Regulamin Organizacyjny określający organizację i zasady

-1-
Zarządzenie nr 12/VI/2012
Wójta Gminy Braniewo
z dnia 21 luty 2012 r.
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego określającego organizację i zasady
funkcjonowania Urzędu Gminy Braniewo.
Na podstawie art. 33 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z
2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) zarządzam, co następuje:
§ 1. Nadaję Regulamin Organizacyjny stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia,
określający organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Braniewo.
§ 2. Z dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia traci moc zarządzenie Wójta Gminy
Braniewo nr 60/VI/2011 z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie nadania Regulaminu
Organizacyjnego określającego organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy
Braniewo.
§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie dnia 1 czerwca 2012 roku.
-2-
Załącznik do Zarządzenia Nr 12/VI/2012 Wójta Gminy Braniewo z dnia 21 lutego 2012r.
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Braniewo
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1.
Regulamin określa organizację wewnętrzną Urzędu Gminy Braniewo, zadania oraz zasady ich
realizacji.
§ 2.
Ilekroć dalej jest mowa o:
1) gminie – należy przez to rozumieć Gminę Braniewo;
2) radzie – należy przez to rozumieć Radę Gminy Braniewo;
3) wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Braniewo;
4) skarbniku – należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Braniewo;
5) sekretarzu – należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Braniewo;
6) statucie – należy przez to rozumieć Statut Gminy Braniewo;
7) urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Braniewo;
8) ustawie – należy przez to rozmieć ustawę z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym
(tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.);
9) regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Urzędu Gminy Braniewo.
§ 3.
Urząd jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy.
§ 4.
Siedzibą urzędu jest miasto Braniewo.
§ 5.
Urząd realizuje zadania:
1) własne gminy wynikające z ustawy;
2) zlecone i powierzone z zakresu działania organów administracji rządowej;
3) wynikające z porozumień zawartych między gminą, a jednostkami samorządu
terytorialnego;
4) pozostałe, w tym określone statutem, uchwałami rady i zarządzeniami wójta.
§ 6.
1.
§ 7.
Funkcjonowanie urzędu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, hierarchicznego
podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie
powierzonych zadań.
§ 8.
1. Pracą urzędu kieruje wójt.
2. Wójt wykonuje swoje obowiązki przy pomocy sekretarza, skarbnika, kierowników
wydziałów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy.
Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego oraz
Kodeksu cywilnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
2. Przebieg czynności biurowych i kancelaryjnych regulowany jest ponadto Rozporządzeniem
Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011 r.)
-3-
§ 9.
1.
2.
W urzędzie zatrudnia się pracowników na podstawie:
1) wyboru;
2) powołania;
3) umowy o pracę.
Określone przez wójta zadania mogą być wykonane na podstawie umowy zlecenia ,
umowy o dzieło lub innej umowy cywilnej.
Rozdział 2
Zasady sprawowania funkcji kierowniczych
§ 10. 1. Wójt jako kierownik urzędu wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego
w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek
organizacyjnych.
2. Do wyłącznej kompetencji wójta należy:
1) kierowanie bieżącymi sprawami gminy oraz reprezentowanie jej na zewnątrz;
2) składanie oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem
i udzielanie upoważnień w tym zakresie;
3) projektowanie i realizacja strategii rozwoju gminy;
4) określanie polityki kadrowej i płacowej;
5) zatwierdzanie zakresu czynności i odpowiedzialności pracowników oraz ocena kadry
kierowniczej urzędu;
6) udzielanie pełnomocnictw procesowych;
7) wykonywanie uchwał rady oraz przedkładanie na sesję sprawozdań z ich wykonania;
8) prowadzenie gospodarki finansowej gminy;
9) pełnienie funkcji szefa obrony cywilnej gminy i nadzór nad wykonywaniem zadań
związanych z obronnością;
10) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla wójta przepisami prawa, regulaminem
oraz uchwałami rady.
§ 11. 1.
2.
3.
4.
§12. 1.
2.
Wójt wydaje decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.
Pod nieobecność wójta decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji
publicznej wydaje sekretarz, o ile wójt nie zarządzi inaczej.
Wójt może upoważnić innych pracowników urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji
administracyjnych, o których mowa w ust. 1.
Wykaz upoważnień, o których mowa w ust. 3, prowadzi sekretarz.
Skarbnik zapewnia prawidłowe wykonywanie zadań urzędu w zakresie spraw finansowych
sprawując kierownictwo, kontrolę i nadzór nad działalnością wydziałów oraz innych
jednostek organizacyjnych realizujących te zadania.
Do zadań skarbnika należy w szczególności:
1) przygotowanie projektu budżetu oraz bieżący nadzór nad jego wykonaniem;
2) nadzorowanie wykonania obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości
i obsługi księgowej budżetu;
3) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
4) dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych
z planem finansowym;
5) dokonywanie kontroli kompletności i rzetelności sporządzonych dokumentów
dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
-46) kontrasygnowanie czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań
pieniężnych;
7) nadzorowanie sporządzania sprawozdawczości budżetowej;
8) przygotowywanie okresowych analiz, sprawozdań, ocen i bieżących informacji
o sytuacji finansowej gminy;
9) opiniowanie projektów uchwał rady wywołujących skutki finansowe dla gminy;
10) wykonywanie innych zadań na polecenie wójta.
§ 13. 1.
2.
Sekretarz w zakresie ustalonym przez wójta organizuje pracę urzędu, zapewnia jego
sprawne funkcjonowanie i odpowiednie warunki działania.
Do zadań sekretarza należy w szczególności:
1) przygotowywanie projektów oraz zmian regulaminów i innych aktów wewnętrznych w
zakresie organizacji urzędu;
2) nadzór nad poprawnością projektów przygotowanych pism, decyzji oraz projektów
aktów prawnych wójta i rady;
3) usprawnianie pracy urzędu;
4) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników urzędu
bezpośrednio podległych;
5) prowadzenie spraw związanych z okresowymi ocenami kwalifikacyjnymi pracowników
urzędu;
6) pełnienie funkcji kierownika urzędu w razie nieobecności wójta;
7) nadzór nad osobami odbywającymi praktykę i staż zawodowy;
8) bieżąca ocena wykonanej pracy przez podległych pracowników i występowanie z
wnioskami w ich sprawie (zatrudnienie, nagrody, kary, awanse);
9) wykonywanie innych zadań na polecenie wójta.
§ 14.
Wydziałami kierują kierownicy.
§ 15. 1.
Kierownicy wydziałów kierują realizacją zadań gminy w zakresie spraw wyznaczonych
wydziałowi, sprawują kontrolę i nadzór nad pracą kierowanych przez siebie wydziałów
oraz zapewniają koordynację ich działalności.
Kierownicy wydziałów, w zakresie wskazanym przez wójta, wykonują obowiązki
zwierzchnika służbowego wobec podległych im pracowników.
Do zakresu zadań kierowników należy w szczególności:
1) nadzorowanie terminowego i zgodnego z prawem załatwiania spraw należących do
wydziału;
2) bieżąca ocena wykonanej pracy przez podległych pracowników i występowanie z
wnioskami w ich sprawie (zatrudnienie, nagrody, kary, awanse);
3) zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników porządku
i dyscypliny pracy, w tym racjonalnego wykorzystania czasu pracy;
4) przedkładanie projektu podziału zadań między podległymi pracownikami;
5) podejmowanie działań korygujących organizację pracy w kierunku poprawy jej jakości;
6) nadzorowanie przestrzegania przepisów na stanowiskach pracy, w tym przepisów o
ochronie danych osobowych, tajemnicy państwowej i służbowej, przepisów o
bezpieczeństwie i higienie pracy oraz o ochronie przeciwpożarowej, o dostępie do
informacji publicznej oraz o zamówieniach publicznych;
7) dbałość o powierzone mienie;
8) podejmowanie inicjatyw w zakresie wydawania przepisów gminnych bądź innego
uregulowania określonych spraw, należących do zakresu działania wydziału,
współdziałanie w opracowywaniu projektów uchwał rady, zarządzeń wójta, umów,
porozumień i innych aktów prawnych;
2.
3.
-59) opracowywanie projektów budżetu w części dotyczącej zakresu działania wydziału i
bieżący nadzór nad realizacją uchwały budżetowej w tej części;
§ 16. 1.
Wójt określa kierunki działania kierowników wydziałów i samodzielnych stanowisk, w tym
kierunki załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej.
2. W sprawach związanych z organizacją pracy kierownicy wydziałów i samodzielne
stanowiska urzędu podlegają służbowo sekretarzowi.
§ 17. Wójt rozstrzyga spory kompetencyjne pomiędzy kierownikami wydziałów
i samodzielnymi stanowiskami w oparciu o propozycję rozstrzygnięć przedstawioną przez
sekretarza.
§ 18. 1.
2.
§ 19. 1.
2.
Pracownicy wydziałów i samodzielnych stanowisk urzędu są zobowiązani do:
1) znajomości przepisów prawa materialnego obowiązującego w powierzonym im
zakresie działania;
2) właściwego stosowania przepisów prawa materialnego, proceduralnego
i ustrojowego oraz instrukcji kancelaryjnej;
3) terminowego załatwiania spraw;
4) zachowywania profesjonalnej staranności w tworzeniu projektów rozstrzygnięć;
5) proponowania formy i sposobu postępowania, zapewniającego prawidłowe
i szybkie załatwienie spraw;
6) sprawnego i rzetelnego załatwiania spraw obywateli;
7) prawidłowego ewidencjonowania i przechowywania akt spraw, zbiorów przepisów
prawnych, rejestrów i spisów spraw, pomocy urzędowych oraz wyposażenia
biurowego;
8) udostępnianie informacji publicznej za pośrednictwem urzędowego publikatora
internetowego - Biuletyn Informacji Publicznej
Pracownikiem merytorycznym w rozumieniu regulaminu jest każdy pracownik załatwiający
daną sprawę niezależnie od zajmującego stanowiska lub pełnionej funkcji.
Zakres czynności dla kierowników wydziałów lub samodzielnych stanowisk urzędu ustala
wójt.
Zakres czynności dla pracowników zatrudnionych w wydziałach ustala wójt
w oparciu o propozycję kierownika właściwego wydziału.
Rozdział 3
Struktura organizacyjna urzędu
§ 20. 1.
2.
3.
§ 21. 1.
2.
W urzędzie tworzy się następujące jednostki organizacyjne:
1) wydział;
2) samodzielne stanowisko.
Utworzeniem wydziału lub samodzielnego stanowiska zarządza wójt.
W celu realizacji określonych zadań w urzędzie wójt może powołać zespoły
i komisje zadaniowe.
Wydział jest jednostką organizacyjną zatrudniającą pracowników zajmujących się tymi
samymi kategoriami spraw lub kilkoma zbliżonymi przedmiotowo kategoriami spraw,
jeżeli ich realizacja w jednym wydziale ułatwia prawidłowe zarządzanie.
Wydziałem kieruje kierownik.
-6§ 22. 1.
Samodzielne stanowisko jest najmniejszą jednostką organizacyjną, którą tworzy się w
wypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia struktury realizującej jedną
kategorię spraw.
2. Samodzielne stanowisko może być tworzone w ramach wydziału lub poza jego strukturą.
§ 23. 1. W urzędzie tworzy się:
1. Wydział Finansowy;
2. Wydział Organizacyjny;
3. Wydział Gospodarki Komunalnej;
4. Stanowisko ds. oświaty i środków pozabudżetowych;
5. Wieloosobowe stanowisko ds. obrony cywilnej;
6. Stanowisko Radcy Prawnego.
§24. W urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
1. Kierownik Wydziału Finansowego, którym jest skarbnik;
2. Kierownik Wydziału Organizacyjnego, którym jest sekretarz;
3. Kierownik Wydziału Gospodarki Komunalnej.
§ 25. Zadania i czynności wspólne dla wszystkich wydziałów i samodzielnych stanowisk są
następujące:
1. Opracowywanie propozycji do projektu budżetu gminy oraz współdziałanie
z innymi komórkami w zakresie sporządzania planów zagospodarowania przestrzennego;
2. Opracowywanie szczegółowego preliminarza budżetowego wydziału;
3. Inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć w celu zapewnienia właściwej
i terminowej realizacji zadań zawartych w budżecie gminy;
4. Współdziałanie z jednostkami i organizacjami z terenu gminy, jak
i z zewnątrz;
5. Opracowywanie propozycji do projektów programów rozwoju w zakresie swojego
działania;
6. Wykonywanie na zlecenie wójta innych czynności w zakresie objętym jego kompetencją.
§ 26. Do zakresu działania Wydziału Finansowego w szczególności należy:
1. Opracowywanie projektu budżetu gminy;
2. Zapewnienie prawidłowego przebiegu wykonania budżetu;
3. Opracowywanie projektów uchwał w sprawie zmian w budżecie;
4. Rozliczanie i ewidencjonowanie operacji budżetowych;
5. Finansowanie powiązanych z budżetem gminy jednostek organizacyjnych oraz
prowadzenie bieżącego nadzoru nad ich gospodarką finansową;
6. Planowanie środków budżetowych na dotacje dla gminnych jednostek organizacyjnych
oraz bieżąca kontrola ich wydatkowania;
7. Prowadzenie rachunkowości budżetu gminy, rachunkowości podatków i opłat,
a także sporządzanie sprawozdań z wykonania budżetu gminy;
8. Podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji świadczeń pieniężnych oraz
postępowania zabezpieczającego,
9. Zapewnienie powszechności opodatkowania poprzez pobieranie podatku: od środków
transportu, rolnego, leśnego i od nieruchomości;
10. Egzekucja wierzytelności;
11. Ewidencja i nadzór nad posiadanym mieniem Gminy;
12. Prowadzenie spraw z zakresu dodatków mieszkaniowych oraz zadań związanych z
udzielaniem pomocy materialnej o charakterze socjalnym i motywacyjnym dla uczniów
(stypendia);
-713. Rozliczanie i organizacja dowozu dzieci do szkół.
14. Obsługa kasowa budżetu;
15. Prowadzenie sprawozdawczości budżetowej;
16. Ewidencja środków trwałych;
17. Naliczanie wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy;
18. Sporządzanie zasad obiegu dokumentacji księgowej i nadzór nad jej obiegiem;
19. Prowadzenie spraw związanych z kontrolą Urzędu gminy oraz podległych jednostek.
§ 27. Do zakresu działania Wydziału Organizacyjnego w szczególności należy:
1. W zakresie organizacji i funkcjonowania urzędu:
1) zapewnienie sprawnej obsługi kancelaryjnej urzędu i prowadzenia sekretariatu;
2) prowadzenie rejestracji korespondencji przychodzącej i wychodzącej z urzędu;
3) przedkładanie uchwał rady oraz zarządzeń wójta wojewodzie i regionalnej izbie
obrachunkowej – odpowiednio do właściwości organów nadzoru;
4) ewidencjonowanie, nadawanie biegu sprawom i opracowywanie sprawozdań
i informacji dotyczących postulatów, wniosków od mieszkańców gminy, których
realizacja pozostaje w kompetencji wójta;
5) wykonywanie prac zleconych związanych z wyborami i referendum;
6) prowadzenie rejestru zarządzeń wójta;
7) organizacja przyjmowania i załatwiania skarg, wniosków i listów obywateli;
8) organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów;
9) inicjowanie organizowania kursów, szkoleń dla pracowników urzędu;
10) zaopatrywanie pracowników urzędu w materiały biurowe i środki czystości;
11) dysponowanie pieczęciami urzędu oraz nadzór nad ich stosowaniem
i przechowywaniem;
12) prenumerowanie czasopism oraz zakup wydawnictw specjalistycznych;
13) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach budynku;
14) promocja gminy i współpraca z organizacjami pozarządowymi;
15) promocja sportu i turystyki.
2.
W zakresie obsługi Rady Gminy:
1) obsługa kancelaryjno-biurowa oraz merytoryczno-prawna rady i jej organów przy
współpracy z radcą prawnym, a w tym organizacyjne przygotowanie sesji oraz
posiedzeń komisji, opracowywanie materiałów z obrad oraz prowadzenie rejestrów
uchwał, wniosków, opinii i interpelacji radnych, przekazywanie ich wójtowi;
2) zapewnienie prawidłowego przygotowania przez odpowiedzialnych pracowników
materiałów na sesje i posiedzenia komisji;
3) przedkładanie uchwał rady wójtowi;
4) udział w opracowywaniu projektów działania rady na okres kadencji, rocznych i
okresowych planów pracy rady i jej organów oraz informowanie zainteresowanych o
zadaniach wynikających z uchwalonych programów
i planów;
5) opracowywanie projektów uchwał rady;
6) współdziałanie z przewodniczącymi właściwych komisji rady, w szczególności w
zakresie zapewnienia udziału komisji w przygotowaniu projektów ważniejszych
uchwał, przepisów prawa miejscowego, koordynacji planów kontroli realizacji uchwał
oraz współuczestniczenia w czynnościach kontrolnych organów kontroli państwowej i
społecznej;
7) opracowywanie na zlecenie przewodniczącego rady informacji, ocen, wniosków dla
potrzeb rady lub jej organów;
8) organizowanie i obsługa narad i spotkań zwoływanych przez przewodniczącego rady;
-89) prowadzenie spraw związanych z wygaśnięciem mandatów radnych, zmianami w
składzie osobowym rady lub jej organów;
3.
W zakresie informatyzacji:
1) planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi
informatycznej zadań gminy;
2) planowanie rozwoju systemów teleinformatycznych i dostosowywania ich do
zmieniających się przepisów i potrzeb urzędu;
3) administrowanie siecią informatyczną;
4) administrowanie bazami danych oraz zapewnienie ich ochrony – wykonywanie zadań
administratora bezpieczeństwa informacji;
5) nadzór nad eksploatacją sprzętu informatycznego i oprogramowania;
6) prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania;
7) szkolenia pracowników w zakresie wdrażania nowych programów informatycznych;
4. W zakresie ewidencji ludności i :
1) obsługa interesantów w zakresie dowodów osobistych;
2) załatwianie spraw związanych z pobytem cudzoziemców na terenie gminy;
3) udostępnianie danych osobowych uprawnionym organom;
4) prowadzenie ewidencji ludności i rejestru wyborców w systemie kartotekowym
i komputerowym;
5) prowadzenie spraw meldunkowych;
6) prowadzenie spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej;
7) sporządzanie spisów wyborców;
8) prowadzenie spraw związanych z obowiązkiem obrony.
5. W pozostałym zakresie:
1) prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników urzędu, kierowników jednostek
organizacyjnych, pracowników zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych,
publicznych, umów absolwenckich i stażu;
2) opracowywanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej, analiz
i informacji dotyczących pracowników urzędu;
3) przygotowanie i koordynacja spraw związanych z wyborami;
4) nadzór nad wykonywaną pracą oraz organizacja pracy pracowników pomocniczych i
obsługi;
5) prowadzenie spraw z zakresu BHP;
6) prowadzenie wykazu stanowisk pracy istniejących w Urzędzie Gminy;
7) prowadzenie archiwum urzędu i przekazywanie akt do archiwum państwowego;
8) prowadzenie rejestru kontroli i protokołów pokontrolnych.
§ 28. Do zakresu działania Wydziału Gospodarki Komunalnej w szczególności należy:
1.
W zakresie ochrony środowiska:
1) przeprowadzanie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko przed
wydaniem decyzji w sprawie planowanego przedsięwzięcia mogącego znacząco
oddziaływać na środowisko;
2) sprawowanie kontroli przestrzegania i stosowania przepisów o ochronie środowiska w
zakresie objętym właściwością wójta;
3) sporządzanie gminnych programów ochrony środowiska uwzględniających
wymagania określone w polityce ekologicznej państwa;
4) opracowywanie gminnych planów gospodarki odpadami;
-95) sprawy z zakresu prowadzenia działalności w zakresie odzysku i unieszkodliwiania
odpadów;
6) utrzymanie czystości i porządku w gminie, nadzór nad realizacją obowiązków
właścicieli nieruchomości w tym zakresie;
7) prowadzenie spraw z zakresu wycinki drzew;
2.
W zakresie gospodarki gruntami:
1) tworzenie zasobów gruntów na potrzeby gminy poprzez wykup
i komunalizację;
2) przygotowywanie gruntów do sprzedaży osobom fizycznym i prawnym;
3) załatwianie z urzędu spraw związanych z nabywaniem działek przez osoby
uprawnione;
4) określanie zasad przeznaczenia do sprzedaży lokali;
5) załatwianie spraw związanych z przekazywaniem gruntów jednostkom
organizacyjnym w zarząd i zawieraniem umów o przekazanie nieruchomości;
6) ustanawianie zakresu i warunków użytkowania, wygasania prawa użytkowania oraz
prawa zarządu;
7) prowadzenie dokumentacji związanej z wyceną gruntów, budynków, lokali
i urządzeń;
8) regulowanie stanów prawnych nieruchomości.
3.
W zakresie gospodarki komunalnej i mieszkaniowej:
1) prowadzenie spraw z zakresu gospodarki lokalami mieszkalnymi oraz użytkowymi
tworzącymi mieszkaniowy zasób gminy, w tym współdziałanie
z przedstawicielami najemców oraz spraw dotyczących dodatków mieszkaniowych;
2) zapewnienie prawidłowego stanu technicznego komunalnych zasobów
mieszkaniowych i obiektów użyteczności publicznej;
3) reprezentowanie gminy we wspólnotach mieszkaniowych na podstawie odrębnych
upoważnień;
4) nadzór nad prawidłową eksploatacją gminnych wodociągów i kanalizacji;
5) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania oświetlenia na terenie gminy;
4.
W zakresie spraw inwestycyjno-budowlanych:
1) planowanie, przygotowanie, realizacja i rozliczenie zadań inwestycyjnych
i remontowych;
2) udział w ustalaniu potrzeb inwestycyjnych i remontowych gminy przy uwzględnieniu
miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego
i lokalnych potrzeb społecznych;
3) określanie rozmiaru inwestycji, wybór w trybie zamówień publicznych jednostki
projektowej, uzyskanie wszystkich decyzji administracyjnych zezwalających na
wykonanie robót;
4) koordynowanie spraw związanych z oceną i zatwierdzeniem projektów technicznych;
5) ustalanie kosztu inwestycji oraz udział w przygotowaniu projektu budżetu na dany
rok;
6) dokonywanie wyboru wykonawcy robót w trybie zamówień i zrealizowanie umowy o
wykonanie robót lub wykonanie usług;
7) wykonywanie funkcji inwestora bezpośredniego w stosunku do inwestycji
i remontów podejmowanych na podstawie uchwały rady i finansowanych
z budżetu gminy;
5.
W zakresie planowania przestrzennego:
- 10 1) przygotowanie dokumentacji do studium uwarunkowań i kierunków
zagospodarowania przestrzennego gminy;
2) przygotowanie dokumentacji do miejscowych planów zagospodarowania
przestrzennego lub ich zmian;
3) wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu;
4) gromadzenie odpisów decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji
publicznej, jeżeli dotyczą one zagospodarowania terenu oraz przedstawienie
wniosków wójtowi o zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i
zagospodarowania terenu;
6. W pozostałym zakresie:
1)
2)
3)
4)
5)
prowadzenie ewidencji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
zarządzanie, utrzymanie i ochrona dróg gminnych;
realizacja zadań w zakresie melioracji zgodnie z ustawą Prawo wodne;
wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego;
opracowywanie wniosków dotyczących czasowego wyłączenia ulic z ruchu na okres
organizacji imprez masowych;
6) opracowywanie opinii dotyczących koordynacji połączeń komunikacyjnych
w przewozach pasażerskich;
7) nadzór nad pracownikami zatrudnionymi w ramach prac interwencyjnych
i robót publicznych wykonujących pracę na drogach;
8) organizacja dowozu dzieci do szkół w zakresie wyznaczenia tras i wyłonienia wykonawcy;
9) udział w projektowaniu budżetu gminy w części dotyczącej ochrony przeciwpożarowej w
tym funkcjonowania ochotniczych straży pożarnych;
10) nadzór i współpraca z jednostkami OSP w zakresie wyposażenia jednostek oraz
prowadzenia akcji ratowniczych;
11) udział w inspekcji gotowości do działań operacyjnych przeprowadzanych przez organy
inspekcyjne PSP jednostek Ochotniczej Straży Pożarnej;
12) współpraca z komendantem powiatowym PSP w zakresie szkolenia członków
ochotniczych straży pożarnych;
13) wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
14) profilaktyka uzależnień od alkoholu;
15) sprawy dotyczące produkcji roślinnej i zwierzęcej oraz współpraca z organami
rolniczymi;
16) realizacja zadań z zakresu ustawy o ochronie zwierząt;
17) prowadzenie spraw związanych ze spisami powszechnymi.
§ 29. Do zakresu działania poszczególnych samodzielnych stanowisk należy w szczególności:
1. Wieloosobowe stanowisko ds. obrony cywilnej.
1. Ustalanie dla jednostek organizacyjnych zadań w zakresie powszechnego obowiązku obrony;
2. Planowanie, opracowywanie planów i ich realizacja w zakresie pozamilitarnych przygotowań
gminy;
3. Koordynacja i realizacja zadań w zakresie akcji kurierskiej i uzupełnianiu Sił Zbrojnych;
4. Prowadzenie spraw związanych z logistycznym zabezpieczeniem działań obronnych, obrony
cywilnej;
5. Koordynacja funkcjonowania struktur reagowania;
6. Opracowywanie i aktualizacja planów obronnych, obrony cywilnej i reagowania;
- 11 7. Prowadzenie i obsługa magazynu obrony cywilnej w tym prowadzenie ewidencji sprzętu i
materiałów w nim zgromadzonych, konserwacja sprzętu, terminowa obsługa realizacji
przyrządów dozymetrycznych;
8. Opracowywanie i wydawanie zarządzeń, wytycznych wójta jako Szefa Obrony Cywilnej Gminy
w zakresie planów pozamilitarnego przygotowania, planów obrony cywilnej oraz planów
szkoleń w jednostkach podległych wójtowi i zakładach pracy na terenie gminy;
9. Prowadzenie spraw związanych z ochroną Gminy przed powodzią.
2. Stanowisko ds. oświaty i środków pozabudżetowych.
1. W zakresie oświaty:
1) Koordynowanie i analizowanie działalności placówek oświatowych działających na
terenie gminy;
2) Wykonywanie zadań nałożonych na wójta ustawą o systemie oświaty;
3) Nadzór nad awansem zawodowym nauczycieli;
4) Nadzór nad sporządzaniem i realizacją planów organizacyjnych;
5) Sporządzanie projektów aktów normatywnych dotyczących oświaty;
6) Prowadzenie bazy danych Systemu Informacji Oświatowej;
2. W zakresie środków pozabudżetowych:
1) sporządzanie oraz przedkładanie wniosków o przyznanie pozabudżetowych środków
finansowych na realizację inwestycji i remontów do właściwych instytucji
zarządzających oraz dokonywanie koniecznych uzupełnień, korekt i zmian;
2) Nadzór nad realizacją projektów przy zachowaniu zasad wspólnotowych i zaleceń z
umów o udzielenie pomocy z funduszy strukturalnych i innych źródeł finansowania;
3) Przygotowywanie i przedkładanie wniosków o płatność zgodnie z zapisami umowy
finansowej;
4) Monitorowanie wdrażania projektów, w tym sprawozdawczość,
przygotowywanie raportów z realizacji projektu;
5) Prowadzenie stałego monitoringu informacji o funduszach pomocowych
finansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz przekazywanie ich
zainteresowanym podmiotom.
3. W pozostałym zakresie:
1) Prowadzenie ewidencji gospodarstw agroturystycznych;
2) Prowadzenie spraw związanych ze zwrotem kosztów przygotowania zawodowego
młodocianych pracowników;
3) Pomoc organizacjom pozarządowym z terenu gminy w pozyskiwaniu środków
pozabudżetowych.
3. Pełnomocnik ds. Informacji niejawnych- funkcję pełnomocnika powierza się pracownikowi
Wydziału Gospodarki Komunalnej wyznaczonemu przez Wójta.
Do zakresu stanowiska należy: organizacja i zapewnienie ochrony informacji niejawnych oraz
informacji ustawowo chronionych w urzędzie przed nieuprawnionym ujawnieniem oraz prowadzenie
w imieniu wójta spraw wynikających z ustawy ochronie informacji niejawnych.
§ 30. Do zadań radcy prawnego należą w szczególności sprawy:
1. Opiniowanie pod względem prawnym projektów aktów normatywnych.
2. Udzielanie pracownikom urzędu opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień
w
zakresie stosowania prawa.
3. Informowanie wójta o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie objętym
działalnością gminy.
- 12 4. Występowanie w charakterze pełnomocnika wójta w postępowaniu sądowym,
administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi.
Rozdział 4
Przyjmowanie skarg, wniosków oraz załatwianie spraw indywidualnych
§ 31. 1.
2.
3.
4.
§ 32. 1.
2.
§ 33. 1.
2.
§ 34.
Pracownicy urzędu przyjmują interesantów przez cały czas urzędowania.
Obsługa interesantów powinna być rzeczowa, sprawna, uprzejma i uwzględniać zasady
współżycia społecznego.
Jeżeli sprawa wymaga uzupełnienia dodatkowym dokumentem będącym
w urzędzie, ale na innym stanowisku pracy, to czynności te wykonuje pracownik.
Pracownik odpowiedzialny jest również za potwierdzenie otrzymania dokumentu.
Jeżeli pracownik nie może załatwić sprawy interesanta ze względów proceduralnych, jest
zobowiązany do poinformowania o tym fakcie wójta lub sekretarza.
Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie spraw obywateli ponoszą
pracownicy merytoryczni wyznaczeni do załatwienia sprawy.
Sekretarz nadzoruje i koordynuje działania wydziałów i samodzielnych stanowisk pracy w
zakresie załatwiania skarg, wniosków i interwencji.
Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:
1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści
obowiązujących przepisów;
2) rozstrzygnięcia sprawy, w miarę możliwości niezwłocznie, a w pozostałych
przypadkach do określenia terminu załatwienia sprawy;
3) informowania zainteresowanych o etapie załatwiania ich sprawy;
4) powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku
zaistnienia takiej konieczności;
5) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od
wydanych rozstrzygnięć.
Interesanci mają prawo uzyskiwać informacje zgodnie z przepisami o dostępie do
informacji publicznej.
1) Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w wyznaczonym przez
siebie dniu tygodnia i w określonych godzinach.
2) Podczas nieobecności Wójta w wyżej określonym czasie, interesantów w sprawach skarg i
wniosków przyjmuje Sekretarz Urzędu Gminy.
3) Sekretarz, Kierownicy Wydziałów przyjmują interesantów w sprawach skarg i
wniosków każdego dnia, w ramach swoich możliwości czasowych.
Rozdział 5
Tryb postępowania przy opracowaniu aktów normatywnych
§ 35. 1.
2.
Na podstawie upoważnień ustawowych organom gminy przysługuje prawo stanowienia
aktów normatywnych o charakterze przepisów powszechnie obowiązujących na obszarze
gminy oraz aktów wewnętrznych obowiązujących pracowników urzędu oraz gminnych
jednostek organizacyjnych.
Akty normatywne, o których mowa w ust. 1, ustanawiają:
1) rada w formie uchwał, w sprawach określonych przepisami ustaw i statutem;
- 13 2) wójt w formie:
a) zarządzenia porządkowego – w przypadkach określonych w art. 41 ust. 2 ustawy,
b) zarządzenia – w innych wypadkach, jeżeli wydanie zarządzenia nakazuje przepis
prawa powszechnie obowiązującego,
c) pisma okólnego – w pozostałych wypadkach.
§ 36. 1.
2.
3.
4.
§ 37. 1.
2.
3.
Projekt aktu normatywnego sporządzają jednostki organizacyjne urzędu zgodnie
z właściwością rzeczową.
Projekt aktu normatywnego należy przekazać do zapoznania i omówienia wójtowi i
komisjom rady.
Projekt aktu normatywnego wymaga zaopiniowania przez radcę prawnego.
Projekt aktu normatywnego należy przekazać w celu umieszczenia w BIP na odpowiednie
stanowisko organizacyjne.
Akty normatywne powszechnie obowiązujące ogłasza się zgodnie z ustawą z dnia 20 lipca
2000r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z
2005r. Nr 190, poz. 1606 ze zm.).
Akty wewnętrzne ogłasza się poprzez doręczenie odpisu osobom zobowiązanym do
stosowania aktu lub poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w urzędzie.
Wydział Organizacyjny prowadzi zbiór aktów normatywnych dostępny do powszechnego
wglądu.
Rozdział 6
Zasady podpisywania dokumentów
§ 38. Do osobistej aprobaty i podpisu wójta zastrzeżone są w szczególności sprawy:
1. Organizacji wykonania zadań wynikających z uchwał rady i zarządzeń wójta.
2. Akceptowanie do wniesienia pod obrady rady sprawozdań, informacji i innych
materiałów w sprawach wynikających z planu pracy rady.
3. Ustalanie kierunków realizacji zadań wynikających z realizacji budżetu i zadań
rzeczowych.
4. Zatwierdzanie planów kontroli i zaleceń pokontrolnych.
5. Udzielanie odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz składanie radzie informacji
o sposobie załatwienia tych wniosków.
6. Korespondencja do posłów i senatorów.
7. Podpisywanie korespondencji kierowanej do:
1) organów władzy publicznej centralnych i wojewódzkich w sprawach należących do
kompetencji wójta;
2) przewodniczącego rady;
3) władz kościelnych;
4) kierownictw instytucji politycznych i związkowych.
8. Odpowiedzi na wystąpienia prokuratury, Najwyższej Izby Kontroli i Rzecznika Praw
Obywatelskich.
9. Podpisywanie odpowiedzi na skargi na sekretarza, skarbnika i pozostałych pracowników
urzędu.
10. Gospodarowanie etatami i funduszem płac w urzędzie.
11. Dysponowanie funduszem nagród dla pracowników urzędu.
12. Przyznawanie premii dla dyrektorów i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
13. Organizowanie akcji społecznych w celu zwalczania klęsk żywiołowych.
- 14 14. Przygotowywanie wniosków o tworzenie, zmiany, przekształcenia i likwidację gminnych
jednostek organizacyjnych.
15. Powoływania, awansowania, nagradzania, odznaczania, karania, odwoływania
i zwalniania oraz opiniowania pracy pracowników.
16. Wnioski dotyczące zmian w podziale administracyjnym gminy;
17. Zawieranie umów i zleceń na wykonawstwo inwestycji i remontów;
18. Kontakt z mediami.
Rozdział 7
Postanowienia końcowe
§ 39. Zmiany w regulaminie mogą być dokonane w trybie przewidzianym do jego nadania.
§ 40. Wykaz nazw i symboli obowiązujących w Urzędzie Gminy w Braniewo oraz informację o
oznaczaniu pism sporządzonych w wydziałach stanowi załącznik nr 1 do niniejszego
regulaminu.
§ 41. Schemat organizacyjny wraz z wykazem stanowisk w poszczególnych wydziałach Urzędu Gminy
Braniewo stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
- 15 Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Braniewie
Wykaz nazw i symboli obowiązujących w Urzędzie Gminy w Braniewo
1)
2)
3)
4)
5)
FIN - Wydział Finansowy;
OR- Wydział Organizacyjny;
WGK- Wydział Gospodarki Komunalnej;
OC - Wieloosobowe stanowisko ds. obrony cywilnej;
OP- Stanowisko ds. oświaty i środków pozabudżetowych
Dla stanowiska Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością ustala się symbol PJ.
Dodatkowa informacja dotycząca oznaczania pism sporządzanych w wydziałach:
1)
2)
3)
4)
5)
Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych (Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011 r.) poszczególne elementy znaku
sprawy, o oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2.2011, gdzie:
ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w
2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem
(jeżeli została utworzona);
2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
Oznaczając pismo znakiem sprawy, pracownicy wydziałów umieszczają po znaku sprawy symbol
prowadzącego sprawę składający się z inicjałów, oddzielając go od znaku sprawy kropką w
następujący sposób: ABC.123.78.2011.JK, gdzie "JK" jest symbolem prowadzącego sprawę,
dodanym do znaku sprawy ( w przypadku gdy inicjały w danym Wydziale się powtarzają
pracownicy dodają do litery oznaczającej nazwisko drugą literę nazwiska).
- 16 Załącznik nr 2
do Regulaminu Organizacyjnego określającego organizację
i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Braniewo.
Wójt
Radca Prawny
Sekretarz
Pełnomocnik SZJ
Skarbnik
Wydział
Organizacyjny
Wydział
Finansowy
Wydział
Gospodarki
Komunalnej
Stanowisko
ds. Oświaty i
Środków
pozabudżetowych
Wieloosobowe
stanowisko
ds. obrony cywilnej
i zarządzania kryzysowego