Zakres pracy działów MOK

Tekst jednolity
REGULAMIN
ORGANIZACYJNY
MIEJSKIEGO OŚRODKA KULTURY W OLKUSZU
ROZDZIAŁ I
Zakres działania i zasady funkcjonowania Miejskiego Ośrodka Kultury
Par. 1
Miejski Ośrodek Kultury w Olkuszu, zwany dalej MOK, realizuje zadania własne
określone ustawami, statutem MOK oraz uchwałami Rady Miejskiej w Olkuszu.
Par. 2
MOK kieruje dyrektor.
Par. 3
Przy załatwianiu spraw stosuje się odpowiednio postanowienia kodeksu
postępowania administracyjnego, kodeksu pracy i innych przepisów szczególnych.
Par. 4
Czynności biurowe i kancelaryjne regulowane są przepisami instrukcji kancelaryjnej.
ROZDZIAŁ II
Struktura organizacyjna Miejskiego Ośrodka Kultury
Par. 5
Strukturę organizacyjną MOK przedstawia schemat organizacyjny MOK, wskazujący
przynależność pracowników do działów, jak również bezpośrednią podległość
działów kierownictwu MOK, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
Par. 6
1. Osobami zarządzającymi MOK są :
Dyrektor MOK i Główny Księgowy MOK.
2. Dyrektora w czasie jego nieobecności zastępuje kierownik działu organizacji
imprez, kół i kursów, a pod nieobecność Dyrektora i kierownika organizacji
imprez, kół i kursów kierownik działu artystycznego. Pod nieobecność
Dyrektora, kierownika organizacji imprez, kół i kursów oraz kierownika działu
artystycznego Dyrektora zastępuje kierownik działu technicznego.
Par. 7
W ramach MOK tworzy się:
1. Dział organizacji imprez, kół i kursów
2. Dział artystyczny
3. Dział świetlicowy
4. Dział wystawienniczo-muzealny
5. Dział techniczny
6. Samodzielne stanowisko d.s. kadr
7. Samodzielne stanowisko d.s. sekretariatu
8. Dział Finansowy
ROZDZIAŁ III
Zakres działania i kompetencji kierownictwa MOK
Par. 8
Dyrektor MOK:
1. kieruje bieżącymi sprawami MOK w zakresie organizacji pracy i realizacji
zadań statutowych
2. reprezentuje MOK na zewnątrz
3. ustala strukturę organizacyjną MOK
4. wydaje decyzje dotyczące zwykłego zarządu mieniem MOK oraz podejmuje
inne decyzje należące do kompetencji MOK, bądź upoważnia do tego
odpowiednich pracowników MOK
5. podpisuje pisma i dokumenty wychodzące z MOK bądź upoważnia do tego
odpowiednich pracowników MOK
6. opracowuje projekt budżetu MOK oraz zatwierdza wydatki w granicach
budżetu MOK i innych przyznanych MOK funduszy i środków specjalnych
7. opracowuje perspektywiczne plany rozwoju życia kulturalnego miasta i gminy,
wyznacza kierunki modernizacji bazy MOK, ustala potrzeby remontowe,
zakupy i inwestycje MOK
8. podejmuje czynności wynikające z pełnienia funkcji pracodawcy i zwierzchnika
służbowego w stosunku do pracowników MOK
9. zatwierdza zakresy czynności i odpowiedzialności pracowników MOK
10. dokonuje ocen pracowników w oparciu o wyniki ich pracy i dokumenty w
aktach osobowych
11. rozstrzyga spory kompetencyjne między działami MOK
12. nadzoruje współpracę i wymianę kulturalną z innymi placówkami i
organizacjami społeczno-kulturalnymi w kraju i zagranicą.
13. przedkłada Burmistrzowi Miasta i Gminy okresowe sprawozdanie z realizacji
zadań MOK.
Par. 9
Do Głównego Księgowego MOK należy:
1. nadzór na pracą Działu Finansowego MOK
2. zadania i obowiązki wynikające z ustawy o finansach publicznych, ustawy o
rachunkowości i innych przepisów szczególnych.
ROZDZIAŁ IV
Zakres pracy działów MOK
Par. 10
1. Dział organizacji imprez, kół i kursów składa się z:
- impresariatu,
- organizacji widowni,
- kina „Zbyszek”
oraz, zależnie od zapotrzebowań społecznych, może być poszerzony o:
- kursy (np. językowe, komputerowe, nauki gry na instrumentach),
- koła zainteresowań (np. szachowe, astronomiczne, modelarskie, AA,
Czwarty Wymiar i inne o profilu rekreacyjno-rozrywkowym.)
2. Pracą działu kieruje kierownik, który:
- programuje pracę działu zgodnie z celami statutowymi MOK,
- ustala w porozumieniu z dyrekcją i kierownikami innych działów
miesięczny i roczny plan imprez własnych i zakupionych,
- czuwa nad przebiegiem w/w imprez,
- załatwia wszelkie formalności związane z zakupem i rozliczeniem
imprez bądź kursów,
- prowadzi na bieżąco sprawozdawczość dotyczącą imprez i kina
nadzoruje pracę podległych instruktorów,
organizuje i inicjuje inne formy działalności kulturalno-rozrywkowej dla
dzieci i dorosłych,
- koordynuje działalność reklamową na rzecz imprez,
- podejmuje inne działania wynikające z instrukcji obiegu dokumentów
oraz innych instrukcji i regulaminów MOK
3. Organizacja wewnętrzna działu opiera się na stanowiskach pracy
poszczególnych instruktorów, którzy:
- wykonują polecenia kierownika działu,
- realizują zadania kulturalno-oświatowe określone planem edukacyjnym
poszczególnych kół i kursów jak również planem pracy MOK,
- partycypują w organizacji i realizacji wszelkich imprez MOK i są
głównymi organizatorami przynajmniej jednej imprezy w roku,
- realizują zadania związane z zaopatrzeniem materiałowym sekcji,
- przygotowują materiały informacyjne i reklamowe kursów i kół,
- prowadzą kompleksową ewidencję pracy kół i kursów,
- organizują nabór członków do kursów i kół,
- odpowiadają za bezpieczeństwo członków kursów i kół.
-
Par. 11
1. Dział artystyczny MOK składa się z:
- sekcji teatralnych i koła miłośników teatru,
- sekcji tanecznych,
- sekcji muzycznych,
- sekcji plastycznych,
- sekcji foto i video
- klubu literackiego
- inne o profilu artystycznym
2. Pracą działu kieruje kierownik działu, który:
- planuje i inicjuje działalność artystyczną w wykonaniu zespołów MOK
zgodnie z celami statutowymi,
- nadzoruje pracę instruktorów działu i pełni wobec nich funkcje
służbowego zwierzchnika,
- koordynuje opracowanie scenariuszy imprez (w tym okolicznościowych,
konkursów, przeglądów) oraz odpowiada za ich poziom i prawidłową
realizację,
- inicjuje współpracę z instytucjami i organizacjami działającymi na rzecz
amatorskiego ruchu artystycznego,
- zna wszystkie regulaminy i przepisy MOK oraz egzekwuje ich
przestrzeganie przez podległych mu pracowników
- wykonuje inne obowiązki wynikające z instrukcji obiegu dokumentów
oaz innych instrukcji i regulaminów MOK
3. Organizacja
wewnętrzna
Działu
artystycznego
opiera
się
na
podporządkowanych kierownikowi działu stanowiskach pracy instruktorów, a
do ich zadań należy:
- kompleksowy i skuteczny nabór członków do zespołów,
-
-
opracowanie i realizowanie odpowiednich dla danego zespołu
programów edukacyjnych i planów pracy,
praca z zespołami artystycznymi,
prowadzenie ewidencji i innej dokumentacji związanej z zespołami,
organizowanie i wykonawstwo wraz z zespołem imprez własnych ( w
tym również konkursy i przeglądy) bądź zapewnienie oprawy
artystycznej imprez okolicznościowych,
udzielanie porad i konsultacje przedmiotowe ( w tym metodyczne i
repertuarowe),
organizowanie zaopatrzenia materiałowego dla zespołów,
dbałość o wyposażenie zespołów oraz prowadzenie wypożyczalni (np.
strojów, instrumentów itp),
dyżurowanie w czasie imprez,
pomoc w wykonywaniu scenografii i kostiumów i innych dekoracji dla
potrzeb MOK,
obsługa video i foto wszelkich imprez MOK.
Par. 12
1. Dział świetlicowy MOK składa się z:
filii MOK na terenie M i G Olkusz oraz WDK w Niesułowicach.
2. Pracą świetlic oraz Wiejskim Domem Kultury w Niesułowicach kierują
kierownik działu świetlic wiejskich DK podlegli bezpośrednio dyrektorowi MOK.
3. Do zakresu zadań kierowników filii należy:
- przygotowanie planów działania zgodnie ze statutem MOK,
- organizowanie bądź prowadzenie zespołów amatorskiego ruchu artystycznego
- współpraca placówek ze środowiskiem lokalnym
- upowszechnianie i kultywowanie folkloru
- zagospodarowanie czasu wolnego lokalnej społeczności
- organizowanie imprez i dbanie o ich prawidłowy przebieg
- organizowanie zaopatrzenia materiałowego dla placówki
- podejmowanie innych czynności wynikających z instrukcji i regulaminów MOK
- prowadzenie ewidencji i dokumentacji zespołów i placówek ( w tym kroniki).
Par. 13
1. Dział wystawienniczo-muzealny MOK działa w oparciu o:
- Muzeum Afrykanistyczne,
- Muzeum wikliny Władysława Wołkowskiego
- Pawilon Wystawowo-Konferencyjny
- Pracownię plastyczną MOK
2. Pracę Działu wystawienniczo-muzealnego MOK nadzoruje kierownik działu,
do którego zadań należy:
-
-
planowanie i wprowadzanie do realizacji wszelkiego rodzaju działań
plastycznych zgodnie z celami statutowymi MOK,
kierowanie i organizowanie pracy zespołu pracowników placówek
muzealnych w sposób gwarantujący sprawne funkcjonowanie muzeów,
ustalanie harmonogramów dyżurów i zastępstw na czas urlopów i
zwolnień lekarskich,
ustalanie planu pracy (w tym wystawy, wykłady) jak również planu
potrzeb i wydatków działu muzealnego,
współdziałanie w organizowaniu i wykonywaniu oprawy plastycznej
ekspozycji muzealnych jak również innych imprez MOK (w tym
scenografii),
udzielanie porad w zakresie wystroju wnętrz MOK,
inicjowanie współpracy MOK z plastykami nieprofesjonalnymi oraz
innymi placówkami prowadzącymi działalność plastyczną,
pełnienie funkcji głównego koordynatora wystaw MOK.
Par. 14
1. Dział techniczny MOK składa się z:
- zespołu obsługi technicznej imprez,
- zespołu konserwatorów, bhp i p.poż
- kinooperatorów
- komórki transportowej
- zespołu porządkowego
- portierni
- kotłowni
2. Pracę Działu gospodarczo-technicznego MOK nadzoruje kierownik działu, do
obowiązków którego należy:
- nadzór, kierowanie i organizowanie pracy osób zatrudnionych w dziale
technicznym,
- utrzymywanie
sprawności
organizacyjno-technicznej
zaplecza
technicznego obiektów,
- planowanie zakresu zakupów i remontów dotyczących infrastruktury
technicznej MOK,
- kontrola zużycia materiałów, narzędzi i sprzętu ,
- kontrola wszelkich badań okresowych w zakresie sprawności
technicznej MOK,
- nadzór nad bezpieczeństwem MOK wynikającym z przepisów bhp i
p.poż,
- realizowanie zakupów, dostaw i usług zgodnie z ustawą o
zamówieniach publicznych,
- rozliczanie faktur związanych z infrastrukturą techniczną MOK
- wykonywanie innych czynności wynikających z instrukcji i regulaminów
MOK
3. Do zadań Działu należy:
W zakresie obsługi technicznej imprez:
- rozwieszanie reklam dotyczących imprez MOK,
- przygotowywanie zaplecza technicznego imprez (scena, widownia itp.),
- montaż dekoracji,
- nagłośnienie i oświetlenie imprez,
- obsługa zaplecza sceny w czasie trwania imprez,
- demontaż dekoracji i innego sprzętu po zakończeniu imprez,
W zakresie konserwacji:
- prowadzenie
magazynku
narzędzi
i
innych
materiałów
eksploatacyjnych,
- bieżące usuwanie usterek w obiektach MOK,
- inwentaryzowanie i czuwanie nad sprawnością wszelkich instalacji i
urządzeń w obiektach MOK,
- przeprowadzanie okresowych przeglądów i konserwacji inwentarza
MOK,
- dbanie o czystość i porządek w warsztatach i na zapleczu obiektów
MOK,
- wykonywanie prac związanych z zabezpieczeniem mienia i
bezpieczeństwa w MOK.
- wykonywanie prac związanych z bhp i ochroną p.poż.
W zakresie portierni:
- dozorowanie posesji MOK mające na celu ochronę przed zniszczeniem
i kradzieżą oraz zachowanie porządku,
- egzekwowanie zakazu picia alkoholu,
- utrzymywanie porządku i pielęgnowanie zieleni, usuwanie śmieci,
omiatanie obiektu MOK,
- odśnieżanie, posypywanie piaskiem i sprzątanie po odwilży,
- współdziałanie z zespołem konserwatorów w usuwaniu usterek,
- obsługiwanie szatni w czasie imprez i pomaganie bileterowi,
w zakresie obsługi kotłowni:
- ogrzewanie posesji MOK,
- czuwanie nad sprawnością techniczną kotłowni
Par. 15
Do samodzielnych stanowisk podlegających bezpośrednio Dyrektorowi MOK
W zakresie kadr należy:
- prowadzenie akt osobowych pracowników,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
- wypisywanie umów o pracę, świadectw pracy oraz angaży
pracowników nowo zatrudnionych
- rejestrowanie druków zakresie L-4
- sporządzanie
wykazów
dni
nominalnych
pracowników
niepełnoetatowych, danych o stanie zatrudnienia na koniec roku,
wniosków premiowych, wniosków urlopowych, wniosków o wypłacenie
jubileuszy, ekwiwalentów za urlop, innych wypłat wynagrodzeń oraz
danych do sporządzenia miesięcznych informacji do PEFRON,
kierowanie pracowników na profilaktyczne badania okresowe oraz do
celów sanitarno-epidemiologicznych
w zakresie sekretariatu należy:
- obsługa biurowa MOK,
- prowadzenie kancelarii ogólnej,
- przyjmowanie i ewidencja korespondencji,
- informacja wewnętrzna,
- obsługa telefoniczna MOK
- inne czynności wynikające z instrukcji kancelaryjnej oraz innych
instrukcji i regulaminów MOK
-
Par. 16
1. Dział Finansowy MOK składa się z:
- księgowości,
- kasy.
2. Pracą działu kieruje Główny Księgowy MOK, a jego obowiązki wynikają z
nadzoru nad działalnością działu.
3. Do zadań działu finansowego należy:
W zakresie księgowości:
 prowadzenie obsługi finansowej i księgowej MOK zgodnie z organizacją
przyjętą w regulaminie MOK
 koordynowanie prac związanych z opracowywaniem projektu budżetu
MOK, zapewnienie prawidłowego przebiegu wykonania budżetu
 planowanie składników budżetu o charakterze dyrektywnym np.
funduszu płac, pochodnych i innych
 opracowywanie projektów zarządzeń dotyczących gospodarki
finansowej
 sprawdzanie dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym
(dokumenty księgowe gotówkowe i bezgotówkowe)
 księgowanie na kontach analitycznych, syntetycznych (ewidencja
komputerowa) dokumentów księgowych (raporty bankowe, kasowe,
polecenia księgowania, faktury, rachunki i inne), sporządzanie
wydruków kont analitycznych i syntetycznych na koniec miesiąca
(dziennik, zestawienie obrotów i sald księgi głównej), dowodów
polecenia księgowania.
 uzgadnianie sald kont rozrachunkowych, prowadzenie korespondencji z
odbiorcami i dostawcami (wezwania do zapłaty, potwierdzenia sald,
wystawianie not odsetkowych),ściąganie prawomocnych należności
 wypisywanie faktur dotyczących sprzedaży wg umów , dyspozycji
kierowników działów z określonymi terminami płatności
 sprawdzanie zestawień sprzedaży z kas fiskalnych z raportami
dobowymi i miesięcznymi
 sporządzanie rejestrów VAT zakupów i sprzedaży oraz deklaracji VAT-7
 prowadzenie ewidencji komputerowej środków trwałych (wprowadzanie
na stan, likwidacja, przesunięcia w oparciu o dokumenty księgowe)
naliczanie amortyzacji i umorzeń na koniec każdego miesiąca i
sporządzanie poleceń księgowania (w oparciu o plan amortyzacji),
rozliczanie inwentaryzacji środków trwałych wg określonych terminów.
 prowadzenie ewidencji ilościowej pozostałych środków trwałych w
księgach inwentarzowych( wprowadzanie , odpisywanie ze stanu i inne
operacje w oparciu o dostarczone dokumenty), rozliczanie spisów
inwentaryzacyjnych
 przyjmowanie, rejestracja i rozliczanie dokumentów bezgotówkowych.,
sporządzanie przelewów do banku w oparciu o dowody podpisane
przez uprawnione osoby pod względem merytorycznym, czuwanie nad
terminami płatności faktur, rachunków i terminami odprowadzania
podatków do Urzędu Skarbowego, do UMIG i składek ZUS.
 sporządzanie list płac, obliczanie zasiłków chorobowych pracowników
MOK
 ustalenie praw do zasiłków wychowawczych, macierzyńskich,
opiekuńczych, pielęgnacyjnych.
 sporządzanie deklaracji ZUS i raportów miesięcznych dla pracowników
zatrudnionych na umowę o pracę i inne umowy, deklaracji podatkowych
PIT 4, PIT 11, PIT 8/A, IFT-1R , informacji do PEFRON
 prowadzenie kartotek wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na
umowę pracę i inne umowy
 sporządzanie sprawozdań i bilansów jednostki
 współdziałanie z innymi instytucjami ( ZUS, Urząd Skarbowy, UMiG) i
bankiem w zakresie spraw finansowo-księgowych
 sporządzanie deklaracji podatku od nieruchomości w oparciu o dane z
działu technicznego
 przygotowanie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego, prowadzenie protokołu zgodnie z ustawą–Prawo zamówień
publicznych
 sporządzanie rocznego planu zamówień publicznych, aktualizacja planu
zamówień w trakcie roku obrachunkowego
 inne czynności wynikające z instrukcji i regulaminów MOK
w zakresie kasy:
 właściwe przechowywanie i zabezpieczanie gotówki i innych walorów (m
in. czeków gotówkowych).
 podejmowanie środków i w razie potrzeby odprowadzanie do banku
 dokonywanie operacji gotówkowych (wypłat i przyjmowanie wpłat) na
podstawie dowodów przychodowych i rozchodowych podpisanych
przez uprawnione osoby pod względem merytorycznym, formalnym i
rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty.
 wpłacanie zatwierdzonych do wypłaty zaliczek oraz czuwanie nad
terminem ich rozliczania.
 sporządzanie prawidłowych raportów kasowych
 inne czynności wynikające instrukcji kasowej oraz innych instrukcji
Głównego regulaminów MOK