System kontroli zarządczej
advertisement
Załącznik do Zarządzenia Nr 2/2011 Kierownika ZDMiZ w Oławie z dnia 12 stycznia 2011 r. Procedury kontroli zarządczej w Zarządzie Dróg Miejskich i Zieleni W Oławie Procedury niniejsze opracowano na podstawie Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dziennik Urzędowy MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84). ROZDZIAŁ 1 Przepisy ogólne §1 Procedury kontroli zarządczej określają: 1. cele i zadania kontroli zarządczej, 2. elementy systemu kontroli zarządczej, 3. zakres kontroli finansowej. ROZDZIAŁ 2 Organizacji kontroli zarządczej §2 Kontrola zarządcza w jednostce stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1. Zgodności działań z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2. Skuteczności i efektywności działania. 3. Wiarygodności sprawozdań. 4. Ochrony zasobów. 5. Przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania. 6. Efektywności i skuteczności przepływu informacji. 7. Zarządzania ryzykiem. §3 System kontroli zarządczej w Zarządzie Dróg Miejskich i Zieleni w Oławie to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący: 1. Samokontrolę. 2. Kontrolę funkcjonalną. §4 1. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenie odchyleń od tej normy. 2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów, do których zalicza się: poprawność organizacyjna komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków 2 w celu wykonania założonych celów), legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi, gospodarność, polegająca na ocenie kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach (w konkretnych warunkach) optymalnych efektów, celowość – zapewniająca eliminację działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, poprzez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym, rzetelność pozwalająca ocenić zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym. §5 1. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracownika w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszego dokumentu. Samokontrola realizowana jest w ramach obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań. 2. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy Zarządu Dróg Miejskich i Zieleni w Oławie, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. 3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli, jest zobowiązany podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości. §6 Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji czy procesów, których obowiązki dokonywania kontroli zostały określone w zakresach czynności służbowych lub innych przepisach. ROZDZIAŁ 3 Charakter i rodzaje kontroli zarządczej §7 Charakter mechanizmów kontrolnych: 1. Zapobiegawczy: polegający na zapobieganiu występowania niepożądanych zjawisk. 2. Wykrywający: mający na celu wykrycie i skorygowanie niepożądanych zjawisk, które już wystąpiły. 3 3. Dyrektywny: powodujący lub pobudzający wystąpienie pożądanych zjawisk. 4. Kompensujący, inaczej łagodzący. Mechanizm ten powinien być zastosowany, gdy powyższe mechanizmy nie wystąpiły, bądź są zbyt kosztowne w stosunku do uzyskiwanych korzyści. §8 Rodzaje kontroli: 1. Zwrotna – dostarczająca informacji na temat zakończonych działań i zadań. 2. Równoległa – prowadzona w czasie trwania procesów, dająca możliwość korygowania działań i monitorująca działalność w czasie rzeczywistym, by nie dopuścić do znacznych odchyleń od standardów. 3. Wyprzedzająca, która daje możliwość przewidywania i zapobiegania problemom. ROZDZIAŁ 4 System kontroli zarządczej §9 Kontrola zarządcza składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów: 1. Środowiska wewnętrznego. 2. Celów i zarządzania ryzykiem. 3. Mechanizmów kontroli. 4. Informacji i komunikacji. 5. Monitorowania i oceny. Środowisko wewnętrzne § 10 Właściwe środowisko wewnętrzne w zasadniczy sposób wpływa na jakość prowadzonej kontroli zarządczej jednostki. 1. Przestrzeganie wartości etycznych Wyraża się tym, że ZDMiZ działa w oparciu o zasady osobistej i zawodowej uczciwości pracowników. Zatrudnieni pracownicy zostają zapoznani z zasadami zawartymi w aktach wewnętrznych normujących przestrzeganie przepisów prawa, w tym dyscypliny pracy i potwierdzają ich znajomość składanym podpisem. Pracownicy winni mieć świadomość konsekwencji, jakie może wywołać nieetyczne zachowanie lub działanie niezgodne z prawem. Każde zauważone nieetyczne zachowanie pracownika musi zostać natychmiast zgłoszone Kierownikowi ZDMiZ. Przypadki nieetycznego zachowania podlegają analizie i mają wpływ na okresową ocenę pracowników. 4 Osoby na stanowiskach funkcyjnych powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład swoim podwładnym codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. Procedury kontroli obejmują sprawdzenie: czy pracownicy są zapoznawani z regulaminami, czy regulaminy są aktualizowane na bieżąco, czy podejmowane są działania w przypadku stwierdzenia, iż pracownik działa niezgodnie z prawem, czy podejmowane działania są zgodne z prawem. 2. Kompetencje zawodowe Pracownicy ZDMiZ posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania i obowiązki. Pracownikom umożliwia się rozwój kompetencji zawodowych. Proces rekrutacji pracowników na wolne stanowiska odbywa się w oparciu o kryterium wykształcenia, doświadczenia oraz interpersonalnych umiejętności, prowadząc tym samym do wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Procedury kontroli obejmują sprawdzenie: czy pracownicy podwyższają swoje kompetencje zawodowe poprzez odpowiednie szkolenia, czy każdy pracownik posiada zakres obowiązków i czy jest on uzupełniany do potrzeb stanowiska, czy rekrutacja pracowników odbywa się zgodnie z przepisami. 3. Struktura organizacyjna Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych ZDMiZ jest przejrzysty, spójny oraz został określony w formie pisemnej w Regulaminie Organizacyjnym ZDMiZ. Każdy pracownik otrzymuje na piśmie zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Procedury kontroli obejmują sprawdzenie: czy określono zadania poszczególnych komórek organizacyjnych, czy określono zadania i uprawnienia poszczególnych pracowników, 4. Delegowanie uprawnień Kierownik ZDMiZ precyzyjnie określa zakres uprawnień delegowanych poszczególnym 5 pracownikom. Zakres uprawnień określa się odpowiednio do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego. Przyjęcie uprawnień jest potwierdzone podpisem pracownika. Procedury kontroli obejmują sprawdzenie: czy powierzono uprawnienia pracownikom, czy powierzenie uprawnień odbyło się w formie pisemnej, czy przyjęcie uprawnień przez pracownika zostało potwierdzone jego podpisem, czy zadania realizowane są na bieżąco, czy prowadzi się monitoring realizacji zadań, czy Kierownik otrzymuje regularne informacje o stopniu realizacji zadań, czy podejmowane są odpowiednie działania w celu wyeliminowania zagrożeń, co do realizacji zadań, czy określono osobę odpowiedzialną za realizację zadań. Cele i zarządzanie ryzykiem § 11 Jasne określenie misji oraz efektywnemu ZDMiZ sprzyja zarządzaniu ustaleniu ryzykiem, co hierarchii ma na celów celu i zadań zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Procesy zarządzania ryzykiem w jednostce powinny być udokumentowane. 1. Misja Misją ZDMiZ w Oławie jest: w zakresie zarządzania drogami na terenie miasta Oława: bieżące utrzymanie dróg miejskich na poziomie bezpiecznego i komfortowego przejazdu, modernizacja dróg miejskich na poziomie przyznanych środków finansowych, współudział w rozwoju nowej sieci drogowej, decyzyjny współudział w rozwoju dostępu do dróg publicznych (nowe obiekty budowlane), rozwiązywanie problemów projektowania sieci urządzeń obcych, ochrona pasów drogowych w czasie umieszczania urządzeń obcych niezwiązanych z funkcjonowaniem sieci drogowych. 6 w zakresie zarządzania zielenią na terenie miasta Oława: bieżące utrzymanie terenów zielonych, wycinka chorych, suchych drzew, nowe nasadzenia, upiększanie miasta (klomby, skwery itp.), prace na rzecz zwiększania poczucia coraz większego zadowolenia z wyglądu miasta w obrębie terenów zielonych. 5. Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena realizacji zadań Kierownik ZDMiZ w Oławie zapewnia przygotowanie rocznego planu pracy zawierającego poszczególne cele i zadania w rozpisaniu na poszczególne komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację oraz ustala zasoby niezbędne do ich realizacji (osobowe, finansowe, rzeczowe). Plan pracy uszczegółowiony jest w planie rzeczowym i finansowym. Osoby odpowiedzialne za realizację celów szczegółowych zobowiązane są w trakcie roku do dokonywania okresowych przeglądów celów, ich weryfikacji, aktualizacji i dostosowania do aktualnych warunków. Dokonywana jest też ocena realizacji celów i zadań uwzględniająca kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności. Kierownik ZDMiZ prowadzi na bieżąco ocenę wykonania poszczególnych zadań za pomocą mierzalnych wskaźników lub precyzyjnie zdefiniowanych kryteriów. 6. Identyfikacja ryzyka Kierownik co najmniej raz w roku dokonuje identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem założonych dla jednostki celów. Dotyczy to zarówno celów przewidzianych dla całego ZDMiZ, jak i konkretnych zadań. Identyfikacja ryzyka powinna być na bieżąco analizowana, zwłaszcza w sytuacji zmiany okoliczności stymulujących działanie Zarządu. Identyfikacja działań związanych z wykorzystaniem środków następuje na bieżąco lub przed podjęciem decyzji, w oparciu o dane uzyskane z ewidencji księgowej, dane kosztorysowe lub kalkulacyjne. 7. Analiza ryzyka Podjęcie tych działań jest konsekwencją zidentyfikowania ryzyka i ma na celu określenie jego dopuszczalnego poziomu oraz podjęcie działań zmniejszających do jego zmniejszenia. Zapewnia się systematyczne poddawanie zidentyfikowanego ryzyka analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa 7 wystąpienia danego ryzyka związanego z wydatkowaniem środków finansowych na realizację celu. 8. Reakcja na ryzyko W stosunku do każdego istotnego ryzyka określa się rodzaj reakcji, jak: tolerowanie, przeniesienie zadań, wycofanie się z realizacji, bądź dalsze działanie oraz określa działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego rodzaju ryzyka do poziomu akceptowanego. Mechanizmy kontroli § 12 1. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej Wewnętrzne instrukcje, procedury, zarządzenia, dokumenty określające zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne wewnętrzne dokumenty stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja ta jest spójna i dostępna dla wszystkich pracowników. 2. Nadzór W ZDMiZ prowadzony jest stały nadzór nad efektywną, skuteczną i oszczędną realizacją wykonywanych zadań. 3. Ciągłość działalności Na podstawie wyników analizy ryzyka oraz opierając się na doświadczeniach poprzednich czasokresów określa się mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności jednostki. 4. Ochrona zasobów Do zasobów jednostki mają dostęp jedynie osoby uprawnione. Odpowiednim pracownikom powierzona jest odpowiedzialność za ochronę i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki. 5. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych. Mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych w jednostce polegają na sprawdzeniu: rzetelności i poprawności dokumentowania, sprawdzania i rejestrowania operacji gospodarczych i finansowych, podziału kluczowych obowiązków u uprawnień, weryfikacji operacji gospodarczych i finansowych przed, w trakcie i po ich zrealizowaniu. Kontrola operacji finansowych jest elementem systemu kontroli zarządczej Zarządu Dróg 8 Miejskich i Zieleni w Oławie i obejmuje: zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zmówień publicznych oraz zwrotu nienależnych lub niewykorzystanych środków publicznych, prowadzenia gospodarki finansowej oraz stosowania procedur kontroli. Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej oraz przeprowadzania kontroli uregulowane są w odrębnych przepisach wewnętrznych. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości dotyczących procesów gospodarki finansowej pracownik zobowiązany jest do podjęcia niezbędnych działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości. 6. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych Mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych określone zostały w polityce rachunkowości ZDMiZ. Informacja i komunikacja § 13 Wszystkim pracownikom należy zapewnić informacje niezbędne do wykonywania powierzonych im obowiązków. System komunikacji umożliwia przepływ niezbędnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym a także ich właściwe zrozumienie przez odbiorcę. Procedury kontroli obejmują sprawdzenie: czy w każdej komórce organizacyjnej obieg informacji jest prawidłowy, czy każdy pracownik otrzymuje potrzebne informacje do wypełnienia swoich obowiązków, czy regulaminy i instrukcje są uaktualniane na bieżąco. 1. Bieżąca informacja. Kierownik oraz wszyscy pracownicy otrzymują w odpowiedniej formie i czasie właściwe i rzetelne informacje, stosownie do zakresu uprawnień i pełnionych obowiązków. Projekty zarządzeń i przepisów wewnętrznych jednostki przygotowują pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za realizację danego zadania. 9 2. Komunikacja wewnętrzna Komunikacja wewnętrzna gwarantuje efektywne mechanizmy przekazywania informacji istotnych dla prawidłowego funkcjonowania jednostki w obrębie jej struktury organizacyjnej. 3. Komunikacja zewnętrzna. W ZDMIZ wprowadzony jest efektywny system komunikacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań. Za przekazywanie informacji odpowiedzialne są osoby upoważnione do kontaktu z podmiotami zewnętrznymi. Monitorowanie i ocena § 14 1. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej Skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej jest na bieżąco monitorowana, co umożliwia szybką i skuteczną reakcję na zidentyfikowane problemy. Kierownik ZDMiZ odpowiedzialny jest za dokonywanie oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostce. 2. Samoocena Raz w roku Kierownik ZDMiZ dokonuje samooceny systemu kontroli zarządczej według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszych procedur. 2. „Samoocena raz w roku pracownicy jednostki wypełniają arkusz do samooceny kontroli zarządczej wg załącznika nr 1, raz w roku kierownicy komórek organizacyjnych jednostki oraz Kierownik ZDMiZ w Oławie wypełniają arkusz do samooceny kontroli zarządczej wg załącznika nr 2, do dnia 30 kwietnia każdego roku Kierownik ZDMiZ podpisuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok budżetowy wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. Oświadczenia takie umieszcza się w BIP jednostki oraz w formie papierowej przedkłada Burmistrzowi Miasta Oława.” 3. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej Na potwierdzenie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w jednostce sporządzane jest oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 10 do niniejszych procedur. ROZDZIAŁ 5 Postanowienia końcowe § 15 Wszyscy pracownicy Zarządu Dróg Miejskich i Zieleni w Oławie winni zapoznać się z treścią zarządzenia i bezwzględnie przestrzegać zawartych w nim postanowień. 11
