finansowanie projeków w 6. programie ramowym unii

FINANSOWANIE PROJEKTÓW
W 6.PROGRAMIE RAMOWYM UE
Poznań 21.11.2006
Barbara Trammer
Krajowy Punkt Kontaktowy
E-mail:
[email protected]
INFORMACJE KE


http://www.cordis.lu/fp6/find-doc.html
http://europa.eu.int/comm/research/fp6/modelcontract/index_en.html
Model Contract
Guide to Amendments of Contracts
Special clauses and Guide to special clauses
Working notes on FP6 Audit certificate
Guide to Financial issues
Frequently asked Questions
Consortium agreement checklist
Negotiation documents (CPF/guidance notes)
Project reporting in FP6

Questions can be sent about legal and financial
issues:[email protected]
Guide to Amendments of
Contracts
Forma pisemna-wymiana listów
 Zmiany w składzie konsorcjum
 Zmiana koordynatora
 Zmiana nazwy, adresu oraz innych danych
Kontraktora
 Zmiana daty rozpoczęcia projektu
 Zmiana czasu trwania projektu
 Zmiana wysokości dofinansowania KE
 Zmiana okresów raportowania i uzyskiwania
zaświadczenia audytora
 Zmiany w Aneksie I itd…
INFORMACJE NA
STRONIE KPK
Poradnik
dot. finansowania projektów w 6.PR
Finansowanie projektów w 6.PR-informacje
Dokumenty na stronach KE
Polskie przepisy związane z realizacją
Programów Ramowych
Szkolenia dot. finansowania projektów itd.
PRAWO I FINANSE
http://www.6pr.pl/prawo/index.html
DOPUSZCZALNOŚĆ KOSZTÓW



Koszty rzeczywiste (faktycznie poniesione, odnotowane
w księgach rachunkowych), ekonomicznie uzasadnione
(rozsądne, zgodne z normalnym zachowaniem
wykonawcy, niezbędne do realizacji projektu)
Określone zgodnie z przyjętymi przez uczestnika
zasadami księgowania
Poniesione w czasie trwania projektu (z wyjątkiem
kosztów sporządzenia raportu końcowego, które mogą
zostać poniesione w okresie do 45 dni po zakończeniu
projektu
Podatki pośrednie, w tym podatek od towarów i usług
(VAT) i cło to koszty niedopuszczalne
Modele rozliczania kosztów
FC –Full Cost Model
Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty
bezpośrednie i pośrednie związane z wykonywaniem zadań
projektu.
Wymagany system księgowości analitycznej precyzyjnie
wykazujący koszty pośrednie przypadające na projekt
KOSZTY POŚREDNIE




Koszt pomieszczeń (włączając amortyzacje budynków i
aparatury), ogrzewania, energii elektrycznej, ubezpieczeń, usługi
pocztowe, telefon
Zarządzanie, obsługa administracyjna
Zaopatrzenie biurowe
Podstawowe wyposażenie (komputer, laptop, oprogramowanie
biurowe) itd…
Modele rozliczania kosztów

FCF – Full Cost Flat Rate Model
Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie
związane z wykonywaniem zadań projektu.
Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości kosztów
bezpośrednich (z wyłączeniem podwykonawstwa)


AC – Additional Cost Model
Uczestnik wykazuje tylko koszty bezpośrednio i specjalnie (poza
bieżącą działalnością) poniesione do celów projektu. Koszty
pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości tak liczonych
kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem podwykonawstwa).
Komisja zwraca 100% kosztów
UWAGA: wyjątek stanowi poz. consortium management, dla której dopuszczalne są
koszty związane z bieżącą działalnością. W takim jednak przypadku od kosztów tych nie
jest naliczany ryczałt na koszty pośrednie, jest on ograniczony do 20% bezpośrednich
kosztów dodatkowych.
Modele rozliczania kosztów



Model FC -mogą używać wszyscy uczestnicy z wyjątkiem osób
fizycznych, które mogą stosować jedynie model AC
Model FCF -MŚP, organizacje nie-komercyjne lub typu non-profit
ustanowione w oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego,
organizacje międzynarodowe
Model AC -organizacje nie-komercyjne lub typu non-profit ustanowione
w oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego, organizacje
międzynarodowe
które nie mają systemu księgowego pozwalającego na wyróżnienie
udziału kosztów bezpośrednich i pośrednich związanych z realizacją
projektu

1 Jednostka1 system księgowy1 model rozliczania
kosztów AC  FCF
AC  FC
FCF  FC

WYJĄTKI:
1
Jeżeli wykonawcy naukowo-badawczy w projektach CRAFT i
projektach sektorowych potrafią zidentyfikować poniesione koszty
bezpośrednie, mogą oni w tych projektach rozliczać koszty według
modelu FCF, nawet jeśli w innych projektach stosują model AC
2. Special clause 22 – Różne modele rozliczania kosztów w ramach
jednej osoby prawnej (ograniczone do sytuacji, gdy jednostka prawna
jako całość używa AC, a jakiś jej oddział/wydział używa FC)
Maximum
reimbursement rates of
eligible costs
Research and
technological
development or
innovation activities
Demonstration activities
Training activities
Management of the
consortium activities
Other specific activities
(*)
100%
Network of excellence
(up to 7% of the contribution)
(AC : eligible direct costs)
Integrated project
FC/FCF : 50%
AC : 100%
FC/FCF : 35%
AC : 100%
Specific targeted
research or innovation
project
FC/FCF : 50%
AC : 100%
FC/FCF : 35%
AC : 100%
Specific research
project for SMEs
FC/FCF : 50%
AC : 100%
Integrated
infrastructures initiative
FC/FCF : 50%
AC : 100%
100%
100%
100%
(up to 7% of the contribution)
(AC : eligible direct costs)
100%
(up to 7% of the contribution)
(AC : eligible direct costs)
100%
(for collective research only)
100%
(up to 7% of the contribution)
(AC : eligible direct costs)
100%
FC/FCF : 35%
AC : 100%
(up to 7% of the contribution)
(AC : eligible direct costs)
100%
100%
Coordination action
100%
(FC indirect costs : flat rate(**))
(up to 7% of the contribution)
(AC : eligible direct costs)
(FC indirect costs : flat rate(**))
100%
(FC indirect costs : flat rate(**))
100%
(up to 7% of the contribution)
(AC : eligible direct costs)
(FC indirect costs : flat rate(**))
Specific support action
(*): Other specific activities means:
100%
(FC indirect costs : flat rate(**))
- for Netw ork of Excellence : Joint Programme of Activities, except management of the consortium activities.
- for Integrated infrastructures initiative: any "specific activity" covered by Annex I, including transnational access to infrastructures
- for Coordination Action: Coordination activities, except management of the consortium activities
- for Specific support action: any "specific activity" covered by Annex I, including transnational access to infrastructures
(**): Flat rate for FC indirect costs : 20% of all their eligible direct costs minus the eligible direct costs of sub-contracts.
Zarządzanie konsorcjum

Finansowanie wynosi 100%,
ale tylko do wysokości 7% wkładu KE (ograniczenie dotyczy
Konsorcjum jako całości, a nie poszczególnych partnerów).
Pozostałe koszty zarządzania będą włączone do typu działalności,
którego dotyczą i w odpowiednim procencie przez Komisję
finansowane

Działania związane z uzyskaniem raportu audytora
Przeprowadzenie konkursów na dołączanie do konsorcjum
nowych partnerów
Opracowanie umowy konsorcjum w projektach, w których jest
ona obowiązkowa
Zapewnienie gwarancji bankowych w projektach, w których
zaleca to KE
Wszelkie inne działania związane z zarządzaniem na poziomie
konsorcjum




UWAGA: Uczestnicy rozliczający się w modelu AC mogą umieszczać w kategorii
„zarządzanie” koszty pracy personelu stałego
Kalkulacja budżetu i wkładu
finansowego KE

Szacunkowe koszty dopuszczalne i wpływy z
podziałem na rodzaje działań i wykonawców

Model rozliczania kosztów

Maksymalny poziom zwrotu kosztów
dopuszczalnych ze względu na rodzaj działania i
model rozliczania kosztów zgodnie z danym
typem projektu
WPŁYWY DO PROJEKTU
OGÓLNA ZASADA
Efektem dofinansowania KE nie może być osiągnięcie przez
wykonawców zysku w wyniku realizacji projektu (zysk
rozumiany jest jako nadwyżka środków
otrzymanych w stosunku do kosztów poniesionych
na realizację danego projektu)
RODZAJE WPŁYWÓW


Transfery finansowe dokonane przez strony trzecie na
rzecz wykonawcy
Wkłady w naturze przekazane wykonawcy przez strony
trzecie
(specjalnie w celu współfinansowania projektu)
(pozostawiono do uznania wykonawcy

Dochody wygenerowane przez projekt
Dochody powstałe w wyniku działań podjętych w ramach
realizacji projektu i ze sprzedaży dóbr nabytych w ramach
kontraktu (do wartości kosztów początkowych) stanowią wpływ
do projektu (opłaty konferencyjne, opłaty za materiały
konferencyjne, sprzedaż aparatury zakupionej do projektu itp.)
Zasady wykazywania wpływów
w przypadku różnych modeli
rozliczania kosztów


Model FCF, FC
Wykonawcy wykazują wszystkie koszty dopuszczalne i
wszystkie rodzaje wpływów
Model AC
Wykonawcy wykazują jedynie dodatkowe koszty, które nie
są uzupełniane (finansowo bądź rzeczowo) przez strony
trzecie.Mają obowiązek zgłosić wpływy w postaci dochodu
wygenerowanego przez sam projekt
Uwzględnienie wpływów do projektu powoduje, że
maksymalne dofinansowanie przez KE kosztów
dopuszczalnych poniesionych na realizację projektu
ograniczone jest do różnicy między kosztami
dopuszczalnymi a wpływami
Wejście kontraktu w życie a okres
trwania projektu


Kontrakt wchodzi w życie (entry into force of the
Contract) w momencie podpisania przez Komisję
i koordynatora
Okres trwania projektu (duration of the project)
– określony w kontrakcie
RAPORT FINANSOWY



Sporządza każdy wykonawca i przesyła do
koordynatora
Do raportu nie załącza się ani rejestru czasu
pracy, ani innych oryginalnych dokumentów
Jeśli zdarzy się sytuacja, w której wydatek
poniesiony w pewnym okresie sprawozdawczym
nie został w nim uwzględniony lub został
uwzględniony nieprawidłowo – należy w
następnym okresie sprawozdawczym dokonać
korekty (adjustment to previous periods).
Korekta taka wymaga szczegółowego
wyjaśnienia.
Kurs przeliczania waluty



Koszty poniesione w walucie innej niż EUR podawane
są w EUR na podstawie kursu wymiany, który
obowiązywał w dniu poniesienia rzeczywistych
kosztów lub kursu wymiany obowiązującego w
pierwszym dniu roboczym miesiąca następującego po
zakończeniu okresu sprawozdawczego.
Składając raport finansowy wykonawca musi wykazać
w formularzu C zastosowany sposób przeliczania
waluty, który należy stosować przez cały okres
realizacji projektu
Informacja o kursach wymiany znajduje się:
http://www.ecb.int/stats/eurofxref lub we właściwym
Dzienniku Urzędowym UE
Zaświadczenie AUDYTORA (1)




Wystawiany przez audytora zewnętrznego,a w przypadku
instytucji publicznych-przez audytora zewnętrznego lub
właściwego urzędnika
Potwierdzenie kosztów(wpływów) poniesionych w projekcie
Każdy partner przedstawia certyfikat odnośnie swojej części
kosztów
Zaświadczenie audytora przedstawiane jest jednocześnie ze
sprawozdaniem finansowym i obejmuje jeden lub więcej okresów
sprawozdawczych
Wykonawca może wybrać dowolnego audytora, także zwykle
zatrudnianego, pod warunkiem że

jest niezależny w stosunku od uczestnika projektu

ma kwalifikacje odpowiednie do przeprowadzania audytu zgodnie z
8 Council directive 84/253/EEC z 10.04.1984 lub podobnymi przepisami
krajowymi
Zaświadczenie AUDYTORA (2)
Zaświadczenie audytora jest obowiązkowe:
(DO NEGOCJACJI)
np. dla projektów o długości do 24 mies. na koniec projektu i
obejmuje cały okres trwania projektu
(DO NEGOCJACJI)
np. dla projektów dłuższych niż 24 mies. na koniec pierwszego
roku i na koniec projektu
Dla Projektów Zintegrowanych i Sieci
Doskonałości co 12 miesięcy
Oraz zawsze, gdy wkład KE dla uczestnika przewyższa
750.000 Euro w danym okresie
SPECIAL CLAUSES
Special clause 32
Dot. zaświadczenia audytora w przypadku IP i NOE – znosi
postanowienia Art.7.2 Core Contract (dotyczy całego
konsorcjum)
Special clause 39
Dotyczy zaświadczenia audytora w przypadku wszystkich
typów projektów. Znosi postanowienia Art. 7.2 Core
Contract w przypadku partnerów, dla których żądana
wysokość dofinansowania KE nie przekroczyła 150.000
Euro w danym okresie sprawozdawczym (lub kilku
okresach). W każdym jednak przypadku musi być
przedstawione zaświadczenie audytora obejmujące cały
okres trwania projektu po zakończeniu ostatniego okresu
sprawozdawczego.
Zaświadczenie AUDYTORA (3)





Zaświadczenie nie będzie odzwierciedlać zasadności
dokonania takich, a nie innych wydatków ani
gospodarności w zarządzaniu zasobami
Zaświadczenie wystawione przez audytora nie pomniejsza
odpowiedzialności wykonawców zgodnie z kontraktem ani
praw KE wynikających z kontraktu
Komisja zachowuje prawo do przeprowadzania audytów
finansowych w każdym momencie w trakcie trwania
projektu i 5 lat po jego zakończeniu
Każdy wykonawca musi mieć budżet na zaświadczenie
audytora
Audyty muszą być pokryte z budżetu na zarządzanie
konsorcjum - zaświadczenie audytora nie może być
płacone z innego rodzaju aktywności (gdy koszty audytów
przekroczą 7% dofinansowania KE – nie będą mogły być
przez KE finansowane)
Zaświadczenie AUDYTORA (4)



Koszt uzyskania zaświadczenia będzie zwrócony
przez KE w 100%
(zarządzanie konsorcjum)
Wzór zaświadczenia audytora proponowany
przez KE (Proposed model for an audit certificate
provided for an external auditor) znajduje się na
str.213
FP6 GUIDE TO FINANCIAL ISSUES – version –
APRIL 2004
Audit Cerificate Working Notes 6th
Framework Programme
Jak znaleźć audytora (1) ?

W Polsce osobami uprawnionymi do wystawiania
raportów audytora są biegli rewidenci, którzy są
wpisani zarówno na listę biegłych rewidentów,
jak i podmiotów uprawnionych do badania
sprawozdań finansowych. Zrzeszeni są oni w
Krajowej Izbie Biegłych Rewidentów. Na stronie
http://www.kibr.org.pl/index.phtml znajdą
Państwo listę podmiotów uprawnionych do
badania sprawozdań finansowych. Z listy tej
możecie Państwo wybrać biegłego rewidenta,
który wystawi zaświadczenie.
Jak znaleźć audytora (2) ?


Na stronach Krajowego Punktu Kontaktowego
http://www.6pr.pl/prawo/rewidenci.html i Krajowej Izby
Biegłych Rewidentów
http://www.kibr.org.pl/index2_7.phtml#szk1
znajduje się lista biegłych rewidentów, którzy uczestniczyli
w szkoleniu z zakresu finansowo-prawnych aspektów
6.Programu Ramowego.
Należy podkreślić, że audytora wybrać można spośród
wszystkich podmiotów uprawnionych do badania
sprawozdań finansowych, odbycie szkolenia z zakresu 6.PR
absolutnie nie jest konieczne, by audytor mógł dokonać u
Państwa audytu. Radziłabym natomiast zawczasu upewnić
się, czy dany biegły rewident posiada uprawnienia do
badania sprawozdań finansowych.
Kiedy umieszczamy koszty zaświadczenia audytora
w raporcie finansowym (formularz C) – w miesiącu,
którego audyt dotyczy, czy w następnym?

Generalnie koszty powinny być wykazywane w sprawozdaniu za
okres, w którym zostały poniesione. Ponieważ w praktyce audyt
odbywa się po zakończeniu okresu sprawozdawczego, którego
dotyczy, jego koszty wykazywane być powinny w sprawozdaniu
finansowym (formularz C, pkt.2) za następny okres
sprawozdawczy. Jednak w punkcie 6 (Audit certificates)
sprawozdania za okres sprawozdawczy, którego zaświadczenie
dotyczy, należy wpisać informacje na temat audytora i kosztu
zaświadczenia (ten koszt będzie się zapewne różnił od kosztu,
który wykażemy w sprawozdaniu za następny okres, co wynika z
różnicy w zastosowanych kursach przeliczenia waluty).

Jeśli chodzi o koszty zaświadczenia audytora wystawionego po
ostatnim okresie sprawozdawczym, to nie ma tu żadnego
problemu, ponieważ koszty związane z przygotowaniem raportu
końcowego (w tym koszty zaświadczenia audytora) mogą być
ponoszone do 45 dni po zakończeniu projektu.
Czy zaświadczenie może być w Polsce w przypadku
podmiotów publicznych wystawiane przez audytora
wewnętrznego?

AUDYTOR WEWNĘTRZNY, który złożył z pozytywnym
wynikiem egzamin przed Komisją Egzaminacyjną i spełnia
pozostałe wymogi określone w art. 58 ustawy z dnia
30.06.2005r. o finansach publicznych (Dz.U.Nr 249,
poz.2104 z późn. zmianami), zatrudniony na stanowisku
audytora wewnętrznego w jednostce sektora finansów
publicznych, korzystającej ze środków w ramach 6.PR, jest
uprawniony do wydawania zaświadczeń audytorskich dla
danej instytucji do projektów realizowanych w ramach
6.Programu Ramowego UE.

Treść informacji Ministerstwa Finansów na ten temat
znajdą Państwo na stronie:
http://www.6pr.pl/prawo/f_zaswiadczenie.html
Czy zaświadczenie może być wystawiane przez
zewnętrznego audytora, którzy normalnie
dokonuje badania sprawozdań finansowych w danej
jednostce ?

Tak, może to być nawet korzystne z tego
względu, że audytor taki zna dobrze
obowiązujące w jednostce procedury.
W którym miejscu w formularzu C
umieszczamy koszt zaświadczenia audytora
zewnętrznego?

Zaświadczenia wystawiane przez audytorów
zewnętrznych powinny być wykazane w ramach
zarządzania konsorcjum w kategorii
subcontracting. W związku z tym w modelach AC
i FCF narzuty na te koszty nie będą naliczane,
natomiast w modelu FC zależy to od systemu
księgowego i stosowanej praktyki.
Czy audytor będzie sprawdzał koszty
pośrednie w przypadku stosowania przez
wykonawcę modelu AC lub FCF?

Nie, koszty narzutów w tym przypadku nie będą
potwierdzane, jako że stosuje się tu ryczałt.
Natomiast w przypadku modelu FC koszty
pośrednie będą przez audytora sprawdzane.
Czy zaświadczenie audytora będzie wymagane, gdy
żadne koszty w danym okresie sprawozdawczym
nie zostały poniesione?

Nie, jeśli wykonawca nie poniósł w danym
okresie kosztów, nie ma obowiązku
przedstawiania zaświadczenia audytora.
Czy audytor potwierdza fakt, że dane koszty
były niezbędne do realizacji projektu?

Nie, koszty muszą być niezbędne do realizacji
projektu żeby były kosztami dopuszczalnymi, ale
zaświadczenie audytora tego faktu nie
potwierdza. Należy pamiętać jednak, że
konieczność poniesienia danych kosztów do
realizacji projektu będzie sprawdzana w
przypadku audytu z KE (audyt taki może mieć
miejsce w czasie trwania projektu lub w okresie
do 5 lat po jego zakończeniu).
Czy subcontractor ma obowiązek
przedstawienia zaświadczenia audytora?

Nie, koszty subcontractingu będą wykazane w
raporcie wykonawcy i poświadczone przez
audytora wykonawcy razem z innymi kosztami
wykazanymi w formularzu C.
Wypłata kolejnych zaliczek




Jeżeli na końcu okresu sprawozdawczego, pomimo
zatwierdzenia przez Komisję odpowiednich raportów,
wykorzystano mniej niż 70% zaliczki, kolejne pośrednie
zaliczki mogą być wypłacone jedynie:
po przedstawieniu raportu audytora za dany okres
sprawozdawczy
lub
na podstawie uzupełniającego okresowego raportu z
zarządzania, o którym mowa w art. II.7.2.b (management
report) przedstawianego Komisji po osiągnięciu wyżej
wymienionego poziomu wydatkowania.
W takim wypadku koszt dodatkowego zaświadczenia audytora będzie kosztem
dopuszczalnym.
DZIĘKUJĘ
DZIĘKUJĘ ZA
ZA UWAGĘ
UWAGĘ
Barbara Trammer
Krajowy Punkt Kontaktowy
Programów Badawczych UE
[email protected]
Tel. (22) 8287483 w.349