Kraków, dnia 11

Kraków, dnia 19.09.2011 roku
Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie
Plac Na Stawach 1
30-107 Kraków
Do wszystkich Wykonawców nr post.: OZ-Z.271-34/11.
Dot.: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr OZ-Z.271-34/11 w trybie przetargu
nieograniczonego na „Usługi doradztwa przy dostosowywaniu zarządzania portfelem projektów w
Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Krakowie do przyjętej koncepcji zarządzania procesowego oraz
przeprowadzenie i organizację dwóch dwudniowych warsztatów, których celem jest wypracowanie
wybranego modelu zarządzania w Powiatowym Urzędzie Pracy w Chrzanowie”.
WYJAŚNIENIE
treści SIWZ
Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, działając zgodnie z art. 38 ust. 1, 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku
- Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), wyjaśnia treść
Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia:
Pytanie z dnia 15 września 2011 r:
Pytanie 1. Ile procesów w obecnej Architekturze procesów realizuje zadania o charakterze projektów”
W strukturze zarządzania procesowego WUP projekty realizowane są za pomocą procesu głównego:
Zarządzanie programami i projektami własnymi WUP (wewnętrzne).
Pytanie 2. Proszę o podanie nazw procesów.
Proces „Zarządzanie programami i projektami własnymi WUP (wewnętrzne)” realizowany jest za pomocą
podprocesów.
1. Zarządzanie strategiczne portfelem projektów;
1.1. Planowanie i analiza portfela WUP;
2. Zarządzanie bazą zasobów portfela;
2.1. Aktywa portfela;
2.2. Monitoring konkursów;
3. Koordynacja procesów przygotowania nowych projektów;
3.1. Identyfikacja i ocena zarysów projektu;
3.1.1. Identyfikacja i ocena zarysów projektów;
3.1.2. Ustalenie kategorii, kryteriów i ich wag dla oceny zarysów projektów;
3.2. Przygotowanie projektów i aplikowanie o środki;
3.2.1. Przygotowanie projektów systemowych IP2 (w tym projektów innowacyjnych i współpracy
ponadnarodowej;
3.3. Koordynacja przygotowania projektów;
4. Koordynacja procesów realizacji projektów WUP;
4.1. Realizacja projektu
IP2 - systemowego, indywidualnego, innowacyjnego oraz współpracy
ponadnarodowej;
4.2. Sporządzenie wniosku o płatność IP2;
4.3. Wprowadzania zmian do wniosku o dofinansowanie projektu systemowego IP2 (Instrukcja
Wykonawcza 4.2);
4.4. Wprowadzanie zmian do wniosku o dofinansowanie projektu systemowego WUP (Instrukcja
Wykonawcza 4.4);
4.5. Projekty własne WUP Kraków;
4.6. Comiesięczne spotkania Kierowników Projektów;
4.7. Obsługa spotkania Komitetu Sterującego;
5. Monitoring i ocena portfela projektów WUP;
5.1. Analiza przekrojowa portfela;
5.2. Raportowanie portfela;
5.3. Ewaluacja projektów WUP.
6. Modelowe przygotowanie i realizacja projektu.
Pytanie 3. Czy koncepcja zarządzania procesami jest opisana?
Elementy koncepcji zarządzania procesami opisane są w obowiązujących dokumentach zarządczych WUP
Kraków.
pytanie nr 4: Czy przewiduje się udział pracowników Urzędu na etapie definiowania procesów oprócz
ich udziału w rozmowach i ankietowaniu?
W przypadku WUP: przewiduje się udział pracowników wytypowanych przez Dyrekcję WUP
W przypadku PUP Chrzanów: przewiduje się udział pracowników wytypowanych przez Dyrekcję PUP
pytanie nr 5: Ile osób stanowi 70% grupa uczestników.
W odniesieniu do WUP:
Wykonawca będzie zobowiązany do skontaktowania się i przeprowadzenia rozmów/rozeznania w formie
ankiet z co najmniej 14 uczestnikami spotkań.
W odniesieniu do PUP Chrzanów (warsztaty):
Wykonawca będzie zobowiązany do skontaktowania się i przeprowadzenia rozmów/rozeznania w formie
ankiet z co najmniej 11 osobami, uczestnikami warsztatów.
Pytanie 6. Czy „diagnoza sytuacji zastanej związanej z elementami przeznaczonymi do udoskonalenia”
oznacza obowiązek przeprowadzenia audytu podejścia procesowego?
Zgodnie z zapisami opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ, od Wykonawcy
oczekuje się, że przed rozpoczęciem procesu wsparcia, na podstawie rozmów z wytypowanymi osobami uczestnikami/właścicielami/odbiorcami wypracowywanych modeli procesów (Wykonawca skontaktuje się z co
najmniej 70% grupą uczestników <ankiety/rozmowy indywidualne>) oraz na podstawie analizy posiadanej
przez WUP
i PUP dokumentacji, Wykonawca przeprowadzi diagnozę sytuacji zastanej związanej z
elementami przeznaczonymi do udoskonalenia.
Celem diagnozy będzie zweryfikowanie oraz ocena
faktycznego stanu zaawansowania prac nad opracowywaniem modeli procesów oraz określenie/wytypowanie
kierunku wspólnego myślenia osób zaangażowanych w opracowywanie kształtu danego modelu procesów.
Diagnoza
nie oznacza przeprowadzenia audytu. Wykonawca sam podejmie decyzję jakie działania
przeprowadzić aby właściwie zdiagnozować faktyczny stan zaawansowania prac.
Pytanie 7. Proszę o podanie listy procesów które mają zostać poddane diagnozie i ocenie stanu
zaawansowania prac nad ich opisaniem.
Zgodnie z zapisami opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ, od Wykonawcy
oczekuje się wsparcia dotyczącego opracowania udoskonalenia lub wypracowania standardów następujących
modeli procesów na poziomie:
1. monitoring problemów w projekcie - opracowanie modelu procesu;
2. Skuteczne wprowadzanie zmian - przegląd i wypracowanie potrzebnych zmian w modelu procesu;
3. zamykanie projektu - opracowanie modelu procesu;
4. planowanie i analiza portfela projektów - przegląd i opracowanie potrzebnych zmian w modelu
procesu;
pytanie nr 8: Przedmiotem zamówienia jest usługa ekspercka. […] Czy warsztaty mają być miejscem
wypracowania procesów zarządzania projektami czy też dostarczyć wiedzę o zarządzaniu projektem.
Warsztat ma być miejscem wypracowania konkretnego modelu procesu: przekazywania - w ramach
współpracy międzyinstytucjonalnej na poziomie gminy - osoby bezrobotnej, niegotowej do podjęcia
zatrudnienia, w celu zapewnienia jej objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym.
pytanie nr 9: Czy warsztaty mają być realizowane w WUP?
Zgodnie z zapisami opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ, warsztaty dla PUP
związane z opracowaniem modelu procesu mają odbyć się w Chrzanowie lub jego okolicach, w odległości nie
większej niż 30 km (informacja zamieszczona na str.3 w/w dokumentu)
pytanie nr 10: Czy wymagany jest catering w trakcie warsztatów? Jeśli tak proszę o podanie warunków.
Zgodnie z zapisami opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ, dla celów realizacji
warsztatów dla PUP związanych z opracowaniem modelu procesu ma zostać zapewniony catering zgodnie ze
szczegółowymi wytycznymi zamieszczonymi na str. 5-6 w/w dokumentu.
pytanie nr 11: Ile warsztatów ma być zrealizowanych?
Zgodnie z zapisami opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ, dla celów
opracowania modelu procesu dla PUP Chrzanów mają zostać zorganizowane dwa dwudniowe warsztaty
(informacja zamieszczona na str.3 w/w dokumentu).
pytanie nr 12: Jaka będzie ilość uczestników warsztatów?
W ramach każdego dnia warsztatowego przewiduje się uczestnictwo 15 osób.
pytanie
13:
Proszę
o
podanie
kryteriów
oceny
prawidłowości
prowadzenia
dokumentacji
ze spotkań/warsztatów.
Zgodnie z zapisami opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ (str.4), na kryteria
prawidłowo prowadzonej dokumentacji składają się:
1.
dzienniki spotkań/warsztatów prowadzone na wzorze dostarczonym Wykonawcy przez Zamawiającego w
dniu podpisania umowy;
2.
odnotowywanie obecności uczestników spotkań/warsztatów na wzorze listy obecności dostarczonej
Wykonawcy przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy.
Wszystkie powyższe dokumenty muszą być podpisane przez eksperta prowadzącego spotkanie/warsztat i w
oryginale dostarczone do Zamawiającego.
Ponadto, zgodnie z zapisami opisu przedmiotu zamówienia , stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ (str.34) na wszystkich materiałach warsztatowych, edukacyjnych oraz informacyjnych, Wykonawca zobowiązany
zostanie do umieszczenia logotypów Europejskiego Funduszu Społecznego, Unii Europejskiej, Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, projektu systemowego, Wojewódzkiego Urzędu pracy oraz informację o
współfinansowaniu Projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego. Wszelkie niezbędne wzory dokumentów
zostaną dostarczone Wykonawcy przez Zamawiającego w formie elektronicznej w dniu podpisania umowy.
Brak umieszczenia w/w logotypów na materiałach warsztatowych/edukacyjnych/informacyjnych
będzie
oznaczało przygotowanie dokumentacji niezgodnej z kryteriami wyznaczonymi przez Zamawiającego.
pytanie 14: W celu zaplanowania odpowiedniej ilości czasu na prowadzenie Dziennika, proszę o podanie
wzoru Dziennika spotkań/warsztatów.
Wzór dziennika zostaje zamieszczony w załączniku do pisma.
pytanie 15: W celu zaplanowania odpowiedniej kalkulacji kosztów przeprowadzenia warsztatów, proszę
o podanie maksymalnej liczby uczestników warsztatów dla PUP.
W ramach każdego dnia warsztatowego przewiduje się uczestnictwo max 15 osób - uczestników warsztatu. W
warsztacie w roli obserwatorów- kontrolerów (w formie bezkosztowej) mogą pojawić się max. 2 osoby będące
przedstawicielami Zamawiającego, kontrolujące przebieg realizacji warsztatów.
Załącznik:
1. Dziennik spotkania/warsztatu - wzór
.........................................................
(podpis kierownika Zamawiającego)
DZIENNIK SPOTKANIA/WARSZTATU1
w ramach realizacji usługi doradztwa przy dostosowywaniu zarządzania portfelem projektów
w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Krakowie do przyjętej koncepcji zarządzania procesowego oraz
przeprowadzenie i organizacja dwóch dwudniowych warsztatów których celem jest wypracowanie
wybranego modelu zarządzania dla Powiatowego Urzędu Pracy w Chrzanowie.
DATA: ………………………
Godziny
rozpoczęcia
i zakończenia
Temat zajęć:
Wymiar godzin
spotkania/warsztatu
…………………………………………
podpis prowadzącego
1
niepotrzebne skreślić