podr*cznik weryfikacji
advertisement
PODRĘCZNIK WERYFIKACJI PARP 0 Spis treści WSTĘP.................................................................................................................................................. 2 PODSTAWA .......................................................................................................................................... 2 Rozdział 1 WERYFIKACJA WSTĘPNA .................................................................................................... 2 Podrozdział 2.1 Etapy weryfikacji wstępnej ........................................................................................ 9 Rozdział 2 SPRAWDZENIE ZGODNOŚCI WPISU DO REJESTRU USŁUG ROZWOJOWYCH ZE STANEM FAKTYCZNYM W SIEDZIBIE PODMIOTU ............................................................................................. 10 Podrozdział 2.1 TRYB SPRAWDZENIA ZGODNOŚCI WPISU DO REJESTRU USŁUG ROZWOJOWYCH ZE STANEM FAKTYCZNYM ...................................................................................................................... 10 Sekcja 2.1.1 Wszczęcie sprawdzenia zgodności wpisu do Rejestru ................................................... 23 Sekcja 2.1.2 Przebieg czynności sprawdzających zgodność wpisu do Rejestru ze stanem faktycznym oraz dowody zbierane w toku sprawdzenia zgodności wpisu do Rejestru ........................................ 23 Sekcja 2.1.3 Raport z czynności sprawdzających oraz jego przekazanie Podmiotowi ...................... 24 Sekcja 2.1.4 Zasady przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z sprawdzeniem zgodności wpisu do Rejestru ............................................................................................................. 25 Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 WSTĘP Niniejsze opracowanie ma na celu zaprezentowanie głównych założeń i przebiegu procesu potwierdzania wiarygodności danych umieszczanych przez Podmioty świadczące usługi rozwojowe (dalej: Podmioty) w Karcie Podmiotu. Celem procesu jest potwierdzenie prawdziwości i rzetelności informacji podanych przez Podmiot wpisany do Rejestru Usług Rozwojowych (dalej: Rejestr). Ze względu na sposób potwierdzania, proces podzielono na dwa podprocesy: weryfikację wstępną oraz sprawdzenie zgodności wpisu do Rejestru ze stanem faktycznym. PODSTAWA Podstawę sprawdzenia zgodności wpisu do RUR ze stanem faktycznym stanowi Regulamin Rejestru Usług Rozwojowych. Rozdział 1 WERYFIKACJA WSTĘPNA Weryfikacja wstępna wniosku o wpis do Rejestru Usług Rozwojowych (dalej „weryfikacja wstępna”) to działanie mające na celu sprawdzenie, czy Podmiot może zostać wpisany do Rejestru. Jest ona przeprowadzana przez Administratora RUR po wypełnieniu i zatwierdzeniu przez Podmiot formularza wniosku o wpis w systemie informatycznym oraz złożeniu oświadczenia o spełnianiu warunków niezbędnych do wpisania do Rejestru. Weryfikacja wstępna polega na sprawdzeniu informacji i oświadczeń złożonych przez Podmiot w formularzu rejestracyjnym (Karta Podmiotu). Odbywa się ona na podstawie dostępnych publicznie informacji, dokumentów załączanych w Rejestrze w wersji elektronicznej oraz informacji uzyskanych od stosownych organów administracji publicznej. Sprawdzeniu podlega wiarygodność podstawowych informacji dotyczących Podmiotu wskazanych w poniższej tabeli. Ponadto weryfikacji wstępnej podlega kompletność i spójność wszystkich informacji zawartych w formularzu rejestracyjnym. Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 I. INFORMACJE PODSTAWOWE Źródła Weryfikacji 1. Nazwa Podmiotu 1.1 Nazwa stosowana w obrocie gospodarczym 1.2 Data rozpoczęcia działalności1 / Data dokonania wpisu do właściwego rejestru Rejestry publiczne, w szczególności Krajowy Rejestr Sądowy czy Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej n/d Rejestry publiczne, w szczególności Krajowy Rejestr Sądowy czy Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej Weryfikacja zgodnie z kryterium wiarygodności TAK NIE TAK 2. Rodzaje świadczonych usług rozwojowych n/d NIE 3. Kluczowa kadra, którą dysponuje Podmiot Zeskanowane oświadczenia osób wchodzących w skład kluczowej kadry Podmiotu. Oświadczenia dotyczyć będą przyjęcia do wiadomości informacji na temat zakresu i celu przetwarzania danych osobowych oraz podmiotu pełniącego rolę administratora tych danych. TAK 4. Dotychczasowe doświadczenie w realizacji usług rozwojowych. n/d NIE jeżeli rozpoczęcie prowadzenia działalności przez Podmiot nie jest związane z uzyskaniem wpisu do właściwego rejestru należy wskazać faktyczną datę rozpoczęcia prowadzenia działalności 1 3 2 5. Inne informacje nt. Podmiotu np.: posiadane licencje, akredytacje, certyfikaty n/d 5a Podmiot posiada Znak Jakości oznaczający spełnienie Małopolskich Standarów Usług Edukacyjno-Szkoleniowych. Rejestr prowadzony przez Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie TAK 5b Podmiot świadczący usługi doradcze o charakterze ogólnym będący Ośrodkiem Krajowego Systemu Usług dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw w rozumieniu §1 ust. 10 Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 24 maja w sprawie Krajowego Systemu Usług dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw. n/d NIE 5c Instytucja walidująca n/d NIE 5d Instytucja certyfikująca Rejestr prowadzony przez PARP TAK 6. Adres głównego miejsca wykonywania działalności2 Rejestry publiczne, takie jak Krajowy Rejestr Sądowy czy Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej / siedziba i adres Podmiotu TAK 7. Adres do korespondencji NIE n/d Dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 NIE 8. Telefon n/d NIE 9. Fax n/d NIE 10. Adres e-mail n/d NIE 11. Adres strony internetowej n/d NIE 12. Numer identyfikacyjny REGON (o ile podmiot posiada numer REGON) 13. Numer identyfikacji podatkowej (o ile podmiot posiada numer NIP) Rejestry publiczne, w szczególności Krajowy Rejestr Sądowy czy Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej TAK 14. Imię i nazwisko osoby, która może składać Rejestry publiczne, w szczególności Krajowy Rejestr Sądowy czy Centralna Ewidencja i oświadczenia w imieniu Podmiotu wraz z adresem e- Informacja o Działalności Gospodarczej mail ( możliwość wskazania kilku osób) Skan pełnomocnictwa udzielonego wskazanej osobie TAK Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 Rejestry publiczne, w szczególności Krajowy Rejestr Sądowy czy Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej TAK 15. Imię i nazwisko osoby uprawnionej w imieniu Podmiotu do wpisywania danych do rejestru usług rozwojowych wraz z adresem e-mail i numerem telefonu (możliwość wskazania kilku osób) 16. Oświadczenie, że Podmiot prowadzi aktywną działalność 17 Oświadczenie, że Podmiot przestrzega zapisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) n/d NIE Rejestry publiczne, w szczególności Krajowy Rejestr Sądowy czy Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej n/d NIE II. Lp. Kryterium TAK KRYTERIA MINIMALNE Źródła Weryfikacji Weryfikacja zgodnie z kryterium wiarygodności 1. Podmiot nie zalega z zapłatą należności publicznoprawnych. n/d NIE 2. Podmiot będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, nie został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, n/d NIE Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. Podmiot będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, w których osoba będąca członkiem jego organów zarządzających lub wspólnikiem nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa, o których mowa wyżej. III. KRYTERIA WIARYGODNOŚCI Podmioty, które zadeklarują chęć realizacji usług rozwojowych finansowanych ze środków EFS Kryteria obowiązkowe Kryterium 1 Podmiot nie został wykluczony z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich. 2a Doświadczenie rynkowe Podmiotu i Podmiotu trzeciego w realizacji usług rozwojowych. Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 Źródła Weryfikacji Weryfikacja zgodnie z kryterium wiarygodności Informacje z Ministerstwa Finansów. Z wnioskiem o udzielenie informacji w tym zakresie występuje Administrator RUR. TAK n/d NIE albo 2b Doświadczenie rynkowe Podmiotu/ Podmiotu trzeciego w realizacji usług rozwojowych n/d NIE 3. Opinie klientów instytucjonalnych wystawione dla Podmiotu/Podmiotów trzecich n/d NIE 4. Doświadczenie kadry świadczącej usługi rozwojowe. n/d NIE Kryterium nieobowiązkowe 5. Pozostałe czynniki uwiarygadniające Podmiot n/d NIE UWAGA Administrator rejestru może prosić o przesłanie dodatkowych dokumentów celem dokonania wpisu Podmiotu do rejestru (np. dokumentów rejestrowych, jeżeli nie są ogólnodostępne). Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 Podrozdział 2.1 Etapy weryfikacji wstępnej 1. Warunkiem rozpoczęcia weryfikacji wstępnej jest zatwierdzenie przez Podmiot w systemie uzupełnionego formularza rejestracyjnego oraz otrzymanie przez Administratora RUR oświadczenia o spełnianiu warunków niezbędnych do wpisania do Rejestru. Następnie formularz zostaje automatycznie przekazany na listę formularzy oczekujących na weryfikację wstępną. Co do zasady, weryfikacja dokonywana jest w terminie nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych od wpływu ww. oświadczenia lub od daty podpisania oświadczenia za pomocą profilu zaufanego (ePUAP). W przypadku reprezentacji wieloosobowej za datę złożenia oświadczenia za pomocą profilu zaufanego (e-PUAP) uznaje się datę złożenia podpisu przez ostatnią z osób upoważnionych do reprezentacji. W uzasadnionych przypadkach (np. duża ilość złożonych formularzy) termin na weryfikację wstępną może ulec wydłużeniu, jednakże nie dłużej niż do 90 dni od dnia wpływu oświadczenia Podmiotu o spełnianiu warunków niezbędnych do wpisania do Rejestru. PARP będzie informowała o ewentualnym przedłużeniu zainteresowane podmioty.. 2. W przypadku stwierdzenia uchybień Administrator RUR kieruje formularz do uzupełnienia wprowadzając odpowiedni komentarz przy polach, w których zidentyfikowano braki/błędy. Informacja o konieczności uzupełnienia uchybień przekazywana jest drogą elektroniczną (na profilu Podmiotu w Rejestrze oraz na adres e-mail wskazany w pkt 10 formularza). Termin na uzupełnienie uchybień wynosi 7 dni kalendarzowych liczonych od dnia otrzymania powiadomienia. Powtórna weryfikacja dokonywana jest przez Administratora RUR w terminie nie dłuższym niż 7 dni kalendarzowych od daty wpływu uzupełnień. W uzasadnionych przypadkach (np. duża ilość formularzy do poprawy) termin ten może ulec wydłużeniu, o czym PARP będzie informował zainteresowane podmioty. 3. W przypadku pozytywnego wyniku weryfikacji wstępnej formularza rejestracyjnego informacja o uzyskaniu wpisu do Rejestru przekazywana jest drogą elektroniczną (na profil Podmiotu w Rejestrze oraz na adres e-mail wskazany w pkt 10 formularza). 4. W przypadku niespełniania przez Podmiot kryteriów minimalnych lub nieuzupełnienia uchybień w wymaganym terminie Administrator RUR podejmuje decyzję o odmowie wpisu do Rejestru. Informacja w tej sprawie przekazywana jest drogą elektroniczną (na profil Podmiotu w Rejestrze oraz na adres e-mail wskazany w pkt 10 formularza). 5. W przypadku poprawnego wypełnienia pól dotyczących informacji podstawowych oraz spełnienia kryteriów minimalnych przy jednoczesnym niespełnieniu kryteriów wiarygodności Podmiot zostaje poinformowany drogą elektroniczną o pozytywnym wyniku weryfikacji wstępnej i uzyskaniu wpisu do Rejestru. Informacja ta zawiera jednocześnie decyzję o odmowie możliwości świadczenia określonego rodzaju usług współfinansowanych z EFS za pośrednictwem Rejestru. Informacja przekazywana jest na profil Podmiotu w Rejestrze oraz na adres e-mail wskazany w pkt 10 formularza. 6. Po uzupełnieniu uchybień stanowiących podstawę do wydania decyzji, o których mowa w punkcie 4 i 5, Podmiot może ponownie ubiegać się o wpis lub możliwość świadczenia określonego rodzaju usług współfinansowanych z EFS za pośrednictwem Rejestru. 9 Rozdział 2 SPRAWDZENIE ZGODNOŚCI WPISU DO REJESTRU USŁUG ROZWOJOWYCH ZE STANEM FAKTYCZNYM W SIEDZIBIE PODMIOTU Sprawdzenie zgodności wpisu do Rejestru ze stanem faktycznym polega na weryfikacji informacji, deklaracji oraz oświadczeń składanych przez Podmiot podczas wpisu do Rejestru na podstawie oryginałów dokumentów (w tym dokumentów załączanych w Rejestrze w wersji elektronicznej) oraz dokumentów źródłowych i innych dokumentów pomocniczych w celu potwierdzenia deklaracji co do doświadczenia i potencjału tego Podmiotu. Sprawdzenie zgodności wpisu do Rejestru ze stanem faktycznym jest przeprowadzane przez Administratora RUR lub inne upoważnione przez niego osoby/instytucje. Sprawdzenie zgodności wpisu jest przeprowadzane w Podmiocie, który zadeklarował chęć realizacji usług z możliwością współfinansowania ze środków EFS. Sprawdzenie zgodności wpisu przeprowadzane jest nie wcześniej niż po uzyskaniu wpisu do Rejestru. Sprawdzenie zgodności wpisu jest przeprowadzane na każdym etapie funkcjonowania Podmiotu w Rejestrze i co do zasady odbywać się będzie w siedzibie Podmiotu (za zgodą Administratora RUR dopuszcza się przeprowadzenie sprawdzenia w innym, wskazanym przez Podmiot miejscu). Co do zasady w trakcie sprawdzenia zgodności wpisu badana będzie dokumentacja potwierdzająca spełnianie kryteriów minimalnych i kryteriów wiarygodności wg stanu na dzień: 1) wysłania do weryfikacji formularza rejestracyjnego w związku z ubieganiem się o wpis do Rejestru, 2) złożenia za pośrednictwem ePUAP lub w wersji papierowej jednego z oświadczeń aktualizacyjnych, potwierdzających spełnianie kryteriów minimalnych i wiarygodności, 3) dokonywania sprawdzenia zgodności wpisu ze stanem faktycznym. Podrozdział 2.1 TRYB SPRAWDZENIA ZGODNOŚCI WPISU DO REJESTRU USŁUG ROZWOJOWYCH ZE STANEM FAKTYCZNYM Sprawdzenie zgodności wpisu do Rejestru ze stanem faktycznym składa się z następujących etapów: zaplanowanie czynności weryfikujących (m.in. zebranie informacji niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia procesu sprawdzenia zgodności wpisu Podmiotu do Rejestru; powołanie zespołu weryfikującego, wystawienie odpowiednich upoważnień) przekazanie zawiadomienia o planowanej dacie przeprowadzenia w siedzibie Podmiotu sprawdzenia zgodności wpisu ze stanem faktycznym sprawdzenia zgodności wpisu ze stanem faktycznym w siedzibie Podmiotu sporządzenie raportu z czynności sprawdzających, zawierającego opis tych czynności, a także wnioski, rekomendacje i ew. skutki sprawdzenia dla Podmiotu przekazanie raportu Podmiotowi poinformowanie przez Podmiot o zastosowaniu się do ewentualnych rekomendacji z raportu przekazanie Podmiotowi informacji o ostatecznych ustaleniach Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 Informacje dotyczące zakresu danych i dokumentów podlegających weryfikacji w siedzibie Podmiotu znajdują się w poniżej. Podmiot wypełniając Kartę Podmiotu w Rejestrze zobowiązany jest stworzyć listę dokumentów, na podstawie których dokonał wpisu, z podziałem na części Karty Podmiotu, których dane dokumenty dotyczą. Sprawdzenie zgodności wpisu do Rejestru polega na sprawdzeniu w siedzibie Podmiotu dokumentów wskazanych w poniższej liście potwierdzających wiarygodność danych umieszczanych przez podmioty świadczące usługi rozwojowe w Karcie Podmiotu. Informacje podane przez Podmiot a odnoszące się do poniższej listy dokumentów muszą pozwolić na jednoznaczną identyfikację danego dokumentu (data, opis dokumentu, sygnatura, inny znacznik) oraz potwierdzać spełnienie wszystkich kryteriów warunkujących wpis do Rejestru jak również potwierdzać otrzymaną punktację zgodnie z warunkami określonymi w Karcie Podmiotu. Informacje, które znajdują się w ogólnodostępnych rejestrach są automatycznie aktualizowane, o ile są bezpośrednio powiązane z Rejestrem. Informacja na temat niezbędnego minimum i możliwego do otrzymania przez Podmiot maksimum liczby punktów w poszczególnych kategoriach została umieszczona w Karcie Podmiotu. Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 Lista i zakres weryfikowanych danych podczas sprawdzenia zgodności wpisu do Rejestru w siedzibie Podmiotu3 III. INFORMACJE PODSTAWOWE Weryfikowane dokumenty podczas sprawdzenia zgodności wpisu ze stanem faktycznym w siedzibie Podmiotu 1. Nazwa Podmiotu 1.1 Nazwa stosowana w obrocie gospodarczym 1.2 Data rozpoczęcia działalności4 / Data dokonania wpisu do właściwego rejestru 2. 3 4 Rodzaje /podrodzaje świadczonych usług rozwojowych n/d NIE n/d NIE n/d NIE n/d NIE Dotyczy podmiotów, które zadeklarują chęć realizacji usług rozwojowych finansowanych ze środków EFS Dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 Czy zakres/kryterium podlega sprawdzeniu zgodności wpisu w siedzibie Podmiotu 3. Kluczowa kadra, którą dysponuje Podmiot Sprawdzenie dokumentacji w odniesieniu do wskazanej kluczowej kadry Podmiotu: TAK - osoba, która jest pracownikiem Podmiotu zatrudnionym na okres nie krótszy niż rok (umowa musi być ważna na dzień dokonania zgłoszenia o wpis do Rejestru - data złożenia oświadczenia lub jego aktualizacji) lub z którą Podmiot podpisał porozumienie o współpracy – rodzaj umowy pomiędzy Podmiotem a osobą, która zobowiązuje się współpracować z Podmiotem bezterminowo lub na czas określony nie krótszy niż rok. Umowa musi być ważna na dzień dokonania zgłoszenia o wpis do Rejestru (data złożenia oświadczenia lub jego aktualizacji), mieć formę papierową, być podpisana przez dwie strony. Co do zasady, w umowie powinny być określone prawa i obowiązki obu stron (dot. personelu zarządzającego, operacyjnego i merytorycznego). Osoby z kluczowej kadry Podmiotu wykazywane są w informacjach podstawowych oraz mogą być wykazywane w kryteriach wiarygodności przy doświadczeniu kadry świadczącej usługi rozwojowe (definicja odnosząca się do kluczowej kadru w części I Karty Podmiotu – informacje podstawowe); - dokumenty potwierdzające współpracę z osobami wskazanymi jako kluczowa kadra tj. umowa w formie papierowej (np. umowa o pracę / o współpracy), zawierające w szczególności: nr umowy, datę zawarcia, okres współpracy, formę i zasady współpracy, przedmiot współpracy prawa i obowiązki obu stron, czytelny podpis obydwu stron między którymi porozumienie/umowa zostały zawarte (lub pieczęci imienne przy nieczytelnym podpisie); - oryginały oświadczeń w wersji papierowej, złożone i podpisane przez poszczególne osoby wchodzące w skład Kluczowej kadry Podmiotu, o przyjęciu do wiadomości: kto jest administratorem ich danych osobowych oraz w jakim zakresie i celu dane osobowe są przetwarzane. 4. 5. Dotychczasowe doświadczenie w realizacji usług rozwojowych. Inne informacje nt. Podmiotu np.: posiadane licencje, akredytacje, certyfikaty Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 n/d n/d NIE NIE 5a Podmiot posiada Znak Jakości oznaczający spełnienie Małopolskich Standarów Usług Edukacyjno-Szkoleniowych. n/d NIE 5b Instytucja walidująca n/d NIE 5c Instytucja certyfikująca n/d NIE 5d Podmiot świadczący usługi doradcze o charakterze ogólnym będący Ośrodkiem Krajowego Systemu Usług dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw w rozumieniu §1 ust. 10 Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 24 maja w sprawie Krajowego Systemu Usług dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw. n/d NIE Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 6. Adres głównego miejsca wykonywania działalności5 n/d / siedziba i adres Podmiotu NIE Pkt 6-11 Podmiot może również umieścić informacje w odniesieniu do swoich fili/oddziałów. 5 7. Adres do korespondencji n/d NIE 8. Telefon n/d NIE 9. Fax n/d NIE 10. Adres e-mail n/d NIE 11. Adres strony internetowej n/d NIE 12. Numer identyfikacyjny REGON (o ile podmiot posiada numer REGON) n/d NIE Dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 6 13. Numer identyfikacji podatkowej (o ile podmiot posiada numer NIP) n/d NIE 14. Imię i nazwisko osoby, która może składać oświadczenia w imieniu Podmiotu 6( możliwość wskazania kilku osób) n/d NIE 15. Imię i nazwisko osoby uprawnionej w imieniu Podmiotu do wpisywania danych do rejestru usług rozwojowych wraz z adresem e-mail i numerem telefonu (możliwość wskazania kilku osób) n/d NIE 16. Oświadczenie, że Podmiot prowadzi aktywną działalność n/d NIE Podmiot może wskazać wszystkie osoby uprawnione do składania oświadczeń w imieniu Podmiotu, lub jedną osobę, której dane będą tożsame z danymi osoby w pkt 15. Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 17 Oświadczenie, że Podmiot przestrzega zapisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) Dokumenty określające i egzekwujące obowiązki Podmiotu wynikające z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, tj. w szczególności: 1. Polityka bezpieczeństwa (zawierającej informacje określone w § 4 ww. Rozporządzenia); 2. Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych (zwierającej informacje określone w § 5-9 oraz załączniku do ww. Rozporządzenia); 3. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych; 4. Upoważnienia wydane osobom do przetwarzania danych osobowych (i odwołania nadanych upoważnień); 5. Oświadczenia osób mających dostęp do danych osobowych o zapoznaniu się z zasadami ochrony danych osobowych określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. (lub alternatywnie określonych w polityce bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym Podmiotu) oraz oświadczeń o znajomości konsekwencji i odpowiedzialności karnej wynikającej z nieprzestrzegania przez upoważnioną osobę zasad ochrony danych osobowych; 6. Zgody na przetwarzanie danych osobowych od osoby/osób, której/rych dane są przetwarzane (jeśli dotyczy); 7. Spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 24 ww. ustawy (nazwa i adres administratora danych, cel zbierania danych, prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, dobrowolności albo obowiązku podania danych) – oryginały oświadczeń kadry pozostającej w dyspozycji Podmiotu; 8. Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 Wniosek o rejestrację zbioru danych w GIODO (jeśli dotyczy). TAK IV. Lp. 1. Kryterium Podmiot nie zalega z zapłatą należności publicznoprawnych. KRYTERIA MINIMALNE Weryfikowane dokumenty podczas sprawdzenia zgodności wpisu ze stanem faktycznym w siedzibie Podmiotu Oryginały zaświadczeń z ZUS i US Czy zakres/kryterium podlega sprawdzeniu zgodności wpisu w siedzibie Podmiotu TAK - potwierdzające, że podmiot nie zalega/ł z zapłatą należności publicznoprawnych - aktualne (tj. nie starsze niż 6 m-cy) na dzień dokonania zgłoszenia o wpis do Rejestru (data złożenia oświadczenia), na dzień jego aktualizacji (data złożenia oświadczenia) oraz podczas sprawdzenia zgodności wpisu ze stanem faktycznym. 2. Podmiot będący osobą fizyczną lub osobą prawną, nie został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karno-skarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. Podmiot będący osobą prawną, w których osoba będąca członkiem jego organów zarządzających lub wspólnikiem nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa, o których mowa wyżej. Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 Oryginały zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego - aktualne (tj. nie starsze niż 6 miesięcy) na dzień dokonania zgłoszenia o wpis do Rejestru (data złożenia oświadczenia), na dzień jego aktualizacji (data złożenia oświadczenia) oraz podczas sprawdzenia zgodności wpisu ze stanem faktycznym. TAK V. KRYTERIA WIARYGODNOŚCI Podmioty, które zadeklarują chęć realizacji usług rozwojowych finansowanych ze środków EFS Kryteria obowiązkowe Kryterium Weryfikowane dokumenty podczas sprawdzenia zgodności wpisu ze stanem faktycznym w siedzibie Podmiotu Czy zakres/kryterium podlega sprawdzeniu zgodności wpisu w siedzibie Podmiotu 1 Podmiot nie został wykluczony z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich. n/d NIE 2a Doświadczenie rynkowe Podmiotu/ Podmiotu trzeciego/osoby trzeciej w realizacji usług rozwojowych. Weryfikacja prawdziwości danych podanych przez Podmiot w zakresie listy dokumentów/dowodów księgowych potwierdzających obroty Podmiotu z tytułu świadczenia usług rozwojowych z podziałem na ostatnie 3 lata kalendarzowe: TAK - zestawienia (rejestry) sprzedaży dokonywanej w ramach działalności Podmiotu, na których Podmiot oznaczy pozycje związane z obrotami z tytułu realizacji deklarowanych usług rozwojowych; - oryginały dokumentów/dowodów księgowych dla pozycji wykazanych w zestawieniu obrotów Podmiotu (faktury, rachunki, umowy oraz sprawozdania finansowe, książka przychodów i rozchodów, PIT itp. wraz z ewidencją księgową); - w przypadku otrzymanego dofinansowania na realizację projektu w ramach POKL – informacja o weryfikacji wniosku o płatność wraz z wnioskiem o płatność (do obrotów z tytułu świadczenia usług rozwojowych wliczone zostają tylko zadania merytoryczne związane z realizacją usług rozwojowych – w celu umożliwienia weryfikacji Podmiot wskazuje nazwę zadania i/lub numery pozycji z wniosku o płatność wykazanego w obrotach); - w przypadku Podmiotu trzeciego / osoby trzeciej, Podmiot musi mieć zgodę na wykazanie ich doświadczenia (na podstawie umowy pomiędzy Podmiotem, a Podmiotem trzecim / osobą trzecią), a w momencie weryfikacji musi dysponować oryginałem tej umowy oraz dowodów księgowych (możliwość przedstawienia kopii Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem). Sprawdzenie zgodności wpisu odbywać się będzie do poziomu minimalnej liczby dokumentów potwierdzających otrzymaną liczbę punków. albo 2b Doświadczenie rynkowe Podmiotu/ Podmiotu trzeciego/osoby trzeciej w realizacji usług rozwojowych. UWAGA Kryterium dotyczy tylko Podmiotów, które spełniają 3 poniższe warunki łącznie: Weryfikacja prawdziwości deklaracji i informacji podanych przez Podmiot: - oryginały dokumentów potwierdzających spełnienie 3 warunków dotyczących kryterium tj. odpis/wypis z KRS, Statut Podmiotu lub inny równoważny dokument; - oryginały dokumentacji kursów, szkoleń i innych usług rozwojowych (dzienniki zajęć, listy obecności, umowy na świadczenie usług, itp.); - w przypadku osób trzecich Podmiot musi mieć zgodę na wykazanie ich doświadczenia (na podstawie umowy pomiędzy Podmiotem, a osobą trzecią), a w momencie weryfikacji musi dysponować oryginałami tej dokumentacji. 1) Podmiotów, które zgodnie ze statutem lub innym przewidzianym przepisami prawa dokumentem nie działają w celu osiągnięcia Sprawdzenie zgodności wpisu odbywać się będzie do poziomu minimalnej liczby zysku lub zysk w całości przeznaczają na cele dokumentów potwierdzających otrzymaną liczbę punków. statutowe, oraz w której zysk lub środki zgromadzone w ramach kapitałów lub funduszy nie są dzielone między członków, 2) Podmiotów, które realizują usługi rozwojowe dla swoich członków , 3) Podmiotów posiadających osobowość prawną. Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 TAK 3. Opinie klientów instytucjonalnych wystawione dla Podmiotu/Podmiotu trzeciego/osoby trzeciej Weryfikacja prawdziwości deklaracji Podmiotu i informacji przez niego podanych: - oryginały opinii/zaświadczeń/oświadczeń potwierdzenie, że usługa została zrealizowana; klientów instytucjonalnych TAK oraz - możliwość kontaktu/weryfikacji ustnej prawdziwości informacji zawartych w opinii/ zaświadczeniu/ oświadczeniu klienta instytucjonalnego, przedstawicielem usługobiorcy, odpowiedzialnego za odbiór usługi i/lub -możliwość kontaktu/weryfikacji ustnej prawdziwości informacji zawartych w opinii/zaświadczeniu/oświadczeniu klienta instytucjonalnego osobą odpowiedzialną za współpracę/nadzór nad usługą; - w przypadku osób trzecich Podmiot musi mieć zgodę wykazanie ich opinii (na podstawie umowy pomiędzy Podmiotem, a osobą trzecią), a w momencie weryfikacji musi dysponować oryginałami tych dokumentów. Sprawdzenie zgodności wpisu odbywać się będzie do poziomu minimalnej liczby dokumentów potwierdzających otrzymaną liczbę punków. . 4. Doświadczenie kadry świadczącej usługi rozwojowe. Weryfikacja prawdziwości deklaracji Podmiotu, poprzez: - wgląd w oryginały umów/porozumień współpracy, dokumenty potwierdzające uprawnienia do świadczenia usługi rozwojowej; - wgląd w oryginały dokumentów pomocniczych (umowy wykonawcze, rachunki/faktury, listy obecności, dzienniki zajęć, zaświadczenia/oświadczenia, protokół z odbioru prac, itp.). W przypadku osób trzecich Podmiot musi mieć zgodę na ich wykazanie (na podstawie umowy pomiędzy Podmiotem, a osobą trzecią), a w momencie kontroli musi dysponować oryginałami tych dokumentów. Sprawdzenie zgodności wpisu odbywać się będzie do poziomu minimalnej liczby dokumentów potwierdzających otrzymaną liczbę punków. Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 TAK Kryterium nieobowiązkowe 5. Pozostałe czynniki uwiarygadniające Podmiot Weryfikacja prawdziwości deklaracji Podmiotu, o których mowa w pozostałych kryteriach uwiarygadniających oraz informacji podanych w zestawieniu z projektami poprzez: - oryginały oświadczeń, zaświadczeń, certyfikatów, akredytacji, umów, umowy partnerstwa , rachunki/faktury, dowody zapłaty, referencji, opinii, pism akceptujących rozliczenie końcowe projektu itp. – weryfikacja poprawności danych wskazanych w zestawieniu; - możliwość kontaktu/weryfikacji ustnej z osobą odpowiedzialną ze strony instytucji nadzorującej/klienta za nadzór nad realizacją projektu. Sprawdzenie zgodności wpisu odbywać się będzie do poziomu minimalnej liczby dokumentów potwierdzających otrzymaną liczbę punków. Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 TAK Sekcja 2.1.1 Wszczęcie sprawdzenia zgodności wpisu do Rejestru Wszczęcie procesu wynika z planowych działań Administratora RUR lub może być doraźną reakcją na uprawdopodobnione informacje o potencjalnej niezgodności danych podanych przez Podmiot w Karcie Podmiotu ze stanem faktycznym. Administrator RUR lub inne upoważnione do tego osoby/instytucje przekazują Podmiotowi, który podlega sprawdzeniu zgodności wpisu do Rejestru zawiadomienie o: terminie przeprowadzenia czynności związanych ze sprawdzeniem zgodności wpisu zakresie planowanej weryfikacji Zawiadomienie jest przekazywane co najmniej 14 dni kalendarzowych przed wszczęciem działań związanych ze sprawdzeniem zgodności wpisu w siedzibie Podmiotu. Zasada ta nie dotyczy sprawdzenia zgodności przeprowadzanego w trybie doraźnym, które nie wymaga wcześniejszego powiadomienia. Za skuteczne uznaje się zawiadomienie przekazane faksem lub za pomocą e-maila (w formie zeskanowanego zawiadomienia). Zespół przeprowadzający sprawdzenie zgodności wpisu składa z co najmniej dwóch osób. Zespół posiada stosowne upoważnienie w formie pisemnej, wystawione przez przedstawiciela Administratora RUR, które zostanie przekazane przedstawicielowi Podmiotu w dniu rozpoczęcia czynności sprawdzających. Sekcja 2.1.2 Przebieg czynności sprawdzających zgodność wpisu do Rejestru ze stanem faktycznym oraz dowody zbierane w toku sprawdzenia zgodności wpisu do Rejestru W zależności od liczby dokumentów podlegających weryfikacji przewidywany czas prowadzenia czynności sprawdzających wynosi od 1 do 3 dni roboczych. Czas trwania weryfikacji ustalany jest przez Administratora RUR lub inne upoważnione przez niego osoby/instytucje. Zespół prowadzący czynności związane ze sprawdzeniem zgodności wpisu jest upoważniony, w granicy przyznanego upoważnienia, do: swobodnego poruszania się po terenie jednostki, wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z informacjami zawartymi w Rejestrze, żądania od Podmiotu sporządzania kopii, odpisów i wyciągów z weryfikowanych dokumentów, żądania od pracowników Podmiotu ustnych oraz pisemnych wyjaśnień, zabezpieczenia materiałów dowodowych, przyjmowania oświadczeń od Podmiotu podlegającego Sprawdzeniu zgodności. W razie ujawnienia w toku czynności sprawdzających okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa, Administrator RUR zawiadamia o tym fakcie właściwy organ. Zasady obowiązujące obie strony w trakcie przeprowadzania Sprawdzenia zgodności wpisu do rejestru: Podmiot, w miarę możliwości zapewnia obecność osób, które są w stanie udzielić na prośbę Zespołu weryfikującego niezbędnych wyjaśnień, Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 Podmiot, w miarę możliwości udostępnia odrębne pomieszczenie dla Zespołu weryfikującego, Podmiot przygotowuje wszystkie dokumenty dotyczące wpisów do Rejestru oraz umożliwia tworzenie ich uwierzytelnionych kopii i odpisów, Zespół weryfikujący obowiązuje zasada poufności oraz bezstronności, Zarówno Podmiot, jak i Zespół weryfikujący zobowiązany jest do zachowania staranności oraz nastawienia na współpracę, tak aby Sprawdzenie zgodności wpisu przebiegło jak najsprawniej. Sekcja 2.1.3 Raport z czynności sprawdzających oraz jego przekazanie Podmiotowi W wyniku sprawdzenia zgodności wpisu powstaje raport. W wyniku sprawdzenia zgodności wpisu Podmiot może otrzymać jedną z trzech kategorii, która zostanie wskazana w treści raportu: Kategoria 1 – W wyniku sprawdzenia potwierdzono zgodność zawartych w Rejestrze danych ze stanem faktycznym lub wykryto nieistotne rozbieżności, które nie wymagają podjęcia działań korygujących i nie wpływają na spełnianie przez Podmiot kryteriów. Kategoria 2 – W wyniku sprawdzenia zgodności wpisu wykryto rozbieżności, które mogą zostać poprawione. W takim przypadku Podmiot otrzymuje raport wraz z informacją, jakie rozbieżności wykryto oraz w jakim terminie należy je usunąć. Kategoria 3 – W wyniku sprawdzenia zgodności wpisu wykryto działanie niezgodne z powszechnie obowiązującym prawem lub Regulaminem RUR. W takim przypadku Podmiot otrzymuje raport wraz z informacją o wykrytych uchybieniach. Po przeanalizowaniu istotności uchybień Administrator RUR podejmuje decyzję, czy w zaistniałej sytuacji konieczne jest zawieszenie wybranych funkcjonalności lub profilu Podmiotu, przy czym zawieszenie może trwać do czasu usunięcia niezgodności lub na czas określony decyzją Administratora RUR. W przypadku zawieszenia Podmiotu w wyniku sprawdzenia zgodności wpisu, Administrator RUR za pomocą funkcjonalności Rejestru powiadamia o tym fakcie te IZ RPO, których ID pomocy zostały wykorzystane przy zapisie na trwające usługi tego Podmiotu. Raport jest sporządzany i przekazywany do Podmiotu podlegającemu sprawdzeniu zgodności wpisu w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia działań sprawdzających w siedzibie Podmiotu. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, tj. gdy sporządzenie raportu wymaga dodatkowych wyjaśnień polegających w szczególności na zasięgnięciu opinii eksperckich lub prawnych, powyższy termin może ulec wydłużeniu. O przedłużeniu ww. terminu Podmiot zostanie poinformowany pisemnie. Raport jest sporządzany przez Administratora RUR lub inne upoważnione przez niego osoby/instytucje w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: jeden przekazywany jest Podmiotowi, drugi pozostaje w siedzibie Administratora RUR. W przypadku stwierdzenia rozbieżności, które mogą zostać poprawione, Podmiot w wyznaczonym terminie przekazuje niezbędne dokumenty lub dokonuje korekty formularza rejestracyjnego, ma także prawo do złożenia wyjaśnień, jeśli nie zgadza się z ustaleniami zespołu weryfikującego. Podręcznik weryfikacji wersja 4.0 Administrator RUR lub inne upoważnione przez niego osoby/instytucje w terminie do 30 dni kalendarzowych weryfikuje przekazane dokumenty, wyjaśnienia lub poprawiony formularz rejestracyjny oraz przekazuje Podmiotowi informację o ostatecznych wynikach weryfikacji zgodności wpisu ze stanem faktycznym i ew. dalszych skutkach tej weryfikacji. Z myślą o dobru uczestników usług rozwojowych, w przypadku podjęcia przez Administratora RUR decyzji o zawieszeniu wybranych funkcjonalności lub profilu Podmiotu realizacja usług, które zostały rozpoczęte najpóźniej w dniu zawieszenia Podmiotu, będzie mogła zostać dokończona i rozliczona przez IZ RPO (jeśli dotyczy). Sekcja 2.1.4 Zasady przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z sprawdzeniem zgodności wpisu do Rejestru Administrator RUR przechowuje całość dokumentacji dotyczącej pojedynczego procesu sprawdzenia zgodności wpisu do Rejestru ze stanem faktycznym danego Podmiotu w formie oryginałów albo kopii dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem na powszechnie uznawanych nośnikach danych przez okres 10 lat kalendarzowych licząc od pierwszego dnia roku, w którym przeprowadzono czynności sprawdzające w siedzibie Podmiotu. Dokumentacja oraz wyniki sprawdzenia zgodności wpisu do Rejestru mogą być udostępniane IZ RPO oraz innym uprawnionym organom/instytucjom. Podręcznik weryfikacji wersja 4.0
