instrukcja wypełniania sprawozdania
advertisement
WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE WYPEŁNIANIA SPRAWOZDANIA Z REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO UWAGA! • Sprawozdanie częściowe lub końcowe składa się w terminie wyznaczonym w umowie Sprawozdanie składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na adres Zleceniodawcy • Sprawozdanie należy wypełnić komputerowo, maszynowo lub pismem drukowanym. Wszystkie pozycje formularza sprawozdania muszą zostać wypełnione. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana piszemy: „nie dotyczy” • Nie jest dopuszczalne samodzielne nanoszenie jakichkolwiek zmian we wzorze formularza sprawozdania. • Wszystkie dokumenty składane w formie kserokopii muszą być potwierdzone na każdej stronie za zgodność z oryginałem wraz z datą i podpisem osoby (osób) uprawnionej (uprawnionych) do reprezentacji Beneficjenta zgodnie z obowiązującymi przepisami 1 SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE1))2) Niepotrzebne skreślić z wykonania zadania publicznego Wypełnić zgodnie z §1 ust.1 Umowy (tytuł zadania publicznego) w okresie od ................ do .................Wypełnić zgodnie z §2 pkt.1 Umowy określonego w umowie nr .............. ( Podać numer Umowy) zawartej w dniu ....Podać datę zawarcia Umowy....... pomiędzy .......................................................................................................... (nazwa Zleceniodawcy) a .............................................................................................................. (nazwa Zleceniobiorcy/(-ów), siedziba, nr Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji3)) Data złożenia sprawozdania4 Wypełnia Urząd Gminy w Gdowie 2 Część I. Sprawozdanie merytoryczne 1. Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego. Należy opisać szczegółowo czy i jak cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte i zrealizowane. Jeżeli cele nie zostały zrealizowane należy wyjaśnić dlaczego ( należy wskazać odstępstwa od założeń zawartych w ofercie i wyjaśnić ich przyczynę). Należy napisać jaką grupę adresatów objęło zadanie publiczne ( w odniesieniu do zapisów zawartych w ofercie) Należy napisać jak zrealizowanie zadania wpłynęło na grupę adresatów tego zadania. W przypadku sprawozdania częściowego należy opisać w jakim stopniu wykonane do tej pory działania pozwoliły przybliżyć osiągnięcie zaplanowanych celów i czy objęły planowaną grupę adresatów. W tym punkcie trzeba się odnieść do informacji zawartych w części III pkt 6 oferty. 2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III pkt 9 oferty. 5) Poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego wraz z krótkim opisem wykonania zadania Terminy realizacji poszczególnych działań Zleceniobiorca(-y) lub inny podmiot, który wykonywał działanie w zakresie realizowanego zadania publicznego Należy opisać szczegółowo, w jaki sposób zaplanowane w ofercie działania zostały zrealizowane, opis powinien być zgodny z układem zawartym w ofercie Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem 3 zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji Beneficjent wypełniając tę część sprawozdania bierze pod uwagę aktualny harmonogram realizacji zadania publicznego – zgodny z umową UWAGA! Do sprawozdania powinny być również załączone dowody potwierdzające realizację poszczególnych opisanych w tym punkcie przedsięwzięć: ulotki, plakaty, materiały szkoleniowe, zdjęcia, listy obecności itp. 3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego wykonanie Należy opisać, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego wykonanie. Punkt ten dotyczy wyłącznie beneficjentów, którzy z otrzymanej dotacji realizowały zadania inwestycyjne. Jeżeli Beneficjent z otrzymanej dotacji nie realizował zadań inwestycyjnych w tym punkcie pisze NIE DOTYCZY 4 4. Opis osiągniętych rezultatów Należy napisać jakie rezultaty zostały osiągnięte podczas realizacji zadania, w odniesieniu do zakładanych rezultatów realizacji zadania publicznego, określonych w punkcie 10 części III oferty. W przypadku wystąpienia odstępstw w stosunku do oferty należy wyjaśnić ich przyczynę. Rezultatami jakościowymi są np. podniesienie kwalifikacji, zagospodarowanie czasu wolnego, poprawa wyników sportowych itp. Rezultatami ilościowymi są konkretne liczby związane z realizacja zadania publicznego np. ilość uczestników zadania, liczba przeprowadzonych zajęć, ilość zorganizowanych imprez itp. 5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania6) Należy podać informacje liczbowe związane z realizacją zadania publicznego np. ilość uczestników zadania, liczba zorganizowanych imprez, ilość przeprowadzonych zawodów, treningów itp. Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt 9. 5 Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) I II III IV Koszty merytoryczne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez …(nazwa Zleceniobiorcy)8 1) …….. 2) …….. Koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez …(nazwa Zleceniobiorcy)8 1) …….. 2) …….. Inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez …(nazwa Zleceniobiorcy)8 ) :1) …….. 2) …….. Ogółem z tego pokryty z dotacji koszt całkowity z tego pokryty z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariusz y z tego z pokryty dotacji z tego pokryty z finansowy ch środków własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publiczne go Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania publicznego (w zł) z tego z z tego z tego z z tego finansowy pokryty z finansowy pokryty z ch wkładu ch wkładu środków osobowego, środków osobowego, własnych, w tym pracy własnych, w tym pracy środków społecznej środków społecznej z innych członków z innych członków źródeł, w i świadczeń źródeł, w i świadczeń tym wpłat wolontariusz tym wpłat wolontariusz i opłat y i opłat y adresatów adresatów zadania zadania publiczne publiczne go go Poprzedni okres sprawozdawczy (w zł)7) koszt całkowity z tego pokryty z dotacji Całość zadania zgodnie z umową (w zł) koszt całkowity Lp. Rodzaj kosztów W I kolumnie Całość zadania zgodnie z umową W II kolumnie Poprzedni okres sprawozdawczy W III kolumnie Bieżący okres sprawozdawczy Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów z kosztorysu z zachowaniem wszystkich występujących w kosztorysie pozycji i w tej samej kolejności. Dotyczy wyłącznie okresu objętego poprzednim sprawozdaniem Należy określić faktycznie poniesione wydatki w danym okresie sprawozdawczym Wypełnić tylko w przypadku, gdy podczas realizacji zadania sporządzono sprawozdanie częściowe. 6 UWAGA! Używane słowo „kosztorys” oznacza kosztorys obowiązujący zgodnie z umową, a zatem może to być kosztorys zawarty w ofercie, zaktualizowany kosztorys, stanowiący załącznik do umowy, lub kosztorys zmieniony aneksem. • W poszczególnych pozycjach kosztorysu dopuszcza się zwiększenie wydatków pochodzących z dotacji o nie więcej niż 15 proc. (§11 ust.4 umowy) bez konieczności aneksowania umowy. Przykład: Jeśli w kosztorysie założyliśmy, że koszt zakupu stołu pingpongowego z dotacji wyniesie 200 zł, to rzeczywisty koszt zakupu stołu wykazany w sprawozdaniu nie może być wyższy niż 230 zł (200 zł +15%z 200 zł =230 zł). W przypadku braku aneksu do umowy kwota powyżej ustalonego limitu ( w tym wypadku powyżej 230 zł) nie zostanie zakwalifikowana jako wydana z dotacji lecz jako środki własne Beneficjenta. Do kwot kwalifikowanych jako zrealizowane z dotacji uznaje się: rzeczywiste wydatki do wysokości zadeklarowanych w poszczególnych pozycjach kosztorysu z uwzględnieniem 15 proc. limitu podwyższenia. • Zwiększając limity w poszczególnych pozycjach kosztorysu o 15 proc. należy pamiętać, że wysokość przyznanej dotacji nie może ulec zmianie i procentowy udział dotacji w całkowitym koszcie zadania nie może być wyższy niż zadeklarowany w kosztorysie i zapisany w §5 ust. 2 Umowy. • Jeżeli suma kosztów zakwalifikowanych jako wydane z dotacji nie będzie równa sumie pobranej dotacji, różnica będzie podlegała zwrotowi na rachunek Zleceniodawcy Jeżeli w kosztorysie dokonano dopuszczonych umową przesunięć należy to zaznaczyć w Uwagach, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków ( poniżej tabelki) 7 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania Źródło finansowania Całość zadania (zgodnie z umową) zł Koszty pokryte z dotacji: Z tego z odsetek bankowych od dotacji Koszty pokryte ze środków finansowych własnych: Koszty pokryte ze środków finansowych z innych źródeł (ogółem): % Kolumna musi być odzwierciedleniem tabeli „ Całość zadania” – pkt.2 części IV oferty znajdujący się w złożonej w ofercie lub zaktualizowanym kosztorysie Bieżący okres sprawozdawczy – za okres realizacji zadania zł % Kolumna musi być odzwierciedlenie m rzeczywistych źródeł i kosztów realizowanego zadania. Z tego: Z wpłat i opłat adresatów zadania publicznego: Z finansowych środków z innych źródeł publicznych (w szczególności: dotacji z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego, funduszy celowych, środków z funduszy strukturalnych: Z pozostałych źródeł: Koszty pokryte z wkładu osobowego (w tym świadczeń wolontariuszy, pracy społecznej członków) Ogółem: 100% 100% Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków: ....................................................................................................................................................................................... . Należy opisać wybrane pozycje budżetowe, które wymagają dodatkowych objaśnień, podać uzasadnienia dokonanych przesunięć...................................................... 3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym 8 Należy określić ewentualną kwotę przychodów uzyskanych ze środków dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym organizacji – odsetek bankowych, lokat oraz sposób wykorzystania tych środków. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania ewentualnych przychodów uzyskanych przy realizacji umowy, których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu wielkości dotacji, oraz odsetek bankowych od przekazanych przez Zleceniodawcę środków wyłącznie na realizację zadania publicznego (§2 pkt.3 Umowy) Niewykorzystane przychody i odsetki bankowe od przyznanej dotacji, podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Zleceniodawcy w terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego ( § 12 pkt.1-4). 4. Zestawienie faktur (rachunków)9) Lp. Numer dokumentu księgowego Numer pozycji kosztorysu (zgodnie z częścią II.1 – rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów) Data wystawienia dokumentu księgowego Nazwa kosztu Kwota Z tego (zł) ze środków pochodzących z dotacji (zł) Z tego ze Data środków zapłaty finansowych własnych, środków z innych źródeł w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego (zł) Zestawienie faktur ( rachunków) dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno zawierać: numer faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda faktura (rachunek) powinna być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy. 9 ! Wzór opisu dokumentów dotyczących realizacji zadania stanowi jeden z załączników do Umowy Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy. Załącznikiem do sprawozdania są obustronne kserokopia faktur, rachunków, umów związanych z realizacją zadania publicznego , potwierdzone na każdej stronie za zgodność z oryginałem wraz z datą i podpisem osoby (osób) uprawnionej ( uprawnionych) do reprezentacji Beneficjenta zgodnie z obowiązującymi przepisami (§ 11 ust.1) Data wystawienia i płatności ww. dokumentów musi się zamknąć w czasie realizacji zadania publicznego zadeklarowanym w umowie. Dokumenty wystawione lub zapłacone poza tym terminem nie będą kwalifikowane jako środki wydane w ramach realizacji zadania publicznego. Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowoksięgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst. Jedn.Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223, z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację operacji księgowych. Konieczne jest wyodrębnienie księgowe dotacji ( odrębne konto syntetyczne dochodów i kosztów dotyczące środków pochodzących z dotacji). Część III. Dodatkowe informacje Należy w uzasadnionych przypadkach podać istotne informacje mające bezpośredni związek z realizacją zaplanowanego zadania. Załączniki:10) 1 kserokopia faktur, rachunków, umów związanych z realizacją zadania publicznego 2. materiały dokumentujące działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), 3. oświadczenia wykonania pracy przez członków organizacji będące dowodem wykazania wkładu osobowego, napisane według wzoru stanowiącego załącznik do Umowy 4. W uzasadnionych przypadkach kopia wyciągu z rachunku bankowego, na który zostały przekazane środki finansowe z dotacji udzielonej na realizację zadania z wyszczególnieniem operacji związanych z jego realizacją. 5. Kopia przelewu potwierdzającego dokonanie zwrotu niewykorzystanych środków finansowych z udzielonej dotacji (jeżeli nie wykorzystano pełnej kwoty udzielonej dotacji) oraz wpłatę odsetek (jeśli dotyczy). 6. Kopia przelewu potwierdzającego zapłatę kosztu wskazanego na fakturze, w przypadku gdy dokument nie został opłacony gotówką. 10 Oświadczam(-y), że: 1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny Zleceniobiorcy(-ów); 2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym; 3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.)11); 4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione; 5) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). (pieczęć(-cie) Zleceniobiorcy/(-ów)12)) ........................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................ (podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy(-ów) Poświadczenie złożenia sprawozdania4) Wypełnia Urząd Gminy w Gdowie Adnotacje urzędowe4) Wypełnia Urząd Gminy w Gdowie ______________ POUCZENIE Sprawozdania składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na adres Zleceniodawcy. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), za poświadczeniem przedłożenia Zleceniodawcy lub nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego. Niepotrzebne skreślić. Sprawozdanie częściowe i końcowe sporządzać należy w okresach określonych w umowie. 3) Podać nazwę właściwego rejestru lub ewidencji. 4) Wypełnia Zleceniodawca. 5) Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji. 6) Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt 9. 7) Wypełniać tylko w przypadku, gdy podczas realizacji zadania sporządzono sprawozdanie częściowe. Dotyczy wyłącznie okresu objętego poprzednim sprawozdaniem. 8) W przypadku oferty wspólnej kolejni Zleceniobiorcy dołączają do tabeli informację o swoich kosztach. 1) 2) 11 Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno zawierać: numer faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda faktura (rachunek) powinna być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy. Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy. W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Zleceniodawca może żądać także faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez Zleceniodawcę. 10) Zleceniodawca może żądać załączenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). 11) Stosuje się, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych. 12) Wypełniać, jeśli Zleceniobiorca(-y) posługuje(-ą) się pieczęcią. 9) 1. Sprawozdanie jest uznane za kompletne, jeżeli: 1) wypełnione zostały wszystkie pola sprawozdania; 2) zrealizowane działania opisane zostały w sposób szczegółowy i wyczerpujący. W opisie uwzględnione zostały wszystkie planowane działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji zadania, ponadto wyjaśniono ewentualne odstępstwa od planu (zarówno w zakresie merytorycznym, jak i finansowym); 3) zawiera wszystkie wymagane załączniki. 2. Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe, jeżeli 1) złożone jest na właściwym formularzu; 2) złożone jest w wymaganym w umowie terminie; 3) sprawozdanie jest podpisane przez osoby uprawnione; 4) jest czytelne tzn. wypełnione maszynowo, komputerowo, pismem drukowanym; 5) jest spójne tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy ofertą, kosztorysem a elementami sprawozdania; 6) termin realizacji zadania jest zgodny z umową; 7) nie zawiera błędów rachunkowych; 8) poniesione wydatki są zgodne z kosztorysem stanowiącym załącznik do umowy. 12
