wdrażanie metody zarządzania projektami w organizacjach the
advertisement
Z ESZY TY N A U K O W E POLITECH NIK I ŚLĄSKIEJ Seria: O R G A N IZA C JA I Z A R ZĄ D ZA N IE z. 27 2005 N r kol. 1681 Seweryn TC H O R ZEW SK I Politechnika Śląska, W ydział O rganizacji i Z arządzania K atedra Z arządzania Przedsiębiorstw em i Organizacji Produkcji WDRAŻANIE METODY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI W ORGANIZACJACH S treszczenie. W artykule opisano proces planow ania przedsięw zięć inw estycyjnych w spółkach w ęglow ych. Przedstaw iono pojęcie i rodzaje inwestycji, cykl przedsięw zięcia inw estycyjnego, rodzaje opracowyw anych dokum entacji projektow ych. O pisano organizację procesu planow ania inwestycji na poziom ie kopalni i spółki w ęglow ej z w yodrębnieniem faz cyklu rozw ojow ego inw estycji, a następnie proces podejm ow ania decyzji inwestycyjnych, źródła finansow ania oraz sposób oceny ekonom icznej efektyw ności inwestycji dla potrzeb górnictw a w ęgla kam iennego. Przytoczono rów nież przykład realizacji w niosku inw estycyjnego. THE ORGANISATION OF PLANNINING OF THE INVESTMENT IN COAL COMPANIES S u m m a ry . In paper it is introduced the planning process o f investm ent enterprise in coal com panies. T he authors discussed the concept and kinds o f investm ent, the enterprise investm ent cycle and the ways o f prepared project docum entation. It is characterised the organisation o f planning process o f investm ent on the level o f m ine and coal com pany in the phase o f investm ent cycle and the process o f undertaken investm ent decisions, the sources o f financing and the ways o f econom ic assessm ent o f investm ent efficiency in hard coal mining. 1. Wprowadzenie W organizacjach co roku realizow anych je st w iele przedsięw zięć o charakterze projektów . Trudno je s t oceniać stopień osiągania celu przez zespoły realizujące te projekty. S. T chórzew ski 294 Trudno rów nież oceniać przekroczenia harm onogram u i budżetu poszczególnych przedsięw zięć. W celu zapew nienia najw yższej skuteczności realizow anych p rzedsięw zięć i uniknięcia niepow odzeń w ich przygotow aniu i realizacji stosuje się m etodę zarządzania projektam i. Cele w prow adzenia zasad zarządzania projektam i w organizacjach są następujące: 1. U porządkow anie i odpow iednie zorganizow anie procesu p lanow ania i realizacji w szystkich jednorazow ych przedsięw zięć —projektów realizow anych w firm ie. 2. W ypracow anie odpow iednich standardów postępow ania i dostarczanie w iedzy oraz narzędzi dla każdego procesu zarządzania projektem w firm ie. 3. G rom adzenie w iedzy historycznej i grom adzenie dośw iadczeń w odniesieniu w zarządzaniu projektam i. Aby m ożliw e było skuteczne stosow anie zasad zarządzania projektam i w organizacji, należy przygotow ać j ą zarów no od strony techniczno-form alnej - tw orząc zasady funkcjonow ania system u zarządzania projektam i w organizacji, ja k i przygotow ując do tego pracow ników organizacji. 2. Pojęcie projektu Pojęcie projektu - w obecnej form ie - funkcjonuje od kilkudziesięciu lat. U różnych autorów m ożna znaleźć różne definicje tego pojęcia. I tak Project M anagem ent Institute w PM BO K [1] podaje, iż „projekt to określone działanie podejm ow ane w celu w ytw orzenia unikalnego produktu lub usługi” . Z kolei Frączkow ski [2] podaje, że „projekt to now e przedsięw zięcie, nie m ające w zorca, nie realizow ane w cześniej, dotyczy now ej sytuacji, w ym aga nierutynow ego podejścia” . Z bliżone definicje m ożna znaleźć ró w n ież w innych publikacjach [3], [4], [5], lecz zaw sze b ęd ą one opisyw ały projekt ja k o przedsięw zięcie innow acyjne, o ograniczonym czasie realizacji, ograniczonym budżecie o raz m ające na celu uzyskanie jednoznacznie zdefiniow anego celu. 3. System zarządzania projektami w organizacji D la skutecznego w drożenia zarządzania projektam i w organizacji należy w drożyć system, n a który składają się: 1. D y re k to r P ro je k tó w - odpow iedzialny za nadzór nad w szystkim i projektam i. Jego zadaniem byłoby: - inicjow anie projektów , W drażanie m etody zarządzania projektam i w organizacjach 295 - pow oływ anie K ierow nika Projektu, - inform ow anie kierow nictw a organizacji o stanie realizacji projektów, - ułatw ianie kierow nikom projektów dostępu do zasobów, - kierow anie pracam i biura projektów. 2. B iu ro P ro je k tó w - w spom agające proces zarządzania projektam i. Jego zadaniem byłoby: - grom adzenie i udostępnianie w iedzy historycznej o projektach realizow anych, - udostępnianie i upow szechnianie w iedzy merytorycznej o zarządzaniu projektam i, - kontrolow anie projektów realizow anych w organizacji. 3. K iero w n icy P ro je k tó w - odpow iednio przygotow ane osoby zarządzające poszczególnym i projektam i. Ich zadaniem byłoby: - w stępna analiza m ożliw ości realizacji, - pow oływ anie i rozw iązyw anie Zespołu Projektowego, - opracow anie planu realizacji projektu, - kontrola realizacji projektu, - opracow ane sposobów postępow ania, w przypadku gdy realizow ane zadania są lub m ogą być realizow ane niezgodnie z planem, - składanie D yrektorow i Projektów okresow ych spraw ozdań z realizacji projektu, - opracow anie spraw ozdania z zrealizow anych projektów. 4. Z espól P ro je k to w y - pracow nicy organizacji m ający w iedzę m erytoryczną w zakresie realizow anego projektu. Ich zadaniem byłoby: - udział w opracow aniu planu realizacji projektu, - dostarczanie w iedzy fachow ej w zakresie przedm iotu projektu, - pom oc w w yłanianiu w ykonaw ców zadań, - nadzorow anie prac realizow anych przez wykonawców. 5. P ro c e d u ry realizacyjne obejm ujące: - ustanow ienie projektu, - planow anie projektu, - realizację projektu, - zakończenie projektu, - inne szczegółow e procedury robocze. 4. Sposób wdrożenia metody zarządzania projektami w organizacjach W drożenie m etody zarządzania projektam i w organizacjach pow inno zostać zrealizow ane zarów no w obszarze organizacyjnym , ja k i rzeczow ym . S. T chórzew ski 296 Zm iany w obszarze organizacyjnym to: - Pow ołanie D yrektora Projektów . - U tw orzenie kom órki organizacyjnej Biuro Projektów (BP) podległej organizacyjnie D yrektorow i Projektów . Z kolei w obszarze rzeczow ym w prow adzenie system u zarządzania projektam i w ym aga: - U tw orzenia B iura P rojektów w organizacji i zatrudnienia w nim pracow ników odpow iedzialnych m .in. za grom adzenie i przechow yw anie danych, grom adzenie i udostępnianie inform acji na tem at zarządzania projektam i i narzędzi w spierających zarządzanie projektam i. Z atrudnienie w B iurze m oże w fazie początkow ej w ynosić jedną, dw ie osoby. W przypadku zw iększenia liczby realizow anych projektów i w zrostu obciążenia pracow ników Biura realizow anym i zadaniam i liczba pracow ników Biura m ogłaby ulec zw iększeniu. - U dostępnienia na potrzeby B iura Projektów pom ieszczeń biurow ych pozw alających na realizację przew idzianych dla Biura funkcji. - W yposażenie B iura P rojektów w fazie początkow ej w dw a stanow iska inform atyczne pozw alające na grom adzenie i przetw arzanie inform acji w zakresie zarządzania projektam i. W yposażenie pojedynczego stanow iska pow inno się składać z: - K om putera typu PC (w raz z system em operacyjnym ; koszt ok. 4000 zł/szt.), - Pakietu program ów biurow ych (np. M S O ffice; koszt ok. 2500 zł/licencje), - Pakietu w spierającego zarządzanie projektam i (np. M S Project 2003; koszt ok. 3500 zł/licencje). Ponadto na w yposażeniu Biura pow inna się znajdow ać drukarka w ielko­ form atow a (form at m inim um A 3) oraz skaner. W okresie późniejszym Biuro pow inno zostać doposażone w narzędzia inform atyczne służące archiw izacji dokum entacji projektow ych. - Przygotow anie K ierow ników Projektów do profesjonalnego zarząd zan ia projektam i w organizacji. K ierow nicy Projektów w yw odziliby się z poszczególnych działów organizacji i głów nie w nich realizow aliby projekty, lecz podlegaliby bezpośrednio pod D yrektora Projektów . Liczba K ierow ników Projektów w początkow ym okresie pow inna w ynosić 2-3 osoby, a w m iarę ja k w zrastałaby liczba realizow anych projektów , ich liczba rów nież będzie w zrastała, tak aby pojedynczy kierow nik projektu nie realizow ał jed n o cześn ie w ięcej niż trzech projektów . - U dostępnienia K ierow nikom P rojektów pom ieszczeń biurow ych w raz w yposażeniem , pozw alających na prow adzenie prac nad pow ierzonym i projektam i. z W drażanie m etody zarządzania projektam i w organizacjach - 297 W prow adzenie system u obiegu inform acji o realizow anych projektach na linii Dyrektor Projektów - Biuro Projektów - K ierow nik Projektu. - U ruchom ienie 2 - 4 system u projektów pozw alających na zw eryfikow anie działalności zarządzania projektam i, a następnie w prow adzenie ew entualnych popraw ek w system ie. - Pełne uruchom ienie system u zarządzania projektam i. Szacow any całkow ity czas trw ania w drożenia to około 5 miesięcy, z czego pierw sze dw a m iesiące to dostosow anie organizacyjne w Spółce oraz w kopalniach do w prow adzenia system u zarządzania pilotażow ych projektam i, zaś pozostałe 3 m iesiące to realizacja projektów i w prow adzenie zm ian w ynikających z dośw iadczeń w realizacji tych projektów (rys. 1). 5. Pracownicy organizacji Przygotow anie sfery form alnej oraz technicznej w procesie w drażania system u zarządzania projektam i w organizacji to tylko część pracy, ja k ą należy wykonać. A by proces ten został zrealizow any skutecznie, potrzebne są jeszcze działania w sferze kierow ania zespołam i ludzkim i. W drożenie system u zarządzania projektam i je st działaniem kom pleksow ym i złożonym . Skutkiem tego je s t niechęć części pracow ników organizacji do zm ian, ja k ie będą m iały m iejsce. A by zm inim alizow ać pracow ników program u efekty tego zjaw iska, konieczne je st podjęcie w śród edukacyjnego, którego celem je st przedstaw ienie zasad funkcjonow ania m etody zarządzania projektam i. Program ten obejm ow ałby różne grupy pracow ników . P ierw sza z nich to potencjalni kierow nicy projektów - osoby z dośw iadczeniem i w ied z ą m erytoryczną w zakresie podejm ow anych działań, ale bez w iedzy o m etodzie zarządzania projektam i. G rupa druga to potencjalni członkow ie zespołów projektow ych — osoby, których zadaniem będzie w ykonyw anie zadań w realizow anych projektach, niezbędne staje się przygotow anie ich do pełnionej roli. G rupa trzecia to pozostali pracow nicy organizacji. W ich przypadku konieczne się staje przedstaw ienie roli m etody zarządzania projektam i w organizacji celem uśw iadom ienia konieczności w sparcia działań podejm ow anych przez K ierow nika Projektu oraz Zespól Projektowy. Edukacja ta nie pow inna się kończyć z chw ilą w drożenia system u, z uwagi na konieczność ciągłego kształcenia pracow ników w zakresie zarządzania projektam i. Rolę tę pełnić pow inno Biuro Projektów , a efekt to przygotow yw anie kolejnych grup pracow ników do pełnienia roli K ierow nika Projektu oraz członków Zespołów Projektowych. 298 S. T chorzew ski W drażanie m etody zarządzania projektam i w organizacjach 299 6. Podsumowanie S kuteczność w drożenia m etody zarządzania projektam i w organizacji zaw sze w ynikać będzie z jej odpow iedniego przygotow ania. Przygotow anie to obejm ow ać pow inno działania w sferze technicznej, organizacyjnej oraz sferze zarządzania kadrami. Zaniedbanie któregoś z tych obszarów spow odow ać m oże w najlepszym przypadku opóźnienie w e w drożeniu, a w najgorszym zaniechanie w drożenia. Sam o w drożenie system u pow inno być realizow ane zgodnie z zasadam i zarządzania projektam i - m ieć oznaczony term in, budżet, ponadto pow inna kierow ać nim osoba potrafiąca radzić sobie z now ym i sytuacjam i, a realizow ać zespół m ający stanow ić podstaw ę dla przyszłej kadry kierującej oraz realizującej projekty. L ite ra tu r a 1. K om pendium w iedzy o zarządzaniu projektami (PM BOK G uide 2000); M T&DC, W arszawa 2003. 2. Frączkowski K.: Z arządzanie projektem informatycznym; Oficyna W ydawnicza Politechniki W rocławskiej, W rocław 2003. 3. H errkens G.R.: Jak zarządzać projektam i?; W ydawnictwo RM, W arszawa 2003. 4. Frame J.D.: Z arządzanie projektam i w organizacjach; WIG - Press, W arszawa 2001. 5. M ingus N .: Zarządzanie projektam i; W ydawnictwo Helion, Gliwice 2002. 6. Karbownik A., Tchórzew ski S.: System zarządzania projektami w przedsiębiorstwie; Konferencja N ow oczesność Przem ysłu i Usług, TNOiK, Katowice 2004.