Opis systemu informatycznego
advertisement
ALBIT Software 25-628 Kielce ul. Naruszewicza 38 FAX/TEL 041-368-02-44; 041-241-36-66; 041-344-50-35 GSM 662-246-800 www.albit.eu ; [email protected] Dokumentacja techniczna OPIS SYSTEMU INFORMATYCZNEGO ALBIT FKP Zintegrowany System Finansowo – Kadrowo - Płacowy Kielce, 2010 Wersja: 3.5 Zawartość 1 2 System FKP wg Ustawy o Rachunkowości ................................................................................. 3 1.1 Księgi rachunkowe ................................................................................................................ 3 1.2 Dziennik ( Zapisy księgowe ) ................................................................................................ 4 1.3 Księga główna ....................................................................................................................... 5 1.4 Księgi pomocnicze ................................................................................................................ 6 1.5 Zestawienie obrotów i sald kont księgi główna .................................................................... 8 1.6 Zasoby ochrony danych....................................................................................................... 10 1.7 Wydruki ............................................................................................................................... 12 1.8 Obowiązki Użytkownika systemu finansowo - księgowego. .............................................. 12 1.9 Opis struktury bazy danych ................................................................................................. 14 Zintegrowany System FKP ........................................................................................................ 28 2.1 Wykaz zbiorów danych systemu informatycznego ............................................................. 28 2.2 Wykaz programów tworzących system informatyczny....................................................... 29 2.3 Powiązania między programami systemu ALBIT FKP ...................................................... 30 3 Algorytmy przetwarzania danych .............................................................................................. 34 4 Zabezpieczenie bazy danych ...................................................................................................... 54 4.1 Kopiowanie pliku bazy danych ........................................................................................... 56 4.2 Używanie odtwarzanej bazy danych ................................................................................... 57 Karta dopuszczenia do stosowania przez jednostkę nowych wersji programu ALBIT FK ........... 58 Analiza zgodności programu ......................................................................................................... 60 2|Strona 1 System FKP wg Ustawy o Rachunkowości Przepisy ustawy określają szczególne wymagania stawiane systemom przetwarzania danych, które wspomagają prowadzenie rachunkowości w kontekście zasad, jakie obowiązują generalnie w rachunkowości. W skrócie wymagania dotyczą wiarygodności informacji zawartych w księgach rachunkowych, ich bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Wymagania te stawiane są zarówno przyjętym rozwiązaniom technicznym, jak metodzie i staranności prowadzenia ewidencji księgowej przez użytkownika tych systemów. Obydwa te czynniki – techniczny i ludzki – składają się na wynik finalny prowadzonej księgowości, stąd nawet najsprawniejszy system komputerowy nie stanowi gwarancji poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych. Niezależnie jednak od oceny jakości pracy księgowego, ustawa określa zestaw cech programu, które stanowią warunki konieczne do dopuszczenia go do używania, a także czynności, które muszą być wykonywane w przypadku stosowania księgowości komputerowej. 1.1 Księgi rachunkowe Zgodnie z art. 13 Ustawy o Rachunkowości system komputerowy musi zapewnić uzyskanie następujących rodzajów urządzeń księgowych składających się na księgi rachunkowe. Urządzeniami tymi są : • Dziennik, • Księga Główna ( ewidencja syntetyczna ), • Księgi pomocnicze ( ewidencja analityczna ), • Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych. • Wykaz składników aktywów i pasywów ( inwentarz ) Księgi rachunkowe powinny być : • trwale oznaczone nazwą ( pełną lub skróconą ) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzani. • wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia. 3|Strona 1.2 Dziennik ( Zapisy księgowe ) Dziennik to chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, tj. zgodnie z sekwencyjną rejestracją operacji księgowych, dzień po dniu. Zbiory tych danych mają dostarczyć sprawdzianu kompletności ujęcia w księgach rachunkowych operacji dokonywanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły – w każdym roku obrotowym. Sprawdzian liczności operacji stanowi numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy ( obroty dziennika ), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawienia ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. W Dzienniku powinno następować : • automatyczne numerowanie kolejnych pozycji, pod którą zapis jest zarejestrowany; numeracja ta zapewnia ich ciągłość w roku obrotowym, co nie wyklucza możliwości uwzględniania w niej podziału na poszczególne miesiące i/lub rodzaje dzienników, pod warunkiem zachowania jednoznaczności w tym zakresie, • automatyczną kontrolę zaliczania zapisu do miesiąca, w którym rejestrowana operacja została faktycznie dokonana i niedopuszczenie do niekontrolowanego i nieuprawnionego przeniesienia go pomiędzy miesiącami, • automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Moduł ALBIT FK pozwala na wprowadzenie zapisów księgowych do jednego dziennika. Oprócz numeru pozycji, zapis księgowy automatyczny, otrzymuje informację o osobie wprowadzającej i ewentualnie o sobie, która dokonała jej ostatniej modyfikacji. Przeglądanie zapisów jak również ich wydruk jest możliwy w układzie chronologicznym. Do dziennika zapisy księgowe mogą być wprowadzane ręcznie. Istnieje także możliwość generowania zapisów z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają faktury, dokumenty kasowe oraz bankowe, lista płac z modułów Płace i Kadry oraz Biegli. W przypadku zapisów generowanych przez program, zgodnie z art. 20 Ustawy o Rachunkowości uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Jest możliwość stwierdzenia źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione tj. nie 4|Strona podlegają modyfikacji oraz usunięciu. Wydruk Dziennika udostępniono z poziomu Wydruki//Dziennik. Opcje wydruku : Dziennik – Syntetyczny lub analityczny Dziennik wer. 2 – Dziennik zapisów księgowych Dziennik wer. 3 – Lista księgowań w dzienniku Uwaga : Dziennik księgowy powinien być drukowany co miesiąc. Wymogi stawiane dziennikowi księgowemu zawarto a Art. 14 Ustawy o Rachunkowości. Dziennik powinien : 1. Zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. 2. Umożliwiać uzgadnianie jego obrotów z obrotami zestawieniami obrotów i sald kont księgi głównej. 3. Kolejno numerować zapisy księgowe, a sumy zapisów ( obroty ) liczyć w sposób ciągły. 4. Jeżeli stosowane są dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. 5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialne za treść zapisu. 1.3 Księga główna Zgodnie z wymogami ustawy o Rachunkowości wydruk księgi główna to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. W zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwoty każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont ( lub na odwrót ), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym planie kont jako konta bilansowe i wynikowe ( czyli, według co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jakim dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu 5|Strona finansowym ), ich sumach łącznych ( obrotach kont ) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Technicznie sprawdzian taki ustawa nakazuje przeprowadzić za każdy miesiąc w drodze zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zestawienie takie, nazywane w praktyce także bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność. Wydruk Księgi Głównej udostępniono z poziomu: Wydruki/Księga Główna, Opcja wydruku: - Księga Główna – podstawowy wydruk księgi główna. - Księga Główna – Tabelaryczna – Księga Główna w układzie tzw. „Amerykanki” - Księga Główna – Syntetyczna – Księga główna z podziałem kont wg układu dziennika - Księga Główna – Analityczna – Analityczne zestawienie kont księgowych umożliwiające wydruk „Zestawienie Obrotów i Sald” jak i „Zestawienia Obrotów i Sald Kont Ksiąg Pomocniczych”. - Zestawienie wg jednostek – Wydruk zestawienia wg kryterium jednostka. Uwaga: Księga główna powinna być drukowana co najmniej na koniec okresu obrachunkowego lub na dzień sporządzania inwentaryzacji Konta księgi głównej reguluje art. 15 Ustawy o Rachunkowości. - Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu syntetycznym*. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. - Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej *w ujęciu systematyczne tj. zgodnie z zarachowywaniem ich na konta syntetyczne 1.4 Księgi pomocnicze Wydruk ksiąg pomocniczych to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Inaczej mówiąc księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje 6|Strona księgowe, sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, uzupełniających te, zgodnie z którymi są one gromadzone na kontach księgi głównej. Lista tych ksiąg jest stała; tworzy się je stosowanie do potrzeb jednostki lub wymagań przepisów prawa. Ustawa Wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych; materiałów, towarów i produktów; rozrachunków z kontrahentami i pracownikami; operacji zakupu i sprzedaży. Analogicznie można – w miarę potrzeby – wyodrębnić także i inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze, np. księga operacji kasowych, bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów itp. Księgi pomocnicze mogą być prowadzone ( art.16 ust.1 ) na dwa sposoby – jako wyodrębnione dla każdej z nich : • podzbiory danych w ramach księgi głównej; sumy obrotów i sald kont pomocniczych stanowią wówczas obroty i saldo odpowiadających im kont księgi głównej, a zapisy dokonywane są w nich uprzednio lub równocześnie z zapisami na kontach księgi głównej. Tak rozbudowaną księgę główną określa się zwykle w praktyce jako księgowość finansowa, • podsystemy rachunkowości poza księgą główną, które uszczegółowienia zapisów księgi głównej, mają strukturę danych rozbudowaną w dostosowaniu do różnorodnych zadań rachunkowości ( ustalenie i ewidencja dla : odpisów amortyzacyjnych, rachuby płac, ubezpieczeń społecznych, podatków, rozliczania „otwartych pozycji” dla należności i zobowiązań przy operacji zakupu ). Dane tych podsystemów zasilają wówczas księgę główną, tworząc zbiory zapisów księgowych uporządkowane według wymagań księgowości finansowej zapewniając zgodność zapisów w księgach pomocniczych i księgi głównej. Niezależnie od sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych sprawdzian zgodności każdej z nich z odpowiadającymi jej kontami księgi głównej stanowi równość sumy sald kont pomocniczych i salda właściwego konta księgi głównej. Technicznie sprawdzian taki należy wykonać : • na koniec roku obrotowego – dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych, • na dzień inwentaryzacji określonych składników majątkowych – dla tych kont ksiąg pomocniczych, które te składniki reprezentują. Wydruk Ksiąg Pomocniczych udostępniono z poziomu: Wydruki/Księga Główna, Opcja wydruku: - Księga Główna – Analityczna – Analityczne zestawienie kont księgowych umożliwiające wydruk „Zestawienie Obrotów i Sald” jak i „Zestawienia Obrotów i Sald Kont Ksiąg Pomocniczych”. 7|Strona Uwaga: Księga główna powinna być drukowana co najmniej na koniec okresu obrachunkowego lub na dzień sporządzania inwentaryzacji Konta ksiąg pomocniczych reguluje art. 16 Ustawy o Rachunkowości. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęci systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. 1.5 Zestawienie obrotów i sald kont księgi główna Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej zawiera następujące elementy : • symbole i nazwy kont, • salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, • obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, • sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej udostępniono z poziomu: Wydruki/Księga Główna, Opcja wydruku: - Księga Główna – Analityczna – Analityczne zestawienie kont księgowych umożliwiające wydruk „Zestawienie Obrotów i Sald” Uwaga : Wydruk zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej należy sporządzać nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej reguluje art. 18 Ustawy o Rachunkowości. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca. 8|Strona Zestawienie powinno zawierać : - symbole lub nazwy kont, - salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, - sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów na okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych ( kont analitycznych ) Także zestawienie sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, nakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność. Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu: Wydruki/Księga Główna, Opcja wydruku: - Księga Główna – Analityczna – Analityczne zestawienie kont księgowych umożliwiające wydruk „Zestawienia Obrotów i Sald Kont Ksiąg Pomocniczych”. Uwaga : Wydruk zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych należy wykonać najpóźniej na koniec okresu obrachunkowego, a na dzień inwentaryzacji – zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych reguluje art. 18Ustawy o Rachunkowości. Sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. 9|Strona 1.6 Zasoby ochrony danych Program zawiera system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych; fizyczne zabezpieczenie dostępu do sprzętu i programów; system kontroli przebiegu przetwarzania danych ( dziennika pracy systemu). Ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach magnetycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych ( Art. 71 ). Ponadto : • program kontroluje ciągłości zapisów w dzienniku ( dziennikach ) – art. 14 ust. 4 ustawy o rachunkowości. • pozwala na identyfikację źródła pochodzenia zapisów. Ustawa dopuszcza wprowadzanie do ksiąg zapisów za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, a więc np. z innych kartotek dysku stałego, poprzez dyskietki lub drogą transmisji sieciowej. Warunkiem uznania takiej operacji technicznej jest, by każdy zapis umożliwiał identyfikację źródła jego pochodzenia, np. urządzenia nadawczego, źródłowego zbioru przekazywanych danych czy ich systemu (art. 20 ust. 5 pkt 1). Sprawdzian stanowią wydruki tych zapisów na papierze, właściwe dla zbiorów je przekazanych ( swoiste „ polecenie księgowania”) i przyjmujących (np. sekwencja pozycji w odpowiednim dzienniku ). W przypadku przenoszenia zapisów między zbiorami danych składających się na księgi rachunkowe, zapisy księgowe umożliwiają ( art. 20 ust. 5 pkt 2 ) identyfikację źródła ich pochodzenia, tj. zbiorów danych przekazujących je po dokonaniu pierwotnej ich rejestracji. • zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletności i identyczności zapisów ( art. 20. ust. 5 pkt. 3 ). Program działa w dużej mierze w oparciu o księgowanie dokumentów źródłowych schematami księgowymi. Prawidłowość oraz kompletność księgowania zależy od zdefiniowanego przez użytkownika schematu. Program ma wbudowane sprawdzenie poprawności schematu księgowego, który kontroluje schemat pod względem formalnym ( czy użytkownik nie popełnił błędu np. składni przy 10 | S t r o n a wprowadzaniu warunku ). Za prawidłowość i kompletność pod względem merytorycznym odpowiada użytkownik. Po każdym księgowaniu schematem na ekranie dla celów kontrolnych pojawią się informacje z przebiegu księgowania, gdzie widoczne są konta, ich strony, kwoty i opis oraz czy ostatecznie dokument został z powodzeniem zaksięgowany. Ponadto program pozwala na wprowadzenie do dziennika tylko zapisów zbilansowanych chyba, że w zapisie występują tylko konta pozabilansowe. • zapewnia trwałość zapisów. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc na późniejsze dopiski lub zmiany ( Art. 23 ). Program komputerowy musi zapewniać procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją. W razie ujawnienia błędów, dozwolone są tylko korekty przez wprowadzenie zapisów korygujących dodatnich lub ujemnych ( Art. 25 ). • chroni dane przed dostępem osób nieuprawnionych • umożliwia zamknięcie okresu – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski i zmiany. Zapis zatwierdzony nie może być modyfikowany, a funkcja zamknięcia okresu blokuje możliwość dopisywania księgowań. Nie jest możliwa modyfikacja, ani usuwanie zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia. • pozwala na przypisanie operatorom zakazów − w obrębie poszczególnych dzienników księgowych – w zakresie: dostępu do przeglądania , dostępu do dodawania zapisów, dostępu do poprawiania zapisów. dostępu do kasowania zapisów, znajdujących się w buforze − w ramach przeglądania księgowań na poszczególnych kontach księgowych – prawa te są jednoznaczne z prawami dostępu do przeglądania odpowiednich rejestrów − blokad dostępu do określonych procedur np. do zatwierdzenia zapisów księgowych − blokad dostępu baz danych 11 | S t r o n a 1.7 Wydruki Wydruk ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości są : trwale oznaczone nazwą pełną jednostki, której dotyczą, zrozumiałą nazwą księgi, której dotyczą lub, z którą są związane wskutek roli, jaką odpowiadające im zbiory danych pełnią w organizacji ksiąg rachunkowych, wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, każda strona księgi rachunkowej jest automatycznie numerowana, z wyraźnym oznaczeniem ostatniej („koniec wydruku”), na kolejnych stronach księgi rachunkowej ma miejsce sumowanie zapisów, przy czym została zapewniona kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald, 1.8 oznaczone nazwą programu przetwarzania ( jego aktualnej wersji ). Obowiązki Użytkownika systemu finansowo - księgowego. Ustawa o Rachunkowości Art. 10 nakłada na jednostkę gospodarczą obowiązek posiadania dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości, między innymi : określenie roku obrotowego i wchodzącego w jego skład okresów sprawozdawczych, meto wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej : − zakładowy plan kont obejmuje wykaz kont księgi głównej ( ewidencji syntetycznej ), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych ( ewidencji analitycznej ) i ich powiązania z kontami księgi głównej, − wykaz zbiorów, stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera – musi w szczególności zawierać strukturę danych każdego z nich wraz ze zrozumiale wyrażonymi nazwami i wyjaśnieniem znaczenia stosowanych kodów. Z wykazu powinna wynikać zawartość informacyjna poszczególnych zbiorów, wzajemne ich powiązania oraz rola, jaką każdy z nich spełnia w organizacji całokształtu ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Ustawa nie przesądza szczegółowej organizacji zbiorów danych, zobowiązuje jednak do tego, by 12 | S t r o n a programy komputerowe, operujące danymi tych zbiorów, zapewniały uzyskiwanie informacji księgowej w formie dziennika (dzienników), księgi głównej i ksiąg pomocniczych, oraz zestawień obrotów i sald stanowiących sprawdzian zgodności ksiąg, − opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, − pisemne stwierdzenie o dopuszczeniu przez jednostkę programu (programów) i każdej jego zmiany do stosowania we własnej rachunkowości. Chodzi tu o notyfikowanie, że jednostka świadomie dokonuje wyboru lub zmiany dotychczas stosowanych programów lub rozszerza zakres ich stosowania. Wymaganie to rodzi dla jednostki obowiązek starannego sprawdzenia tych programów, upewnia się co do ich przydatności do potrzeb jednostki i zgodności z obowiązującymi ją przepisami, poprawności i zadowalającej sprawności działania. Odpowiedzialność za podjętą decyzję ponosi kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba, − opis przeznaczenia każdego programu, sposobu działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruku danych) oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych, − zasady ochrony danych, przed nieuprawnionymi jej zmianami i rozpowszechnianiem oraz staranne jej przechowywanie w trakcie używania programu oraz przez 5 lat po tym okresie (art. 74, 71). Jest więc traktowana jako istotny dla jednostki dokument systemu przetwarzania w rachunkowości, poddany obowiązkowi archiwowania, − sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów. Uwaga : Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w powyższych punktach. Zgodnie z art. 71 Ustawy o Rachunkowości na użytkowniku oprogramowania spoczywa obowiązek : 13 | S t r o n a systematycznego tworzenia kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach magnetycznych zapewnienia ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych dobór środków ochrony zewnętrznej. 1.9 Opis struktury bazy danych Ustawa o rachunkowości nakłada na producentów oprogramowania poniższą strukturę ksiąg rachunkowych oraz ich powiązania: 14 | S t r o n a Tabele znajdują się w bazie SQL FK7_xxxx.FDB gdzie xxxx oznacza wyróżnik roku. TABELA C_BOOK_TO_GROUP_DEFINITION C_DEF_GRUPY_ROZLICZENIA C_GRUPY_ROZLICZENIA FK_ANALITYKA FK_AUTOLOGOWANIE FK_BO_PARAGRAFU FK_BO_PARA_WG_JEDNOSTEK FK_BO_USTAWIENIA FK_BUDZET_ZADANIOWY FK_BZ_MIERNIKI FK_CPV FK_DATA_OBSLUGI FK_DEFINICJA_A_Z_P FK_DEF_BZ FK_DEF_PLACE FK_DEF_PRZELEW FK_DEF_PRZELEW_POZ FK_DEF_WB_KWOTY FK_DEF_WB_RODZAJE FK_DEF_ZEST FK_DRZEWO FK_EURO FK_EXTERNAL_PROGRAM FK_FAKTURY FK_FAKTURY_LICZNIKI FK_FAKTURY_POZYCJE FK_FIRMY FK_GRUPA FK_JEDNOSTKA FK_JEDNOSTKA_MIAR FK_JEDNOSTKA_ORG FK_JEDN_ORG_2_USER FK_JEDN_ORG_USTAWIENIA FK_KARTOTEKI FK_KART_PROSTE FK_KART_Z_PARAGRAFAMI FK_KATEGORIE FK_KG FK_KONTA FK_KONTA_BANKOWE OPIS Tabela systemowa Definicje Grupy rozliczeniowe rozrachunków Grupy rozliczeniowe rozrachunków Definicje analityk planu kont Parametr systemu FK Bilans otwarcia kart paragrafowych Bilans otwarcia kart paragrafowych wg jednostek Parametr systemu FK Definicja budżetu zadaniowego Definicja budżetu zadaniowego - mierniki Definicja kodów CPV Parametr systemu FK Definicja klasyfikacji budżetowej Definicje dokumentów schematów księgowania BZ Definicje dokumentów schematów księgowania PŁAC Definicje przelewów elektronicznych Definicje przelewów elektronicznych Definicje wyciągów bankowych Definicje wyciągów bankowych Definicje zestawień Definicja grupowania planu kont Definicje walut Parametr systemu FK Definicje rozrachunków Definicje rozrachunków Definicje rozrachunków Nazwy kartotek firm Nazwy kartotek grup firm Nazwy jednostek Definicje jednostek miar Definicje jednostek organizacyjnych Definicje organów Definicje organów Nazwy kartotek osobowych Definicje kartotek osobowych Definicje kartotek paragrafowych Definicje kategorii Zapisy księgowe analityczne Zapisy księgowe syntetyczne Nazwy i ustawienia kont bankowych ZAWARTOŚĆ Dziennik, KG Dziennik, KG 15 | S t r o n a FK_KSIEGA_GLOWNA FK_MIESIAC FK_OPCJE_DZ FK_OPCJE_FR FK_OPCJE_FV_VAT FK_OPCJE_RK FK_OPCJE_WB FK_OSOBY FK_PARAGRAFY FK_PARAMETRY FK_PK FK_PK_POZYCJE FK_PLANKONT FK_PLAN_A_Z_P FK_PLAN_PARAGRAFU FK_PLAN_SZCZEGOLY_A_Z_P FK_PLAN_WYDRUK FK_PLAN_ZADAN FK_PLAN_ZADANIA FK_PLAN_ZADANIA_PARAGRAF FK_POM_AKTUALIZACJA FK_POM_A_Z_P FK_POM_BZ FK_POM_DEF_PAR FK_POM_DEF_ZEST FK_POM_FILTR_KSIEGOWANIA FK_POM_FV_KOREKTY FK_POM_JEND_ORG FK_POM_KARTOTEKI FK_POM_KONTA_FIRMY FK_POM_OSOBY FK_POM_PARAGRAF FK_POM_PK_PARAGRAFY FK_POM_POZIOM1 FK_POM_POZIOM2 FK_POM_POZIOM3 FK_POM_PROGRAMY FK_POM_PRZEPISANIA_BO FK_POM_RAPORTOWANIE FK_POM_UB1 FK_POM_UB2 FK_POM_UPRAWNIENIA FK_POM_URB23 FK_POM_URB28Z_W FK_POM_URB28Z_Z Tablica nagłówków dokumentów Tabela systemowa Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Kartoteki osobowe Definicje kartotek paragrafowych Parametr systemu FK Definicje poleceń księgowania Definicje pozycji poleceń księgowania Definicje planu kont Definicje planu Definicje planu Definicje planu Definicje planu Definicje planu Definicje planu Definicje planu Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Księga główna 16 | S t r o n a FK_POM_URB28Z_ZOB FK_POM_URZIS FK_POM_UZZWFJ FK_POM_WS FK_POM_WS_DEKRETACJA FK_POM_WYDRUK_PK FK_POM_ZADANIA_DEKRETACJA FK_POM_ZADANIA_PARA FK_RAPORTOWANIE FK_RAPORTY FK_RAPORTY_POZYCJE FK_RB28 FK_RODZAJE_DOK FK_ROZDZIALY FK_ROZKSIEGOWANIE1 FK_ROZKSIEGOWANIE2 FK_SCIEZKI FK_SUBKONTA_POZIOM1 FK_SUBKONTA_POZIOM2 FK_SUBKONTA_POZIOM3 FK_SZABLONY FK_SZABLONY_DEKRETY FK_SZABLONY_USTAWIENIA FK_TRESCI FK_TRYBY_P FK_TYPY_BADAN FK_TYPY_DOKUMENTOW FK_UPRAWNIENIA_MENU FK_USTAWIENIA_BILANS1 FK_USTAWIENIA_BILANS2 FK_USTAWIENIA_KART_OS FK_USTAWIENIA_RB23 FK_USTAWIENIA_RB28 FK_USTAWIENIA_RB28Z FK_USTAWIENIA_RZIS FK_USTAWIENIA_WYDRUKOW FK_USTAWIENIA_ZZWFJ FK_WNIOSKI_ZAA FK_WNIOSKI_ZAA_POZ FK_WS FK_WS_POZ FK_WYDRUK_PK_BAZA FK_WYDZIALY FK_ZADANIA FK_ZAMKNIECIE_MIESIACA Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Definicje raportów systemu FK Definicje raportów systemu FK Definicje raportów systemu FK Definicje sprawozdania Definicje rodzajów dokumentów systemu Definicja klasyfikacji budżetowej Tabela syntetyczna zapisów księgowych Tabela analityczna zapisów księgowych Parametr systemu FK Definicje analityki subkontowej Definicje analityki subkontowej Definicje analityki subkontowej Definicje szablonów księgowania Definicje szablonów księgowania Definicje szablonów księgowania Parametr systemu FK Parametr systemu FK Parametr systemu FK Parametr systemu FK Definicja zabezpieczeń systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Wnioski zaangażowania Wnioski zaangażowania - definicja Wydatki strukturalne Wydatki strukturalne - definicja Definicje raportów systemu FK Definicja wydziałów Zadania budżetowe - definicja Parametr systemu FK Dziennik, KG Dziennik, KG 17 | S t r o n a FK_ZAPISY_MIESIECZNE FK_ZESTAWIENIA FK_ZRODLA_FINANSOWANIA HASLA IDENTYFIKATOR INTERFACEGRAPH KD_PK_DEFINICJA K_PK_KASA K_PK_RACHUNKI K_PK_RB_SPEC K_PK_SUMY K_PRZELEW K_ZESTAW LICENCJA PK_DA PK_KST POZIOM P_PK_DEF SD_PK_DEFINICJA SEMAFOR UPRAWNIENIA USTAWIENIA UZYTKOWNICY UZYTKOWNICY2UPRAWNIENIA WLASCICIEL Tabela obrotów i sald kont Definicje raportów systemu FK Parametr systemu FK Definicja zabezpieczeń systemu FK Definicja zabezpieczeń systemu FK Tabela systemowa Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Definicja zabezpieczeń systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Parametr systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Tablica relacyjna definicji systemu FK Definicja zabezpieczeń systemu FK Definicja zabezpieczeń systemu FK Parametr systemu FK Definicja zabezpieczeń systemu FK Definicja zabezpieczeń systemu FK Definicja zabezpieczeń systemu FK Obroty i salda Tabele przechowujące dane o zapisach księgowych. TABELA OPIS ZAWARTOŚĆ FK_KG Zapisy księgowe analityczne Dziennik, KG FK_KONTA Zapisy księgowe syntetyczne Dziennik, KG FK_KSIEGA_GLOWNA Tablica nagłówków dokumentów Księga główna FK_ROZKSIEGOWANIE1 Tabela syntetyczna zapisów księgowych Dziennik, KG FK_ROZKSIEGOWANIE2 Tabela analityczna zapisów księgowych Dziennik, KG FK_ZAPISY_MIESIECZNE Tabela obrotów i sald kont Obroty i salda Tabela FK_KG Pole ID_KONTA ID_ROZ2 ID_KSIEGI ID_RODZAJE ID_FAKTURY ID_FAKTURY_POZYCJE Typ pola Długość pola INT INT INT INT INT INT opis Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK 18 | S t r o n a ID_KONTA_DO_ZAANGAZOWANIA ID_KONTA_DO_980 ID_WNIOSKU ID_WNIOSKU_ZAA_POZ ID_RK ID_RK_POZYCJE ID_PK ID_ZADANIA KWOTA_PS ID_PS KONTO_PS PS KWOTA WN MA POZIOM_PS SCIEZKA_PS STRONA_LEWA STRONA_PRAWA P P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 P14 P15 ZNACZNIK1 ZNACZNIK2 ZNACZNIK3 Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Kwota dokumentu Dane zarezerwowane dla systemu FK INT INT INT INT INT INT INT INT DOUBLE INT VARCHAR 30 VARCHAR 100 DOUBLE DOUBLE DOUBLE VARCHAR 200 VARCHAR 100 VARCHAR 100 VARCHAR 100 INT INT INT INT INT INT INT INT VARCHAR 150 INT INT INT INT INT INT INT TEXT 1 TEXT 1 TEXT 1 Zapis konta syntetycznego pozycji strony winien Pełna ścieżka księgowania pozycji strony winien Pełna kwota dokumentu Kwota zapisu strony winien Kwota zapisu strony ma Pełna ścieżka księgowania pozycji strony winien Analityka konta syntetycznego strony winien Pełna ścieżka księgowania pozycji strony winien Pełna ścieżka księgowania pozycji strony ma Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Treść dokumentu - Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK 19 | S t r o n a ZNACZNIK4 ZNACZNIK5 ZNACZNIK6 ZNACZNIK7 ZNACZNIK8 ZNACZNIK9 ZNACZNIK10 ID_USERLOGIN DOD_KTO DOD_DATA MOD_KTO MOD_DATA ROZ2_LP ROZ2_NR_DOKUMENTU ROZ2_TRESC ROZ2_WARTOSC ROZ2_ID_USERLOGIN1 ROZ2_DATA_WYSTAWIENIA ROZ2_DATA_WPLYWU ROZ2_DATA_OPERACJI ROZ2_RODZAJ_DOKUMENTU ROZ2_DOD_KTO ROZ2_DOD_DATA ROZ2_MOD_KTO ROZ2_MOD_DATA NR_KSIEGOWY DATA_KSIEGOWANIA DATA_WPLYWU DATA_OPERACJI DATA_WYSTAWIENIA RODZAJ_DOKUMENTU NR_DOKUMENTU NUMER_DOKUMENTU1 NUMER_DOKUMENTU2 Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK INT INT INT INT INT INT INT ID użytkownika - dane zarezerwowane dla systemu FK INT VARCHAR 20 VARCHAR 35 VARCHAR 20 VARCHAR 35 INT VARCHAR 70 VARCHAR 2 000 DOUBLE INT VARCHAR 10 VARCHAR 10 VARCHAR 10 VARCHAR 50 VARCHAR 20 VARCHAR 35 VARCHAR 20 VARCHAR 35 INT VARCHAR 10 VARCHAR 10 VARCHAR 10 VARCHAR 10 VARCHAR 50 VARCHAR 70 VARCHAR 70 INT Login użytkownika wprowadzającego dokument do systemu Data wprowadzenia dokumentu do systemu Login użytkownika wprowadzającego zmiany na dokumencie Data wprowadzenia zmian na dokumencie Dane zarezerwowane dla systemu FK Numer dokumentu Treść numeru dokumentu Kwota dokumentu ID użytkownika - dane zarezerwowane dla systemu FK Data wystawienia dokumentu Data wpływu dokumentu do jednostki, oddziału Data operacji Rodzaj dokumentu Login użytkownika wprowadzającego dokument do systemu Data wprowadzenia dokumentu do systemu Login użytkownika wprowadzającego zmiany na dokumencie Data wprowadzenia zmian na dokumencie Numer księgowy przypisany do pozycji dokumentu Data księgowania Data wpływu Data operacji Data wystawienia dokumentu Symbol dokumentu Symbol dokumentu wraz z numerm Symbol dokumentu Numer dokumentu 20 | S t r o n a NUMER_UZYTKOWNIKA1 NUMER_UZYTKOWNIKA2 NUMER_UNIKATOWY SUMA ROZNICA TRESC VARCHAR 50 VARCHAR 50 VARCHAR 13 DOUBLE TEXT VARCHAR 1 2 000 INT TRYB_PRACY BO ROK MIESIAC KG_ID_USERLOGIN KG_ZNACZNIK KG_LP KG_PRZENIESIENIE KG_DATA_Z KG_ID_USERLOGIN_Z KG_DOD_KTO KG_DOD_DATA KG_MOD_KTO KG_MOD_DATA STRONA ID_PODPOZYCJI ID_WS ID_WS_POZ ID_UMOWY ID_RB28 ID_WPISU Tabela FK_KONTA Pole ID_KONTA ID_ROZ2 KWOTA_WN KONTO_WN WN KWOTA TEXT 1 VARCHAR 4 VARCHAR 2 INT TEXT 1 INT TEXT VARCHAR 1 35 Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Kwota dokumentu Znacznik bilansowania się dokmentu Treść pozycji dokumentu Znacznik dla wyróżnienia dokumentów: niezaksięgowany, zaksięgowany, przedpłata. Znacznik dokumentu bilans otwarcia Rok księgowania dokumentu Miesiąc księgowania dokumentu ID użytkownika - dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Data księgowania ID użytkownika - dane zarezerwowane dla systemu FK INT VARCHAR 20 Login użytkownika wprowadzającego pozycję dokument do systemu VARCHAR 35 Data wprowadzenia pozycji dokumentu do systemu VARCHAR 20 Login użytkownika wprowadzającego zmiany na pzycji dokumentu VARCHAR 35 TEXT 1 INT INT INT INT INT INT Typ pola Długość pola INT INT DOUBLE VARCHAR 30 VARCHAR 100 DOUBLE Data wprowadzenia zmian na pozycji dokumetu Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK opis Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Zapis kwoty strony winien Zapis konta syntetycznego strony winien Pełna ścieżka księgowania strony winien Kwota dokumentu 21 | S t r o n a KONTO_MA MA KWOTA_MA DOD_KTO DOD_DATA MOD_KTO MOD_DATA ID_WN POZIOM_LEWY SCIEZKA_LEWA ID_MA POZIOM_PRAWY SCIEZKA_PRAWA W W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9 W10 M M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 ID_KSIEGI ID_USERLOGIN VARCHAR 30 VARCHAR 100 DOUBLE VARCHAR 20 VARCHAR 35 VARCHAR 20 VARCHAR 35 INT VARCHAR 200 VARCHAR 100 INT VARCHAR 200 VARCHAR 100 INT INT INT INT INT INT INT INT VARCHAR 150 INT INT INT INT INT INT INT INT INT INT VARCHAR INT INT INT INT 150 Zapis konta syntetycznego strony ma Pełna ścieżka księgowania strony ma Zapis kwoty strony ma Login użytkownika wprowadzającego dokument do systemu Data wprowadzenia dokumentu do systemu Login użytkownika wprowadzającego zmiany na dokumencie Data wprowadzenia zmian na dokumencie Dane zarezerwowane dla systemu FK Pełna ścieżka księgowania strny winien Analityka konta syntetycznego strony winien Dane zarezerwowane dla systemu FK Pełna ścieżka księgowania strony ma Analityka konta syntetycznego strony ma Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Treść dokumentu - Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Treść pozycji - Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK 22 | S t r o n a W11 W12 W13 W14 W15 M11 M12 M13 M14 M15 ZNACZNIK1 ZNACZNIK2 ZNACZNIK3 ZNACZNIK4 ZNACZNIK5 ZNACZNIK6 ID_RK_POZYCJE ID_RK ZNACZNIK7 ZNACZNIK8 ZNACZNIK9 ZNACZNIK10 ID_PK ID_DEF_WN ID_DEF_MA RODZAJ_WPISU_FV ID_980 ID_DOKUMENTU ID_NTD ID_RK_KASA ID_POZYCJE_KASA DOD_DATA2 MOD_DATA2 ID_DEF_WB ID_DEF_WB_POZ ID_DEF_WB_KWOTY ID_PROGRAMU ID_ZADANIA ID_FAKTURY ID_FAKTURY_POZYCJE ID_KONTA_DO_ZAANGAZOWANIA STRONA_DO_ZAANGAZOWANIA ID_KONTA_DO_980 INT INT INT INT INT INT INT INT INT INT TEXT 1 TEXT 1 TEXT 1 INT INT INT INT INT INT INT INT INT INT INT INT TEXT 1 INT INT INT INT INT VARCHAR 35 VARCHAR 35 INT INT INT INT INT INT INT INT TEXT INT 2 Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Data dodania dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK Data modyfikowania dokumentu dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK 23 | S t r o n a ID_ZAPIS_TECHNICZNY LP_WNIOSKU ID_WNIOSKU ID_WNIOSKU_ZAA_POZ ID_APARTMENT_SETTLEMENT ID_COMPONENT_GROUP ID_WS ID_WS_POZ ID_UMOWY ID_PK_UMOWY ID_PK_UMOWY_POZ ID_KONTA_ZADANIA ID_KONTA_DO_ZADANIA ID_KONTA_WS ID_KONTA_DO_WS ID_RB28 INT ID_WPISU INT Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK INT INT INT INT INT INT INT INT INT INT INT INT INT INT INT Tabela FK_KSIEGA_GLOWNA Pole Typ pola Długość pola ID_KSIEGI NR_KSIEGOWY DATA_KSIEGOWANIA DATA_WPLYWU DATA_OPERACJI RODZAJ_DOKUMENTU NR_DOKUMENTU SUMA ROZNICA TRESC ID_RODZAJE DOD_KTO DOD_DATA MOD_KTO MOD_DATA TRYB_PRACY BO ROK MIESIAC ID_USERLOGIN DATA_WYSTAWIENIA INT INT VARCHAR 10 VARCHAR 10 VARCHAR 10 VARCHAR 50 VARCHAR 70 DOUBLE TEXT VARCHAR 1 2 000 INT VARCHAR 20 VARCHAR 35 VARCHAR 20 VARCHAR 35 INT TEXT 1 VARCHAR 4 VARCHAR 2 INT VARCHAR 10 opis Dane zarezerwowane dla systemu FK Numer księgowy dokumentu Data księgowania dokumentu Data wpływu dokumentu do jednostki, oddziału Data operacji Rodzaj dokumentu Numer dokumentu w rejestrze Kwota dokumentu Znacznik bilansowania się dokmentu Treść dokumentu Dane zarezerwowane dla systemu FK Login użytkownika wprowadzającego dokument do systemu Data wprowadzenia dokumentu do systemu Login użytkownika wprowadzającego zmiany na dokumencie Data wprowadzenia zmian na dokumencie Znacznik dla wyróżnienia dokumentów: niezaksięgowany, zaksięgowany, przedpłata. Znacznik dokumentu bilans otwarcia Rok księgowania dokumentu Miesiąc księgowania dokumentu ID użytkownika - dane zarezerwowane dla systemu FK Data wystawienia dokumentu 24 | S t r o n a NUMER_UNIKATOWY ZNACZNIK LP VARCHAR TEXT 13 1 INT VARCHAR DATA_Z ID_USERLOGIN_Z 35 INT DOD_DATA2 MOD_DATA2 NUMER_UZYTKOWNIKA1 NUMER_UZYTKOWNIKA2 NUMER_DOKUMENTU1 NUMER_DOKUMENTU2 PRZENIESIENIE ARCHIWUM ID_FAKTURY ID_RAPORTY ID_PK_UMOWY VARCHAR 35 VARCHAR 35 VARCHAR 50 VARCHAR 50 VARCHAR 70 INT TEXT 1 TEXT 1 INT INT INT Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Numer dokumentu w rejestrze Data zaksięgowania dokumentu do Księgi główna Użytkownik, który zaksięgował dokument Data dodania dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK Data modyfikowania dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK Numer użytkownika Numer użytkownika Symbol rodzaju dokumentu Numer dokumentu Dane zarezerwowane dla systemu FK Znacznik dokumentu z okresu zamkniętego Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Tabela FK_ROZKSIEGOWANIE1 Pole ID_ROZ1 ID_KSIEGI KONTO WN MA BILANSOWE_WN BILANSOWE_MA POZABILANSOWE_WN POZABILANSOWE_MA TRYB_PRACY DATA NUMER DOD_KTO DOD_DATA MOD_KTO MOD_DATA ID_USERLOGIN ID_PLAN Typ pola Długość pola opis INT Dane zarezerwowane dla systemu FK INT Dane zarezerwowane dla systemu FK VARCHAR 50 Symbol konta DOUBLE Kwota strony Wn DOUBLE Kwota strony Ma DOUBLE Kwota bilansowa strony Wn DOUBLE Kwota bilansowa strony Ma DOUBLE Kwota pozabilansowa strony Wn DOUBLE Kwota pozabilansowa strony Ma INT Dane zarezerwowane dla systemu FK VARCHAR 35 Data dokumentu INT Dane zarezerwowane dla systemu FK Login użytkownika, który wpowadzał pozycję VARCHAR 20 dokumentu VARCHAR 35 Data wpowadzenia pozycji do dokumentu VARCHAR 20 Login użytkownika wprowadzającego zmiany na pozycji VARCHAR 35 Data modyfikacji pozycji INT Dane zarezerwowane dla systemu FK INT Dane zarezerwowane dla systemu FK Tabela FK_ROZKSIEGOWANIE2 Pole Typ pola Długość pola ID_ROZ2 INT opis Dane zarezerwowane dla systemu FK 25 | S t r o n a ID_KSIEGI LP NR_DOKUMENTU TRESC WARTOSC DOD_KTO DOD_DATA MOD_KTO MOD_DATA ID_USERLOGIN DATA_WYSTAWIENIA DATA_WPLYWU DATA_OPERACJI RODZAJ_DOKUMENTU NUMER_UNIKATOWY ID_FAKTURY DATA_KSIEGOWANIA ROZ_W RODZAJ_WPISU DOD_DATA2 MOD_DATA2 ZNACZNIK_PRZELEWU ID_ZESTAW ID_PROGRAMU LP_UNIKATOWE ID_FAKTURY_POZYCJE ID_RAPORTY_POZYCJE ID_CZ ID_APARTMENT INT INT VARCHAR 70 VARCHAR 2 000 DOUBLE VARCHAR 20 VARCHAR 35 VARCHAR 20 VARCHAR 35 INT VARCHAR 10 VARCHAR 10 VARCHAR 10 VARCHAR 50 VARCHAR 13 INT VARCHAR TEXT 10 1 INT VARCHAR 35 VARCHAR 35 VARCHAR 35 INT INT SHORT INT INT VARCHAR INT 2 000 Dane zarezerwowane dla systemu FK Liczba porządkowa dokumentu w rejestrze Numer dokumentu Treść pozycji dokumentu Suma pozycji Login użytkownika, który wpowadzał pozycję dokumentu Data wpowadzenia pozycji do dokumentu Login użytkownika wprowadzającego zmiany na pozycji Data modyfikacji pozycji ID użytkownika - dane zarezerwowane dla systemu FK Data wystawienia dokumentu Data wpływu dokumentu do jednostki, oddziału Data operacji Rodzaj dokumentu Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Data księgowania dokumentu Znacznik księgowań w dokumencie Dane zarezerwowane dla systemu FK Data dodania pozycji dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK Data modyfikowania pozycji dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Tabela FK_ZAPISY_MIESIECZNE Pole SCIEZKA MIESIAC ID_JEDNOSTKI WN MA ID_PLANU W W1 W2 Typ pola Długość pola opis 150 Analityka konta syntetycznego INT Miesiąc księgowania dokumentu INT Dane zarezerwowane dla systemu FK DECIMAL Kwota Winien DECIMAL Kwota Ma INT Dane zarezerwowane dla systemu FK INT Dane zarezerwowane dla systemu FK INT Dane zarezerwowane dla systemu FK INT Dane zarezerwowane dla systemu FK VARCHAR 26 | S t r o n a W3 INT W4 INT W5 INT W6 INT W7 INT W8 VARCHAR W9 INT W10 INT W11 INT ID_DEF INT 150 Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Dane zarezerwowane dla systemu FK Wydruk Zestawienia kontrolnego udostępniono z poziomu: Wydruki/Zestawienie kontrolne dziennika. Uwaga : Wydruk zestawienia kontrolnego wykonuje się na żądanie. 27 | S t r o n a 2 Zintegrowany System FKP 2.1 Wykaz zbiorów danych systemu informatycznego Każdy z programów tworzących zintegrowany system informatycznych przechowuje w swoich bazach danych dane osobowe, księgi rachunkowe oraz inne dane. Wykaz poszczególnych baz danych wraz z danymi które są w nich przechowywane: Program Plik bazy danych FK7 FK7_xxxx.FDB* Dane przechowywane w bazie Księga „Główna”, Dziennik oraz rejestry pomocnicze Dane osobowe oraz rejestr list wypłat Płace, Kadry KADRY4.GDB pracowników Dochody_karta DOCHODY_K.GDB Księga dochodów Sumy Depozytowa DB_SUMY_DEP.FDB Księgi depozytów oraz sum na zlecenie Kasa KASA.GDB Rejestr dokumentów kasowych Biegli BIEGLI2.FDB Dane osobowe oraz rozliczenia biegłych, ławników, kuratorów, adwokatów, itd. Księgi środków trwałych oraz pozostałych KŚT KST.GDB środków trwałych Komornicy OS2.FDB Rozliczenia zaliczek komorniczych Archiwum ARCHIWUM.FDB Rejestr akt archiwalnych Pożyczki Socjalne PS.GDB Rozliczenia spraw socjalnych PZ PZ.GDB Rejestr schematów planowania budżetu Sprawozdawczość SPR.FDB Rejestr sprawozdań • - nazwa pliku bazy danych uzależniona jest od roku 28 | S t r o n a 2.2 Wykaz programów tworzących system informatyczny Zintegrowany system Finansowo – Księgowy firmy ALBIT jest zestawem programów służących do pełnej obsługi księgowości w jednostkach budżetowych. Na system składają się poszczególne moduły: − Biegli – program służy ewidencjonowaniu danych biegłych sądowych, tłumaczy przysięgłych, ławników, adwokatów, kuratorów i innych. Na podstawie wprowadzonych danych można tworzyć listy wypłat rachunków oraz faktur dla tych grup; − Dochody – w module tym prowadzona jest analityka rachunku dochodów budżetowych. W podziale na poszczególne karty paragrafowe zapisywane są obroty na koncie dochodów (wpłaty, zwroty oraz zwroty do Ministerstwa Finansów); − Depozyty – moduł pozwala na prowadzenie analityki rachunków bankowych depozytów oraz sum na zlecenie, w podziale na odpowiednie księgi; − Kasa – program służy do ewidencji operacji kasowych. Pozwala na drukowanie dokumentów wpłat i wypłat z kasy oraz dokumentów Raportów Kasowych i zestawień; − Komornicy – w programie tym prowadzona jest ewidencja zaliczek komorniczych w podziale na utworzone karty komorników; − FK – jest to program służący do rejestracji i drukowania wpisów księgi (Księga „Główna” wraz z analitykami: podstawową, subkontową, paragrafową, itd.). Do programu FK przenosić można dane z innych modułów firmy ALBIT (m.in. Dochodów, Biegłych czy Płac); − Sprawozdawczość – moduł ten służy do tworzenia, ewidencji oraz przesyłania między jednostkami sprawozdań. Część sprawozdań może być tworzona automatycznie z poziomu innych programów na podstawie zawartych w nich danych (Dochody, FK, Płace oraz Sumy Depozytowe); − Płace, Kadry – połączone ze sobą programy służące do ewidencji kartotek pracowników wraz z ich przebiegiem zatrudnienia i możliwością tworzenia list wynagrodzeń w podziale na grupy (hierarchie) oraz możliwością ewidencji umów zlecenia i o dzieło (Prace Zlecone); − Środki Trwałe KŚT – w module tym ewidencjonowane są środki trwałe (z możliwością liczenia umorzeń), pozostałe środki trwałe oraz magazyn; − Pożyczki Socjalne – jest to moduł powiązany z programem do obsługi Płac. Pozwala na ewidencję świadczeń socjalnych dla pracowników (z możliwością przesyłania danych do 29 | S t r o n a programu płacowego); − PZ – program ten służy do planowania budżetu z tytułu wynagrodzeń pracowników, na podstawie danych zawartych w modułach Płace i Kadry tworzone są schematy planowania, które mogą być przesyłane między jednostkami; − Archiwum – program służący do ewidencji archiwum w podziale na poszczególne akta i teczki; 2.3 Powiązania między programami systemu ALBIT FKP Programy mogą między sobą wymieniać dane. Dane osobowe oraz rachunkowe zapisywane są w plikowych bazach danych opartych na serwerze Firebird SQL. Każdy z modułów posiada swój własny plik bazy danych. Bazy danych nie są ze sobą fizycznie powiązane. Przesyłanie danych pomiędzy poszczególnymi modułami polega na możliwości odczytu oraz/lub zapisu danych na bazach danych innych programów (przykładowo moduł FK pobiera dane bezpośrednio z baz innych programów). Dostęp do plików baz danych uzyskiwany jest poprzez odpowiednią konfigurację źródeł danych ODBC, dzięki temu każdy z programów może uzyskać dostęp do zasobów zapisanych w innym programie. Ma to wpływ również na bezpieczeństwo danych ponieważ pliki baz danych mogą być umieszczone w osobnych lokalizacjach (nawet na osobnych serwerach), które nie muszą być udostępniane użytkownikom. Odpowiednie zdefiniowanie połączeń między programami pozwala na zoptymalizowanie pracy oraz wykorzystanie mechanizmów pozwalających na automatyzacje części zadań (przykładem może być automatyczne dekretowanie dokumentów PK w systemie FK pobieranych z innych programów). Oprócz możliwości przesyłania danych pomiędzy poszczególnymi modułami systemu Finansowo – Księgowego istnieje również możliwość zdefiniowania połączeń z systemami bankowymi. Współpraca polega na eksporcie danych do plików systemu bankowego oraz odczytu danych z plikowych wyciągów bankowych. Programy, które generują pliki przelewów do systemów bankowych: 30 | S t r o n a − Biegli (listy wynagrodzeń); − Płace (listy płac); − Dochody (zwroty dochodów); − Sumy Depozytowe (zwroty depozytów); − FK (faktury); − Komornicy (przelewy zaliczek komorniczych). Programy odczytujące dane z wyciągów bankowych: − Dochody; − Sumy Depozytowe; − FK. Przepływ danych pomiędzy poszczególnymi modułami oraz systemami zewnętrznymi (systemy bankowe oraz Trezor). Ponadto istnieje możliwość połączenia modułu Sum Depozytowych z systemem bankowym 31 | S t r o n a wykorzystując obsługę mikrokont (mikrorachunków). Dzięki czemu można zautomatyzować wyliczanie odsetek od depozytów. Poniżej znajduje się schemat połączeń z wykorzystaniem elektronicznych wyciągów bankowych. 32 | S t r o n a Z systemu informatycznego można również generować pliki zgłoszeń oraz rozliczeń do systemu PŁATNIK ZUS. Programy połączone z tym systemem przedstawione są na poniższym schemacie. Ponadto istnieje możliwość generowania sprawozdań do systemu TREZOR (z modułu Sprawozdawczość). 33 | S t r o n a 3 Algorytmy przetwarzania danych 1. Program Finansowo – Księgowy: W programie FK dane księgowane są w poszczególnych rejestrach. Wykorzystując połączenia z innymi programami importować można Polecenia Księgowania oraz Raporty Kasowe, które zaksięgowane mogą być w Rejestrze Dokumentów Zewnętrznych lub Raportów Kasowych. W rejestrze Wyciągów Bankowych, księgowane są czytane z systemu bankowego elektroniczne wyciągi. Pozycje na wyciągu bankowym, które wykorzystują automatyzację dekretacji (listy wynagrodzeń z programu Płac lub Biegłych oraz faktury, które zostały zapłacone przy użyciu Rejestru faktur) zostaną rozpoznane przez system, przez co automatycznie zostaną im nadane księgowania (dekretacje). Rejestr Dokumentów Użytkownika służy do ewidencji dodatkowych dokumentów, które zostaną stworzone przez użytkownika. Jeżeli wszystkie dokumenty księgowe znajdują się w odpowiednich rejestrach, można je przypisać do Księgi „Główna” programu. Z dokumentów w ten sposób zaksięgowanych tworzyć można wydruki Księgi, zestawień oraz Sprawozdania. 34 | S t r o n a Procesy wprowadzania i przetwarzania danych (algorytmy przetwarzania) 35 | S t r o n a 36 | S t r o n a 37 | S t r o n a 38 | S t r o n a Finansowo - Księgowy (Oddział finansowy) Finansowo - Księgowy (Oddział Gospodarczy, Oddział Administracyjny, Oddział Inwestycyjny, Oddział informatyczny, Oddział kadr, Oddział finansowy) 39 | S t r o n a Finansowo - Księgowy (Oddział finansowy) 40 | S t r o n a Finansowo - Księgowy (Wszystkie oddziały) 41 | S t r o n a FK 1.1.16 – Finansowo - Księgowy Polecenia przelewów VideoTel Finansowo - Księgowy (Oddział finansowy) Koniec procesu Start Utworzenie nowego zestawu przelewu Wprowadzenie łącznej kwoty do wydatkowania Automatyczne przyporządkowanie płatności faktur i innych płatności do zestawu nie przekraczającej kwoty do wydatkowania Zatwierdzenie zestawu do wykonania Wydruk Lista przelewów Plik exportu do VideoTel’a 42 | S t r o n a 43 | S t r o n a 44 | S t r o n a FK (Oddział Finansowy) Sprawozdawczość (Oddział finansowy) TREZOR (Oddział finansowy) 45 | S t r o n a 46 | S t r o n a 2. Program Dochody – karta: W programie Dochody wpłaty księgowane mogą być na podstawie wczytanego elektronicznego wyciągu bankowego oraz raportu kasowego (z programu Kasa). Następnie na podstawie zaksięgowanych wpłat tworzyć można rezerwacje wpłat w celu generowania przelewów (ewentualnie przekazów), na podstawie których wygenerować można pliki przelewów do systemu bankowego. Wczytując wyciągi bankowe przelewy, które zostały wysłane na podstawie rezerwacji zostaną automatycznie rozpoznane przez system i zaksięgowane w postaci zwrotów. Na podstawie zaksięgowanych wpłat wydrukować można poszczególne Księgi paragrafowe, zestawienia oraz wygenerować można sprawozdanie RB – 27. 47 | S t r o n a 3. Program Kasa: W programie kasa przetwarzanie danych polega na bieżącym wprowadzaniu dokumentów na poszczególne raporty kasowe, które powinny być zamykane (blokowane do edycji). Korzystając z połączeń ściągać można dane osobowe z innych programów (Płace, Dochody, Biegli, Sumy Depozytowe oraz Należności) oraz dane wypłat z list (Biegli oraz Płace). Ponadto istnieje możliwość księgowania wpłat (pobieranie paragrafów z programu Dochody oraz FK i ewentualnie planu kont z programu FK). Jeżeli program połączony jest z systemem należności możliwy jest podgląd danych do wypłat (wysokość kosztów i grzywien). 48 | S t r o n a 4. Program Sum Depozytowych: W programie sum depozytowych wpłaty księgowane są na podstawie wyciągów bankowych i ewentualnie raportów kasowych. W celu tworzenie list wypłat z sum depozytowych (przelewów lub przekazów) należy generować rezerwacje wpłat. Następnie księgując z wyciągów bankowych rozchody wygenerowane na podstawie rezerwacji można zrealizować rezerwacje tworząc zwroty. Na podstawie danych, które zostały wprowadzone tworzyć można wydruki Ksiąg, wykazu zaległości, zestawień oraz sprawozdania RB-23Z2 (wraz z eksportem do programu Sprawozdawczość). 5. Program Płace: W programie Płace tworzone są listy wynagrodzeń na podstawie danych osobowych, umów aneksów, danych dodatków oraz potrąceń. Na podstawie list mogą zostać tworzone sprawozdania 49 | S t r o n a RB – 70 i MS – DB (z możliwością eksportu do programu Sprawozdawczość) oraz generowane pliki druków rozliczeń DRA, RZA, RCA, RSA i ZUS IWA do systemu Płatnik ZUS. Ponadto na podstawie stworzonych list wygenerować można pliki przelewów, które mogą zostać wysłane do systemu bankowego. 6. Program Kadry: W programie Kadry wprowadzane są dane osobowe oraz przebieg zatrudnienia (umowy, aneksy oraz świadectwa pracy). Następnie dane pracownika uzupełnione mogą być dodatkowymi danymi (nieobecności, ukończone szkoły, plany pracy oraz inne dane). Na podstawie wprowadzonych informacji wykonywać można wszelkie zestawienia oraz wydruki. Można również generować pliki zgłoszeń do systemu Płatnik ZUS (ZUA, ZZA, ZCNA, ZWUA oraz ZIUA). 50 | S t r o n a 7. Program KŚT: W programie Księga Środków Trwałych dane, które zostaną wprowadzone do programu mogą zostać wykorzystane do wydruku kodów kreskowych i wywieszek do pomieszczeń. Dzięki temu podczas procesu inwentaryzacji spis z natury można wygenerować przy pomocy czytnika kodów kreskowych (czytając kody poszczególnych pomieszczeń i przedmiotów). Kolejnym procesem, który występuje w programie jest wyliczenie (na podstawie wprowadzonych danych) amortyzacji środków trwałych. Dzięki temu tworzona jest tabela umorzeń, na podstawie której tworzone są zestawienia oraz Sprawozdanie F-03. W przypadku pozostałych środków trwałych inwentaryzacja odbywa się w identyczny sposób (jak w przypadku środków trwałych), pominięta jest funkcjonalność związana z amortyzacją. 51 | S t r o n a 8. Program Pożyczki Socjalne: W programie Pożyczki Socjalne zapisywane są wypłacane świadczenia socjalne. Na podstawie danych importowanych z systemu Płacowo – Kadrowego rejestruje się świadczenia, które są następnie eksportowane do programu Płace (jeżeli mają zostać uwzględnione na listach wypłat). W przypadku generowania pożyczek tworzony jest plan spłaty, który następnie można eksportować do programu Płace (jako potrącenia). Spłacone raty pożyczek można importować z systemu płacowego. 9. Program Sprawozdawczość: 52 | S t r o n a W programie Sprawozdawczość przechowywane są wszystkie sprawozdania, które generowane są w programach (Płace, FK, Dochody i Sumy Depozytowe). Sprawozdania te można poprawiać, drukować i eksportować do pliku w celu wysyłania ich do innych jednostek. W programie można również ręcznie generować sprawozdania oraz używać do tego celu sprawozdań importowanych z pliku (z jednostek podrzędnych). Przesyłać między jednostkami można również definicje (szablony) sprawozdań. 10. Program PZ: Schematy planów tworzone są na podstawie umów, dodatków, wyliczonej wysługi, zmiany stawek awansowych oraz gratyfikacji, które importowane są z systemu Płace/Kadry. Utworzone schematy mogą być eksportowane do plików, dzięki czemu można je przesyłać między jednostkami i importować z plików. Dodatkowo istnieje w programie możliwość importowanie danych z list wynagrodzeń, dzięki czemu sprawdzić można wykonanie planu na poszczególne miesiące. 53 | S t r o n a 4 Zabezpieczenie bazy danych Bazy danych zintegrowanego systemu informatycznego pracują na bezpłatnym serwerze Firebird SQL, który posiada wiele poziomów bezpieczeństwa. Na najbardziej zewnętrznym poziomie logowanie do SQL jest bezpośrednio połączone z bezpieczeństwem zapewnionym przez Windows. Kolejne poziomy posiadają mechanizmy określające prawa dostępu dla użytkowników, które mogą być nadane dla określonych obiektów (tabele, rzędy, kolumny). Za każdym razem, gdy polecenie SQL jest wysyłane do baz danych, musi być sprawdzona jego poprawność i to, czy wysyłający polecenie ma do tego prawa. SQL umożliwia gromadzenie grup skomplikowanych poleceń do późniejszego wywołania. Gromadzone procedury są zbiorami poleceń SQL zawierającymi zapytania i operacje przetwarzania, gotowymi do wywołania w końcowej aplikacji. Kolejnym zabezpieczeniem system użytkowników i uprawnień zastosowany w programach. Dzięki temu każdy użytkownik posiada własnego użytkownika oraz hasło, którym loguje się do programu. Uprawnienia pozwalają na ograniczenie dostępu do funkcji programu przez osoby nieuprawnione. W trakcie pracy systemów może okazać się, iż baza danych jest obszerna np. 200-300 MB. Jest to związane z przyrastaniem baz danych SQL po aktualizacjach i innych operacjach na bazie, gdzie baza SQL nie zwalnia nieużywanej części pliku. Po reorganizacji bazy wraca ona do normalnego rozmiaru. Nie jest problemem również praca na bazie nie reorganizowanej lecz operacje dyskowe mogą spowalniać (nawet nieznacznie) pracę z SQL. W celu przyśpieszenia działania baz danych proponujemy aby kompaktowanie bazy odbywało się raz w tygodniu oraz po każdej aktualizacji programu, kiedy program wyświetli informację o aktualizacji bazy. W celu ochrony bazy danych przed nieprawidłowościami związanymi z kopiowaniem plików bazy proszę o wykonywanie kopii bezpieczeństwa poniższymi instrukcjami. 1. Backup bazy danych C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gbak.exe baza.fdb KOPIA.fbk -backup_database -verify -ignore -garbage_collect -user sysdba –pass {HASŁO} 54 | S t r o n a 2. Odtworzenie bazy danych C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gbak.exe KOPIA.fbk baza.fdb -R -create_database verify -user SYSDBA -password {HASŁO} gdzie: baza.fdb - baza danych, która zostanie zarchiwizowana polecenie może mieć również składnię: serwer:alias, lub serwer:ścieżka do bazy danych (FDB lub GDB) KOPIA.fbk -kopia baza danych, która zostanie zarchiwizowana kopia bazy danych zawiera wszystkie zapisy bazy danych. Reorganizacja bazy danych wraz w wyczyszczeniem pustych i nieużywanych rekordów i reindeksacją bazy będzie wyglądało następująco: C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gbak.exe baza.fdb KOPIA.fbk -backup_database -verify -ignore -garbage_collect -user sysdba -pass {HASŁO} Xcopy KOPIA.fbk dysk:\ścieżka_backupu_bazy C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gbak.exe KOPIA.fbk baza.fdb -R -create_database verify -user SYSDBA -password {HASŁO} Weryfikacja bazy danych: C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gfix.exe baza.fdb -validate −no_update -full -user SYSDBA -password {HASŁO} Powyższe instrukcje można umieścić w harmonogramie zadań WINDOWS (Cron Linux) i wykonywać je np. po godzinach pracy jednostki. Czas reorganizacji to jedynie kilka minut, natomiast w czasie testowania zauważyliśmy znaczny wzrost wydajności całego systemu. Poniższa instrukcja służy do lepszego opanowania zadań i problemów jakie mogą wyniknąć w czasie działań na bazie. Wszelkie działania powinny być konsultowane z naszymi pracownikami w celu wyeliminowania niepotrzebnych problemów z odtwarzaniem baz danych. Serwer Firebird SQL jest takim samym programem jak każdy inny program. Jedyne, co z całą pewnością można powiedzieć o wszelkich programach to to, że zdarzają się w nich błędy. Serwer 55 | S t r o n a Firebird SQL działa bardzo stabilnie (zwłaszcza pod kontrolą systemu operacyjnego Linux), ale oczywiście może się zdarzyć, że jakiś błąd w kodzie serwera spowoduje uszkodzenie bazy danych. Oczywiście są również inne potencjalne powody uszkodzenia bazy danych, na przykład częściowo uszkodzona elektronika dysku, wirusy komputerowe, niepoprawne wyłączenie komputera lub po prostu błędne działania osoby administrującej serwerem. Jeżeli serwer Firebird SQL działa na serwerze, który jest zasilany przez zasilacz awaryjny (UPS), system jest normalnie zamykany oraz administrator nie wykonuje opisanych dalej działań mogących uszkodzić bazę danych to prawdopodobieństwo uszkodzenia bazy danych jest bardzo małe. Jest też szereg działań, których wykonanie może spowodować uszkodzenie bazy danych. 4.1 Kopiowanie pliku bazy danych Jednym z częściej popełnianych błędów jest wykonywanie kopii bezpieczeństwa bazy danych przez kopiowanie pliku bazy danych — na przykład przy pomocy programu do zapisywania kopii plików z dysku na streamer lub płyty CD/DVD itp. Takie działanie jest błędem z kilku powodów. Najważniejszym powodem jest ryzyko uszkodzenia bazy danych. Programy kopiujące często na czas kopiowania blokują dostęp innych programów do pliku lub jego części. Natomiast serwer Firebird zakłada, że jest jedynym programem korzystającym z pliku bazy danych. Jeżeli cały lub część pliku bazy danych zostanie zablokowana to serwer może nie działać poprawnie i w efekcie uszkodzić plik bazy danych. Jeżeli kopiujemy plik bazy danych podczas pracy użytkowników tej bazy to może się zdarzyć, że uszkodzone zostaną zarówno oryginalny plik bazy danych oraz wykonywana kopia! NIGDY nie kopiuj pliku bazy danych jeżeli nie masz pewności, że żaden użytkownik nie korzysta z tej bazy danych! Kopię bezpieczeństwa należy wykonywać przy pomocy programu GBAK (lub innego działającego analogicznie programu). Podczas wykonywania kopii wykonywane jest również porządkowanie bazy danych (garbage collection). Jeżeli kopia bezpieczeństwa jest wykonywana regularnie to również regularnie baza jest porządkowana. Powoduje to stabilniejszą oraz szybszą pracę serwera i aplikacji korzystających z tej bazy danych. Plik powstały w wyniku działania programu GBAK można oczywiście swobodnie kopiować. 56 | S t r o n a 4.2 Używanie odtwarzanej bazy danych Jeżeli podczas odtwarzania bazy danych pozwolimy użytkownikom na korzystanie z odtwarzanej właśnie bazy to niemal na pewno odtworzona baza będzie uszkodzona! Aby uniknąć takiego niebezpieczeństwa najlepiej odtwarzać bazę do pliku o innej nazwie i dopiero po utworzeniu pliku skopiować go w docelowe miejsce lub zmienić nazwę na docelową. Jeżeli baza jest odtwarzana przy pomocy standardowego programu GBAK to zamiast opcji −replace_database lepiej używać opcję −create_database. Powody sprzętowe Powodem uszkodzenia bazy mogą być oczywiście wszelkiego rodzaju awarie sprzętu, a w szczególności: • niespodziewany zanik zasilania gdy komputer nie ma zasilacza awaryjnego lub inny powód niepoprawnego zakończenia pracy komputera, • błędne działanie dysku twardego, sterowników lub innych podzespołów komputera, • brak wystarczającej ilości wolnego miejsca na dysku gdy baza danych musi zostać powiększona, • brak wystarczającej ilości wolnego miejsca na dysku dla plików roboczych tworzonych podczas wykonywania niektórych działań. Zgodnie z art.71 Ustawy o Rachunkowości na użytkowniku oprogramowania spoczywa obowiązek : - systematycznego tworzenia kopii zapasowych danych na nośnikach magnetycznych; - zapewnienie ochrony przed dostępem do programów; - dobór ochrony zewnętrznej; - stosowanie odpornych na zagrożenia nośników magnetycznych (CDROM). 57 | S t r o n a Karta dopuszczenia do stosowania przez jednostkę nowych wersji programu ALBIT FK Numer wersji Data emisji Data dopuszczenia do stosowania Podpis osoby odpowiedzialnej za dopuszczenie programu Uwagi 58 | S t r o n a 59 | S t r o n a ALBIT Usługi Informatyczno Księgowe Ksi 25-628 Kielce ul. Naruszewicza 38 FAX/TEL 041-368-02-44; 041-241-36-66; 041--344-50-35 GSM 662-246-800 www.albit.eu ; [email protected] Analiza zgodności ci programu System finansowo-księgowy finansowo gowy FK7 którego autorem jest firma: ALBIT Usługi Informatyczno – Księgowe Księ ul. Naruszewicza 38, 25-628 25 Kielce pod względem dem wymogów ustawy o rachunkowości rachunkowo ci z dnia 29.09.1994 r. z późn. pó zmianami Dokumentacja programu • Dokumentacja spełnia wymogi wynikające wynikaj z art. 10 • Dokumentacja spełnia wymogi wynikające wynikaj z art. 24 Księgi gi i wydruki programu • Księgi gi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 13 • Księgi gi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 14 • Księgi gi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 15 • Księgi gi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 18 • Księgi gi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 20 • Księgi gi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 23 • Księgi gi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 24 • Księgi gi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 25 Ochrona danych • Zasady ochrony danych spełniają spełniaj wymogi wynikające z art. 71 • Zasady ochrony danych spełniają spełniaj wymogi wynikające z art. 72 • Zasady ochrony danych spełniają spełniaj wymogi wynikające z art. 73 Stwierdzam zgodność programu z wymogami ustawy o rachunkowości rachunkowo ci z dnia 29 września wrze 1994 roku przewidywanymi dla programów tego rodzaju. 60 | S t r o n a
