prezentacja-wskazówki do wypełniania wniosku

Konkurs ofert organizacji
pozarządowych
2010
Czarna Białostocka 6.11.2009 r.
1
Omówienie elementów formularza
Formularze do pobrania są
dostępne na stronie
internetowej
www.czarnabialostocka.pl
w zakładce „Inne”
Oferta realizacji zadania
publicznego
Sprawozdanie z wykonania
zadania publicznego
2
Przed przystąpieniem do wypełniania
wniosku należy:
 Dokładnie zapoznać się z treścią ogłoszenia, oraz wytycznymi tam
zawartymi
 Dokumenty wymagane:
- Aktualny statut, o ile nie znajduje się w bazie urzędu, (jeśli jest
to wystarczy oświadczenie)
- aktualny odpis KRS ważny od momentu wydania 6 m-cy (nie
dotyczy jednostek organizacyjnych)
- sprawozdanie merytoryczne i finansowe organizacji za rok 2008
- oświadczenie partnera lub/i wolontariusza (o ile dotyczy)
- streszczenie oferty (m.in.uzasadnienie zakwalifikowania do
wybranego zadania)
3
Ocena formalna













Wniosek złożony w terminie
Wniosek złożony na właściwym formularzu (dostępny
w GCI, oraz na stronie internetowej Urzędu Miejskiego).
Kompletność wniosku (uzupełnione wszystkie rubryki).
Złożenie sprawozdania merytorycznego i finansowego za poprzedni
rok (2008).
Harmonogram działań oferty.
Statut / oświadczenie o aktualności i dostępności w bazie Urzędu.
Kopia wypisu z KRS (max. 6 m-cy od daty wydania)
Oświadczenie partnera/wolontariusza o współpracy (jeśli dotyczy)
Sprawozdanie z realizacji poprzedniej oferty (jeśli dotyczy).
Wkład własny (min. 20%) – rzeczowy, lub osobowy, lub finansowy,
Kwota wnioskowana niższa niż kwota przewidziana w danym rodzaju
zadania.
Zgodność ofert z zadaniem przedstawionym w ogłoszeniu o konkursie
Streszczenie projektu (obejmujące m.in.. Uzasadnienie wyboru
zadania)
4
Ogólne zasady wypełniania oferty:
 Przeczytaj uważnie ogłoszenie o konkursie
 Należy wypełnić maszynowo, komputerowo lub
odręcznie pismem czytelnym,
 Wszystkie rubryki muszą być wypełnione zgodnie
ze wskazówkami podanymi w samym formularzu,
nie wypełnienie jakiejkolwiek rubryki powoduje
odrzucenie oferty ze względów formalnych,
 Wstawić „Brak”, „Nie dotyczy” w rubrykach,
które nie będą wypełniane
5
Formularz do konkursu ofert
…………….
(pieczęć organizacji pozarządowej*/
podmiotu*/jednostki organizacyjnej)
…………………
Data i miejsce złożenia oferty
OFERTA
ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ*/ PODMIOTU*/JEDNOSTKI
ORGANIZACYJNEJ*
REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO
......................................................
(rodzaj zadania)
w okresie od ............. do ..................
Obejmuje czas związany z etapem przygotowawczym, realizacją,
rozliczeniem finansowym i obsługą księgową projektu.
składana na podstawie przepisów działu II rozdziału 2 ustawy
z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z późn. zm.)
6
W FORMIE
POWIERZENIA WYKONYWANIA ZADANIA*
WSPIERANIA WYKONANIA ZADANIA*
PRZEZ
Urząd Miejski w Czarnej Białostockiej
.........................................................
(nazwa organu zlecającego)
WRAZ Z
WNIOSKIEM O PRZYZNANIE DOTACJI ZE ŚRODKÓW
PUBLICZNYCH
W KWOCIE .................................
Należy podać kwotę dotacji, o jaką podmiot się ubiega a nie
koszt całkowity zadania.
Kwota dotacji nie może stanowić 100% całkowitej wartości projektu
I. Dane na temat organizacji pozarządowej*/
podmiotu*/ jednostki organizacyjnej*
1) pełna nazwa Należy podać pełną nazwę oferenta ubiegającego
się o dofinansowanie na realizację zadania………………..
2) forma prawna Należy podać status prawny oferenta ( tj.
stowarzyszenie fundacja itp.......................................................
3) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w innym rejestrze*
ważny max. 6 m-cy od dnia wydania (dokument wskazuje osoby
uprawnione do podpisywania umów)
4) data wpisu , rejestracji lub utworzenia (dzień/miesiąc/rok)
.......................................................................................................
5) nr NIP ............................... nr REGON........................................
6) dokładny adres: miejscowość ....................
ul. .......................................
gmina...............................
powiat................................................................................
8
województwo....................................................................
7) tel……………..…………….., faks……….…………………….,
e-mail:………………………, http:/…………………….……….
8) nazwa banku i numer rachunku. Należy podać dane rachunku bankowego
oferenta
9) Nazwiska i imiona osób upoważnionych do podpisywania umowy o
wykonanie zadania publicznego. Należy podać dane osoby lub osób wraz z
podaniem funkcji, jaką pełnią w organizacji, które zgodnie z postanowieniem statutu
lub innego aktu wewnętrznego są upoważnione do reprezentowania oferenta
10) nazwa, adres i telefon kontaktowy jednostki bezpośrednio wykonywającej
zadanie, o którym mowa w ofercie. Należy podać nazwę, adres i telefon
kontaktowy
placówki
(jednostki
organizacyjne),
która bezpośrednio
wykonywała zadania, na które wnioskodawca ubiega się o dofinansowanie.
będzie
11) osoba upoważniona do składania wyjaśnień i uzupełnień
dotyczących oferty (imię i nazwisko oraz nr telefonu
kontaktowego).
Należy podać dane osoby upoważnione do kontaktów w
prawach dotyczących wyjaśnień i uzupełnień składanych do oferty
12) przedmiot działalności statutowej:
Należy podać przedmiot
działalności statutowej określony w statucie lub w innym akcie wewnętrznym z
podziałem na działalność odpłatną i nieodpłatna pożytku publicznego. Podział
ten powinien wynikać ze statutu.
a) działalność statutowa nieodpłatna
ze statutu
b) działalność statutowa odpłatna
ze statutu
13) jeżeli organizacja pozarządowa*/ podmiot*/
jednostka organizacyjna*/ prowadzi działalność
gospodarczą:
Należy wypełnić w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej podając
przedmiot tej działalności )określonym w statucie lub w innym akcie
wewnętrznym) oraz numer wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym
Rejestrze Sądowym. W przypadku organizacji, które mają zapis o możliwości
prowadzenia działalności gospodarczej w statucie lub inny akcie wewnętrznym,
ale takiej działalności nie podjęły i tym samym nie miały obowiązku rejestracji w
rejestrze przedsiębiorstw należy wpisać „nie dotyczy”.
a) numer wpisu do rejestru przedsiębiorców,
b) przedmiot działalności gospodarczej
II. Opis zadania
1. Nazwa zadania
Należy podać nazwę zadania, termin (np. 1 -14 lipiec) i czas
realizowania zadania (np. 14 dni, cały roku)
2. Miejsce wykonania zadania
Należy określić miejsce wykonania zadania ( np. siedziba
organizacji, plac, boisko łącznie z podaniem ulicy)
3. Cel zadania Ocena merytoryczna 0-5 (dostępność dla osób spoza organizacji)
Należy określić cele zadania, bezpośrednich adresatów zadania oraz
zidentyfikować i opisać problem społeczny na jaki ono odpowiada.
12
4. Szczegółowy opis zadania /spójny z kosztorysem/ Ocena merytoryczna: innowacyjność,
cykliczność, sposoby upowszechniania informacji o gminie
Należy szczegółowo opisać zadanie. Podać jakie działania będą podjęte przy realizowaniu
zadania. Uwzględniając informacje o ich innowacyjnym, nowatorskim lub modelowym
charakterze lub wykazać cykliczny charakter zadania lub jego części. Należy liczbowo określić
skalę działań podejmowanych przy realizacji zadania. Użyte miary muszą być adekwatne dla
danego zadania i spójne z kosztorysem oferty tzn. że musi istnieć logiczna spójność pomiędzy
opisywanymi w tym punkcie działaniami, jakie zostaną podjęte w ramach zadania, a
poszczególnymi kosztami znajdującymi w kosztorysie oferty.
5. Harmonogram planowanych działań z podaniem terminów ich rozpoczęcia i
zakończenia / wraz z liczbowym określeniem skali działań planowanych
przy realizacji zadania / należy użyć miar adekwatnych dla danego zadania,
np. liczba świadczeń udzielanych tygodniowo, miesięcznie, liczba adresów/
Należy opisać w kolejności działania jakie wnioskodawca zamierza podjąć przy
realizacji zadania z terminem ich podjęcia i zakończenia.
Lp. Rodzaj działań
1. Opracowanie i
druk plakatu
2. Prowadzenie zajęć
świetlicowych
3. Rekrutacja
uczestników wyjazdu
Rozpoczęcie realizacji
Luty 2007
Zakończenie realizacji
Marzec 2007
Skala przedsięwzięcia:
100szt.
Styczeń 2007
Grudzień 2007
16 zajęć dla 20 os. grupy
Kwiecień 2007
Kwiecień 2007 r
1 wyjazd dla 20 os. grupy
6. Zakładane rezultaty realizacji zadania.
.
Należy opisać jakie są zakładane rezultaty realizacji,
czy oraz w jakim stopniu realizacja zadania zmieni
sytuację adresatów, przyczyni się do rozwiązania
problemu społecznego lub złagodzenia jego
negatywnej sytuacji.
Wskazane jest aby zakładane rezultaty były mierzalne,
np. w ramach realizacji zadania 20 zawodników
podniesie swoje umiejętności sportowe.
III. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania
1. Całkowity koszt zadania (tylko i wyłącznie koszt finansowy)...........................
Całkowita wartość projektu …………………………………………….
(koszty finansowe + wartość wkładu niefinansowego)
Rodzaj miary
Koszt całkowity
Z tego
wnioskowanej
dotacji
2
1
1
300
500
300
300
2,00
os.
os.
os.
szt.
1000
300
300
600
1.000
300
600
Z tego z
finansowych śr.
własnych, śr. z
innych źródeł oraz
wpłaty i opłaty
adresatów
Koszt jednostkowy
Koszty osobowe związane z zarządzaniem
projektem:
-Wynagrodzenie za obsługę księgową
-Wynagrodzenie koordynatora
Koszty merytorycznie związane z
wdrażaniem:
-druk plakatów – zakup usługi
-artykuły spożywcze na warsztaty
Koszty administracyjne
TYLKO
Ilość jednostek
Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów
Rodzaj kosztów

Lp.
300
Ogółem
KOSZTY FINANSOWE , KTÓRE BĘDĄ
POTWIERDZONE FAKTURĄ/RACHUNKIEM!
15
W ramach dotacji możliwe jest
finansowanie:
1. Kosztów osobowych:
- Koszty związane z obsługą projektu do 15% dotacji (koordynator, obsługa
księgowa)
2. Kosztów rzeczowych np.:
- artykuły spożywcze
- wydruk ulotek
- sprzęt sportowy
- zakup usług transportowych (rozliczenie na podstawie faktury
za wynajem autokaru, bilety transportu publicznego –
NIE UWZGLĘDNIANA BĘDZIE FAKTURA ZA PALIWO i Podróż
SAMOCHODEM PRYWATNYM)
W przypadku zakupu usługi uzasadnionej realizacją projektu należy w
budżecie dokonać zapisu „zakup usługi”)
3. Kosztów administracyjnych:
- opłaty za telefon, energię, itp. (na podstawie rachunków)
Koszty traktowane jako wkład własny finansowy jedynie na
podstawie rachunków opatrzonych opisem części wydatku
związanego z realizacją projektu.
16
Przykłady wyliczania kosztów:
-
-
-
Koszty wynajmu:
Najlepiej gdy w danej jednostce jest dokument regulujący warunki i
ceny wynajmu pomieszczeń. Wówczas zgodnie z zapisami
Zarządzenia (w zależności jak to jest sprecyzowane) określamy koszt
tego wynajmu,
np. 2 dni x 5 godz. x 25,00 zł/godzina = 250,00 zł
Wkład własny w postaci sprzętu komputerowego, rzutnika –
Niedopuszczalne jest wskazywanie wartości sprzętu posiadanego
przez organizację i wykorzystywanego do projektu jako wkład własny.
Należy oszacować ewentualne koszty wynajmu sprzętu na okres
wykorzystywania w projekcie np.2 dni.
laptop – 2 dni x 8 godz. x 30,00 zł = 480,00 zł
Wynagrodzenie trenera:
Podobnie trener np. 3 dni x 3 godz. x 20,00 zł/ godz. = 180,00 zł. 17
Wkład własny niefinansowy
Szczególnie, gdy nie wnosimy własnego
wkładu finansowego) ważnym jest staranne
udokumentowanie wysokości wkładu
niefinansowego, tak aby bez zastrzeżeń
można było udowodnić jego kalkulację.
Jeśli na etapie oceny formalnej okaże się,
iż oferent nie wniósł wymaganego wkładu
własnego (taka oferta zostanie
odrzucona!!!!!!!!!!)
18
3. Uwagi mogące mieć znaczenie przy ocenie kosztów.
Inne ważne informacje, które ułatwią analizę budżetu, a
które nie uwzględnione zostały wcześniej.
Można opisać dokładniej pozycje zawarte w budżecie.
IV. Przewidywane źródła finansowania zadania:
1. Należy określić z jakiego źródła i w jakiej wysokości (wnioskowana kwota
dotacji, środki własne, środki z innych źródeł oraz wpłaty i opłaty adresatów)
będzie finansowy koszt realizacji zadania.
Źródło finansowania
Wnioskowana kwota dotacji
Finansowe środki własnych, środki z innych
źródeł oraz wpłaty i opłaty adresatów*
zł
%
1.000 zł
20%
3.000 zł
80%
TYLKO KOSZTY FINANSOWE , KTÓRE BĘDĄ
POTWIERDZONE FAKTURĄ/RACHUNKIEM!
/z tego wpłaty i opłaty adresatów zadania
……………….……..………………..zł/
Ogółem
100%
20
2. Informacja o uzyskanych przez organizacje od sponsorów, środkach
prywatnych lub publicznych, których kwota została uwzględniona
w ramach środków własnych.*
Ocena merytoryczna 0-15
Należy uszczegółowić informacje zawarte w tabeli pkt 1(źródło finansowania).
Należy podać uzyskane przez organizację od sponsorów, środków prywatnych i
publicznych, których kwota została uwzględniona w ramach środków własnych.
3. Rzeczowy/np. lokal, sprzęt, materiały/oraz osobowy/np. wolontariusze/
wkład własny w realizację zadania z orientacyjną wyceną. (0-5) (0-5)
Należy określić rzeczowy wkład własny w realizację zadania z orientacyjną ale
REALNĄ wyceną, czyli tzw. wkładem pozafinansowym (np. świadczenia
wolontariusz, sprzęt organizacji/partnera wykorzystywany do realizacji projektu
itp).
V. Inne wybrane informacje dotyczące zadania
1. Partnerzy biorący udział w realizacji zadania /ze szczególnym
uwzględnieniem administracji publicznej/. Ocena merytoryczna 0-5
Należy podać informacje czy oferent przewiduje i w jakim zakresie
aktywny udział partnerów przy realizacji zadania ze szczegółowym
uwzględnieniem administracji publicznej. Należy wymienić nazwy
tych partnerów i zakres działań.
Do oferty należy również dołączyć umowę z partnerem lub
oświadczenie partnera.
22
2. Zasoby kadrowe – przewidywane do wykorzystania przy realizacji
zadania /informacje o kwalifikacjach osób, które będą zatrudnione przy
realizacji zadań oraz o kwalifikacjach wolontariuszy/.
Ocena merytoryczna 0-5pkt
Należy podać posiadane zasoby kadrowe, które są konieczne z punktu widzenia
realizacji zadania np. ogólna liczba osób pracujących przy realizacji zadania w
tym wolontariusze oraz inne informacje o zasobach kadrowych, w tym o
kwalifikacjach osób zatrudnionych przy realizacji zadania oraz o kwalifikacjach
wolontariuszy.
3. Dotychczasowe doświadczenia w realizacji zadań podobnego rodzaju /ze
wskazaniem, które z tych zadań realizowane były we współpracy z
administracją publiczną/. Ocena merytoryczna 0-5pkt.
Należy podać informacje czy oferent i placówka bezpośrednio wykonująca zadania
oraz partnerzy posiadający doświadczenie w realizacji zadań podobnego rodzaju.
4. Informacja o tym, czy oferent przewiduje korzystanie przy
wykonaniu zadania z podwykonawców /określenie rodzaju
podwykonawców wraz ze wskazaniem zakresu, w jakim będą
uczestniczyć w realizacji zadania/.
Należy podać informacje czy oferent przewiduje korzystanie przy
wykonaniu zadania z podwykonawców. Należy podać nazwę, adres oraz
rodzaj podwykonawców wraz ze wskazaniem zakresu, w jakim będą
uczestniczyć w realizacji zadania.
PODWYKONAWSTWO
 Podwykonawstwo polega na zatrudnieniu podmiotu
wykonującego daną działalność zawodowo lub jako
przedsiębiorca na swój rachunek i niebezpieczeństwo.
Podwykonawca zazwyczaj jest odpowiedzialny za dany odcinek
czy rodzaj prac.
 Nie w każdej sytuacji zatem podwykonawcą będzie osoba, która
wykonuje dla wykonawcy pewne prace na podstawie umowy
zlecenia (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 21 lipca 2008 r.;
sygn. akt KIO/UZP 691/08). Pewną podpowiedzią, jak ocenić, czy
osoba współpracująca z wykonawcą jest podwykonawcą może
być to, czy czynności realizowane przez inne niż wykonawca
osoby są czynnościami pomocniczymi do realizacji
zamówienia, czy też stanowią faktyczne wykonywanie części
zamówienia (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 20 listopada
2008 r.; sygn. akt KIO/UZP 1243/08).
25
Podstawą rozliczenia wniosku jest właściwe
wydatkowanie i udokumentowanie poniesionych
wydatków:




Zapis § 10 umowy – przyznane środki finansowe Zleceniodawca jest zobowiązany
wykorzystać w terminie 14 dni od dnia wskazanego jako termin końcowy wykonania
zadania.
Dotyczy to tylko:
- FV płatnych przelewem (z terminem płatności np. 14 dni)
- zaliczka na podatek dochodowy od umów o dzieło i umów zlecenie powinny
być odprowadzone do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (żeby
wydatek został uznany za zgodny z zapisami umowy podatek należy
odprowadzić do 14
Dokumenty:

FV

Rachunki

Dokumenty o równoważnej wartości dowodowej

Wystawione na organizację realizującą zadanie.

(ale nie paragony)
Opisy FV, rachunków:
Wydatek dotyczy poz. …….zestawienia kosztów realizacji zadania
………….Opłacono ze środków dotacji Urzędu Miejskiego w Czarnej Białostockiej nr
umowy z dnia w wysokości …………..
26
Opisy FV, rachunków:
Wydatek dotyczy poz. …….zestawienia
kosztów realizacji zadania pt.………….
Opłacono ze środków dotacji Urzędu
Miejskiego w Czarnej Białostockiej
nr umowy……. z dnia……….. w wysokości
…………..
27