PRAKTYCZNE SPOSOBY ZARZĄDZANIA CZASEM

PRAKTYCZNE SPOSOBY
ZARZĄDZANIA CZASEM
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
• Nauka o zarządzaniu czasem (ang. time management)
•
•
•
•
powstała dla biznesu i w biznesie znalazła swoją
najpełniejszą realizację.
Bo menedżer to człowiek nieustannie zajęty.
Jednak dziś każdy bierze na siebie tyle obowiązków,
że musi starannie planować swój czas.
Jak zdążyć z tysiącem małych spraw do załatwienia i
nie zawalić rzeczy najistotniejszych?
Jak połączyć karierę z życiem prywatnym i mieć
jeszcze czas dla przyjaciół i ukochanych?
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
• SMARTER – magiczny skrót
• Jeśli chcemy działać skutecznie, musimy zacząć od
•
•
•
•
•
•
•
właściwego wyznaczenia celu.
Najlepiej posłużyć się tzw. zasadą SMARTER.
Nazwa jest skrótem od pierwszych liter wymienianych cech w
języku angielskim,
a jednocześnie oznacza mądrzej, sprytniej.
Dobrze sformułowany cel musi być:
S – specific / konkretny (odpowiedz sobie na pytanie, co
dokładnie chcesz osiągnąć),
M – measurable / mierzalny (trzeba jednoznacznie określić, na
czym polega osiągnięcie celu, np. co znaczy dobra praca i
jakie musi spełniać kryteria?),
A – ambitious / ambitny, ale
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
• R – realistic / realistyczny,
• T – time oriented / określony w czasie (koniecznie trzeba
•
•
wyznaczyć ramy czasowe projektu, czyli nie w przyszłości,
tylko np. za trzy miesiące),
E – exciting / ekscytujący (musi cię interesować, to zwiększa
motywację do jego osiągnięcia)
oraz R – recorded / zapisany (bo wszelkie zobowiązania na
piśmie są łatwiejsze do spełnienia).
• Dalekosiężne marzenia i ambicje przełożyć trzeba na te
•
konkretne cechy.
Plan nauki języka angielskiego przełożony na SMARTER
brzmi:
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
• W ciągu roku dotrę do konkretnego poziomu, czyli zapiszę się
•
•
•
na kurs intensywny,
lecz możliwy do pogodzenia z innymi zajęciami,
plan rozpiszę na kartce (którą zachowam!).
Co jest w tym ekscytującego? Na kursie poznam nowych
ludzi.
• Teraz słów kilka o dystraktorach.
• Dystraktory to fachowe określenie na coś, co każdy zna
doskonale z własnego doświadczenia czyli
• wszystkie rzeczy, które przeszkadzają wziąć się do pracy.
• Mogą to być czynniki zewnętrzne, np. telewizja, Internet, a
także inni ludzie.
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
• Często są to także pewne cechy wewnętrzne,
• np. zbytnie skupianie się na szczegółach zamiast na celu
• czy też złe planowanie czasu i robienie wszystkiego na
•
•
•
•
•
•
ostatnią chwilę.
To one sprawiają, że umykają cenne godziny, a potem nie
można z niczym zdążyć.
Istnieje kilka psychologicznych sztuczek pomagających radzić
sobie z lenistwem.
Oto klika przykładów.
Wyznaczmy sobie nagrodę za osiągnięcie celu
i karę za poniesienie porażki
Myślmy o negatywnych konsekwencjach
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
• Obiecajmy komuś, że coś zrobimy: najlepiej osobie,
•
•
•
którą szanujemy i chcemy, by miała o nas dobre
zdanie
Zwiększymy swoją motywację do wykonania zadania
w obawie przed niesłownością.
Znajdźmy lub wymyślmy ciekawe strony zadania do
wykonania, stanie się wtedy atrakcyjne.
Zastosujmy tzw. gwarancję pięciu minut: jeśli
postaramy się przez pięć minut realizować zadanie,
znacznie zwiększa się prawdopodobieństwo naszego
zaangażowania.
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
• Zastosujmy metodę szwajcarskiego sera – rozłóżmy duże
•
•
•
•
•
•
zadanie na wiele małych (5-10 minutowych), znacznie ułatwi
to ich realizację.
Zadajmy sobie pytanie: w jaki sposób mogę najlepiej
wykorzystać swój czas właśnie teraz?
Planujmy działania na konkretną godzinę: nie – będę uczyć się
cały dzień, tylko np. od 9 do 14 i od 17 do 20.
Ambitny cały dzień na wykonanie zadania
najprawdopodobniej zmarnujemy.
Cały czas będzie nam się wydawało, że jeszcze dużo czasu do
końca dnia... aż zastanie nas wieczór).
Bądźmy asertywni dla siebie i innych – czyli po prostu
nauczmy się mówić nie!
Nie bójmy się odmawiać!
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
• Sztuka planowania dnia
• Jeśli chcemy zaplanować dzień jak najefektywniej, nie
•
•
•
•
•
•
planujmy go co do godziny.
Przede wszystkim wypełnijmy go realistycznie: tyle, ile da się
zrobić.
Niewykonanie planu, zwłaszcza nierealistycznego, powoduje
tylko frustrację.
Najlepiej jest zagospodarować do ok. 60% czasu pracy.
Reszta to rzeczy nieoczekiwane i spontaniczne.
Zasadą, która sprawdza się zawsze, jest tzw. zasada
Parkinsona:
każda czynność zabiera dokładnie tyle czasu, ile na nią
przeznaczymy.
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
• Co to oznacza?
• Jeśli mamy na napisanie raportu pół dnia, to zrobimy to w pół
•
•
•
•
•
•
•
•
dnia;
jeśli cały dzień – będziemy grzebać się w nim do wieczora;
jeśli zaś dostaniemy wolną rękę, możemy ugrzęznąć w nim na
dobry tydzień.
Wniosek: nie rozwlekajmy czynności.
Nie pozwalajmy sobie na zbyt długie terminy.
Przez to marnujemy sporo czasu.
Inna zasada, zwana zasadą Pareto, mówi, że 80% wyników
wypływa z 20% przyczyn.
Inaczej mówiąc, skromniejszymi środkami i mniejszym
wysiłkiem można osiągnąć większe efekty.
Należy więc wybierać te czynności, które przynoszą
największe efekty, pomijając inne mniej wartościowe.
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
• Na liście rzeczy do zrobienia danego dnia najważniejsze są
•
•
•
•
zawsze dwa lub trzy punkty.
Trzeba tylko zdecydować które.
I na koniec, nie lekceważmy organizacji przestrzeni wokół
siebie.
Porządek na biurku, oddzielenie papierów używanych
aktualnie od tych potrzebnych potem i tych do wyrzucenia
naprawdę pozwala oszczędzić mnóstwo czasu.
Tak jak sprawienie sobie wygodnego krzesła, by uniknąć bólu
kręgosłupa, który będzie męczył i powodował częste przerwy
w pracy.
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
• Najczęściej słyszane i używane sformułowanie to: “nie mam
•
•
•
•
czasu, gdybym miał więcej czasu to…”.
Mało kto zdaje sobie sprawę, że wszyscy mamy go tyle samo:
24 godziny na dobę, 168 godzin tygodniowo i 8. 760 godzin
rocznie, itd.
A zatem specjalista ma go tyle samo, co kierownik, a także
tyle samo, co prezydent.
Zarządzanie czasem to raczej zarządzanie sobą, czynnościami,
które wykonujemy w ciągu dnia czy tygodnia.
Mówimy “czas to pieniądz” , a więc istotą zarządzania czasem
jest wykorzystanie tego bogactwa. J
Jeśli lepiej przeanalizujemy, na co zużywamy czas, określimy
priorytety, zaplanujemy pracę, efektywność z pewnością
będzie lepsza.
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
•
•
•
•
Efektywność to suma pewnych nawyków i zabiegów.
Nie są one czymś wrodzonym.
Większości z nich można się nauczyć.
Jednym ze źródeł efektywności jest systematyczna praca
nad zarządzaniem czasem.
• Z drugiej strony
• Nie istnieje umiejętność zarządzania czasem ponieważ
nie ma możliwości zarządzania czasem. Zarządzać znaczy
móc coś kazać, znaczy posiadać władzę nad czymś. Nikt
z nas nie może nic kazać czasowi.
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
• Nie możemy kazać mu się zatrzymać, ani zacząć biec szybciej,
•
ani płynąć w odwrotnym kierunku.
Wystarczy sprawdzić u A. Einsteina jego względność.
• Czas jest jedynie wspólnym ludziom odniesieniem, dzięki
•
któremu możemy synchronizować nasze wspólne działania.
Właśnie w tym głównie celu konstruowano, ujednolicano i
doskonalono kalendarze i zegary.
• I tym kontekście czas wreszcie podać definicję szaleństwa
Praktyczne sposoby zarządzania czasem
• Która brzmi: pomyśl, że twoje życie i działanie zależy od
•
•
•
•
•
czegoś, na co nie masz wpływu a potem za wszelką cenę
spróbuj zdobyć nad tym kontrolę.
Wniosek - nie próbuj uczyć się zarządzać czasem - ucz się
kierować sobą i tego jak współdziałać z innymi.
Nie próbuj stać się władcą czasu
stań się raczej władcą siebie.
Będziesz potrafił wówczas zabrać siebie i innych gdzie tylko
zapragniesz.
To nie z czasem jest coś nie tak lecz z tobą jeśli nie osiągasz
zamierzonych rezultatów.
Czas najcenniejszym aktywem
• Kiedyś poproszono mędrca aby poprowadził na
•
•
•
•
•
uczelni wykład, którego tematem będzie zarządzanie
czasem
Człowiek ten zamiast robić wykład, postanowił
pokazać o co chodzi w tym wszystkim chodzi.
Postawił na stole dzban.
Powkładał do niego kamienie i zapytał słuchaczy, czy
coś jeszcze można tam włożyć.
Gdy usłyszał negatywną odpowiedź, do dzbana
dołożył żwir potrząsając dzbanem.
Zadał kolejne, takie samo pytanie.
Metoda ABCDE
• Analogią kamieni są najważniejsze zadania do zrobienia w
•
•
•
•
ciągu dnia.
Jeśli nie zaplanujesz swojego dnia, a wypełnisz go mniej
ważnymi czynnościami, nie zrobisz tego – co najważniejsze.
Jedną z lepszych metod ustalania priorytetów, jest metoda
ABCDE,
„A” to zadania najważniejsze, coś czego wykonanie, lub
niewykonanie będzie miało poważne skutki.
Jeśli masz kilka takich czynności, uszereguj je jako „A1”,
„A2”, „A3” etc.
Metoda ABCDE
• „B” to zadania mniej ważne, coś co powinieneś zrobić. Nie
•
•
•
zabieraj się za zadania „B”, dopóki nie zakończysz wszystkich
zadań „A”.
„C” to rzeczy, które dobrze byłoby zrobić, ale nie niosą ze
sobą żadnych konsekwencji. Rozmowa z przyjacielem,
wspólne wyjście do teatru, czytanie gazety
„D” oznacza delegację. To czynności, które najlepiej jest
przekazać komuś innemu. Wszystko, co mija się z Twoimi
kwalifikacjami lub jest w firmie/rodzinie osoba która może
Cię w tym
„E” oznacza eliminację. To wszystko, co możesz usunąć ze
swojego planu. To czynności, które nie mają wpływu ani na
sukces życiowy lub zawodowy, ani na rodzinę, ani na zdrowie
lub dobre samopoczucie. Przykład to oglądanie telewizji, zbyt
częste sprawdzanie maili, przebywanie na spotkaniach, które
nic nie wnoszą.
Gospodarowanie czasem -
John Rogers
• Musimy zdać sobie sprawę z tego, że czas jest zasobem
szczególnym .
• Niezależnie od potrzeb, rasy, warstwy, płci czy wieku, w
•
•
•
osiąganiu czegokolwiek czynnikiem ograniczającym jest czas.
Nie można go wynająć czy kupić.
Nie można też uzyskać większego przydziału niż 24 godziny
na dobę.
Mówiąc w kategoriach ekonomicznych, nie da się wykreślić
krzywej graficznej użyteczności czasu, a jego podaż jest
całkowicie nieelastyczna
Gospodarowanie czasem •
•
•
•
•
•
•
John Rogers
Czas jest całkowicie nietrwały.
Nie da się go przechowywać
Nie można go spowolnić.
Czasu nie da się niczym zastąpić
A biologicznie jesteśmy nie najlepiej przystosowani do
gospodarowania czasem.
W odizolowanym, zaciemnionym pokoju, w którym nie
możemy korzystać z naszych podstawowych zmysłów, szybko
tracimy świadomość upływu czasu.
Podobnie gdy się nudzimy, wydaje się nam, że czas się
wydłuża, zaś podniecenie i zbliżające się terminy pozornie go
skracają.
Gospodarowanie czasem -
John Rogers
• Ankieta przeprowadzona wśród 1300 menedżerów w
•
•
•
•
USA wykazała, że często występuje wadliwe
ustalanie priorytetów.
I mimo długich godzin pracy, zaledwie 47 procent
przepracowanego czasu poświęcali oni na działalność
kierowniczą.
Większość pozostałego czasu przeznaczali na
wykonywanie zadań swoich podwładnych.
Jeśli ktoś zarabia np. 20 000 złotych rocznie…
….to koszt takiego marnotrawienia czasu łatwo
można przeliczyć na stałe koszty ogólne.
Czas i wiedza
•
•
•
•
1. Słuchaj w podróży
2. Czytaj w drodze i w przerwach
3. Noś ze sobą notatnik
4. Korzystaj z RSS (Really Simple Syndication), to
przesyłane przez serwisy informacyjne, portale, blogi
i inne media nagłówki wiadomości. Subskrybując
kanały tematyczne RSS, dostajesz nagłówki
najświeższych wiadomości i informacji ze stron,
które i tak byś czytał
Czas i wiedza
• Czytasz tylko to, co Cię naprawdę zainteresuje.
•
•
•
Klikasz w nagłówki, które wydają Ci się wartościowe i
przechodzisz do treści.
Bardzo często możesz też czytać streszczenia artykułów,
zanim przejdziesz do całości.
Druga zaleta to szybkość. Natychmiast po publikacji
dostajesz ją na swój komputer, telefon.
W ten sposób zaoszczędzasz mnóstwo czasu, na czytanie
całych publikacji, szukanie nowych informacji na
stronach.
Dziękujemy
Projekt
„AKADEMIA DLA PRAWNIKA I JEGO PRACOWNIKA”
jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Projekt jest realizowany w ramach umowy podpisanej z Wojewódzkim Urzędem Pracy w
Olsztynie.
Fundacja Rozwoju Regionalnego Warmia i Mazury