Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Obowiązek sporządzania rocznych
sprawozdań z wydatków do 30 000
euro przez jednostki pomocy
i integracji społecznej
Podstawa prawna
Art. 98 ust. 1 ustawy Pzp - zamawiający sporządza
roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach.
Stosownie do art. 98 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający
jest zobowiązany przekazać roczne sprawozdanie
Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do
dnia 1 marca każdego roku następującego po roku,
którego dotyczy sprawozdanie.
Zakres sprawozdania określony został w rozporządzeniu
Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r.
w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym
sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru
oraz sposobu przekazywania (Dz. U. poz. 1530) –
rozporządzenie to weszło w życie 27.12.2013 r.
Nowelizacje ustawy Pzp
a rodzaje zamówień
1) Nowelizacja ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o
zmianie ustawy – Pzp oraz niektórych innych
ustaw (m.in.podwyższenie progu do 30.000 euro)
2) Nowelizacja ustawą z dnia 30 maja 2014 r.
o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz
niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r., poz.
811) – dodano art. 4 pkt 8c Pzp
3)Najnowsza nowelizacja - ustawą z dnia
29 sierpnia 2014 o zmianie ustawy Pzp
1. Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych
innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku
W dniu 26 marca 2014 r. Prezydent Rzeczypospolitej
Polskiej podpisał ustawę z dnia 14 marca 2014 r. o
zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych
oraz niektórych innych ustaw. Podpisana przez
Prezydenta
RP
ustawa
została
opublikowana
w Dzienniku Ustaw w dniu 01.04.2014 r. pod poz. 423.
Ustawa weszła w życie po upływie 14 dni od dnia
ogłoszenia w Dzienniku Ustaw
tj. 16 kwietnia 2014.
1.Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych
innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku
Ustawa zmienia ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych m.in. poprzez:
1) podwyższenie (z 14.000 do 30.000 euro)
wartości zamówienia lub konkursu,
decydującej o konieczności stosowania
ustawy dla wszystkich zamawiających
(zmiana treści art. 4 pkt 8 ustawy Pzp).
Szacuje się, że ten zabieg spowoduje zmniejszenie o 25 %
przypadków stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych
1. Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych
innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku
Ustawa zmienia ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych m.in. poprzez:
2) wyłączenie z reżimu ustawy niektórych
zamówień z zakresu prac badawczych,
eksperymentalnych, naukowych lub
rozwojowych oraz z zakresu działalności
kulturalnej (dodano art. 4 pkt 8a i 8b).
1. Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych
innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku
Ustawy Pzp nie zastosujemy do:
- zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie
do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub
rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji
seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu
kosztów badań lub rozwoju, jeżeli ich wartość jest mniejsza niż kwoty
określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.
( zgodnie z art. 4 pkt 8a Pzp)
oraz do:
- zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu
działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów,
konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z
zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych
przez biblioteki lub muzealiów, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu
zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego
działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach
wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 (zgodnie z art. 4 pkt 8b Pzp)
1.Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych
innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku
Dlatego
w
celu
zapewnienia
pełnej
zgodności
wprowadzanych zmian z prawem Unii Europejskiej,
ustawodawca
znowelizował
ustawę
z
dnia
25
października
1991
roku
o
organizowaniu
i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz ustawę z
dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania
nauki. Wprowadzone, w powyższych aktach, zmiany
polegają na dodaniu do ich treści regulacji określających
zasady udzielania zamówień publicznych na dostawy lub
usługi, o wartościach niższych niż tzw. progi unijne
i wyższych niż 30 000 euro, odpowiednio z zakresu
działalności kulturalnej oraz z dziedziny nauki.
1.Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych
innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku
W ustawie z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności
kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406) po rozdziale 4 dodaje się rozdział 4a w brzmieniu:
„Rozdział 4a - Udzielanie zamówień na dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej
Art. 37a. Podmiot prowadzący działalność kulturalną, udzielając zamówienia, o którym mowa
w art. 4 pkt 8b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, którego
wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro, zamieszcza ogłoszenie
o udzielanym zamówieniu na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej.
Art. 37b. Zamówienie, o którym mowa w art. 37a, jest udzielane w sposób zapewniający
przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz
z uwzględnieniem okoliczności mogących mieć wpływ na jego udzielenie.
Art. 37c. Podmiot prowadzący działalność kulturalną nie udostępnia informacji związanych z
zamówieniem, o którym mowa w art. 37a, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w
rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli podmiot zainteresowany
wykonaniem zamówienia, nie później niż przed zawarciem umowy o wykonanie tego
zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane.
Art. 37d. Podmiot prowadzący działalność kulturalną zamieszcza niezwłocznie na swojej stronie
podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej informację o udzieleniu zamówienia, o którym
mowa w art. 37a, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę
o wykonanie zamówienia, albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia.”.
1.Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych
innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku
W ustawie z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. Nr 96, poz. 615, z
późn. zm.) po rozdziale 2 dodaje się rozdział 2a w brzmieniu:
„Rozdział 2a - Zasady udzielania zamówień z dziedziny nauki
Art. 30a. Podmiot zamawiający, udzielając zamówienia z dziedziny nauki, zamieszcza ogłoszenie o
udzielanym zamówieniu na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej.
Art. 30b. Zamówienie z dziedziny nauki jest udzielane w sposób zapewniający przejrzystość, równe
traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem
okoliczności mogących mieć wpływ na jego udzielenie.
Art. 30c. Podmiot zamawiający nie udostępnia informacji związanych z zamówieniem z dziedziny
nauki stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu
nieuczciwej konkurencji, jeżeli podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż
przed zawarciem umowy o wykonanie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być one
udostępniane.
Art. 30d. Podmiot zamawiający zamieszcza niezwłocznie na swojej stronie podmiotowej Biuletynu
Informacji Publicznej informację o udzieleniu zamówienia z dziedziny nauki, podając nazwę
(firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia, albo
informację o nieudzieleniu tego zamówienia.”.
1. Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych
innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku
Jaki był cel wprowadzanej nowelizacji?
1.Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych
innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku
Ustawa ta jest odpowiedzią na postulaty
odformalizowania zamówień publicznych.
2. Ustawa z dnia 30.05.2014 r.o zmianie ustawy
o systemie oświaty oraz niektórych innych
ustaw (Dz.U. z 2014 r., poz. 811)
Ustawa weszła w życie 8 lipca 2014
Zgodnie z dodanym w art. 4 pkt 8c – ustawy Pzp nie
zastosujemy do : zamówień, których przedmiotem są
dostawy lub usługi z zakresu działalności oświatowej
związane z gromadzeniem w bibliotekach szkolnych
podręczników, materiałów edukacyjnych i materiałów
ćwiczeniowych, o których mowa w ustawie z dnia
7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r.
Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.1), jeżeli zamówienia te
nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe
przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich
wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach
wydanych na podstawie art. 11 ust. 8
2. Ustawa z dnia 30.05.2014 r.o zmianie
ustawy o systemie oświaty oraz niektórych
innych ustaw (Dz.U. z 2014 r., poz. 811)
Zmiana w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie
oświaty
rodzi obowiązek stosowania uproszczonego
trybu zawierania przez szkołę umów, o których mowa
w art. 4 pkt 8c) ustawy Pzp jeżeli ich wartość
przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty
30.000 euro. Szczegóły dotyczące ww. uproszczonej
procedury uregulowano w przepisach od art. 22az do
art. 22azc tej ustawy.
Natomiast w dniu 17 września 2014 r.
Prezydent RP podpisał ustawę z dnia
29 sierpnia 2014 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych, która została
opublikowana 18 września 2014 w
Dzienniku Ustaw z 2014 r. pod poz. 1232.
TERMIN WEJŚCIA W ŻYCIE tej ustawy:
Ustawa weszła w życie po upływie 30 dni od
dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw,
tj. z dniem 19 października 2014 r.
3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r.
o zmianie ustawy - Pzp
Ustawa między innymi:
1) eliminuje przepis określający warunki
prowadzenia
postępowań
w
trybie
negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie
zamówienia z wolnej ręki w przypadku
zamówień, których przedmiotem są usługi
o
charakterze
niepriorytetowym
–
uchylono ust. 1a w art. 5 Pzp
3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r.
o zmianie ustawy - Pzp
2) dodaje przepis określający zasady
udzielenia
zamówień,
których
przedmiotem są usługi o charakterze
niepriorytetowym, o wartości mniejszej
niż tzw. progi unijne, o których mowa w
art. 11 ust. 8 Pzp – dodano w ustawie
Pzp art. 5a
Nowelizacja Pzp – w zakresie zamówień na
usługi o charakterze niepriorytetowym
Do katalogu usług o charakterze
niepriorytetowym zalicza się m.in.:
- usługi hotelarskie i restauracyjne;
- usługi transportu kolejowego i wodnego;
- usługi prawnicze; - usługi rekrutacji i
pozyskiwania personelu;
- usługi edukacyjne i szkoleniowe;
- usługi społeczne i zdrowotne;
- usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe.
Nowelizacja Pzp – w zakresie zamówień na
usługi o charakterze niepriorytetowym
art. 5a - określa zasady udzielenia zamówień, których przedmiotem są
usługi o charakterze niepriorytetowym, o wartości mniejszej niż
tzw. progi unijne
Zmawiający może udzielić takiego zamówienia na następujących zasadach:
- po pierwsze:udziela zamówienia w sposób przejrzysty, obiektywny i niedyskryminacyjny;
- po drugie: zamawiający zamieszcza na stronie podmiotowej BIP –u (a w razie barku
– na swojej stronie internetowej) ogłoszenie o zamówieniu zawierające informacje
niezbędne z uwagi na okoliczności jego udzielenia, w szczególności:
1) termin składania ofert uwzględniający czas niezbędny do przygotowania i złożenia
oferty;
2) opis przedmiotu oraz określenie wielkości lub zakresu zamówienia;
3) kryteria oceny ofert.
- po trzecie: na zamawiającym ciążyć będzie jeszcze obowiązek zamieszczenia na
stronie podmiotowej BIP-u (a w razie barku – na swojej stronie internetowej)
informacji o udzieleniu zamówienia bądź informacji o nieudzieleniu zamówienia
stosownie do postanowień art. 5a ust. 4 ustawy Pzp.
Nowelizacja Pzp – w zakresie zamówień na
usługi o charakterze niepriorytetowym
Reasumując, od dnia 19 października 2014 r.
zamawiający może udzielić zamówienia na usługi
niepriorytetowe o wartości poniżej progów unijnych
bądź na zasadach ogólnych, czyli w jednym z trybów
przewidzianych do tej pory w ustawie Pzp z jednoczesną
możliwością wykorzystania uproszczeń określonych w
art. 5 ust. 1 i 1b ustawy Pzp, bądź na podstawie
określonej przez siebie procedury, spełniającej
minimalne wymogi określone w art. 5a ust. 2-4
ustawy Pzp, której przebieg powinien odpowiadać
ogólnym
regułom
rządzącym
postępowaniami
o
udzielenie zamówienia publicznego, z uwzględnieniem
specyfiki postępowania z art. 5a ust. 2 - 4 ustawy Pzp
i własnych reguł wprowadzonych do niego przez
zamawiającego – opinia UZP (www.uzp.gov.pl).
Specjalny reżim postępowania dla zamówień:
1) do 30.000 euro – art. 4 pkt 8 Pzp
2)w zakresie działalności kulturalnej – art. 4 pkt 8b Pzp
3)związanych z działalnością bibliotek – art. 4 pkt 8b Pzp
4) w zakresie działalności oświatowej – art. 4 pkt 8c Pzp
5) w zakresie działalności naukowej- art. 4 pkt 8a Pzp
6) na usługi o charakterze niepriorytetowym – art. 5a
Pzp
Zamówienia publiczne o wartości
szacunkowej do 30.000 euro
Zamówienia publiczne do 30.000 euro
Zamówienia publiczne
dla których
ustawodawca na mocy art. 4 pkt 8 ustawy
Pzp zwalnia zamawiającego z obowiązku
stosowania tej ustawy są nieodłącznym
elementem dokonywania wydatków
w każdej jednostce sektora finansów
publicznych.
Czym jest zamówienie
publiczne?
Definicja zamówień publicznych
Zamówienia publiczne to umowy
odpłatne zawierane między
zamawiającym a wykonawcą,
których przedmiotem są usługi,
dostawy lub roboty budowlane
(art. 2 pkt 13 ustawy Pzp).
Podstawowe elementy zamówienia
publicznego
po pierwsze: mamy do czynienia z
umową, w której występują dwie strony –
zamawiający i wykonawca
Umowa to czynność prawna dwustronna
(forma zobowiązania) i w świetle prawa
cywilnego oznacza zgodne oświadczenie
woli dwóch lub więcej stron zmierzające
do wywołania określonego skutku
prawnego.
Pojęcie zamawiającego i wykonawcy
zamawiający to osoba fizyczna, osoba
prawna lub jednostka organizacyjna
nieposiadająca osobowości prawnej
zobowiązana do stosowania ustawy.
(art. 2 pkt 12 Pzp)
wykonawca to osoba fizyczna, osoba
prawna albo jednostka organizacyjna
nieposiadająca osobowości prawnej, która
ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego,
złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie
zamówienia publicznego. (art. 2 pkt 11 Pzp)
Podstawowe elementy zamówienia
publicznego
po drugie przedmiotem takiej umowy musi
być:
- usługa (art. 2 pkt 10 Pzp)
lub - dostawa (art. 2 pkt 2 Pzp)
lub - robota budowlana (art. 2 pkt 8 Pzp)
Podstawowe elementy zamówienia
publicznego
po trzecie umowa musi mieć charakter odpłatny
tzn. taki w której każda ze stron uzyskuje
korzyść majątkową (rozumianą zarówno jako
korzyść o charakterze pieniężnym, jak również
inną korzyść majątkową w postaci świadczeń
niepieniężnych) – wyrok KIO sygn. akt: KIO
1470/11
Kiedy zamówienia do 30.000 euro
będą zamówieniami publicznymi?
Kiedy zamówienia do 30.000 euro są
zamówieniami publicznymi ?
W każdym przypadku, gdy zamawiający
zawrze z wykonawcą odpłatną umowę
o wykonanie usługi, dostawy czy też
roboty budowlanej o wartości
nieprzekraczającej równowartości
30.000 euro.
UWAGA: co do zasady taka umowa nie musi
mieć formy pisemnej.
Często jedynym dokumentem potwierdzającym zawarcie
takiej umowy będzie dokument w postaci np.
rachunku, faktury.
Wyłączenie stosowania ustawy z art. 4 pkt 8
ustawy Pzp
- do zamówień i konkursów, których
wartość nie przekracza wyrażonej w
złotych równowartości kwoty 30.000
euro przepisów ustawy Pzp się nie
stosuje.
Wyłączenie stosowania ustawy
z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp
Brak konieczności stosowania ustawy Pzp
nie oznacza dowolności !
Wyłączenie stosowania ustawy
z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp
Po pierwsze – należy oszacować wartość
zamówienia zgodnie z Pzp;
Po drugie – pamiętać o obowiązku
sprawozdawczym – art. 98 ust. 4 Pzp
Po trzecie – istnieją jeszcze inne
(niż ustawa Pzp) powszechnie
obowiązujące przepisy prawa, które trzeba
zachowywać.
Wyłączenie stosowania ustawy
z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp
Przepisy K.C. nie narzucają formy umowy w sprawie
zamówienia publicznego o wartości do 30.000 euro.
Zamówieniem publicznym będą także umowy zawarte
np. w formie ustnej, gdzie jedynym dokumentem
uprawdopodobniającym fakt ich zawarcia jest
np. rachunek, faktura VAT.
Zalecane jest jednak zwłaszcza ze względów dowodowych
stosowanie formy pisemnej umów (zwłaszcza przy
zamówieniach o większej wartości) .
Do zachowania pisemnej formy umowy wystarcza złożenie
własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść
oświadczenia. Umowa nie musi być wyrażona w formie
jednolitego aktu zawierającego oświadczenia obu stron.
Wyłączenie stosowania ustawy
z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp
Ze względu na cel zamówienia i ochronę
interesu publicznego warto zastrzec
w umowie :
1) termin wykonania zamówienia,
2) w razie potrzeby – wprowadzać
zastrzeżenia kary umownej, ułatwiającej
dochodzenie roszczeń z tytułu
niewykonania lub nienależytego
wykonania umowy.
Zamówienia publiczne do 30.000 euro – to
gospodarowanie środkami publicznymi
Prawidłowe udzielanie zamówień publicznych do 30.000 euro wiąże
się z zachowaniem zasad płynących z ustawy o finansach
publicznych tj.
- zasady celowości i oszczędności
-zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych
nakładów ( która nie zawsze oznacza konieczność wyboru
najtańszej oferty) ;
- zasady optymalnego doboru metod i środków w celu
osiągnięcia założonych celów;
- zasady dokonywania wydatków w sposób umożliwiający
terminowe wykonanie zadań;
- zasady dokonywania wydatków w wysokości i terminach
wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Obowiązek sprawozdawczy w zakresie
zamówień do 30.000 euro
W wyniku zmiany ( w lutym 2013 r.) art. 98 ust. 4 ustawy,
Prezes Rady Ministrów został przez ustawodawcę
zobowiązany do wydania rozporządzenia, w którym
określi zakres informacji zawartych w sprawozdaniu
z udzielonych zamówień publicznych, jego wzór oraz
sposób przekazywania.
Obowiązek sprawozdawczy w zakresie
zamówień do 30.000 euro
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 12
grudnia 2013
w sprawie zakresu informacji
zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych
zamówieniach,
jego
wzoru
oraz
sposobu
przekazywania. Rozporządzenie weszło
w życie
z dniem 27 grudnia 2013 r. i zastąpiło
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia
25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji
zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych
zamówieniach,
jego
wzoru
oraz
sposobu
przekazywania (Dz. U. Nr 155, poz. 1110 oraz z 2007
r. Nr 175, poz. 1226).
Kto ma obowiązek sprawozdawczy
w zakresie zamówień do 30.000 euro?
Obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi
Urzędu rocznego sprawozdania o udzielonych
zamówieniach
dotyczy
wszystkich
zamawiających,
o
których
mowa
w art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, bez względu na
tryb
udzielenia
zamówienia
publicznego.
Do
sporządzenia
rocznego
sprawozdania
zobowiązany
jest
co
do
zasady
każdy
zamawiający, który udzielił w danym roku
zamówienia
publicznego,
w
tym
również
zamawiający,
który
udzielił
zamówień
z
wyłączeniem procedur określonych przepisami
ustawy Pzp.
Kto nie ma obowiązku ?
Powyższy obowiązek nie będzie miał
zastosowania w odniesieniu do zamawiających,
którzy w roku objętym sprawozdaniem:
1) nie udzielili żadnego
udzielili zamówienia w
ustawy Pzp, oraz nie
z wyłączeniem procedur
Pzp,
zamówienia, tj. nie
oparciu o przepisy
udzielili zamówienia
określonych ustawą
2) udzielili wyłącznie zamówień w dziedzinie
obronności i bezpieczeństwa na dostawy
i usługi, których wartość jest mniejsza od kwot
określonych
w
przepisach
wydanych
na
podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp
Sektor finansów publicznych
Jednostki sektora finansów
publicznych wylicza enumeratywnie
art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 o finansach publicznych.
Sektor finansów publicznych
Sektor finansów publicznych tworzą:
1) organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej,
organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały;
2) jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki;
3) jednostki budżetowe;
4) samorządowe zakłady budżetowe;
5) agencje wykonawcze;
6) instytucje gospodarki budżetowej;
7) państwowe fundusze celowe;
8) Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze
oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane
przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
9) Narodowy Fundusz Zdrowia;
10) samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;
11) uczelnie publiczne;
12) Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne;
13) państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe
instytucje filmowe;
14) inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na
podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z
wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek
prawa handlowego
Sektor finansów publicznych
Jednostki sektora finansów publicznych:
- wykonują zadania publiczne na zasadach
niekomercyjnych; realizują cele publiczne
i społeczne,
- są finansowane ze środków publicznych
oraz wykorzystują majątek publiczny,
-prowadzą gospodarkę finansową według
zasad określonych przez prawo.
Sektor finansów publicznych
Różnice między poszczególnymi formami organizacyjnymi
dotyczą m.in.:
- posiadania przez jednostki, bądź nie osobowości
prawnej,
- zasad prowadzenia ich gospodarki finansowej, w tym
sposobów ich budżetowania (powiązania z budżetem),
- uchwalania ich planów finansowych oraz
w nich zmian,
- struktury organizacyjnej jednostek.
dokonywania
Odpowiedzialność Kierownika Jednostki
Co
do
zasady
to
kierownik
jsfp
jest
odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej
tej jednostki – art. 53 ust. 1 ustawy o finansach
publicznych
Kierownik jednostki może powierzyć określone
obowiązki w zakresie gospodarki finansowej
pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków
przez te osoby powinno być potwierdzone
dokumentem w formie odrębnego imiennego
upoważnienia albo wskazania w regulaminie
organizacyjnym jednostki.
Odpowiedzialność Kierownika Jednostki
„(…) za całość gospodarki finansowej jest odpowiedzialny kierownik
jednostki sektora finansów publicznych Z racji pełnionej funkcji
obwiniona powinna znać zasady gospodarki finansowej,
konsekwencje ich naruszenia, a w razie wątpliwości
interpretacyjnych
powinna
dokładnie
przeanalizować
sytuację i przepisy przed podjęciem decyzji, nie ograniczając
się do dania wiary jednej opinii lub tej opinii, która zgodna
była z oczekiwaniami. Podniesione okoliczności nie uchylają
odpowiedzialności za stwierdzone naruszenie dyscypliny finansów
publicznych. Na kierowniku jednostki ciąży bowiem obowiązek
zapewnienia w kierowanej przez siebie placówce takiej organizacji
pracy, która pozwala na prawidłowe wykonywanie obowiązków
jednostki (orzeczenie GKO z dn. 29.02.2004 r. nr DDF/GKO/Odw.88/l 17/2003).
Odpowiedzialność Kierownika Jednostki
Zgodnie z art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp za
sporządzenie i przekazanie rocznego
sprawozdania
o
udzielonych
zamówieniach odpowiada zamawiający,
czyli co do zasady
kierownik zamawiającego.
Odpowiedzialność pracownika
– zasada delegowania zadań
Zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy Pzp
Kierownik zamawiającego może powierzyć
pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla
niego czynności,
pracownikom zamawiającego.
Odpowiedzialność pracownika
– zasada delegowania zadań
Kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie
wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności
pracownikom
zamawiającego.
Jednakże
takie
powierzenie
musi
mieć
postać
upoważnienia
indywidualnie adresowanego dla danego pracownika z
wymienieniem czynności z zakresu postępowania
przetargowego,
które
zostały
mu
powierzone
(orzeczenie GKO z dnia 22 lutego 2010 r.
Nr BDF1/4900/87/89/09/48).
Zasady delegowania zadań
Obowiązki
i
kompetencje
należy
delegować na rzecz pojedynczych,
konkretnych osób, a nie na rzecz
zespołu, ponieważ grupy osób zwykle nie
da się rozliczyć z odpowiedzialności.
Zasady delegowania zadań
Powierzenie przez kierownika
jednostki obowiązków z zakresu
kontroli finansowej nie zwalnia
kierownika z odpowiedzialności za
brak nadzoru nad jej wykonywaniem.
Odpowiedzialność Kierownika Jednostki
Główna Komisja Orzekająca kierownik jednostki,
przyjmując powierzone mu stanowisko, przyjmuje w ten
sposób
także
pełną
odpowiedzialność
związaną
z
wykonywaniem tej funkcji” (orzeczenie GKO z dnia 13 stycznia
2003 r., DF/GKO/Odw.-100/131-132/2002);
„obwiniony w nadmierny sposób obdarzył zaufaniem główną
księgową jednostki, powierzając jej w sposób niemal
nieograniczony całą gospodarkę finansową jednostki, sam
natomiast skupił się na jej działalności merytorycznej. Taki
sposób działania w jednoznaczny sposób świadczy o niedochowaniu
staranności, która powinna być wymagana od osób pełniących
kierownicze funkcje w jednostkach sektora finansów publicznych”
(orzeczenie GKO z dnia 20 listopada 2006r. DF/GKO-490065/82/06/1980.
Kontrola zarządcza w jsfp.
Jednostki sektora finansów publicznych są
zobowiązane
od 1 stycznia 2010 r. na
mocy ustawy o finansach publicznych do
obligatoryjnego posiadania mechanizmów
kontroli zarządczej.
Kontrola zarządcza – ogół działań
podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów
i zadań w sposób zgodny z prawem efektywny,
oszczędny i terminowy – art. 68 ust. 1 ustawy
o finansach publicznych.
Kontrola zarządcza w jsfp.
Obowiązek posiadania i stosowania kontroli
zarządczej dotyczy wyłącznie jednostek sektora
finansów
publicznych
wymienionych
w art. 9 ustawy o finansach publicznych
(nie dotyczy np. spółek prawa handlowego –
nawet jeśli właścicielami lub współwłaścicielami
są jsfp) .
Kontrola zarządcza w jsfp.
Za zapewnienie prawidłowego funkcjonowania
kontroli zarządczej odpowiada zgodnie z art. 69
ust. 1 ustawy o finansach publicznych:
1) minister w kierowanym
administracji rządowej;
przez
siebie
dziale
2) wójt, burmistrz, prezydent miasta, przewodniczący
zarządu jednostki samorządu terytorialnego;
3) kierownik jednostki.
Roczne sprawozdanie z udzielonych
zamówień publicznych
1. Termin
– do 1 marca każdego roku następującego po roku którego
dotyczy sprawozdanie (czyli do 1 marca 2015 r. przesyłamy
sprawozdanie z zamówień publicznych udzielonych od 1.01.2014 roku
do 31.12.2014 r.)
2.Sposób – wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem Portalu
UZP; ( Potwierdzeniem, że sprawozdanie wpłynęło do UZP w wersji
elektronicznej jest pojawienie się na stronie systemu UZP oraz w
formularzu sprawozdania nr referencyjnego i daty, wygenerowanych
przez system UZP).
3. W zakresie zamówień wyłączonych na podstawie art. 4
pkt 8
(zamówień o wartości do 30.000 euro) wskazujemy w sprawozdaniu
łączną wartość wszystkich takich zamówień – bez podatku VAT
(tj. zamawiający uwzględnia każdą umowę zawartą w formie
ustnej lub pisemnej, której przedmiotem jest dostawa, usługa
lub robota budowlana w rozumieniu Pzp, za realizację której
wykonawca otrzyma wynagrodzenie większe niż O zł lecz
nieprzekraczające równowartości 30.000 euro).
Roczne sprawozdanie z udzielonych
zamówień publicznych
Nowym rozwiązaniem jest określenie
wzoru jednego uniwersalnego załącznika,
który
będzie
wykorzystywany
przez
wszystkich zamawiających, stosownie do
zakresu informacji przekazywanych w
sprawozdaniu za dany rok.
Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach
z udzielonych zamówień publicznych
W załączniku do rozporządzenia, ustalającym wzór rocznego sprawozdania, wprowadza
się 6 tabel, określających następujące informacje:
I Zamawiający, - 1. Nazwa, adres i osoby upoważnione do kontaktów;
1. Rodzaj zamawiającego;
II. Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp;
III. Zamówienia sektorowe o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych
równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej od kwot
określonych w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8 ustawy Pzp;
IV. Zamówienia klasyczne i zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o
wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w
art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na
podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp;
V. Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach
wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp;
VI. Sposób wykonania zamówień, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną
w złotych równowartość kwoty 20.000.000 euro dla robót budowlanych albo
10.000.000 euro dla dostaw lub usług.
Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach
Tabela I „Zamawiający”
W
części
drugiej
tabeli
I
zamawiający
zobowiązany jest określić swój status, tj. „Rodzaj
zamawiającego” w świetle treści art. 3 ust. 1
ustawy Pzp. - zamawiający będący jednostką
sektora finansów publicznych może wybrać tylko
jedną z form wymienionych w przedmiotowej
części tabeli I. Niewłaściwe jest zatem oznaczenie
przez zamawiającego swojego charakteru poprzez
jednoczesne
zakreślenie
dwóch
pól
np.
„Administracja rządowa centralna” oraz „Uczelnia
publiczna”.
Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach
Tabela I „Zamawiający”
W sytuacjach wyjątkowych, gdy zamawiający
w sposób jednoznaczny nie jest w stanie
stwierdzić swojego przyporządkowania do jednej z
grupy podmiotów wymienionych w tej części
tabeli I, oznacza się jako „Inny” z jednoczesnym
opisowym określeniem swojego charakteru.
Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach
Tabela I „Zamawiający”
Zamawiający udzielający zamówień sektorowych
– ma możliwość wybrania więcej niż jednego pola.
Zamawiający sektorowy może się równocześnie
określić jako podmiot prawa publicznego albo
„Zamawiający udzielający zamówień ze środków
publicznych lub finansowych przez określone
podmioty, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 5
ustawy Pzp”, oraz jako „Koncesjonariusz koncesji
na roboty budowlane, o których mowa w art. 3
ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp”
Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach
Tabela II – „Zamówienia udzielone z wyłączeniem
procedur określonych przepisami ustawy Pzp”
W tabeli II zamawiający podają dane dotyczące
zamówień
udzielonych
z
wyłączeniem
stosowania
procedur
przewidzianych
przepisami ustawy Pzp.
Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach
Tabela II – „Zamówienia udzielone z wyłączeniem
procedur określonych przepisami ustawy Pzp”
W przypadku wyłączenia procedur określonych
przepisami
ustawy
z
uwagi
na
wartość
zamówienia (art. 4 pkt 8 Pzp – zamawiający
podają jedynie łączną wartość udzielonych
zamówień,
a w przypadku wyłączenia procedur określonych
przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niż
wartość zamówienia – podają także liczbę
udzielonych zamówień.
Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach
Tabela II – „Zamówienia udzielone z wyłączeniem
procedur określonych przepisami ustawy Pzp”
Podając łączną wartość zamówień udzielonych bez
stosowania przepisów ustawy Pzp w związku z
treścią art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający
uwzględnia każdą umowę zawartą w formie
pisemnej lub ustnej, której przedmiotem są
usługi, dostawy lub roboty budowlane w
rozumieniu przepisów ustawy Pzp, za
realizację
której
wykonawca
otrzyma
wynagrodzenie większe niż 0 zł, lecz nie
przekraczające
równowartości
kwoty
z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp.
Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach
Tabela II – „Zamówienia udzielone z wyłączeniem
procedur określonych przepisami ustawy Pzp”
W części odnoszącej się do podania liczby
i wartości zamówień udzielonych bez stosowania
przepisów
ustawy
Pzp,
w
związku
z
zastosowaniem wyłączenia z treści w art. 4 pkt 13, 6, 7 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy Pzp,
zamawiający uwzględnia wyłącznie te zamówienia
(bez względu na formę prawną zawartej umowy),
których
wartość
przekracza
wyrażoną
w złotych równowartość kwoty z art. 4 pkt 8
ustawy Pzp
Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach
Tabela III
Zamówienia
sektorowe
o
wartości
przekraczającej
wyrażoną
w
złotych
równowartość kwoty, o której mowa w art. 4
pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej od kwot
określonych w przepisach wydanych na
podstawie art. 11 ust. 8 Pzp
Zamawiający sektorowi będą zobowiązani podać
wartość zawartych umów, w zakresie przedmiotu
ich działalności z uwzględnieniem podziału na
roboty budowlane, dostawy i usługi.
Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach
Tabela IV
Zamówienia
klasyczne
i
zamówienia
w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa,
o
wartości
przekraczającej
wyrażoną
w złotych równowartość kwoty, o której
mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej
od kwot określonych w przepisach wydanych
na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp”
Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach
Tabela IV
Od zamawiających wymagane jest podanie informacji
o liczbie postępowań zakończonych udzieleniem
zamówienia albo zawarciem umowy ramowej oraz
wartości zawartych umów bez podatku od towarów i
usług w podziale na tryby udzielenia zamówienia lub
zawarcia umowy ramowej. Analogicznie jak w
odniesieniu do tabeli II zamawiający podaje całkowitą
wartość umów (bez podatku od towarów i usług)
zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również
w przypadku, gdy umowa nie została jeszcze w całości
wykonana i zamawiający nie wydatkował całych kwot, na
jakie zostały zawarte umowy. W przypadku zaś umów
zawartych na czas nieoznaczony, za wartość umowy
należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu
48 miesięcy wykonywania zamówienia.
Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach
Tabela V
Tabela V – Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej
kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie
art. 11 ust. 8 ustawy Pzp
Zamawiający będzie podawał informacje dotyczące:
-
numeru ogłoszenia (lub ogłoszeń) o udzieleniu zamówienia w Dzienniku
Urzędowym Unii Europejskiej,
-
rodzaju zamówienia, przedmiotu zamówienia (ze wskazaniem kodów określonych
we Wspólnym Słowniku Zamówień);
-
kategorii usług (poprzez wskazanie numeru kategorii usług od 1 do 27 zgodnie z
przepisami wydanymi na podstawie art. 2a i art. 2b ustawy Pzp);
-
wskazania trybu udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej;
-
uzasadnienia zastosowania trybu negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez
ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki (analogicznie jak zostało to wskazane w
ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia);
-
kraju pochodzenia wybranego wykonawcy lub wykonawców (ze wskazaniem
dwuliterowego kodu państwa, zgodnie z normą PN-EN ISO 3166-1:2008P);
- wartości zawartych umów bez podatku od towarów i usług w złotych.
Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach
Tabela VI
Tabela VI – „Sposób wykonania zamówień,
których wartość jest równa lub przekracza
wyrażoną w złotych równowartość kwoty
20.000.000 euro dla robót budowlanych
albo 10.000.000 euro dla dostaw lub
usług”
Sprawozdanie z udzielonych zamówień
do 30.000 euro
W odniesieniu do zamówień udzielonych
z wyłączeniem przewidzianym w art. 4 pkt 8 ,
podać należy - w złotych - łączną wartość
udzielonych zamówień, bez podatku od
towarów i usług.
Jakie dokumenty brać pod uwagę podczas sporządzania
sprawozdania z zamówień do 30.000 euro?
Wykazywana wartość udzielonych zamówień zależeć będzie
od formy prawnej zawartej umowy w sprawie zamówienia
publicznego.
1) W przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej,
zamawiający
przyjmuje
wartość
danego
stosunku
zobowiązaniowego tj. wysokość wynagrodzenia bez VAT
w wysokości wskazanej
w pierwotnej umowie
w sprawie zamówienia publicznego.
2) Zawarcie umowy w formie ustnej, skutkować będzie co do
zasady przyjmowaniem przez zamawiającego dla celów
sprawozdawczych wartości wskazanej w dokumencie
wystawianym przez wykonawcę, w którym wykonawca
określa wysokość należnego mu wynagrodzenia
tytułem
realizacji
przedmiotu
zamówienia,
tj. na fakturze, paragonie bądź na rachunku.
Roczne sprawozdanie z udzielonych
zamówień publicznych do 30.000 euro
Dodatkowo, wskazać należy, że jeżeli
w zawartej umowie określono jedynie
ceny jednostkowe (bez podania wartości
całkowitej
umowy),
za
wartość
zamówienia
należy
przyjąć
iloczyn
przewidywanej ilości lub zakresu usług
(np.
roboczogodziny)
oraz
cen
jednostkowych
określonych
w
umowie.
Roczne sprawozdanie z udzielonych
zamówień publicznych do 30.000 euro
W przypadku umów zawartych na
czas nieoznaczony, za wartość
umowy
należy
przyjąć
wartość
ustaloną z uwzględnieniem okresu
48
miesięcy
wykonywania
zamówienia.
Roczne sprawozdanie z udzielonych
zamówień publicznych do 30.000 euro
Zmiana
pierwotnie
ustalonego
wynagrodzenia, a tym samym zapłata
wykonawcy wynagrodzenia tytułem realizacji
przedmiotu zamówienia w kwocie innej niż
początkowo ustalona (także wówczas, gdy
zawarcie i wykonanie umowy w sprawie
zamówienia publicznego ma miejsce w tym
samym roku, za który zamawiający sporządza
sprawozdanie), nie ma wpływu na podawaną
w sprawozdaniu wartość zamówienia
Roczne sprawozdanie z udzielonych
zamówień publicznych
Zamówienie, w którym zamawiający
dopuścił składanie ofert częściowych
i zawarł więcej niż jedną umowę,
należy
traktować
jako
jedno
zamówienie i na potrzeby określenia
wartości umowy należy zsumować ceny
netto (bez podatku od towarów i usług)
określone
w
zawartych
umowach
częściowych.
Roczne sprawozdanie z udzielonych
zamówień publicznych
Jeżeli w związku z realizacją zamówienia
podstawowego
udzielono
zamówień
dodatkowych lub uzupełniających, przy
wypełnianiu
formularza
sprawozdania
należy je traktować jako odrębne
zamówienia
i
uwzględnić
w sprawozdaniu - analogicznie, jak
pozostałe zamówienia.
Roczne sprawozdanie z udzielonych
zamówień publicznych
W sytuacji określania wynagrodzenia
umownego w walucie obcej - podstawą
przeliczenia wartości z waluty obcej na
złotówki dla sporządzenia sprawozdania z
udzielonych
zamówień
będzie
kurs
złotego ogłoszony przez Narodowy
Bank Polski w dniu zawarcia umowy
pomiędzy
zamawiającym
a
wykonawcą.
Roczne sprawozdanie z udzielonych
zamówień publicznych do 30.000 euro
Podając
łączną
wartość
zamówień
udzielonych na podstawie art. 4 pkt 8 Pzp,
zamawiający uwzględnia każdą umowę
zawartą w formie pisemnej lub ustnej, której
przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty
budowlane w rozumieniu przepisów ustawy
Pzp, za realizację której wykonawca otrzyma
wynagrodzenie większe niż 0 zł, lecz nie
przekraczające
równowartości
kwoty
30.000 euro.
Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień –
jednostki o złożonej strukturze organizacyjnej
Zamawiający
o
złożonej
strukturze
wewnętrznej
(na
którą
składają
się
wyodrębnione
organizacyjnie
jednostki,
dysponujące
samodzielnością
finansową
i udzielające samodzielnie zamówień na
swoje
potrzeby,
ale
nie
będące
zamawiającymi w rozumieniu art. 3 ust. 1
ustawy Pzp np. wydziały uczelni wyższej),
składają
roczne
sprawozdanie,
które
obejmuje
również
informacje
o
zamówieniach
udzielonych
przez
ich
jednostki organizacyjne
Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień –
jednostki o złożonej strukturze organizacyjnej
Z odmienną sytuacją będziemy mieli do czynienia w
przypadku przekazywania rocznego sprawozdania o
udzielonych
zamówieniach
przez
jednostki
organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego
albo
Skarbu
Państwa
posiadające
status
samodzielnych zamawiających w świetle przepisu
art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, w szczególności szkoły,
miejskie ośrodki pomocy społecznej czy inne
jednostki budżetowe. Każda z tych jednostek jest
zobowiązana bowiem, jako odrębny zamawiający,
do składania własnego sprawozdania rocznego z
udzielonych zamówień.
Roczne sprawozdanie z udzielonych
zamówień publicznych – wspólne
udzielanie zamówień
Zamawiający, który z upoważnienia podmiotów wspólnie
udzielających
zamówienia
przeprowadza
postępowanie i udziela zamówienia w ich imieniu i
na ich rzecz działa w tym zakresie jedynie jako
pełnomocnik (por. art. 16 ust. 5 ustawy Pzp).
W
przedstawionych
okolicznościach
obowiązek
informowania o takim zamówieniu w rocznym
sprawozdaniu spoczywa wyłącznie na zamawiającym
upoważnionym do przeprowadzenia postępowania
i udzielenia wspólnego zamówienia.
Dotyczy to również sytuacji, gdy postępowanie zostanie
przeprowadzone przez wyznaczonego zamawiającego,
ale umowa będzie podpisywana przez wszystkich
zamawiających udzielających wspólnego zamówienia.
Roczne sprawozdanie z udzielonych
zamówień publicznych – wspólne
udzielanie zamówień
Jeżeli jednak określony zamawiający jest upoważniony
nie do zawarcia umowy, ale tylko do przeprowadzenia
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
wspólnie w swoim imieniu oraz w imieniu i na rzecz
innych zamawiających w sytuacji, gdy przedmiotem
postępowania są świadczenia podzielne (zamówienie
udzielane
w
częściach),
a
na
skutek
przeprowadzonego
postępowania
umowy
częściowe zawierane są indywidualnie przez
poszczególnych zamawiających, na rzecz których
działał zamawiający, obowiązek ujęcia w sprawozdaniu
rocznym udzielanych w taki sposób zamówień
spoczywa odrębnie na każdym z zamawiających,
który zawarł umowę.
Forma przekazywania sprawozdania rocznego
Sprawozdanie powinno obejmować rok kalendarzowy,
tzn. dane zawarte w sprawozdaniu powinny dotyczyć
zamówień udzielonych od dnia 1 stycznia do dnia
31 grudnia roku sprawozdawczego.
W celu spełnienia obowiązku przekazania sprawozdania
należy:
- wypełnić elektroniczny formularz na stronie portalu UZP
(w celu przekazania sprawozdania trzeba mieć takie
same uprawnienia, jak do przesyłania ogłoszeń do BZP,
przyznane zamawiającym loginy/hasła do BZP
zachowują swoją ważność);
- wysłać formularz sprawozdania drogą elektroniczną
(on-line) przez stronę portalu UZP.
Jak uzyskać login do portalu BZP?
Aby zamieścić ogłoszenie lub przekazać roczne
sprawozdanie o udzielonych zamówieniach
należy:
-
posiadać login-BZP i hasło-BZP do zamieszczania
ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych.
Użytkownicy nieposiadający tych danych powinni
wystąpić o ich przyznanie.
Odpowiedni formularz należy po wypełnieniu i
podpisaniu przekazać pocztą na adres:
Urząd Zamówień Publicznych
ul. Postępu 17a
02-676 Warszawa
lub faksem na numer 22 4587700
Cel sprawozdań z udzielonych zamówień o
wartości do 30.000 euro
Rozszerzenie
zakresu
informacji
przekazywanych przez zamawiających w
rocznych sprawozdaniach o informacje o
zamówieniach udzielonych z wyłączeniem
procedur ustawy Pzp umożliwi ustalenie
pełnej skali udzielanych i realizowanych
zamówień oraz ocenę prawidłowości
funkcjonowania całego systemu zamówień
oraz
skali
stosowania
przez
zamawiających ustawowych wyłączeń.
Ewidencjonowanie udzielanych zamówień publicznych
Niezbędne
informacje
do
sporządzenia
sprawozdania
rocznego
o
udzielonych
zamówieniach publicznych w zakresie zamówień
wyłączonych
spod
obowiązku
stosowania
przepisów ustawy Pzp, zamawiający ustalają w
szczególności
na
podstawie
starannie
prowadzonej ewidencji udzielanych zamówień
publicznych oraz innych odpowiednich wykazów
i
rejestrów
dotyczących
wydatków
finansowanych ze środków publicznych.
Nowe obowiązki sprawozdawcze – poprawne
ewidencjonowanie zamówień do 30.000 euro.
REJESTR ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych – wzór
L.p.
Nazwa
zamówienia
Szacunkowa
wartość
zamówienia
Data
rozpoczęcia
Data
zakończenia
postępowania
Nazwa i adres
wykonawcy
Cena zamówienia
zawarta w umowie
netto i brutto
Dyrektor (pracownik)
odpowiedzialny
za wykonanie
zamówienia
Planowanie zamówień publicznych
Czy istnieje obowiązek sporządzania
planów zamówień publicznych?
Planowanie zamówień publicznych
Nie ma obowiązku sporządzania
planów zamówień, ale przemawiają
za tym względy praktyczno –
organizacyjne zwłaszcza w
jednostkach o rozbudowanej
strukturze organizacyjnej
Planowanie zamówień publicznych
Aby sporządzić prawidłowy plan
zamówień publicznych trzeba
odpowiedzieć sobie na 4 podstawowe
pytania:
Planowanie zamówień publicznych
1. Jaki cel (zadanie) ma zostać
zrealizowane w jednostce?
(np. dostosowanie budynku MOPS do
potrzeb osób niepełnosprawnych ).
Planowanie zamówień publicznych
2. Co potrzeba, by zrealizować cel?
(np. remont budynku MOPS).
Planowanie zamówień publicznych
3. Jakie mamy możliwości finansowe?
(planu finansowego jednostki).
Planowanie zamówień publicznych
4. Jaki jest czas potrzebny na
realizację?
(np. procedura zamówienia ok. 2 tygodni;
a wykonanie remontu np. 1 miesiąc)
Planowanie zamówień publicznych
Przykładowy wzór planu zamówień:
Lp. Nazwa zamówienia
Rodzaj
Wartość
Termin
UWAGI
____________________________
Plan zamówień powinien obejmować
zamówienia do 30.000 euro jak i te,
które przekraczają 30.000 euro
Szacowanie wartości zamówienia
Szacowanie wartości zamówienia
Ma ogromne znaczenie dla prawidłowości
postępowania o udzielenie zamówienia.
Po pierwsze to do wartości zamówienia
w ogóle zależy czy będziemy stosować
przepisy ustawy Pzp. (art. 4 pkt 8 Pzp).
Po drugie nawet jeśli okaże się, że musimy
stosować ustawę Pzp (bo wartość przekracza
30.000 euro), to ustalona wartość ma
istotny wpływ na wiele innych czynności
zamawiającego.
Szacowanie wartości zamówienia
Od ustalonej wartości zamówienia zależy m.in.:
Konieczność powołania komisji przetargowej
(art. 19 Pzp)
Miejsce publikacji ogłoszenia o zamówieniu (art.
40 ust. 2 i 3 Pzp)
Określenie terminu składania ofert i wniosków
(art. 43,49,52 Pzp)
żądanie dokumentów (art. 26 Pzp) i wadium
(art.45 ust. 1 Pzp)
Szacowanie wartości zamówienia
Oczywiście ustalenie szacunkowej wartości
zamówienia pociąga za sobą wiele innych
czynników, które w sposób istotny wpływają na
przebieg postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego, a wskazano jedynie przykładowe
czynności, dla zobrazowania jak istotne
i doniosłe znaczenie ma oszacowanie wartości
dla zapewnienia prawidłowości postępowania w
sprawie udzielenia zamówienia publicznego.
Podstawa ustalenia szacunkowej wartości
zamówienia – art. 32 ust. 1 ustawy Pzp
Podstawą ustalenia wartości zamówienia
jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie
wykonawcy, bez podatku od towarów
i usług, ustalone przez zamawiającego
z należytą starannością.
Podstawa ustalenia szacunkowej wartości
zamówienia – art. 32 ust. 1 ustawy Pzp
Z treści art. 32 ust. 1 Pzp wynika kilka istotnych
wniosków:
- po pierwsze, mowa jest o szacunkowym
wynagrodzeniu wykonawcy ( czyli szacunek
może różnić się od kwoty przeznaczonej na
zamówienie oraz od rzeczywistej wartości
zobowiązania, czyli kwoty, która wynikać
będzie z zawartej umowy;
Podstawa ustalenia szacunkowej wartości
zamówienia – art. 32 ust. 1 ustawy Pzp
Z treści art. 32 ust. 1 Pzp wynika kilka istotnych
wniosków:
- po drugie, szacunkowe wynagrodzenie
wykonawcy ma być całkowite ( czyli ma być to
łączna wartość wynagrodzenia należnego
wykonawcy uwzględniająca wszystkie składniki
tego wynagrodzenia w całym okresie trwania
umowy, jednakże z wyłączeniem podatku od
towarów i usług (VAT);
Podstawa ustalenia szacunkowej wartości
zamówienia – art. 32 ust. 1 ustawy Pzp
Z treści art. 32 ust. 1 Pzp wynika kilka istotnych
wniosków:
- po trzecie, zamawiający ma obowiązek
oszacowania wartości zamówienia z
zachowaniem należytej staranności
– co zgodnie z art. 355 Kodeksu Cywilnego
oznacza szacowanie z zachowaniem
staranności wymaganej w stosunkach danego
rodzaju.
Zasady szacowania wartości zamówienia
wypływające z art. 32 Pzp
1) zakazane jest w celu uniknięcia
stosowania przepisów ustawy PZP
dzielenie zamówienia na części lub
zaniżanie jego wartości (art. 32 ust. 2
ustawy Pzp);
Zasady szacowania wartości zamówienia
wypływające z art. 32 Pzp
2) jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość
składania ofert częściowych albo udziela
zamówienia w częściach, z których każda
stanowi przedmiot odrębnego postępowania,
wartością zamówienia jest łączna wartość
poszczególnych części zamówienia
(art. 32 ust.4 ustawy Pzp);
Ogólne zasady szacowania wartości
zamówienia wypływające z art. 32 Pzp
3) jeżeli wyodrębniona jednostka organizacyjna
zamawiającego posiadająca samodzielność
finansową udziela zamówienia związanego z jej
własną działalnością, wartość udzielanego
zamówienia ustala się odrębnie od
wartości zamówień udzielanych przez inne
jednostki organizacyjne tego
zamawiającego posiadające samodzielność
finansową
(art. 32 ust. 5 ustawy Pzp).
Ogólne zasady szacowania wartości
zamówienia wypływające z art. 32 Pzp
4) jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień
uzupełniających, to uwzględnia je także w wartości
(art. 32 ust. 1 pkt 3 Pzp);
Szacowanie wartości zamówienia
Regulacje prawne zawarte w ustawie Pzp
dają podstawę, aby kwestię szacowania
wartości zamówień rozpatrywać oddzielnie
w odniesieniu do:
1) robót budowlanych
2) dostaw i usług.
oraz
Szacowanie wartości zamówienia na
ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp
Zgodnie z art. 33 ust. 1 ustawy Pzp wartość zamówienia
na roboty budowlane ustala się na podstawie:
- kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie
opracowania dokumentacji projektowej
albo na podstawie
-
planowanych kosztów prac projektowych oraz
planowanych kosztów robót budowlanych
określonych w programie funkcjonalnoużytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest
zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w
rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo
budowlane.
Szacowanie wartości zamówienia na
ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp
Minister Infrastruktury określił w rozporządzeniu
z dnia 18 maja 2004 r. (Dz. U. 2004.130.1389)
metody i podstawy sporządzania kosztorysu
inwestorskiego, obliczania planowanych prac
projektowych oraz planowanych kosztów robót
budowlanych określonych w programie
funkcjonalno – użytkowym.
Szacowanie wartości zamówienia na
ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp
Wyróżnić można 2 rodzaje kosztorysów:
- Kosztorys opracowany metodą kalkulacji
uproszczonej (tzw. kosztorys uproszczony)
- Kosztorys opracowany metodą kalkulacji
szczegółowej (tzw. kosztorys szczegółowy).
Co musi zawierać kosztorys inwestorski?
Kosztorys inwestorski obejmuje:
1) stronę tytułową zawierającą:
a) nazwę obiektu lub robót budowlanych z uwzględnieniem nazw i kodów Wspólnego Słownika
Zamówień i podaniem lokalizacji, b) nazwę i adres zamawiającego, c) nazwę i adres jednostki
opracowującej kosztorys, d) imiona i nazwiska, z określeniem funkcji osób opracowujących
kosztorys, a także ich podpisy, e) wartość kosztorysową robót, f) datę opracowania kosztorysu
inwestorskiego.
2) ogólną charakterystykę obiektu lub robót, zawierającą krótki opis techniczny wraz z istotnymi
parametrami, które określają wielkość obiektu lub robót;
3) przedmiar robót;
4) kalkulację uproszczoną;
5) tabele wartości elementów scalonych, sporządzoną w postaci sumarycznego zestawienia wartości
robót określonych przedmiarem robót, łącznie z narzutami kosztów pośrednich i zysku,
odniesionych do elementu obiektu lub zbiorczych rodzajów robót;
6) załączniki:
a) założenia wyjściowe do kosztorysowania,
b) kalkulacje szczegółowe cen jednostkowych, analizy indywidualne nakładów rzeczowych oraz
analizy własne cen czynników produkcji i wskaźników narzutów kosztów pośrednich i zysku.
(§ 7 Rozporządzenia)
Szacowanie wartości zamówienia na
ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp
Kto może sporządzić kosztorys inwestorski?
Szacowanie wartości zamówienia na
ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp
Do sporządzenia kosztorysu
inwestorskiego prawo budowlane nie
wymaga specjalnych uprawnień
budowlanych, dlatego mogą to
wykonywać zwykli pracownicy
zamawiającego. W praktyce są to
najczęściej inspektorzy nadzoru lub
pracownicy działów inwestycji.
Szacowanie wartości zamówienia na
ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp
Na co należy zwrócić szczególną uwagę?
Szacowanie wartości zamówienia na
ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp
Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty
budowlane uwzględnia się także wartość dostaw
związanych z wykonywaniem robót
budowlanych oddanych przez zamawiającego do
dyspozycji wykonawcy – art. 33 ust. 2 Pzp.
Częstym błędem popełnianym przez
zamawiających jest nieprzestrzeganie tej
zasady.
Szacowanie wartości zamówienia na
ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp
Termin szacowania – 6 miesięcy
Jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty
budowlane ustalenia wartości zamówienia
dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed
dniem wszczęcia postępowania o udzielenie
zamówienia - art. 35 ust. 1 Pzp.
Szacowanie wartości zamówienia na
DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp
Zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy Pzp podstawą ustalenia wartości
zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest
łączna wartość zamówień tego samego rodzaju:
1) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim
roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych
zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok
średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych
ogółem,
albo
2) których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy
następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.
Powyższa regulacja dotyczy dostaw lub usług powtarzających się
okresowo: (np. dostawy: wody, prądu, gazu, ciepła; np. usługi
sprzątania, usługi pocztowe, obsługa bankowa, usługi przeglądów
okresowych).
Szacowanie wartości zamówienia na
DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp
Co istotne : wybór podstawy ustalenia wartości
zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające
się okresowo nie może być dokonany w celu
uniknięcia
stosowania
przepisów
ustawy,
o czym mowa w art. 34 ust. 2 ustawy Pzp.
Tego wyboru dokonuje sam zamawiający
(pomiędzy 1 sposobem a 2 sposobem).
Ważne jest to, aby nie zmierzał do
uniknięcia stosowania przepisów
ustawy Pzp.
Szacowanie wartości zamówienia na
DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp
Zgodnie z przepisem art. 34 ust. 3 ustawy Pzp
jeżeli zamówienia udziela się na czas:
-nieoznaczony*, wartością zamówienia jest
wartość ustalona z uwzględnieniem okresu
48 miesięcy wykonywania zamówienia;
(*Art. 143 Pzp – mówi o tym jakie umowy można zawrzeć
na czas nieoznaczony)
Szacowanie wartości zamówienia na
DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp
Zgodnie z przepisem art. 34 ust. 3 ustawy Pzp jeżeli zamówienia
udziela się na czas: -oznaczony*:
a) nie dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość
ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia,
b) dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość
ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia,
a w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy
nabywane na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu
z uwzględnieniem również wartości końcowej przedmiotu umowy
w sprawie zamówienia publicznego.
(*Art.142 Pzp mówi o umowach zawartych na czas oznaczony).
Szacowanie wartości zamówienia na
DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp
Jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy
przewiduje prawo opcji, przy ustaleniu
wartości zamówienia uwzględnia się
największy możliwy zakres tego
zamówienia z uwzględnieniem prawa
opcji, co wynika z art. 34 ust. 5 ustawy
Pzp.
Szacowanie wartości zamówienia na
DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp
Ponadto pamiętać należy, że w przypadku,
gdy przedmiotem zamówienia są usługi
bankowe lub inne usługi finansowe
wartość zamówienia stanowią opłaty,
prowizje, odsetki, czy inne tego typu
świadczenia – art. 34 ust. 4 Pzp.
Szacowanie wartości zamówienia na
DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp
Termin szacowania : 3 miesiące
Jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub
usługi, ustalenia wartości zamówienia dokonuje
się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem
wszczęcia postępowania o udzielenie
zamówienia – art. 35 ust. 1 Pzp.
Szacowanie wartości zamówienia –
przelicznik z EURO na ZŁOTÓWKI
Średni kurs złotego w stosunku do euro
stanowiący
podstawę
do
przeliczania
szacunkowej
wartości
zamówień
jest
aktualizowany co najmniej raz na 2 lata (art. 35
ust. 3 Pzp). Obecnie obowiązujący przelicznik
został określony rozporządzeniem Prezesa Rady
Ministrów z 23.12.2013 r. w sprawie średniego
kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego
podstawę
przeliczania
wartości
zamówień
publicznych (Dz.U. z 2013 poz. 1692) i wynosi
4,2249 zł. (zarówno dla dostaw usług jak i robót
budowlanych)
Szacowanie wartości zamówienia –
przelicznik z EURO na ZŁOTÓWKI
Kurs - 4,2249 będzie obowiązywał od
1 stycznia 2014 przez kolejne 2 lata
tj. do 31.12.2015 r.
Przyjmując
obowiązujący
obecnie
przelicznik łatwo obliczymy, iż ze
stosowania ustawy Pzp wyłączone
zostaną zamówienia, których wartość
nie przekroczy 126.747 PLN netto.
Szacowanie wartości zamówienia
w 9 krokach
1. KTO ustalił wartość zamówienia ?
2. Co oszacowano? (dostawa, usługa, robota budowlana).
3.ILE?– art.32 ust.1 Pzp (szacunkowe, netto z należytą starannością)
4. Robota budowlana (art. 33 Pzp)
-
Kosztorys inwestorski (art. 33 ust.1 pkt 1 Pzp)
-
Planowane
koszty
prac
(art.33 ust. 1 pkt 2 Pzp)
projektowych
i
robót
budowlanych
5. DOSTAWY i USŁUGI powtarzające się okresowo – art. 34 Pzp
a) Przykłady – woda, prąd, gaz, ciepło, sprzątanie, ochrona, ubezpieczenia,
korespondencja, obsługa bankowa
b) Sumujemy historię zawartych umów (art. 34ust. 1 pkt 1 Pzp)
c)
Sumujemy zamiary - art. 34 ust. 1 pkt 2 Pzp
d) Wybór metody nie może zmierzać do unikania Pzp– art. 34 ust. 2 Pzp
Szacowanie wartości zamówienia
w 9 krokach
6. Zamówienia w częściach – dobre planowanie – art. 32 ust. 4 Pzp
7. Zamówienia uzupełniające – art. 32 ust. 3 Pzp
8. Data szacowania - art. 35 ust. 1 i 2 Pzp
- 3 miesiące (dostawy i usługi)
- 6 miesięcy (roboty budowlane)
9. Przelicznik – 4,2249 zł. - art. 35 ust. 3 Pzp + Rozporządzenie
• - kroki od 1-3 i 8-9 - trzeba przejść zawsze
•
- kroki 4-7 – trzeba sprawdzić czy mają zastosowanie w przedmiocie
zamówienia
Planowanie zamówień – jak grupować
zamówienia ?
Kiedy mamy do
zamówieniem?
czynienia
z
jednym
Mówiąc w skrócie : kiedy zamówienia
należy łączyć
w jedno zamówienie,
a kiedy zasadnym jest ich rozdzielenie?
Planowanie zamówień – jak grupować
zamówienia ?
Dla ustalenia, czy w danym przypadku
mamy do czynienia z jednym
zamówieniem, czy też z odrębnymi
zamówieniami konieczna jest analiza
konkretnych okoliczności. W tym celu
zamawiający powinien posługiwać się
3 kryteriami.
Planowanie zamówień – jak grupować
zamówienia ?
Pierwsze kryterium to tzw.
tożsamość przedmiotowa zamówienia
(dostawy, usługi roboty budowlane tego
samego rodzaju i o tym samym
przeznaczeniu),
Planowanie zamówień – jak grupować
zamówienia ?
Drugie kryterium to tzw.
tożsamość podmiotowa zamówienia
(możliwość wykonania zamówienia przez
jednego wykonawcę),
Planowanie zamówień – jak grupować
zamówienia ?
Trzecie kryterium to tzw.
tożsamość
czasowa
zamówienia
(przewidzenie
przez
zamawiającego
pełnego
zakresu
przedmiotowego
zamówień
udzielanych
w
znanej
zamawiającemu perspektywie czasowej,
obejmującej zasadniczo okres jednego
roku budżetowego).
Planowanie zamówień – jak grupować
zamówienia ?
Innymi słowy konieczne jest ustalenie przez
zamawiającego, czy dany rodzaj zamówienia
funkcjonalnie ze sobą powiązanego ( o tym
samym przeznaczeniu) może być wykonany
przez jednego wykonawcę w tym samym czasie.
Rozstrzygnąć tą kwestię musi sam zamawiający
w oparciu o posiadaną
wiedzę oraz
doświadczenie w zakresie prowadzonej
przez siebie działalności.
Planowanie zamówień a zamówienia, których
zamawiający nie był w stanie przewidzieć
Okoliczności nieprzewidywalne, to m. in.
zjawiska
losowe
i
niezależne
od
zamawiającego
takie
jak:
klęski
żywiołowe,
katastrofy,
awarie,
niespodziewane wypadki itp.
Planowanie zamówień a zamówienia, których
zamawiający nie był w stanie przewidzieć
Należyta staranność w planowaniu:
1. Dokładna analiza planu finansowego;
2.Analiza planu zamówień pod względem
wartościowym i czasowym;
3. Bieżąca aktualizacja planu zamówień.
Wewnętrzne regulacje prawne
a problematyka sprawozdawczości
Regulamin udzielania zamówień publicznych
- prawo czy obowiązek zamawiającego?
Regulamin udzielania zamówień
– jako element kontroli zarządczej
Nie ma obowiązku wprowadzania takich
wewnętrznych regulacji prawnych, ale pomimo
braku
obowiązku
wprowadzenie
w jednostce takiego regulaminu stanowi istotny
element funkcjonowania kontroli zarządczej w
tej jednostce.
Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora
finansów publicznych stanowi ogół działań
podejmowanych dla zapewnienia realizacji
celów i zadań w sposób zgodny z prawem,
efektywny, oszczędny i terminowy.
Tworzenie procedur w praktycepostanowienia ogólne
Określenie przedmiotu regulacji
Określenie podstaw prawnych
Słowniczek definicji
Tworzenie procedur w praktycerozwiązania zalecane
Delegacja kompetencyjna
Przechowywanie dokumentów
Metody rozeznania rynku
Sposób przyjmowania ofert
Dokumentacja zamówień
Pułapy kwotowe
Zasady sporządzania sprawozdań
Tworzenie procedur w praktycerozwiązania zalecane
Dokumenty wewnętrzne powinny być
czytelne, zrozumiałe i usystematyzowane
oraz zgodne z aktami prawa powszechnie
obowiązującymi.
Tworzenie procedur w praktyce
-klauzule niepraktyczne
Przepisywanie przepisów innych aktów prawnych
Wprowadzanie regulacji, które stwarzają
bezcelowe bariery biurokratyczne
Dopuszczenie środków ochrony prawnej
Podstawowy cel wprowadzenia
Regulaminu udzielania zamówień
Zbudowanie pewnego schematu
postępowania podczas udzielania
zamówień do 30.000 euro.
Sporządzenie schematu działania uzależnione
jest od charakteru jednostki albowiem inaczej
będzie
się
kształtował
w
placówkach
oświatowych inaczej w instytucjach kultury
a jeszcze inaczej w jednostkach pomocy
społecznej
Struktura organizacyjna-schemat
udzielania małych zamówień
Pracownik zgłaszający
zapotrzebowanie
PiPP
Pracownik merytoryczny
wniosek
udzielenie zamówienia
tak/nie
Kierownik
Główny
księgowy
Odpowiedzialność za nieprzesłanie lub nieterminowe
przesłanie rocznego sprawozdania
Nieprzesłanie
lub
nieprzesłanie
w
odpowiednim
terminie
rocznego
sprawozdania
o
udzielonych
zamówieniach publicznych
stanowi
naruszenie art. 98 ust. 2 ustawy Pzp,
ale w świetle obowiązujących przepisów
ustawy o odpowiedzialności za naruszenie
dyscypliny
finansów
publicznych
nie stanowi naruszenia dyscypliny
finansów publicznych.
Zasada jawności w zamówieniach
do 30.000 euro
W przypadku udzielania małych zamówień,
tj. o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro,
obowiązuje również zasada jawności. Stosuje
się tu bowiem przepisy ustawy z 6 września
2001 o dostępie do informacji publicznej.
Wszelkie
informacje
dotyczące
zamówień
publicznych
(np.
dokumenty
wewnętrzne,
notatki służbowe, umowa) stanowią informację
publiczną
i
powinny
być
udostępniane
wszystkim zainteresowanym osobom.
Kontrola zamówień publicznych
Czym jest kontrola?
Kontrola zamówień publicznych
Kontrola – to proces polegający
na porównaniu stanu
wyznaczonego (postulowanego )
ze stanem faktycznym
(wykonanym, rzeczywistym).
Kontrola zamówień publicznych
Proces ten składa się z następujących
czynności:
1) wyznaczenie stanu postulowanego określonego
w planach, programach, standardach,
wytycznych itp.;
2) ustalenie stanu rzeczywistego (wykonania);
3) porównanie stanu obowiązującego z
rzeczywistym w celu ustalenia zgodności lub
niezgodności;
4) wyjaśnienie przyczyn stwierdzonej
niezgodności między stanem obowiązującym
a stanem rzeczywistym.
Rodzaje kontroli
Z punktu widzenia kryterium czasowego możemy
wyróżnić:
kontrolę wstępną (ex-ante) ma na celu zapobiegać
niepożądanym działaniom (np. badanie projektów
umów, kontrola wstępna Prezesa Urzędu Zamówień
Publicznych);
kontrolę bieżącą – polega na badaniu czynności w toku
ich wykonywania w celu stwierdzenia czy przebiegają
one prawidłowo (np. badanie rzeczywistego stanu
rzeczowego i pieniężnego);
kontrolę następną (ex-post) – badanie stanu
faktycznego i dokumentów odzwierciedlających
czynności już dokonane.
Rodzaje kontroli
Ze względu na zakres przedmiotu kontroli możemy
wyróżnić:
kontrolę
kompleksową
–
obejmuje
całokształt
zagadnień finansowych związanych z realizacją zadań
jednostki ( np. kontrola kompleksowa RIO min. Raz na
4 lata);
kontrolę problemową – przedmiotem kontroli są
wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki finansowej
lub zamówień publicznych;
kontrolę doraźną – podstawą do jej przeprowadzenia są
otrzymywane sygnały o nieprawidłowościach
Rodzaje kontroli
Usytuowanie organu kontrolującego do
organu kontrolowanego pozwala nam
wyróżnić:
kontrolę zewnętrzną (np. dokonywana przez NIK, RIO,
UKS, PUZP) – celem kontrolera zewnętrznego jest
sformułowanie
zaleceń,
aby
zmniejszyć
ryzyko
wystąpienia podobnych uchybień w przyszłości
kontrolę wewnętrzną (dokonywana przez audytora,
której celem jest poprawa funkcjonowania systemu
kontroli wewnętrznej).
Regionalne Izby Obrachunkowe
Głównymi organami kontroli dla jednostek samorządu
terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych są
Regionalne Izby Obrachunkowe (RIO). Są one
państwowymi organami nadzoru i kontroli gospodarki
finansowej i zamówień publicznych:
- jednostek samorządu terytorialnego;
- związków międzygminnych;
- stowarzyszeń i związków (gmin i powiatów);
- samorządowych jednostek organizacyjnych;
- innych podmiotów w zakresie wykorzystania dotacji
z budżetów jst.
Regionalne Izby Obrachunkowe
RIO przeprowadzają min. raz na 4 lata kompleksową
kontrolę
gospodarki
finansowej
jednostek
samorządu terytorialnego, ale też przeprowadzają
kontrole problemowe i doraźne. Z przeprowadzonej
kontroli sporządzany jest protokół, który podpisują:
inspektor i kierownik kontrolowanej jednostki oraz
skarbnik
(główny
księgowy).Odmowa
podpisania
protokołu nie stanowi przeszkody do podpisania
protokołu przez inspektora i realizacji ustaleń kontroli.
Na podstawie wyników kontroli izba kieruje do
kontrolowanej
jednostki
wystąpienie
pokontrolne.
Kontrolowana jednostka jest obowiązana w terminie
30 dni od doręczenia wystąpienia zawiadomić izbę
o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich
niewykonania.
Uprawnienia inspektorów kontroli
- żądanie niezbędnej informacji
- wstęp na teren i do pomieszczeń jednostki
- wgląd w dokumentację
- zabezpieczenie dokumentów i innych dowodów
- dostęp do danych osobowych pracowników
- sporządzanie lub zlecanie sporządzenia odpisów oraz
wyciągów z dokumentów
- pobieranie ustnych lub pisemnych wyjaśnień od
pracowników
Czynności podejmowane przez
inspektorów w trakcie kontroli
- wstęp na teren jednostki na podstawie pisemnego
upoważnienia i dowodu osobistego lub legitymacji
służbowej
- analiza dokumentów
- pobieranie wyjaśnień
- podpisanie protokołu kontroli
- wystąpienie pokontrolne
Inspektorom
w
ramach
wykonywania
swoich
obowiązków służbowych przysługuje ochrona prawna
przewidziana dla funkcjonariuszy publicznych.
Uchylanie się od kontroli = grzywna
Pracownicy jednostki objętej kontrolą nie
mogą
uniemożliwiać
czynności
kontrolnych, albowiem zgodnie z art. 27
ustawy
o
Regionalnych
Izbach
Obrachunkowych ten kto uchyla się od
kontroli w szczególności poprzez nie
przedłożenie potrzebnych do kontroli
dokumentów podlega karze grzywny.
Tej samej karze podlega ten, kto
nieprawdziwie informuje o wykonaniu
wniosków pokontrolnych.
Zakres przedmiotowy kontroli
w ramach gospodarowania ŚP w JSFP
przygotowanie do
zaciągnięcia
zobowiązania
przygotowanie
do gospodarowania ŚP
planowanie,
 konstruowanie budżetu,
 przewidywanie zamówień,
 szacowanie wartości ZP,

wybór sposobu
zaciągnięcia zobowiązania

realizacja zobowiązania
i dokonanie wydatku
sposób realizacji umowy,
sposób dokonania wydatku

Zamówienia publiczne do 30.000 euro
w systemie zamówień publicznych.
162
Analiza ryzyka w zakresie udzielania
zamówień do 30.000 euro
1. Nieprawidłowości w zakresie szacowania
wartości zamówienia.
2. Błędy w planie zamówień publicznych.
3. Nieznajomość zmian w przepisach prawa.
4. Nieobecność pracownika odpowiedzialnego.
5. Nieprawidłowość w sposobie przeprowadzenia
postępowania (przeoczenie, nieznajomość
procedur).
6. Zamówienia, trudno przewidywalne.
7. Brak procedur lub nieaktualne procedury
wyboru wykonawców.
8. Niewłaściwe wykonywanie umowy.
Naruszenie dyscypliny finansów
publicznych w zamówieniach
Zakres
przedmiotowy
odpowiedzialności
reguluje art. 17 ustawy o odpowiedzialności
za
naruszenie
dyscypliny
finansów
publicznych.
Naruszenie dyscypliny finansów
publicznych w zamówieniach
Naruszeniem
dyscypliny
finansów
publicznych jest niezgodne z przepisami o
zamówieniach publicznych:
- ustalenie wartości zamówienia lub jego
części, jeżeli miało to wpływ na obowiązek
stosowania
przepisów
o
zamówieniach
publicznych,
albo
na
zastosowanie
przepisów dotyczących zamówienia o niższej
wartości
Kary za naruszenie dyscypliny finansów
publicznych
Upomnienie – to swoiste ostrzeżenie mające na celu zapobieganie
naruszaniu przez obwinionego dyscypliny finansów publicznych. Jest to
kara najmniej dotkliwa dla obwinionego, wymierzana wyłącznie w
przypadkach, gdy stopień szkodliwości naruszenia dfp nie jest znaczny.
Nagana – jest to surowsza od upomnienia kara, wymierzana w
przypadku naruszenia dyscypliny finansów publicznych, którego
stopień szkodliwości jest znaczny. Kara ta skutkuje ujemną lub
negatywną oceną kwalifikacyjną
Kara pieniężna – od 0,25 do 3 – krotności miesięcznego wynagrodzenia
osoby odpowiedzialnej za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Ukaranie karą pieniężna następuje w przypadkach, gdy stopień
szkodliwości dla finansów publicznych jest znaczny. Kara pieniężna
skutkuje ujemną lub negatywną oceną kwalifikacyjną
Zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami
publicznymi jest najsurowszą karą, która może zostać wymierzona na
okres do 5 lat. Kara ta może zostać wymierzona np. w związku z
ponownym ukaraniem za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Przedawnienie karalności oraz zatarcie ukarania
za naruszenie dfp
Karalność naruszenia dfp ustaje, jeżeli od
czasu jego popełnienia upłynęły 3 lata.
Jeżeli jednak w tym okresie wszczęto
postępowanie o naruszenie dfp, karalność
ustaje z upływem 2 lat od zakończenia
tego okresu.
Przedawnienie karalności oraz zatarcie ukarania
za naruszenie dfp
Zatarcie ukarania za naruszenia dfp skutkiem zatarcie jest uznanie go za
niebyłe, tym samym, obwiniony uznawany
jest za niekaranego za naruszenie dfp,
Termin zatarcia ukarania wynosi 2 lata
i liczony jest od dnia wykonania kary lub
przedawnienia jej wykonania,
Dziękuję za uwagę!
Download

Zamówienia do 14 000 euro w świetle - pokl.rops