bannera reklamowego Kwota kwalifikowana: 1250 PLN ze środków: dotacji Fundacji Fundusz Współpracy* 1000 PLN środków własnych* 250 PLN Nazwa zadania: koszty bezpośrednie Numer i nazwa pozycji w budżecie : poz. 1. faktury dot, poz. 2. budżetu „namiot promocyjny” 1000 PLN poz. 2 faktury dot. poz. 3 budżetu „banner reklamowy” 250 PLN Numer umowy o dofinansowanie: 111/NGO/2015, Tytuł projektu: Promocja Fundacji „Lato” Sfinansowano w ramach programu „Fundusz Inicjatyw Obywatelskich – Mazowsze Lokalnie” Sprawdzono pod względem merytorycznym. Mateusz Szymański 21.10.2016 ............................................................................................................. Data, podpis, pieczątka osoby upoważnionej do podpisywania faktur Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym. Janina Maślak 25.10.2016 ............................................................................................................. Data, podpis, pieczątka księgowej Opisywanie dok. księgowych Grupy nieformalne OPIS NA ODDZIELNEJ KARTCE!!! samodzielnie Faktura dotyczy wydatków poniesionych na: np. zakup* _____ /wykonanie usługi* _____ Kwota kwalifikowana: …. PLN Nr i nazwa pozycji w budżecie ?, pn. „….” (w przypadku gdy na jednym dokumencie znajdują się wydatki dot. kilku pozycji budżetowych trzeba wyszczególnić które pozycje faktury dot. których pozycji kosztorysu, tj. np.: poz 1,2 faktury dot. poz 3 kosztorysu, poz 3,4 f-ry dot. poz 2 kosztorysu, itd.) Numer umowy o dofinansowanie: _____/GN/2015 Tytuł projektu: Sfinansowano w ramach programu „Fundusz Inicjatyw Obywatelskich – Mazowsze Lokalnie” Opis sporządził/a: imię, nazwisko Opisywanie dokumentów księgowych Grupy nieformalne OPIS NA ODDZIELNEJ KARTCE!!! samodzielnie Faktura dotyczy wydatków poniesionych na: wykonanie usługi malowania dachu Kwota kwalifikowana: 270,00 PLN Nr i nazwa pozycji w budżecie: 6. malowanie dachu Numer umowy o dofinansowanie: 3243/GN/2015 Tytuł projektu: Odnowienie świetlicy w Radzanowie” Sfinansowano w ramach programu „Fundusz Inicjatyw Obywatelskich – Mazowsze Lokalnie” Opis sporządził/a: imię, nazwisko Opisywanie dokumentów księgowych NGO +GN z opiekunem PAMIĘTAJ! Każdy dokument musi zostać zatwierdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Zgodność pod względem merytorycznym oznacza, że osoba odpowiedzialna za podejmowanie decyzji w organizacji potwierdza zgodność wydatku z budżetem projektu, a także potwierdza poprawność wystawienia dokumentu. Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym (wraz z podpisem osoby upoważnionej, tj. odpowiedzialnej za finanse w organizacji – księgowej/księgowego, skarbnika). Formuła ta oznacza sprawdzenie dokumentu pod względem finansowym. Każdy dokument finansowy musi zawierać trwały opis na oryginale (nie może być załączony na osobnej kartce (to dot. tylko GN samodzielnie) ani sporządzony ołówkiem) oraz informacje, jakie koszty zostały poniesione, w jakim celu i z jakiej pozycji budżetowej są finansowane. Opisywanie dokumentów księgowych NGO +GN z opiekunem PAMIĘTAJ! Każdy oryginalny dokument finansowy musi również zawierać pod opisem informację: sfinansowano ze środków Programu „Fundusz Inicjatyw Obywatelskich-Mazowsze Lokalnie” Dopuszczalne jest dokonywanie zmian w opisie dokumentu. W tym celu należy przekreślić treść pierwotną, zachowując jej czytelność, i opisać dokument po raz drugi, w sposób prawidłowy, oraz podpisać się pod nowym opisem Najczęstsze błędy • Rachunek/faktura wystawiony/a na inny podmiot (dokument musi zawsze być wystawiony na Wnioskodawcę) • Rachunek/faktura wystawiony/a lub nieopłacony/a w terminie kwalifikowalności • Dokument nie jest dowodem księgowym (paragony) • Brak opisu i dekretacji księgowej WKŁAD WŁASNY •Co Państwa zdaniem stanowić może wkład własny do projektu w ramach FIO-Mazowsze Lokalnie? Zasady wykorzystania wkładu własnego (1) Wkład własny Wnioskodawca zobowiązuje się do wniesienia wkładu własnego do projektu, w wymiarze który określił we wniosku o mikrodotację lub w karcie zmian stanowiącej załącznik do umowy o mikrodotację. GN i GS: Wkład własny może zostać wniesiony jedynie w postaci wkładu niefinansowego (rzeczowego, usługowego lub osobowego). Do kosztów pokrywanych w ramach wkładu własnego stosują się takie same zasady jak dla kosztów pokrywanych z mikrodotacji. Wkład własny Zmiana wysokości wkładu własnego UWAGA! Zmniejszenie lub zwiększenie wkładu musi być odzwierciedlone i opisane w sprawozdaniu. Dokumentowanie wkładu usługowego i rzeczowego Wartość wkładu rzeczowego wykazana w sprawozdaniu końcowym powinna być zgodna z jego wartością rynkową oraz udokumentowana jedną z niżej wymienionych form: •fakturą/rachunkiem wystawionym organizacji przez firmę lub instytucję (forma zapłaty: darowizna), •oświadczeniem darczyńcy o przekazaniu darowizny na rzecz organizacji lub umową darowizny (od osób fizycznych), •porozumieniem (pomiędzy Wnioskodawcą a darczyńcą, np. rolnikiem). Dokumentowanie wkładu własnego Dokumentowanie pracy wolontariuszy do 30 dni oświadczenie o pracy społecznej powyżej 30 dni porozumienie (umowa) + karta czasu pracy UWAGA: Grupy nieformalne samodzielne (GN) dokumentują pracę wolontariuszy wyłącznie oświadczeniami! Dokumentowanie pracy wolontariusza OŚWIADCZENIE Jeśli wolontariusz współpracuje z organizacją krócej niż 30 dni, należy pamiętać o dwóch kwestiach: •konieczne jest zawarcie ustnego porozumienia o współpracy, chyba że wolontariusz poprosi, by zostało ono sporządzone na piśmie, •oraz pokrycie przez organizację ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków. Organizacja w takiej sytuacji zobowiązana jest wykupić dla wolontariusza ubezpieczenie NNW w dowolnej firmie ubezpieczeniowej. Dokumentowanie pracy wolontariusza POROZUMIENIE Z każdym wolontariuszem pracującym przy Państwa projekcie dłużej niż 30 dni powinna zostać podpisana umowa. Jej wzór znajdziecie Państwo na stronie internetowej Programu. Jeśli wolontariusz ma mniej niż 18 lat, konieczna jest zgoda rodziców lub opiekunów prawnych na wykonywanie przez niego świadczeń o charakterze wolontariackim. Zgoda wyrażana jest w porozumieniu zawartym z organizacją przyjmującą wolontariusza. UWAGA! Jedynie na podstawie wypełnionej karty ewidencji czasu pracy wolontariusza (lub oświadczenia) i oszacowanej stawki za godzinę pracy wolontariusza (w zależności od wykonywanych czynności) można obliczyć wkład w formie pracy wolontariusza. > 30 dni Dokumentowanie pracy wolontariusza Czy współpracują Państwo z wolontariuszami? Jeśli tak, to z iloma? NIE TAK 3 Co po projekcie? - sprawozdanie, monitoring, konkurs… SPRAWOZDANIE Sprawozdanie Wnioskodawca zobowiązany jest do złożenia merytorycznego i finansowego sprawozdania w terminie 10 dni od końcowej daty realizacji projektu określonej w umowie. Sprawozdanie należy złożyć na udostępnionej przez Operatora stronie www.generator.mazowszelokalnie.pl oraz w formie papierowej, wydrukowanej i podpisanej przez osoby upoważnione do reprezentacji Wnioskodawcy oraz Realizatora. Weryfikacja sprawozdań następuje w ciągu jednego miesiąca od dnia otrzymania sprawozdania. GN_NGO, GS_NGO, sprawozdanie składają łącznie Wnioskodawca i Realizator. Wnioskodawca odpowiedzialny jest za część finansowa sprawozdania, tj. prawidłowość poniesionych wydatków, ich właściwy opis i zaksięgowanie oraz przypisanie do właściwych pozycji budżetowych. Realizator odpowiedzialny jest za cześć merytoryczną sprawozdania. GN, GS lub NGO odpowiadają one całościowo za obie części sprawozdania – merytoryczną jak i finansową. Sprawozdanie wzór SPRAWOZDANIE Wzór i instrukcja sprawozdania, a także wzory innych dokumentów dostępne pod adresem: http://mazowszelokalnie.pl/do-pobrania/ PROMOCJA Informacja i promocja UWAGA! Do obowiązków Realizatorów projektów należy m.in.: informowanie, o współfinansowaniu projektu ze środków otrzymanych z Programu FIO-ML - wszelkie materiały wytworzone w wyniku realizacji projektu (w szczególności: publikacje, ulotki, materiały informacyjne) powinny być w widocznym miejscu opatrzone logo programu i napisem: „Projekt dofinansowany ze środków Programu „Fundusz Inicjatyw Obywatelskich – Mazowsze Lokalnie” realizowanego przez Fundację Fundusz Współpracy, Stowarzyszenie BORIS oraz Stowarzyszenie Europa i My”. dotyczy to także zakupów sprzętu (głównie ścieżka RO) – do umowy dołączamy naklejki do oznaczenia zakupionych przedmiotów Promocja Logo Logo FIO-Mazowsze Lokalnie powinno być umieszczane na wszystkich materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, dotyczących realizowanego projektu oraz na zakupionym sprzęcie i wyposażeniu, proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób zapewniający jego dobrą widoczność. Logo dostępne jest na stronie internetowej www.mazowszelokalnie.pl Niestosowanie się do obowiązków informacyjnych w odniesieniu do wytworzonych materiałów skutkować będzie uznaniem wydatków związanych z wytworzeniem tych materiałów za niekwalifikowane oraz powstaniem roszczenia o ich zwrot. Informacja i promocja prowadzenie i przesyłanie dokumentacji zdjęciową i/lub filmowej i/lub audiowizualnej oraz informowanie o wydarzeniach otwartych Realizator zobowiązuje się prowadzić i przesyłać Operatorowi dokumentację zdjęciową i/lub filmową i/lub audiowizualną z realizacji Projektu wraz z pisemną zgodą autora na zamieszczanie materiałów w bezpłatnych publikacjach i artykułach dotyczących programu, wykorzystanie w opracowaniu plakatów promujących projekty realizowane w ramach Programu oraz umieszczenie na stronie internetowej www.mazowszelokalnie.pl. Realizator zobowiązuje się do informowania Operatora o najważniejszych, otwartych wydarzeniach lokalnych prowadzonych w ramach projektu (np. seminaria, koncerty, festyny, etc.) przynajmniej na dwa tygodnie przed ich przeprowadzeniem. Informacja i promocja .com/mazowszelokalnie Zachęcamy do polubienia strony programu FIO-Mazowsze Lokalnie na Facebooku, ale także umieszczając informacje na swoich profilach/ fanpage’ach prosimy informować o tym, że działanie odbywa się w ramach @FIO-Mazowsze Lokalnie @ umieszczając znak co spowoduje, że my dostaniemy informacje o takim poście i będziemy mogli go udostępnić na naszej stronie, a tym samym sprawić, że więcej osób dowie się o Waszych działaniach. Zachęcamy także to tagowania #mazowszelokalnie. Informacja i promocja nieodpłatne udostępnianie utworów, praw do wartości niematerialnych i prawnych, w tym autorskich praw majątkowych do wszystkich utworów, stworzonych i/lub nabytych ze środków mikrodotacji Wnioskodawca zobowiązuje się do nieodpłatnego udostępniania utworów, praw do wartości niematerialnych i prawnych, w tym autorskich praw majątkowych do wszystkich utworów, stworzonych i/lub nabytych ze środków mikrodotacji, osobom lub podmiotom, które wyrażą zainteresowanie nimi, w tym w szczególności publikacji edukacyjnych, informacyjnych i innych wydawnictw oraz zgromadzonych na elektronicznych nośnikach informacji, portalach internetowych, na warunkach licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 3.0 Polska; co oznacza możliwość dowolnego wykorzystania tych utworów, w tym ich kopiowania, dystrybucji, wyświetlania i użytkowania, w celach niekomercyjnych, pod warunkiem podania autora wykorzystywanego utworu (http://creativecommons.org/). Informacja i promocja upoważnienie Operatora do wykorzystania danych Wnioskodawcy(Realizatora) Wnioskodawca(Realizator) upoważnia Operatora do rozpowszechniania w dowolnej formie, w prasie, radiu, telewizji, Internecie oraz innych środkach przekazu indywidualnego oraz masowego, nazwy oraz adresu Wnioskodawcy, przedmiotu i celu, na który przyznano środki, informacji o wysokości przyznanych środków a także informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji projektu. Dane osobowe przetwarzanie danych osobowych Realizator i Wnioskodawca wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Operatora w zakresie i na potrzeby realizacji projektu i, w przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją projektu, zapewnią, że oni sami oraz osoby zaangażowane w jego realizację będą przestrzegać właściwych przepisów o ochronie danych osobowych. W przypadku zamiaru wykorzystania w materiałach promocyjnych lub sprawozdawczych wizerunku uczestników projektu lub innych osób trzecich, każdorazowo Realizator zobowiązany jest do uzyskania uprzedniej zgody danej osoby. Zgoda ta powinna obejmować możliwość wykorzystania wizerunku tych osób przez Operatora. Wzór takiej zgody można pobrać ze strony www.mazowszelokalnie.pl. MONITORING I KONTROLA Monitoring i kontrola Operator zastrzega sobie prawo do monitorowania i kontroli realizacji zaplanowanych działań i osiągania zaplanowanych rezultatów oraz prawidłowości i efektywności wykorzystania mikrodotacji, a także prawidłowości dokumentowania prowadzonych działań i ponoszonych kosztów. Wnioskodawca zobowiązuje się poddać monitoringowi i kontroli prowadzonym przez Operatora, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej lub osoby upoważnione do działania w ich imieniu, oraz umożliwić pełny i niezakłócony dostęp do wszelkich informacji, dokumentów, miejsc i obiektów, związanych z realizacją umowy. Monitoring i kontrole mogą być prowadzone u reprezentantów Wnioskodawcy lub w miejscu realizacji projektu oraz drogą pocztową, elektroniczną lub telefonicznie w okresie od dnia wejścia w życie umowy do 31 grudnia 2021 roku. Który z głównych obowiązków wydaje się Państwu najtrudniejszy? Proszę wpisać literkę a)Przeprowadzenie zaplanowanych działań b)Odpowiednie wydawanie środków c)Prowadzenie dokumentacji d)Wykonanie sprawozdania e)Promocja OFERTA EDUKACYJNA Działania edukacyjne internetowe webinaria seminaria lokalne Każde z webinariów poświęcone będzie specyficznej kwestii związanej z partycypacją społeczną i profesjonalnym funkcjonowaniem organizacji pozarządowych (w tym tworzeniem NGOs, pozyskiwaniem środków, pisaniem projektów, zarządzaniem wolontariatem, budowaniem relacji z JST i innymi partnerami z otoczenia). UWAGA! Realizator zobowiązuje się do wzięcia udziału, poprzez swoich przedstawicieli, w co najmniej 3 z 5 przygotowanych w ramach Programu Mazowsze Lokalnie, webinariów. Informacje, terminy i sposób udziału w webinariach znajduje się na stronie www.mazowszelokalnie.pl. Webinaria 1) 03.06 - godz.10.00 Zaplanuj, zanim zaczniesz działać •Strategiczne podejście do promocji, Tworzenie profilu idealnego odbiorcy, Trendy w promocji 2) 15.06 – godz.14:00 - Spraw, aby Cię rozpoznawano •Identyfikacja wizualna, Zasady tworzenia logo 3) 05.09 – godz.20.00 - Pozostań na co dzień •Tworzenie gadżetów promocyjnych i reklamowych 4) 26.09 – godz.14:00 - Pokaż to, co chcesz powiedzieć •Zasady projektowania filmu promocyjnego, publikacji, infografiki, itp. 5) 17.10 – godz.10:00 - Bądź blisko ludzi • Przygotowywanie wydarzeń promocyjnych Seminaria • Będą odbywały się w kluczowych miastach na terenie Mazowsza: Płock, Siedlce, Ostrołęka, Ciechanów, Radom • Terminy będą umieszczone na stronie internetowej www.mazowszelokalnie.pl • Będą trwały około 5 godz. • Będą poświęcone zagadnieniom pozwalającym lepiej działać, np. promocji, prowadzeniu odpłatnej działalności statutowej • Pierwsze seminarium powświęcone „Świadomej i profesjonalnej aktywności organizacji pozarządowych w środowisku lokalnym”. odbędzie się w dniu 19 maja 2016r. w godz. 10.00 -14.30 w Galerio – Pracowni Kurpiowsko Mazowieckiej w Sieczychach 43. Konsultacje • Będą organizowane w tych gminach, skąd było mało wniosków i w tych, gdzie było dużo wniosków złożonych, ale niewiele przeszło • Ich celem jest wsparcie w opracowaniu ciekawych inicjatyw włączających mieszkańców już na etapie przygotowania projektu i dotyczących rzeczy, potrzeb ważnych dla całej społeczności Kontakt W sprawie webinariów, seminariów i konsultacji zapraszamy do kontaktu z przedstawicielką Stowarzyszenia BORIS, adres e-mailowy: [email protected] Konkurs „Opowiedz…” Trzy kategorie: •materiały promocyjne (można zgłaszać całe zestawy materiałów promocyjnych wydarzenia, w tym ulotki, plakaty etc.) •film (do 3 minut opowiadający o projekcie bądź wydarzeniu w ramach projektu) •fotoreportaż (max. 10 zdjęć pokazując pewną historię projektu, opowiadającą o dobru wspólnym, które się lokalnie zadziało) CENNE NAGRODY RZECZOWE! TERMIN NADSYŁANIA PRAC DO 10 października 2016 KONTAKT Infolinia: 0-801 055 100 lub 22 450 98 73 (pn-pt w godzinach 10-15) E-mail: [email protected] Facebook: www.facebook.com/mazowszelokalnie Będzie nam łatwiej i szybciej odpowiemy na pytanie, jeśli podacie Państwo numer projektu, którego dotyczy pytanie Dziękujemy zapraszamy na
