Regulamin kontroli wewnętrznej

POWIATOWY URZĄD PRACY
w KRAPKOWICACH
Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 17/2012
Dyrektora PUP w Krapkowicach
z dnia 22.10.2012r.
R E G U L A M I N
K O N T R O L I
W E W N Ę T R Z N E J
POWIATOWEGO URZĘDU PRACY
W KRAPKOWICACH
Krapkowice 2012
SPIS TREŚCI
Rozdział I.
Postanowienia ogólne
Rozdział II.
Kontrole wewnętrzne w urzędzie
Rozdział III.
Prawa i obowiązki osób kontrolujących i kontrolowanych
Rozdział IV. Zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznych
Rozdział V.
Dokumentowanie wewnętrznych czynności kontrolnych
Rozdział VI.
Wizyty monitorujące jako element kontroli realizacji zadań urzędu
Rozdział VII.
Przepisy końcowe
2
Rozdział I.
Postanowienia ogólne
§1
1. Zasadniczym celem działalności kontrolnej jest wykrywanie nieprawidłowości
w funkcjonowaniu urzędu na każdym odcinku jej działania, podniesienie sprawności działania
jednostki poprzez eliminację w przyszłej pracy ujawnionych uchybień, ujawnienie przyczyn i
źródeł ich powstawania.
§2
1.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:
urząd – Powiatowy Urząd Pracy w Krapkowicach;
dyrektor – dyrektor urzędu;
kierownik komórki organizacyjnej – kierownik Centrum Aktywizacji Zawodowej lub
działu;
osoba kontrolująca – pracownik na stanowisku kierowniczym lub inna osoba
upoważniona i zobowiązana do kontroli;
zespól powołany doraźnie – grupa licząca od 2 do 5 pracowników urzędu posiadających
odpowiednią wiedze z kontrolowanego zakresu temtycznego, powołanych przez
Dyrektora zarządzeniem określającym cel, czas, sposób kontroli oraz wykorzystanie
uzyskanych z niej wniosków;
kontrola – czynność polegająca na sprawdzeniu działania stanu faktycznego
i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych,
technicznych, ekonomicznych i innych oraz sformułowaniu wniosków, mających na celu
zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki.
wizyty monitorujące – element kontroli realizacji zadań ustawowych wykonywanych
przez urząd, przeprowadzany przez upoważnionych pracowników w siedzibach firm
lub instytucji korzystających z form pomocy świadczonych przez urząd lub u osób
ubiegających się o jednorazowe środki na rozpoczęcie działalności gospodarczych.
§3
1. Za zorganizowanie i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej w urzędzie, a także
za należyte wykorzystanie wyników kontroli odpowiedzialny jest Dyrektor urzędu.
2. Dyrektor wprowadza w życie Regulamin Kontroli Wewnętrznej, który określa zasady
działania kadry kierowniczej odpowiedzialnej za prawidłowe funkcjonowanie urzędu oraz
zakres kontroli stosowanej w urzędzie.
§4
1. System kontroli w urzędzie obejmuje kontrolę wewnętrzną oraz wizyty monitorujące
mające na celu weryfikacje zadań wykonywanych przez urząd, i są przeprowadzane przez:
1) kierowników komórek organizacyjnych w stosunku do podległych pracowników
w zakresie określonym w przydzielonym zakresie czynności lub upoważnieniu;
2) pracowników upoważnionych przez Dyrektora;
3) zespoły powołane doraźnie – w zakresie ustalonym przez Dyrektora.
3
§5
1. Przeprowadzana kontrola jest prowadzana w szczególności pod względem:
1) formalnym – polega na badaniu prawidłowości dokumentów, sprawozdań czy
ewidencji w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami;
2) merytorycznym – polega na badaniu rzetelności, gospodarności oraz zasadności
wszelkich operacji gospodarczych z treścią badanych dokumentów z obowiązującymi
przepisami;
3) rachunkowym – polega na prawidłowości działań arytmetycznych zawartych w
dokumentach i sprawozdaniach.
2. Dla kontrolującego miernikiem przeprowadzanych czynności kontrolnych powinny być
zawsze przyjęte kryteria, do których zaliczamy:
1) legalność,
2) gospodarność,
3) rzetelność,
4) celowość,
5) przejrzystość (transparentność),
6) jawność
Rozdział II.
Kontrole wewnętrzne w urzędzie
§6
1. System kontroli wewnętrznej w urzędzie obejmuje:
1) kontrolę funkcjonalną, której podlegają wszystkie stanowiska pracy - sprawowana jest
przez kierowników komórek organizacyjnych jako nadzór nad pracą podległych
pracowników;
2) Samokontrolę - polega na kontrolowaniu prawidłowości wykonywania własnej pracy
przez wszystkich pracowników, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj
wykonywanej pracy zgodnie z przydzielonymi zakresami czynności, uprawnień i
odpowiedzialności.
§7
1. Kontrola funkcjonalna jest sprawowana w urzędzie w ramach kierowniczych obowiązków
służbowych przez:
a) Dyrektora – w stosunku do wszystkich pracowników urzędu;
b) Z-cę Dyrektora - w stosunku do kierowników działów organizacyjnych oraz osób
upoważnionych do przeprowadzania kontroli;
c) Główną Księgową – w stosunku do pracowników Działu Finansowo – Księgowego
oraz Biura Projektów w kwestii dot. zakresu finansowego;
d) Kierownika Centrum Aktywizacji Zawodowej – w stosunku do podległych
pracowników działu;
e) Kierownika Dział Rejestracji, Ewidencji i Świadczeń – w stosunku do podległych
pracowników działu;
4
Rozdział III.
Prawa i obowiązki osób kontrolujących i kontrolowanych
§8
1. Osoba przeprowadzająca kontrolę wewnętrzną lub wizyty monitorujące poza siedzibą
urzędu powinna mieć ten fakt określony w zakresie obowiązków lub posiadać stosowne
upoważnienie.
2. Osoba kontrolująca powinna mieć dostęp do pomieszczenia i dokumentów wymaganych
do kontroli, a osoba kontrolowana musi to udostępnić.
3. Osoba kontrolująca na potrzebę kontroli może żądać:
1) udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień,
2) sporządzenia rozliczeń czy zestawień niezbędnych w procesie kontronym
(stanowiące załącznik do protokołu),
3) korzystania z pomocy specjalistów powołanych w szczególnie uzasadnionych
przypadkach za zgodą Dyrektora PUP,
4) zabezpieczenia dowodów.
4. Dokumenty przekazywane do kontroli na czas jej realizacji powinny być odpowiednio
zabezpieczone, a po jej przeprowadzeniu – oddane w komplecie. W przypadku oględzin
pomieszczenia kontrolowanego - powinna uczestniczyć w czynności osoba która się nim
opiekuje bądź w nim pracuje, sporządzając z przeprowadzonej czynności protokół.
5. Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego
upoważnionej.
§9
1. Kontrolujący dokonują kontroli w sposób obiektywny i rzetelny ustalając stan faktyczny w
momencie kontrolnym.
2. W razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień kontrolujący ustala ich przyczyny
i skutki oraz podejmuje w ramach posiadanych kompetencji przedsięwzięcia zmierzające
do usunięcia wykrytych nieprawidłowości, jak również przedstawia je Dyrektorowi urzędu.
3. Kontrolujący ustalają osoby odpowiedzialne za stwierdzone uchybienia.
4. Obowiązek udowodnienia wystąpienia nieprawidłowości ciąży na osobie kontrolującej,
która ma obowiązek ustalenia okoliczności dotyczącej rozpatrywanej sprawy. Musi ona
sprawdzić i wziąć pod uwagę to, czy sposób postępowania mieści się w granicach
dopuszczalnego ryzyka.
§ 10
1.Kontolujący podlega wyłaczeniu z udziału w kontroli, gdy:
1) czynności lub rozstrzygnięcia kontrolne mogą dotyczyć stosunku zależności jego
samego, jego małżonka, krewnych i powinowatych bądź osób związanych z nim
z tytułu kurateli, opieki lub przysposobienia;
2) w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronności jego
postępowania.
2. O przyczynie wyłączenia osoba kontrolująca lub kontrolowana zawiadamia Dyrektora,
który rozstrzyga o ewentualnym wyłączeniu.
3. Kontrolującego wyłącza na piśmie z postępowania kontrolnego Dyrektor urzędu.
5
§ 11
1. W przypadku ujawnienia podczas kontroli nadużycia lub innego czynu mającego znamiona
przestępstwa, osoba kontrolująca obowiązana jest powiadomić bezzwłocznie Dyrektora oraz
zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód tego czynu.
2. W każdym przypadku ujawnienia czynu przestępczego osoba kontrolująca obowiązana jest
do:
1) przygotowania przy współudziale radcy prawnego pisma do decyzji Dyrektora,
zawierającego powiadomienie o tym fakcie i skierowanie sprawy do właściwego
organu ścigania przestępstw;
2) ustalenia, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały
jego popełnieniu;
3) przedstawienie na podstawie przeprowadzonego badania do decyzji Dyrektora,
wniosku w sprawie wyciągnięcia konsekwencji służbowych oraz powzięcia
odpowiednich środków w celu zapobiegania w przyszłości podobnym czynom.
Rozdział IV.
Zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej
§ 12
1. Działalność kontrolna - poza doraźnymi i nadzwyczajnymi potrzebami - wykonywana jest
na podstawie ogólnego rocznego Planu Kontroli Wewnętrznej (załącznik nr 1).
2. Plan Kontroli Wewnętrznych jest sporządzany przez pracownika ds. kadr i organizacji przy
współudziale kierowników komórek organizacyjnych oraz innych osób upoważnionych
do kontroli, a następnie jest zatwierdzany przez Dyrektora urzędu najpóźniej do 31 stycznia
każdego roku kalendarzowego.
3. Plany kontroli wewnętrznych powinny zawierać zakres przedmiotowy (tematy czy zakres
kontroli) i podmiotowy (osoby, stanowiska pracy czy komórki przewidziane do kontroli).
4. Kontrole przeprowadzane poza planem kontroli przeprowadzane są zgodnie z zaleceniem
Dyrektora jako kontrole doraźne.
§ 13
1. Nadzór nad działalnością kontrolną sprawuje Dyrektor.
2. Działalność kontrolną koordynuje Zastępca Dyrektora zobowiązany do kontroli
terminowości przeprowadzanych kontroli wewnętrznych we wszystkich działach Urzędu.
3. Główny księgowy sprawuje w szczególności kontrolę pod względem finansowym w
stosunku do pracowników urzędu, jak również funkcję kierowniczą w stosunku do podległych
pracowników.
4. Pozostali kierownicy komórek organizacyjnych oraz inne osoby upoważnione do
przeprowadzania kontroli wewnętrznych obowiązani są w ramach powierzonych odcinków
działań do sprawowania należytych kontroli oraz wspomagania kierownictwa w usprawnieniu
pracy i polepszeniu funkcjonowania i realizacji działań leżących w kompetencji urzędu.
5. Każdy pracownik bez względu na zajmowane stanowisko pracy jest zobowiązany do
rzetelnego wykonywania obowiązków służbowych określonych w zakresie czynności oraz
wynikających z wewnętrznych unormowań i poleceń przełożonych.
6
Rozdział V
Dokumentowanie wewnętrznych czynności kontrolnych
§ 14
1. Kontrolujący dokumentuje przebieg i wynik czynności kontrolnych gromadząc
dokumentację ponumerowaną chronologicznie.
2. Uzyskiwane wyjaśnienia i informacje w toku kontroli utrwalane są na piśmie oraz
podpisywanie przez osobę, która je złożyła i kontrolowała.
3. Kontrolujący utrwalają w postaci notatki służbowej inne czynności podjęte w toku kontroli,
które mają istotne znaczenia dla ustaleń kontrolnych.
§ 15
1. Ustalenia kontroli opisuje się w dokumentach pokontrolnym (sprawozdanie/protokół).
Ustalenia te powinny stanowić podstawę do oceny pracy pracownika na kontrolowanym
stanowisku pracy, szczególnie powinny wymieniać konkretne nieprawidłowości, to jest stan
faktyczny niezgodny z wyznaczeniami oraz wskazywać osoby odpowiedzialne za ich
powstanie.
2. W przypadku nie stwierdzenia nieprawidłowości podczas przeprowadzonej kontroli
wewnętrznej sporządza się sprawozdanie przedkładane Dyrektorowi urzędu.
3. W protokole ujmuje się wyłącznie fakty kontrolne o negatywnej wymowie, które
wymagają podjęcia określonych decyzji oraz można w nim zamieścić także fakty pozytywne
godne upowszechnienia.
4. Dokumenty pokontrolne powinny być napisane w sposób zwięzły i przejrzysty.
§ 16
1. Przed sporządzeniem dokumentów z kontroli wewnętrznej osoba kontrolująca
przedstawia dowody i wnioski osobom kontrolowanym, mając na celu dobrą komunikację
oraz rzetelne i właściwe stwierdzenie faktu, bez ryzyka pominięcia lub niezauważenia
poszczególnych faktów i stanu rzeczywistego.
2. Protokół/sprawozdanie z kontroli powinien zawierać:
a) datę i miejsce sporządzenia protokołu;
b) datę przeprowadzenia kontroli, bądź datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
c) nazwę kontrolowanego stanowiska pracy oraz działu organizacyjnego;
d) imię, nazwisko i stanowisko kontrolującego;
e) określenie przedmiotu kontroli;
f) opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego ze wskazaniem na podstawy
dokonanych ustaleń zawartych w aktach kontroli, w tym stwierdzonych nieprawidłowości,
przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych;
g) wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w
protokole oraz o prawie odmowy podpisania protokołu, a także o prawie wyjaśnień;
h) wyszczególnienie załączników do protokołu;
i) adnotacje, że służy tylko do użytku służbowego;
j) dane o liczbie egzemplarzy i ich przeznaczeniu;
3. Dokumenty pokontrolne podpisują: kontrolujący, kontrolowany i Dyrektor.
7
4. Nie wpisuje się do dokumentów z kontroli poprawek dokonanych w trakcie kontroli oraz
zrealizowanych postanowień mających na celu poprawę jakości wykonywanych czynności.
5. Każda strona protokołu winna być parafowana przez osoby podpisujące protokół to jest
kontrolującego i kontrolowanego w celu uniemożliwienia ich wymiany (podmiany).
6. Osoba kontrolowana podpisuje protokół/sprawozdanie w ciągu 7 dni od dnia jego
sporządzenia mając możliwość wniesienia wyjaśnień będących jego załącznikami.
Kontrolujący w takim przypadku mają 7 dni na rozpatrzenie zastrzeżeń wniesionych do
dokumentów pokontrolnych.
7. Odmowa podpisania dokumentów pokontrolnych nie stanowi faktu istotnego do
zakończenia procesu przeprowadzenia kontroli wewnętrznej. Osoba odmawiająca powinna
niezwłocznie uzasadnić ten fakt, który wpisuję się w dokumenty pokontrolne.
8. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego zastrzeżenia w całości bądź w części zostaną
uwzględnione kontrolujący wnosi poprawki do protokołu.
9. W przypadku nie uwzględnienia przez kontrolującego zastrzeżeń, pracownik kontrolowany
informuje o tym kontrolowanego i zwraca się o rozstrzygnięcie zastrzeżeń do Dyrektora PUP,
który w ciągu 7 dni po zapoznaniu się ze sprawą zajmuje ostateczne stanowisko.
10. Kontrolujący na podstawie wyników kontroli (ujawnionych w szczególności w protokole)
opracowuje projekt zaleceń i wniosków pokontrolnych, które po przedstawieniu i
zatwierdzeniu przez Dyrektora przedstawia je kontrolowanemu do realizacji w odkreślonym
czasowo terminie.
11. W przypadku wykrycia w czasie kontroli nieprawidłowości - po przeprowadzonej kontroli
Dyrektor może zorganizować pokontrolną naradę, w celu przekazania pracownikom istotnych
wytycznych dot. wykonywania zadań leżących w kompetencji urzędu w celu ustalenia
działań naprawczych oraz uniknięcia zaistniałych uchybień w przyszłości.
12. W/w czynności powinny być udokumentowane na piśmie.
§ 17
1. Całość dokumentacji z kontroli wewnętrznej (w tym sprawozdanie lub protokół, załączniki,
notatki służbowe, polecenia i zarządzenia itp.) dostarcza się pracownikowi ds. kadrowych
i organizacyjnych, który gromadzi całość dokumentacji z przeprowadzanych z kontroli
wewnętrznych w urzędzie.
Rozdział VI.
Wizyty monitorujące jako element kontroli realizacji zadań urzędu
§ 18
1. W związku z realizacją zadań ustawowych pracownicy Powiatowego Urzędu Pracy
w
Krapkowicach przeprowadzają wizyty monitorujące jako element kontrolny
realizowanych zadań poza siedzibą urzędu.
2. Wizyty monitorujące obejmują:
a) umowy zawarte z PUP o przyznanie środków na utworzenie działalności gospodarczej;
b) umowy zawarte z PUP o przyznanie środków na wyposażenie i doposażenie stanowisk
pracy;
8
c) umowy zawarte z PUP o zorganizowanie stażu;
d) umowy z PUP o zorganizowanie przygotowania zawodowego;
e) umowy z PUP o zorganizowanie prac interwencyjnych;
f) umowy z PUP o zorganizowanie szkoleń;
g) umowy z PUP o zorganizowanie prac społecznie użytecznych.
3. W przypadku stwierdzenie nieprawidłowości w realizacji umowy, ryzyka wydatkowania
środków niezgodnie z ich przeznaczeniem lub po wpłynięciu skargi na dany podmiot może
być przeprowadzona wizyta monitorująca doraźna w celu weryfikacji ustalenia stanu
faktycznego oraz przeciwdziałania wykorzystania środków publicznych niezgodnych z ich
przyznaniem.
§ 19
1. Osoby przeprowadzające wizyty monitorujące winny posiadać pisemne upoważnienie
wydane przez Dyrektora PUP, które zobowiązani są na prośbę osób, u których przeprowadza
się wizyty monitorujące okazać przed przystąpienie do czynności.
2. Zakres wizyty monitorującej nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.
3. Pracownik PUP jest zobowiązany do przeprowadzania wizyt monitorujących po
wcześniejszym uprzedzeniu osób kontrolowanych.
4. Wizyty monitorujące przeprowadza się w obecności osoby lub osób której cel wizyty
dotyczy lub w obecności osoby przez nią upoważnionej.
5. Czynności obejmujące wizyty monitorujące przeprowadzane są w godzinach pracy urzędu,
chyba że dyrektor wyrazi zgodę na pisemną, umotywowaną prośbę pracownika.
§ 20
1. Wyłączeniu z udziału w kontroli podlega kontrolujący w wypadku, gdy czynności lub
rozstrzygnięcia kontrolne mogą dotyczyć stosunku zależności jego samego, jego małżonka,
krewnych i powinowatych, bądź osób związanych z nimi z tytułu kurateli, opieki lub
przysposobienia.
2. Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które
mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.
3. O przyczynach wyłączenia kontrolujący zawiadamia Dyrektora Powiatowego Urzędu
Pracy, który rozstrzyga co do wyłączenia.
§ 21
1. Z każdej przeprowadzonej wizyty monitorującej sporządzana jest notatka służbowa oraz
niezbędna dokumentacja potwierdzająca przeprowadzaną wizytę.
2. W sporządzonej dokumentacji pracownik przeprowadzający wizytę monitorującą winien
przedstawić ustalenia w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz zgodny ze stanem
faktycznym.
3. Notatki z wizyt monitorujących powinny zawierać:
a) imię, nazwisko i stanowisko pracownika przeprowadzającego wizytę monitorującą;
b) datę przeprowadzenie wizyty monitorującej;
c) nazwę jednostki lub osoby u której przeprowadzana jest wizyta monitorująca oraz jej
adres;
9
d) zakres wizyty monitorującej;
e) wynik wizyty monitorującej;
f) podpis pracownika przeprowadzającego wizytę monitorującą i osoby, u której wizyta
monitorująca była przeprowadzana;
4. W przypadku braku możliwości wykonania wizyty monitorującej przeprowadzający ją
pracownik sporządza również notatkę służbową odnotowując dokładnie ten fakt.
5. Notatki z wizyt monitorujących gromadzone są bezpośrednio w dokumentacji sprawy,
która jest przedmiotem wizyty.
§ 22
1. W każdym kwartale roku kalendarzowego pracownik merytoryczny zajmujących się
określoną sprawą lub inna osoba upoważniona przez Dyrektora jest zobowiązana do
przeprowadzenia co najmniej 5 wizyt monitorujących zgodnie z realizacją umów na
subsydiowane stanowiska pracy.
2. Plan wizyt monitorujących (załącznik nr 2) na poszczególny kwartał jest przygotowywany
przez pracowników merytoryczny przeprowadzających wizyty monitorujące nie później niż w
ostatnim dniu pierwszego miesiąca kwartału, którego plan dotyczy.
Rozdział VII
Postanowienia końcowe
§ 23
Pracownicy urzędu właściwi merytorycznie, z racji powierzonych im obowiązków w zakresie
przeprowadzania kontroli wewnętrznych i wizyt monitorujących, winni zapoznać się z treścią
regulaminu i bezwzględnie przestrzegać zawartych w nim postanowień.
§ 24
Sprawy nie ujęte szczegółowo w niniejszym regulaminie, będą ustalone w formie odrębnych
zarządzeń Dyrektora.
§ 25
Z momentem wejścia w życie niniejszego regulaminu traci moc Regulamin Kontroli
Wewnętrznej Powiatowego Urzędu Pracy w Krapkowicach będący załącznikiem do
Zarządzenia nr 5/2005 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Krapkowicach z dnia
11.04.2005 roku
§ 26
Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.01.2013 roku.
10